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Titulo: Controle de documentos e dados
ELABORAO:

APROVAO:

Nome:

Nome:

Ass.:

Ass.:

( ) Original

Cpia:

( ) Cpia N._______

( ) Controlada
( ) No Controlada

1. OBJETIVO:
Este padro estabelece o procedimento para o controle de documentos e dados,
internos e externos (aprovao, emisso e alteraes), atendendo ao item 4.2.3 Controle de
Documentos da norma SIQ - CONSTRUTORAS (ISO 9001:2001).
2. RESPONSABILIDADES:

Representante da Administrao : Coordenar a elaborao ou reviso dos documentos

da qualidade,atribuir nmero e cdigo para cada documento da qualidade,controlar a
distribuio dos documentos da qualidade,controlar arquivo de originais,atualizar e
contolar arquivo de Normas e Requisitos Regulamentares.

Diretoria:Aprovar Documentos da Qualidade (Manual da Qualidade e Procedimentos

Sistmicos)

Gerncia de Engenharia:Aprovar Documentos da Qualidade (Procedimentos

Operacionais e especificao de Produtos),controlar arquivo de originais de Documentos
Tcnicos de Terceiros (Fornecidos pelos Clientes),controlar originais da documentao
encaminhada s obras (projetos,traos de concreto e argamassa,etc..)

Engenheiros Residentes:Levantar necessidades de elaborao e/ou reviso de

documentos da qualidade correlacionados com as obras , manter adequadamente o
arquivo de Documentos da Qualidade da obra sob sua responsabilidade.

Usurios dos documentos: Arquivar corretamente aps utilizao,no escrever no

documento ou rasurar o documento.Levar conhecimento de seu superior imediato toda
e qualquer necessidade de reviso ou elaborao de documentos da qualidade.

NOTA:A responsabilidade, por exemplo , da Gerncia de Engenharia , obviamente o gerente

poder delegar a uma secretria, estagiria ou outra pessoa dentro da estrutura que est
sob sua responsabilidade.O importante que perante o SGQ ele responder pelo requisito
de sua responsabilidade.

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Titulo: Controle de documentos e dados
3. PROCEDIMENTOS:
3.1. Procedimentos e Manual da Qualidade
3.1.1. Aprovao e Emisso

O representante da administrao responsvel pela elaborao do Manual da

Qualidade e pela Coordenao da elaborao de Procedimentos, bem como por sua
emisso, atualizao, distribuio e controle.
Os documentos so analisados criticamente , verificados e aprovados pelo Gerente de
Engenharia (Procedimentos Operacionais PO e Procedimentos de Especificao de
Materiais-PE) e pelo Diretor (PS Procedimentos Sistmicos e Manual da Qualidade). A
redao dos documentos segue o disposto no item 3.1.2 deste procedimento.
O representante da administrao deve manter os originais dos manuais e cpia do
Manual da Qualidade e dos Procedimentos disponvel no escritrio para consulta de
todos os funcionrios
A diretoria, gerncias e demais funcionrios que realizam atividades que afetam a
qualidade, cientes da Poltica da Qualidade , devem seguir os procedimentos elaborados
e aprovados.
Toda cpia do Manual da Qualidade numerada e classificada como "Controlada" e
No Controlada, no cabealho e Registrada no Controle de Cpias mantido pelo
Representante da Administrao (Anexo 1).
Os Manuais da Qualidade e Procedimentos podero ser distribudos externamente,
mediante controle do Representante da Administrao e autorizao da Diretoria; neste
caso, a cpia tambm deve ser numerada e classificada como Controlada ou No
Controlada.

3.1.2. Redao dos Procedimentos (ELABORAO)

a) Cabealho

Todos os documentos devem ser precedidos pelo cabealho padro (Anexo 2).
O nmero a ser indicado dever ser composto pela designao do documento (PS ou
PO) seguido da ordem seqencial estabelecida ou item correspondente do SIQCONSTRUTORAS( ISO 9001/00).

b) Itens bsicos dos procedimentos

Os documentos PS devem ser divididos, conforme os seguintes itens bsicos:
1. Objetivo
2. Documentos Relacionados
3. Procedimento
4. Anexos
Considera-se como obrigatrio os campos 1 e 3 ; caso um documento no tenha algum
campo obrigatrio, os demais sero numerados seqencialmente.

Os documentos PO devem obrigatoriamente ser compostos dos seguintes itens:

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Titulo: Controle de documentos e dados
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Servios Anteriores
Materias
Equipamentos
Equipamentos de Segurana
Procedimentos de Execuo
Indicadores

Os documentos PE devem obrigatoriamente ser compostos dos seguintes tens:

1.
2.
3.
4.

Orientaes para aquisio

Determinao dos lotes
Critrios de Aceitao
Orientaes para Armazenamento.

c) Redao

Deve-se dar preferncia a redao por tpicos, com frases curtas e objetivas;
Construir preferencialmente frases diretas: sujeito - verbo- complemento;
Empregar palavras de uso corrente e sentido preciso, bem como termos tcnicos
definidos em terminologias pertinentes;
Deixar claro o que obrigatrio, atravs de termos, tais como: "devem", "no podem".
Utilizar "podem" para o caso de prescries facultativas;
Evitar explicaes ou justificativas, pois os documentos devem ser objetivos naquilo que
padronizado. Outros documentos tais como apostilas, textos tcnicos extrados de
livros, etc. podem ser utilizados como referncia e detalhes para fins de esclarecimentos,
justificativas ou treinamentos;
Nos procedimentos deve-se destacar as atividades e cuidados que no so tradicionais
ou que tm maior influncia na qualidade e produtividade do processo, evitando-se
descrio de detalhes incorporados ao conhecimento bsico da funo.

d) Elementos Grficos

Devem ser utilizados elementos grficos, se necessrios para facilitar o entendimento,

tais como: fotos, desenhos, tabelas, fluxogramas, etc.;
Em detalhes deve ser indicadas a escala e legenda quando necessrio;
So admitidos textos curtos e explicativos em detalhes que possibilitem a compreenso
do mesmo, evitando a necessidade de possvel procedimento complementar;
Toda foto, figura ou tabela deve ter um ttulo e nmero que a identifique.

3.1.3. Controle de Revises

O controle de revises dos documentos realizado pela atualizao da lista mestra.

(Anexo 3)
Cpias controladas de documentos tornados obsoletos so destrudas no ato da entrega
da nova reviso pelo Representante da Administrao, que mantm o original das
verses anteriores dos documentos identificados como "desatualizado". As verses
desatualizadas de documentos em discusso tm seus originais, cpias originais e
arquivos destrudos, quando da primeira reviso aprovada. Os arquivos eletrnicos de
verses obsoletas so deletados, exceto do Manual da Qualidade, cujos obsoletos
devem ser arquivados na empresa em arquivo especfico.

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Titulo: Controle de documentos e dados

Os nmeros de reviso dos documentos aprovados so identificados com dois dgitos no

campo especfico do cabealho, aps a indicao REVISO.
As alteraes em relao reviso anterior devem ser destacadas no texto em itlico.
Da mesma forma devem ser assinalados os ttulos de figuras e tabelas alteradas.
Pargrafos suprimidos devem ser identificados entre parnteses em itlico
Exemplo:
Pargrafo alterado em relao reviso anterior.
(Pargrafo Suprimido)
3.2. Documentos e dados externos
3.2.1. Normas Tcnicas e Requisitos Regulamentares (Atualizao)
As normas tcnicas ABNT aplicveis aos empreendimentos bem como procedimentos
e especificaes de rgo pblico (ex: DNER), sero atualizadas com periodicidade anual,
quando ser emitida a LISTA MESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS (Anexo 4).
A atualizao poder ser feita via fax, internet, consultando o site especfico quando
disponvel ou atravs de aquisio de listagem no prprio rgo. Esta atualizao ser de
responsabilidade do RA.
Sempre que for identificada a necessidade de aquisio de normas tcnicas, dever
ser solicitada a sua aquisio ao RA que deve cadastrar o documento no Anexo 4.Tal fato
poder ocorrer quando verificada a desatualizao de algum documento especfico ou a no
constatao de determinada norma nesta listagem quando sua necessidade de uso.
Tambm poder ocorrer que as normas tcnicas solicitadas por um cliente estejam
desatualizadas, neste caso caber a empresa contatar o cliente via fax ou e-mail para
confirmar a verso solicitada.
Quando houver a atualizao de alguma norma tcnica, a verso anterior dever
permanecer
naempresa(biblioteca/arquivo
tcnico),
porm
com
o
carimbo
DESATUALIZADO.
3.2.2. Documentos Tcnicos de Terceiros
So considerados como documentos Tcnicos de Terceiros, documentos recebidos de
clientes, os quais sero relacionados no Controle de Recebimento e Emisso de
Documentos Tcnicos Obra X (Anexo 5), os originais sero arquivados com a Gerncia de
Engenharia e cpia controlada encaminhada/substituda na obra juntamente com o Anexo 5
vigente.Estes documentos tambm recebem tratamento especfico em7.3.8, conforme
descrito no Manual da Qualidade.
3.2.3 . Projetos, tabelas de trao e documentos tcnicos de obras
Toda a documentao tcnica referente uma obra ter o mesmo tratamento do
requisito anterior.
3.3. Backup
Neste tem a empresa deve descrever como feito o BACK UP da rede visando assegurar a
guarda dos documentos e registros da qualidade em meio eletrnico,quando

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aplicvel.Lembrar que cada back up dever gerar no mnimo duas cpias de segurana e
que uma das cpias deve ser guardadda fora da empresa.
4. ANEXOS

ANEXO 1: Controle de Cpias Emitidas Manual da Qualidade

ANEXO 2: Cabealho Padro

ANEXO 3: Lista Mestra de Documentos Internos

ANEXO 4: Lista Mestra de Documentos Externos

ANEXO 5: Controle de Recebimento e Emisso de Documentos Tcnicos

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ANEXO 1 - Controle de Cpias Emitidas Manual da Qualidade

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ANEXO 2 - Cabealho Padro

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Nome e nmero do
documento

Reviso:
Pgina:
Data:
Vigncia:

Titulo: titulo do documento

ELABORAO:

APROVAO:

Nome:

Nome:

Ass.:

Ass.:

( ) Original

Cpia:

( ) Cpia N._______

( ) Controlada
( ) No Controlada

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ANEXO 3 - Lista Mestra de Documentos Internos

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ANEXO 4 - Lista Mestra de Documentos Externos

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ANEXO 5 - Controle de Recebimento e Emisso de Documentos Tcnicos