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POLICA NACIONAL
DIRECCIN GENERAL
RESOLUCIN NMERO 03924 DEL 24 JUNIO DE 2016
Por la cual se expide el Manual del Sistema de Gestin Ambiental de la Polica Nacional
CONSIDERANDO:
Que la Constitucin Poltica de Colombia seala, en el Artculo 79, que todas las personas tienen
derecho a gozar de un ambiente sano, y que es deber del Estado proteger la diversidad e integridad del
ambiente, conservar las reas de especial importancia ecolgica y fomentar la educacin para el logro
de estos fines.
Que la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, Por la cual establecen normas para el ejercicio del control
interno en las Entidades y Organismos del Estado, en su artculo 2, literal h establece que uno de los
objetivos del sistema de control interno fundamentales para el diseo y desarrollo es Velar porque la
entidad disponga de procesos de planeacin y mecanismos adecuados para el diseo y desarrollo
organizacional, de acuerdo con su naturaleza y caractersticas.
Que la Ley 99 del 22 de diciembre de 1993, Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se
reordena el Sector Pblico encargado de la gestin y conservacin del medio ambiente y los recursos
naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental SINA y se dictan otras
disposiciones, seala en el artculo 101, que la Polica Nacional tendr un Cuerpo Especializado de
Polica Ambiental y de los Recursos Naturales encargado de prestar apoyo a las autoridades
ambientales, a los entes territoriales y a la comunidad, en la defensa y proteccin del medio ambiente y
los recursos naturales renovables, y en las funciones y acciones de control y vigilancia previstas por la
ley.
Que la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, Por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad
en la Rama Ejecutiva del poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios, en su artculo 1
CREACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD, establece Crease el Sistema de Gestin
de la Calidad en las entidades del Estado, como una herramienta de gestin sistemtica y transparente
que permita dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en
la prestacin de servicios a cargo de las entidades y agentes delegados, la cual estar enmarcada en
los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades. El Sistema de Gestin de la Calidad
adoptar en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las
expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el
ordenamiento jurdico vigente.
Que el Decreto 4222 del 23 de noviembre de 2006 Por el cual se modifica parcialmente la estructura
del Ministerio de Defensa Nacional, en su artculo 2 numeral 8, faculta al Director General de la
Polica Nacional de Colombia, para expedir las resoluciones, manuales y dems actos administrativos
necesarios para administrar la Polica Nacional de Colombia, en todo el territorio nacional y puede
delegar esta funcin de conformidad con las normas vigentes.
RESUELVE:
ARTCULO 1. EXPEDICIN. Expedir el Manual del Sistema de Gestin Ambiental de la Polica
Nacional, en respuesta a los cambios que el mismo sistema ha presentado con motivo de la dinmica
institucional y la mejora continua.
ARTCULO 2. ESTRUCTURA DEL MANUAL. La estructura del Manual del Sistema de Gestin
Ambiental, estar compuesto por los siguientes captulos, as:
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Pg.
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2-4
4 -6
6-9
9 - 22
22
22-23
23-24
CAPTULO I
GENERALIDADES
ARTCULO 3. OBJETIVO DEL MANUAL. El presente manual tiene por objeto:
I.
II. Dar a conocer estos lineamientos a todos los servidores pblicos de la Institucin y a otras
partes interesadas para generar unidad de criterio y orden en la accin.
III. Contribuir a que cada miembro de la Institucin conozca la globalidad de la gestin ambiental e
identifique, acorde con sus roles, responsabilidades y nivel de autoridad, su propio actuar y sus
interacciones con el resto de la Institucin.
IV. Servir como elemento de induccin para el nuevo personal.
V. Servir como criterio referente para los ejercicios de auditora interna y externa a la gestin
ambiental.
ARTCULO 4. RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN
AMBIENTAL. El Jefe de la Oficina de Planeacin, es responsable por la emisin, modificacin, control
y distribucin de este manual y de la validez del contenido y su formalizacin a travs de las actividades
y criterios establecidos en el Procedimiento Control de Documentos o el documento que haga sus
veces.
Cada uno de los miembros de la Institucin es responsable de hacer un uso adecuado de este
documento, asegurando que para su aplicacin cuente con la ltima versin publicada en la Suite
Visin Empresarial.
Los directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes, directores de escuelas, rectores de colegios, y
administradores de instalaciones policiales, son responsables de promover la comprensin de este
documento por parte de las personas que laboran bajo su supervisin y que lo aqu establecido sea
tenido en cuenta en las diferentes actividades que ejecutan.
CAPTULO 2
MARCO CONCEPTUAL
ARTCULO 5. MEDIO AMBIENTE Y GESTIN AMBIENTAL. Para la Polica Nacional, el medio
ambiente es comprendido como el entorno en el cual una organizacin desarrolla sus actividades,
incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus
interacciones.
Esta interaccin entre el medio ambiente y los seres humanos fue reconocida formalmente en el marco
de la primera Cumbre de la Tierra de las Naciones Unidas en el ao 1972, en Estocolmo, en la que se
puso en evidencia el conflicto entre el medio ambiente y el desarrollo. En 1992, en la segunda Cumbre
de la Tierra, en Rio de Janeiro, se reconoci que la problemtica entre medio ambiente y desarrollo
rebasaba lo tcnico y que por lo tanto, el deterioro del medio ambiente tiene implicaciones sociales,
polticas y necesariamente econmicas.
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En esta interaccin con el medio ambiente, la Polica Nacional utiliza recursos naturales y otros
materiales, cuyo consumo y/o transformacin generan descargas, representadas principalmente en
residuos slidos, lquidos, vertimientos y emisiones al aire, entre otras.
II.
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consume
descarga
Defensa
Proteccin
Vigilancia
Control
A
P
O
Y
A
Ley 99/93
Figura 1. La Polica Nacional y su interrelacin con el medio ambiente
CAPTULO 3
MARCO DE REFERENCIA PARA EL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL
ARTCULO 7. DEFINICIN DEL MARCO DE REFERENCIA. En el marco de la implementacin y
aseguramiento del Sistema de Gestin Ambiental de la Polica Nacional, se consideran principalmente
los requisitos definidos en la Constitucin Poltica de Colombia, la Ley 62 de 1993, la Ley 99 de 1993, el
Plan Nacional de Desarrollo, la Poltica Ambiental del Sector Defensa, la normatividad ambiental de
carcter nacional, regional y local vigente en Colombia aplicable a las instalaciones, procesos y
servicios misionales, el Pacto Global, la norma NTC-ISO 14001 y el marco estratgico institucional de la
Polica Nacional.
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En el artculo 19 se establecen las funciones generales: La Polica Nacional est instituida para
proteger a todas las personas residentes en Colombia, garantizar el ejercicio de las libertades pblicas
y los derechos que de stas se deriven, prestar el auxilio que requiere la ejecucin de las leyes y las
providencias judiciales y administrativas, y ejercer, de manera permanente, las funciones de (), de
vigilancia y proteccin de los recursos naturales relacionados con la calidad del medio ambiente, la
ecologa y el ornato pblico, en los mbitos urbano y rural.
III.
Ley 99 de 1993: Est dispuso la creacin del Ministerio de Medio Ambiente como organismo
rector de la gestin del medio ambiente y de los recursos naturales renovables, encargado
entre otras cosas, de definir las regulaciones a las que se sujetarn la conservacin, proteccin,
manejo, uso y aprovechamiento de los recursos naturales renovables y el medio ambiente de la
nacin a fin de asegurar el desarrollo sostenible.
En el artculo 101, se establece que: La Polica Nacional tendr un Cuerpo Especializado de Polica
Ambiental y de los Recursos Naturales, encargado de prestar apoyo a las autoridades ambientales, a
los entes territoriales y a la comunidad, en la defensa y proteccin del medio ambiente y los recursos
naturales renovables y en las funciones y acciones de control y vigilancia previstas por la ley. El
Gobierno Nacional proceder a tomar las medidas necesarias para la creacin del cuerpo
especialmente entrenado en asuntos ambientales de que trata el presente artculo, para lo cual dispone
de un (1) ao, contado a partir de la vigencia de esta ley. El Cuerpo Especializado de Polica de que
trata este artculo prestar su servicio con prioridad en las zonas de reserva, parques nacionales y en
las reas de especial importancia eco sistmica y colaborar en las tareas educativas, promocionales y
de prevencin para el buen cuidado y respeto de la naturaleza.
ARTCULO 9. POLTICA AMBIENTAL DEL SECTOR DEFENSA. Adoptada por el Ministerio de
Defensa Nacional mediante la Resolucin 5662 del 23 de agosto de 2012, se enmarca dentro de los
principios de Prevencin, Previsin, Progresividad, Sostenibilidad, Coordinacin y Cooperacin
Interinstitucional, y cumplimiento de la normatividad, que delimitan y orientan las actividades
desarrolladas al interior del sector: establece que : El Ministerio de Defensa, el Comando General, las
Fuerzas Militares, la Polica Nacional y las Entidades del Sector Seguridad y Defensa buscarn una
arraigada cultura que permita implementar buenas prcticas ambientales en todos los niveles y
procesos tanto administrativos como misionales, con el propsito de minimizar los riesgos de
contaminacin y minimizar los impactos ambientales de las acciones propias de la misin de cada
entidad sectorial..
ARTICULO 10. REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES APLICABLES. Un pilar fundamental del
Sistema de Gestin Ambiental de la Polica Nacional, es la identificacin de los requisitos legales
ambientales vigentes en Colombia a nivel nacional, regional y local, que apliquen a los aspectos
ambientales de sus instalaciones, procesos y servicios misionales, el desarrollo de planes especficos
para asegurar su cumplimiento y la evaluacin peridica de cumplimiento.
Estos requisitos son establecidos, a nivel nacional, por la Presidencia de la Repblica, el Congreso, el
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y dems ministerios; a nivel Regional por la
Corporaciones Autnomas Regionales y de Desarrollo Sostenible y a nivel local por la Autoridades
Ambientales Urbanas para municipios con ms de un milln de habitantes.
ARTCULO 11. CONVENIOS SUSCRITOS PACTO GLOBAL. El Pacto Global es una iniciativa
internacional, propuesta por Naciones Unidas, con el objetivo de fomentar la ciudadana corporativa e
invitar al sector empresarial, a ejercer un papel protagnico en temas de responsabilidad social y
desarrollo sostenible. Su fundamento se encuentra en la integracin de 10 principios enmarcados en
declaraciones universales, acuerdos y convenios de respeto a los derechos humanos y laborales, la
proteccin al medio ambiente y anticorrupcin.
Los principios asociados al medio ambiente son:
Principio 7: Las empresas deben mantener un enfoque preventivo que favorezca el medio
ambiente.
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Manual del Sistema de Gestin Integral, Resolucin 03392 de julio de 2015, artculo 43.
Manual del Sistema de Gestin Integral, Resolucin 03392 de julio de 2015, artculo 49
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CAPTULO 5
SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL
ARTCULO 18. ALCANCE. El Sistema de Gestin Ambiental de la Polica Nacional cubre, las
actividades inherentes a los procesos gerenciales, misionales, de soporte y de evaluacin y mejora, en
los niveles estratgico, tctico y operacional, que se llevan a cabo en las instalaciones y en cualquier
otro sitio del territorio nacional, donde se desarrollan actividades o se prestan servicios, lo cual incluye
como una ms de sus actividades misionales el apoyo en la defensa, proteccin, vigilancia y control del
medio ambiente y los recursos naturales; el desarrollo de la gestin ambiental basada en procesos de
las unidades no certificadas est vinculado a programas y buenas prcticas ambientales.
ARTCULO 19. ANTECEDENTES DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL. La Contralora General
de la Repblica en auditora gubernamental realizada en el ao 2007, evidenci la ausencia de una
poltica institucional relacionada con el reciclaje, disposicin integral de las basuras y desechos,
recuperacin y manejo de materiales, ahorro y uso eficiente de energa y agua potable, educacin
ambiental y el manejo de aspectos que afectan el entorno laboral, particularmente en lo relacionado con
el ruido, ventilacin, olores, fumigacin, disposicin de residuos txicos, limpieza, mantenimiento,
contaminacin visual, riesgos asociados con incendios y carga electromagntica, entre otros.
A partir del 2008 se inici la identificacin de aspectos ambientales. En el 2009 se adopt la Norma
NTC-ISO 14001 como modelo de gestin para algunas unidades, y se establecieron pautas para dar
cumplimiento a las obligaciones emanadas de la Ley 99 de 1993.
La implementacin formal del cumplimiento de los requisitos de la NTC - ISO 14001 se inici a partir del
ao 2010 en la Direccin General, Subdireccin General, direcciones, oficinas asesoras, Escuela de
Cadetes de Polica General Francisco de Paula Santander, con miras a la certificacin del Sistema de
Gestin Ambiental y para las diferentes unidades del nivel desconcentrado, se orient el desarrollo de
planes de gestin ambiental.
El 9 de junio de 2010 se emiti la Resolucin 01836 por la cual se adopt la Poltica ambiental, los
objetivos ambientales y el Proceso de segundo nivel Administracin del Sistema de Gestin Ambiental
de la Direccin de Proteccin y Servicios Especiales.
En el proceso se destaca la certificacin del Sistema de Gestin Ambiental de la Escuela de Cadetes
de Polica General Francisco de Paula Santander recibida en el ao 2010, de la Direccin de
Inteligencia Policial recibida en el ao 2011 y de la Direccin de Investigacin Criminal e Interpol,
auditada con concepto favorable en 2012; de igual forma el reconocimiento en el Programa de
Excelencia Ambiental Distrital, otorgado por la Secretara Distrital de Ambiente de Bogot a las
Direcciones de la Polica Nacional y a la Escuela de Cadetes de Polica General Francisco de Paula
Santander.
A inicios del 2012, la Alta Direccin inicio con la ampliacin del alcance del Sistema de Gestin
Ambiental a todos los niveles de la Institucin en el territorio nacional (implementacin no certificacin),
asegurando la inclusin de todas sus instalaciones, procesos y servicios. Esto implica que el Sistema
de Gestin Ambiental incorpora adems, la misin ambiental de la Institucin en el apoyo a la defensa,
proteccin, vigilancia y control del medio ambiente y los recursos naturales.
ARTCULO 20. ESTRUCTURA PARA EL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL .Para la consolidacin
del Sistema de Gestin Ambiental, la Polica Nacional cuenta con la distribucin de responsabilidades
que se presentan en la figura 5 y que abarca su doble relacin con el medio ambiente a partir del uso
de recursos naturales y descargas al medio natural y de su misin ambiental relacionada con el apoyo
a la defensa, proteccin, vigilancia y control del ambiente, segn la Ley 99 del 22 de diciembre de 1993.
Esta estructura funcional del Sistema de Gestin Ambiental se orienta bajo los lineamientos y liderazgo
de la Direccin General de la Polica Nacional.
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I.
II.
III.
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IV.
Equipo de Direccionamiento del Sistema de Gestin Ambiental se desempea como ente de gestin
estratgica de acuerdo a las funciones del Departamento de Gestin Ambiental segn lo establecido
en el artculo 2.2.8.11.1 del Decreto 1076 de 2015.
V.
VI.
Para los complejos donde existan unidades certificadas bajo la NTC-ISO 14001, esta unidad
certificada actuar como administradora del complejo y debern realizar las actividades
enunciadas anteriormente.
VII.
Responsable de Gestin Ambiental o quien haga sus veces en las unidades: Este cargo
es el garante de:
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VIII.
El Equipo de Gestin Ambiental est conformado por un representante de las siguientes dependencias
y grupos, los cuales aportarn la sinergia institucional con asignaciones y/o roles, los cuales estarn
conformados en instalaciones policiales del territorio nacional segn aplique as:
rea Administrativa y/o Grupos de coordinaciones logsticas.
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Implementa los programas de gestin ambiental, y realiza buenas prcticas y campaas que
coadyuven a la proteccin del medio ambiente.
Dependencia de Telemtica
Este equipo estar liderado por el responsable del Sistema de Gestin Ambiental de la dependencia de
planeacin de cada unidad, en aquellas instalaciones que cuenten con otros aspectos significativos
identificados como remonta, casas fiscales, talleres, y dems dependencias asociadas dentro de la
instalacin policial, se debe considerar vincular dentro del equipo, para as lograr la sinergia.
IX.
X.
La aplicacin de las directrices y lineamientos dados por la Alta Direccin y desplegados por
los Responsables de Gestin Ambiental.
Cumplir con sus funciones aplicando buenas prcticas ambientales para la prevencin de la
contaminacin y proteccin del medio ambiente.
Cumplir con la aplicacin de los objetivos, metas y programas de gestin ambiental, con los
controles ambientales previstos para el desarrollo de sus tareas y atender los lineamientos
para la preparacin y respuesta ante emergencias en la prestacin de sus servicios en la
instalacin a la cual pertenece.
Participar activamente en el desarrollo de las campaas e iniciativas ambientales del SGA.
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TEMTICA
TEMTICA
ACTIVIDAD ACADMICA
TEMTICA
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Cursos,
seminarios,
diplomados,
sensibilizacin,
socializaciones, etc.
Sensibilizacin y socializacin
por parte del Responsable de
Gestin Ambiental
TEMTICA
TEMTICA
TEMTICA
TEMTICA
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TEMTICA
entrenamiento
de
brigadas
de
TEMTICA
de
contratos
Cursos,
seminarios, Supervisin
Clusulas
contractuales
ambientales
(normatividad
diplomados,
sensibilizacin,
legal
aplicable)
socializaciones, etc.
Control y seguimiento a contratistas
Todo el personal
ACTIVIDAD ACADMICA
TEMTICA
Conocimiento
de
la
norma
ISO
14001
Socializacin por parte del
Buenas prcticas ambientales
responsable del SGA y/o
Aspectos e impactos asociados a los procesos,
equipo de gestin ambiental
procedimientos y/o actividades.
Entre otras capacitaciones que las unidades puedan gestionar con los diferentes convenios que cuenta
la Polica Nacional, para fortalecer las competencias del personal.
ARTCULO 26. COMUNICACIN. El requisito sobre comunicacin de la NTC-ISO14001:2004 tiene su
correspondencia con los numerales 5.5.3 y 7.2.3 de la NTCGP 1000:2009 y la NTC-ISO 9001:2008.
La Polica Nacional utiliza los mecanismos de comunicacin institucionales como medios del Sistema
de Gestin Ambiental.
Las comunicaciones internas entre los distintos niveles y funciones, con respecto a los aspectos
ambientales y el Sistema de Gestin Ambiental, se generan en cada una de las unidades policiales por
parte del equipo de gestin ambiental, el cual pondr en conocimiento de los seores Directores y/o
Comandantes de unidades policiales los temas pertinentes e informar a la Oficina de Planeacin, si
as lo considera, para que sta analice el tema.
Para las comunicaciones externas, se cuenta con el proceso 1CP-CP-0001; Comunicacin Pblica,
cuyo objetivo es gestionar las comunicaciones estratgicas con los diferentes pblicos de la Institucin,
para fortalecer una cultura de servicio respetuoso, efectivo y cercano al ciudadano e incrementar los
niveles de credibilidad y confianza en la Institucin. El alcance de este proceso cubre a todos los
funcionarios de la Polica Nacional.
La Polica Nacional decide no comunicar externamente informacin acerca de sus aspectos
ambientales significativos. Cuando una unidad policial deba comunicar externamente aspectos de su
gestin ambiental, o sea requerida por partes interesadas, deber seguir lo establecido en el proceso
de Comunicacin Pblica.
As mismo, la Polica Nacional cuenta con la gua 1IP-GU-0003 gua para la atencin de peticiones,
quejas, reclamos, reconocimientos del servicio policial y sugerencias, el cual establece los pasos a
seguir para la recepcin, atencin y solucin de solicitudes o quejas de las partes interesadas sobre su
gestin ambiental.
Para la comunicacin con las autoridades ambientales, la informacin debe ser enviada a la Oficina de
Planeacin y sta realizar una evaluacin de la informacin y canalizar la comunicacin con las
autoridades ambientales.
Los registros referentes a las comunicaciones con las entidades externas se manejan segn lo
establecido en el proceso 1GD-CP-0001; Gestin Documental.
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Manual del Sistema de Gestin Ambiental. En este documento se indica el alcance del
Sistema de Gestin Ambiental y se describen sus principales elementos.
Poltica Ambiental. Documentada, aprobada por el Mando Institucional, divulgada y
publicada.
Objetivos ambientales. Documentados y aprobados por el Mando Institucional.
Procesos, procedimientos, registros y otras disposiciones del SGA, necesarios para
asegurar la eficacia de la planificacin, operacin y control de las actividades relacionadas
con los aspectos ambientales.
Documentos de origen externo.
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CAPTULO 6
LINEAMIENTOS PARA LA CERTIFICACIN
ARTCULO 33. LOS CRITERIOS PARA LA CERTIFICACIN
Los criterios para la certificacin de unidades estn basados en disposiciones del mando Institucional y
se desarrolla en las siguientes fases:
Fase de diagnstico: Evaluacin inicial del estado de cumplimiento de los requisitos del
estndar de calidad o norma, est se realiza a travs de la revisin ambiental institucional, la
cual corresponde a la actividad en la que se identifican los aspectos, los requisitos legales
aplicables y otros que la institucin suscriba; as como sus prcticas de gestin relacionadas, a
fin de consolidar una base para implementar o mejorar un sistema de gestin ambiental.
Fase de Validacin y Socializacin: Definir las soluciones para cumplir con los requisitos
establecidos, en la norma. Identificacin y definicin de manuales, procesos, procedimientos
etc.
Concepto: A partir de la visita de verificacin del equipo de la Oficina de Planeacin y una vez
se haya evaluado los criterios en la solicitud de certificacin, sobre el objetivo, justificacin,
antecedentes, responsable, cronograma de las actividades y mecanismos de seguimiento y
medicin, se proceder a emitir el concepto de la Oficina de Planeacin, teniendo en cuenta
igualmente los criterios de austeridad del gasto.
CAPTULO 7
GLOSARIO
ARTCULO 34. GLOSARIO. Para el presente manual se aplican las siguientes definiciones:
Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organizacin que puede
interactuar con el medio ambiente.
Aspecto ambiental significativo: Aspecto ambiental que tiene o puede tener un impacto ambiental
significativo.
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PUBLQUESE Y CMPLASE
Dada en Bogot, D. C.
Original firmado
Mayor General JORGE HERNANDO NIETO ROJAS
Director General Polica Nacional de Colombia
Elabor:
Revis:
Aprob.
Fecha:
Email: ofpla.ambiental@policia.gov.co
Carrera 59 26-21 P. 4 CAN Tel. 3159000 9175 FAX 3159175
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