REDISEO DE LA ORGANIZACIN CON

SISTEMAS DE INFORMACION
Cambio significa que el nuevo estado de las cosas es diferente al antiguo
estado de las cosas.
Segn Stoner (1995), el cambio planeado es definido como un proyecto
implementado de forma deliberativa, visando una innovacin estructural, una
nueva poltica, un nuevo objetivo, una nueva filosofa, un nuevo clima y un nuevo
estilo de operar. Envuelve toda la organizacin o una parte significativa de la
misma, siendo una respuesta adaptativa al medio en que esta insertada.
El cambio planeado implica la presencia de tres elementos:

El Sistema (en el que se llevar a cabo el cambio). Que puede ser un

individuo, un grupo, una comunidad, una organizacin, un pas e incluso
toda una regin del mundo.

El Agente de Cambio (responsable de apoyar tcnicamente el proceso de

cambio). Uno o varios agentes de cambio, cuya funcin bsica consiste en
proporcionar al sistema el apoyo tcnico o profesional necesario para que
el cambio se lleve a cabo con xito.

Un Estado Deseado (las condiciones que el sistema debe alcanzar). Un

estado deseado, que define las condiciones especficas que el sistema, con
la ayuda del agente de cambio, desea alcanzar.

El Proceso de Cambio
El proceso de cambio consta de 5 grandes etapas:

Diagnstico de la situacin.

Determinacin de la situacin deseada.

Determinacin de los cauces de accin a seguir.

Ejecucin de las acciones.

Evaluacin de los resultados.

SISTEMAS COMO CAMBIO PLANIFICADO EN LA

ORGANIZACION

a) Fuerzas de Cambio Externas: la administracin tiene poco control

sobre el fuerte impacto de numerosas fuerzas de cambio externas, sin
embargo una organizacin depende de su ambiente externo y debe actuar
con l para sobrevivir. Las fuerzas de cambio externas desde los progresos
tecnolgicos hasta las condiciones sociales, ocasionan que una
organizacin altere sus metas, su estructura y los mtodos con que trabaja.
FUERZAS DE CAMBIO EXTERNAS

Fuente: Guizar, R. (1998), consultado por Hernndez y otros (2011)

b) Fuerzas de Cambio Internas: las fuerzas de cambio tambin pueden

venir del interior de las organizaciones, estas pueden resultar de diferentes
metas organizacionales o de nuevos desafos, o pueden ser ocasionadas
por nuevas iniciativas de calidad, cambio en las tecnologas o
comportamientos de los miembros de la organizacin.

Ejemplo de ello es, al cambiar una meta de utilidad a corto plazo por una de
productividad a largo plazo, tiene un impacto directo sobre el trabajo diario de la
mayora de los individuos de la organizacin, conduciendo posiblemente a una
reorganizacin de las operaciones, en general.

FUERZAS DE CAMBIO INTERNAS

Fuente: Guizar, R. (1998), consultado por Hernndez y otros (2011)

Las fuerzas externas e internas que originan el cambio, se presentan con

frecuencia en forma interrelacionada, en ocasiones, este vnculo resulta de los
cambios en los valores o sistema. Algunos de los cambios internos bsicos,
provienen de los individuos que llegan a la organizacin.
Este enfoque implica poca planeacin y est dirigido a la solucin de un problema
inmediato y visible, aunque muchas veces no aparecen como amenazantes,
pueden acumularse durante el tiempo, hasta producir cambios significativos a la
organizacin. Cuando se acta a la luz de este enfoque, la mayora de las veces
los resultados no son los ms deseables.

C) Enfoque o proceso de Cambio Proactivo (Planeado): es un proceso

en el cual la gerencia trata de modificar las cosas, estableciendo un nuevo
curso de accin en lugar de corregir el actual, anticipando las fuerzas tanto
de los ambientes externos, como la de los ambientes internos, encontrando
formas compatibles e integradas de hacer frente a los ambientes
pronosticados.

LA RESISTENCIA AL CAMBIO

En primer lugar, en la base de la pirmide, nos encontramos con que las personas
que no conocen lo suficiente, tienden a demorar el cambio, lo que es percibido
como cierta forma de resistencia. Esta ignorancia esta generalmente ocasionada
por:

La falta de comunicacin sobre el proyecto de cambio. En general se

resiste cualquier tipo de cambio si no se conoce en que consiste, para que
se lleve a cabo y cual es su impacto en trminos personales;

La visin demasiado parcializada del cambio. En numerosas ocasiones

las personas juzgan negativamente al cambio exclusivamente por lo que
sucede en su mbito de influencia (su grupo de trabajo, su sector, su
gerencia), sin considerar los beneficios globales que obtiene la empresa en
su conjunto.

Si las personas tienen suficiente informacin sobre el cambio, pueden ofrecer

cierta resistencia simplemente porque perciben que no pueden cambiar. Sucede
que se sienten condicionadas por la organizacin, no saben como hacer lo que
deben hacer o no tienen las habilidades requeridas por la nueva situacin. Esta
sensacin provoca cierta inmovilidad que es percibida como resistencia a cambiar.
Algunos factores que contribuyen a esto son:

el tipo de cultura organizacional que castiga excesivamente el error;

la falta de capacidad individual, que limita el accionar concreto;

las dificultades para el trabajo en equipo, necesario para revisar todo el

esquema de interacciones que propone el cambio;

la percepcin de la falta de recursos, ya sea en medios econmicos o

humanos;

la sensacin de que el verdadero cambio no puede producirse. Los

agentes del cambio perciben que estn atados de pies y manos para
encarar las iniciativas realmente necesarias.

Por ltimo, si las personas conocen lo suficiente sobre el cambio a encarar y se

sienten capaces de realizarlo, empieza a tener mucha importancia la verdadera
voluntad de cambiar.
En algunos casos, el cambio despierta sentimientos negativos en las personas y
stas sencillamente no quieren cambiar; ya que consideran que no les conviene
o que las obliga a moverse fuera de su zona de comodidad. Estas reacciones
pueden partir de sentimientos tales como:

el desacuerdo. Los individuos pueden estar simplemente en desacuerdo

en cuanto a las premisas o los razonamientos sobre los que se sustenta el
cambio. En algunos casos basan sus juicios en modelos mentales muy
cerrados o tienen dificultades para abandonar hbitos muy arraigados;

la incertidumbre. Los efectos del nuevo sistema no son totalmente

predecibles y esto genera temor por falta de confianza en sus resultados;

la prdida de identidad. A veces, las personas edifican su identidad sobre

lo que hacen. En este marco de referencia, los cambios califican y ofenden.
Aparecen las actitudes defensivas;

la necesidad de trabajar ms. Normalmente se percibe que deben

encararse simultneamente dos frentes distintos: el de continuacin de las
viejas tareas y el de inicio de las nuevas rutinas.

DESARROLLO DE SISTEMAS Y CAMBIO EN LA

ORGANIZACION
Los Objetivos de las Metodologas de Desarrollo de Sistemas de Informacin son:

Definir actividades a llevarse a cabo en un Proyecto de S.I.

Unificar criterios en la organizacin para el desarrollo de S.I.

Proporcionar puntos de control y revisin

utiliza un anlisis estructurado:

Se maneja como proyecto

Gran volumen de datos y transacciones

Abarca varias reas organizativas de la empresa

Tiempo de desarrollo largo

Requiere que se cumplan todas las etapas, para poder cumplir las
siguientes (progresin lineal y secuencial de una fase a la otra).
FASE I

Requerimientos
Esta fase fundamental para que la estrategia informtica encaje dentro de las
metas de la empresa, ya que en ella se cumplen las funciones del modelaje del
negocio y planificacin de sistemas; esto con el fin de proyectar las estrategias del
negocio y determinar de esta forma sus requerimientos de informacin.
Aunque la fase de requerimientos puede aplicarse a todos los procesos de la
empresa, o a un rea en especfico, suele ser mas practico analizar rea por rea
del negocio.
Durante esta fase se desarrolla un modelo del rea estudiada, donde se
representa: Los procesos que se llevan a cabo, la informacin utilizada por ellos y
las reglas polticas y prcticas de la empresa relacionada con estos procesos.
Este modelo permite proyectar las estrategias, procesos y flujos de datos de la
empresa al igual que las interrelaciones entre procesos y datos, con el fin de
desarrollar un plan de sistema de informacin capaz de guiar el desarrollo de un
sistema que permita dar soporte al rea en estudio en el cumplimiento de sus
objetivos.
El Plan de Sistemas debe contener:

Los sistemas que requiere el rea del negocio, as como sus bases de
datos y la informacin que intercambiaran o compartieran.

Descripcin detallada de cada sistema y aplicacin incluyendo sus

objetivos funcionales y sus bases de diseo.

Todo hardware y software que sern utilizados para el funcionamiento

requeridos por el rea de negocio (incluyendo las redes)

Mtodos de desarrollo para cada sistema como lo es adquisicin de

paquetes, nuevo desarrollo o actualizaciones

Esquema de los problemas actuales del rea de negocio y de las posibles

mejoras que se puedan realizar en cada sistema

Anlisis de los beneficios que se espera derivar de los sistemas que

conforman la arquitectura

El plan de sistemas de informacin es uno de los factores ms importantes para el

departamento de informtica o sistemas ya que constituye la gua para emprender
los proyectos que requiera el cliente, reclutar y adiestrar al personal necesario y la
adquisicin e instalacin de hardware y software necesarios.
Adems, el plan de sistemas es fundamental para la constr5uccion y desarrollo de
un ambiente de alta calidad y productividad ya que:

La arquitectura de sistemas sobre la cual descansa el plan para una

determinada rea de negocios define la forma de cmo cada aplicacin
desarrollada ser destinada a dar soporte a objetivos claves y estratgicos
para esa especifica rea del negocio y, por ende, a la empresa,

Se determinara una definicin precisa de los beneficios, alcances y

objetivos de cada sistema, lo cual creara soluciones que el negocio
realmente necesite. Estos sistemas se ajustaran a las estrategias definidas
por la gerencia.

Cada proyecto tendr una prioridad fijada por la gerencia, lo que

determinara el orden de ejecucin.

Cada aplicacin desarrollada podr ser interrelacionada con otros

sistemas.
FASE II

Anlisis / Diseo
El objetivo de esta fase es desarrollar el diseo arquitectnico de los sistemas,
utilizando los requerimientos obtenidos en la primera fase. En el diseo
arquitectnico se engloban dos componentes: los datos y los procesos, los cuales
sern analizados y diseados desde una perspectiva conceptual a una fsica,
dentro de las cuatros actividades que se encuentran en esta fase.
Actividades dentro de la fase de Anlisis/Diseo.

Analizar y Disear Proceso: Las operaciones del negocio y los

requerimientos de funcionamiento definidos en la primera fase, se toman

en cuenta con el propsito de determinar la forma en que debe funcionar el

sistema.

Analizar y Disear Los Datos: Con los requerimientos de informacin

definidos en la fase I se debe organizar los distintos modelos de datos que
nos ayuden a disear la base de datos que hagan falta para que el sistema
funcione de acuerdo al modelo de funcionamiento.

Disear y Organizar Los Componentes Fsicos: Todo componente fsico

como (pantallas, base de datos) que hagan posible el funcionamiento del
sistema de acuerdo al modelo de funcionamiento.

Planificar El Desarrollo De Los Componentes Fsicos: actividad en la cual

planificamos la forma en que pueden ser construidos e implementados los
componentes fsicos de una forma rpida y productiva.

En esta fase de anlisis / diseo puede incluirse una sub.-fase de evaluacin de

paquetes. Esta se pudiese realizar si en los requerimientos se estableci adquirir
un paquete de aplicaciones en lugar de completar un diseo arquitectnico.
FASE III
Construccin
Dentro de esta fase de construccin existen actividades separadas en cinco sub.fases:
Desarrollo De Infraestructura
Durante esta fase se desarrollar y organizar la infraestructura que permita
cumplir las tareas de construccin en la forma ms productiva posible.
Adaptacin De Paquetes
Ofrece una desventaja fundamental: el personal de la instalacin no conoce los
componentes del paquete con la misma profundidad con que conoce los
componentes desarrollados por ellos mismos. Uno de los objetivos centrales de
esta sub.-fase es conocer al mximo detalle posible el funcionamiento del
paquete, este asegurar que el paquete ser utilizado con el mximo provecho,
tanto desde el punto de vista del negocio, como de la utilizacin de recursos.
Cada componente del paquete ser revisado en forma exhaustiva por el equipo
Analista Usuario, con el fin de conocer y comprender todos los aspectos del
paquete.
Desarrollo De Unidades De Diseo Interactivas

Las unidades de diseo interactivas, son procedimientos que se cumple o se

ejecutan a travs de un dialogo usuario / sistema.
Las actividades de esta sub.-fase tienen como objetivo central:

Especificar en detalle las tareas que debe cumplir la unidad de diseo

Desarrollar componentes

Realizar las pruebas unitarias y las pruebas de integracin a nivel de la

unidad de diseo.

Desarrollo De Unidades De Diseo Batch

Las unidades de diseo Batch, son aquellos procedimientos que se cumplen en
forma automatizada, pero en la que no se entabla un dialogo entre usuario y el
analista, sino que involucra grupos de transacciones que se alimentan al
computador de una sola vez. Su objetivo central es igual a la fase de desarrollo de
unidades de diseo interactivas. En esta sub.-fase se preparan especificaciones
hechas utilizando una combinacin de tcnicas como flujo gramas, diagramas de
estructuras, tablas de decisiones etc. Cualquiera que se utilice ser til para que
la especificacin sea clara y se logre el propsito de que el programador
comprenda y pueda programar y probar los programas correspondientes.

Desarrollo De Unidades De Diseo Manuales

Esta sub.-fase incluyen las tareas que se ejecutan en forma manual que se
incluyen dentro de lo procedimientos administrativos. Las actividades de esta
sub.-fase tienen como objetivo central desarrollar todos los procedimientos
administrativos que rodearn y gobernarn la utilizacin de los componentes
computarizados desarrollados en la fase de diseo detallado y construccin.
FASE IV
Pruebas
Esta fase, da inicio luego de que las diferentes unidades de diseo han sido
desarrolladas y probadas por separado. Durante su desarrollo, el sistema se
emplea de forma experimental para asegurar que el software no falle, es decir que
funcione de acuerdo a sus especificaciones y a la manera que los usuarios
esperan que lo haga, y de esta forma poder detectar cualquier anomala, antes de
que el sistema sea puesto en marcha y se dependa de el. Para evaluar el
desenvolvimiento del sistema, en esta fase se llevan a cabo varios niveles de
prueba:

Funcional: Prueba desde el punto de vista de los requerimientos

funcionales.

De Sistema: Prueba desde el punto de vista de los niveles de calidad del

sistema y de desempeo.

De Integracin: Prueba de interfaces.

De Aceptacin Tcnica: Prueba de manejo de condiciones extremas.

Si el Sistema cumple de forma satisfactoria con estos niveles mencionados

anteriormente, se procede a realizar la carga de los archivos, base de datos y
tablas del nuevo sistema, para de esta forma dar inicio al proceso de aceptacin
final, durante el cual, el sistema comenzar a funcionar bajo la responsabilidad del
departamento de operaciones y del usuario, por un lapso determinado de tiempo
llamado Periodo de Aceptacin.
Finalizado el Periodo de Aceptacin, se le dar al sistema la aprobacin final, para
que pase a ser el sistema oficial.
FASE V
Produccin y mantenimiento
Esta fase corresponde al Disear es la fase mas importante donde tosos los
elementos del SI. Estn completos y se puede ejecutar el proyecto. Una vez que
un sistema pasa a formar parte de la vida diaria de la empresa, cada programa,
cada procedimiento y cada estructura de datos se convierte en una pieza del
negocio que, como tal, deber funcionar en forma constante, exacta y confiable. L
a operacin del negocio ahora depender del funcionamiento del sistema, por lo
que las tareas de mantenimiento cobran vital importancia.
Durante la fase de mantenimiento, se ponen en prctica todas las polticas y los
procedimientos destinados a garantizar la operacin contina de los de los
sistemas y a asegurar su uso efectivo, con el fin, de que stos se constituyan en
una verdadera herramienta de apoyo al logro de los objetivos estratgicos de la
EMPRESA

Produccin

Finalmente, en la etapa de produccin se asegura que el sistema funcione

correctamente en la mayora de los casos, y con intervencin mnima de los
administradores del sistema. Para esto se realizan nuevas pruebas, se reevalan
los resultados y se hacen refinamientos del sistema, los cambios necesarios
debern ser introducidos sin afectar a los usuarios, y deber conseguirse la
mxima confianza de los usuarios. El resultado de esta etapa un sistema listo
para su operacin.

Mantenimiento

Luego que el nuevo sistema ha estado operando, el auditor de sistemas

independiente de las otras fases de la vida del sistema, revisar lo siguiente:
Determinar si el programa ha logrado los requerimientos de los objetivos, se debe
prestar especial atencin a la utilizacin y la satisfaccin de los usuarios finales,
ellos constituirn un indicador excelente. Verificar que se miden, analizan e
informan adecuadamente a la gerencia los beneficios identificados con el estudio
de factibilidad. Revisar las solicitudes de cambios a los programas que se han
realizado, para evaluar el tipo de cambios que se exigen al sistema, el tipo de
cambios puede indicar problemas de diseo, programacin o interpretacin de los
requerimientos de usuario.
VENTAJAS DEL CAMBIO POR UN SISTEMA DE INFORMACION
Criterio

Qu se compara

Con qu se
compara
(Referente de
comparacin)

Eficacia
Nivel de logro

Resultados

Lo previsto:
objetivos, planes,

metas relativas a
cualquier criterio
Eficiencia:
Productividad
Economa de
recursos

Resultados o
productos

Medios, insumos o
fuerza de trabajo
utilizados

Eficiencia:
Uso de la capacidad
instalada

Capacidad utilizada

Capacidad instalada

Oportunidad
Tiempo real
Expresa la velocidad
de respuesta a una
demanda o
necesidad

Tiempo esperado o
prometido

Efectividad o
Impacto
Mide el grado de
satisfaccin
de necesidades

Resultados

Necesidades

Cobertura de la
Demanda
Satisfaccin de la
demanda

Resultados

Demanda

Calidad del
Producto

Caractersticas de los
resultados
(productos o
servicios)

Alguno de los
requisitos siguientes:
- Esperados por los
beneficiarios
- Previstos en el
marco normativo

Calidad del
Proceso
Condiciones que
favorecen la calidad
del producto o
servicio

Caractersticas de los
medios,
insumos y fuerza de
trabajo

Requisitos previstos
o necesarios de los
medios, insumos y
fuerza de trabajo

Equidad
Indicador de 2
nivel: compara dos
mediciones del
mismo criterio

Cobertura, calidad o
impacto en un sector
poblacional: estrato,
raza, sexo o regin

Calidad, cobertura o
impacto en el estrato,
raza, sexo o regin
ms favorecido