I.

INTRODUCCION
El acto de comprar es uno de los ms antiguos de la humanidad
En 1961, en los Estados Unidos de Norteamrica empezaba a hablarse de la
administracin de materiales, hasta que despus de 20 aos la administracin y control
de compras madur.
En Mxico, dicha administracin era incipiente y lacerante en cuanto a su manejo, ya que
el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de coloca
pedidos
Porque las personas encargadas de esos departamentos eran prcticas y no contaban
con preparacin en el manejo del rea.
Hoy en da muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situacin, por lo que
deciden cambiar sus administraciones, y hacer que su personal se prepare mejor e
involucrarlos ms en otras funciones afines.
La logstica de gestin de compras es una parte de la gestin logstica la cual incluye los
mtodos o pasos y objetivos que presenta esta parte de la logstica de todas las
empresas.
Qu es comprar?
Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero. Esta descripcin nos conlleva
al proceso administrativo; el departamento de compras lleva un papel muy importante
dentro de la administracin de operaciones, por lo que es necesario introducirnos en este
tema.
Compras como una profesin dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado
empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la
calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto.
De la administracin de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de
localizacin y seleccin de proveedores, adquisicin de productos (materias primas,
componentes o artculos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y
condiciones de pago, as como el acompaamiento de dicho proceso para garantizar su
cumplimiento de las condiciones pactadas.
Mediante la divisin del trabajo se dio origen a varios departamentos, entre ellos compras,
todos agrupados bajo un nombre ms genrico y/o completo.

II.OBJETIVOS
Conocer el proceso de la gestin de compras en las empresas.
Reconocer en las diferentes empresas como es que se lleva la gestin de
compras.
Conocer sobre lo referido a la homologacin de proveedores.
III.Marco terico
Gestin de compras
Toda empresa necesita adquirir recursos para la realizacin de sus operaciones. La
gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer
esa necesidad de la forma ms eficiente.
Proceso por el cual se adquieren bienes, insumos, activos, para las operaciones de una
empresa.
Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda
la actividad industrial, comercial y de servicios siendo stas: la participacin del
departamento de compras en la obtencin de utilidades, la fijacin del precio de compra,
la fijacin del precio de venta, la operacin eficiente de la inversin, y, los costos y
sustitucin de materiales.
La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las
organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el 40
y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que reducciones de
costos relativamente pequeas pueden tener un mayor impacto sobre los beneficios que
iguales mejoras en otras reas de la organizacin. (Ballou, Ronald H. 1991)
Es importante no confundir los trminos aprovisionar y comprar; hay que distinguir que la
funcin de aprovisionamiento tiene un carcter ms amplio dentro del que se encuentra el
concepto de compra.
La funcin de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa
necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de
tiempo, calidad y precio.
Llevar a cabo las compras cada vez se hace ms complejo, debido a la naturaleza y
diversidad de los productos o servicios objetos de adquisicin, sin dejar de tener en
cuenta el dinamismo del entorno econmico, los cambios tecnolgicos y las crecientes
exigencias de calidad.
La funcin de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones tradicionales de
obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a funciones ms
avanzadas tales como la innovacin y prospeccin de nuevos mercados, subcontratacin
de tcnicas irrealizables por la empresa, participacin en el desarrollo de productos,
tareas que exigen cada vez ms una mayor tecnificacin de los compradores.

La complejidad de la gestin de compras depende, entre otros, de los de los siguientes

factores:
Volumen de compras y pedidos anuales.
Entorno en el que se desarrolla la funcin.
1. Entorno industrial.
En este entorno de bsqueda de materias primas y componentes, cuya calidad y precio
hay que concertar de antemano para no encarecer el proceso de fabricacin, teniendo
que seleccionar en todo caso los fabricantes idneos de estos productos en trminos de
flexibilidad, calidad, fiabilidad y precio; la funcin de compras es generalmente manejada
por un agente de compras quien posee la autoridad legal para ejecutar contratos en
nombre de la empresa. En una empresa grande, el agente de compras puede tambin
tener personal que incluye compradores y despachadores.
A su vez, dentro de un entorno fabril, no es lo mismo fabricar para stocks de pedidos
repetitivos que fabricar sobre pedido o desarrollo de productos referidos a
especificaciones de ingeniera, en los cuales tanto lo productos requeridos como los
suministradores estn cambiando constantemente.
En las empresas manufactureras, la funcin de compras est respaldada por planos de
ingeniera y especificaciones, documentos de control de calidad y actividades de pruebas,
que evalan los artculos comprados.
2. Entornos de servicios.
En estos entornos de adquisicin de productos terminados y homologados por el
mercado, el papel de las compras es menos importante. Sin embargo, en otros servicios
como el transporte y restaurantes, la funcin de compras es crtica.
En el segmento servicios mayoristas o detallistas, las compras se realizan a travs de un
comprador que es responsable de la venta y de los mrgenes de beneficio de la
mercadera comprada. Los compradores, normalmente, deben confiar en el
comportamiento histrico del proveedor o en las clasificaciones estndares.
Una empresa que decide comprar un producto en lugar de hacerlo, debe gestionar una
funcin de compras. La gestin de compras tiene en cuenta numerosos factores, tales
como los costos de inventario y de transporte, la disponibilidad de suministro, la eficacia
en las entregas y la calidad de los proveedores.
3. Las responsabilidades bsicas de la gestin de compras son:
Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los programas.
Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas.
Obtener los productos necesarios al costo total ms bajo posible, dentro de las
condiciones y plazos de entrega requeridos.
Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, as como de las coyunturas
o las tendencias que sean del inters de la organizacin.

Para que se realice una gestin de compras efectiva es necesaria una coordinacin
permanente entre los departamentos comerciales o de operaciones y el de compras.
Para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras debe realizar las
siguientes actividades:
Bsqueda y evaluacin de proveedores: Constituye una de las actividades ms
importantes de la funcin de compras, tendente a tener una calificacin de los
proveedores en funcin de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo
que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con
ellos.
Mantenimiento de un archivo actualizado de productos, con sus caractersticas
tcnicas, cdigos de identificacin, suministradores, precios y condiciones de
entrega y pago.
Negociacin permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega,
en funcin de las previsiones de compra y calificacin del proveedor.
Previsin de compras, en su aspecto tanto tcnico como econmico y financiero.
Planificacin de pedidos por artculo y proveedor, determinando los volmenes de
pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
Preparacin de rdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los
mismos hasta su recepcin y control de la calidad, en el caso que lo requiera.
Solventar discrepancias en la recepcin del producto.
Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad
Para cumplir sus objetivos, la funcin de compras consta de actividades netamente
diferenciadas que podramos resumir como:
Estudio de fuentes de suministro (Anlisis del mercado)
Seleccin de proveedores.
Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo empaquetado,
presentacin, etc (gestin de la calidad de la compra )Estas especificaciones
suelen estar dictaminadas o bien por un departamento tcnico (entorno industrial)
o bien por el departamento de marketing (entorno comercial)
La gestin de precios, para conseguir compras lo ms econmicas posibles.
La gestin de plazos y condiciones de entregas, para conseguir mxima fiabilidad,
flexibilidad y reduccin de los tiempos de entrega.
El seguimiento y control de todas las operaciones realizadas en todos los
acuerdos y condiciones establecidos por el proveedor.
La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para evitar prdidas econmicas.

Formas de compra

En cualquier empresa, no todas las compras se llevan a cabo siguiendo idnticos

procesos.
Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisicin de bienes: la actividad
habitual desarrollada por la empresa, la importancia de la empresa dentro del contexto del
mercado (poder de compra), el tipo de artculo a adquirir, la significatividad de la compra,
la situacin geogrfica del proveedor, las caractersticas del vendedor, etc.
Se puede considerar que, se podr actuar ms coherentemente, si se tienen definidas de
forma independiente:
1. Las compras normales
2. La adquisicin de elementos denominados menores
3. Los bienes importados
4. Las incorporaciones de bienes del activo fijo
No obstante, es razonable pensar que se debe efectuar en ciertos casos, por ejemplo, la
adquisicin de un elemento que se puede encasillar dentro de lo que se denomina compra
normal, pero que se toman pautas particulares de algunas de la tres restantes formas de
comprar mencionadas. (Klein, Miguel J. 1994)
Compras normales
Se ubican dentro de esta forma de comprar, las materia primas a incorporase en un
proceso productivo y en otros bienes o elementos representativos de una erogacin de
carcter general identificada con el rea de produccin, comercializacin o administracin.
Habitualmente, se trata de elementos sobre los cuales se posee informacin relativa a la
cantidad mxima, mnima y al punto de pedido.
Resumiendo, se puede decir que abarca aquellos elementos de consumo repetitivo para
el desenvolvimiento habitual de la empresa. (Klein, Miguel J. 1994)
Adquisicin de elementos menores
Los elementos menores son aquellos que son necesarios para el desenvolvimiento de la
empresa pero se precisan solo en un momento determinado, como por ejemplo una pieza
de repuesto, un libro contable, etc. La compra de estos elementos, por ser de escaso
monto se realiza generalmente empleando un fondo fijo. Incluso, esas operaciones de
compra se hacen por una cantidad limitada.
No es conveniente centralizar este tipo de compras a un solo departamento. Lo ms
conveniente es que el responsable del sector que necesite un bien de este tipo realice la
compra. (Klein, Miguel J. 1994)
Compras en el exterior (Bienes importados)

Existe una marcada diferencia en la forma de actuar entre una compra local y aquella
efectuada en el exterior.
Cuando se importan bienes deben contemplarse particularidades vinculadas con el
vendedor, el flete, los seguros de cambio y transporte, entre otros. Se debe prestar
especial atencin a la calidad de los bienes a comprar. Tambin es de tener en cuenta lo
relativo a lo de la moneda empleada en la operacin, haciendo hincapi en el riesgo que
surge desde que el producto se embarca o sale del depsito del proveedor hasta la
llegada al pas del comprador.
Las compras efectuadas en el exterior se realizan frecuentemente en un volumen ms
considerable que para las compras locales, para abaratar los costes de mercadera,
fletes, etc. Tambin, suele tratarse de bienes de elevado precio y por tal motivo las
precauciones a tomar deben ser ms estrictas. (Klein, Miguel J. 1994)
Compras de bienes del activo fijo(Incorporacin de bienes del activo fijo)
Se caracteriza por tratarse de elementos que no requieren de una reposicin permanente.
Incluye redados, maquinarias, motores, herramientas, instalaciones, inmuebles, etc.
En virtud de que el desembolso en estas operaciones es, en general, de importancia, se
solicita para la autorizacin de la misma la conformidad de un alto representante de la
empresa, como la del gerente general o la persona que lo sustituye en caso de ausencia o
imposibilidad de aquel, o en ltima instancia, del directorio se trata de una adquisicin de
gran envergadura. (Klein, Miguel J. 1994)
Etapas de la decisin de compra
Las principales etapas del proceso de decisin de compra son las siguientes:
Reconocimiento de la necesidad. El proceso de compra comienza cuando el
comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio a partir de
reconocer una diferencia entre el estado deseado y el estado real existente. Esta
necesidad puede surgir por impulsos externos o internos.
Bsqueda de informacin. En esta etapa el comprador debe acopiar toda la
informacin que considera necesaria para fundamentar sus anlisis y la toma de
decisiones. Esta informacin est relacionada con la definicin de los proveedores
posibles, informacin sobre los parmetros de las ofertas de cada proveedor, las
caractersticas y exigencias de los consumidores de la empresa, caractersticas
del objeto de aprovisionamiento y otras informaciones relacionadas con el
mercado y la empresa.
Formacin de alternativas. A partir de la informacin recopilada el comprador
determinar las alternativas de compra ante las que se enfrenta, caracterizando a
cada una de las alternativas con aquellos parmetros relevantes.
Evaluacin de alternativas. El comprador en cada compra determina cules son
los principales criterios de seleccin. A partir de esta definicin se evala de
acuerdo a dichos criterios cada alternativa y sobre la base de la ponderacin de

los distintos criterios se llega a una evaluacin integral de cada alternativa para
llegar a seleccionar la que es ms conveniente para la empresa.
Decisin de compra. Considerando la evaluacin anterior y el esquema de fuerzas
de los actores de la compra se llega a la decisin de compra que contempla un
conjunto de parmetros tales como: el proveedor, la cantidad a comprar, el valor
de la compra, forma de pago, sujeto de la transportacin, lugar de entrega, fecha
de entrega, caractersticas del producto, envase y embalaje a utilizar y otros
elementos.
Ejecucin de la compra. Esta etapa comprende el conjunto de acciones para
ejecutar la decisin de compra tomada anteriormente. Esta etapa tiene una gran
importancia ya que en la misma es que se logra la materializacin de la compra y
requiere de una atencin esmerada para ejecutar la compra ajustndose a los
parmetros que conforman la decisin de compra.
Monitoreo postcompra. Luego de ejecutada la compra debe mantenerse un
monitoreo del producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o uso con vista
a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de reclamacin, as como
aumentar la informacin sobre la marca correspondiente, lo cual es de mucha
utilidad en prximas compras. (Gmez, Martha I. Acevedo, Jos A. 1998)
Tcnicas de compras.
Una vez tomada la decisin de compra se pueden utilizar diversas tcnicas para
realizarlas:
Pedidos abiertos: es un contrato de compra de ciertos artculos del proveedor. No
es una autorizacin para enviar algo. El suministro slo se hace a partir de la
recepcin de un documento acordado, que puede ser una peticin de suministro o
un lanzamiento de suministro.
Compra sin factura: en un entorno de compras sin facturas hay, generalmente, un
nico proveedor de todas las unidades de un producto concreto.
Pedidos electrnicos y transferencia de fondos: las rdenes electrnicas y las
transferencias de fondos reducen las transacciones en papel. Los pedidos
electrnicos no slo pueden reducir el papeleo, sino que tambin acelera el plazo
de adquisicin.
El intercambio electrnico de datos (EDI) es un formato estndar de transferencia
de datos para la comunicacin informatizada entre las organizaciones. Por
ejemplo, con EDI los datos para un pedido de compras (del pedido, fecha de
entrega, cantidad, nmero de partes, nmero del pedido de compra, direccin)
estn dispuestos en el formato estndar EDI.
Compra sin inventario: el proveedor mantiene el inventario en lugar del comprador.
Los inventarios en consignacin son una opcin relacionada.
Estandarizacin: el departamento de compras debe hacer importantes esfuerzos
para incrementar los niveles de estandarizacin.
Calidad de las Compras

Cuando un producto llega a manos de un productor o es utilizado en el producto final

se est cerrando un eslabn ms de una cadena logstica que debe estar orientada
hacia la calidad para que el proceso se efecte con xito.
La calidad, ha de entenderse como la base de esta relacin, e inherente a ella han de
desarrollarse los conceptos de comunicacin e integracin. Siendo valorable el
impulso que esta rea ha cobrado con la aplicacin de las normas ISO por parte de
muchos productores, comercializadores y proveedores, que han recurrido a la
certificacin.

Indicadores de eficiencia.
ndice de control de la funcin de compras.
ndice de compras. Significacin de las compras respecto a las ventas en trminos
porcentuales.
ndice de coste del departamento de compras. Significado del coste del
departamento de compras (coste de gestin) en relacin al valor de las compras.
Coste de un pedido de compras. Se determinar por el cociente entre el coste del
departamento de compras y el nmero de pedidos emitidos.
ndice de concentracin de compras. Revela el importe medio de compra por
pedido.
ndice de carga de trabajo. Cantidad media de compras por empleado. Se
determina por el cociente entre el valor de las compras y el nmero de empleados
del departamento de compras.
ndice de concentracin de proveedores. Recoge el nmero medio de pedidos que
se adjudica a cada proveedor. Se obtiene dividiendo el nmero de pedidos entre el
nmero de proveedores.
Cifra de negocios por proveedor. Indica el volumen de compras por proveedor.Se
obtiene dividiendo el valor de las compras realizadas entre el nmero de
proveedores.
ndice de rotacin de stocks de materias primas. Indica el nmero de veces que
rota el stock medio respecto a la cantidad de materias primas (materiales)
comprados. Se determina dividiendo el valor de las compras anuales entre el stock
medio anual.
ndice de rechazos. Relacin entre el valor de las devoluciones y el valor de las
compras, expresado en trminos porcentuales. Se obtiene dividiendo el Valor de
las Devoluciones entre el valor de las Compras y multiplicado por 100.
ndice de financiacin de las compras por proveedores. Indica el porcentaje del
valor de las compras que es financiado por los proveedores. Se obtiene dividiendo
el saldo medio de proveedores entre el valor de las compras y multiplicado por
100.

 Das de crdito por parte de los proveedores. Si el perodo de anlisis es el ao,

se puede determinar por la relacin entre el valor financiado por los proveedores y
el de las compras anuales y multiplicado por los 360 das del ao.
Rentabilidad de las compras. Se obtiene dividiendo el beneficio (ahorro anual)
obtenido por las compras, dividido entre el coste anual del departamento de
compras y multiplicado por 100. (Garca Fernndez, Nazario. 2002)
Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el ao anterior

Total de compras/Nmero de compras.
Porcentaje de compras rechazadas.
Porcentaje de paralizacin de la produccin por falta de materia prima.
Inventario/Ventas.
Costo promedio de Orden de compra.
Tiempo promedio de entrega de pedidos.
Nmero de orden por mes en comparacin con el ao anterior.

Nuevas tendencias de la poltica de compras

Hoy en da las nuevas tendencias logsticas han cambiado sustancialmente este
esquema, fijando unas nuevas prioridades que en conjunto resultan ms beneficiosas
para la empresa.
De acuerdo con estas tendencias, el esquema de prioridades seran las siguientes:

Calidad concertada.
Tiempo de entrega.
Flexibilidad ante el cambio en los pedidos.
Precios y condiciones de pago.

Este nuevo pensamiento da lugar al fomento de la llamada relacin de cofabricacin,

mediante la seleccin de determinados proveedores denominados co-fabricantes, con los
cuales se mantiene una relacin en virtud de la cual no se compra el producto sino ms
bien su capacidad de fabricacin ;en el sentido de que se crea un compromiso mutuo,
basado en una transparencia informativa , sobre todo en lo concerniente a previsiones de
compras y capacidad de fabricacin con objeto de garantizar , por parte del comprador ,
un determinado volumen de compras a cambio de conseguir del proveedor un mximo de
flexibilidad en los suministros con reduccin de los tiempos de entrega y precio del
producto .

Homologacin de proveedores

Qu es la homologacin de proveedores?
Es la validacin de las actividades, capacidades y recursos de una empresa (proveedor)
de acuerdo a criterios pre-establecidos (por el cliente), ejecutada por un ente
independiente a fin de determinar su idoneidad para abastecer bienes y servicios. Algunos
lo llaman revisin, auditoria, inspeccin, etc., lo cierto es que se verifica con cierto detalle
las fortalezas que pueda tener Ud. como proveedor y el grado de riesgo del Cliente para
tenerlo como aliado en sus actividades logsticas.
Los aspectos de actividad, situacin financiera, gestin de calidad, seguridad y salud,
medio ambiente, logstico y comercial son revisados y calificados.
Lo que pretende el Cliente es lograr el acierto en la seleccin de sus proveedores y por
ende minimizar el riesgo en la labor de seleccin, evaluacin, calificacin y aceptacin de
los mismos. Desea conocer ciertos detalles sobre la infraestructura que posee el
proveedor para un abastecimiento ptimo. Observa sus fortalezas y debilidades.
Se pueden homologar cualquier empresa sea cual fuere su actividad econmica, tamao,
antigedad, etc., no hay restricciones. La homologacin se puede hacer a solicitud del
Cliente o a peticin propia.
La homologacin de proveedores puede realizarse a travs de diversos mtodos:
Auditora. Este sistema consiste en la realizacin de una visita al proveedor, en el
transcurso de la cual se evala una serie de factores, previamente definidos y recogidos
en un cuestionario de auditora. Como resultado de esta auditora, el proveedor obtendr
una puntuacin, en funcin de la cual ser aceptada o rechazada su homologacin.
Test de producto. Consiste en la realizacin de una prueba de los productos que desea
suministrar el proveedor. La prueba consiste en utilizar el producto en el proceso
productivo y verificar su comportamiento. Al final de la prueba se homologa o no al
proveedor.
Homologacin por histrico. Este mtodo se utiliza para homologar a proveedores que
llevan trabajando con la empresa desde hace tiempo de manera satisfactoria. Consiste en
analizar los resultados histricos de la relacin con el proveedor: cantidades
suministradas, nmero de envos, nmero y gravedad de las reclamaciones, resultados de
controles, calidad del servicio, etc. En funcin de estos resultados se procede a conceder
o denegar la homologacin.
Cuestionario de homologacin. Este sistema es similar al de auditora, pero sin realizar
visita al proveedor. En este caso, la empresa elabora un cuestionario en el que se
preguntan los datos importantes sobre la actividad, organizacin, medios, proceso
productivo y gestin de la calidad del proveedor. Este cuestionario se enva al proveedor,
y en funcin de sus respuestas se procede a su homologacin.

En el proceso de homologacin de proveedores deben participar representantes de los

departamentos de la empresa afectados: el responsable de compras, el responsable de
calidad y el responsable del departamento usuario del producto comprado (produccin, si
son materias primas o auxiliares; almacn, si es el transporte).
El proceso de homologacin da lugar a una lista de proveedores homologados. Esta lista
debe ser difundida a todas las personas de la empresa que tengan responsabilidades de
compra de productos o servicios, de manera que no puedan comprar a proveedores que
no estn incluidos en la lista.
El hecho de que un proveedor est homologado no supone que la empresa est obligada
a comprar sus productos; significa que la empresa puede comprarlos. La seleccin de los
proveedores a los que comprar en cada momento se realiza a travs del sistema de
evaluacin de proveedores.
La Evaluacin de Proveedores
1. Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por
parte del proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qu
punto ha suministrado exactamente lo que se le haba solicitado. Para evaluar la calidad
de los suministros, se tienen en cuenta los resultados de los controles de recepcin y las
posibles incidencias que el producto suministrado haya podido generar en el proceso de
produccin.
2. Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento por parte
del proveedor de los plazos de entrega fijados. Este criterio es importante en algunos
casos, porque un retraso en una entrega de materia prima puede hacer parar el proceso
productivo
3. Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptacin del proveedor a
las necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de reaccin ante un pedido
urgente que no estaba previsto.

4. Fiabilidad de la informacin. Aqu se valora la relacin administrativa con el

proveedor: la calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el
cumplimiento de plazos en la facturacin.
5. Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relacin entre el
precio de los productos suministrados por el proveedor y su calidad, as como la
comparacin entre el precio del proveedor y los del resto de proveedores. No se trata de
valorar mejor al proveedor ms barato, sino a aquel que tenga una mejor relacin calidadprecio dentro del mercado.
Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a los
proveedores, es necesario darles un peso a cada uno de ellos, ya que no todos los
criterios tienen la misma importancia para cada empresa.

Una posible ponderacin seria:

Calidad suministros

50%

Fiabilidad suministros

20%

Flexibilidad proveedor

20%

Flexibilidad informacin

5%

Competitividad

5%

PORQUE DEBERIA HOMOLOGARSE UNA EMPRESA

Ms que una exigencia del Cliente se debe tomar como una evaluacin independiente,
sincera, objetiva y vlida que toda empresa se somete para rescatar sus potencialidades y
superar sus debilidades. Por ejemplo, se pueden tener excelentes productos, pero el
sistema de distribucin es malo, entonces el cliente "siente" esa debilidad a travs de
retrasos de entrega, pedidos incompletos, etc. Lo que pasa es que muchas empresas
estn muy absortas en el da a da, su eficiencia se ve trastocada slo en eficacia (logros
a cualquier costo), los empleados "ven" los defectos, pero no lo informan, se dejan llevar
por la marea de la cotidianeidad.
PROPOSITO DE LA HOMOLOGACION DE PROVEEDORES
Contar con un sistema de evaluacin y clasificacin, mediante el cual se eviten
puntos de vista diferentes o criterios subjetivos al evaluar a un proveedor.
Contar con una metodologa que nos permita conocer diversos aspectos de la
gestin de una empresa proveedora y cuantificarlos.
Minimizar riesgos en la eleccin de proveedores y disminuir el costo de control de
los productos y servicios recibidos, conociendo con mayor detalle las fortalezas y
aspectos que debe optimizar el proveedor para mejorar el servicio que el cliente
recibe actualmente.

ASPECTOS QUE COMPRENDE LA ASESORIA PARA HOMOLOGACION

Situacin Financiera y Obligaciones Legales:

Informacin relevante sobre estados financieros, endeudamiento financiero, cuentas por

cobrar y pagar, proveedores, clientes, contratos, sucursales, productos y servicios
suministrados, etc.
Gestin Operativa:
Organizacin, Constitucin, organigrama, informacin sobre locales propios y/o
alquilados, maquinarias y equipos, almacenes, existencias, equipamiento de cmputo,
software, mantenimiento, otros patrimonios, etc
Gestin de la Calidad:
Sistemas de calidad, procedimientos de control de calidad, manuales de calidad;
instructivas, registros, etc., sean de acuerdo a la norma ISO 9001 u otros.
Gestin Comercial:
Acuerdos comerciales (sociedades, joint venture, etc.), licitaciones, clientes,
procedimientos de postventa, reclamos y garantas; trazabilidad, polticas de precios, etc.
Gestin de la Seguridad, Salud y Medio Ambiente:
Manual de Seguridad, Politica de Seguridad y Medio Ambiente, Identificacin de aspectos
que tienen impacto en el medio ambiente, Normas y Procedimientos, etc.
Ley de Seguridad y Salud Ocupacional (Ley 29783):
Todo lo relacionado con el cumplimiento de la norma obligatoria.
Instituciones acreditadas que certifican
Dentro de las principales entidades que evalan y certifican a los proveedores de
empresas tenemos a SGS DEL PER. Adems existen las firmas BUREAU VERITAS,
MEGA CERTIFICACIONES y HODELPE, entre otras importantes y reconocidas firmas.

1. Participacin del departamento de compras en la obtencin de utilidades.

La obtencin de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto el
comercio es uno de los actos que ayudan a generar stas en la medida que se realice una
buena compra.
Los costos repercutirn directamente en el precio de venta del producto final, si estos son
bajos, podr ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se
obtendr un margen de utilidad mayor.
2. Fijacin del precio de compra.
Algunos proveedores sostienen el precio slo por un tiempo determinado, ya que las
materias primas que intervienen en el producto pueden ser de importacin, por lo cual
debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso contra el
dlar, razn por la cual el comprador debe estar informado de la situacin cambiaria de
momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado sea respetado.
Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus precios en sus materiales, aun
cuando en la fabricacin de stos no intervengan productos de importacin, esto asegura
que el margen de utilidad siempre sea el mismo para ellos.

3. La operacin eficiente de la inversin.

El departamento de compras tiene que asegurar la recepcin de los materiales adecuados
y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a
tiempo del producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar de
mantener slo el inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un
coeficiente de seguridad razonable y no caer en costos de almacenamiento que estn
constituidos por el inters sobre la inversin, la obsolescencia y los costos de espacio.
4. Costos y sustitucin de materiales.

Las compras representan un rengln en costos que pueden ser controlables por el
departamento de compras, debido a que stos pueden incrementarse o disminuirse,
dependiendo de la habilidad del comprador.
Es necesario tener en mente que vivimos en un mundo de cambios tecnolgicos
mltiples, que lo que hoy es novedad, dentro de poco tiempo va a ser obsoleto, porque ya
habr algo mejor; por tal motivo, es importante mantenernos al da para buscar nuevas
alternativas, y sobre todo, ser el eslabn, permitiendo que los proveedores que ofrecen
nuevos materiales adecuados al proceso, puedan ser aprobados, evaluando as, la
conveniencia de hacer ese cambio en funcin de un ahorro en el precio, disminucin de la
cantidad a usar del proceso, ser un producto de lnea con el proveedor y no una
especialidad.
5. Administracin de compras, proceso.
Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar
verticalmente debe administrar una funcin de compras.
Por lo tanto, contiene tambin, planeacin, organizacin, direccin y control.
Dicho proceso de administracin de compras tiene algunas modificaciones, las cuales se
vern a continuacin:
Planeacin
Al hablar de planeacin dentro de la administracin de compras, debemos entender
forzosamente que hay que fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los
objetivos de un departamento de compras y lgicamente de la empresa misma.
Una vez elaborado el pronstico de ventas y proporcionado al departamento de ingeniera
y de control de inventarios, quienes a su vez programan las cantidades de materiales o
artculos a comprar, as como el tiempo en que se deben suministrar a los almacenes, se
sitan pues, los objetivos generales de un departamento de compras.

Objetivos generales y especficos de un departamento de compras.

Los objetivos generales de un departamento de compras son:
Establecer normas y polticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la
empresa.
Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el
producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y
disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.
Desarrollar y administrar las compras.
Establecer proveedores bien evaluados.

 Estar informados de los cambios tecnolgicos que puedan surgir en el uso de

nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad
de materiales o artculos, mejora de servicios de adquisicin y distribucin.
Programas.
Es una herramienta administrativa en la cual nos indica las cantidades de artculos que
debern comprarse, as como el tiempo en que deber suministrarse al almacn para la
produccin de la que se dedique la empresa.
En el caso de las empresas industriales, un programa nos indica cuntas piezas de cada
parte debe adquirir para la fabricacin pronosticada de su producto final.

En que se basa la gestin de compras

Planeacin: Generacin, planes y estrategias
Ejecucin: Implementar tcticas y acciones.
Control y seguimiento: Mecanismos de seguimiento
Importancia de la Gestin de Compra

Maximizamos los recursos de la empresa

Aumentamos la eficiencia de los procesos
Obtenemos mejores ganancias.
Mantenemos la rentabilidad de los negocios.

Condiciones para el aumento de la eficiencia

El precio de compra
El plazo de pago
El plazo de entrega el servicio de posventa
La calidad
La estabilidad del proveedor