Menjalankan Microsoft Project

Lembaran task Sheet pada tampilan Gantt Chart terdiri dari field-field :
1. Task Name : nama kegiatan atau tugas
2. Duration : waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
3. Start : data tanggal kapan kegiatan tersebut di mulai
4. Finish : otomatis akan terisi mengenai kapan kegiatan tersebut akan selesai jika
sudah ditentukan durasi dari kegiatan tersebut.
5. Predesessor : suatu kegiatan yang harus dimulai atau selesai sebelum kegiatan pada

baris ini dilaksanakan. Contoh : jika kegiatan B terkait hubungan dengan kegiatan
A, maka kegiatan A dikatakan sebagai Predesessor bagi kegiatan B, dan kegiatan B
sebagai successor bagi kegiatan A.

Dari kasus dibawah ini, untuk melihat nilai ES, EF, LS, LF, FF dan TF dapat
dilakukan menukar lembar kerja untuk Gantt Chart yang dapat disesuaikan

dengan kolom isiannya dengan cara :

1. Menu View, Table: Entry, pilih Schedule (untuk melihat Float, dlm Ms.
Project Float = Slack)

2. Menampilkan Lintasan Kritis : menu Format, Text Styles > pada Item to
Change pilih Critical Task; pada Color pilih warna.

Format > Gantt Chart Wizard atau pilih Icon Gantt Chart Wizard > pilih
critical path > tekan Finish > format it dan Exit Wizard.

3. Untuk membuat garis kolom pada diagram bar, pilih menu Format > Gridlines,
pilih minor columns dan isi type dengan jenis garis > OK.

4. Untuk menukar tampilan penanggalan atau memperkecil tampilan grafik Gantt

Chart : menu format > timescale, lalu rubah label S.M.T menjadi 1,2,. Untuk
memperkecil pada size diubah.

B. Menjadwal Lebih Logis

-

Mengelompokkan Pekerjaan (Outline)

Outline Pekerjaan adalah suatu metode untuk mengelompokkan pekerjaan ke
dalam sebuah pokok pekerjaan yang lain. Pekerjaan pokok /utama biasa disebut
dengan Summary Task, sedangkan kegiatan rinci atau bagian bagian kegiatan
disebut Sub Task.
Pekerjaan yang tidak di beri perintah Indent akan dianggap Summary Task atau
kegiatan utama, yang ditandai warna lebih tebal dan tanda minus (-). Caranya :
- Klik pada pekerjaan yang akan dijadikan sebagai pekerjaan rinci atau bagian
- Pilih Menu Project > Outline kemudian pilih Indent.
- Untuk membuat pekerjaan Utama, Pilih Menu Project > Outline kemudian pilih
Outdent.

Jenis Hubungan Antar Pekerjaan

Hubungan antar pekerjaan dalam sebuah proyek tidak semua sama. Ada pekerjaan
yang dikerjakan sebelum pekerjaan lain selesai. Ada juga pekerjaan yang mulainya
harus bersamaan atu selesainya harus bersamaan.
Hubungan ketergantungan antar pekerjaan dibedakan dalam beberapa macam :

1. Finish to Start (FS)

Hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan boleh dilaksanakan setelah
pekerjaan lain selesai.

2. Finish to Finish (FF)

Suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan harus selesai
bersamaan dengan pekerjaan lain.

3. Start to Start (SS)

Suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan harus dimulai
bersamaan dengan pekerjaan lain.

4. Start to Finish (SF)

Suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan baru boleh selesai
setelah pekerjaan lain mulai dikerjakan.

Hubungan Lag Time dan Lead Time

1. Lag Time merupakan tenggang waktu antara selesainya suatu pekerjaan dengan
dimulainya pekerjaan lain. Simbol : (+) atau %
Contoh : Predesessor : 2FS + 2d, artinya pekerjaan pengecatan bisa dilaksanakan 2
hari setelah pekerjaan plesteran selesai.

2. Lead Time merupakan penumpukan waktu antara selesainya suatu pekerjaan

dengan dimulainya pekerjaan lain. Simbol : (-) atau %
Contoh : 2FS-2d, artinya pekerjaan plesteran harus dimulai 2 hari sebelum
pemasangan genting selesai.

Menentukan Tanggal Proyek

Untuk menentukan tanggal proyek dapat dilakukan dengan cara :

- Menu Project > Project Information.
- Pada Star date > rubah tanggal sesuai dengan tanggal dimulai proyek. Sehingga Ms.
Proyek akan menghitung sendiri kapan proyek akan berakhir sesuai jumlah dan durasi
kegiatan.
- Finish Date, yaitu tanggal berakhirnya proyek. Baris ini belum aktif, cara
mengaktifkannya : Schedule From harus diubah menjadi Project Finish Date sehingga
dapat diubah tanggal selesainya. Tetapi Start Date tidak aktif. Sehingga tidak perlu
diubah.
- Current Date, tanggal saat dibukanya file.
- Status Date, NA (non active)
- Calender, defaultnya : standar
- Priority: prioritas proyek.
Selain tanggal mulai dan selesai, masukan nama proyek, dengan cara :
- Menu File > Propertise.
- Pada Label Summary isikan data pada :
- Title : Pembangunan.., Subject : Pembuatan.,Author : Putri, Manager :,
Company :., Command : Dikerjakan di teluk Bayur.

Menentukan Hari Kerja

Microsoft Project memuat peraturan-peraturan hari kerja dan hari-hari libur. Terlihat
bahwa hari Sabtu dan Minggu adalah hari libur. Aturannya 5 hari kerja, Senin sampai
Jumat dengan jam kerja 08.00 12.00 dan 13.00 17.00.
Jika 7 hari kerja maka harus merubah hari kerja dengan cara :
- Menu Tools > Change Working Time. Pada hari Sabtu dan Minggu berwarna abu-abu
berarti tidak kerja.
- Klik dengan tekan Ctrl pada Sabtu dan Minggu, lalu aktifkan nondefault working time.
Sehingga Sabtu dan Minggu berwarna putih yang artinya hari kerja.
- Untuk menentukan hari libur dengan cara klik pada tanggal, kemudian tekan
nonworking time.

Menentukan Jam Kerja

Untuk hari Jumat, blok hari Jumat, lalu rubah jam kerjanya untuk istirahat dimulai jam
11.30 AM (Ingat untuk merubah PM menjadi AM), lalu dimulai kerja kembali 1.30 PM
dan berakhir jam 6.00 PM.

Setelah prosedur diatas dijalankan, ubah jam kerja perminggu dan perbulannya dengan
menekan option dan menyesuaikan jam perminggunya.
- week starts on : Sunday
- fiscal year start in : April
- Default start time : 8.00 AM
- Default end time : 5.00 PM
- hours per day : 8.00
- hours per month : 56.00
- dat per month : 30
Kasus I :
Hitunglah waktu pelaksanaan kegiatan di bawah ini, tanggal mulai 1 Mei 2008.
menggunakan 7 hari kerja, untuk hari Jumat bekerja mulai jam 8 istirahat mulai jam
11.30 s/d jam 13.30 akan tetapi selesai jam 6, sehingga jam kerja tetap 8 jam.
Tentukan lintasan kritisnya.

Kasus II : terkadang yang diketahui bukan hubungan ketergantungan sebelumnya

(Predecessor), akan tetapi yang diketahui adalah hubungan sesudahnya (Successor).
Bila menggunakan waktu 7 hari kerja dan dimulai pada 1 Mei 2008. Hitung waktu

pelaksanaan kegiatan dan lintasan kritisnya.

Cara merubah judul kolom, klik 2x pada judul kolom, pada Column Definition >
rubah Title dengan judul yang kita kehendaki.

Cara Predecessor menjadi Successor adalah : pada Column Definition > Field Name,
pada Predecessor diganti Successor.
- kemudian masukkan ketergantungannya seperti biasa.

Organisasi Kegiatan

Untuk proyek-proyek yang berskala besar biasanya mempunyai master schedule yang
mengelompokkan kegiatan proyek menjadi beberapa kegiatan induk. Mengelompokkan
proyek menjadi beberapa bagian dari masing-masing kelompok kegiatan induk tersebut
dibust sub-sub kegiatan. Sub-kegiatan disebut Subordinate Task sedangkan kelompok
kegiatan induk disebut Summary Task.
Kelompok kegiatan yang besar disebut Summary Task dan sub-kegiatan disebut
subordinate task. Misalnya sebuah proyek terdiri dari kegiatan :
1. Kegiatan Persiapan

2. Kegiatan Pondasi, dst.

Kegiatan yang disebut diatas adalah kegiatan besar dan sebagai sub kegiatan adalah
rincian dari kegiatan tersebut misalnya kegiatan persiapan rinciannya adalah :
1. Kegiatan persiapan
pembersihan lapangan
membuat gudang
bouplank dan pengukuran
Kasus III:
Sebuah proyek ruko berlantai 2, dengan jenis kegiatan sebagai berikut :

Penyelesaian Kasus :
1. tentukan tanggal mulai proyek (start date 1 Oktober 2009). Tentukan hari kerja
menjadi 7 hari kerja (Sabtu, Minggu kerja).

2. masukkan kegiatan no. 1 sampai 4. untuk mendefinisikan sebuah kegiatan sebagai

sub-kegiatan adalah sebagai berikut :

sorot tugas yang akan dijadikan tugas rincian (2 sampai 4).

Klik icon Indent atau menu Project, Outlining, Indent.

3. lanjutkan nomor berikutnya dan lakukan hal yang sama.

4. apabila suatu kegiatan ingin dijadikan summary task dilakukan dengan meng-klik icon
outdent, atau menu Project, Outlining, Outdent.
5. tentukan kegiatan-kegiatan kritis yang terjadi.
6. terlihat didepan pekerjaan pondasi terdapat tanda (-). Kita dapat menyembunyikannya
dengan klik tanda tersebut, sehingga berubah menjadi (+). Untuk memperlihatkan
kembali klik tanda tersebut. Sub kegiatan nantinya akan ditampilkan menjorok ke dalam.
7. Untuk menampilkan nomor outline, pilih tools, option, pada bagian view, aktifkan
(cecklist) Show Outline number.

Milestone

Milestone diartikan sebagai tonggak atau pertanda, biasanya diletakkan pada suatu posisi
pekerjaan agar mudah diketahui. Milestone tidak mewakili suatu aktiftas yang berdurasi
nol, melainkan digunakan sebagai petunjuk suatu perkembangan proyek.misalnya suatu
aktifitas harus selesai tanggal tertentu.

Constaint Task

Suatu proyek etrtentu seringkali dihadapkan pada batasan-batasan tertentu dimana suatu
kelompok kegiatan harus selesai pada tanggal tertentu. Ada beberapa tipe batasan :
1. As late as possible : kegiatan harus diundur selama mungkin.
2. As soon as possible : menetukan suatu kegiatan untuk segera dilakukan tanpa batasan.
3. Finish no earlier than : kegitan tersebut tidak boleh diselesaikan sebelum tanggal yang
ditentukan.
4. Finish no later that : kegiatan tersebut harus selesai tepat pada atau sebelum tanggal
yang ditentukan.
5. Must Finish On :kegiatan tersebut harus selesai tepat pad tanggal yang ditentukan.
6. Must Start on : kegiatan tersebut harus mulai tepat pada tanggal yang ditentukan.
7. Finish no later that : kegiatan tersebut harus dikerjakan tepat pada atau sebelum
tanggal yang ditentukan.
8. Finish no earlier that : kegitan tersebut tidak boleh dilaksanakan sebelum tanggal yang
ditentukan (boleh setelah tanggal yang ditentukan).

Misalkan pada kasus 3 diatas, user menginginkan Desain Sistem harus siap sesuai
rencana (30 November 2009). Ini berarti Desain Sistem harus selesai pada tanggal 30
November 2009.

Perhatikan lintasan kritis yang terjadi. Bila ada kejadian khusus sebaiknya
diletakkan suatu milestone.

Sisipkan (insert) milestone pada baris ke 23 dengan kegiatan Desain sistem harus
selesai dengan durasi nol (secara otomatis akan didefinisikan sebagai milestone. Lalu
lakukan link dengan kegiatan terakhir Desain Sistem yaitu Pengembangan Program dan
Prosedure (22) atau pada beris ke 23 predesessornya 22.

Kemudian letakkan kursor pada baris ke 23, lakukan double klik atau tekan F2
sehingga muncul menu task information.

Pada menu pilih advanced, tukar constrain type dengan Must Finish On, tentukan
constrain date dengan tanggal 30 November 2009. nantinya ada planning wizard pilih
continue, A must finish on.

Setelah prosedur dijalankanakan muncul kegiatan-kegiatan kritis baru pada

kegiatan Desain sistem, dimana semula kegiatan tersebut tidak kritis. Ini disebabkan
karena tanggal selesainya kegiatan Desain Sistem telah ditentukan, maka perhitungan ke
belakang untuk pekerjaan Desain Sistem dihitung dari tanggal milestone bukan lagi dari
tanggal Late Finish Desain Sistem.

F. Sumber Daya (Resource Sheet)

Dalam suatu proyrk, tenaga kerja yang dipergunakan mempunyai porsi biaya yang
terbesar, sehingga harus diperhatikan agar tidak terjadi pemborosan. Ada hari
tertentu dimana tenaga kerja tidak mempunyai tugas, sedangkan pada hari lain
diperlukan banyak pekerja tetapi hanya untuk waktu yang pendek saja, sehingga grafik
kebutuhan tenaga kerja kerja naik turun (fluktuasi).

Pada gambar telihat :

Periode pertama : kebutuhan tenaga kerja besar 50
Periode pertama : kebutuhan tenaga kerja sedikit 30
Kelebihan sumber daya sebanyak 20 orang

Untuk menghindari pemborosan biaya tenaga kelebihan pada periode pertama,

diberhentikan karena tidak mungkin tidak bekerja tetapi tetap di bayar.

Tetapi pada periode ke 3 kembali kebutuhan tenaga meningkat. Hal ini tidak dapat
dibenarkan karena tenaga kerja yang telah diberhentikan belum tentu mau bekerja
kembali atau mungkin sudah atu bekerja di tempat lain sehingga kan kekurangan sumber
daya (kebutuhan 40 orang yang tersedia pada periode sebelumnya 30).

Kondisi sumber daya yang belum diratakan tersebut tidak menguntungkan.dengan

kondisi ini perusahaan hanya mempunyai dua pilihan yaitu : memindahkan tenaga kerja
dari satu proyek ke proyek lain setiap saat dibutuhkan atau menanggung kerugian karena
tetap membayar tenaga kerja meskipun tanpa tugas.

Cara yang terbaik adalah : apabila jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan adalah
meningkat dari awal proyek atau rata ataupun banyak kemudian sedikit-demi sedikit
menurun bisa juga naik kemudiantidak turun, jangan naik turun naik turun.

Aturan Perataan

Untuk mendapatkan grafik tenaga kerja yang baik kita dapat mengatur atau
menyesuaikan kembali jadwal kegiatan, kegitan yang berada pada jalur kritis jangan
diganggu dikarenakan akan menyebabkan bertambahnya waktu akhir proyek.
Penyesuaian hanya dilakukan pada kegiatan tidak kritis, dan itu pun hanya dengan
memundurkan atau memajukan sesuai waktu tunda (float).
Contoh Kasus :
Sebuah proyek dengan jenis kegiatan A s/d H mempekerjakan 25 pekerja setiap
harinya.

Terlihat pada grafik untuk hari 1 dan ke 2 membutuhkan 40 pekerja, pada hari ke 3
hingga ke 5 jumlahnya hanya 25, pada hari ke 6 hingga hari ke 9 kebutuhan kembali
meningkat dan pada hari ke 10 hingga ke 15 menurun kembali. Untuk itu perlu
dilakukan perataan sumber daya dengan cara menggeser-nggeser kegiatan yang tidak
dalam keadaan kritis, sementara yang kegiatan kritis jangan dipindahkan (A, D, F, dan
H) bila dipindahkan akan menyebabkan bertambahnya waktu akhir.

Pemindahan kegiatan dilakukan pada kegiatan C : semula 1-2 menjadi 6-7, akibatnya
kegiatan E berubah karena keterkaitan E terhadap C. kegiatan kedua yang dipindah
adalah G : semula 6-9 menjadi 12-15.

Penyelesaian secara komputerisasi :

Untuk menyelesaikan dengan cara computer dilakukan dengan cara :

o Memasukkan data pada kasus diatas dan tentukan mulai proyek (start date 1 Maret

2009).
o Masukkan kegiatan, durasi dan ketergantungan.

Mengisi Lembar Kerja Resource Sheet

Untuk memasukkan sumberdaya terlebih dahulu tukar tampilan Gantt Chart menjadi
Resource Sheet yaitu dengan cara menu View > Resource Sheet.
Pada lembaran kerja sumberdaya ini terdiri dari beberapa kolom yaitu :
- Resource Name : yaitu nama sumberdaya dapat berupa tenaga, misalnya tenaga kerja,
peralatan, sub kontraktor, pemasok dan material misalnya semen, pasir, dll.
- Type : adalah untuk menntukan apakah sumberdayanya termasuk work atau material.
- Material Label : yaitu untuk menentukan satuan sumberdaya, jika material maka zak,
m3. jika sumberdayanya work maka kolom ini tidak aktif.
- Initials yaitu awal atau singkatan nama sumberdaya.
- Group bila ingin mengelompokkan sumberdaya.
- Max. Unit : yaitu jumlah terbanyak sumberdaya tersedia, untuk material kolom ini tidak
aktif.
- Std rate, Ovt rate, Cost/Use, Accrue At, Base Calender dan Code nanti akan dibahas pada
kasus biaya.

Mengubah Satuan Harga Resource Sheet

- Ketika PEKERJA pada Resource Name dan tentukan Max. Unit 25, bila yang terjadi
adalah 25%, maka terlebih dahulu rubah menu Tools > Option > pilih Schedule rubah
Show Assignment Unit as a menjadi Decimal.

Menyusun Resource Sheet

- Untuk Memasukkan sumberdaya ke tiap-tiap kegiatan dilakukan dengan :

- Kembali ke tampilan Gantt Chart kemudian pilih Icon Assign Resource dan muncul
menu sumberdaya.
- Letakkan kursor pada kegiatan A, kemudian isi pada menu Assign Resource jumlah
tenaganya.
- Lakukan hal yang sama untuk kegiatan berikutnya sampai selesai.
- Untuk melihat grafik sumberdaya dengan mengubah tampilan menu View > Resource
Graph.
- Terlihat pada grafik terjadi kekurangan sumberdaya, sementara yang tersedia hanya 25
orang, sehingga perlu dileveling (diratakan) dengan cara :
a. Kembali ke tampilan Gantt Chart
b. Menu Tools > Level Resources, pilih Level Now dan OK.
c. Pada menu Level Now, pilih OK.
d. Nantinya akan terlihat berpindahnya kegiatan yang tidak kritis dan tampilan Resource
Graphnya telah rata menjadi maksimum 25 orang.

Hubungan Sumberdaya dengan Durasi

Dalam menentukan durasi atau waktu suatu kegiatan harus memperhatikan pengalaman
keberhasilan kegiatan tersebut di masa lalu, batasan-batasan yang mungkin ada dalam
pengerjaan kegiatan tersebut, misalnya batasan cuaca atau kemampuan, keterampilan
serta keberadaan sumberdaya yang akan digunakan.
Satuan durasi kegiatan dapat dihitung berdasarkan kalender kerja, tetapi ada
beberapa kegiatan yang membutuhkan durasi waktu berdasarkan perhitungan waktu
tertentu :
- Fixed Duration : kegiatan tersebut akan selesai setelah waktuyang telah ditentukan
berakhir, penambahan sumberdaya tidak akan mempengaruhi cepat selesainya kegiatan
tersebut.
- Fixed Units : ini adalah kondisi defaultnya dimana kegiatan tersebut akan selesai
setelah Volume/ sasarannya telah selesai, waktu kegiatan tersebut akan berubah
apabila sumberdaya untuk melaksanakan kegiatan tersebut berubah.
- Fixed Work : kegiatan ini akan berakhir apabila waktu kontrak kerja telah habis,
walaupun kegiatan tersebut(volume atau sasarannya) belum selesai.
Microsoft Project dalam meleveling hanya meleveling apabila terjadi kelebihan beban
pekerja dan terkadang hasil levelingnya tidak sesuai dengan kehendak perencana misal
pada kasus dibawah ini.
Diketahui jumlah sumberdaya yang tersedia 7 unit mulai proyek tanggal 1 April 2009
dan 7 hari kerja, ratakan sumberdayanya.

Penyelesaian Kasus :
Penyelesaiannya dilakukan dengan memasukkan data ke Microsoft Project. Pada
Resource Graph terlihat bahwa sumberdaya yang dibutuhkan masih terjadi naik-turun.
Karena tidak ada yang mengalami kelebihan pemakaian sumberdaya pada tiap hari,
maka Microsoft Project tidak dapat melevelingnya. Jika di coba meleveling seperti
kasus sebelumnya hasilnya kan tetap seperti di atas.
Agar kebutuhan sumberdaya sesuai dengan keinginan kita, maka kita dapat melakukan
leveling secara manual yaitu dengan menggeser-geser kegiatan yang non kritis di dalam
ruang senggangnya (float). Caranya adalah :
- Kembali ke tampilan Gantt Chart, dari menu Format > Gantt Chart Wizard, pada
step ke dua pilih Custom Gantt Chart > next > sampai step ke 8 pilih Total Slack,

Finish.
- Pada kegiatan CC terlihat garis hitam yang menandakan batasan waktu senggangnya
(slack).
- Bagi dua lembaran kerja Gantt Chart dengan cara memilih menu Windows > Split,
sehingga layer kerja terbagi dua.
- Tukar bagian bawah dengan resource graph dengan cara mengklik kursor pada
lembar kerja bagian bawah kemudian pilih menu View > Resouce Graph.
- Geser kegiatan CC kebelakang misalnya semula tanggal 3 5 menjadi 7 9.
- Bila tampil menu planning wizard yang memperingati apakah hubungan
ketergantungannya akan diputus, maka pilih Keep the Link atau tetap berhubungan.
Sehingga sumberdaya akan berubah.
- Kondisi grafik diatas lebih baik dari pada grafik sebelumnya yang mnaik turun.
Kondisi ini masuk dalam kategori semula sedikit kemudian membutuhkan jumlah yang
banyak dan berakhir dengan pengurangan sumberdaya.