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(Preguntas de Comprensin)
3. Cules son las tres categoras en que se clasifican los documentos archivados? D
ejemplos de cada categora.
A) Documentos Vitales
-
Certificados de incorporacin
Escrituras, hipotecas, ttulos de propiedad y documentos de ventas o contratos de
transacciones importantes
Libros de actas de las reuniones de la junta de directores y de los accionistas de la
corporacin
Acciones y bonos
Certificaciones de marcas registradas
Frmulas cientficas
Plizas de seguros vigentes
Rcords mdicos de pacientes
Planillas de impuestos
Correspondencia que contiene informacin que pueda servir en asuntos legales
B) Documentos Importantes
-
Registros de inventarios
Mayores de cuentas por cobrar
Mayores de cuentas por pagar
Facturas de suplidores
Facturas de clientes
Informes de casos de accidentes y reclamaciones
Registros de nminas
rdenes de compra
Cheques cancelados
C) Documentos tiles
-
Correspondencia general
Estados de cuenta
Reconciliaciones bancarias
Solicitudes de empleo
Plizas de seguros expiradas
Recibos de caja menuda o caja chica
Recibos de dinero
Libretas de dictado
~ Desventajas:
-
9. Qu medidas y sistemas pueden utilizar las empresas para controlar el acceso a los
archivos?
A) Control de acceso regulado por personas
- Slo el personal autorizado puede tener acceso al material archivado.
- El visitante se identifica y anota su nombre en un registro. Se le entrega una tarjeta
de identificacin.
10. Qu medidas se pueden establecer para proteger los archivos electrnicos? Explquelas.
A) Copias de Resguardo
-
B) Programas antivirus
-
E) Sistemas de autenticacin
-
11. Qu ventajas tienen los centros de almacenaje privados en comparacin con los centros
de la misma empresa?
-
Las ventajas que tienen los centros de almacenaje privados en comparacin con
los centros de la misma empresa es que la mayor parte de los centros de almacenaje
pertenecen a la misma empresa. Sin embargo, cada da son ms las empresas que
utilizan centros privados para el almacenaje de documentos porque les resultan ms
convenientes y econmicos. Es necesario hacer un estudio de viabilidad para tomar la
decisin respecto a la utilizacin de un centro en sus propias instalaciones o de un
centro privado. El estudio de viabilidad sirve para determinar cules son las
necesidades reales de la empresa y los costos involucrados en el almacenaje,
proteccin y seguridad de los documentos en ambas alternativas.
~ Desventajas:
-
~ Ventajas:
-
~ Desventajas:
-
C) Triturar
~ Ventajas:
-
~ Desventajas:
-
D) Reducir a pulpa
~ Ventajas:
-
Es el proceso de destruir los documentos aadiendo agua para crear una mezcla y
reducirlos a pulpa.
Es un mtodo muy seguro para documentos confidenciales.
~ Desventajas:
-