PROGRAMA DE CAPACITACIN

Concepto de capacitacin:
La capacitacin es una herramienta fundamental para la Administracin de Recursos
Humanos, es un proceso planificado, que busca modificar, mejorar y ampliar los
conocimientos, habilidades y actitudes del personal nuevo o actual.
Qu es un programa de capacitacin?
Es un conjunto de actividades planificadas cuyo propsito es mejorar el desempeo
presente o futuro de los empleados de su organizacin, a travs de la modificacin o
potenciacin de sus conocimientos, habilidades o actitudes.
Enfoque de la capacitacin:
La capacitacin adems de ocuparse de la informacin, las habilidades. Las actitudes y
los conceptos, ahora se orientan al desarrollo de ciertas competencias que desean la
organizacin. Esta capacitacin se basa en un mapa trazado previamente de las
competencias esenciales para el xito de la organizacin. A continuacin estas
competencias esenciales se dividen en reas de la organizacin y en competencias
individuales. Todas las competencias al nivel organizacional, divisional e individual se
definen de forma clara y objetiva para que todos los asociados las puedan entender. A
partir de esta definicin se establecen los programas de capacitacin para todo el
personal involucrado.
La capacitacin constituye el ncleo de un esfuerzo continuo diseado para mejorar las
competencias de las personas y en consecuencia, el desempeo de la organizacin. Se
trata de uno de los procesos ms importantes de la administracin de recursos humanos.
La capacitacin se disea con el objeto de proporcionar a los talentos el conocimiento y
las habilidades que necesitan en sus puestos actuales. El desarrollo implica el aprendizaje
que ve ms all del puesto actual y que se extiende a la carrera de la persona, con un
enfoque a largo plazo, a efecto de prepararlas para que sigan el ritmo de los cambios y el
crecimiento de la organizacin.
Porque se debe elaborar un programa de capacitacin?

Ayudar al instructor a pensar y a imaginar el desarrollo de la leccin a medida que

se estructure

Permite prever las herramientas, materiales y medios auxiliares para realizar el

evento, sesin, etc.

Determina las diferentes etapas del evento de manera sistemtica

Incorpora los contenidos necesarios para el desarrollo del evento sin saturarlo

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En l se distribuye el tiempo dentro de un horario establecido

Define los momentos para llevar a cabo la integracin del grupo y realizar las
evaluaciones necesarias

Funciones de un programa de capacitacin:

Orientar las actividades de capacitacin al sealar los objetivos, actividades,
tcnicas y recursos que se aplicarn durante el proceso instruccin aprendizaje
Seleccionar los contenidos al tener como parmetro el anlisis de actividades de
manera sistemtica con base en el diagnstico de necesidades
Ofrecer al instructor la visin de conjunto del evento, permitindole conocer la
estructura del mismo y auxiliado en la elaboracin del plan de sesin
Brindar al capacitando la visin total respecto a cmo ser el proceso instruccin
aprendizaje durante el periodo establecido
Proporcionar las bases para efectuar la evaluacin del programa; es decir la forma
en como est estructurado respecto a la seleccin y organizacin de contenidos y
su ubicacin en relacin al plan de capacitacin del cual forma parte

Beneficios de un programa de capacitacin:

1. Como beneficia la capacitacin a las organizaciones:

Conduce a rentabilidad ms alta y a actitudes ms positivas

Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles
Eleva la moral de la fuerza de trabajo
Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organizacin
Crea mejor imagen
Mejora la relacin entre personal de la empresa
Promueve el desarrollo

2. Como beneficia la capacitacin al personal:

Ayuda en la toma de decisiones y solucin de problemas

Alimenta la confianza, la posicin asertiva y el desarrollo
Forja lderes y mejora las aptitudes comunicativas
Permite el logro de las metas individuales
Desarrolla un sentido de progreso

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Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.

Proceso de Capacitacin:
La capacitacin es un proceso cclico y continuo que pasa por cuatro etapas:
1. El diagnstico de las necesidades: consiste en realizar un inventario de las
necesidades o las carencias de capacitacin que deben ser atendidas o
satisfechas. Las necesidades pueden ser pasadas, presentes o futuras.
2. Diseo del programa de capacitacin
3. Implementacin
4. Evaluacin de los resultados de capacitacin

1. Diagnstico de las necesidades de capacitacin:

El primer paso para establecer un eficiente Programa de Capacitacin y Desarrollo (PCD)
es analizar las necesidades de su empresa. Con ello se obtiene informacin acerca de
dnde se necesita la capacitacin, cul debe ser el contenido y qu personas de su
empresa deben capacitarse en determinados conocimientos, habilidades y destrezas.
Existen dos formas para determinar o identificar necesidades de capacitacin: el anlisis
de necesidades por niveles (de la organizacin, de funcionamiento o tarea y de la persona
individualmente hablando) y el anlisis del rendimiento o desempeo del trabajador. Nos
centraremos en el primer mtodo por ser el ms amplio y porque el segundo es tema de
una gua completa de la ABE mediante los Programas de Evaluacin del Desempeo
(PED).
El anlisis de necesidades por niveles: Es una forma para identificar necesidades de
capacitacin.
Anlisis a nivel de la organizacin: El anlisis comienza con el examen de la estrategia,
de los objetivos a corto, mediano y largo plazo de la organizacin en su conjunto.

en algunos puestos de trabajo clave dependemos de una sola persona?

tenemos personal suplente en puestos crticos, en caso el titular no se encuentre
disponible?

el rendimiento de los trabajadores es satisfactorio regular o insatisfactorio?

si el rendimiento es insatisfactorio, es debido a falta de conocimientos,

habilidades, y destrezas del trabajador o alguna maquina o herramienta que no
funciona adecuadamente? Debe tomar en cuenta que diferentes grupos de trabajo
tienen diferentes necesidades de capacitacin: supervisores de lnea, mandos
medios, alta gerencia.

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Anlisis a nivel de tarea: Es preciso determinar qu tareas deben realizarse en cada

puesto de trabajo, las habilidades necesarias para realizarlas y el nivel de rendimiento
mnimo aceptable.

Cul es la frecuencia de esta tarea?

Qu importancia tiene para la empresa, en cuanto a valor aadido repercusiones

de un rendimiento deficiente?

es muy difcil aprender a realizar esta tarea? Sin lugar a duda los esfuerzo de
capacitacin deben dirigirse de forma selectiva hacia las tareas ms frecuentes,
importantes y difciles de aprender

Anlisis a nivel de personas: El anlisis se centra en sus trabajadores y busca descubrir

discrepancias entre el rendimiento real y los niveles mnimos aceptables.

Quin o quienes necesitan capacitacin? de qu tipo?

Qu habilidades se requieren? Cuentan con las habilidades requeridas?

estn sus trabajadores

adecuadamente?

estn disponibles los recursos necesarios para realizar su trabajo?

se recompensa a los trabajadores por rendir adecuadamente?

se critica el trabajo deficiente? se elogia el buen rendimiento?

en

condiciones

fsicas

mentales

de

rendir

Mtodos para levantar un inventario de las necesidades de capacitacin:

La realizacin de un inventario de las necesidades de capacitacin se puede en razn de
cuatro niveles de anlisis:
1. El anlisis organizacional: a partir del diagnstico de toda la organizacin, para
comprobar cuales aspectos de la misin, la visin y los objetivos estratgicos debe
abordar el programa de capacitacin
2. El anlisis de los recursos humanos: a partir del perfil de las personas para
determinar cules son los comportamientos, las actitudes, los conocimientos y las

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competencias necesarias para que las personas puedan contribuir a alcanzar los
objetivos estratgicos de la organizacin

3. El anlisis de la estructura de puestos: a partir del estudio de los requisitos y las

especificaciones de los puestos para saber cules son las habilidades, las
destrezas y las competencias que las personas deben desarrollar para
desempear adecuadamente sus trabajos.
4. El anlisis de la capacitacin: a partir de los objetivos y metas que se debern
utilizar como criterios para evaluar la eficiencia y la eficacia del programa de
capacitacin.
Medios para hacer una deteccin de las necesidades de capacitacin

evaluacin del desempeo: sta permite identificar a aquellos empleados que

realizan sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, as como averiguar cules
son las reas de la empresa que requieren de la atencin inmediata de los
responsables de la capacitacin
Observacin: constatar dnde hay evidencia de un trabajo ineficiente, como
equipos rotos, atraso en relacin con el cronograma, desperdicio de materia prima,
elevado nmero de problemas disciplinarios, alto ndice de ausentismo, rotacin
de personal elevada, etctera
Cuestionarios: investigaciones por medio de cuestionarios y listas de control que
contengan la evidencia de las necesidades de capacitacin.
Reuniones interdepartamentales: discusiones entre los responsables de los
distintos departamentos acerca de asuntos que conciernen a los objetivos de la
organizacin, problemas de operaciones, planes para determinados objetivos y
otros asuntos administrativos.

2. Diseo del Programa de Capacitacin

El diseo del programa o proyecto de capacitacin es la segunda etapa del proceso. Se
refiere a la planificacin de las acciones de capacitacin y debe tener un objetivo
especfico; es decir una vez que se ha hecho el diagnstico de las necesidades de
capacitacin, es necesario plantear la forma de atender esas necesidades en un
programa integral y cohesionado. Programar la capacitacin significa definir los seis
ingredientes bsicos:

Quien debe ser capacitado: personal en capacitacin o educandos

Como capacitar: mtodos de capacitacin o recursos institucionales
En que capacitar: asunto o contenido de la capacitacin

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Quien capacitar: instructor o capacitador

Donde se capacitar: local de capacitacin
Cuando capacitar: poca u horario de la capacitacin
Para que capacitar: objetivos de la capacitacin

El programa debe estar ligado a las necesidades estratgicas de la organizacin. Es

preciso evaluar las necesidades de la organizacin y de las personas y fijar criterios
precisos para establecer el nivel de desempeo deseado.

Mtodos de capacitacin:

Capacitacin en el trabajo: es la capacitacin realizada durante la actividad

laboral del individuo, por su jefe inmediato o por su instructor especializado, los
instrumentos y materiales utilizados son los del puesto de trabajo

Capacitacin fuera del trabajo: es impartida en centros especializados dentro o

fuera de la empresa, en base en un programa estructurado. Este tipo de
capacitacin es apropiado para el proceso enseanza aprendizaje grupales

Capacitacin presencial: es la modalidad tradicional de enseanza aprendizaje, en la cual el instructor interacta cara a cara con el o los
participantes. Esta modalidad es indicada por los participantes requieren apoyo
tcnico y reforzamiento motivacional durante el proceso de aprendizaje.

Capacitacin no presencial: esta engloba todas las modalidades de capacitacin

que no requieren la presencia fsica del instructor en el lugar de aprendizaje, tales
como la capacitacin a distancia y los programas de autoaprendizaje

Capacitacin individual: se adapta a las caractersticas individuales de cada

participante, considerando sus potencialidades y limitaciones en cuanto a
conocimientos, experiencias, intereses y estilo de aprendizaje. Esta sita a cada
individuo en el centro del proceso de capacitacin, adems exige una atencin
personalizada del instructor cuando el grupo meta es heterogneo

Capacitacin grupal: el sujeto del aprendizaje es un grupo de participantes, y la

enseanza se imparte en forma colectiva. Las fortalezas de la capacitacin grupal
es la posibilidad de crear un ambiente de interaccin social entre los participantes
y con el instructor. Su mayor desafo son las diferencias individuales que pueden
presentarse en cuanto a la capacidad y motivacin para aprender de los
participantes, de manera de lograr un aprendizaje homogneo dentro de los plazos
del programa de capacitacin

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Tcnicas de capacitacin:
a. Comisiones:

Los participantes se subdividen en grupos pequeos a fin de estudiar y

discutir un tema o problema especfico, presentando soluciones

Se asignan roles como el director de la asamblea, jefes de comisin y

relatores

Las opiniones y soluciones de las comisiones sern socializados y

discutidos por todos los participantes

b. Conferencias:

Se realiza la presentacin de un tema especfico a cargo de uno o

varios expositores

Los participantes toman una actitud pasiva y el tema se puede tratarse

en pocas sesiones

Las etapas de la conferencia: introduccin, desarrollo, sntesis,

conclusiones

c. Aula expositiva:

Es una de las tcnicas ms comunes y se aplica grupo numerosos

El instructor entrega informacin a un grupo de participantes

El rol de los participantes es pasivo ( solo hacen preguntas y piden

declaraciones)

d. Aprendizaje en accin:

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Se aplica a nivel gerencial

Los participantes analizan y solucionan problemas reales de otras

reas de la empresa

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Se renen peridicamente para analizar el avance y resultados de su

trabajo con asesora de uno o vario gerentes

e. Debate pblico:

f.

Un grupo pequeo de especialistas analizan un tema especfico donde

cada uno comparte su opinin al respecto

Se realizan frente a un auditorio y los participantes sacan sus propias

conclusiones al final se realizan preguntas a los especialistas

Dramatizacin (role playing):

Se asignan roles para ser dramatizados por los participantes

Son dirigidos por un instructor y su principal objetivo es desarrollar

competencias comportamentales

Su eficacia depende de la seriedad y compromiso de los participantes

3. Implementacin
Es la tercera etapa del proceso de capacitacin. Una vez diagnosticadas las necesidades
y elaborado el programa de capacitacin, el siguiente paso es su implementacin. La
implementacin o realizacin de la capacitacin presupone el binomio formado por el
instructor y el aprendiz. Los aprendices son las personas situadas en un nivel jerrquico
cualquiera de la empresa que necesitan aprender o mejorar sus conocimientos sobre
alguna actividad o trabajo. Los instructores son las personas situadas en un nivel
jerrquico cualquiera de la empresa, que cuentan con experiencia o estn especializadas
en determinada actividad o trabajo y que transmiten sus conocimientos a los aprendices
La implementacin de la capacitacin depende de los factores siguientes:
Adecuacin del programa de capacitacin a las necesidades de la
organizacin: La decisin de establecer programas de capacitacin depende de
la necesidad de mejorar el nivel de los empleados. La capacitacin debe significar
la solucin de los problemas que dieron origen a las necesidades diagnosticadas o
percibidas.

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La calidad del material de capacitacin presentado. El material de enseanza

debe ser planeado a fin de facilitar la implementacin de la capacitacin. El
material de enseanza busca concretar la instruccin, facilitar la comprensin
mediante la utilizacin de recursos audiovisuales, aumentar el rendimiento de la
capacitacin y racionalizar la tarea del instructor.
La cooperacin de los gerentes y dirigentes de la empresa. La capacitacin se
debe hacer con todo el personal de la empresa, en todos los niveles y funciones
en un conjunto de esfuerzos coordinados.
La calidad y preparacin de los instructores. El xito de la implementacin
depender de los intereses, la jerarqua y la capacidad de los instructores. El
criterio para seleccionar a los instructores es muy importante. stos deben reunir
cualidades personales como: facilidad para las relaciones humanas, motivacin,
raciocinio, didctica, facilidad para comunicar, as como conocimiento de la
especialidad.
La calidad de los aprendices. La calidad de los aprendices influye en los
resultados del programa de capacitacin. Los mejores resultados son obtenidos
cuando se selecciona debidamente a los aprendices, en funcin de la forma y el
contenido del programa y de los objetivos de la capacitacin, de modo que las
personas formen un grupo homogneo.

4. Evaluacin del programa de capacitacin

La etapa final del proceso de capacitacin es la evaluacin de los resultados obtenidos. El
programa de capacitacin debe incluir la evaluacin de su eficiencia, la cual debe
considerar dos aspectos:

Constatar si la capacitacin ha producido las modificaciones deseadas en la

conducta de los empleados.

Verificar si los resultados de la capacitacin tienen relacin con la consecucin de

las metas de la empresa

La evaluacin de los resultados de la capacitacin se puede hacer en tres niveles, a

saber:
1) Evaluacin a nivel organizacional: En este nivel, la capacitacin debe
proporcionar resultados como:

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Aumento en la eficacia organizacional

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Mejora de la imagen de la empresa.

Mejora del clima organizacional.

Mejora en la relacin entre la empresa y los empleados

Apoyo del cambio y la innovacin.

Aumento de la eficiencia, entre otros.

2) Evaluacin a nivel de los recursos humanos: En este nivel, la capacitacin

debe proporcionar resultados como:

Reduccin de la rotacin de personal

Reduccin del ausentismo

Aumento de la eficiencia individual de los empleados.

Aumento de las habilidades de las personas

Aumento del conocimiento de las personas.

Cambio de actitudes y conductas de las personas, etctera.

3) Evaluacin a nivel de las tareas y ocupaciones: En este nivel, la capacitacin

debe proporcionar resultados como:

Aumento de la productividad.

Mejora en la calidad de los productos y servicios

Reduccin del flujo de la produccin.

Mejora en la atencin al cliente.

Reduccin del ndice de accidentes.

Reduccin del ndice de mantenimiento de mquinas y equipos, entre

otros.

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