Buku Informasi Melakukan Klarifikasi Dan Negosiasi - Ver April 2016

BUKU INFORMASI
MELAKUKAN KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA

DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI
Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta
2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

Sub-Sektor Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------BAB I
PENDAHULUAN -----------------------------------------------------------------------A. Tujuan Umum --------------------------------------------------------------------B. Tujuan Khusus --------------------------------------------------------------------
BAB II KONSEP DASAR ----------------------------------------------------------------------BAB III PENYUSUNAN MATERI DAN INSTRUMEN KLARIFIKASI/NEGOSIASI ---------BAB IV PELAKSANAAN KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI PENAWARAN ------------------BAB V TINDAK LANJUT KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI ----------------------------------DAFTAR PENYUSUN -----------------------------------------------------------------------------
Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi

Buku Informasi
Versi: April 2016
Halaman: 3 dari 73

Kode Modul
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu melakukan
klarifikasi dan negosiasi penawaran penyedia barang/jasa.
B. Tujuan Khusus
Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi Melakukan
Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga
pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut:
1. Menyusun materi dan instrumen klarifikasi dan negosiasi penawaran penyedia
barang/jasa meliputi kegiatan Menjelaskan pengertian dan ruang lingkup serta
fungsi klarifikasi dan negosiasi penawaran penyedia barang/jasa sebagai bagian
dari pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara komprehensif sesuai dengan
ketentuan yang diberlakukan; Menyiapkan dokumen penawaran, dokumen
pemilihan/pelelangan, dokumen HPS dan berita acara evaluasi dokumen
penawaran
penyedia
barang/jasa
secara
lengkap;
Menetapkasn
materi
penawaran pemenang pemilihan penyedia barang/jasa, baik administrasi, teknis

maupun harga, yang perlu diklarifikasi dan dinegosiasi secara cermat; Membuat
Instrumen klarifikasi dan negosiasi secara tepat dan lengkap sesuai dengan
materi penawaran yang perlu diklarifikasi dan dinegosiasi.
2. Melaksanakan negosiasi penawaran penyedia barang/jasa meliputi kegiatan
mengklarifikasi
materi
teknis
dan/atau
harga
yang
perlu
negosiasi
kebenarannya; Melakukan negosiasi atas materi teknis dan/atau harga

penawaran secara persuasif, rasional dan proporsional; Mencatat materi teknis
dan/atau harga yang disepakati dalam negosiasi, secara cermat dan lengkap;
3. Membuat berita acara hasil klarifikasi dan negosiasi penawaran penyedia
penyedia barang/jasa meliputi kegiatan membuat berita acara klarifikasi dan
negosiasi penawaran pemenang pemilihan penyedia barang/jasa secara cermat
dan lengkap, dengan dilampiri dokumen pendukung; Mendokumentasikan Hasil
klarifikasi dan negosiasi penawaran penyedia barang/jasa secara lengkap
dengan menggunakan format dan prosedur yang berlaku.
Buku Informasi
Versi: April 2016
Halaman: 4 dari 73

Kode Modul
BAB II
KONSEP DASAR
Definisi Klarifikasi dan Negosiasi
Istilah klarifikasi dan negosiasi sudah tak asing lagi bagi seluruh komponen
masyarakat. Dalam kehidupan sehari-hari sudah menjadi kata-kata yang lazim didengar,
atau disebutkan di media cetak, elektronik, dan di dunia maya sekalipun. Bagi yang
sering berbelanja online sudah sering juga mendengar kata klarifikasi dan khususnya
negosiasi serta mempraktekkannya secara langsung.
Beberapa gerai online besar di Indonesia saat ini memberikan fitur-fitur klarifikasi
perihal barang yang dijual, misalnya perihal spesifikasinya, minimal pembelian, dan lainlain dengan memberikan menu Diskusi atau Talk About It. Klarifikasi juga dapat
dilakukan dengan bertanya kepada penjual perihal barang yang akan dibeli dengan cara
memberikan alamat email atau nomor kontak penjual. Begitu juga perihal harga barang,
jika pembeli mau menawar, fitur Negosiasi acap kali diberikan untuk beberapa barang,
khususnya barang bekas pakai atau bahkan yang baru pun dapat dinegosiasikan.
Artinya, klarifikasi dan negosiasi kini sudah menjadi sebuah keahlian dan salah
satu kompetensi kunci dalam dunia usaha. Perusahaan-perusahaan yang punya ambisi
untukmaju, secara agresif selalu memburu para eksekutif yang mahir, khususnya dalam
bernegosiasi dan rela untuk mengeluarkan biaya yang tidak sedikit, hanya sekedar untuk
mengasah karyawan yang ada di perusahaannya agar menjadi negosiator ulung.
Mengapa demikian? Alasannya sangat sederhana, karena setiap interaksi dan
transaksi, khususnya dalam dunia bisnis, semua pihak tentunya ingin mendapatkan
perlakuan yang terbaik dan saling menguntungkan, dan untuk meyakinkan pihak partner
bisnis maupun pelanggan tentang hal tersebut, tentunya diperlukan seorang negosiator
yang punya kemampuan dalam melakukan negosiasi, baik dalam bentuk pelayanan
maupun menjalin kerja sama di bidang usaha.
Pada pengadaan barang jasa, baik sektor swasta dan publik, kompetensi
melakukan klarifikasi dan negosiasi sangat penting untuk mendapatkan yang terbaik
dalam memilih penyedia barang jasa dan hasil bersifat value for money. Untuk
memahami dasar dari klarifikasi dan negosiasi dalam pengadaan barang jasa, perlu dikaji
pengertian dasarnya, baik dari segi epistemologi dan dasar teorinya.
Buku Informasi
Versi: April 2016
Halaman: 5 dari 73

Kode Modul
Apa itu Klarifikasi?

Berdasarkan KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) dinyatakan bahwa:
Klarifikasi adalah penjernihan, penjelasan, dan pengembalian kepada apa yang
sebenarnya. Sedangkan Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa Kemendikbud
menyatakan bahwa klarifikasi adalah penjernihan masalah hingga menjadi transparan
dan tidak ada yang dirahasiakan.
Klarifikasi dalam pengadaan barang jasa adalah penjelasan terhadap suatu konten
dalam dokumen penawaran yang belum jelas atau terdapat keraguan yang memerlukan
penjelasan lebih lanjut dari penawar. Klarifikasi dalam pengadaan ditangani dengan
pertemuan, penting untuk tidak menganggapnya sebagai hasil negosiasi pasca evaluasi
lelang/seleksi. Sebaliknya hal itu adalah proses mencari pemahaman yang jelas oleh
kedua belah pihak dari apa yang dibutuhkan dan apa yang ditawarkan, dan untuk
memahami arti dari kata-kata yang digunakan oleh kedua belah pihak, baik pemilik atau
pengguna barang jasa dan penawar.
Apa arti Negosiasi?
Wibowo (2008) dalam bukunya Melakukan Negosiasi mendefinisikan bahwa
negosiasi adalah proses komunikasi antara penjual dan calon pembeli baik perorangan
maupun kelompok yang di dalamnya terjadi diskusi dan perundingan untuk mencapai
kesepakatan tujuan yang saling menguntungkan kedua belah pihak. Sedangkan KBBI
mendefinisikan negosiasi sebagai berikut:
Negosiasi adalah 1 proses tawar-menawar dengan jalan berunding guna
mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak
(kelompok atau organisasi) yang lain; 2 penyelesaian sengketa secara damai melalui
perundingan antara pihak yang bersengketa;
Sebagai tambahan pengetahuan di bawah ini diuraikan beberapa definisi negosiasi oleh
beberapa ahli, antara lain:
Fisher & Ury (1977)

Negotiationis a basicmeans of getting what you want from others. It is back-and-for
the communication designed to reach an agreement when you and theo ther side have
some interests that are shared and others that are opposed.
Mc Carthy & Hay (2015)

Buku Informasi
Versi: April 2016
Halaman: 6 dari 73

Kode Modul
Negotiation is the voluntary and systematic exploration of both parties interests

with the objective of agreeing on a mutually accept able compromise that resolves their
conflict.
Goldwich (2010)
Negotiationis a way of satisfying your interests, of getting what you need or want.
We live in a web of relationships and interdependencies, and rely on others to help us.
Similarly, other sapproachusto helm satisfy their own interests. Negotiation is the barter
system thats tream lines these exchanges.
Negotiationis a form of persuasive communication. It is a way of getting others to
do what we want them to do. As such, it require sustouse all of our communication
skills: listening, asking questions, sharing information, interpreting information, Framing
proposals, reading body language, influencing and persuading. It require sempathy and
understanding, knowledge and in sight, diplomacy and tact.
Negotiationisan opport unity to solve a problem incollaboration with a partner.
Unfortunately, most people think of negotiation as an opportunity tobe at an opponent,
tosqueeze as muchout of him as possible. However, when two or more people are
squeezingat the same time, they are not likely to get what they want. This adversarial
approach also does not bode well for any future relationship. If both parties can look at
negotiation as a shared problem and strive to solve it together, they are both more likely
to satisfy their interests. Unfortunately, thisis not the way most people approach
negotiation, but my goal in writing this book is to help you change that mindset and
become a win-win negotiator.
Negotiationis a process. Many people tend to think of negotiation as anevent, where
we sit at a table with someone, playing the negotiation game, trying to satisf your own
interests by squeezing or perhaps by engaging in collaborative problem solving. The
Ruth is that negotiation begins sooner than we think. It begins as soon as we set out to
satisfy an interest, and culminates in an agreement that ideally satisfies our
interestsfully. Do not confuse the grand finale thehandshake, thes igning of
thecontract with the work, research, and preparation that gets us there.
Negotiationis a game. Itmay not feellike a game, because we take it seriously. But it is a
game, complete with rules a game of skill and chance. If you learn to play the game
more skillfully, you can reduce the effects of chance. Like most games, negotiation is
meant tobefun. A good negotiation well played can leave us feeling fulfilled and
Buku Informasi
Versi: April 2016
Halaman: 7 dari 73

Kode Modul
rewarded. But funis in the mind of theplayer. With the right min dset, negotiation can be
Bun and rewarding indeed.
Negosiasi dalam pengadaan barang jasa dapat didefinisikan sebagai sebuah proses
dimana dua atau lebih pihak, dengan perbedaan pandangan pada mulanya, berusaha
mencapai sebuah kesepakatan dengan tujuan yang sama dengan menggunakan pilihan
metode pendekatan yang berbeda (terjemahan bebas Modul Learning System Supply
Chain Management International Trade Center).

Tujuan negosiasi pasca evaluasi lelang/seleksi
Adalah untuk mendapatkan hasil terbaik dan ekonomis (value for money) untuk
pemilik, yang pada sektor publik adalah pemerintah. Negosiasi seharusnya tidak hanya
dilihat sebagai proses pemilihan harga terendah, namun penawaran yang memenuhi dan
tunduk pada persyaratan. Negosiasi harus dianggap sebagai bagian penting dari strategi
pengadaan atau pembelian di semua pengadaan termasuk pengadaan di sektor publik di
pemerintah.
Dalam konteks umum, negosiasi adalah proses tawar-menawar antara dua pihak
atau lebih, masing-masing dengan sudut pandang dan tujuan sendiri, berusaha untuk
mencapai kesepakatan yang saling memuaskan, atau penyelesaian masalah yang
menjadi perhatian bersama.
Dalam konteks pengadaan, negosiasi adalah proses yang mengantarkan kepada
kesepakatan tentang kondisi kontrak, melalui diskusi antara pemilik pekerjaan atau
pembeli dan penyedia barang jasa atau penjual.
Negosiasi yang efektif harus menghasilkan biaya yang efektif, perjanjian yang
adil, tahan lama, memenuhi kebutuhan yang sah dari kedua belah pihak dan
meningkatkan (atau setidaknya tidak merusak) hubungan antara pihak.
Klarifikasi vs. Negosiasi
Klarifikasi untuk evaluasi adalah proses menjelaskan secara lisan maupun tertulis,
yang dilakukan oleh peserta lelang/seleksi klarifikasi untuk negosiasi ini adalah dilakukan
hanya terhadap calon pemenang hingga mencapai kejelasan pemahaman atau asumsi
terhadap hal yang ada pada penawaran peserta pemilihan penyedia barang jasa.
Sedangkan negosiasi adalah proses perundingan antara peserta lelang/seleksi
yang ditetapkan sebagai calon pemenang dengan pokja ULP/pejabat pengadaan
Buku Informasi
Versi: April 2016
Halaman: 8 dari 73

Kode Modul
terhadap penawaran teknis dan atau harga yang diajukan calon pemenang dengan
tujuan untuk mencapai kesepakatan biaya pelaksanaan pengadaan barang/ jasa yang
wajar berdasarkan HPS atau harga pasar termasuk mencapai kesepakatan teknis.
Klarifikasi untuk negosiasi dan pelaksanaan negosiasi merupakan kegiatan yang
tidak bisa dipisahkan karena penawaran harga yang dinegosiasikan harus diawali dengan
pelaksanaan klarifikasi terhadap penawaran teknis yang diajukan terkait dengan
penawaran harga yang akan dinegosiasikan. Secara umum hal-hal yang diklarifikasi dan
dinegosiasikan adalah:
1.
Teknis pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan sumber daya untuk menyelesaikan

pelaksanaan pekerjaan yang meragukan.
2.
Jumlah satuan untuk setiap komponen biaya yang ditawarkan dalam dokumen
penawaran biaya dikaitkan dengan penawaran teknis yang diajukan tidak konsisten
harga satuan untuk setiap komponen biaya yang ditawarkan dalam dokumen
penawaran biaya dengan kewajaran harga.
3.
Usulan teknis jasa konsultan
yang dalam evaluasi teknis diberikan nilai kurang
karena tidak memenuhi ketentuan dari Kerangka Acuan Kerja (KAK) khususnya dan
dokumen seleksi pada umumnya.
Klarifikasi digunakan jika terdapat salah satu kondisi di bawah ini:
Terdapat inkonsistensi atau informasi kontradiktif pada suatu hal dalam penawaran;
Tidak jelas ketika menjelaskan satu hal dalam penawaran;
Terdapat kesalahan atau kehilangan minor; dan/atau
Tidak sesuai dengan spesifikasi yang non-wajib.

Telah disebutkan bahwa klarifikasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
negosiasi, namun permintaan klarifikasi bukanlah negosiasi. Akan tetapi, di dalam

sebuah negosiasi sangatlah diperlukan klarifikasi untuk menjadikan semua informasi
lebih valid dan akurat, sehubungan dengan keputusan yang akan diambil pada saat
negosiasi dilakukan. Informasi yang akurat akan menghasilkan keputusan yang akurat
juga.
Gambaran di atas menyimpulkan bahwa klarifikasi merupakan himpunan bagian
dari negosiasi. Negosiasi dapat terjadi salah satunya dengan adanya klarifikasi. Jika
digambarkan dalam diagram Venna di bawah ini, dapat digambarkan sebagai berikut:

Buku Informasi
Versi: April 2016
Halaman: 9 dari 73

Kode Modul
KOMUNIKASI
Dan lain
sebagainya
NEGOSIASI
ANALISIS
MATERI
KLARIFIKASI
Gambar 1. Klarifikasi bagian dari negosiasi
Berdasarkan penjelasan di atas bahwa klarifikasi adalah bagian dari negosiasi, dan
menjelaskan negosiasi akan menjelaskan klarifikasi, oleh karena itu akan jauh lebih
membahas teori dasar negosiasi.
Mengapa Negosiasi?
Ada banyak alasan yang sah untuk melakukan negosiasi pada berbagai tahap
pengadaan. Sejauh ini yang paling penting dari ini adalah bahwa perjanjian
dinegosiasikan biasanya menghasilkan kepemilikan yang kuat oleh pihak daripada ketika
pengaturan dipaksa. Akibatnya, perjanjian dinegosiasikan lebih mungkin untuk menjadi
sukses dan bertahan dalam pelaksanaannya.
Beberapa alasan lebih umum untuk melakukan negosiasi dalam pengadaan
tercantum di bawah ini :
Untuk memperjelas masalah antara pihak;
Untuk mengembangkan hubungan dan memperdalam pemahaman antara pihakpihak;
Untuk memperbaiki tawaran saat ini (misalnya harga, kondisi, tingkat layanan);
Jika terdapat kondisi yang tidak biasa atau kompleks, dan ini perlu eksplorasi oleh
para pihak yang akan berkontrak;

Buku Informasi
Versi: April 2016
10
Halaman: 10 dari 73

Kode Modul
Ketika risiko substansial terlibat dalam pengadaan dan pihak-pihak yang akan
berkontrak mencari cara untuk mengurangi atau mentransfer paparan risiko;
Selama pelaksanaan kontrak;

Bila ada kekhawatiran kinerja pemasok, adalah lebih baik untuk bernegosiasi dan
memecahkan masalah daripada litigasi;
Ketika terdapat variasi kontrak atau perubahan kontrak, maka mungkin diperlukan
untuk menegosiasikan syarat dan kondisi untuk variasi atau perubahan; dan/atau
Ketika kondisi yang tidak biasa atau kompleks muncul, dan ini perlu dieksplorasi oleh
para pihak.
Kinerja negosiasi yang baik akan menghasilkan beberapa hal berikut ini antara lain:
Biaya persediaan keseluruhan yang rendah;
Kualitas, ketahanan dan kinerja yang lebih baik;
Waktu tunggu yang lebih pendek;
Kontrak yang dilaksanakan lebih efektif dan tepat waktu;
Keandalan dan pelayan pemasok semakin meningkat; dan/atau
Perselisihan dengan pemasok lebih sedikit.

Dampak dari perbaikan kinerja di atas berpengaruh kepada peningkatan
keuntungan seperti yang digambarkan pada ilustrasi berikut ini.
Gambar 2. Struktur Biaya Tipikal dari Perputaran Perusahaan Manufaktur

Rata-rata pada perusahaan manufaktur, bahan yang dibeli sekitar 60 persen dari
omzet/perputaran. Melalui peningkatan keterampilan negosiasi, jika sebuah perusahaan
berhasil mengurangi total biaya bahan sebesar 10 persen, maka akan membawa biaya
bahan sebagai bagian dari total omzet turun dari 60 persen menjadi 54 persen. Hal ini
Buku Informasi
Versi: April 2016
11
Halaman: 11 dari 73

dapat
secara
substansial
meningkatkan
Kode Modul
profitabilitas
perusahaan,
seperti
yang
ditunjukkan pada contoh di atas.

Oleh karenanya, keuntungan telah meningkat sebesar 60 persen . Untuk
mencapai peningkatan yang sama keuntungan tanpa pemotongan biaya, penjualan
perusahaan akan harus juga meningkat sebesar 60 persen. Dalam kebanyakan kasus,
hal ini akan jauh lebih sulit untuk dicapai.
Kapan Negosiasi?
Sebagai pembeli atau pemilik uang/pekerjaan, seseorang mungkin perlu untuk
melakukan negosiasi dengan dengan orang-orang dalam perusahaan/instansi sendiri
pada isu-isu antara lain sebagai berikut:
Persyaratan kualitas;
Spesifikasi tertentu yang akan membantu atau menghalangi sumber kompetitif;
Persyaratan waktu tunggu untuk pengiriman barang yang realistis; dan/atau
Jumlah pemasok yang diundang untuk membuat penawaran.
Faktor yang diperhitungkan ketika mengevaluasi penawaran

Bagaimanapun, bagi pembeli/pemilik, pihak yang paling penting dimana harus
bernegosiasi, akan menjadi pemasok/penyedia barang jasa.
Negosiasi dengan pemasok tidak selalu diperlukan atau diinginkan, karena proses
ini memakan waktu dan mahal. Namun, sangat relevan dalam kasus-kasus antara lain
sebagai berikut :
Untuk produk atau layanan bernilai tinggi;
Ketika jaminan jangka panjang pasokan diperlukan;
Jika pembelian/pengadaan yang kompleks, dan ada banyak faktor untuk

dipertimbangkan selain harga (misalnya spesifikasi, pengiriman dan layanan);
Ketika hanya satu atau beberapa pemasok yang ada (misalnya untuk dipatenkan
produk dan barang-barang milik lainnya), atau ketika pemasok tertentu yang
diinginkan dengan mengesampingkan yang lain; dan/atau
Jika tidak ada titik acuan (misalnya pengalaman masa lalu atau di luar informasi)
ada untuk persyaratan kontrak, dan harga, penyelesaian dan teknis hanya dapat
ditentukan sebagai hasil dari proses klarifikasi.

Buku Informasi
Versi: April 2016
12
Halaman: 12 dari 73

Kode Modul
Dalam proses penawaran yang kompetitif atau pengadaan yang melalui proses
negosiasi, negosiasi dengan pemasok potensial seharusnya tidak dilakukan sebelum
seluruh penawaran dievaluasi secara penuh. Sebagai hasil dari proses evaluasi ini,
penawar yang terpilih/terseleksi dalam daftar pendek penawar yang telah teridentifikasi.
Negosiasi dapat terjadi pada berbagai tahap selama proses pengadaan. Namun,
tidak ada negosiasi yang harus dilakukan kecuali manfaat yang diharapkan dari negosiasi
melebihi biaya yang diperkirakan terkait dengan pengadaan itu.
Proses yang membutuhkan negosiasi ada pada tahapan:
a.
Sebelum kontrak
setelah seleksi penawar yang terpilih dalam daftar pendek penawar
sebelum tanda tangan kontrak
b.
Setelah Kontrak
sebelum variasi/perubahan kontrak
setiap kali masalah timbul selama pelaksanaan kontrak.
Apa yang Dinegosiasikan?

Harga sering dianggap sebagai titik awal untuk banyak negosiasi pengadaan.
Namun, negosiator terampil pertama kali akan mengeksplorasi peluang yang lebih
luasuntuk meningkatkan "value for money" pada keseluruhan paket yang ditawarkan
kepada instansinya dengan menegosiasikan syarat dan kondisi yang lebih baik termasuk
hal-hal antara lain sebagai berikut:
aspek dukungan teknis - jaminan, dukungan siklus hidup, perjanjian pemeliharaan;
aspek keuangan - deposito, syarat pembayaran, diskon, jadwal pembayaran, biaya

perjalanan, pembatalan hukuman;
aspek manajemen risiko - obligasi dan jaminan keuangan, asuransi, jaminan, jenis
kontrak yang digunakan, standar pelayanan, klausa pencairan kerusakan;
aspek informasi manajemen - akses ke informasi, pelaporan, dokumentasi,

kehadiran pada rapat kemajuan pekerjaan;
aspek dukungan Pemerintah - Pemerintah menyediakan fasilitas dan informasi,

akses ke staf pemerintah;
kerangka waktu - tanggal penyelesaian, tanggal pengiriman, waktu penyelesaian,

panjang kontrak;
insentif kinerja;

Buku Informasi
Versi: April 2016
13
Halaman: 13 dari 73

Kode Modul
hal-hal umum termasuk kemasan dan pengiriman, penggunaan personel yang

ditentukan, pengaturan subkontrak; dan/atau
Setelah
hal-hal
ini
telah
dinegosiasikan,
maka
akan
lebih
pantas
untuk
menegosiasikan harga.
Fase Negosiasi
Kebanyakan negosiasi terdiri dari tiga fase kunci sebagai berikut:
a.
Persiapan
Tahapan persiapan adalah salah satu tahapan yang paling penting dalam
negosiasi, dan bahwa untuk setiap jam pertemuan negosiasi memerlukan berjam-jam
persiapan. Hal ini memang sangat dibutuhkan untuk negosiasi pada kasus pengadaan
dengan pengeluaran dan/atau risiko tingkat tinggi. Untuk pembelian yang kurang
signifikan, tahap perencanaan dapat lebih pendek.
Persiapan umumnya melibatkan memahami konteks pembelian/pengadaan
dimana negosiasi dilakukan, mengetahui fakta-fakta tentang pasar dan tentang pihak
lain, dan menyusun strategi dan tujuan negosiasi.
PERSIAPAN
TINDAK
LANJUT
PERTEMUAN
Gambar 3. Fase Negosiasi
b.
Pertemuan Negosiasi
Fase ini (dimana dapat melibatkan satu atau dua sesi) dikarakterisasikan oleh:
1)
Diskusi
Termasuk tahap pengujian asumsi, mengajukan proposal, analisis pilihan dan tawar
menawar (melalui penggunaan teknik pendekatan yang tepat pada situasi).

Buku Informasi
Versi: April 2016
14
Halaman: 14 dari 73

Kode Modul
2) Kesimpulan
Tahap menyimpulkan kesepakatan dan membuat jelas semua pihak dimana
tanggung jawab utama masing-masing sesuai kesepakatan.
c.
Tindak Lanjut
Fase ini termasuk pengambilan langkah-langkah untuk memastikan bahwa
perjanjian tersebut diimplementasikan sebagaimana diatur. Hal ini juga memerlukan

evaluasi kinerja negosiasi masing-masing pihak. Evaluasi ini akan membantu untuk
menentukan apakah tujuan negosiasi telah dipenuhi, dan jika tidak, mengapa tidak
terpenuhi. Ini juga akan menjadikan pembelajaran dari pengalaman negosiasi, agar
mencapai hasil lebih baik di kemudian hari.

Buku Informasi
Versi: April 2016
15
Halaman: 15 dari 73

Kode Modul
BAB III
PENYUSUNAN MATERI DAN INSTRUMEN
KLARIFIKASI/NEGOSIASI
Konsep dasar yang telah dipelajari sebelumnya menyatakan bahwa terdapat tiga
fase dalam negosiasi, yaitu fase persiapan, fase pertemuan negosiasi itu sendiri dan
fase tindak lanjut hasil pertemuan negosiasi. Pada modul ini Penyusunan Materi dan
Instrumen Klarifikasi dan Negosiasi ini dapat dikategorikan Tahap Persiapan Negosiasi.
Tahap ini adalah yang paling penting dari proses negosiasi. Tanpa persiapan yang baik,
maka hasil negosiasi tidak akan menguntungkan pihak pemilik pekerjaan atau pembeli.
Beberapa ahli manajemen rantai pasokan mengatakan 3 (tiga) hal penting dalam
negosiasi adalah persiapan, persiapan dan persiapan.
PERSIAPAN
TINDAK
LANJUT
PERTEMUAN
Gambar 4. Fase Negosiasi - Persiapan

Memahami Konteks
Seperti yang telah dijelaskan bagian sebelumnya, waktu yang diinvestasikan
dalam perencanaan dan persiapan sebelum negosiasi secara substansial akan
meningkatkan hasil dari setiap negosiasi pada proses pengadaan atau pembelian.
Sebuah frase klise lama "gagal merencanakan berarti merencanakan untuk gagal"
sangat sesuai dengan konteks negosiasi. Kegagalan untuk merencanakan dengan baik
sering menyebabkan tujuan tidak jelas untuk negosiasi, penggunaan gaya negosiasi
atau taktik yang tidak sesuai dan rasa bahwa hasil yang lebih baik dapat dicapai.
Kebanyakan tim negosiasi sangat memandang remeh terhadap jumlah waktu yang
diperlukan untuk persiapan, penelitian terhadap latar belakang negosiasi.
Buku Informasi
Versi: April 2016
16
Halaman: 16 dari 73

Kode Modul
Klarifikasi dan negosiasi yang efektif melibatkan membutuhkan strategi

perencanaan yang mengembangkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan kunci antara
lain sebagai berikut:
Apa konteks pekerjaan atau pembelian yang akan dilakukan?
Apa yang ingin dicapai?
Masalah apa yang mungkin dihadapi ?
Negosiasi
selalu
mempunyai
konteks,
apakah
isu
penting
yang
perlu
dipertimbangkan dalam memahami konteks negosiasi? dan/atau
Apa sifat dari pengadaan/pembelian dalam hal tingkat risiko, tingkat pengeluaran
dan kompleksitas barang atau jasa yang sedang diperoleh?
Mengetahui Apa yang Harus Dicapai
Apa sifat dari pasar pasokan - sepenuhnya kompetitif, didominasi oleh beberapa
besar pemasok, pemasok canggih, dan isu-isu pedesaan dan terpencil?
Apakah negosiasi ini sekali pakai atau akan dibutuhkan hubungan jangka
panjang dengan pemasok ini?
Apakah pernah bernegosiasi dengan pemasok ini sebelumnya? Apa pendekatan

khasnya untuk melakukan bisnis dengan pemerintah? Apa keadaan hubungan
yang ada antara pihak?
Apakah ada kepekaan politik atau komunitas tertentu yang mungkin timbul
sebagai akibat dari negosiasi ini?
Bagaimana terampil dan berpengalamannya Tim Negosiasi? dan/atau
Siapa yang memiliki keseimbangan kekuasaan dalam negosiasi?

Setelah konteks untuk negosiasi pengadaan dipahami, teknik standar dapat
diterapkan untuk merencanakan negosiasi. Mengetahui apa yang harus dicapai dalam
negosiasi sangat penting dan pengetahuan ini membantu dalam menentukan
pendekatan yang paling tepat untuk digunakan untuk negosiasi. Minimal perlu untuk
memahami tujuan umum atau hasil yang diinginkan dari pengadaan/pembelian. Ketika
petunjuk dari pimpinan tingkat yang lebih tinggi ini jelas dipahami, akan sangat
mungkin untuk menentukan tujuan yang konsisten untuk negosiasi dan untuk
mengembangkan rencana negosiasi. Rencana ini harus mencakup rincian komposisi tim
negosiasi, kerangka waktu untuk negosiasi, gaya negosiasi yang akan diadopsi, strategi,
taktik jika ada yang akan dinegosiasikan.
Tim Negosiasi/Negosiator
Untuk pengadaan/pembelian yang signifikan, tim negosiator mungkin tepat.
Pertimbangan harus diberikan pada komposisi (misalnya, ahli teknis dan keuangan
Buku Informasi
Versi: April 2016
17
Halaman: 17 dari 73

Kode Modul
daerah, pengguna akhir). Seorang pemimpin harus dipilih dan peran anggota harus
ditetapkan dan diklarifikasi. Negosiator ini harus terlatih dan terampil. Disarankan
bahwa negosiator menghabiskan waktu berlatih dan bermain peran pilihan yang
mungkin timbul. Jika negosiasi dengan pendar adalah suatu kegiatan yang sedang
berlangsung di instansi, perlu mempertimbangkan memiliki sejumlah negosiator
terampil yang dapat berpartisipasi dalam sebuah tim.
Keseimbangan Kekuatan dalam Negosiasi
Tiga variabel penting menentukan keseimbangan kekuasaan ketika melakukan
negosiasi. Variabel-variabel itu adalah kekuatan, waktu dan informasi.
1) Kekuatan
Sangat penting untuk membuat penilaian yang realistis perihal hubungan
kekuatan dalam negosiasi pengadaan. Kadang-kadang keseimbangan kekuatan
berada di instansi, hanya karena ukuran Pemerintah yang kecil dan daya beli
yang besar yang diwakilinya. Kadang-kadang keseimbangan kekuatan yang
disukai pemasok dimana instansi adalah pelanggan kecil atau pemasok memiliki
monopoli yang sebenarnya, monopoli geografis atau posisi monopoli di pasar.
Hubungan kekuasaan antara instansi dan perusahaan pemasok besar
cenderung lebih sama, sementara keseimbangan kekuatan ketika instansi
berhadapan dengan perusahaan UKM cenderung kekuatan pada instansi. Menjadi
pihak yang kuat dalam negosiasi adalah, ada dalam dirinya sendiri, baik maupun
buruk, etis atau tidak etis. Namun, setiap kekuatan pasar tidak harus
disalahgunakan untuk merusak, menghilangkan atau mengesampingkan pesaing
dari pasar.
Instansi
mengidentifikasi
dapat
meningkatkan
sejumlah
alternatif
kekuatan
negosiasi
produk/jasa
yang
mereka
dapat
dengan
memenuhi
kebutuhan mereka dan dengan memiliki berbagai kemungkinan pemasok,

sehingga mengurangi ketergantungan mereka pada membeli item tertentu dari
penjual tertentu.
2)
Waktu
Kebanyakan orang menggambarkan negosiasi seolah-olah itu sebuah
acara. Ini berarti memiliki awal dan akhir yang pasti dalam kerangka waktu yang
tetap. Faktanya, negosiasi adalah suatu proses bukan sebuah kejadian (event)
dan titik awal yang sebenarnya dari negosiasi selalu jauh sebelum dimulainya
fase negosiasi tatap muka formal. Pada tahap persiapan adalah bijaksana untuk
mengumpulkan informasi sebanyak mungkin baik tentang kepentingan lembaga
dan alternatif dan kepentingan dan alternatif dari pemasok. Setelah tahap
Buku Informasi
Versi: April 2016
18
Halaman: 18 dari 73

negosiasi
resmi
telah
selesai
Kode Modul
dan
kesepakatan
telah
tercapai
harus
didokumentasikan, secara resmi disepakati, diimplementasikan dan dimonitor.

Investasi
waktu
yang
diperlukan
untuk
mengeksplorasi
isu-isu,
mengidentifikasi kebutuhan dan kepentingan dibalik posisi yang dinyatakan dan

mengembangkan solusi kreatif dan inovatif saling menguntungkan untuk
negosiasi.
Waktu adalah komoditas yang berharga dalam negosiasi pengadaan.
Instansi dapat menggunakan waktu terbaik yang tersedia untuk meningkatkan
posisi negosiasi secara substansial dengan mengumpulkan informasi yang
berguna yang memungkinkan pengembangan alternatif solusi yang diusulkan
oleh pemasok dengan siapa negosiasi saat ini sedang berlangsung.
3)
Informasi
Informasi adalah jantung dari negosiasi. Perhatian yang memadai untuk
mengumpulkan informasi selama tahap persiapan negosiasi secara signifikan

dapat meningkatkan kemungkinan kesepakatan yang saling memuaskan yang
dicapai selama fase formal negosiasi. Selama fase formal, dapat menjadi strategi
umum untuk pihak mencoba untuk menyembunyikan kepentingannya yang
sebenarnya dan prioritas. Kesempatan memperoleh informasi yang akurat dari
negosiator yang berpengalaman selama negosiasi yang berlawanan cukup
rendah. Informasi biasanya paling mudah untuk mengumpulkan selama fase
persiapan sebelum negosiasi resmi dimulai .
Informasi
lebih
lanjut
tentang
situasi
keuangan,
prioritas
nyata,
kebutuhan, tenggat waktu, biaya dan tekanan organisasi dari pihak lain, akan
lebih mudah untuk mengembangkan proposal negosiasi dan lebih menguatkan
posisi negosiasi.
Penyiapan Dokumen Pendukung
a. Dokumen Penawaran
Untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk proses negosiasi,
dibutuhkan penyiapan dokumen-dokumen yang mendukung proses penyusunan materi
negosiasi. Proses penyiapan dokumen yang dibutuhkan akan dijelaskan di bawah ini.
Dokumen penawaran yang disampaikan peserta terdiri dari dokumen kualifikasi,
dokumen administrasi, dokumen teknis, dan dokumen biaya. Dalam klarifikasi dan
negosiasi, dokumen penawaran yang digunakan adalah dokumen teknis dan biaya.
Sebelum pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi, ULP/pejabat pengadaan perlu
melakukan persiapan agar pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi dapat mencapai
tujuannya. Dokumen-dokumen yang harus disiapkan dan dokumen ini merupakan
acuan untuk melakukan klarifikasi dan negosiasi adalah:
Buku Informasi
Versi: April 2016
19
Halaman: 19 dari 73

Kode Modul
a) Dokumen-dokumen yang diperlukan sebagai dasar pelaksanaan klarifikasi dan

negosiasi ;
b) Materi penawaran yang akan diklarifikasi dan negosiasi ;
c)
Penyusunan instrumen klarifikasi dan negosiasi untuk memudahkan prosesnya;

dan/atau
d) Mempersiapkan diri agar sikap pada saat klarifikasi dan negosiasi dapat
menunjang tercapainya tujuan klarifikasi dan negosiasi.
b. Dokumen Pelelangan/ Pemilihan
Dokumen teknis digunakan untuk melihat kualitas barang/ jasa yang ditawarkan
dan proses analisis yang dilakukan sehingga peserta yang bersangkutan dapat
menetapkan komponen biaya yang diperlukan meliputi kuantitas atau jumlah satuan
untuk setiap komponen biaya yang ditawarkan. Ini penting untuk membandingkan
antara spesifikasi teknis yang diperlukan dengan spesifikasi teknis yang ditawarkan.
Dokumen biaya digunakan untuk melihat secara lebih rinci kuantitas atau jumlah
satuan dan harga satuan setiap komponen biaya yang diperlukan untuk pengadaan
barang/ jasa yang ditawarkan oleh peserta.
Bagian-bagian dokumen pelelangan/pemilihan yang digunakan dalam proses
negosiasi adalah:
1. Kerangka Acuan Kerja (KAK), spesifikasi teknis dan gambar, metode
pelaksanaan (untuk konstruksi).
Digunakan sebagai acuan atas spesifikasi teknis barang/jasa yang harus
dipenuhi oleh penyedia.
2. Daftar kuantitas dan harga
Digunakan sebagai acuan atas kuantitas barang/jasa yang harus diserahkan
oleh penyedia dan lingkup komponen harga yang sudah termasuk dalam
harga yang ditawarkan.
3. Draft kontrak
a) Digunakan sebagai acuan atas kewajiban-kewajiban yang dipenuhi oleh
penyedia yang memberikan konsekuensi terhadap harga penawaran.
b) Dokumen Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
Dokumen HPS digunakan sebagai acuan atas kuantitas barang/jasa yang
harus diserahkan oleh penyedia dan harga satuan yang akan digunakan
sebagai pembanding terhadap harga satuan yang ditawarkan oleh penyedia.
c) Dokumen Analisis Biaya Satuan
Pada pengadaan pekerjaan konstruksi, dokumen ini merupakan bagian dari
HPS. ULP/Pejabat Pengadaan dalam menyusun HPS selalu menggunakan
analisis biaya satuan. Sebagai contoh, harga satuan setiap m2 pasangan
Buku Informasi
Versi: April 2016
20
Halaman: 20 dari 73

Kode Modul
lantai, diperoleh dengan melakukan analisis jumlah setiap bahan yang

diperlukan untuk memasang lantai tersebut sehingga didapatkan harga
satuan setiap m2 pasangan lantai. Dokumen analisis biaya satuan ini
digunakan sebagai pembanding terhadap analisis biaya satuan yang dibuat
oleh calon pemenang.
d) Dokumen Berita Acara Hasil Evaluasi Dokumen Penawaran
Dokumen berita acara hasil evaluasi yang digunakan adalah : Berita acara
hasil evaluasi dokumen teknis digunakan untuk mengetahui klarifikasi teknis
yang
sudah
dilakukan
dan
mengetahui
kualitas
barang/jasa
yang
ditawarkan, termasuk bila dilakukan pengujian lapangan, dalam menilai

kewajaran terhadap harga yang ditawarkan. Kewajaran yang dimaksud
adalah relatif bila dibandingkan dengan HPS atau harga pasar bila kualitas
yang ditawarkan tidak sama dengan dasar perhitungan HPS.
4. Berita acara hasil evaluasi dokumen biaya
Digunakan untuk mengetahui koreksi aritmetika, klarifikasi biaya, dan hasil

evaluasi kewajaran harga yang sudah dilakukan.
Koreksi Aritmetika dilakukan terhadap semua penawaran harga.
Klarifikasi biaya dilakukan terhadap pengadaan barang, pekerjaan
konstruksi, jasa lainnya termasuk yang dua tahap, klarifikasi biaya untuk
jasa konsultan dilakukan bersamaan dengan kegiatan negosiasi, dan
dilakukan hanya terhadap calon pemenang.
5. Slip Gaji Terakhir

Slip gaji terakhir yang Diaudit oleh Akuntan Publik atau Bukti Setor Pajak
Penghasilan, yang Terakhir untuk Klarifikasi dan Negosiasi Jasa Konsultasi.
Identifikasi Materi Penawaran dan Diklarifikasi dan Dinegosiasikan
Sebelum dilakukan klarifikasi dan negosiasi, pokja ULP/ pejabat pengadaan harus
memahami penawaran teknis yang disampaikan karena hal ini akan berimplikasi secara
langsung terhadap konsekuensi biaya pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Untuk itu
pokja ULP/pejabat pengadaan perlu memahami dan mengidentifikasi bagian-bagian dari
dokumen penawaran yang akan dilakukan klarifikasi dan negosiasi.
Secara umum bagian dari dokumen penawaran tersebut terdiri dari dokumen
penawaran teknis dan dokumen penawaran biaya, yaitu :
1. Dokumen Penawaran Teknis
a. Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya
Seperti sudah dijelaskan di atas, pada dasarnya untuk pemilihan penyedia
barang. Pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya tidak dilakukan klarifikasi dan
Buku Informasi
Versi: April 2016
21
Halaman: 21 dari 73

Kode Modul
negosiasi untuk mencapai kesepakatan harga kecuali untuk pengadaan langsung,

penunjukan langsung dan pelelangan dua tahap bila terjadi kondisi tertentu
seperti yang dijelaskan di atas. Dengan demikian klarifikasi teknis hanya
dilakukan untuk pengadaan langsung dan penunjukan langsung. Secara umum
hal-hal yang diklarifikasi terhadap dokumen penawaran teknis dalam rangka
negosiasi adalah sebagai berikut :
Spesifikasi teknis
Metode pelaksanaan pekerjaan
Jumlah dan jenis peralatan yang digunakan
Jumlah dan kualifikasi personil inti yang digunakan
Jumlah dan kualifikasi personil teknis yang digunakan
Jadwal waktu penyerahan
Fasilitas penunjang
Bagian pekerjaan yang disubkontrakkan, bila dalam dokumen pemilihan
dimungkinkan adanya pekerjaan yang disubkontrakkan.

b. Pengadaan Jasa Konsultasi
Lingkup dan sasaran jasa konsultasi;
Cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja;
Kualifikasi tenaga ahli;
Organisasi pelaksanaan;
Program alih pengetahuan;
Jadwal pelaksanaan pekerjaan;
Jadwal penugasan personil;
Fasilitas penunjang.
2. Dokumen Penawaran Biaya

a. Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya
Harga satuan biaya untuk setiap komponen pekerjaan yang ditawarkan
b. Pengadaan Jasa Konsultasi

Kesesuaian rencana kerja dengan jenis pengeluaran biaya;
Volume kegiatan untuk setiap jenis pengeluaran biaya bila volume kegiatan
ini tidak ditetapkan dalam dokumen pemilihan. Bila ditetapkan dalam
dokumen pemilihan tidak dilakukan negosiasi.
Biaya satuan dibandingkan dengan biaya yang berlaku di pasaran.
Klarifikasi dan negosiasi untuk mencapai kesepakatan biaya pelaksanaan
pengadaan pada pemilihan penyedia barang, pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya
materi klarifikasi dan negosiasi di atas hanya berlaku bila dilakukan dengan pengadaan
langsung atau penunjukan langsung. Untuk selain pengadaan langsung dan penunjukan
Buku Informasi
Versi: April 2016
22
Halaman: 22 dari 73

Kode Modul
langsung materinya adalah harga satuan biaya untuk setiap komponen pekerjaan yang
ditawarkan.
Setelah melakukan inventaris terhadap materi klarifikasi dan negosiasi, maka
dalam proses identifikasi materi yang akan diklarifikasi dan dinegosiasikan, perlu
dilakukan langkah-langkah selanjutnya yaitu memahami dan menganalisis fakta
berdasarkan proses di atas, dan menentukan tujuan dan strategi klarifikasi dan
negosiasi.
a.
Memahami dan Menganalisis Fakta
1)
Memahami Konteks Pembelian/Pengadaan
a)
Kebutuhan yang Akan Dipenuhi

Sebelum melakukan negosiasi jelas negosiator harus tahu apa yang dibutuhkan
sebelum bernegosiasi apapun. Ketika membeli, ini berarti mengetahui, misalnya:
Kualitas diperlukan
Jumlah yang dibutuhkan
Jadwal pengiriman yang dibutuhkan
Lokasi pengiriman yang diinginkan
Tingkat layanan yang diperlukan dari pemasok
Anggaran yang tersedia untuk pembelian

Untuk mengidentifikasi kebutuhan ini, negosiator harus tetap berhubungan dekat
dengan klien (baik internal maupun eksternal) dan pengguna akhir. Negosiator juga
harus memahami kendala dalam proses penyediaan yang mungkin memiliki batasan
pada bagaimana kebutuhan ini harus dipenuhi (misalnya jadwal transportasi, kapasitas
pergudangan, dll.). Jika negosiator tidak tahu persis kebutuhan organisasi, maka tidak
akan dapat menegosiasikan kesepakatan yang optimal .
b)
Kondisi Pasar Pemasok

Dalam ekonomi global saat ini, melihat pasar ketika mempersiapkan negosiasi
hampir sama dengan melihat seluruh dunia.

Hal ini penting untuk menjaga informasi dari biaya, risiko dan peluang yang
diberikan pasar internasional. Ini berarti memperoleh dan menganalisis informasi pada
hal-hal seperti:
Kondisi pasokan global untuk produk atau jasa menjadi dibeli (misalnya kapasitas,
ketersediaan, waktu tunggu, tren dan perspektif).
Perkembangan teknologi dan produk pengganti.
Harga dan tren harga.
Elemen biaya utama yang terlibat selain harga (misalnya logistik/transportasi).

Buku Informasi
Versi: April 2016
23
Halaman: 23 dari 73

Kode Modul
Struktur pasar dan tingkat persaingan (yaitu jumlah dan pangsa pasar dari pemasok
dan pembeli di pasar).
Segmen pasar pasokan yang berbeda (berdasarkan faktor-faktor seperti lokasi
geografis, teknologi dan saluran distribusi).
Kebijakan dan peraturan yang mempengaruhi pasar Pemerintah.
Kondisi dan perspektif ekonomi dan sosial politik yang memiliki batasan pada pasar
pasokan tertentu (misalnya inflasi, tukar, stabilitas politik, kondisi tenaga kerja, hukum
sistem, komunikasi, infrastruktur, dll.).
c)
Strategi Pembelian dan Persediaan

Sebelum memasuki negosiasi, negosiator juga harus baik menyadari pembelian
dan pasokan strategi barang yang akan dibeli.

SupplyPositioning Model adalah alat yang memungkinkan Negosiator untuk
mengembangkan strategi pasokan dengan menimbang kepentingan relatif barang
pembelian Negosiator berdasarkan faktor-faktor berikut:
Tingkat pengeluaran tahunan pada item

Aturan Pareto adalah dasar untuk analisis ini. Ini menyatakan bahwa 20% item
pembelian Negosiator cenderung untuk mengambil sekitar 80% dari total pengeluaran,
dan bahwa 80% sisanya dari item pembelian dengan demikian akan mengambil hanya
sekitar 20% dari total belanja.
Pilihan lain adalah dengan menggunakan sistem ABC, di mana "A" item
umumnya merupakan sekitar 60% -70% dari total pengeluaran, "B" item melibatkan
sekitar 20% -30% dari total belanja, dan "C" item membentuk sekitar 10% -15% dari
total belanja.
Semakin besar total pengeluaran tahunan pada pembelian tertentu item, semakin
besar kebutuhan untuk melihat kemungkinan pengurangan biaya, dan untuk fokus pada
masalah ini dalam strategi pasokan dan dalam negosiasi.
Dampak pasokan, peluang dan risiko

Peringkat gabungan ini menunjukkan, pada satu sisi, apa efek atau dampak pada
perusahaan - umumnya dalam keuntungan yang hilang - jika tidak dapat memenuhi
target pasokan. Juga mengukur sejauh mana pasokan item kondisi pasar akan meminta
Negosiator untuk membuat upaya tertentu baik untuk menghindari risiko jatuh singkat
target pasokan dan/atau mengambil keuntungan dari peluang pasokan yang akan
memungkinkan perusahaan untuk bergerak maju dari kompetisi.
Jika risiko pasokan dapat memiliki konsekuensi penting bagi Perusahaan, maka
negosiator harus sangat berhati-hati ketika mengembangkan strategi pasokan dan
ketika negosiasi pembelian.

Buku Informasi
Versi: April 2016
24
Halaman: 24 dari 73

Kode Modul
Kedua dimensi utama Supply Positioning Model yang diilustrasikan pada gambar
berikut.
Gambar 5.SupplyPotitioning Model

Pengeluaran diplot pada sumbu horizontal. Ketika Negosiator bergerak dari kiri ke
kanan, tingkat kenaikan pengeluaran.
Dampak/kesempatan pasokan/peringkat risiko untuk setiap item diplot pada
sumbu vertikal. Peringkat ini dipecah menjadi empat berikut kategori: Tinggi, Sedang,
Rendah dan Dapat Diabaikan.
SupplyPositioning Model umumnya melayani dua tujuan utama:
Untuk memandu dalam memprioritaskan upaya berinvestasi dalam negosiasi
dengan pemasok
Jumlah perhatian yang diberikan kepada negosiasi akan beli tergantung pada
seberapa banyak menghabiskan item, apa item ini dampak pada perusahaan, dan risiko
pasar pasokan.
Untuk memandu dalam menentukan fokus negosiasi

Strategi pasokan, hubungan pemasok yang diinginkan dan pendekatan untuk
negosiasi akan bervariasi tergantung pada keseimbangan faktor-faktor yang telah

diidentifikasi dalam SupplyPositioning Model. Misalnya, negosiasi dengan pemasok
untuk nilai tinggi tetapi pasokan rendah akan jelas berbeda untuk bernegosiasi dengan
pemasok yang melibatkan item yang risiko pasokan tinggi tetapi rendah belanja.
SupplyPositioning Model dipecah menjadi empat kuadran atau kategori item
pembelian rutin (routine), pengumpil (leverage), leher botol (bottleneck) dan kritis
(critical). Setiap kategori panggilan untuk strategi pasokan tertentu, jenis hubungan

Buku Informasi
Versi: April 2016
25
Halaman: 25 dari 73

Kode Modul
pemasok dan pendekatan untuk negosiasi, seperti yang dijelaskan dalam paragraf untuk
mengikuti.
Item Rutin
Item rutin ditandai dengan rendahnya tingkat Dampak / peluang / risiko (IOR)
dan rendahnya tingkat pengeluaran.

Tujuan utama pasokan dengan barang-barang ini adalah untuk meminimalkan
upaya administratif. Oleh karena itu, negosiasi pada item rutin akan fokus untuk
mengurangi biaya administrasi. Bagi banyak item rutin, namun, negosiasi akan bahkan
tidak diperlukan sama sekali. Ini mungkin cukup hanya untuk mengetahui apakah
pemasok menawarkan layanan yang diperlukan untuk menempatkan perintah langsung.
-
ItemLeverage
Itemleverage yang dinegosiasikan dengan rendahnya tingkat IOR dikombinasikan
dengan tingkat pengeluaran.

Karena pengeluaran tinggi, negosiasi item leverage akan berkonsentrasi pada
harga dan keseluruhan pengurangan biaya.
-
ItemBottleneck
Item hambatan dinegosiasikan dengan risiko tinggi dan rendah tahunan belanja.
Negosiasi pada item tersebut karena itu akan berkonsentrasi pada masalah yang
bertujuan untuk mengurangi risiko pasokan.
Karena pembelian mungkin kecil dan tidak menarik untuk pemasok, namun,
Negosiator
mungkin
mengalami
kesulitan
dalam
meyakinkan
pemasok
untuk
menghabiskan waktu dan usaha bernegosiasi dengan Negosiator. Ini mungkin terbesar
Negosiator menantang ketika membeli jenis item.
-
Item Kritis
Seperti item hambatan, risiko untuk perusahaan di kasus item penting yang
signifikan. Untuk item ini, bagaimanapun, tingkat pengeluaran perusahaan akan lebih
tinggi. Oleh karena itu Negosiator mungkin memiliki kemampuan yang lebih besar untuk
mempengaruhi pasokan.
Item kritis secara mendasar sangat penting untuk membedakan produk
perusahaan atau untuk mencapai keuntungan biaya, dan bisa karenanya menjadi
kontributor kunci untuk profitabilitas. Tujuan utama pada item ini adalah untuk
menjamin kelangsungan dan kualitas pasokan sekaligus mengurangi biaya.
Negosiasi dalam kasus item kritis akan fokus pada isu yang bervariasi yang
bertujuan
untuk
mengurangi
biaya
dan
pasokan
risiko,
terutama
dengan
mengembangkan tipe hubungan kemitraan dengan perusahaan pemasok.

Buku Informasi
Versi: April 2016
26
Halaman: 26 dari 73

d)
Kode Modul
Jenis hubungan pemasok

Seperti yang telah kita lihat di atas, perusahaan biasanya akan ingin
mengembangkan berbagai jenis hubungan dengan pemasok tergantung pada apa yang
yang dibeli. Hal ini akan tergantung posisi item pada SupplyPositioning Model. Untuk
beberapa item pembelian mungkin lebih baik untuk tempat membeli dari pemasok
terbaik saat ini , sedangkan untuk orang lain jangka panjang pengaturan kemitraan
dengan satu pemasok mungkin menawarkan solusi terbaik.
Jenis hubungan yang dicoba dibangun dengan pemasok akan memiliki pengaruh
langsung pada negosiasi. Berbagai jenis hubungan pemasok mungkin ditunjukkan pada
gambar di bawah, mulai dengan jenis yang paling dasar (pembelian spot) dan berlanjut
seterusnya untuk bentuk yang paling canggih (kemitraan dan usaha patungan).
Gambar 6. The supplier-buyerrelationshipcontinuumanditseffect on negotiation
2)
Analisis Harga dan Biaya
a)
Pentingnya Analisis Harga dan Biaya

Harga dan biaya akan menjadi elemen utama dari hampir setiap negosiasi.
Dengan demikian, penting untuk memiliki akses untuk informasi yang akurat dan up-todate pada hal ini.
-
Harga berbasis biaya

Pemasok dapat menggunakan biaya dari berbagai produksi sebagai dasar untuk
menetapkan harga produk atau jasa. Ini disebut biaya berdasarkan harga. Harga
berbasis biaya sering berlaku dalam kasus pembelian peralatan dan barang-barang
industri.
Buku Informasi
Versi: April 2016
27
Halaman: 27 dari 73

Kode Modul
Berbasis Permintaan harga

Namun, kadang-kadang pemasok mendasarkan harga produk atau jasa, bukan
biaya, tetapi hanya pada apa yang dipikir pembeli dapat mampu dan bersedia
membayar, tergantung pada pilihan pasokan. Ini adalah disebut harga berbasis
permintaan, dan dapat mengakibatkan pembeli harga menerima penawaran yang jauh
di atas biaya yang sebenarnya.
Kelebihan permintaan berbasis harga dapat terjadi bila:
Ada sedikit persaingan di pasar.
Penjual percaya bahwa pembeli sangat membutuhkan item, atau menilai tinggi
item.
Pemasok menganggap bahwa pembeli tidak tahu kondisi pasar dan struktur
biaya yang sebenarnya
Pemasok tahu jumlah uang yang pembeli memiliki yang sudah dianggarkan
untuk pembelian.
Ketika harga terlalu rendah

Selain mengawasi keluar untuk harga yang terlalu tinggi, pembeli harus waspada
terhadap penawaran dengan harga yang tampaknya terlalu rendah. Ini mungkin
karena:
Pemasok ingin memenangkan bisnis pertama di biaya apapun, dan kemudian

"memukul" pembeli ke ketergantungan pasokan di masa depan (misalnya, suku
cadang).
Pemasok menghadapi kesulitan keuangan dan sangat membutuhkan untuk

melakukan penjualan.
Barang yang berkualitas di bawah standar, usang.
Untuk menghindari risiko ini dan untuk memperkuat posisi dalam negosiasi untuk
menegosiasikan harga yang adil, harus dicoba sebisa mungkin untuk melaksanakan
analisis daftar harga dan/atau mengidentifikasi biaya yang sebenarnya untuk pemasok
produk atau jasa yang dibeli. Oleh karenanya harus dapat memperoleh, menganalisis
dan menginterpretasikan harga yang diperlukan dan informasi biaya .
b)
Analisis Harga Pemasok

Sebuah analisis daftar harga termasuk meninjau harga pemasok sendiri untuk
jumlah pesanan yang berbeda dan dari informasi ini, dicoba untuk menentukan dasar
termurah yang mungkin untuk menghitung pemasok biaya tetap dan variabel
(menggabungkan keuntungan).

Buku Informasi
Versi: April 2016
28
Halaman: 28 dari 73

Kode Modul
Gambar 7. Analisis Harga Pemasok

Hal ini dapat membantu karena pemasok tidak selalu menerapkan logika yang
hati-hati untuk menetapkan keuntungan, dan dengan mengekspos kurangnya logika
bisa memperkuat posisi dalam negosiasi.
Ambil contoh berikut, di mana pemasok menawarkan tiga kuantitas keuntungan.
A.
Jumlah ( Q ):
100
500
1000
B.
Harga (P):
$ 10
$9
$ 7,50
B. Harga ( P ) : Jumlah total diminta harus dibayar oleh pemasok untuk setiap
pembelian akan menjadi:
C.
Berdasarkan
$ 1.000
Q x P:
informasi
ini,
dapat
$ 4.500
membuat
$ 7.500
perhitungan
berikut,
dengan
mempertimbangkan perbedaan dari satu kuantitas istirahat yang lain:

D.
Perbedaan Q x P (C):
E.
Perbedaan Kuantitas (A):
$ 3.500
$ 3.000
400
500
Perkiraan biaya variabel per unit (yaitu peningkatan biaya untuk setiap peningkatan unit
produksi) kemudian dapat ditentukan sebagai berikut:
F.
Perkiraan biaya variabel per Unit (D / E):
$ 8,75
$6
Argumen yang dapat digunakan dengan pemasok dalam kasus seperti itu adalah bahwa
biaya variabelnya pada dasarnya adalah sama untuk semua produksi yang sedang
berjalan. Dengan demikian, dapat diambil perhitungan biaya variabel termurah per unit
($ 6) sebagai dasar untuk menghitung total biaya variabel termurah untuk masingmasing berjalan produksi, berikut:
G.
Biaya variabel terendah per Unit:
$6
H.
Total biaya variabel untuk setiap menjalankan produksi

(A x G):
$ 600
$6
$ 3,000
$6
$ 6,000
Jika Negosiator mengambil total biaya variabel untuk jangka pertama, yaitu $ 600, dan
menghitung selisih antara nilai ini dan total dikutip oleh pemasok untuk menjalankan
itu, yaitu $ 1.000, maka akan memberikan pemasok biaya tetap $ 400.
Buku Informasi
Versi: April 2016
29
Halaman: 29 dari 73

Kode Modul
Dengan menambahkan biaya tetap ini untuk variabel masing-masing biaya variabel
berjalan ini, dapat dihitung kemungkinan biaya termurah pemasok adalah:
I.
Biaya tetap:
$ 400
J.
Total biaya (H + I):
$ 1,000
$ 400
$ 3,400
$ 400
$ 6,400
Akhirnya, membandingkan perhitungan ini dengan jumlah yang harus dibayar seperti
yang dikutip oleh pemasok untuk berbagai jumlah, dapat diperkirakan potensi untuk
negosiasi penghematan melalui pengurangan harga:
Potensi penghematan (C - J):
$ 1,100
Persentase jumlah awal:
24%
$ 1,100
15%
Terlihat bahwa pendekatan ini dapat membantu untuk melihat lebih jelas inkonsistensi
dalam metode harga pemasok. Bahkan jika itu adalah hanya perkiraan kasar,
pendekatan ini dapat membantu dalam mempersiapkan negosiasi.
c)
Membangun Model Biaya

Hal ini juga dimungkinkan untuk sampai pada gambar struktur biaya item hendak
dibeli. Seperti yang akan kita lihat nanti, informasi tersebut akan sangat berharga dalam
negosiasi.
Untuk membangun model biaya, Negosiator harus mulai dengan mengetahui
harga. Harga (Atau total biaya) pada dasarnya terdiri dari unsur-unsur berikut:
Biaya bahan
Biaya tenaga kerja langsung
Biaya overhead
Profit.
Negosiator mungkin dapat meminta pemasok untuk memberikan rincian biaya
ini. Bahkan jika pemasok sesuai, Negosiator masih akan ingin memperkirakan dan
memverifikasi biaya ini untuk diri sendiri.
d)
Mendapatkan Informasi Pasar Untuk Harga dan Biaya

Sebelum negosiasi, Negosiator harus mencoba untuk mendapatkan informasi
sebanyak mungkin dari pasar mengenai harga dan biaya item yang akan dibeli. Ini akan
membantu Negosiator untuk memiliki secara independen di mana untuk menilai
tawaran pemasok, dan untuk mengatur pasokan target harga/biaya sendiri.
Berikut ini adalah contoh bagaimana informasi harga dan biaya dapat diperoleh:
kutipan
harga referensi
analisis tren
perkiraan independen oleh para ahli

Buku Informasi
Versi: April 2016
30
Halaman: 30 dari 73

3)
Kode Modul
Memahami Organisasi Pemasok

Penilaian pemasok merupakan aspek penting dari beli dan proses pasokan.
Negosiator harus hati-hati mengevaluasi kemampuan dan kepentingan pemasok

sebelum memasuki negosiasi. penting evaluasi ini akan membantu menentukan apakah
atau tidak itu akan mungkin untuk mencapai jenis yang diinginkan dari hubungan
dengan pemasok dengan siapa akan bernegosiasi.
a)
Meninjau Kapabilitas dan Strategi Pemasok
Penilaian pemasok potensial seharusnya melihat hal-hal yang ada pada pemasok:
Kapabilitas teknik, misal produksi teknologi, riset investasi, dll.
Kondisi keuangan, misal peringkat kredit, rasio keuangan, dll.
Kapabilitas terkait pasar, misalnya sistem distribusi, layanan purna jual, dan
dukungan teknis.
Kemampuan Manajemen: misalnya sistem manajemen, keahlian dan aspek terkait.
Budaya Manajemen dan gaya: keterbukaan, etika, pengambilan keputusan proses

dan fleksibilitas.
Hubungan Industrial: misalnya omzet tenaga kerja, perselisihan perburuhan,

pemogokan, dll.
Akan sangat berguna untuk mencoba untuk menentukan strategi yang digunakan
oleh pemasok untuk mencapai keunggulan dan kepemimpinan pasar yang kompetitif.
Hal ini akan menunjukkan kekuatan dan kepentingan pemasok. Pemasok biasanya
mencoba untuk mencapai keunggulan kompetitif atas pesaing mereka melalui satu atau
lebih dari hal berikut:
Biaya kepemimpinan: yaitu menjual produk dan jasa yang harga kompetitif.
Diferensiasi: yaitu berfokus pada produk dan jasa yang berbeda dari kompetisi,
misalnya melalui teknis inovasi dan / atau dengan membangun di fitur-fitur khusus
(perbedaan ini hanya dapat dirasakan, dan tidak nyata).
b)
Keandalan: yaitu dari segi kualitas, pengiriman dan layanan dukungan.

Bagaimana Pemasok Memandang Instansi Pemilik/Pembeli
Sama seperti Negosiator akan melihat keuntungan dan kerugian dari melakukan
bisnis tertentu dengan pemasok, Negosiator harus menyadari bahwa pemasok juga
akan akan melihat bagaimana menariknya instansi pembeli/pemberi kerja sebagai
potensi mitra bisnis. Apa yang dipikirkan pemasok tentang instansi pembeli/pemberi
kerja akan menjadi pertimbangan mendasar di seluruh proses negosiasi.
Pemasok dapat terlihat mendasar pada dua faktor:
nilai bisnis
tingkat daya tarik bisnis

Bahkan jika bisnis tersebut bernilai tinggi bagi pemasok, mungkin tidak menarik
karena berbagai alasan, misalnya karena sangat tidak menguntungkan, karena

Buku Informasi
Versi: April 2016
31
Halaman: 31 dari 73

menyebabkan
pemasok
banyak
masalah
Kode Modul
(misalnya
karena
prosedur
rumit
keterlambatan pembayaran, harus berurusan dengan korupsi , dll. ), atau karena

menyangkut produk yang pemasok keluarkan.
Model Persepsi Pemasok (SupplyPerception Model) , ditunjukkan pada gambar di
bawah, kelompok-kelompok berikut pemasok cara melihat pelanggan ke dalam empat
kategori
Gambar 8. Model Persepsi Pemasok

Model ini dapat membantu Negosiator untuk memahami bagaimana pemasok
yang ada atau yang potensial memandang instansi pembeli/pemberi kerja.
Empat kategori ditampilkan dalam model adalah sebagai berikut:
Marginal
Jika volume bisnis instansi relatif rendah atau jarang - tidak menarik - pemasok
akan menganggap bisnis ini sebagai marginal. Dalam kasus seperti itu, pemasok pada
umumnya
tidak
akan
terlalu
memperhitungkan
instansi
ini.
Upaya
untuk
mengembangkan hubungan yang tidak mungkin berhasil. Negosiasi dengan pemasok ini
merupakan tantangan nyata!
Eksploitasi
Bahkan jika volume bisnis instansi pembeli/pemberi kerja adalah penting untuk
pemasok, bisnis, mungkin saja tidak menarik untuk satu atau alasan lain. Jika ini terjadi,
maka pemasok melihat bisnis pada instansi pembeli/pemberi kerja sebagai kesempatan
langsung untuk mengeksploitasi, bukan untuk keuntungan jangka panjang. Dalam hal
demikian, pemasok mungkin mengenakan harga yang sangat tinggi atau mungkin tidak
menaruh perhatian yang cukup untuk kualitas dan pelayanan. Faktor-faktor ini harus
dibangun di dalam strategi negosiasi pembeli.
Membangun
Kategori ini mencerminkan situasi di mana pemasok menganggap bahwa meskipun fakta bahwa nilai sekarang dari penjualan relatif rendah - daya tarik dari
Buku Informasi
Versi: April 2016
32
Halaman: 32 dari 73

Kode Modul
perusahaan pembeli bisnis tetap tinggi. Ini bisa jadi karena prospek jangka panjang,
peluang pengembangan, potensi keuntungan yang tinggi atau keuntungan lainnya
kepada penjual. Dalam situasi ini, pemasok mungkin ingin mengejar hubungan jangka
panjang mengandalkan pembeli untuk meningkatkan pembelian dari waktu ke waktu.
Untuk mencapai hal ini, pemasok mendorong pembelian melalui upaya pemasaran yang
signifikan dan diskon harga. Ini kemungkinan akan membuat negosiasi yang cukup
menguntungkan bagi pembeli.
Inti
Kategori terakhir dari pelanggan untuk pemasok adalah bahwa dari bisnis inti.
Kategori ini merupakan penjualan yang menarik kepada penjual dan di mana nilai
pembelian instansi pembeli signifikan. Tujuan dari penjual dalam kasus ini biasanya
untuk terus membangun hubungan dan meningkatkan pangsa penjualan dalam omzet
keseluruhan. Negosiasi dengan jenis pemasok ini biasanya didasarkan pada asumsi dari
hubungan jangka panjang dan pengembangan.
Pendeknya, kinerja pemasok - baik sebelum dan setelah negosiasi - Merupakan fungsi
dari kemampuan untuk melaksanakan apa yang diharapkan, dan motivasi untuk
melakukannya. Dengan demikian, tidak harus hanya mencari pemasok sangat mampu;
pembeli/pemberi kerja juga harus menemukan pemasok yang termotivasi untuk
menyediakan kepada pembeli/pemberi kerja!
4)
Memahami Orang-orang yang Terlibat

Terlepas dari menganalisis pemasok sebagai organisasi, instansi pembeli/pemberi
kerja juga perlu untuk mempertimbangkan orang yang bekerja dan yang terlibat dalam
negosiasi.
a)
Gaya Negosiasi
Kombinasi unik dari kepribadian dan gaya negosiasi dapat memiliki dampak
langsung pada hasil negosiasi. Kinerja orang-orang yang mewakili pemasok menjadi
fungsi dari kompetensi dan kepentingan atau motivasi pemasok.
Ada banyak gaya negosiasi yang akan dihadapi sebagai pembeli. Hal ini penting bagi
Negosiator untuk memahami gaya ini, dan tahu bagaimana berurusan terbaik dengan
mereka.

Buku Informasi
Versi: April 2016
33
Halaman: 33 dari 73

Kode Modul
Gambar 9. Gaya Negosiasi

Ketika mempersiapkan negosiasi, Negosiator harus mencoba untuk berpikir gaya
negosiasi di atas dan sejauh mana gaya negosiasi tersebut dapat diaplikasikan kepada
orang-orang yang akan dihadapi sewaktu negosiasi. Jika tidak tahu orang-orang yang
akan dihadapi ketika negosiasi, tetapi orang lain tahu, coba untuk mendapatkan
informasi dari orang tersebut sebanyak mungkin.
Berikut ini adalah deskripsi dari setiap gaya negosiasi:
Seorang negosiator yang hangat : biasanya akan fokus pada hubungan manusia yang
terlibat dan dianggap sebagai terbuka, mudah diakses dan pendengar yang baik.
Seorang negosiator tangguh : adalah salah satu yang mudah orang jenis ini akan
mengambil peran utama dan yang tampil sebagai ditentukan dan menentukan.
Seorang negosiator logis : akan tepat dan metodis dan akan fokus pada detail, fakta
dan angka-angka dan hubungan antar mereka
Seorang negosiator kreatif : berfokus pada gambaran global , melihat solusi inovatif
dan menghasilkan ide-ide dengan mudah .
Pembuat kesepakatan : adalah negosiator yang persuasif, melihat peluang dengan
mudah, membuat keputusan yang cepat dan menikmati proses tawar-menawar.
Berkenaan dengan pendekatan Negosiator sendiri untuk negosiasi, penting untuk
dicatat bahwa tidak ada gaya negosiasi yang ideal, dan bahwa menjadi negosiator
yang baik bukanlah pertanyaan dari pembelajaran pada metode tertentu. Kepribadian
serta pola budaya mempengaruhi gaya negosiasi, dan berusaha untuk menjadi sesuatu
yang salah tidak jarang menghasilkan hasil yang baik. Sebaliknya, Negosiator harus
fokus pada membuat baik penggunaan kekuatan Negosiator dan menyadari kelemahan
Negosiator, dan meminimalkan kekurangan.
Buku Informasi
Versi: April 2016
34
Halaman: 34 dari 73

b)
Kode Modul
Posisi dan Kepentingan

Dalam negosiasi, pembeli dan pemasok kadang-kadang mengambil posisi yang
tidak mencerminkan kepentingan mereka yang sebenarnya. Hal ini karena mereka tidak
bisa selalu membedakan antara dua dimensi yang berbeda. Mereka mungkin mengambil
posisi tertentu yang tampaknya benar dan wajar kepada mereka, tanpa menyadari
bahwa posisi ini mungkin benar-benar akan menghalangi mereka dari mencapai apa
yang mereka butuhkan.
Posisi adalah apa yang dikatakan di depan, sering sangat tegas! Minat, di sisi
lain, adalah apa yang ada di balik posisi tersebut . Minat adalah kebutuhan yang
memotivasi baik individu dan organisasi. Minat tidak selalu transparan atau mudah
untuk mengetahui. Bahkan, mereka kadang-kadang sengaja disembunyikan!
Gambar 10. Posisi vs. Kepentingan

Membayangkan dan memahami kepentingan dan posisi pihak lain membutuhkan
banyak empati. Ketika berpikir kreatif tentang yang kebutuhan kedua belah pihak,
mencoba untuk menemukan cara-cara di mana kepentingan-kepentingan ini mungkin
dipenuhi dengan cara yang mungkin paling konstruktif selama negosiasi.
Cara menemukan kepentingan yang mendasari pihak lain adalah dengan:
" Menempatkan diri pada posisi pihak lain " .
Bertanya " mengapa ? "
Bertanya " mengapa tidak ? "
5)
Menentukan Keseimbangan Kekuatan

Kekuatan relatif antara pembeli dan pemasok ditentukan oleh sejumlah faktor.
Dua tipe kekuatan dapat memiliki pengaruh yang signifikan pada negosiasi. Faktor
tersebut adalah faktor organisasi dan faktor personal.
a)
Kekuatan Organisasi
Di bawah ini adalah daftar tipe-tipe kekuatan yang berbeda di setiap level organisasi:
Kekuatan pasar
Kekuatan nilai relatif
Kekuatan keuangan
Kekuatan reputasi
Kekuatan waktu

Buku Informasi
Versi: April 2016
35
Halaman: 35 dari 73

Kekuatan penghargaan
Kekuatan pilihan
b)
Kekuatan Personal
Kode Modul
Sama seperti keseimbangan kekuatan dapat ditentukan di tingkat organisasi,

kekuatan juga berasal dari karakteristik pribadi dari orang terlibat dalam negosiasi.
Sangat penting penting menyadari dinamika kekuatan dalam negosiasi.
Gambar berikut merangkum berbagai jenis kekuatan pribadi yang dapat dilakukan
dalam negosiasi, dan sumber-sumber daya ini.
Kekuatan ini berlaku tentu saja, untuk kedua belah pihak. Negosiator harus
mencoba untuk memahami sifat dan tingkat kekuatan pribadi yang dibawa untuk
menanggung pada negosiasi dengan pihak lain. Negosiator juga harus menyadari
bagaimana menggunakan kekuatan tim negosiasi Negosiasi sendiri sebagai bijaksana
dan seefektif mungkin. Gambar di bawah karena itu juga memberikan beberapa saran
bagaimana untuk menangani setiap jenis kekuatan.
Gambar 9. Menangani Setiap Jenis Kekuatan

Buku Informasi
Versi: April 2016
36
Halaman: 36 dari 73

6)
Kode Modul
Analisis SWOT
SWOT adalah singkatan dari Strength (Kekuatan), Weakness (Kelemahan) ,
Opportunity
(Peluang)
dan
Threat
(Ancaman).
Sebuah
analisis
SWOT
dapat
memberikan ringkasan yang bermanfaat dari berbagai aspek yang berkaitan dengan
persiapan untuk negosiasi.
Kekuatan perusahaan instansi sebagai pembeli dapat mencakup, misalnya,
ukuran pembelian di istilah moneter, atau prospek yang menawarkan untuk masa
depan bisnis. Persyaratan instansi dapat mewakili kesempatan menarik bagi pemasok,
mungkin kontrak pertama kontrak bagi mereka di pasar baru (misalnya Negosiator
mungkin mereka klien pertama di negara Negosiator), sehingga mereka mungkin ingin
mengesankan.
Di sisi lain, instansi pembeli juga harus menyadari kelemahannya. Jika pembeli
adalah instansi kecil, itu akan menjadi lemah oleh ukuran yang terbatas dan
ketidakmampuannya
untuk
menawarkan
kepada
pemasok
prospek
substansial
memperluas bisnis di masa depan. Ini berarti bahwa perusahaan akan harus memiliki
atau mengembangkan kekuatan lainnya, misalnya, spesialis keahlian, dinamisme, baik
pemasok dan pelanggan hubungan, dll.
Instansi pembeli juga harus menentukan peluang yang terbuka melalui perjanjian
yang akan dinegosiasikan, misalnya dalam hal pengurangan biaya, dijamin ketersediaan
pasokan, waktu respons lebih cepat ke pasar, akses ke teknologi baru, dan
pertimbangan lainnya.
Potensi ancaman bahwa kesepakatan dapat menimbulkan masalah harus
diperhatikan hati-hati.
Ancaman dapat mencakup, misalnya, kendala setiap kesepakatan mungkin
memaksakan instansi pembeli, risiko ketergantungan, kemungkinan kenaikan biaya
dalam jangka panjang dan teknologi usang.

Buku Informasi
Versi: April 2016
37
Halaman: 37 dari 73

Kode Modul
Gambar 10. Analisis SWOT (Sebuah Contoh)

Dapat dilihat dari gambar di atas bahwa penilaian dari kekuatan dan kelemahan
dari kedua belah pihak dapat membantu pembeli untuk mengidentifikasi peluang dan
ancaman
yang
ada.
Di
sini,
pembeli
menyiapkan
SWOT
Analisis
yang
mempertimbangkan:
Fakta bahwa kita adalah "klien pertama mereka di pasar baru" dan " kecil tapi
tumbuh bisnis "- dikombinasikan dengan mereka" kelebihan kapasitas "- mungkin
berarti bahwa mereka akan siap untuk menyetujui jangka panjang kontrak pasokan.
"baik kapasitas dukungan teknis" mereka bisa berarti bahwa mereka siap untuk
melatih operator kami.
Fakta bahwa mereka "kesepakatan di kedua bahan baku dan selesai produk "mungkin
berarti bahwa mereka mungkin bersedia untuk membeli kembali sebagian produksi
kami.
Karena "volume pembelian yang relatif kecil" kami, mereka dapat mencoba untuk
memaksa kita ke dalam kontrak-satunya sumber dan / atau menjual ke kami pesaing.
Karena kenyataan bahwa mereka memiliki "kurangnya pengalaman di kami pasar ",
mereka mungkin siap untuk keluar dari perjanjian jika hal-hal tidak berjalan dengan
baik dengan cepat, dan meninggalkan kami terdampar.
Di sisi lain, jika mereka berhasil, mereka mungkin siap untuk menaikkan harga
mereka setelah mereka telah membentuk pijakan perusahaan di pasar kami.
Penting untuk dicatat bahwa jenis analisis mencerminkan persepsi instansi pembeli
terhadap situasi pemasok, dan mungkin hanya sebagian benar. Untuk alasan ini,
kesimpulan pembeli harus divalidasi melalui pertanyaan yang hati-hati pada tahap awal
pertemuan negosiasi.
Buku Informasi
Versi: April 2016
38
Halaman: 38 dari 73

b.
Menyusun Tujuan dan Strategi Negosiasi
7)
Menyusun Tujuan Negosiasi
Kode Modul
Bagian-bagian sebelumnya berurusan dengan mengumpulkan dan menganalisis

berbagai jenis informasi yang dibutuhkan untuk negosiasi. Pada bagian ini, akan fokus
pada pengaturan tujuan dan sasaran untuk tertentu negosiasi dan pada pengembangan
strategi negosiasi.
Adalah penting bahwa tujuan Negosiator untuk negosiasi dengan pemasok
tertentu sepenuhnya kompatibel dengan tujuan perusahaan Negosiator sama dengan
tujuan fungsi pembelian Negosiator.
Gambar 11. Tujuan dari Variasi Level

Tujuan negosiasi harus menunjukkan hasil yang terukur yang dicari melalui
negosiasi. Hasil tersebut harus dapat menjawab pertanyaan, " Apa yang ingin saya
capai melalui negosiasi ? "
Contoh ilustrasi bagaimana tujuan negosiasi untuk pembelian peralatan komputer dapat
dinyatakan :
Untuk memastikan bahwa peralatan teknologi maju yang paling mungkin, dan
sepenuhnya kompatibel dengan sistem pada instansi pembeli, dan mampu mengolah
setidaknya 50.000 dari kami standar pengolahan operasi " X " per jam .
Untuk memastikan bahwa peralatan dipasang dan beroperasi penuh di tidak lebih dari
waktu 2 bulan.
Untuk memastikan sistem penghentian tidak lebih dari 30 menit per bulan.
Untuk memastikan bahwa peralatan akan memiliki siklus hidup yang beroperasi
jangka waktu minimal 5 tahun.

Buku Informasi
Versi: April 2016
39
Halaman: 39 dari 73

8)
Kode Modul
Mengembangkan Strategi
Mengembangkan
strategi
negosiasi
melibatkan
pendefinisian
pendekatan-
pendekatan yang terbaik untuk pencapaian tujuan dan target negosiasi.

Semua informasi yang telah dikumpulkan selama fase persiapan akan membantu
Negosiator untuk menentukan strategi negosiasi. Mengembangkan strategi negosiasi
sebenarnya titik di mana semua isu yang dipertimbangkan sebelumnya datang
bersama-sama. Ini melibatkan melihat :
Tujuan dan target negosiasi sendiri dan (dimana meliputi strategi pembelian dan
hubungan yang diinginkan dengan pemasok).
Posisi dan kepentingan yang paling mungkin dari pihak lain.
Kekuatan dan kelemahan dari kedua belah pihak, tercermin dalam keseimbangan
kekuatan.
Gambar 12. Mengembangkan Strategi Negosiasi

Mengembangkan
strategi
negosiasi
Negosiator
melibatkan
mengambil
serangkaian keputusan. Ini termasuk:

Apakah akan mengadopsi menang-menang (win-win) atau pendekatan menang-kalah
(win-lose).
Apa posisi awal pembeli.
Apakah posisi pembeli diungkapkan atau tidak.
Urutan masalah yang akan dinegosiasikan.
Teknik persuasi untuk digunakan.
Taktik negosiasi untuk dipakai.
Siapa yang akan menjadi tim negosiasi pembeli.
Di mana tempat negosiasi.
Waktu dan durasi negosiasi .
Buku Informasi
Versi: April 2016
40
Halaman: 40 dari 73

Kode Modul
Apa rencana kontingensi pembeli jika ada yang salah atau jika masalah tak terduga
muncul
a)
Win-Win vs. Win-Lose

Salah satu keputusan strategis utama yang akan dibuat dalam negosiasi adalah
apakah untuk mengejar pilihan "menang-menang" (win-win) atau "menang-kalah" (winlose). Berdasarkan pendekatan win-win, kedua belah pihak berusaha untuk mencapai
kesepakatan yang menghasilkan kepuasan bersama. Dalam kasus win-lose, salah satu
pihak mencoba untuk mendapatkan keuntungan dan mengorbankan yang lain .
Bahkan dengan pendekatan win-win, bagaimanapun, Negosiator masih akan
mengutamakan untuk memenuhi tujuan Negosiator sendiri. Hal ini penting untuk
memahami bahwa win-win tidak berarti membuat konsesi tambahan hanya agar sisi lain
juga memenangkan sesuatu. Ini benar-benar berarti tiba pada kesepakatan yang
memaksimalkan manfaat/keuntungan bagi kedua belah pihak dimana pun hal ini bisa
dicapai.
Ketika situasi muncul di mana tampaknya ada tidak ada ruang untuk
kesepakatan karena tidak ada tumpang tindih jelas antara target dari kedua belah
pihak, negosiasi mungkin gagal. Bahkan dalam situasi seperti ini, bagaimanapun, adalah
tetap mungkin bagi kedua belah pihak untuk mencari solusi yang melampaui target,
untuk memenuhi tujuan dan kepentingan utama masing-masing. Ini adalah esensi dari
pendekatan "menang-menang" (win-win).
Sementara "menang-menang" umumnya lebih banyak dipilih, menjadi suatu
kesalahan untuk berpikir bahwa pendekatan ini harus selalu berlaku. Situasi yang
berbeda mungkin memerlukan pendekatan yang berbeda. Faktor utama yang perlu
dipertimbangkan adalah jenis hubungan yang Negosiator inginkan - atau bahwa
Negosiator merasa akan mungkin untuk mengembangkannya dengan pemasok.
Beberapa situasi (misalnya posisi arus kas yang sangat ketat) mungkin mengharuskan
Negosiator untuk membuat keuntungan jangka pendek untuk memaksimalkan
keuntungan Negosiator perusahaan tanpa terutama mempertimbangkan pemasok akan
keluar dari kesepakatan, selama Negosiator yakin bahwa Negosiator memiliki pilihan
pasokan lainnya dan tidak terlalu perlu untuk bergantung pada pemasok di masa depan.
Gambar berikut ini menunjukkan perbedaan utama antara kedua pendekatan:

Buku Informasi
Versi: April 2016
41
Halaman: 41 dari 73

Kode Modul
Gambar 13. Pendekatan Win-Win dan Win-Los

Ini menjadi jelas dari atas bahwa pendekatan menang-menang adalah sangat
cocok untuk kontrak jangka panjang dan hubungan. Namun, bahkan jika Negosiator
menegosiasikan kesepakatan jangka pendek, Negosiator harus ingat bahwa Negosiator
mungkin harus kembali ke pemasok tersebut di masa depan, ketika kondisi mungkin
telah berubah.
Dengan demikian, Negosiator dapat bergantung pada pemasok dengan kekuatan
penuh di masa lalu, dan akan dibalas apa yang Negosiator menangkan sebelumnya ...
dan bahkan mungkin lebih!
Mengembangkan semangat kerja sama dari awal umumnya lebih dipilih karena
juga dapat menyebabkan peluang tak terduga dan keuntungan. Hal ini biasanya terbaik,
oleh karena itu, untuk pilihlah pendekatan "menang-menang" (win-win) kecuali ada
alasan yang menarik untuk tidak melakukannya .
Keputusan strategis kunci apakah akan memilih untuk "menang-menang" atau
"menang-kalah" akan akan memiliki efek langsung pada semua keputusan lainnya yang
dijelaskan di bawah ini.
b)
Menentukan posisi awal

Berdasarkan target yang telah Negosiator tetapkan sebelumnya, berikutnya
Negosiator harus menentukan posisi awal Negosiator untuk setiap variabel yang akan
dinegosiasikan.
Negosiator juga harus menentukan pada titik mana negosiasi,

Buku Informasi
Versi: April 2016
42
Halaman: 42 dari 73

Kode Modul
Negosiator mungkin bersedia untuk pindah posisi, jika sama sekali (berlawanan dengan
konsesi tertentu di sisi lain).
Negosiator mungkin, misalnya, memutuskan posisi awal untuk variabel yang
sangat penting untuk Negosiator seharusnya sangat dekat dengan target terbaik"
Negosiator. Negosiator mungkin hanya akan bersedia untuk bergerak dari posisi ini
dalam kondisi yang sangat tertentu.
Di sisi lain, posisi awal untuk item yang kurang signifikan bagi Negosiator
mungkin lebih jauh dari target terbaik.
Ingat bahwa posisi ditandai dengan:
Hal yang Negosiator katakan Negosiator inginkan, dan
Hal yang Negosiator katakan Negosiator akan atau Negosiator tidak akan
melakukannya.
Juga ingat, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa kadang-kadang
target Negosiator pembeli dan negosiator pemasok mungkin tidak kompatibel.
Kemudian, negosiasi mungkin gagal. Atau, kedua belah pihak mungkin dapat bekerja di
luar pengaturan - menggunakan pendekatan "menang-menang" - yang melampaui
target dan posisi untuk menemukan solusi yang memenuhi tujuan yang lebih luas dan
kepentingan kedua belah pihak.
c)
Apakah atau tidak untuk mengungkapkan posisi awal Negosiator

Isu lain yang perlu dipertimbangkan dengan hati-hati adalah apakah perlu atau
tidak untuk mengungkapkan posisi Negosiator ke pihak lain pada awal negosiasi.
Tidak mengungkapkan posisi Negosiator mungkin pendekatan yang benar jika
keseimbangan kekuasaan ada di sisi Negosiator. Misalnya, Negosiator mungkin hanya
ingin menunggu untuk mengetahui apa diajukan pihak lain, dan melihat seberapa baik
hal itu sebelum Negosiator menempatkan posisinya. Penawarannya mungkin lebih baik
dari Negosiator harapkan untuk dicapai!
Tidak mengungkapkan posisi Negosiator mungkin juga menjadi hal terbaik untuk
dilakukan jika Negosiator tidak memiliki informasi bebas untuk mendukungnya. Namun,
jika ini mencerminkan fakta bahwa Negosiator belum cukup siap perihal apa yang
diharapkan dari negosiasi, maka negosiator harus kembali ke fase persiapan sebelum
melanjutkan!
Mengungkap posisi Negosiator dari awal (biasanya sasaran terbaik) dapat menjadi
pendekatan yang tepat jika Negosiator memiliki semua informasi di tangan untuk
Buku Informasi
Versi: April 2016
43
Halaman: 43 dari 73

Kode Modul
mendukungnya. Selain itu, Negosiator mungkin ingin untuk mengungkapkan posisi

Negosiator lebih awal jika dirasakan bahwa jika pihak lain dapat menimbulkan awal
posisi yang mungkin terlalu ekstrem, dan mungkin kemudian menjadi terlalu sulit
baginya untuk mundur.
Jika Negosiator memiliki hubungan yang sangat terbuka dan saling percaya
dengan yang lain sisi, Negosiator mungkin kadang-kadang siap untuk mengungkapkan
target terburuk yang dapat diterima, yaitu titik di mana Negosiator tidak akan bersedia
untuk mencapai sebuah kesepakatan. Diskusi kemudian akan dilanjutkan atas dasar
memiliki "semua kartu Negosiator di atas meja".
d)
Urutan masalah yang akan dinegosiasikan

Urutan yang Negosiator usulkan untuk menangani isu-isu di negosiasi juga
merupakan pertanyaan kunci. Sebagai contoh, Negosiator mungkin ingin menempatkan

semua isu yang mudah di depan, sehingga untuk menyelesaikan dengan cepat dan
menciptakan
rasa
kemajuan
sebelum
menangani
pertanyaan-pertanyaan
sulit.
Sebaliknya juga mungkin benar dalam kasus lain, karena Negosiator mungkin merasa
bahwa tidak ada isu lain yang dapat ditangani sampai masalah utama teratasi.
Dalam hal apapun, Negosiator mungkin ingin memiliki agenda rancangan untuk
diajukan ke pihak lain sebelum memulai negosiasi. Hal ini bisa menempatkan Negosiator
dalam posisi yang kuat, karena Negosiator telah "menyebutkan isu". Agenda rancangan
harus mencakup semua poin yang Negosiator anggap penting.
Namun, seorang negosiator yang baik harus selalu tetap fleksibel pada agenda.
Ingatlah untuk selalu mempertimbangkan isu-isu yang menjadi perhatian pihak lain juga.
Selain draft "resmi" agenda, Negosiator mungkin harus memiliki Agenda "Internal"
sendiri. Ini akan berfungsi untuk:
Mengingatkan setiap poin tambahan untuk menjadi cadangan, tergantung pada
bagaimana negosiasi berlangsung.
Tampilkan bagaimana Negosiator berniat tahapan pertemuan negosiasi untuk
mempunyai kemajuan, dan apa yang akan menjadi tonggak untuk mencapai setiap
tahap.
Untuk merekam sinyal tertentu yang tim Negosiator gunakan selama negosiasi
(misalnya, untuk meminta reses).

Buku Informasi
Versi: April 2016
44
Halaman: 44 dari 73

e)
Kode Modul
Teknik Persuasi yang Digunakan

Teknik-teknik persuasi yang akan digunakan akan tergantung pada jenis isu yang
akan dibahas dan pada gaya negosiasi dari orang-orang yang berada di tim pihak lain.
Ada lima metode dasar persuasi :
Emosi : Membuat pihak lain memahami perasaan Negosiator pada isu.
Logika : Menggunakan argumen rasional berdasarkan fakta dan angka .
Tawar Menawar : Variabel dagang, yaitu 'jika Anda bisa melakukan itu, maka kami
bisa melakukan ini. '
Kompromi : Setuju untuk bertemu di suatu tempat di antara dua posisi .
Ancaman : Menunjukkan konsekuensi dari tidak sesuai dengan tuntutan Negosiator .
f)
Taktik Negosiasi
Strategi negosiasi akan mensyaratkan Negosiator untuk memutuskan dan
mempersiapkan taktik - atau set taktik - yang mungkin digunakan ketika negosiasi.
Taktik harus berfungsi untuk memajukan strategi negosiasi. Ingat bahwa taktik dapat
sangat membantu, tapi hati-hati untuk tidak terlalu sering menggunakan taktik. Berikut
ini adalah deskripsi dari beberapa taktik yang Negosiator dapat pertimbangkan:
Teknik membangun blok
Diam
Ulangi, ulangi, ulangi.
Reses
Memisahkan dan memerintah
Empati
Meningkatkan permintaan
Satu lagi
Memilah
g)
Tim Negosiasi
Menentukan anggota Tim Negosiasi adalah bagian penting dari strategi pembeli.
Siapa yang harus menjadi Tim Negosiator akan tergantung pada pentingnya dan
kompleksitas negosiasi dan pada jenis keahlian dan pengalaman yang diperlukan (teknis,
komersial , keuangan , dll.). Hal ini juga tergantung pada siapa yang datang dari pihak
lain, karena pembeli mungkin mencoba untuk mengimbangi keahlian dan posisi/status
tim anggota pemasok. Mungkin juga ada persahabatan pribadi yang terlibat, yang bisa
memfasilitasi diskusi .
Buku Informasi
Versi: April 2016
45
Halaman: 45 dari 73

Kode Modul
Pembeli harus menyadari bahwa hanya mendapatkan sekelompok orang

bersama-sama tidak akan membuat tim. Membangun tim negosiasi akan membutuhkan
yang anggotanya:
Apakah sepenuhnya berkonsultasi dalam proses mendefinisikan tujuan negosiasi .
Memahami - dan bekerja sama menuju tujuan negosiasi.
Merasa memiliki tugas sebagai anggota tim, dan mengambil inisiatif sendiri dalam
konteks tujuan negosiasi.
Apakah menyadari tugas dan pencapaian (goal) masing-masing dalam konteks
negosiasi dan saling mendukung setiap saat.
Berkomunikasi secara informal dan tidak ragu untuk memberikan pandangan satu
sama lain di luar dari negosiasi.
Jangan ragu untuk menawarkan positif kritik satu sama lain (sekali lagi, di luar
kehadiran pihak lain), karena lingkungan tim yang mendukung .
Bekerja sama untuk menemukan alasan untuk perbedaan pendapat dalam tim, dan
untuk mengatasinya .
Mengakui kontribusi masing-masing dan mencari alasan saat ada yang salah, bukan
untuk seseorang untuk disalahkan .
h) Di mana melakukan negosiasi
Sementara
isu
di
mana
untuk
mengadakan
negosiasi
juga
melibatkan
menetapkan beberapa rincian operasional, sejumlah keputusan pada area ini memiliki
implikasi strategis.
Lokasi negosiasi yang diambil mempertimbangkan:
-
Akses ke staf, para ahli, file dan informasi
Kemungkinan kebutuhan mengunjungi premis pemasok untuk menilai kapabilitas,
fasilitas, staf, manajemen mutu, dll.

-
Faktor biaya
i ) Waktu dan durasi

Waktu negosiasi harus diatur, jika mungkin, untuk yang terbaik sesuai dengan
kepentingan perusahaan pembeli (misalnya urgensi, kondisi pasar, ketersediaan staf,
dll.). Isu-isu praktis lainnya meliputi menghindari liburan, masa liburan dan acara khusus
yang mungkin mengganggu negosiasi .
Buku Informasi
Versi: April 2016
46
Halaman: 46 dari 73

Kode Modul
Durasi direncanakan harus cukup panjang untuk memastikan bahwa negosiasi

dapat cukup diselesaikan, dengan fleksibilitas tertentu di mana negosiasi cenderung
menjadi kompleks atau sulit.
j ) Mempersiapkan rencana ikutan
Beberapa reaksi pihak lain untuk pilihan dan agenda yang diusulkan mungkin tak
terduga, dan negosiasi kadang-kadang bisa berubah tiba-tiba ke berbagai arah. Dengan
demikian penting untuk berpikir tentang semua yang mungkin terjadi selama negosiasi,
dan setuju dengan Tim Negosiasi tentang apa yang harus dikatakan dan dilakukan jika
dan ketika sesuatu tidak berjalan seperti yang diharapkan.
Penyusunan Instrumen Klarifikasi dan Negosiasi
Instrumen klarifikasi dan negosiasi diperlukan untuk mempermudah proses
klarifikasi dan negosiasi. Instrumen yang bisa digunakan adalah :
1)
Daftar simak dan hasil pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi. Daftar simak dibuat
dalam bentuk tabel paling tidak terdiri dari 4 (empat kolom) yang masing-masing kolom
berisi informasi sebagai berikut :
a)
Materi klarifikasi dan negosiasi
Berisi materi dokumen penawaran yang diklarifikasi dan dinegosiasikan.

b)
Hal-hal yang diklarifikasi dan dinegosiasikan

Berisi hal-hal yang diklarifikasi dan dinegosiasikan terhadap materi dokumen
penawaran seperti yang dimaksud dalam kolom a. Yang materinya bisa lebih dari satu
jenis materi.
c)
Hasil klarifikasi dan negosiasi
Berisi kesimpulan dari proses klarifikasi dan negosiasi terhadap hal-hal yang diklarifikasi
dan dinegosiasikan.
d)
Bukti pendukung
Berisi hal-hal yang dijadikan dasar dalam memperoleh kesimpulan proses klarifikasi dan
negosiasi. Bila bukti pendukung tidak cukup disajikan pada tempat yang ada atau bukti
pendukung
berupa
dokumen,
maka
bukti
pendukung
ini
dilampirkan
sebagai
kelengkapan tabel ini. Contoh-contoh dokumen sebagai bukti pendukung klarifikasi dan
negosiasi yang dilampirkan dalam format daftar simak dan hasil pelaksanaan klarifikasi
dan negosiasi :
Buku Informasi
Versi: April 2016
47
Halaman: 47 dari 73

Kode Modul
i. Audit payrolldan bukti pemotongan pajak sebagai dasar negosiasi biaya personil
pada pemilihan penyedia jasa konsultasi.
ii. Jumlah personil yang dimobilisasi didasarkan pada perhitungan koesien jumlah
tenaga kerja
iii. Jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan didasarkan pada perhitungan analisis
harga satuan
iv. Harga satuan suatu komponen biaya yang relatif jauh di bawah harga satuan HPS
didasarkan pada bukti yang ditunjukkan oleh penyedia bahwa penyedia yang
bersangkutan mempunyai persediaan yang tidak terpakai
akibat kelebihan
persediaan pada pekerjaan sebelumnya.

v. Bukti yang ditunjukkan oleh penyedia bahwa penyedia yang bersangkutan
mempunyai persediaan yang tidak terpakai akibat kelebihan persediaan pada
pekerjaan
sebelumnya.
Bukti
ini
sebagai
pendukung
bagi
penyedia
yang
menawarkan harga satuan suatu komponen biaya yang relatif jauh di bawah harga
satuan HPS.
Contoh tabel daftar simak ini dapat dilihat pada tabel 2 berikut ini.
2)
Format Hasil Pelaksanaan Klarifikasi dan Negosiasi

Format hasil pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi dibuat dalam bentuk tabel yang
terdiri dari 3 (tiga) tabel yang disandingkan yang terdiri dari :

a)
Tabel Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
b)
Tabel harga penawaran sesuai usulan biaya penyedia
c)
Tabel hasil negosiasi.

Buku Informasi
Versi: April 2016
48
Halaman: 48 dari 73

Kode Modul
Tabel hasil negosiasi berisi rincian biaya berdasarkan hasil proses negosiasi yang
sudah dilakukan. Tabel ini merupakan komponen biaya yang disepakati untuk
dituangkan dalam kontrak pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Contoh format hasil
pelaksanaan negosiasi ini dapat dilihat pada tabel 3 berikut ini.
Tabel 3. Format Hasil Pelaksanaan Negosiasi

Buku Informasi
Versi: April 2016
49
Halaman: 49 dari 73

Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Kode Modul
BAB IV
PELAKSANAAN KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI PENAWARAN
Setelah pada bagian sebelumnya mempelajari bagaimana mempersiapkan
klarifikasi dan negosiasi, pada bagian ini akan dipelajari hal-hal apa saja yang akan
dilakukan pada saat pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi. Apa yang telah disiapkan
sebelumnya seperti tujuan, target dan strategi negosiasi, akan diaplikasikan pada fase
pelaksanaan negosiasi ini.
PERSIAPAN
TINDAK
LANJUT
PERTEMUAN
Gambar 14. Fase Negosiasi Pertemuan (Meeting)
1.
Pelaksanaan Negosiasi
Pelaksanaan negosiasi sebenarnya dapat dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu:

a.
Tahap Pembukaan
b.
Tahap Pengujian
c.
Tahap Pengajuan
d.
Tahap Tawar Menawar
e.
Tahap Kesepakatan
Judul Modul: Membuat Surat Penunjukan Pemenang Penyedia B/J

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 51 dari 73

Kode Modul
PERSIAPAN
TINDAK
LANJUT
Fase
Negosiasi
PERTEMUAN
TAHAPAN DALAM PERTEMUAN NEGOSIASI

2
Pembukaan
(Open)
Pengujian
(Test)
Pengajuan
(Propose)
Tawar Menawar
(Bargaining)
SETUJU
(A G R E E )
Gambar 15. Tahapan dalam Pertemuan Negosiasi
c.
Tahap Pembukaan
Ketika menghadiri negosiasi, harus tepat waktu, kecuali kedua sisi sepenuhnya
memahami apa yang dinyatakan diharapkan. Jika menjadi tuan rumah pada negosiasi,
kesan pertama adalah sangat penting. Menunjukkan rasa hormat, bersikap sopan dan
menyambut hangat membantu untuk menciptakan iklim yang menguntungkan bagi
diskusi.
Ada kemungkinan bahwa agenda yang telah disepakati telah disusun sebelumnya
dan dikomunikasikan kepada semua peserta. Jika hal ini tidak terjadi,maka tidak ada isuisu substantif harus dibicarakan sebelum agenda disepakati. Agenda menetapkan pola
pertemuan: topikakan dibahas dan urutan pembahasannya.
Jika kedua belah pihakmengusulkan agenda mereka sendiri pada tahap
pembukaan, hal pertamayang harus dilakukan adalah untuk "bernegosiasi" ini dan
menyepakati agenda bersama. Menegosiasikan agenda adalah hal yang penting, karena
di sinilah setiap pihak memastikan bahwa topik atau isu yang dianggap kritis termasuk
dalam pembahasan.
Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 52 dari 73

Kode Modul
Di bawah ini adalah tabel ringkasan yang Boleh dan Tidak Boleh pada tahap
pembukaan:
Tabel Boleh Tidak Boleh Tahap Pembukaan
Tahap Pembukaan
Boleh
d.
Tidak Boleh
Jika menjadi tuan rumah, jadilah hangat dan

menunjukkan hormat dan minat
Selalu memastikan kesegaran
Menjadi penuntut
Melakukan pembicaraan kecil dengan tujuan
Merujuk pas kontrak dengan pemasok lain

atau negosiasi lainnya yang telah dilakukan
Menerima kondisi apapun
Memeriksa otoritas pihak lain untuk

bernegosiasi
Hangat sebagai pribadi, tetapi tegas pada isu
Membuat pihak lain tidak tenang
Sepakat pada agenda, diharapkan hasil dan

jangka waktu
Memulai diskusi substantif sebelum

menyepakati agenda
Tahap Pengujian
Pada tahap ini kedua belah pihak menguji persepsi dan pemahaman masing-
masing terhadap berbagai isu yang dipertaruhkan. Pada tahap inilah setiap masingmasing pihak mengklarifikasikan apa yang menjadi informasi yang ada, asumsi dan
pemahamannya dan bahkan mendapatkan informasi tambahan lain. Negosiator
seharusnya menanyakan pertanyaan yang tepat untuk mendapatkan informasi yang
hilang dan mengembangkan pilihan baru dari informasi yang diterima.
Pada saat ini sebaiknya:
Eksplorasi topik yang sama
Mencoba mendapatkan kebutuhan dasar dan kepentingan dari pihak lain
Menanyakan pertanyaan apa?, mengapa?, dan bagaimana? untuk

mengidentifikasi kebutuhan, kepentingan dan harapan pihak lain.
Mengklarifikasikan persepsi dan asumsi kedua belah pihak
Mendengarkan dengan seksama jawaban, pernyataan dan pertanyaan pihak lain
Menunjukkan perhatian untuk kebutuhan dan kepentingan pihak lain

Negosiator seharusnya menghindari untuk membuat pengajuan yang tetap sebelum
memastikan semua yang penting telah diklarifikasikan. Mempresentasikan pengajuan

secara prematur akan membuat pihak lain defensif, di bawah tekanan yang tidak perlu
dan keluar dari negosiasi.
Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 53 dari 73

e.
Kode Modul
Tahap Usulan
Tahap selanjutnya dari proses pertemuan ini adalah membuat usulan. Ketika
menentukan strategi negosiasi sebelum pertemuan, negosiator seharusnya telah

memutuskan apakah memposisikan atau mengajukan usulan lebih dulu atau tidak. Jika
memutuskan yang pertama mengusulkan seharusnya usulan harus dinyatakan dengan
jelas dan singkat.
Pada tahap ini , sangat penting untuk memajukan pilihan, alternatif dan solusi
yang baru. Tambahan lagi, negosiator harus ingat untuk:
Meringkas secara teratur
Menghubungkan variabel-variabel berbeda
Membangun ide dan usulan yang akan ditawarkan
Menanyakan pertanyaan untuk mengklarifikasi setiap hal
Memperhatikan dengan seksama
Mengusulkan waktu istirahat, jika perlu, untuk meninjau pilihan-pilihan yang ada
Hal yang tidak boleh dilakukan negosiator:
Menolak usulan seketika itu juga
Langsung membuat usulan balik terhadap usulan pihak lain
Menggunakan kata-kata yang menjengkelkan seperti kami butuh penawaran

yang adil dan masuk akal atau hanya itukah yang dapat ditawarkan?
f. Tahap Tawar Menawar

Perubahan dari tahap usulan ke tawar menawar dapat dilakukan sangat tiba-tiba,
dan sering kali saling tumpang tindih (overlap) di antara dua tahap ini. Tahap tawar
menawar dapat dilakukan dengan cepat jika kedua belah pihak saling bergerak
berdekatan selama tahap usulan.
Aturan dasar pada tahap tawar menawar adalah sebagai berikut:
Selalu mengikatkan kondisi ke konsesi: Jika kami melakukan ini, maka Anda
melakukannya?
Mencoba untuk merelakan variabel yang mungkin bernilai kecil bagi negosiator
yang satu, namun bernilai bagi pihak lain.
Fokus
pada
semua
variabel
yang
terlibat
dan
menghubungkannya
jika
memungkinkan
Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 54 dari 73

Kode Modul
Mencoba untuk membuat konsesi kecil yang banyak, daripada membuat hanya satu
konsesi besar.
Tambahan lagi, selalu menyimpan rekaman dari semua konsesi dimana tawar
menawar telah dilakukan. Akan sangat sulit pada akhir pertemuan untuk mengingat
semua yang telah disepakati kecuali telah membuat catatan-catatan.
Pada tahap tawar menawar, tidak diperbolehkan untuk:
Tersangkut pada isu baru yang diperkenalkan
Membuat konsesi yang tidak direncanakan
Kehilangan pandangan dari tujuan negosiasi
g. Tahap Kesepakatan/Persetujuan
Tahap kesepakatan adalah tahap yang kritis ketika kesepakatan final telah
dicapai. Pada tahap ini sangat penting untuk meringkas dan menyatakan dengan jelas
apa yang telah disepakati. Tahap ini adalah waktu untuk memutuskan apa yang akan
datang selanjutnya, dan peran dan tanggung jawab untuk melaksanakan perjanjian.
Tahap kesepakatan bukanlah tahap akhir, namun tahap awal sebuah hubungan
kerja. Kecuali jika kedua belah pihak puas atas perjanjiannya, dan jelas tentang apa
yang disepakati, masalah akan datang cepat atau lambat.
Tabel BolehTidak Boleh Tahap Kesepakatan
Tahap Pembukaan
Boleh
Menunggu sinyal penutupan dari pihak lain
Memastikan bahwa semua isu telah diselesaikan
Hati-hati terhadap godaan pihak lain untuk membuka
negosiasi baru untuk isu khusus
Membuat ringkasan bersama untuk menyelesaikan
kesepakatan
Meraih kesepakatan yang utama jika tidak ada otoritas
tertinggi
Menggunakan bantuan visual untuk meringkas bila
dibutuhkan (flipchart, White Board, dll)
Menetapkan tanggung jawab untuk setiap tindak lanjut
pertemuan (siap, apa dan kapan)
Menawarkan untuk menyiapkan dokumen perjanjian

Buku Informasi
Versi: 2016
Tidak Boleh
Menekan
perjanjian
dengan
membuat
penawaran akhir
Memaksakan untuk taktik kesepakatan cepat
dari memisahkan perbedaan
Berikan atau menanyakan konsesi tambahan yang
mungkin saja membuat kembali pada tahap tawar
menawar
Mengatakan bahwa akan terjadi kesepakatan yang
bagus jika dilakukan sesuatu yang berbeda
Halaman: 55 dari 73

2.
Kode Modul
Ketentuan Umum Klarifikasi dan Negosiasi

Setelah sebelumnya dipelajari tentang tahapan pertemuan dua belah pihak yang
melakukan negosiasi, maka pada bagian ini akan dibahas ketentuan umum dan yang
perlu diperhatikan pada tahap klarifikasi dan negosiasi pada Pengadaan Barang Jasa
Pemerintah. Hal-hal atau materi apa saja yang perlu diklarifikasikan atau dinegosiasikan.
Apakah dari sisi teknis dan biaya atau keduanya dan bagaimana hubungannya terhadap
berbagai jenis pengadaan baik pengadaan barang atau jasa.
Pada bagian sebelumnya telah dijelaskan bahwa klarifikasi dan negosiasi dapat
dilakukan
sebelum
kontrak
ditandatangani
(prakontrak)
dan
setelah
kontrak
ditandatangani (pasca kontrak). Berikut ini adalah pada saat apa (kapan) diperlukan
klarifikasi dan/atau negosiasi pada Pengadaan Barang Jasa.
Klarifikasi dan negosiasi sebelum kontrak dapat dilakukan pada saat:
Setelah evaluasi penawaran yang dilakukan oleh Pokja ULP
PreAwardMeeting (PAM) yang dilakukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen.
Klarifikasi dan negosiasi setelah kontrak dapat dilakukan pada saat:
Perubahan kontrak atau variasi kontrak
Rapat Keterlambatan (ShowCauseMeeting)
Setiap ada permasalahan yang signifikan terhadap pelaksanaan kontrak
Namun pada modul ini dikhususkan pelaksanaan sebelum kontrak, yaitu klarifikasi
dan negosiasi penawaran peserta pemilihan penyedia barang/jasa.
Ketentuan-ketentuan
umum
yang
harus
diperhatikan
dalam
pelaksanaan
klarifikasi dan negosiasi adalah sebagai berikut :

a. Total biaya pelaksanaan sudah termasuk biaya overheaddan keuntungan serta semua
pajak, bea, retribusi, dan pungutan lain yang sah serta biaya asuransi yang harus
dibayar oleh penyedia untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
b. Tidak diperbolehkan adanya syarat tambahan terhadap biaya pelaksanaan diluar
ketentuan yang ada dalam dokumen pengadaan. Sebagai contoh biaya pelaksanaan
disepakati dengan syarat furnituresebagai kelengkapan kantor proyek disediakan oleh
pengguna barang/jasa, sementara itu persyaratan tersebut tidak ditetapkan dalam
dokumen pemilihan.
c. Para pihak dalam pelaksanaan klarifikasi dan atau negosiasi dilakukan antara ULP
dengan calon pemenang, yang diwakili oleh :
Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 56 dari 73

Kode Modul
Direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi atau penerima kuasa

dari direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi yang tercantum
dalam akta pendirian badan hukum atau perubahannya; atau
Pihak lain yang bukan direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi

yang namanya tidak tercantum dalam akta pendirian/anggaran dasar, sepanjang
pihak lain tersebut adalah pengurus/karyawan perusahaan/karyawan koperasi
yang berstatus sebagai tenaga kerja tetap dan mendapat kuasa atau
pendelegasian
wewenang
yang
sah
dari
direktur
utama/
pimpinan
perusahaan/pengurus koperasi berdasarkan akta pendirian/anggaran dasar;
Kepala cabang perusahaan yang diangkat oleh kantor pusat yang dibuktikan
dengan dokumen otentik seperti yang diatur pada akta pendirian badan hukum
atau perusahaan yang bersangkutan bila mendirikan kantor cabang; atau
Pejabat yang menurut perjanjian kemitraan/kerja sama operasi (KSO) berhak

mewakili kemitraan/KSO.
Peserta perorangan tidak boleh diwakilkan
d. Khusus untuk pemilihan penyedia barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa lainnya yang
dilakukan dengan metode dua tahap bila yang memasukkan penawaran pada tahap
kedua kurang dari 3 (tiga) peserta, negosiasi biaya dilakukan terhadap semua peserta
yang memasukkan dokumen penawaran pada tahap kedua.
3.
Pelaksanaan Klarifikasi dan Pelaksanaan Negosiasi Penawaran

Pada dasarnya langkah klarifikasi dan negosiasi untuk mencapai kesepakatan
biaya pelaksanaan sudah diatur cukup jelas dalam Perka LKPP No. 14 Tahun 2012,
sehingga langkah-langkah klarifikasi harus mengacu pada peraturan Kepala LKPP
tersebut. Langkah-langkah berikutdimaksudkan untuk memperjelas langkah-langkah
klarifikasi dan negosiasi yang sudah tertuang dalam Perka LKPP No. 14 Tahun 2012.
Pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi dapat dibedakan berdasarkan hal-hal yang
diklarifikasi dan dinegosiasikan. Dalam hal ini dapat dibedakan menjadi 3 (tiga)
kelompok, yaitu :
1)
Klarifikasi dan Negosiasi Teknis Biaya

Klarifikasi dan negosiasi yang dilakukan terhadap penawaran teknis maupun biaya
yang memungkinkan terjadinya perubahan penawaran teknis dan biaya penawaran.

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 57 dari 73

Kode Modul
Klarifikasi dan negosiasi ini digunakan untuk pemilihan penyedia barang dan jasa yang
meliputi :
i. Pemilihan penyedia jasa konsultasi yang berbentuk badan dan perorangan, baik
dengan seleksi nasional maupun internasional yang menggunakan metode evaluasi
kualitas, serta metode kualitas dan biaya.
ii. Pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan penunjukan langsung dan
pengadaan langsung.
iii. Pelelangan dan seleksi ulang pada pemilihan penyedia barang/jasa bila yang
memasukkan penawaran kurang dari 3 (tiga) peserta.
2)
Klarifikasi dan Negosiasi Teknis

Klarifikasi dan negosiasi yang dilakukan terhadap penawaran teknis tetapi tidak
mengubah nilai total penawaran biaya yang memungkinkan terjadinya perubahan

penawaran teknis. Klarifikasi dan negosiasi teknis digunakan untuk pemilihan penyedia
jasa konsultasi yang berbentuk badan dan perorangan, baikdengan seleksi nasional
maupun internasional yang menggunakan metode evaluasi berdasarkan pagu anggaran
dan metode evaluasi berdasarkan biaya terendah.
3)
Klarifikasi dan Negosiasi Biaya

Negosiasi yang dilakukan hanya terhadap penawaran biaya yang memungkinkan
terjadinya perubahan biaya penawaran. Klarifikasi yang dilakukan sebelum negosiasi ini
bukan merupakan bagian dari negosiasi biaya tetapi bagian dari kegiatan evaluasi
penawaran biaya sehingga pelaksanaan klarifikasi dilakukan terhadap semua peserta
yang memenuhi syarat untuk memasukkan dokumen penawaran biaya. Klarifikasi dan
negosiasi ini digunakan untuk pemilihan penyedia barang, pekerjaan konstruksi dan jasa
lainnya dengan metode dua tahap bila :
a) Peserta yang memasukkan penawaran pada tahap kedua kurang dari 3 (tiga)
peserta.
b) Peserta yang memasukkan penawaran pada tahap kedua semuanya melebihi nilai
total HPS.

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 58 dari 73

4)
Kode Modul
Klarifikasi dan Negosiasi Teknis dan Biaya

Klarifikasi dan negosiasi terhadap usulan teknis diperlukan untuk mencapai
outputyang diharapkan sesuai dengan kerangka acuan kerja. Sedangkan klarifikasi dan
negosiasi terhadap usulan biaya diperlukan bila dalam proses penawaran tidak terjadi
persaingan di antara peserta seleksi/lelang. Dengan demikian tujuan pelaksanaan
klarifikasi dan negosiasi adalah :
Mengklarifikasi dan melakukan negosiasi teknis untuk menguji konsistensi antara

teknis pelaksanaan pekerjaan dengan jenis, jumlah dan spesifikasi barang/bahan
danperalatan yang diperlukan, jumlah dan kualifikasi personil dan/atau tenaga ahli
yang ditugaskan termasuk tenaga pendukung, serta jenis, jumlah dan spesifikasi
perangkat/fasilitas pendukung yang diperlukan.
Memperoleh
kesepakatan
biaya
yang
efisien
dan
efektif
dengan
tetap
mempertahankan hasil yang ingin dicapai sesuai dengan penawaran teknis yang
diajukan peserta sehingga dicapai hasil negosiasi tanpa mengurangi kualitas
penawaran teknis.
Negosiasi biaya dilakukan terhadap total penawaran biaya terkoreksi yang melebihi
pagu anggaran, agar didapatkan total penawaran biaya hasil negosiasi yang tidak
melampaui HPS.
Pelaksanaan Klarifikasi dan Negosiasi untuk Jasa Konsultasi Badan

Pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini :
1)
Melakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap aspek teknis, meliputi :

a)

Membandingkan antara usulan peserta dengan kerangka acuan kerja,
lingkup dan sasaran jasa konsultasi harus sesuai dengan kerangka acuan
kerja
b)

i. Meyakinkan bahwa metodologi yang diusulkan cukup efektif untuk
mencapai sasaranpekerjaan. Bila ULP belum yakin, dilakukan negosiasi
sehingga dicapai kesepakatan metodologi yang digunakan.
ii. Meyakinkan
bahwa
tahapan
atau
langkah-langkah
pelaksanaan
pekerjaan sudah sesuai dengan metodologi yang disepakati. Bila belum,

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 59 dari 73

Kode Modul
dilakukan negosiasi sehingga dicapai kesepakatan langkah-langkah

pelaksanaan pekerjaan yang akan dilakukan.
iii. Meyakinkan
bahwa
tahapan
atau
langkah-langkah
pelaksanaan
pekerjaan sudah sesuai dengan lingkup pekerjaan. Bila belum,

dilakukan negosiasi sehingga dicapai kesepakatan langkah-langkah
pelaksanaan pekerjaan yang sesuai dengan lingkup pekerjaan.
c)

i. Meyakinkan bahwa setiap tenaga ahli yang dilibatkan sudah ditugaskan
untuk menyelesaikan setiap tahapan sesuai dengan kualifikasinya. Bila
belum sesuai dan sudah dilakukan pengurangan nilai dalam evaluasi
teknis maka dilakukan negosiasi untuk penggantiannya sehingga dicapai
kesepakatan penugasan tenaga ahli yang sekurang-kurangnya sama
dengan kualifikasi tenaga ahli dalam KAK.
ii. Meyakinkan bahwa setiap tenaga pendukung yang dilibatkan sudah
proporsional sesuai dengan kebutuhan dalam melaksanakan setiap
tahapan
pelaksanaan
pekerjaan,
baik
dari
kualifikasi
maupun
jumlahnya. Bila tidakproporsional dilakukan kesepakatan kualifikasi dan

jumlah tenaga pendukung sesuai kebutuhan.
d)
Organisasi pelaksanaan;
Meyakinkan bahwa struktur organisasi cukup efektif untuk mencapai
sasaran pelaksanaan pekerjaan, yang meliputi :
(1) Hubungan garis komando dan koordinasi di internal tim konsultan
(manajemen, anggota tim pelaksana)
(2) Hubungan garis komando dan koordinasi antara tim konsultan
(manajemen, anggota tim pelaksana) dengan pengguna barang/jasa
dan PPK.
e)

Meyakinkan bahwa program alih pengetahuan merupakan bagian
dari langkah- langkah pelaksanaan pekerjaan. Bila belum ada dilakukan
negosiasi sehingga tercapai kesepakatan langkah-langkah untuk program
alih pengetahuan.

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 60 dari 73

f)
Kode Modul

Meyakinkan
bahwa
setiap
tahapan
pelaksanaan
pekerjaan
diselesaikan dalam waktu yang realistis dan sesuai dengan jadwal

pelaksanaan yang diminta dalam kerangka acuan kerja. Bila belum
tercapai, dilakukan negosiasi untuk menyepakati jadwal yang realistis dan
sesuai kerangka acuan kerja.
g)
Jadwal penugasan personil;

i.
Meyakinkan bahwa jadwal kerja tenaga ahli, sudah dialokasikan sesuai

dengan jadwal pelaksanaan pekerjaan. Bila masih ada kapasitas sisa
dilakukan negosiasi untuk menambah beban kerja sesuai lingkup
pekerjaan dalam KAK.
ii.
Meyakinkan bahwa jadwal kerja tenaga pendukung, sudah dialokasikan

sesuai dengan jadwal pelaksanaan pekerjaan. Bila masih ada kapasitas
sisa dilakukan negosiasi untuk mencapai kesepakatan jumlah tenaga
pendukung sesuai kebutuhan.
h)
Fasilitas penunjang
Meyakinkan bahwa jenis dan jumlah fasilitas penunjang yang
dibutuhkan sudah proporsional sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan
pekerjaan. Bila belum, dilakukan negosiasi kesepakatan jenis dan jumlah
fasilitas penunjang yang dibutuhkan.
2)
Melakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap aspek biaya, meliputi :

i)
Rencana kerja berdasarkan hasil negosiasi teknis disesuaikan dengan jenis
pengeluaran biaya. Rencana kerja ini meliputi :

i.
Kualifikasi, jumlah dan beban kerja personil
ii.
Jenis, jumlah dan beban kerja fasilitas penunjang
iii.
Aktivitas pengambilan data di lokasi tertentu
iv.
Aktivitas uji laboratorium dalam rangka pelaksanaan pekerjaan
v.
Aktivitas diskusi, seminar, dan workshop dalam rangka pelaksanaan

pekerjaan
vi.
Kebutuhan operasional harian kantor
vii.
Kebutuhan pembuatan laporan

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 61 dari 73

viii.
Dan
lainnya
sesuai
rencana
Kode Modul
kerja;
misalnya
menghilangkan
mata
pembayaran yang tidak diperlukan dan menambah bila ada yang tertinggal
dari kegiatan di KAK;
j)
Volume kegiatan dan jenis pengeluaran disesuaikan dengan hasil negosiasi
teknis;
k)
Klarifikasi dan negosiasi terhadap unit biaya personil yang diusulkan
dilakukan berdasarkan bukti pendukung berupa daftar gaji yang telah diaudit
dan/atau bukti setor pajak penghasilan tenaga ahli konsultan yang bersangkutan.
Biaya yang diusulkan harus memenuhi ketentuan:
i.
Biaya satuan dari biaya langsung personil, maksimum 4,0 (empat koma
nol) kali gaji dasar yang diterima oleh tenaga ahli tetap dan/atau
maksimum 2,5 (dua koma lima) kali penghasilan yang diterima oleh tenaga
ahli tidak tetap berdasarkan perhitungan dari daftar gaji yang telah diaudit
dan/atau bukti setor pajak penghasilan tenaga ahli konsultan yang
bersangkutan;
ii.
Bila nilai usulan biaya non-personil menurut tidak termasuk yang

dibolehkan ditawar/ dinegosiasikan tetapi harganya jauh dari harga biaya
personil dalam HPS maka diminta penyedia mengganti tenaga ahli
sekurang-kurangnya
kualifikasinya
sama
dengan
KAK
dandilakukan
negosiasi sehingga biaya personilnya memadai dengan HPS.

iii. Unit biaya personil dihitung berdasarkan satuan waktu yang dihitung
berdasarkan tingkat kehadiran dengan ketentuan sebagai berikut:
(1) 1 (satu) bulan dihitung minimal 22 (dua puluh dua) hari kerja;
(2) 1 (satu) hari kerja dihitung minimal 8 (delapan) jam kerja.
iv.
Biaya langsung personil yang dinilai tidak wajar berdasarkan ketentuan

tersebut dapat dinegosiasikan.
l)
Klarifikasi dan negosiasi terhadap biaya tenaga pendukung, dilakukan
berdasarkan harga pasar tenaga pendukung tersebut. Untuk meyakinkan bisa

disertakan bukti-bukti pendukung yang bisa dipertanggungjawabkan.
m)
Biaya langsung non-personil yang dapat diganti (directreimbursablecost) :

Harga satuan yang diusulkan dibandingkan dengan biaya yang berlaku di
pasaran. Bila belum sesuai dilakukan negosiasi untuk mencapai kesepakatan

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 62 dari 73

Kode Modul
harga sesuai dengan harga yang berlaku di pasar dan dalam hal ini bisa mengacu
pada HPS. Apabila hasil evaluasi sampul II serta klarifikasi dan negosiasi teknis
dan biaya tidak ditemukan hal-hal yang tidak wajar, total penawaran biaya dapat
diterima sepanjang tidak melebihi pagu anggaran.
Untuk metode evaluasi berdasarkan kualitas dan biaya, bila hasil evaluasi
sampul II serta klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya tidak ditemukan hal-hal
yang tidak wajar, maka total penawaran biaya dapat diterima sepanjang tidak
melebihi pagu anggaran. Bila nilai usulan biaya non personil menurut tidak
termasuk yang dibolehkan ditawar/dinego tetapi harganya jauh dari harga biaya
personil dalam HPS maka diminta penyedia mengganti tenaga ahli sekurangkurangnya kualifikasinya sama dengan KAK dan dilakukan negosiasi sehingga
biaya personilnya memadai dengan HPS.
Pelaksanaan Klarifikasi dan Negosiasi untuk Jasa Konsultasi Perorangan
Pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi untuk jasa konsultasi perorangan meliputi
beberapa aspek berikut :
1)
Aspek Teknis, meliputi :
Fasilitas penunjang
2)
3)
Aspek Biaya, meliputi :
Kesesuaian rencana kerja dengan jenis pengeluaran biaya;
Volume kegiatan dan jenis pengeluaran;
Biaya satuan dibandingkan dengan biaya yang berlaku di pasaran.

Klarifikasi dan negosiasi terhadap unit biaya personil dilakukan berdasarkan
perhitungan penghasilan yang telah diaudit dan/atau bukti setor pajak penghasilan
tenaga ahli konsultan yang bersangkutan, dengan ketentuan :
a. Biaya satuan dari Biaya Langsung Personil, maksimum 2,5 (dua koma lima) kali
penghasilan yang pernah diterima berdasarkan perhitungan penghasilan yang telah
Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 63 dari 73

Kode Modul
diaudit dan/atau bukti setor pajak penghasilan Penyedia jasa konsultasi perorangan
yang bersangkutan;
b. Unit biaya personil dihitung berdasarkan satuan waktu yang dihitung berdasarkan
tingkat kehadiran dengan ketentuan sebagai berikut:
4)
1 (satu) bulan dihitung minimal 22 (dua puluh dua) hari kerja;
1 (satu) hari kerja dihitung minimal 8 (delapan) jam kerja.

Harga satuan yang dapat dinegosiasikan yaitu biaya langsung non-personil yang
dapat diganti (directreimbursablecost) dan/ atau biaya langsung personil (remuneration)

yang dinilai tidak wajar berdasarkan ketentuan pada angka 3).
Apabila hasil evaluasi biaya serta klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya tidak
ditemukan hal- hal yang tidak wajar, maka total penawaran biaya dapat diterima
sepanjang tidak melebihi pagu anggaran.
Pelaksanaan Klarifikasi dan Negosiasi untuk Barang, Pekerjaan Konstruksi dan
Jasa Lainnya
Pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini :
1) Melakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap aspek teknis, meliputi :
a) Lingkup dan sasaran pekerjaan;
Membandingkan antara usulan peserta dengan kerangka acuan kerja, lingkup dan
sasaran jasa konsultasi harus sesuai dengan kerangka acuan kerja
b) Cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja;
i. Meyakinkan bahwa metodologi yang diusulkan cukup efektif untuk mencapai
sasaran pekerjaan. Bila ULP belum yakin, dilakukan negosiasi sehingga
dicapai kesepakatan metodologi yang digunakan.
ii. Meyakinkan bahwa tahapan atau langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan
sudah sesuai dengan metodologi yang disepakati. Bila belum, dilakukan
negosiasi
sehingga
dicapai
kesepakatan
langkah-langkah
pelaksanaan
pekerjaan yang akan dilakukan.

iii. Meyakinkan bahwa tahapan atau langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan
sudah sesuaidengan lingkup pekerjaan. Bila belum, dilakukan negosiasi
sehingga dicapai kesepakatan langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan yang
sesuai dengan dengan lingkup pekerjaan.

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 64 dari 73

Kode Modul
c) Kualifikasi tenaga ahli;

i.
Meyakinkan bahwa setiap tenaga ahli yang dilibatkan sudah ditugaskan untuk
menyelesaikan setiap tahapan
sesuai dengan kualifikasinya. Bila belum,
dilakukan negosiasi sehingga dicapai kesepakatan penugasan tenaga ahli.

ii.
Meyakinkan
bahwa setiap tenaga pendukung yang dilibatkan
sudah
proporsional sesuai dengan kebutuhan dalam melaksanakan setiap tahapan

pelaksanaan pekerjaan, baik dari kualifikasi maupun jumlahnya. Bila tidak
dilakukan kesepakatan mengenai kualifikasi dan jumlah tenaga pendukung
sesuai kebutuhan.
d) Organisasi pelaksanaan;
Meyakinkan bahwa struktur organisasi yang meliputi:
i. Hubungan
garis
komando
dan
koordinasi
di
internal
tim
konsultan
(manajemen, anggota tim pelaksana)

ii. Hubungan garis komando dan koordinasi antara tim konsultan (manajemen,
anggota tim pelaksana) dengan pengguna barang/jasa dan PPK cukup efektif
untuk mencapai sasaran pelaksanaan pekerjaan. Bila ULP belum yakin
dilakukan negosiasi untukmencapai kesepakatan struktur organisasi yang
efektif
e) Program alih pengetahuan;
Meyakinkan bahwa program alih pengetahuan merupakan bagian dari
langkah- langkah pelaksanaan pekerjaan. Bila belum ada dilakukan negosiasi
sehingga tercapai kesepakatan langkah-langkah untuk program alih pengetahuan.
f) Jadwal pelaksanaan pekerjaan;
Meyakinkan bahwa setiap tahapan pelaksanaan pekerjaan diselesaikan dalam
waktu yang realistis dan sesuai dengan jadwal pelaksanaan yang diminta dalam
kerangka acuan kerja. Bila belum tercapai dilakukan negosiasi untuk menyepakati
jadwal yang realistis dan sesuai kerangka acuan kerja.
g) Jadwal penugasan personil;
i. Meyakinkan bahwa jadwal kerja tenaga ahli, sudah dialokasikan sesuai
dilakukan negosiasi untuk menambah beban kerja.

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 65 dari 73

Kode Modul
ii. Meyakinkan bahwa jadwal kerja tenaga pendukung, sudah dialokasikan sesuai
dilakukan negosiasi untuk mencapai kesepakatan jumlah tenaga pendukung.
h) Fasilitas penunjang
Meyakinkan bahwa jenis dan jumlah fasilitas penunjang yang dibutuhkan
proporsional sesuaidengan kebutuhan pelaksanaan pekerjaan. Bila belum,
dilakukan negosiasi kesepakatan jenis dan jumlah fasilitas penunjang yang
dibutuhkan.
2)
Melakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap aspek biaya, meliputi :

a) Rencana pelaksanaan pekerjaan berdasarkan hasil negosiasi teknis disesuaikan
dengan jenis pengeluaran biaya. Rencana kerja ini meliputi :
i.
Jumlah dan jenis peralatan yang digunakan
ii.
Jumlah dan kualifikasi personil inti yang digunakan
iii.
Jumlah dan kualifikasi personil teknis yang digunakan
iv.
Jumlah dan jenis fasilitas penunjang
v.
Bagian pekerjaan yang disub-kontrakkan
vi.
Dan lainnya sesuai rencana kerja;
b) Volume kegiatan dan jenis pengeluaran disesuaikan dengan hasil negosiasi teknis;
c) Terhadap harga yang timpang, perlu diteliti dengan cara membandingkan
perhitungan analisis harga satuan yang dibuat ULP dalam menyusun HPS dengan
perhitungan analisis harga satuan penawaran yang digunakan peserta dalam
menyusun harga penawaran. Bila koefisien yang digunakan dalam analisis harga
satuan berbeda, maka harus disamakan terlebih dahulu.
d) Langkah negosiasi berdasarkan jenis kontrak :
i. Untuk kontrak harga satuan dilakukan negosiasi
terhadap setiap harga
satuan:
a. Harga satuan yang dinilai tidak wajar dinegosiasikan sehingga dicapai
harga satuan yang wajar dengan tetap mempertahankan hasil sesuai
spesifikasi pekerjaan.

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 66 dari 73

Kode Modul
b. Harga satuan yang lainnya dinegosiasikan sehingga dicapai harga satuan

yang lebih efisien dan efektif dengan tetap mempertahankan hasil sesuai
spesifikasi pekerjaan.
ii. Untuk kontrak lumpsum, dilakukan terhadap total penawaran harga sehingga
tercapai harga keseluruhan yang lebih efisien dan efektif dengan tetap
mempertahankan hasil sesuai spesifikasi pekerjaan. Langkah negosiasi
dilakukan dengan mengklarifikasi harga satuan setiap komponen harga yang
menyusunnya sehingga diperoleh harga total penawaran
e) Untuk kontrak gabungan lumpsum dan harga satuan, pada bagian komponen
kontrak harga satuan dilakukan negosiasi dengan cara yang sama seperti
negosiasi kontrak harga satuan.Negosiasi dilakukan hingga diperoleh total
pelaksanaan pekerjaan hasil negosiasi paling tidak sama atau lebih kecil dari
HPS.Bila hasil negosiasi masih di atas HPS, maka penawaran calon pemenang
dinyatakan
gugur
dan
negosiasi
dilanjutkan
dengan
calon
pemenang
berikutnyabila ada, meskipun calon pemenang tersebut mengajukan harga

penawaran total yang melebihi HPS dua-duanya harus dinegosiasikan.
5)
Klarifikasi dan Negosiasi Teknis

Dilakukannya klarifikasi dan negosiasi hanya terhadap usulan teknis karena proses
penawaran biaya sudahterjadi persaingan dengan memilih peserta yang memberikan

penawaran biaya yang paling rendah. Dengan demikian tujuan yang akan dicapai dalam
pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi ini hanya untuk meyakinkan kejelasan dan
kesepakatan teknis dengan tidak mengubah biaya penawaran.
Pelaksanaan Klarifikasi dan Negosiasi
Melakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap aspek teknis dengan cara yang sama
dengan klarifikasi dan negosiasi teknis pada pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi teknis
dan biaya jasa konsultasi. Hasil klarifikasi dan negosiasi teknis ini tidak mengubah biaya
penawaran.
6)
Negosiasi Biaya
Dilakukannya klarifikasi dan negosiasi terhadap usulan biaya diperlukan karena
dalam proses penawaran tidak terjadi persaingan di antara peserta seleksi/lelang atau
Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 67 dari 73

Kode Modul
harga yang ditawarkan terlampau mahal dibandingkan dengan HPS. Dengan demikian
tujuan yang akan dicapai dalam pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi ini adalah
memperoleh kesepakatan biaya yang efisien dan efektif dengan tetap mempertahankan
hasil yang ingin dicapai sesuai dengan penawaran teknis yang diajukan peserta sehingga
dicapai kesepakatan biaya yang tidak melampaui HPS, tanpa mengurangi kualitas
penawaran teknis.
Pelaksanaan Klarifikasi dan Negosiasi
Pada dasarnya pelaksanaan klarifikasi tidak perlu dilakukan lagi dan kebutuhan
klarifikasi bisa didasarkan pada berita acara hasil evaluasi harga. Dengan demikian yang
dilakukan pada tahap ini utamanya adalahmelakukan negosiasi biaya. Negosiasi yang
dilakukan terhadap aspek biaya, meliputi :
a)
Langkah negosiasi berdasarkan jenis kontrak :

i. Untuk kontrak harga satuan dilakukan negosiasi terhadap setiap harga satuan :
Harga satuan yang dinilai tidak wajar dinegosiasikan sehingga tercapai harga
satuan yang wajar dengan tetap mempertahankan hasil sesuai spesifikasi
pekerjaan. Bila tidak dicapai kesepakatan, maka kembali pada berita acara hasil
evaluasi harga.
Harga satuan yang lainnya dinegosiasikan sehingga tercapai harga satuan yang
lebih efisien dan efektif dengan tetap mempertahankan hasil sesuai spesifikasi
pekerjaan. Bila tidak dicapai kesepakatan, maka kembali pada berita acara hasil
evaluasi harga.
ii. Untuk kontrak lumpsum, dilakukan terhadap total penawaran harga sehingga
tercapai harga harga keseluruhan yang lebih efisien dan efektif dengan tetap
mempertahankan hasil sesuai spesifikasi pekerjaan. Langkah negosiasidilakukan
dengan mengklarifikasi harga satuan setiap komponen harga yang menyusunnya
sehingga diperoleh harga total penawaran lumpsum.
iii. Untuk kontrak gabungan lumpsum dan harga satuan, pada bagian komponen
kontrak hargasatuan dilakukan negosiasi dengan cara yang sama seperti negosiasi
kontrak harga satuan.
b)
Negosiasi dilakukan hingga diperoleh total pelaksanaan pekerjaan hasil negosiasi
paling tidak sama atau lebih kecil dari HPS.

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 68 dari 73

Kode Modul
Untuk kasus pemasukan penawaran kurang dari 3 (tiga), negosiasi dilakukan

terhadap semua peserta dan pemenangnya adalah yang memberikan hasil negosiasi
paling kecil dan di bawah HPS.
Penyusunan Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi
Berita acara klarifikasi dan negosiasi adalah dokumen yang berisi tentang semua
proses yang terjadi hingga kesimpulan atau hasil dalam pelaksanaan klarifikasi dan
negosiasi yang dilakukan. Berita acara ini merupakan salah satu bagian dari komponen
kontrak antara pelaksana pengadaan barang/jasa pemerintah dengan Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK) yang mengikat kedua belah pihak dalam perjanjian pelaksanaan
pengadaan barang/jasa pemerintah.
Dalam menyusun berita acara, substansi yang harus terkandung dalam berita
acara paling sedikit memuat hal-hal sebagai berikut:
a. Nama para pihak.
b. Proses dan hasil klarifikasi dan negosiasi (termasuk hal- hal yang diklarifikasi dan
dinegosiasikan serta hasilnya)
c. Keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu
d. Tanggal dibuatnya berita acara.
e. Ditandatangani oleh seluruh anggota ULP dan pihak yang mewakili penyedia.
Berikut ini akan dijelaskan secara lebih rinci dari masing-masing isi dari berita
acara, antara lain
1)
Nama para pihak

Pada bagian ini diuraikan secara lengkap identitas para pihak, yaitu pokja
ULP/pejabat pengadaan dan calon pemenang. Identitas untuk masing-masing pihak

yang diuraikan adalah :
a) Nama (calon penyedia/Pokja ULP/pejabat pengadaan)
b) Alamat
c) Jabatan
d) Dasar hukum (surat kuasa dan atau identitas akta pendirian badan hukum/KSO
Kemitraan/ SK Pokja ULP/SK Pengangkatan)
2)
Proses dan hasil klarifikasi dan negosiasi

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 69 dari 73

Kode Modul
Pada dasarnya semua proses klarifikasi dan negosiasi yang dilakukan termasuk
kesimpulan atau kesepakatan yang dihasilkan harus tercatat dalam berita acara hasil
klarifikasi dan negosiasi. Bukti-bukti atau data-data pendukung yang dijadikan dasar
untuk mencapai kesepakatan harus dijelaskandan dilampirkan dalam berita acara ini.
Untuk mempermudah penyusunan berita acara, boleh menambahkan lampiran berupa
tabel-tabel yang digunakan sebagai instrumen klarifikasi dan negosiasi seperti yang
sudah dijelaskan pada sub bab 2.3, yaitu:
a) Tabel daftar simak pelaksanaan klarifikasi dan negosiasi beserta lampiran-lampiran
yang melengkapinya.
b) Tabel hasil klarifikasi dan negosiasi
Bila menambahkan lampiran, maka dalam berita acara perlu dinyatakan bahwa
lampiran ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari berita acara yang dibuat.
3)
Keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu

Keterangan lain yang dimaksudkan adalah keterangan penting yang berpengaruh
pada kesimpulan terhadap hasil klarifikasi dan negosiasi dan bila disajikan dalam berita
acara akan menambah dan menguatkan hasil klarifikasi dan negosiasi. Sebagai contoh
adalah acuan hukum atau sumber-sumber informasi yang dapat dipertanggungjawabkan
dan digunakan sebagai acuan dalam melakukan klarifikasi dan negosiasi, seperti standar
biaya yang dikeluarkan oleh asosiasi.
4)
Tanggal dibuatnya berita acara

Tanggal yang dimaksud adalah tanggal penandatanganan oleh para pihak atas
berita acara klarifikasi dan negosiasi yang dibuat.Ditandatangani oleh seluruh anggota
ULP dan pihak yang mewakili badan hukum calon penyedia atau tenaga ahli konsultan
perorangan.
Berita acara ini mempunyai kekuatan hukum bila ditandatangani oleh semua
anggota pokja ULP dan pihak yang mewakili calon pemenang.

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 70 dari 73

Kode Modul
BAB V
TINDAK LANJUT KLARIFIKASI/NEGOSIASI
Formalisasi Kesepakatan
Setelah sebuah kesepakatan dicapai, perlu dipastikan bahwa apa saja yang telah
disepakati dalam negosiasi akan dilaksanakan. Kesimpulan sebuah negosiasi tidak
berakhir pada kesimpulan tersebut, namun hal itu adalah awal mula hubungan kerja
dengan pemasok.
Melakukan formalitas terhadap kesepakatan meliputi beberapa hal yang yang
harus dilakukan, yaitu:
Mengembangkan target untuk kunci tahap monitoring kesepakatan
Memeriksa kesepakatan oleh ahli hukum jika diperlukan
Melakukan pengaturan untuk mendapatkan tanda tangan atau persetujuan yang

perlu dengan waktu keterlambatan minimum.
Pada tahap formalisasi kesepakatan, tidak diperbolehkan untuk:
Menambah sesuatu yang bukan bagian dari kesepakatan awal
Menggunakan terminologi yang membingungkan atau tidak jelas atau bahasa yang
dapat membuat salah interpretasi.
Membiarkan waktu terlalu panjang untuk selang antara akhir negosiasi dan
penyusunan kontrak.
Monitoring dan Pengelolaan Implementasi

Akan sangat penting untuk terus memonitor sehubungan dengan ketentuanketentuan perjanjian untuk memastikan bahwa ketentuan tersebut dilaksanakan sesuai
dengan yang diharapkan. Oleh karena itu perlu:
Melacak kinerja pemasok Anda berkaitan dengan harga, kualitas, pengiriman dan
isu-isu lainnya.
Membuat pertemuan dengan pihak-pihak yang terlibat untuk mendiskusikan

penyimpangan penting dari perjanjian.
Gunakan pertemuan monitoring yang disepakati untuk meningkatkan dan

mengembangkan hubungan dengan pemasok jika perlu.
Gunakan setiap kesempatan informal untuk meninjau kepatuhan terhadap

kesepakatan .

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 71 dari 73

Kode Modul
Dengarkan baik-baik selama pertemuan ini untuk informasi tentang kebutuhan dan
kepentingan pemasok dan informasi tentang kinerja pemasok yang akan sangat
berharga ketika mempersiapkan untuk negosiasi selanjutnya.
Mencatat dan menyimpan rekaman.
Mempercepat tindakan di mana pun diperlukan .
Jika masalah muncul, ingatlah untuk memisahkan orang darimasalah
Evaluasi Kinerja Negosiasi

a.
Apa yang Membuat Negosiator Sukses

Sebelum
menilai
kinerja
negosiator,
akan
sangat
berguna
untuk
mempertimbangkan apa yang dilakukan negosiator yang sukses. Riset memperlihatkan

bahwa negosiator yang sukses sering:
Meluangkan
waktu
berkualitas
untuk
merencanakan
dan
mempersiapkan
negosiasi mempertimbangkan berbagai hasil dan pilihan memberikan banyak waktu

untuk membahas bidang yang sama
Jelas membedakan fakta dari asumsi.
Mengatur tujuan yang jelas.
Menggunakan pertanyaan terbuka ( pertanyaan yang tidak bisa menjadimenjawab

dengan " ya" atau "tidak " ).
Mendengarkan dan mengamati dengan baik.
Gunakan lebih komentar jangka panjang.
Menangani baik dengan negosiasidi bawah tekanan.
Fokus pada pengembangan kepercayaan.
Carilah informasi lebih lanjut.
Berbagi pengetahuan dengan mudah.
Uji pemahaman lebih sering.
Meringkas/menyimpulkan secara teratur.
Memperjelas masalah berulang kali.
Jauhkan diskusi terfokus
Di sisi lain, negosiator tidak diperbolehkan untuk:
Memberikan banyak alasan untuk menjelaskan posisi, karena akan memberikan

pihak lain peluang untuk melihat kelemahan
Menjadi defensif atau menyerang

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 72 dari 73

Kode Modul
Menggunakan kata-kata yang menjengkelkan
Membuat usulan tandingan seketika itu juga, karena kadang hal ini sering diterima
pihak lain sebagai respons negatif.
b.
Meninjau Negosiasi
Mungkin masalah yang paling penting bagi yang terlibat dalam negosiasi adalah
untuk dapat menganalisis pelajaran dari pengalaman. Negosiator yang berhasil lebih
cenderung untuk menyadari kesalahan dan menjadi kritis pada diri sendiri atas
kinerjanya. Hal ini penting untukmempertahankan tingkat tinggi kepercayaan diri yang
dibutuhkan ketika melakukannegosiasi di masa depan .
Oleh karena itu penting untuk meninjau proses dan hasilnegosiasi sebagai dasar
untuk melanjutkan perbaikan. Evaluasi pasca - perjanjian ini merupakan bagian penting
dari proses negosiasi.
Tujuan dari evaluasi penting ini adalah untuk menganalisis apakahtujuan
negosiasi tercapai dan - jika ada yang tidak -alasan untuk ini . Tujuan Anda mungkin
tidak tercapai, misalnya karena:
Pihak lain tidak realistis.
Negosiator tidak dapat membujuk pihak lain untuk setuju dengan posisi negosiator
selama negosiasi, untuk mengamankan jeniskesepakatan yang ingin diraih.
Perjanjian ini tidak dilaksanakan seperti yang diharapkan karenafaktor yang bisa
diramalkan pada tahap perencanaan.
Ketika meninjau negosiasi yang telah Anda miliki dengan pemasok, hal yangharus
diingat adalah:
Mendiskusikan hasil negosiasi dengan atasan,rekan dan anggota tim.
Mengidentifikasi pelajaran yang telah dipelajari dari seluruh proses, dan berpikir
tentang apa yang akan dilakukan waktu berbeda berikutnya.
Meninjau semua tahapan negosiasi. Fokustidak hanya pada apa yang salah, tetapi
juga pada apa yang terutama baik, dan mengapa .
Membuat catatan dan menggunakan catatan ini ketika mempersiapkan untuk

negosiasi yang akan datang.

Buku Informasi
Versi: 2016
Halaman: 73 dari 73

Buku Informasi Melakukan Klarifikasi Dan Negosiasi - Ver April 2016

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Buku Informasi Melakukan Klarifikasi Dan Negosiasi - Ver April 2016

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

BUKU INFORMASI

MELAKUKAN KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

PENDAHULUAN -----------------------------------------------------------------------A. Tujuan Umum --------------------------------------------------------------------B. Tujuan Khusus --------------------------------------------------------------------

Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

penawaran pemenang pemilihan penyedia barang/jasa, baik administrasi, teknis

kebenarannya; Melakukan negosiasi atas materi teknis dan/atau harga

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

Apa itu Klarifikasi?

Fisher & Ury (1977)

Mc Carthy & Hay (2015)

Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

Negotiation is the voluntary and systematic exploration of both parties interests

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

Chain Management International Trade Center).

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

Teknis pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan sumber daya untuk menyelesaikan

Usulan teknis jasa konsultan

yang dalam evaluasi teknis diberikan nilai kurang

Tidak jelas ketika menjelaskan satu hal dalam penawaran;

Terdapat kesalahan atau kehilangan minor; dan/atau

Tidak sesuai dengan spesifikasi yang non-wajib.

negosiasi, namun permintaan klarifikasi bukanlah negosiasi. Akan tetapi, di dalam

Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

Gambar 1. Klarifikasi bagian dari negosiasi

Untuk memperjelas masalah antara pihak;

Untuk mengembangkan hubungan dan memperdalam pemahaman antara pihakpihak;

Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

Selama pelaksanaan kontrak;

Biaya persediaan keseluruhan yang rendah;

Kualitas, ketahanan dan kinerja yang lebih baik;

Waktu tunggu yang lebih pendek;

Kontrak yang dilaksanakan lebih efektif dan tepat waktu;

Keandalan dan pelayan pemasok semakin meningkat; dan/atau

Perselisihan dengan pemasok lebih sedikit.

keuntungan seperti yang digambarkan pada ilustrasi berikut ini.

Gambar 2. Struktur Biaya Tipikal dari Perputaran Perusahaan Manufaktur

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

ditunjukkan pada contoh di atas.

Spesifikasi tertentu yang akan membantu atau menghalangi sumber kompetitif;

Persyaratan waktu tunggu untuk pengiriman barang yang realistis; dan/atau

Jumlah pemasok yang diundang untuk membuat penawaran.

Faktor yang diperhitungkan ketika mengevaluasi penawaran

Untuk produk atau layanan bernilai tinggi;

Ketika jaminan jangka panjang pasokan diperlukan;

Jika pembelian/pengadaan yang kompleks, dan ada banyak faktor untuk

Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

Apa yang Dinegosiasikan?

aspek dukungan teknis - jaminan, dukungan siklus hidup, perjanjian pemeliharaan;

aspek keuangan - deposito, syarat pembayaran, diskon, jadwal pembayaran, biaya

aspek informasi manajemen - akses ke informasi, pelaporan, dokumentasi,

aspek dukungan Pemerintah - Pemerintah menyediakan fasilitas dan informasi,

kerangka waktu - tanggal penyelesaian, tanggal pengiriman, waktu penyelesaian,

Judul Modul: Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi