Procedimiento: Inscripcin de Empresas en el Padrn de Proveedores de la UAEM

Secretara de Administracin
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales
Departamento de Procesos de Contratacin y Seguimiento de Adquisiciones

Versin vigente No.

02

Fecha:

15/01/10

CONTENIDO

1. Propsito
2. Alcance
3. Responsabilidad y autoridad
4. Normatividad aplicable
5. Polticas
6. Diagrama de bloque del Procedimiento
7. Glosario
8. Anexos
9. Revisin Histrica

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Versin vigente No. 00

Fecha 03/06/09

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Departamento de Procesos de Contratacin y Seguimiento de Adquisiciones

Fecha 03/06/09

1. Propsito
Integrar una base de datos confiable a fin de contar con un Padrn de Proveedores
actualizado, mediante el cual se clasifique a las Unidades Econmicas (personas fsicas o
jurdico colectivas) inscritas en el mismo de acuerdo a su especialidad y experiencia.
2. Alcance
Este procedimiento debe ser observado y aplicado por el Director de Recursos Materiales y
Servicios Generales, Departamento de Procesos de Contratacin y Seguimiento de
Adquisiciones, y observado por Unidad Econmica; Departamento de Control Financiero,
Tesorera General de la UAEM.
3. Responsabilidad y autoridad
Director de Recursos Materiales y Servicios Generales y, Jefe del Departamento de Procesos
de Contratacin y Seguimiento de Adquisiciones.

Director de Recursos Materiales y Servicios Generales

Responsabilidad:

Autoridad:

Dirigir la elaboracin y actualizacin del

Padrn de Proveedores de la UAEM,
teniendo en cuenta la capacidad de
participacin de las Unidades Econmicas
incluidas en el mismo, autorizando todos y
cada uno de los documentos que se generen
para tal efecto.

Instruir al Jefe del Departamento de Procesos

de
Contratacin
y
Seguimiento
de
Adquisiciones, a fin de mantener integrado el
Padrn de Proveedores de la UAEM
teniendo disponible informacin relativa a la
capacidad
de
participacin
de
los
proveedores integrantes del mismo

Jefe del Departamento de Procesos de Contratacin y Seguimiento de Adquisiciones

Responsabilidad:

Elaborar y actualizar de manera

permanente el Padrn de
Proveedores de la UAEM.
Recibir los documentos de parte
del proveedor de que se trate, el
oficio
que
expida
el
Departamento
de
Control
Financiero, con nmero de
Proveedor.
Resguardar la documentacin

Autoridad:

Instruir a fin de que sea entregado el formato de

solicitud para alta en el Padrn de Proveedores
de la UAEM o formato, para renovacin de
cdula.
Dictaminar sobre la procedencia del registro de
las Unidades Econmicas.
Gestionar ante el Departamento de Control
Financiero la verificacin contable de los
documentos presentados por los proveedores.
En su caso, solicitar documentacin que
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que integra los expedientes que

conforman
el
Padrn
de
Proveedores.
Entregar la solicitud de Alta o
Renovacin en el Padrn de
Proveedores de la UAEM, segn
sea el caso.

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complemente la informacin entregada por el

proveedor correspondiente, conforme al oficio
mediante el cual el Departamento de Control
Financiero informa sobre la aceptacin o rechazo
del trmite de Alta o Renovacin.
Elaborar y, en su caso, entregar cdula de
proveedor.
Registrar al proveedor aceptado, en el Padrn de
la UAEM.

Proveedor
Responsabilidad:

Autoridad:

Presentar la documentacin necesaria para formar parte del

Padrn de Proveedores de la UAEM, efectuar el pago
respectivo y mantener vigente su registro mediante la
presentacin oportuna de los documentos actualizados.
En caso de ser aceptado el trmite de Alta o Renovacin
correspondiente, realizar el pago de derechos respectivo.

Ninguna

4. Normatividad aplicable

Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la UAEM

Boletn de empresas objetadas de la Universidad Autnoma del Estado de Mxico (si es
que existen en el momento de realizar el trmite de alta o renovacin)
Norma ISO 9000: 2005. Fundamentos y vocabulario.
Norma ISO 9001: 2008. Requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad.
Manual de la Calidad de la UAEM.
Procedimiento Control de Documentos.

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5.

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Polticas
1. Slo podrn inscribirse al Padrn de la UAEM, aquellos proveedores que no se
encuentren impedidos legalmente para participar.
2. El horario para realizar el trmite de Alta o Renovacin en el Padrn de Proveedores de
la UAEM, ser en das laborables, conforme al calendario oficial de nuestra Mxima
Casa de Estudios, de lunes a viernes de 9:00 a 17:00 horas.

3. Deber comparecer a realizar el trmite de Alta o Renovacin en el Padrn de

Proveedores de la UAEM, el representante legal de la unidad econmica de que se
trate.
4. El representante legal que realice el trmite de Alta o Renovacin en el Padrn de
Proveedores de la UAEM, deber comparecer presentando identificacin oficial
(credencial de elector o pasaporte vigente), as como en caso de persona jurdico
colectiva, el testimonio notarial que lo acredite como Representante Legal de la misma.

5. La documentacin que deber presentarse para realizar el trmite de Alta o Renovacin

en el Padrn de Proveedores de la UAEM (ver TRS), debern exhibirse en original y
copia; para que previo cotejo se devuelvan los originales.
6. Realizar en conjuncin con la Direccin de Recursos Financieros, una depuracin
minuciosa del Listado (Padrn) de Proveedores vigentes de esta Institucin, para poder
estar en la posibilidad de determinar el nmero exacto de aquellos que estn al
corriente en cuanto a su situacin fiscal y contable en la actualidad.
7. Informar, una vez actualizado el listado, a todos aquellos proveedores que no tengan su
documentacin actualizada, e invitarles a tramitar si as lo consideran oportuno, su
renovacin ante el Departamento de Procesos de Contratacin y Seguimiento de
Adquisiciones.
8. Recibida la documentacin para realizar el trmite de Alta o Renovacin en el Padrn
de Proveedores de la UAEM, el Departamento de Procesos de Contratacin y
Seguimiento de Adquisiciones, informar en un plazo de 10 das hbiles contados a
partir del da hbil siguiente a aquel en que se reciba dicha documentacin sobre la
procedencia o no de su trmite.
9. Una vez finalizado el trmite de Alta o de Renovacin, el proveedor debe llenar el
Cuestionario de Satisfaccin del Usuario

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6. Diagrama de bloque del Procedimiento

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Seguimiento de Adquisiciones

Proveedores

INICIO

1
Se entrega solicitud de alta o renovacin al proveedor
solicitante.
Se instruye al proveedor sobre el llenado correcto de la
Cdula de Registro e Identificacin de proveedores, as
como de los Anexos 1 y 2.

2
Se revisa la documentacin para verificar
que sta se contiene de manera completa.
Si no falta ningn requisito se procede a
cotejar y a devolver originales.

Exhibe la documentacin requerida en el

Anexo 1 en original y copia.

4
El Jefe del Departamento firma tarjeta de
cumplimiento de requisitos (check list) y
oficio una vez completos los documentos.

5
Se elabora oficio, para remitir documentos
al Jefe del Departamento de Control
Financiero, con el objeto de que se realice
la revisin financiera de los mismos.

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Adquisiciones

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Departamento de Control
Financiero

Proveedor

Recibe documentos para su

revisin.

7
Realizada la revisin financiera de
los documentos presentados por el
proveedor, se reenvan mediante
oficio indicando la procedencia o el
nmero
del
registro
correspondiente.
Una vez aprobado su registro se les
indica a los proveedores que tienen
que recoger su recibo de pago en la
Direccin de Recursos Financieros.

Asigna nmero de proveedor.

Acude a la Tesorera de la U.A.E.M.

para efectuar el pago correspondiente
para la Inscripcin al Padrn y
posteriormente acude a la Direccin de
Recursos Financieros para que les sea
entregado el documento por el cual se
les asigna su nmero de proveedor.

10

11
Recibe copia del oficio por el cual se
asigna nmero de proveedor y del recibo
de pago.
Se elabora cdula de proveedor, se pasa a
firma del Director de Recursos Materiales y
Servicios Generales.

12
Entrega al proveedor Cuestionario de
Satisfaccin del Usuario para que se
evale el servicio.
Se integra copia al expediente del
proveedor y se registra en el Padrn de la
UAEM, archivando el expediente.

13

FIN

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Recibe cedula de proveedor en original y

firma acuse de recibido

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7. Glosario

Alta. Procedimiento mediante el cual se registra en el Padrn de Proveedores de la

UAEM, por primera ocasin a una Unidad Econmica, previo el cumplimiento de los
requisitos establecidos para tal fin.

Baja. Acto mediante el cual se excluye a una unidad econmica del Padrn de
Proveedores de la UAEM, por inactividad o por contravenir las leyes de la materia.

Cedula de proveedor. Documento expedido por la Direccin de Recursos Materiales y

Servicios Generales de la UAEM, mediante el cual se autoriza a la Unidad Econmica
de que se trate, a participar como proveedor en los diversos actos adquisitivos que se
llevan a cabo en nuestra Mxima Casa de Estudios, cuya vigencia es anual.

Expediente del proveedor: Conjunto de documentos debidamente integrados que

contienen el estado financiero, contable y legal del proveedor.

Formato para alta. Documento autorizado para iniciar el trmite de inscripcin en el

Padrn de Proveedores de la UAEM.

Formato para renovacin. Documento autorizado para la reinscripcin de las

Unidades Econmicas en el Padrn de Proveedores de la UAEM.

Padrn de proveedores. Listado que contiene a aquellas Unidades Econmicas

inscritas, que pueden participar en las adquisiciones de bienes y contratacin de
servicios que lleva a cabo la UAEM.

Proveedor: Persona fsica o moral que celebra contratos de adquisiciones,

arrendamientos de bienes y contratacin de servicios con la U.A.E.M.

Proveedor objetado: Proveedor impedido para participar en un procedimiento de

adquisicin de bienes o contratacin de servicios.

Renovacin. Acto unilateral por el cual la Unidad Econmica solicita su reinscripcin en

el Padrn de Proveedores de la UAEM.

Tarjeta de requisitos. Formato autorizado que contiene la descripcin detallada de los

documentos originales presentados por la Unidad Econmica interesada, ya sea para
darse de alta en el Padrn de Proveedores de la UAEM o para promover su
actualizacin en el mismo.

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8. Anexos.

Formato Bitcora de Registro de Proveedores

Formato para alta
Formato para renovacin
Formato Tarjeta de cumplimiento de requisitos (check list)
Formato Oficio para anlisis de documentos dirigido a la Direccin de Recursos
Financieros para que determine el alta o renovacin que proceda
Formato Cdula de proveedor de registro
Formato Padrn de proveedores de la UAEM
Formato Bitcora de Registro de Oficios
Cuestionario de Satisfaccin del Usuario
Expediente del proveedor

9. Revisin Histrica
Nmero
de
Revisin

Fecha
de
Revisin

Reaprobado (puesto)
Reviso (puesto)

Descripcin del
cambio

00

22/10/07

Jefe del Departamento de

Procesos de Contratacin y
Seguimiento
de
Adquisiciones

Director de Recursos
Materiales y Servicios
Generales

Primera Versin

01

14/10/09

Jefe del Departamento de

Procesos de Contratacin y
Seguimiento
de
Adquisiciones.

Director de Recursos
Materiales y Servicios
Generales

Se modific el apartado 4.
Normatividad Aplicable,
as como los Anexos.

02

15/01/10

Jefe del Departamento de

Procesos de Contratacin y
Seguimiento
de
Adquisiciones.

Director de Recursos
Materiales y Servicios
Generales

Se actualizaron los ocho

apartados
del
procedimiento.

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