Gastronomia Organizacion de Eventos

INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
CPG
CARRERA DE PROFESIONAL GASTRONMICO
Organizacin de eventos
Manual
ORGANIZACIN DE EVENTOS | MANUAL
Organizacin de Eventos
Condiciones de aprobacin de la materia:
Aprobacin y entrega de Trabajo prctico, y Examen final.
Trabajo prctico:
Esta consigna es comn para todos los trabajos prcticos.
La carpeta borrador firmada por el docente a cargo del curso, deber ser entregada junto con el
trabajo prctico el da del examen. (De no estar el original con la firma correspondiente, datos
del alumno y pauta asignada, el trabajo NO ser evaluado).
Puntos que integran el TP final:
1) Cartula.
2) Lo acordado con el cliente.
3) Comanda del evento.
4) Cmputo de mercaderas (Recetn del evento)
5) Cmputo de la comida del personal (incluirla en el recetn, al final)
6) Cmputo de bebidas Cmputo de hielo de arranque.
7) Cmputo de personal de saln y realizar el Organigrama (incluirlo a continuacin del cmputo del
personal).
8) Cmputo del personal que participa del evento.
9) Cmputo de: mobiliario, vajilla, cristalera, porcelana y dems equipamiento necesario, segn
corresponda al tipo de servicio (indicar si hay capacidad de lavado).
10) Enumerar los gastos generales necesarios para el evento. (Deben estar las referencias de los
proveedores).
11) Sugerir como mnimo, 4 servicios colaterales acordes al tipo de evento y target de cliente.
(Desarrollar como si lo realmente los estuviramos vendiendo, sin precio).
12) Programacin y Planificacin: Realizar el Cronograma Simple o el Diagrama de Gantt para el da
del evento como mnimo.
13) Anlisis del lugar:
a) Realizar 8 observaciones al lugar, sugiriendo sus soluciones y como mnimo 3 observaciones
deben ser gastronmicas.
b) Indicar si el lugar posee capacidad para lavado de vajilla y cristalera.
c) Realizar el plano del lugar con la distribucin del mobiliario necesario para el tipo de servicio, e
indicar los m2 necesarios para la realizacin del evento. (El plano debe ser de un lugar real, con
sus medidas reales, y la documentacin que lo respalde)
Consideraciones sobre el TP:
- Se pueden comprar hecho (no es necesario desarrollar la receta, pero deben cargarse las
cantidades a comprar en el recetn): tapas de empanadas, masa de tarteletas, masa philo, miga
de pan, panes, condimentos tipo mostaza, mayonesa, ktchup, salsa golf, bochas de helados.
- Los TP deben estar impresos en computadora.
- El cmputo de las mercaderas (Recetn del evento) debe realizarse con el archivo Excel
facilitado por la ctedra.
- Comida formal prolongada: Entrada, plato principal y postre deben ser de la etnia, regin o
especialidad.
1
El 20 % de los bocados de recepcin y mesa dulce como mnimo, deben ser de la etnia, regin
o especialidad.
Comida al tenedor prolongada: Plato fro, caliente y postre deben ser de la etnia, regin o
especialidad.
El 50 % de los bocados y mesa dulce deben ser de la etnia, regin o especialidad. Debe haber
variedades de platos para poner en una mesa de servicio.
Cocktail mediano: Cazuela caliente debe ser de la etnia, regin o especialidad.
El 30 % de los bocados y mesa dulce deben ser de la etnia, regin o especialidad.
Buffet: realizar al menos 20 variedades.
Cada bocado deber tener una peso entre 0,030 y 0,040kg.
Bocados: Realizar al menos el 50% de cada variedad.
Mesa dulce: Realizar al menos 8 variedades. Se evaluar el criterio en cuanto a la cantidad de
variedades respecto a la cantidad de invitados.
Respetar el gramaje total a servir de acuerdo al tipo de servicio asignado.
INTRODUCCIN
Resulta frecuente considerar como sinnimos a los trminos servicios gastronmicos para EVENTOS,
como CATERING. Por ello conviene detenernos un instante para explicar qu actividades de servicios
de alimentos, se incluyen en el vocablo de origen ingls CATERING.
CATERING
1. EVENTOS
Sociales: Son todos aqullos servicios en ocasiones de reuniones de amigos, casamientos,
cumpleaos, bautismos, comuniones, etc.
Empresarios: Tambin llamados corporativos, son los que contratan las empresas para su
personal o para sus clientes, tales como desayunos o jornadas de trabajo, lanzamiento de
productos, promociones, fiesta anual de la empresa, etc.
Institucionales: Generalmente de reparticiones pblicas o Instituciones Privadas que no sean
empresas comerciales.
Diplomticos: Los que se contratan en Embajadas o cualquier otro lugar donde asisten
representantes del mundo diplomtico.
2.
CATERING DEL TRANSPORTE

Areo: Servicio de comidas en aviones.
Terrestre: Servicio de viandas en micros de larga distancia.
Martimo: Servicios de comidas en embarcaciones fluviales o martimas.
Ferroviario: Servicios de comidas en trenes.
3. COMEDORES INSTITUCIONALES
De la Salud: Servicios en Hospitales, clnicas, sanatorios, geritricos o en cualquier otro
establecimiento de la salud, pblicas o privadas.
De la Educacin: Servicios en escuelas primarias, terciarias, secundarias o universidades pblicas
o privadas.
2
De las Empresas: Servicios realizados en oficinas, fbricas, campamentos viales, petroleros o

mineros o en cualquier mbito donde los comensales sean operarios o empleados de empresas
pblicas o privadas.
De las FFAA y Seguridad: Son las concesiones de gastronoma de los distintos establecimientos
policiales o militares.
De las Crceles: Servicios en concesiones gastronmicas de establecimientos carcelarios.
4. CATERING DE FILMACIONES
Servicios de comidas que a veces se realizan al aire libre con camiones o trailers adecuados a
esos efectos, o a veces se realizan en Estudios de Filmacin.
5. CONCESIONES
Salones la mayora de las veces integradas con servicio de Restaurante y Cantinas, que se
desenvuelven en Countries, Clubes, Sindicatos, Asociaciones de Profesionales, Asociaciones de
cualquier tipo con o sin fines de lucro, etc.
EL MERCADO PROFESIONAL DE EVENTOS
Existen diferentes maneras de insercin laboral o empresaria en el MERCADO PROFESIONAL DE EVENTOS. Estas son:
1. Empresas gastronmicas que se dedican a realizar eventos.
2. Salones de fiestas: Propios
Salones Alquilados
Concesiones
3. Hoteles 4 y 5 estrellas (Departamento de eventos)
4. Empresas organizadoras de eventos generales (Gastronoma tercerizada).
5. Empresas comerciales o industriales que realizan eventos propios (Gastronoma tercerizada).
6. Organizadores Profesionales de Eventos. (MICROEMPRENDEDOR)
El manual est dirigido bsicamente al caso del punto 6, o sea al ORGANIZADOR PROFESIONAL DE
EVENTOS.
Veamos una por una estas oportunidades de empleo o emprendimiento propio dentro de este
mercado potencial:
ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS

1. EMPRESAS GASTRONMICAS QUE SE DEDICAN A LA REALIZACIN DE EVENTOS
Cuando decimos "gastronmicas" y "realizacin" lo hacemos para resaltar que en este caso se
trata de empresas que tienen cocina propia. Estas empresas (las hay grandes, medianas o
pequeas) generalmente no tienen mucho personal FIJO (o sea mensualizado).
Por lo general si se dedican a Eventos, su gran mayora de personal es eventual.
Justamente esta situacin est con-templada en el Convenio de la Cmara Empresaria (FEGHRA)
y el Sindicato Gastronmico (UTGHRA) a travs de la creacin de una forma de empleo
conocida como el EXTRA DE BANQUETES.
Esta figura jurdica del EXTRA DE BANQUETES permite contratar ayudantes de cocina, cocineros,
mozos y Matres, pagndoles por da de trabajo.
2. SALONES DE FIESTAS PROPIOS
En general los propietarios de Salones para Eventos, hace unos 20 aos para atrs, en su gran
mayora los alquilaban a clientes, que luego contrataban servicios de Catering a Empresas
Organizadoras o a algn Microemprendedor.
Con el correr de los aos, los propietarios vieron mermar sus ingre-sos por alquileres (crisis
econmicas de por medio) y para sostener su nivel de ganancias, recurrieron a prestar ellos
mismos los servicios gastronmicos.
Si bien no hay estadsticas exactas, se estima que son aproximadamente un 85% los Salones
para Eventos que se encuentran en esta situacin.
En este caso realizan la misma metodologa de contratacin de personal que en el caso anterior
(1).
3. SALONES DE FIESTAS EN ALQUILER
Como dijimos en el punto anterior, en esta situacin estn aproximada-mente un 15% de los
Salones.
El proceso lgico de contratacin, es que el cliente particular o empresa que necesita un evento,
alquila primero el saln y luego se dedica a contratar un Servicio de Catering, buscando una
Empresa Organizadora o un Microemprendedor.
Para estar en las listas de Servicios recomendados por el propietario del saln, muchos de ellos
piden una comisin de venta al prestador del Catering, que generalmente ronda un 10 % de la
facturacin del servicio.
4. SALONES DE FIESTAS CONCESIONADOS
Cualquier concesin de que se trate, ya sea de 1 o 5 estrellas se caracteriza en general por
prestar servicio a los socios nicamente (estas son concesiones CERRADAS). En cambio existen
unas pocas que permiten el ingreso de NO SOCIOS a sus instalaciones (estas son concesiones
ABIERTAS).
Para el prestador de servicios gastronmicos resulta obvio que es preferible que sean ABIERTAS
ya que de esa manera agranda su base de clientes potenciales.
La clusula ms importante y principal a negociar con el propietario de cualquier contrato de
concesin, es que el concesionario (o sea el prestador del servicio) SEA EXCLU-SIVO para ser
contratado dentro del mbito de la concesin.
4
De no ser as se corre el riesgo de que el Socio traiga un servicio de afuera y encima ese da no
podemos trabajar, ya que las instalaciones las estn utilizando sin su participacin.
5. HOTELES 4 y 5 ESTRELLAS
Los hoteles 4 y 5 estrellas deben cumplimentar una serie de requisitos (segn normas
internacionales) para poder merecer esa clasificacin.
Entre ellos se destaca la obligacin de tener Salones para Eventos Algunos de ellos los tienen
simple-mente para poder cumplir con esa nomenclatura internacional y no le prestan la
atencin que deberan para que sea una unidad de negocios interesante.
Pero muchos otros s lo hacen y esta actividad iguala o supera a veces la hotelera habitacional.
En general los hoteles tambin recurren a la figura del Extra de
Banquetes, pero su remuneracin no se pacta por da sino por hora trabajada.
Hacer carrera en una cadena inter-nacional, es un estmulo interesante para el Profesional
Gastronmico que desee desempearse en relacin de dependencia en una gran empresa.
6. EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS EN GENERAL
Existen otro tipo de empresas que se dedican a organizar eventos de todo tipo:
Congresos
Ferias
Exposiciones
Festivales
Desfiles
Eventos deportivos
Etc.
Generalmente estas empresas sub-contratan todo, y por supuesto tambin la Gastronoma de
esos eventos la tercerizan a empresas de Catering o Microemprendedores.
7. EMPRESAS INDUSTRIALES O COMERCIALES QUE REALIZAN EVENTOS PROPIOS
Muchas empresas tienen una importante actividad en la realizacin de eventos.
Por lo general son las que tienen gran cantidad de representantes de ventas, como ser los
Laboratorios de medicamentos con sus visitado-res mdicos, o las empresas que se dedican a la
venta directa como ser AVON u otras.
Se la pasan gran cantidad de sus actividades en cursos de capacitacin, conferencias, jornadas
de trabajo etc. Para su personal.
A su vez realizan una gran actividad promocional de sus productos, agasajando a su clientela
con importantes eventos gastronmicos.
Al igual que las anteriores, tercerizan todos los servicios de catering para estos eventos.
8. ORGANIZADORES PROFESIONALES DE EVENTOS
(MICROEMPRENDEDORES)
Profesionales en la Organizacin de Eventos gastronmicos que sin tener un saln, y a partir de
una cocina propia, realizan Eventos Gastronmicos en cualquier lugar en que se los soliciten:
Domicilios particulares
Salones Alquilados
Empresas - Oficinas Fbricas
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Quintas o estancias
Ferias - Exposiciones
Este Manual est dirigido principal-mente a cubrir las necesidades de capacitacin de este perfil
del MICROEMPRENDEDOR
Esto es as, porque partiendo de las necesidades de capacitacin en su totalidad, quedan
comprendidas dentro de este espectro todas las necesidades parciales que a veces son
necesarias para el resto de los perfiles.
TAREAS REPETITIVAS Y NO REPETITIVAS
Abordaremos ahora un tema crucial que nos acompaar durante el desarrollo del curso en repetidas
oportunidades. Es separar dentro del mundo del trabajo a las tareas operativas en dos grandes grupos.
TAREAS REPETITIVAS
Como ejemplo de las primeras podemos sealar:
Fbricas de Produccin Continua

Oficinas Administrativas
Restaurantes
La caracterstica central de estas tareas es LA RUTINA.

Es decir: casi todos los das, casi siempre casi lo mismo
En cambio como argumento central de LAS NO REPETITIVAS podemos sealar que tienen:
Un Principio Un Desarrollo Un final
Y lo esencial de ese desarrollo es que es: UN ESCENARIO CAMBIANTE
Como ejemplo de las mismas podemos contar:
La construccin de obras de ingeniera y arquitectura

Las operaciones militares (batallas)
En gastronoma LOS EVENTOS
Esta diferenciacin opera directamente en todo nuestro accionar a lo largo de la ejecucin de los
eventos. En el origen de la actividad del evento se presenta una clara diferenciacin.
Si nuestra actividad se circunscribe a la RUTINA, la planificacin resulta a veces innecesaria o casi
superflua.
La improvisacin ante casos de imprevistos puede resultar satisfactoria. Pero en eventos, debemos
sustituir toda actividad improvisada, por una RIGUROSA PLANIFICACIN.
Debemos cambiar toda actitud que se nutra de una genial improvisacin, por una humilde actitud de
planificacin.
Y qu es planificar?
Simplemente pararse hoy, mirando al futuro.
Precisamente imaginndonos cmo ser la pelcula del da del evento.
Y en base a esa pelcula calcular todos los insumos necesarios, el personal, los servicios colaterales, la
vajilla y todo lo necesario para la concrecin de ese evento en tiempo y forma.
Adems averiguando cuales son las posibles dificultades que puedan presentarse en ese da, y TOMAR
HOY, LAS DECISIONES NECESARIAS PARA QUE ESAS DIFICULTADES, NI SIQUIERA SE PRESENTEN.
Es decir que en esta actividad debe prevalecer en el conductor una mentalidad organizadora y prolija,
con visin de futuro.
PRINCIPIOS DE ORGANZACIN (BREVE RESEA HISTRICA)

Sin duda en pocas remotas de la historia de las civilizaciones anti-guas, se deben haber aplicado
algunos mtodos de organizacin de grandes y medianos grupos humanos, para la realizacin de
tareas constructivas o directamente para operaciones blicas.
Hoy los arquelogos pueden deducir frente a las ruinas del Faro de Alejandra, el Coloso de Rodas, los
Jardines Colgantes de Babilonia, y otras maravillas constructivas del mundo antiguo, cmo se habrn
organizado a importantes contingentes de trabajadores, para poder construir esos soberbios
monumentos de ingeniera.
Pero lo cierto es que en estos casos estamos en presencia de deducciones lgicas y tcnicamente
correctas.
Pero lo primero que encontramos escrito sobre temas organizativos, es de aproximadamente 2500
aos A.C. en oportunidad de la construccin de la Pirmide de KEOPS en Egipto.
La organizacin de la "mirada" (grupo de mil trabajadores) y su conduccin se encuentran relatadas
por un historiador de la poca que se llam HERODOTO.
Otro antecedente de importancia lo tenemos a travs de LA BIBLIA. All se cuenta como Moiss, al que
algunos historiadores lo ubican entre el 1200 y el 800 AC, conduce al pueblo judo radicado en Egipto,
cruza el Mar Rojo y los instala en Israel, la "tierra prometida".
Moiss realiza una concreta organizacin laboral y social de las distintas tribus de Judea.
Muy lejos de all en China, un General llamado Sun-Tzu, escribe EL ARTE DE LA GUERRA, y se constituye
desde ese entonces hasta nuestros das, en una herramienta de lectura obligada para cualquier
ejecutivo del Management, ya que contiene fundamentos importantsimos sobre la estrategia, la
poltica, la organizacin y la planificacin.
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La organizacin poltica y militar de los griegos, fueron desarrolladas con excelente performance por los
romanos, que dominaron el mundo civilizado conocido durante 600 aos, aplicando conceptos,
tcticas y estrategias que siguen vigentes en la actualidad.
Durante la Edad Media, la organizacin de tareas mantuvo la divisin por oficios. Zapateros -Herreros Albailes - Carpinteros -Sastres - etc.
Pero dentro de cada oficio TODOS HACAN DE TODO, con mayor o menor habilidad artesanal,
clasificndose sta, en Maestro - Oficial -Aprendiz.
Con el advenimiento de la 1. Revolucin Industrial (hacia 1770), se produce un proceso de sustitucin
de la fuerza de los animales o el operario, por la fuerza de las mquinas.
Este proceso arranca en Liverpool y Manchester, con la mecanizacin de los telares, y luego se expande
a miles de actividades industriales, posibilitando un salto productivo importantsimo, pero la
organizacin de las tareas no cambi sustancialmente.
Recin con la 2. Revolucin Industrial (hacia 1890) se produce un cambio sustantivo en la
organizacin del trabajo fsico.
Los precursores de este cambio conceptual fueron: en EE.UU. Frederick Winslow Taylor y en Francia
Henri Fayol.
Estos dos pioneros fueron completos: primero fueron trabajadores, segundo repensaron y
esquematizaron lo que estaban haciendo, y por ltimo dejaron su legado escrito en obras que son el
punto de partida para un profuso desarrollo de Organizacin y Mtodos que se dio como consecuencia
de sus estudios.
Ellos proponen alrededor de 14 Principios de Organizacin entre los que principalmente se destacan:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
La divisin del trabajo

La divisin funcional
La unidad de mando
Delegacin efectiva
Descentralizacin de operaciones
Centralizacin normativa
1. LA DIVISIN DEL TRABAJO (DE LA TAREA FSICA) BASADA EN:

a) Subdivisin de la tarea del operario al mximo posible.
b) Fuerte Supervisin de capataces funcionales.
c) Pago segn lo producido. El Destajo.
d) El estudio del tiempo y de los instrumentos y mtodos.
e) La estandarizacin de todas las herramientas y movimientos.
f) Las fichas de instrucciones para los obreros.
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SU APLICACIN MS IMPORTANTE FU LA LNEA DE MONTAJE

Y Henry Ford - fue su mejor exponente. En este esquema conceptual, cada operario se especializa en
solo una parte de la tarea total, y va contribuyendo al producto final terminado.
EJEMPLOS DE APLICACIONES EN EVENTOS
En la mise en place: Si nos encontramos ante la tarea de deshuesar 50 pollos y lo haremos entre 3
ayudantes de cocina, resulta mucho ms rpido hacerlo poniendo a los tres ayudantes "en lnea" de
manera que el primero le efecta a cada pollo un par de operaciones y los va pasando. El segundo
ayudante sigue con otro par de operaciones y los pasa para que el tercero los termine.
En el armado del saln: Si estamos en presencia del armado de un servicio para 400 PAX en mesas de
10 cada una y hemos decidido que pondremos un mozo cada 2 mesas, nos encontramos bsicamente
con:
Una bolsa con 40 manteles

Una bolsa con 40 cubremanteles
400 Servilletas
400 Sillas
40 mesas
400 copas de vino, 400 de agua, 400 de champaa
400 platos de sitio, 400 de entrada, 400 de mesa, 400 de pan, 400 de postre
400 cuchillos de mesa, 400 de entrada, 400 tenedores de mesa, 400 de entrada, 400 de postre,
400 cucharas de postre
Y todos los dems implementos para el armado del saln
Si hacemos que cada mozo arme sus dos mesas, la desorganizacin de la tarea ser conflictiva.
LOS MOZOS NO DEBEN CONOCER CUALES SON SUS PLAZAS HASTA QUE EL SALN NO EST
TOTALMENTE ARMADO, siguiendo una secuencia similar a la de la lnea de montaje.
En el emplatado de los alimentos
Se puede implementar una lnea de montaje en base a una mesada siguiendo el bosquejo:
2.
LA DIVISIN FUNCIONAL
S a los colaboradores polivalentes.
Una persona es polivalente cuando es capaz de ejecutar ms de una tarea.
Sin embargo, no es bueno que en el momento del trabajo, desempee distintos roles o
funciones, ya que esto contribuye a la desorganizacin del equipo.
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S debemos, establecer claramente quin se ocupar de cada funcin necesaria para la

realizacin del evento.
El ORGANIGRAMA (Grfico de la Organizacin) es un claro ejemplo de divisin funcional.

A veces alguien puede preguntarse si el Organigrama existe siempre. La respuesta es contundente: S,
SIEM-PRE EXISTE. Lo que sucede es que cuando somos pocos, dentro de una determinada
Organizacin no hace falta dibujarlo. Pero siempre existe en nuestras mentes. Ahora bien, cuando la
cantidad y la especialidad de los integrantes del equipo, trascienden el lmite de la retentiva mental,
conviene graficarlo:
Fiesta para 800 pax:

Organizador
asistente
Jefe de saln
Maitre A
Plato fro
ayudantes
Plato caliente
ayudantes
Postre
ayudantes
camareros
Disc-jockey
espectculos
Maitre B
mantenimiento
camareros
limpieza
Maitre C
estacionamiento
camareros
seguridad
Barra 1
ayudantes
Barra 2
ayudantes
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Jefe de servicios
Chef
OTRO EJEMPLO DE DIVISIN FUNCIONAL

Servicios con los comensales de pie o distribuidos informalmente (Cocktail-recepcin).
Conviene distribuir a los mozos en diferentes funciones, para que algunos se desempeen en:
Funcin bandejeo de bocados

Funcin bandejeo de bebidas
Funcin desbarace
Funcin atencin mesas de servicio (islas)
Funcin atencin de barras
3. UNIDAD DE MANDO:
UNA PERSONA DEPENDE NICAMENTE DE UNA SOLA PERSONA
Un Jefe puede tener varios subordinados, pero un subordinado debe tener un nico Jefe.
Esto es indispensable para evitar el conflicto de rdenes.
JefedeSaln
MatreA
MatreB
Camarero
Camarero
Camarero
Camarero
Camarero
Camarero
Camarero
Camarero
4. DELEGACIN EFECTIVA
Delegar sera lo que comnmente llamamos "hacer, hacer por otro u otros dependientes".
LO PRIMERO EN DELEGAR SER:
EJECUCIN DE TAREAS
Esta situacin aparecer cuando el titular de la Organizacin no d abasto para ejecutar
fsicamente todas las tareas que concurren a la realizacin del evento.
Puede ser que incorpore mozos o cocineros para su cometido, y les delegue parte de las
operaciones.
CUANDO DEBAJO DEL N 1 SE UBICAN OTROS SUPERVISORES, COMO SER MAITRE EN
SALN, O JEFE EN LA COCINA, LO SEGUNDO EN DELEGAR SER:
o AUTORIDAD
Para que puedan conducir a sus empleados subordinados.
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DECISIONES OPERATIVAS
Como ser todas las decisiones que hagan a la simple ejecucin de las tareas
encomendadas.
EN GENERAL SE RECOMIENDA NO DELEGAR:
o LAS DECISIONES ESTRUCTURALES (econmicas, polticas y comerciales) En caso
del microemprendedor se recomienda reservar para s, todas las decisiones que
impliquen disposicin de dinero como ser las compras y contrataciones de bienes
y servicios, el pago al personal, los precios de venta, etc.
o EL CONTROL GENERAL
El Organizador microemprendedor, debera ser el primero en llegar y el ltimo
en irse, si quiere ejercer un efectivo control del evento.
o LA RESPONSABILIDAD FINAL El que est en la cspide de una
organizacin siempre es responsable por todo lo que ocurra dentro de ella.
Resulta no conveniente confundir culpabilidad con responsabilidad. El
organizador puede o no ser "culpable" segn sea la situacin producida. Pero
ser "siempre responsable" de lo acontecido.
5. DESCENTRALIZACIN DE OPERACIONES
En el tema de disposicin de elementos de servicio dentro de los espacios destinados a los
eventos, a veces se dificulta el desarrollo operativo de los mismos, por un incorrecto lay-out de
las instalaciones.
ABRIR EL JUEGO
NO CREAR EMBUDOS NI CUELLOS DE BOTELLA
Ejemplo: Servicio de cocktail para 250 personas
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NO SIEMPRE CONVIENE REPETIR LO CHICO A LO GRANDE

Ejemplo: Servicio de asado
6. CENTRALIZACIN NORMATIVA
Se deben establecer NORMAS, MTODOS, PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES para
que quede claramente establecido EL QU?, EL CMO?, EL CUNDO?, QUIN?,
DONDE?, CUANTO?....
Cuanto ms grande sea al evento, ms unificada debe ser la Normativa
Propuesta: Centralizar y unificar todas las normas en una: CARPETA DEL EVENTO.
CARPETA DEL EVENTO
0. Cartula de la carpeta
1. Resumen de Todo lo Acordado con el Cliente
2. Comanda del Evento: Men detallado
3. Cmputo y costeo de las mercaderas: (RECETN DEL EVENTO CON CANTIDADES Y PRECIOS.)
4. Cmputo y costeo de las bebidas
5. Cmputo y costeo del personal
6. Planilla de contrataciones del personal
7. Cmputo y costeo de la vajilla
8. Detalle y costeo de Servicios Colaterales
9. Presupuesto *Triplicado a la carpeta
10. Organigrama del Evento
11. Cronograma del Evento
12. Croquis del Lugar (Lay-Out)
13. Croquis de la Mise en Place de una Mesa Tipo
14. Otros datos de Utilidad: Proveedores, Equipamientos, Medicina de Emergencias, etc.
CONSIDERACIONES PREVIAS
13
1. LA FECHA DEL EVENTO Y SUS IMPLICANCIAS

Ya tengo un evento para la misma fecha? Me animo con otro?
Esto es una decisin comercial/operativa, que fundamentalmente pasa por la posibilidad de
delegar en equipos de personas altamente profesionaliza-dos.
En sus inicios, recomendamos a los microemprendedores inexpertos, no realizar ms de un
evento por vez.
El men estacional
Un buen Profesional Gastronmico debe tener en cuenta que debido al poder calrico y
sensaciones organolpticas, no es el mismo men que debe ofrecer en verano que en invierno.
El tipo y clase de bebidas
Tambin cambiarn con la poca del ao la composicin de la oferta de bebidas, como ser la
cerveza y el vino blanco, que son ms proclives al consumo con tiempo caluroso.
El consumo de bebidas
Las cantidades de bebidas tambin cambiarn segn sea la poca del ao.
El consumo de hielo.
Obviamente la cantidad de hielo acompaa la situacin anterior como necesaria consecuencia.
La estacionalidad de ciertos vegetales
Debemos tener en cuenta que a la hora de ofrecer un determinado men, la fecha en que se
realizar el evento, tiene que ver con la posibilidad de obtener determinados vegetales
estacionales a precios razonables.
El mes de diciembre
Una consideracin especial merecen los eventos que se ejecuten en el mes de diciembre. Por lo
general en este mes del ao la gastronoma funciona a pleno, y se colman los salones de
eventos, los restaurantes, los hoteles, los eventos en domicilio, la gastronoma casera, etc.
Esto es como lgica consecuencia de los festejos de fin de ao, de empresas, de compaeros de
trabajo, de estudio, de amigos, etc.
En este mes escasean fundamentalmente en el mercado de las carnes: lomos, pecetos,
matambres, por lo cual conviene anticiparse (el microemprendedor) a comprarlos en noviembre
y congelarlos.
Tambin el personal de saln y cocina trabajan a pleno y conviene asegurarse su contratacin
30 das antes, confirmando su presencia en el da del evento.
Es ms, si el evento es el 24 o 31 de diciembre, para conseguir personal, se deber pagar el
doble o ms todava.
La obtencin de vajilla puede ser conflictiva en esta poca, por lo cual conviene reservarla con
anticipacin.
2. LO ACORDADO CON EL CLIENTE
En la reunin o reuniones con el cliente para definir la propuesta integral del evento, debemos
escuchar muchsimo cuales son las necesidades del cliente y "suponer" cules sern las
necesidades y deseos de los invitados (volveremos sobre esto ms adelante).
Deberemos analizar todos sus requerimientos y elecciones, en cuanto alimento y bebidas,
vajilla, personal, servicios colaterales y todo lo concerniente al desarrollo total del evento.
No est dems no solo anotar todo lo que se converse y pongamos de acuerdo con el cliente, y
antes de dar por concluida la reunin, releerlo todo y confirmarlo con el cliente, para evitar
errores de comunicacin.
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3. LA HORA "0"
Esta es la hora a la cual estn citados los invitados o participantes del evento. Este es "el
momento de la verdad".
Existe una cuenta regresiva y otra progresiva. Generalmente los principiantes manifiestan cierto
temor a la conduccin del evento a partir de la hora 0 que desde ya es fundamental para su
correcto desarrollo.
De cualquier manera, lo ms importante para lograr el xito del evento, se juega en las horas
previas, que es cuando debemos asegurarnos que todo est correcta-mente organizado y
armado.
El xito depender fundamentalmente de esta etapa previa, y si llegamos bien a la hora 0, el
desarrollo se ver totalmente facilitado.
En cambio si llegamos con materiales faltantes, o tare-as pendientes, se complicar totalmente
la suerte del evento.
Es fundamental entonces que el Organizador conduzca esta etapa con precisin, en tiempo y
forma.
4. LA DEFINICIN DE LA CANTIDAD EXACTA DE PARTICIPANTED
Es frecuente que el cliente, estire los tiempos de definicin de la cantidad exacta de los
participantes del evento, hasta ltimo momento.
Esto es natural porque a nadie le gusta pagar por los indecisos, que no confirmaron su presencia
"por las dudas", ya que si no vienen, ser dinero malgastado. Pero a nosotros ese estiramiento al
lmite no nos sirve.
Necesitamos por lo menos 4 das antes para que se nos confirme la cantidad definitiva porque
en base a ello podremos:
Sacar las cuentas definitivas de la cantidad de participantes y su composicin. (mayores, nios,
etc.).
Ajustar todas las compras y contrataciones Producir los alimentos necesarios.
Armar el saln con las mesas necesarias Armar cada mesa con la cantidad de cubiertos
indicados.
Ubicar a los invitados cuando lleguen COBRAR!!!
5. LA DESPROTECCIN JURDICA
Es importante sealar que no tenemos proteccin jurdica efectiva, si dejamos algn saldo a
cobrar para despus del evento. Nuestra figura jurdica se caratula LOCACIN DE SERVICIOS y
en nuestro Cdigo Civil se lo legisla como un Contrato Ordinario (NO EJECUTIVO). Esto nos
lleva a que si dejamos algn importe a cobrar para despus de realizado el evento, y el cliente
decide pagarnos ese saldo, habremos tenido suerte.
Si el cliente no lo cumple, debemos iniciar una accin judicial, donde probablemente el cliente
declare que el servicio no fue de su gusto, y difcilmente lo cobremos. Por ello siempre resulta
conveniente cobrar la totalidad antes del inicio del evento.
6. FINANCIACIN
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En el caso de otorgar financiacin al cliente para que pague despus del evento, conviene
hacerlo recibiendo cheques diferidos o pagars. De cualquier manera no es esta una seguridad
jurdica definitiva.
POSIBLES SITUACIONES CONFLICTIVAS
1. COBRANZA DE LA MESA PRINCIPAL
Salvo algn acuerdo especial, en eventos sociales, casamientos, cumpleaos, etc. la mesa
principal tambin se cobra.
Lo mismo ocurre en Eventos de Empresarios, donde a veces nos solicitan "cubiertos liberados"
para realizar invitaciones a autoridades pblicas, o personajes ilustres. Salvo convencin en
contrario tambin cobramos esos cubiertos.
2. EL EFECTO DEL COSTO DE LOS NIOS
A la hora de efectuar un descuento en el precio de los cubiertos que correspondern a los nios,
debemos estudiar bien el monto de ese descuento para no perder dinero en esa parte de la
venta.
En general se pueden presentar dos escenarios diferentes:
Uno en que los nios comen mezclados entre las mesas de los mayores. En este caso lo
nico que corresponde descontar es las bebidas alcohlicas.
Otro escenario es que se les armen mesa separada de los mayo-res y en este caso aparte
de des-contar el consumo alcohlico, podemos considerar un men ms econmico,
suprimir parte de la vajilla como ser plato de sitio y copas, funda para las sillas, etc.
Tener en cuenta que casi nunca estos descuentos llegan a un 50% del Precio de Venta a
los mayores.
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3. LOS COLABORADORES PERIFRICOS

Disc Jockey
Generalmente se trata de dos personas, pero conviene averiguar si son ms en el
equipo.
Fotgrafo
Conviene saber si viene con acompaante
Video
Generalmente son dos, pero puede ser que sea un equipo ms numeroso, cuando hay
varias cmaras.
Modista
Tambin conviene cuntos van a ser.
Peinador dem anterior.
Es decir que nos podemos encontrar con una lista de colaboradores, que conviene definir
antes del evento cuantos van a ser para dar-les de comer.
4. LOS PROFESIONALES DEL ESPECTCULO
Es frecuente la convocatoria a baila-rines de salsa, de tango, locutores, artistas individuales o
grupos musicales completos, caricaturista, magos, payasos para entretener a los nios, etc.
Conviene siempre aclarar anticipadamente con el cliente si estas personas comern un men
especial o consumen lo mismo que los invita-dos.
Otro punto importante a resolver es si se necesitarn vestuarios para cambiarse por sus
atuendos artsticos.
Hay veces que su atencin se debe considerar "un evento, dentro del evento".
5. EL PERSONAL DE SEGURIDAD
Frecuentemente se trata de una o dos personas. Pero en ciertas ocasiones pueden llegar a ser
ms numerosos que los invitados. Valga el ejemplo de tratarse del cumpleaos de un Senador,
al cual concurrirn los invitados con chofer y personal de custodia.
Alimentar a estos funcionarios se constituye en "un evento dentro del evento".
6. LOS EVENTOS DE LOS PARTIDOS POLTICOS
En general resulta muy difcil pre-determinar el nmero exacto de participantes al festejo o
conmemoracin de alguna fecha importante. Es frecuente que por razones partidarias, no se le
impida a nadie el acceso al evento, por lo cual debe-remos realizar nuestros clculos con mucho
exceso para que no se produzcan faltantes de alimentos y bebidas.
Para aplicar a todo lo anteriormente dicho resulta importante tener siempre presente que:
ADEMS DE TENER QUE CONTEMPLAR EL COSTO ECONMICO POR LO PRONTO NOS
ENCONTRAMOS ANTE UN PROBLEMA DE ORGANIZACIN
7. QUIN PAGA?
Tener en cuenta esta situacin simplemente nos lleva a dos conclusiones.
Si paga un anfitrin, los invitados concurren "de muy buena onda" y se perdonan
posibles errores que cometamos. Tambin es probable que de este evento surjan futuros
servicios, dada la conformidad de los invitados.
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Si en cambio cada uno de los participantes paga su cubierto, tenemos que estar
preparados a un alto nivel de exigencia, donde seremos permanentemente juzgados por
nuestro servicio. Tambin debemos tener en cuenta que de este evento difcilmente
saldr la contratacin de otro en forma particular.
8. RECARGO DE PRECIOS
QU PASA SI CUANDO UNA DETERMINADA COMISIN DIREC-TIVA QUE NOS CONTRATA,
RECARGA EL PRECIO QUE NOS PAGAN, CUANDO VENDEN LA TARJETA DE PARTICIPACIN A
SUS ASOCIADOS?
El nivel de exigencia es maysculo, ya que el pblico asistente, que paga su tarjeta,
generalmente juzga los alimentos y bebidas por el precio final que pag, olvidndose que su
pago adems incluye premios, rifas, regalos, espectculos, fuegos artificiales, etc.
EL TARGET
Si bien a veces es una tarea infructuosa (hay eventos multitarget) conviene siempre tratar de averiguar
el TARGET o sea el PERFIL del cliente y sus invitados, para formalizar una propuesta integral que agrade
a la mayora.
Otra utilizacin de la investigacin de TARGETS es para formar una IDENTIDAD propia, que nos sirva
para el posicionamiento de nuestro emprendimiento. Esto es una pre-misa de Marketing muy
importante cuando decidimos NO TRABAJAR PARA TODOS sino para algunos Targets Especficos.
Para lograr nuestro cometido, recurrimos a una herramienta del Marketing conocida como:
SEGMENTACIN
Entendemos por Segmentacin el agrupamiento por segmentos, de los clientes potenciales, para
analizar cules son sus necesidades y deseos y poder complacerlos con una propuesta adecuada.
Para ello procederemos a segmentar a la clientela con las siguientes pautas;
Segmentacin Socio - econmica.

Segmentacin Cultural.
Segmentacin Socio-demogrfica.
Segmentacin Temporal.
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1. SEGMENTACIN SOCIO-ECONMICA
Esta figura se conoce con el nombre de Pirmide de Ingresos.
En ellas estn representadas por porcentajes (%) la cantidad de habitantes de argentina que
participan de cada segmento econmico de acuerdo a los ingresos del Principal Sostn del
Hogar (PSH).
Este trabajo se encuentra realizado por la ASOCIACIN ARGENTINA DE MARKETING y el grfico
corresponde al ao 2006.
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En general existe una relacin paralela entre poder adquisitivo y producto:
De la observacin de este grfico paralela entre poder adquisitivo surgen "a priori" algunas
conclusiones:
En teora podemos disear un producto para cada bolsillo. Pero a poco de andar deberemos elegir
afirmarnos en uno o dos segmentos contiguos, ya que esto constituye un primer paso para formar
nuestra IDENTIDAD como prestadores de un servicio de determinado rango de precios.
Tambin nos sirve para considerar Producto que esta segmentacin es muy til para ser aplicada en
el diseo de "producto restaurante", para operar de lunes a viernes al medioda. Es decir para locales
destinados para almuerzos en ocasin del trabajo.
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Esto es as pues la gente se ata a un presupuesto para comer la mayora de los das de su vida, y lo
cumple religiosamente, salvo ocasiones especiales. Por ello de acuerdo al Precio del Men Ejecutivo (o
la propuesta diaria), definimos que segmento socio-econmico queremos tener como clientes. Es decir
a qu pblico que-remos llegar.
Nos servir para fijar nuestra poltica de precios dentro del marco general de LA POLTICA COMERCIAL DE LA EMPRESA, cuestin que trataremos sobre el final de este trabajo.
DE CUALQUIER MANERA ESTA RELACIN PARALELA ENTRE PRECIO - PRODUCTO EN ALGUNOS
CASOS SUELE A VECES FALLAR
Esto ocurre frecuentemente en "negocios de salir a comer" o en los eventos. Porque en la eleccin de
los clientes, intervienen otros atributos relevantes (BENEFICIOS) aparte del precio:
Status-Prestigio-Figuracin Social
Cultura Gastronmica
Gustos Personales
Factores emocionales
Ubicacin Ambientacin
Glamour
Otros
Y QU OCURRE ENTONCES? SURGE LA RELACIN (SEGMENTACIN) CRUZADA

En esas operaciones gastronmicas aparece a veces la relacin cruzada entre poder adquisitivo y
producto:
En ella se rompe el paralelismo y pblico de determinado dinero se cruza a consumir productos de

diferentes targets.
Es decir, pblico de muchsimo dinero puede llegar a consumir un champaa carsimo y un men
simplsimo como ser matambre con ensalada rusa de entrada, y pollo al champignon como plato
central.
O por el contrario, gente de recursos humildes, que piden un producto alimentario "gourmet", pueden
adems gastarse una fortuna en espectculos, plasmas, fuegos artificiales, etc. Todo sea por
"aparentar", recurriendo a un prstamo bancario, a vender un auto o un terreno, etc. para solventar el
evento.
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Como excede ampliamente el marco de este apunte referirse a todas las causales en que aparecen otras
variables para incluir en la eleccin Precio -Producto nos referiremos brevemente a una sola de ellas o
sea a LA PAUTA CULTURAL.
Desde ya que a riesgo de caer en una simplificacin y posiblemente rozar la discriminacin vamos a
definir dos polos opuestos (aunque siempre hay puntos intermedios).
2. SEGMENTACIN CULTURAL
1. El pblico con cultura Protocolar
Aqul pblico que practica en menor o mayor medida las Reglas de Etiqueta (tambin llamadas
Normas de Urbanidad y Cortesa).
2. El pblico de cultura No Protocolar
Nos preguntaremos: en qu se diferencian en lo atinente a la organizacin del evento?
El pblico de Cultura Protocolar en general se manejar con las siguientes pautas:

Consumir el servicio de recepcin de pie o ubicado en living.
Solo ingresar al Saln a sentarse a la mesa, cuando haya sido invitado.
El anfitrin recibir en la puerta de entrada.
Observar el Orden de Precedencia en el servicio de alimentos y bebidas.
Utilizar cubiertos del mismo tamao para entradas y principales.
En cambio el pblico de cultura No Protocolar
Se sentar en la ubicacin asignada y esta situacin complica absolutamente el servicio de
recepcin, generando la necesidad de desbarace de las mesas, y demorando notablemente el
servicio de las entradas.
Pretender que se le sirva primero a la Mesa Principal donde a veces confluyen anfitriones y
agasajados.
Otra distincin que conviene tener en cuenta a la hora de analizar el Target Cultural
Gastronmico, es diferenciar al cliente de cultura Gourmet del cliente de cultura "Popular".
El cliente Gourmet preferir:

Porciones pequeas.
Propuestas exticas.
Resaltar todas las cualidades organolpticas de los alimentos (sensoriales)
Dentro de ellas es muy importante la decoracin del plato.
Esto acarrea el servicio emplatado (no pinzado) y mayor cantidad y calidad de la mano de
obra, con los consiguientes mayores costos de la misma.
Mayor consumo de vinos tintos.
Camareros que apliquen perfectamente las reglas del servicio.
Copas de cristal.
Cubiertos pesados.
Platos de porcelana.
Champaa sin azcar.
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Sidra espaola.
Cervezas Premium o importadas
El cliente de Cultura Popular preferir

Porciones abundantes.
Propuestas de alimentos tradicionales.
Cervezas de cualquier marca.
Sidra argentina.
Champaa demi-sec.
Se iguala el consumo de vinos tinto y blanco.
Agregar hielo al vino.
Camareros que sean corteses y amables antes que tcnicos en el oficio.
El servicio puede ser pinzado (No emplatado) para satisfacer adecuadamente la demanda de
cantidad.
3. SEGMENTACIN POR EDADES

Debemos tener en cuenta que segn sean las generaciones cambian profundamente las
preferencias del pblico en cuanto a:
Cantidad.
Tipos de alimentos.
Tipos de Bebidas.
Ambientacin.
Tipo de Msica.
Volumen de la msica.
Iluminacin.
Personal de Servicio.
Resulta un clsico de los eventos organizar un cumpleaos de una mujer de 15 aos, donde
se presentan dos targets claramente diferenciados en una misma fiesta. Por ello debemos
imaginarnos que estamos organizando dos fiestas al mismo tiempo.
Haciendo una comparacin entre los segmentos podemos especular con la siguiente tabla:
TEMA
Ubicacin o sector
Iluminacin
Msica
Disc Jockey
Alimentos
Bebidas
Cantidad de alimentos
Personal de Servicio
MAYORES
De una lado de la pista de baile
Alta
Baja
De Eventos
Para mayores
Todas
Mayor
Cualquier edad
4. SEGMENTACIN POR GNEROS

VARONES:
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JVENES
Del otro lado
Ms baja
Alta
De Eventos
Para jvenes
Sin alcohol
Menor
Edad intermedia
En general si tenemos todos hombres o una mayora casi total de este gnero, debemos
considerar darle al evento los siguientes giros para aproximarnos al xito del mismo:
Calcular un 30 a 40 % ms del gramaje de los alimentos.
Calcular mayor proporcin de vino tinto que blanco (80-20). Considerar carnes rojas
en la propuesta.
No considerar Mesa Dulce salvo pedido especial.
El punto de coccin generalizado debe ser A PUNTO.
MUJERES:
Dedicar especial atencin a la ambientacin (flores).

Tener todo muy higinico, especialmente los baos.
La propuesta puede incluir pollo - pescados - salad bar.
Considerar la inclusin de Mesa Dulce.
Considerar menores gramajes en las porciones.
Tener gaseosas Light.
Las proporciones del vino pueden ser 60% tinto / 40 % blanco.
Habiendo carnes rojas el punto de coccin generalizado debe ser COCIDO.
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5. SEGMENTACIN POR PROFESIONES

OPERARIOS:
En este caso debemos considerar que las personas que trabajan con su fsico en general gastan
2.800 caloras diarias (esto depende obviamente del tamao individual y otras circunstancias).
Por ello debemos imprimir algn giro tambin en estas ocasiones y considerar:
Aumentar el tamao de las porciones.
No trabajar productos magros, sino ms bien aceitosos o grasos.
No desechar el azcar.
Aumenta el consumo de bebidas alcohlicas.
Las gaseosas pueden ser las comunes.
En general prefieren carnes rojas.
ADMINISTRATIVOS:
En este caso debemos considerar que las personas que trabajan, con su intelecto en general
gastan1.800 caloras diarias en promedio.
Por ello recomendamos para estas ocasiones:
Disminuir el tamao de las porciones.
Trabajar con productos magros.
Tener gaseosas Light.
Podemos considerar en la propuesta pollo - pescados -salad bar.
6. SEGMENTACIN POR REGIONES O LOCALIDADES
Cuando analizamos a los clientes por sus culturas locales o regionales, en principio tenemos que
tener en cuenta que nos encontramos ante una situacin donde pueden variar fuertemente sus
requerimientos, no solo en la propuesta de alimentos y bebidas, sino tambin en el "paquete
completo".
Es decir el servicio, la vajilla, las costumbres y rituales propios de cada regin o localidad.
Tambin debemos tener en cuenta que por ms que uno aprenda cocina saltea, o cocina del
litoral, etc. Nuestro pblico estar com-puesto por clientes de cualquier lugar que en principio
podrn apreciar o no nuestro desempeo.
Pero lo que es terminante es que no nos contratar ningn salteo, que desee comida saltea. Y
esto es mejor que as sea porque en caso contrario deberemos pasar un duro examen. Esto es
lgico. El pblico de la regin o localidad diferencia-da, prefiere un propio prestador del servicio
de su propia regin, para una propuesta de esa misma regin. Slo nos contratar entonces,
para una propuesta diferente de la regin a la cual pertenece.
7. SEGMENTACIN POR ETNIAS O NACIONALIDADES
En este caso valen las mismas con-sideraciones que para el captulo anterior.
Por ms que aprendamos y des-arrollemos una propuesta mejicana, japonesa, polaca, o la que
fuera, el pblico que debemos contar es cualquiera menos mejicanos, polacos, o japoneses ya
que aqu se aplica el mismo preconcepto de la pertenencia a la etnia o nacionalidad.
Tambin en este punto tenemos que sealar un caso frecuente en gastronoma que son las
Convenciones Internacionales de cualquier profesin.
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En general la propuesta debe ser autctona. Locro - Asado - Bife de chorizo - etc.
8. SEGMENTACIN POR RELIGIONES
La nica religin que tiene una fuerte presencia en gastronoma, y especialmente en eventos es
la Religin Juda.
En estos casos, si se trata de judos ortodoxos o muy practicantes de su religin, el prestador de
los servicios de Catering, debe pertenecer a la religin juda, y el servicio ser supervisado por
Rabino o funciona-rio delegado por el mismo.
Todo debe hacerse bajo el ritual KOSHER, y decimos ritual porque no es solamente la comida,
sino que cuando se trata de KOSHER se abarca desde la matanza del animal hasta el servicio y la
vajilla, pasando por todas las etapas intermedias.
Los eventos tpicos de la religin juda son:
El BRIT MIL
Es la circuncisin del varn y en alguna medida hay un cierto paralelismo con el bautismo de la
religin cristiana.
El CASAMIENTO
En general son fiestas sper divertidas donde se alternan permanente-mente tandas de baile
entre comidas.
EL BATMIZVA
Es el festejo de la mayora de edad de la mujer a los 12 aos.
EL BARMIZTVA
Es el festejo de la mayora de edad del varn a los 13 aos.
Existen salones exclusivamente pre-parados para estos festejos cuando se trata de judos
ortodoxos, donde hasta pueden convivir dos cocinas diferentes ("clonadas") Una para ser
utilizad por cualquiera y otra para ser utilizada solamente por la comunidad juda.
9. SEGMENTACIN TEMPORAL
Al analizar los segmentos de acuerdo al momento en que se desarrollan, debemos de tener en
cuenta que muchos son los temas que tenemos que adaptar en cuanto a correspondencia con
la calidad total o en cuanto a su implicancia econmica.
Ya vimos oportunamente como varan las propuestas en verano o en invierno, y consideramos
las dificultades que se presentan en el mes de diciembre.
Debemos tener en cuenta para nuestra poltica de precios que Enero y Febrero son de una
fuerte baja en esta actividad, salvo que sea en lugares de vacaciones.
Lo mismo ocurre en los das de la semana en que desde lunes a jue-ves son de baja actividad,
hasta los viernes y sbado que representan el pico mximo ene eventos.
Tambin debemos considerar que los distintos momentos u horas del da, deben imprimir
fuertes cambios en nuestras propuestas gastronmicas y de desarrollo.
No va a ser la misma propuesta para un cocktail de despedida de un Embajador, si ste se
realiza a las 10 de la maana, a las 14:00, a las 17:00 o a las 22:00 horas del da.
CON TODO LO EXPUESTO ANTERIORMENTE QUEREMOS DEJAR BIEN EN CLARO.
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QUE NO SE TRATA DE COMPARTIMENTOS CERRADOS, SINO DE QUE EN NUESTRAS PROPUESTAS

DEBEN REINAR:
La cintura
La flexibilidad
La adaptacin a cada situacin
La creatividad
QUE CADA EVENTO PUEDE SER NICO E IRREPETIBLE
RELEVAMIENTO PREVIO DEL LUGAR DEL EVENTO

Resulta indispensable para una correcta planificacin del evento, conocer el lugar donde se desarrollar
el mismo, no slo desde el punto de vista operativo, sino tambin desde el punto de vista econmico,
donde las caractersticas del sitio, influirn de manera fundamental en los costos del evento.
Pueden ser una o unas visitas previas para planificar adecuadamente todo lo necesario.
Con quin?
Salvo situacin especial, en general conviene realizar la visita acompaado por el cliente para poder
debatir con l diferentes alternativas y tomar las necesarias decisiones en conjunto.
Con qu?
Depender del tipo de servicio y del evento, pero en general cuando vamos a reconocer un lugar
desconocido, no est dems llevar una cinta mtrica, que nos ayudar a tomar medidas en diferentes
ocasiones.
ANLISIS DEL LUGAR
Para ejemplificar un cierto accionar partiremos de dos escenarios opuestos:
1. Un escenario campestre. 2. Un escenario urbano.
1. ESCENARIO CAMPESTRE
Resultan muy numerosos los eventos que se desarrollan en casas-quintas; chacras; estancias; etc. a
veces alejadas de los centros urbanos.
Por ello la primera averiguacin ser:
Cmo se llega?
Referencias del itinerario para llegar.
Medios de Transporte disponibles.
Horarios y frecuencias de los medios de transporte.
Caminos pavimentados; mejorados o de tierra.
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Las referencias de distintos puntos de sealizacin, servirn posteriormente hacer un plano de cmo se
llega al lugar.
En caso de no haber medios de transporte disponibles, (o habindolos por razones de falta de tiempo)
debe-remos llevar y traer al personal contratando vehculos suficientes.
En caso de tener que transitar por caminos de tierra es imprescindible definir con el cliente si se realiza
igual aunque llueva o haya condiciones del camino desfavorables. Si el cliente toma la decisin de que
se realizar bajo cualquier circunstancia climtica adversa, se debern contemplar las facilidades para
transitar por esos caminos.
Adems, y probablemente sea lo ms importante de todo: SE DEBER CONTAR CON UNA
ALTERNATIVA
Una carpa.
Una casa.
Un quincho.
Un galpn.
Un hangar.
Una galera.
Es decir un lugar de alternativa donde realizar el evento en caso de condiciones imposibles de hacerse
al aire libre
EL PISO Y LOS ACARREOS
Una vez llegado con el medio de locomocin hasta el lugar ms prximo al sitio donde se implantar el
ser-vicio, debemos verificar la distancia, imaginndonos que el da del evento, hasta ese mismo lugar se
llegar con los alimentos, vajilla, bebidas, mesas y sillas, y todo el equipamiento imprescindible.
Si esa distancia es exagerada (como ocurre en lugares parquizados), deberamos calcular otros tiempos
para el armado del lugar, e incluso contratar una cuadrilla de ayudantes para realizar los acarreos, sin
que se cansen los mozos, especialmente si es personal femenino.
Tambin ser til verificar el piso para realizar dichos acarreos, y resultar imprescindible contar con
carrito de dos ruedas para realizarlos con rapidez y el menor esfuerzo.
EL PLANO PARA LLEGAR SIRVE PARA:
Entregrselo al personal si va por su cuenta.

Para el chofer del vehculo si los transportamos nosotros.
Para proveedores de cualquier tipo o contratacin.
Para el cliente para que lo imprima y lo ponga con la tarjeta de invitacin a sus invitados.
2. UN ESCENARIO URBANO
Ya sea que se trate de una casa, saln, edificio de departamentos, etc. es importante verificar si vamos a
acceder por una entrada de servicio, o en cambio ingresaremos por el mismo lugar en que luego
ingresarn los invitados. En caso de que se trate de entrada nica, tendremos en cuenta que
deberemos tener todo dentro del lugar antes de la hora 0.
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Es en Planta Baja?
Se nos simplificar muchsimo la tarea, y resulta oportuno en aqullas residencias que cuenten con un
amplio garage, acordar con el cliente que nos facilite ese espacio para instalar la cocina mvil el da del
evento.
Es en un 1er Piso?
Si la cocina est en Planta Baja y el servicio es en otro piso, deberemos seleccionar personal
relativamente joven para recorrer en repetidas oportunidades las escaleras.
Es en pisos ms altos?
En este caso deberemos medir el ascensor (principal o de servicio) si a simple vista nos pareciera
ajustado, para calcular los tiempos de anticipacin en instalar-nos.
Deberemos considerar que para nuestra operatoria tendrn influencia:
Escaleras.
Ascensores.
Montacargas.
Horarios de acceso.
Posibilidad de que exista un S.U.M. (Saln de Usos Mltiples).
Posibilidad de que exista un Reglamento Interno.
CAPACIDAD DEL LUGAR

Si se trata de un cocktail o recepcin (de parados) como mnimo necesitamos 1 m2 de espacio cada
2 personas.
Si se trata de mesas redondas debemos distinguir entre aqullas que se instala la vajilla SIN PLATO DE
SITIO o CON PLATO DE SITIO.
CAPACIDAD SIN O CON PLATO DE SITIO
Dimetro de la mesa
1.20m2
1.50m2
Capacidad del lugar
Sin plato de sitio

8 personas
10 personas
1 m2 x persona
CONSECUENCIAS DEL PLATO DE SITIO
30 % MS DE MESAS
30 % MS DE MANTELES
30 % MS DE CUBREMANTELES
30 % MS DE CENICEROS
30 % MS DE SALEROS
30 % MS DE FRAPS
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Con plato de sitio

6 personas
8 personas
1.30 m2 x persona
30 % MS DE BALDES HIELEROS
30 % MAS DE CENTROS DE MESA
100 % DE PLATOS DE SITIO
CAPACIDAD DEL LUGAR CUANDO NOS ENCONTRAMOS EN LUGARES DE SUPERFICIE IRREGULAR, O

CON OBSTCULOS, COMO PUEDEN SER:
Columnas
Recovecos
Paredes curvas
Muebles
Desniveles
Maquinarias, etc.
EN ESTOS CASOS DEBEMOS HACER EL PLANO EN RIGUROSA ESCALA

Para ello deberemos recurrir a alguna de las siguientes alternativas:
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Escalmetro.
Programa Autocad.
Programa Corel.
Programa Visio.
MEDIDAS PARA CALCULAR LA PISTA DE BAILE
MXIMO = 1 m2 cada 2 personas (estarn todos bailando simultneamente).

MNIMO = 1 m2 cada 4 personas (la mitad estar bailando y la otra no).
Otro clculo para estos casos:
Lugar para la recepcin (de parados).

Saln (ubicando a los invitados en mesa de 6 con plato de sitio).
Pista de baile.
TODO INCLUDO: 2,30 m2 x persona
RELEVAMIENTO DE LAS INSTALACIONES EXISTENTES

1. VERIFICAR LA CAPACIDAD DE FUEGOS
Consiste en encenderlos todos.
Anafes.
Hornos.
Salamandras.
Cocinas.
Freidoras.
Y fundamentalmente a qu energa funcionan:
Gas de red.
Gas de tanque.
Gas de tubo o garrafa.
Electricidad.
Gasoil.
Etc.
Tambin delimitar las responsabilidades para que el fluido est a disposicin y sea suficiente
para el da del evento.
2. VERIFICAR LA CAPACIDAD DE MESADAS
Siempre sern necesarias para des-plegar los platos O crear lneas de montaje para el emplatado
individual.
3. VERIFICAR LA CAPACIDAD DE FROS PARA ALIMENTOS

Alimentos a granel (que puedan ser apilados).
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Alimentos salseados (en recipientes redondos o rectangulares).

Alimentos no apilables (para los cuales se necesitan estantes).
Alimentos de gran volumen no apilables (tortas).
Alimentos congelados (freezer).
4. VERIFICAR LA CAPACIDAD DE FROS PARA BOTELLAS

Utilizar el principio fsico de la CONVECCIN NATURAL (EL FRO BAJA SOLO Y EL CALOR SUBE
SOLO).
POZO FRO PARA BOTELLAS
Puede ser elctrico (tipo gndola de supermercados).
Puede ser simplemente un piletn u otros recipientes.
De no haber nada fijo se impone la necesidad de llevar "cubas" para enfriado.
5. EL AGUA QUE LLEGA (AFLUENTE)
Si existe la posibilidad de obtener agua para el lavado se presenta la oportunidad de lavar un
plato que ser reutilizado con el consiguiente ahorro de alquiler y menor cantidad de espacios:
El plato que lavaremos ser entonces:
El Plato de Entrada.
Pasar a utilizarse como el Plato de postre.
Pasar a utilizarse como el Plato de mesa dulce.
Pasar a utilizarse como el Plato de fin de fiesta.
6. EL AGUA QUE SE VA (EFLUENTE) En caso de generar un espacio de lavado, deberemos ser
cuidadosos en ver donde se canalizar el agua que hayamos utilizado, para no generar
problemas de falta de drenaje
7. CALIDAD DEL AGUA
Tambin ser til verificar la calidad del agua, sobre todo si es apta para el caf o para rebajar
jugos concentrados.
8. EXTRACCIN DE HUMOS Y OLORES
En caso de parrillas mviles, debemos previamente analizar donde las pondremos.
En el caso instalaciones fijas, verificaremos la existencia de campanas y el funcionamiento eficaz
de los extractores.
9. CARGA ELCTRICA
Resulta frecuente que en lugares donde se arman eventos (no repetitivos como ser en carpas quinchos - domicilios particulares - etc.) no existe una adecuada planificacin de la distribucin
de la potencia elctrica necesaria.
Al recargarse con demasiados equipos de luces u otras instalaciones, sobre un solo canal de
potencia, se produce un sobrecalentamiento de los cables, y como lgica consecuencia, el
sistema de proteccin de llaves trmicas corta el suministro de energa, quedndonos a oscuras.
Por lo tanto conviene verificar que esta problemtica se haya considerado con anticipacin al
da del evento.
32
10. GRUPO ELECTRGENO

Para el caso de que pudiera llegar a cortarse el suministro de la red de energa elctrica, se
puede prever esta situacin a partir de contar con generadores de energa propios o alquilados.
11. BAOS
Aparte de verificar si contamos con baos en cantidad adecuada (dos cada 50 invitados en
promedio para ambos sexos) debemos tener en claro quin se ocupar de mantenerlos siempre
limpios el da del desarrollo del evento.
12. VESTUARIOS Y BAOS PARA EL PERSONAL DEL SERVICIO
Lo ideal es contar con vestuarios y baos aparte de los disponibles para los invitados. Pueden
alquilar-se baos qumicos si el lugar es accesible a su instalacin.
13. AIRE ACONDICIONADO
El correcto funcionamiento y la adecuada capacidad del aire acondicionado, es un requisito
importante para el desarrollo confortable del evento.
Si se trata de un lugar desconocido, la nica posibilidad cierta de verificarlo, es presenciando un
evento anterior, en ese mismo lugar.
14. FBRICA DE HIELO
En principio, para enfriar las bebidas, conviene hacerlo con Barra de Hielo, ya que por esa Ley
de la Fsica que expresa: "en materia de energa, nada se pierde, todo se transforma"
seguramente la barra, tardar ms tiempo en enfriar, pero a su vez durar ms tiempo, con el
consiguiente ahorro de dinero.
Dems est sealar que la barra se consigue nicamente en fbricas de hielo.
De cualquier manera para la compra de "rolitos" tambin conviene hacerlo en fbrica, ya que su
precio es un 33% del que nos venden en estaciones de servicio.
Por todo ello deberemos tener en cuenta de la fbrica de hielo
Cul ser la que nos atender el da del evento?
Qu horarios tiene de atencin?
Tiene o no tiene sistema de entrega a domicilio?
33
15. ESTACIN DE SERVICIO CON ROLITOS

Para el caso de no poder contar con la asistencia de una fbrica de hielo, no nos queda otra
solucin que recurrir a comprar el hielo en una estacin de servicio.
La recomendacin es que si optaremos por esta compra, debemos tener en claro con cual
estacin ser, y conviene hacerla por anticipado al da del evento para no encontrarnos con
sorpresas ese mismo da.
16. MESAS Y SILLAS
Es frecuente que muchos lugares en alquiler, tengan sus propias mesas y sillas. Deberemos
entonces verificar que sean del agrado del cliente o bien adoptar las fundas para sillas. Esta
decisin conviene que la tome el cliente con nuestro asesoramiento.
17. VAJILLA
No es frecuente que el lugar que se alquile ofrezca la provisin de vajilla, pero si as fuere, y
resultare adecuada al cliente, conviene alquilarla ya que nos ahorraremos fletes y acarreos.
18. PERSONAL
Ya sea personal de cocina o de saln, nunca es conveniente trabajar con personal del lugar.
En todos los casos recomendamos enfticamente trabajar con personal propio, ya sea fijo o
extra.
19. INSTALACIONES CONTRA INCENDIOS Y SALIDAS DE EMERGENCIA
Si bien el pblico promedio no es muy exigente con este requisito, s lo son las empresas,
especficamente las extranjeras, donde la cultura de la seguridad est ms desarrollada, y por
ms que tenga inters en contratarnos el Presidente de la misma, si el Jefe de Seguridad de la
empresa se opone, no resultaremos contratados.
De cualquier manera, aunque el cliente no lo exija, debemos ajustarnos a estos requisitos y
normas, ya que SIEMPRE SOMOS RESPONSALES por todo lo que ocurra en la Organizacin del
Evento.
34
TIPOS DE SERVICIO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
COMIDA FORMAL
COCKTAIL CORTO
COCKTAIL MEDIANO
COCKTAIL LARGO
COMIDA AL TENEDOR
ASADO
BUFFETT
En principio debemos tener en claro, que en un mismo evento pueden llegar a convivir diferentes
TIPOS DE SERVICIO al mismo tiempo en diferentes lugares del mismo, o en diferentes tiempos en el
mismo lugar.
Es decir que la imaginacin y la creatividad son el nico lmite a las distintas posibilidades de combinarlos.
1. COMIDA FORMAL
Se caracteriza porque el comensal tendr la posibilidad de comer sentado en una silla y sobre la
mesa tendr su plaza armada con vajilla y cubiertos, para "comer formalmente".
La organizacin tradicional de este tipo de servicio comprende los siguientes pasos y
porcionamientos.
Recepcin 4 a 6 bocados por persona Estimando la duracin de la misma en una hora
aproximamos a 150 grs.
Entrada Fra y/o Entrada Caliente: Segn Receta Probada y corregida.
Plato Principal: Segn Receta Probada y corregida.
Postre: Segn Receta Probada y corregida.
Caf con Bombones o Petit Fours: 2 Por persona.
Mesa Dulce: 0,120 kg. Por persona.
Torta Alegrica: 0.050 kg. Por persona.
Fin de Fiesta 0.100 kg. Por persona.
Pancitos tamao mignon: 3 o 4 por persona
Alternativa de la Recepcin Mesa de Quesos y Fiambres: 0.100 kg Por Persona.
LA CANTIDAD LMITE SUPERIOR DE CONTROL ES 1 KG DE COMIDA POR PERSONA.

DEBEMOS TENER EN CUENTA QUE ESTE SER NUESTRO PRIMER BORRADOR, y QUE LAS CANTIDADES
DEFINITIVAS SURGIRN DE ANALIZAR EL TARGET, Y SI ES NECESARIO SUBIRLAS O BAJARLAS.
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QU ENTENDEMOS POR BOCADO
Es un canap.
Es una tarteleta rellena.
Es un pinchito de lomo (pollo/cerdo/etc.).
Es una aceituna rebozada.
Es una ciruela con panceta.
Es un fosforito.
Es una empanadita "de copetn".
Es una pieza de sushi.
Etc. Etc.
A la empanada comn la contamos por 2 bocados.
El sndwich de miga de confitera tambin por 2 bocados.
CLCULO DE EJEMPLO DE UNA MESA DULCE (Slo Tortas)

1. Cuento la Cantidad de pax
2. La multiplico por (x) 0,120 Kg= Me da el total de Kg. de tortas (u otros alimentos dulces que decida
servir).
3. Ese kilaje lo divido por 1,000 KG que es lo que pesa la torta promedio= Cantidad de tortas que voy a
producir.
La variedad generalizada puede ser de 8 clases diferentes de tortas (ajustar en cada caso).
TENER EN CUENTA QUE SOLO TORTAS NO CONVIENE (DESCONTAR OTROS ALIMENTOS DE ESTA
CUENTA).
2. COCKTAIL (SERVICIO DE LUNCH)
Caractersticas:
La gente est de pie.
Debe haber algunas mesas de apoyo (para ceniceros, copas sucias, servilletitas usadas,
pirotines, etc.).
Puede haber algunas islas o mesas de servicio (bocados, pinchos, pata de jamn, etc.).
Puede salir todo bandejeado desde cocina o trastienda.
Puede haber algunas sillas o juegos de living
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COCKTAIL CORTO Duracin: 2 a 3 horas.

Cantidades: 6 a 8 bocados por persona.
Motivos:
Entrega de Diplomas.
Desfiles.
Presentacin de Productos.
Entrega de Premios.
Despedida de Funcionarios.
VERNISSAGE (Apertura de muestra Pictrica, Fotogrfica, cultural, etc.).
Otros.
Festejo de algo que no sea especficamente comer.
En los clculos van todo tipo de bocados: fros, calentitos, dulces o salados.
COCKTAIL MEDIANO Duracin: 3 a 5 horas.
Cantidades: 8 a 12 bocados por persona, aproximadamente 400/500 grs. por persona.
Motivos:
Inauguracin de negocios.
Casamientos por Civil.
Bautismos.
Aniversarios de bodas.
Lanzamientos de productos.
Comuniones.
Otros.
Tener especial cuidado con la dosificacin de los bocados durante el tiempo que dura el
servicio para que alcancen hasta el final.
COCKTAIL LARGO Duracin: ms de 5 horas.
Cantidades: 20 a 24 bocados por persona.
Aproximadamente 1 Kg por persona.
Motivos:
Cumpleaos de 15 u otros.
Fiestas de egresados.
Lanzamiento de productos.
Casamientos.
Otros.
Est en desuso pues no resulta ms barato que una comida formal, y adems tanto
tiempo de parados resulta incmodo.
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3. COMIDA AL TENEDOR TAMBIN LLAMADA COMIDA AMERICANA (DESARROLLO)

1. Recepcin: 4 a 6 bocados por persona.
2. Plato fro.
3. Plato caliente.
4. Postre.
5. Caf.
6. Mesa dulce.
7. Fin de fiesta.
Puede ser igual que una comida formal.
Se caracteriza por ser una mezcla de los dos anteriores o sea de para-dos o sentados en
sofs, sillones o sillas, juegos de living, pero sin mesa. (mezcla de cocktail con comida
formal).
Favorece la movilidad y alternancia de los invitados.
Motivos:
Eventos empresariales.
Lanzamiento de productos.
Fiestas de fin de ao.
Aniversarios.
Relaciones Pblicas.
Otros.
Eventos sociales en domicilio del Cliente:
Aniversario de Casamiento.
Cumpleaos.
Bautismos.
Comuniones.
Otros.
CONDICIONES DE LOS ALIMENTOS
Este tipo de servicio donde el cliente no tiene las posibilidades de cortar o separar nada
por falta de cuchillo, debe tener una excelente tarea de mise en place, en la eliminacin
de todos los desechos no consumibles.
Sin Piel.
Sin Grasa.
Sin Huesos.
Sin Cartlagos.
Cortados en dados o en cubos (CHICOS).
Pueden ser grandes solamente si son blandos y se los puede cortar con el canto del
tenedor o cuchara.
En este caso es preferible superficies planas.
Sin Jugos.
Salsas Compactas.
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4. SERVICIO CON ASADO

RECEPCIN: Puede ser:
Empanadas.
Mesa de quesos y fiambres.
Bocados de todo tipo.
Combinacin de lo anterior
No debemos atarnos a ningn pre-concepto. Se puede hacer un asado como comida
principal y poner sushi en la recepcin. En todos los casos: 4 a 6 bocados por persona.
ENTRADAS:
Puede ser cualquiera a eleccin.
En caso de que se requieran achuras conviene presentarlas en brochette, cuyo esquema de
presentacin y emplatado se encuentra en el PowerPoint correspondiente.
CARNES
En promedio 0,500 Kg. Por persona Puede ser:
Asado 0,250 Kg.

Vaco 0,150 Kg.
Colita de cuadril 0,100 Kg.
U otras tales como lomo, bife de chorizo, matambrito de cerdo, entraa, etc.
Pollo: 1/16avo. De pollo grande. (Cajn de 7 cabezas = 2,850 Kg. por pollo).
TODAS LAS CANTIDADES ESTN EXPRESADAS EN SU PESO BRUTO

ALTERNATIVAS
Si en el servicio se agrega CORDERO / CHIVITO / LECHN, se debern quitar.

X X X kg. de carnes por cada tem y se reemplazarn por 1 y 1/2 partes de stos.
O sea que se le agrega un 50% ms de lo quitado a los efectos de compensar las
prdidas de desechos por cabezas huesos y vsceras.
Clculo de ejemplo
De Fiesta para 200 Personas.
Asado 200 personas x 0.250 kg = 50 kg
Vaco 200 personas x 0.150 kg = 30 kg
Colita 200 personas x 0.100 kg = 20 kg
Si Suprimimos 10 Kg. por corte que quedara de esta forma:
Asado 50 kg - 10 kg = 40 kg
Vaco 30 kg - 10 kg = 20 kg
Colita 20 kg - 10 kg = 10 kg
30 kg a suprimir
Cordero / Chivito / Lechn 30 kg x 1.5 = 45 kg es lo que tengo que agregar.
ENSALADAS
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Sugerimos que el servicio se realice en Mesa de Ensaladas con el sistema del autoservicio
(self-service) a los efectos de lucirnos con una mayor variedad y satisfacer los requisitos de
diferentes paladares.
Una mesa de ensaladas cada 60/80 personas.

Variedades a opcin del cliente.
Calcular una legumbrera cada 8 personas si se trata de ensaladas de hojas.
Calcular adems Kg. 0,050 si se trata de ensaladas compactas.
El servicio de asado puede continuar como cualquier otro:
Postre.
Caf.
Mesa Dulce.
Fin de fiesta. (en este caso se recomienda en general que no sea carne).
5. BUFFET
Buffet: Entre fro y caliente: 0,700 Kg. Por persona.
Recepcin, Postre, Mesa Dulce, Fin de fiesta: entre todo 0.500Kg. por persona.
En total: 1.200Kg. por persona.
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COMANDA DEL EVENTO

Se recomienda enfticamente pensar y repensar, calcular y recalcular las veces que sea necesaria la
comanda del evento.
Es decir qu alimentos iremos a servir y en qu cantidad.
Siempre pensando en el Target del cliente y la mayora de sus invitados Eso s: Una vez definida la
COMANDA, basta de pensar y limitarse a aplicar los clculos de las recetas en forma mecnica para no
cometer errores de desviaciones sobre lo previamente estipulado.
Una vez definida la COMANDA, deberemos recurrir a las recetas individua-les para cada alimento.
Debemos tener en cuenta que algunas recetas vienen para 1, 4, 6 u 8 porciones, y no es extrao en el
caso de canaps o bocados encontrar recetas para 30 o 40 piezas.
En fin, no podremos encontrar con recetas de distintas procedencias que debern confluir todas "AL
RECETN DEL EVENTO" llamando as familiar-mente a lo que tcnicamente denominamos "CMPUTO
Y COSTEO DE INGREDIENTES".
Esto bien puede hacerse en un formulario de Excel como el entregado.
Con una adecuada capacitacin bsica en el uso de este programa Excel podremos obtener los
siguientes datos:
Gramajes parciales de cada alimento.

Gramajes parciales de cada ingrediente dentro de ese alimento.
Gramajes totales de cada ingrediente dentro de ese alimento.
Gramajes totales de ese ingrediente dentro del evento.
Costo de cada uno de los tems anteriores.
Costo total de ingredientes del Evento.
Listado de compras por materia prima.
Listado de compras por Proveedor.
Y toda otra informacin estadstica que la utilizacin de dicho programa nos pueda alcanzar.
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EJEMPLO DE UN CLCULO DE ALIMENTOS PARA UNA COMIDA FORMAL ESTILO ASITICA PARA 180
PAX
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6. DESAYUNOS DE TRABAJO Y OTROS SERVICIOS

1. Coffee Break
2. Continental
3. Brasileo
4. Americano
5. Viens
6. Dans
7. Brunch
8. High Tea
AMBITOS DONDE SE DESARROLLAN
EMPRESAS
Dentro de sus propias oficinas, salas de reuniones o salas de capacitacin
especialmente preparadas para estos efectos.
HOTELES
Muchas empresas prefieren irse de sus propias locaciones hacia otros lugares donde
no tengan interferencia del "da a da" y eligen ir a hoteles donde se brindan este tipo
de servicios.
CASAS QUINTAS - COUNTRIES
Por las mismas razones anteriores, se utilizan estas locaciones para este tipo de
servicios que a veces son JORNADA DE TRABAJO COM-PLETA (incluso en algunos
casos que duran ms de un da con aloja-miento nocturno).
OTROS: Existen adems edificios construidos para estos propsitos.
1. COFFEE BREAK
Duracin: 15 a 20 minutos.
Los participantes estn de pie.
Generalmente en otro lugar.
Caf.
T.
Leche.
Masas secas.
Croissants.
Jugos.
Gaseosas.
Agua Mineral.
Servilletas 18 x 18.
Vajilla de porcelana y/o descartable.
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2. DESAYUNO CONTINENTAL
Dura aproximadamente 2 horas.
Caf.
T.
Leche.
Tostadas.
Croissants.
Manteca.
Mermelada.
Dulce de leche (ARGENTINA).
Agua mineral.
Jugos de frutas.
Gaseosas.
Servilletas 18x18.
RESULTA MUY IMPORTANTE SI ESTAMOS ADENTRO O AFUERA DEL LUGAR DONDE SE
TRABAJA Y CONSUME SIMULTNEAMENTE, PARA ORGANIZAR NUESTRO SERVI-CIO
COMO SELF-SERVICE.
3. DESAYUNO BRASILEO
Incluye al Continental con ms agregados de frutas y jugos tropicales, lo que hace
necesario vajilla de postre.
Conviene la servilleta 33x33.
4. DESAYUNO AMERICANO
Dura ms tiempo (3 a 4 horas).
Incluye al Continental y al Brasileo.
Cereales.
Yoghurt.
Quesos.
Miel.
Huevos revueltos.
Panceta ahumada frita.
Salchichas.
Waffles.
Alimentos dulces.
ETC.
La vajilla es la de comida al tenedor ms el cuchillo.
Para los alimentos calientes tambin va el Rechaud.
Servilletas 33x33.
Frecuentemente se slo en hotelera.
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5. DESAYUNO VIENS
Incluye al Continental y adems contiene panes y tortas vienesas, brioches,
chocolate para beber, etc.
6. DESAYUNO DANS
Incluye al Continental.
Pescados ahumados.
Quesos daneses.
Panes blancos y negros con harinas integrales.
Huevos pasados por agua.
Galletas danesas.
7. BRUNCH
Combinacin de desayuno y almuerzo. Incluye al Continental, Americano y se le
agregan terrinas, gelatinas, pats y puede seguir con un buffet completo.
8. HIGH TEA
Combinacin de merienda y cena Tiene cosas del brunch y adems incluimos tortas,
quesos, tartas, tostadas, queso cottage, etc. Es similar al brunch girando ms hacia
alimentos dulces.
BEBIDAS
SISTEMAS DE CONTRATACIN CON EL CLIENTE
1. BEBIDAS INCLUIDAS DENTRO DE UN PRECIO GLOBAL POR CUBIERTO.
En este sistema el cliente paga un precio total por el cubierto que generalmente incluye
las bebidas bsicas "a canilla libre".
CONSECUENCIAS DE CONTRATAR A CANILLA LIBRE:
Para no fallar en nuestro compromiso debemos disponer de una cierta cantidad
de ms.
Esto nos implica, que a veces el cliente prefiera una determinada marca de vinos
o champaa, y que al producirse un eventual sobrante, nos provoque un
perjuicio econmico-financiero importante.
Por ello, para evitar esta situacin debemos como microemprendedor, recurrir a
comprar "en consignacin".
En realidad esta situacin de "consignacin pura" no es fcil obtenerla a crdito.
S resulta ms factible conseguir una situacin similar a la autntica consignacin,
comprando las bebidas alcohlicas y pagndolas en su totalidad, con un previo
acuerdo con el proveedor, de que aceptar la devolucin de las sobrantes y nos
rembolsar el dinero, o bien nos emitir una Nota de Crdito para compras
futuras.
Este acuerdo es generalmente aceptado por supermercados minoristas y
mayoristas, donde debemos plantearlo antes de efectuar la compra.
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Eso s, para aceptarnos la devolucin nos exigirn que las botellas y sus cajas
estn impecables.
Por ello debemos tener especial precaucin al momento de enfriar-las con hielo,
para que no se deteriore la etiqueta o cualquier otra parte de la botella.
OTRA CONSECUENCIA DE ESTE SISTEMA DE PRECIO GLOBAL

Si cumplimos con lo prometido, es decir que el pblico tom todo lo que quiso
durante el evento, las bebidas que sobren son nuestras.
Esto es as, porque en este sistema no estamos vendiendo botellas, sino que estamos
vendiendo "un servicio de alimentos y bebidas con todo incluido".
2. "A BOTELLA DESCORCHADA"
En este sistema el cliente abonar solamente las botellas que haya consumido.
Se debe ser muy cuidadoso de tener la totalidad de los envases (llenos o vacos)
para hacer el recuento al final del evento.
Es muy buen argumento de venta.
Para que funcione adecuadamente debe existir mutua confianza entre las partes.
El cliente tiene que confiar en nosotros, que las botellas abiertas sean de esta
fiesta. Nosotros tenemos que confiar en que el cliente no ponga objeciones
inexistentes y las pague.
3. LAS BEBIDAS LAS TRAE EL CLIENTE

En este sistema solamente le proporcionamos al cliente un cmputo de las
bebidas que consideramos necesarias para realizar el servicio, y l las compra por
su cuenta.
En este caso deberemos ser "MUY CUIDADOSOS" de las bebidas pues son del
cliente. No deber faltar ninguna botella cuando hagamos el recuento al final del
evento.
Tambin es muy buen argumento de venta.
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CMPUTO DE BEBIDAS PARA FIESTAS PROLONGADAS
COMIDA FORMAL
COCKTAIL LARGO
COMIDA AL TENEDOR
ASADO
BUFFET
Cualquier otro tipo de servicio que generalmente dure 5 a 6 horas o ms

BEBIDAS BASICAS: POR PERSONA
Vino = 1 botella
Jugos = 0,500 Lt.
Gaseosas= 0,500 Lt.
Agua = 0,500 Lt.
El clculo de 0,500 de Jugos por persona es evidentemente exagerado. Lo que sucede es que partimos
que de esa cantidad, tomarn tambin todo el personal que se encuentre trabajando en el Evento, al
cual le est prohibido tomar bebidas alcohlicas o gaseosas.
CHAMPAA PARA EL BRINDIS:

Calcular 1 botella cada 6 personas.
PARA TODO EL SERVICIO: Calcular igual que el vino, ya que estamos en presencia de un vino blanco
espumante.
MUY IMPORTANTE: Si en el mismo servicio se sirve vino y champaa, debemos reemplazar-lo por el
vino en idntica cantidad. El porcentaje de invitados que tomar champaa, conviene que lo defina el
cliente.
WHISKY
Para clientes en promedio, de Buenos Aires, suponiendo que se servir nicamente durante la
recepcin, y luego de los postres a los invitados que lo soliciten Calculamos 1 botella cada 50 personas.
Si intervienen otras circunstancias tales como, nacionalidades, regiones, edades, etc. Conviene acordar
con el cliente que el servicio de whisky se contrate "a botella descorchada" o "las trae el cliente".
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CERVEZA
El consumo de cerveza es de un rango muy amplio entre mnimo y mximo, donde a la hora de
calcularlo deberemos tener en cuenta numerosas variables.
En un primer clculo podemos partir de 0,500 Lt. Por persona
Pero deberemos subirlo o bajarlo de acuerdo a:
Edades - Cultura gastronmica -Profesiones - poca del ao -Nacionalidades - Regiones del pas Motivos del evento - etc.
TRAGOS EN RECEPCIN
En los casos de que sean un simple acompaamiento dentro de servicio de recepcin recomendamos:
Considerar 1 botella (en total) cada 15 personas
Pueden ser:
Gancia
Vodka
Campari
Pia colada
Gin
Martini
Ron
Strawberry fizz
Anan fizz
Etc.
O cualquier otro de acuerdo a nuestra creatividad o convenio con el cliente.
En los casos de que el cliente quiera contratar una barra de tragos abierta todo el evento, conviene
decididamente subcontratar esto con gente que se ocupa de brin-darnos este servicio profesional
tercerizado.
CMPUTO DE BEBIDAS PARA SERVICIOS MEDIANOS
Comida formal
Comida al tenedor Asado
Buffet
Cocktail Mediano
Cuando nos referimos a servicios Medianos estamos hablando de stos, o cualquier otro servicio que
termine con el caf, sin baile, ni mesa dulce ni fin de fiesta.
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Es decir que no superen las 4 horas.

Aconsejamos dividir todos los clculos anteriores por la mitad (dividido 2). Y dejar igual whisky, tragos
y el brindis si se incluyen en este servicio.
CMPUTO DE BEBIDAS PARA SERVICIOS CORTOS

Cocktail corto o cualquier servicio gastronmico que no vaya ms all de las 3 horas de duracin.
Aconsejamos calcular los cmputos bsicos bajando a un tercio (dividir por 3). Y dejar igual whisky,
tragos y el brindis si se incluyen en este servicio.
USOS DEL HIELO

1. Barras en trozos: Para enfriar las botellas
2. Rolitos: Para baldes frapp Para jarras de jugos Para jarras de agua
Para jarras de gaseosas Para baldecito hielero cuando alguien lo solicite Para tragos en recepcin
3. Hielo seco Para transporte de helados
CLCULO DEL HIELO "DE ARRANQUE"

Si no se dispone de CAPACIDAD DE FRO de cmaras o heladeras, debemos enfriar la bebida en
"CUBAS " (cajones plsticos) o en piletones de cemento y/o pozos fros de cualquier tipo recurriendo al
hielo.
CALCULAR
1 barra de hielo + 2 bolsas de rolito de 15 kg Cada 50 personas
Esto ser el enfriado lento, teniendo en cuenta que pondremos un 80 % de las botellas de vino y
champaa, para evitar el deterioro de las etiquetas de las que no se consuman, y as poderlas devolver
a la consignacin, o utilizarlas en otro servicio.
En el caso de que debamos recurrir a enfriar rpidamente, parte o todo el 20 % de las botellas restantes
que dejamos fuera del hielo, debemos recurrir al "enfriado rpido" de las mismas, para lo cual aparte de
impartir al lector las instrucciones necesarias, conviene proporcionarle algunos conocimientos de fsicoqumica que lo harn comprender los procesos que intervienen en esta operatoria, y que servirn
fundamentalmente para ayudarlo a programar la comanda en los das anteriores al evento.
ENFRIADO NORMAL
Hacerlo en CUBAS. Colocar las botellas debajo. Sobre ellas el hielo. Sin agua. Sin sal.
Bolsas de rolito sin abrir
Trozos de Hielo
Botellas
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ESTADOS DEL AGUA

Partimos de reconocer que el agua tiene 3 estados.
Y que el agua en su estado lquido es sumamente conductora de temperaturas. Asimismo que el agua
en su estado slido es poco conductora de temperatura. Es ms bien una "barrera trmica".
A esta barrera trmica la denomina-remos el "efecto igl" o sea la casa de hielo donde viven los
esquimales para soportar 0 en el interior, y protegerse de los -20 a -40 (BAJO CERO) que reinan en el
exterior segn sople el viento y produzca sensaciones trmicas extremas.
Es decir "se garantizan 0" viviendo en una casa de hielo.
Otro conocimiento recibido en la escuela primaria que conviene recordar son las EQUIVALENCIAS DEL
SISTEMA MTRICO DECIMAL.
1 DM3
= 1LITRO = 1 KILOGRAMO
SOLAMENTE BAJO CIERTAS CIRCUNSTANCIAS
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1. El elemento de la equivalencia es el agua.

2. Ese agua de ser destilada (para que no contenga impurezas que la hagan variar de peso).
3. A nivel del mar (para que el volumen no se modifique por la presin).
4. A 4 de temperatura (porque es la temperatura donde el agua alcanza su menor volumen).
Cuando enfriamos agua, su volumen se va achicando (imperceptiblemente a la vista) hasta alcanzar los
4.
De ah hasta los 0 en los cuales se solidificar, se expande nuevamente producindose la cristalizacin
y la consecuente destruccin de tejidos.
El poder de expansin del agua:
Modificando el punto de ebullicin y de congelamiento:
El corrimiento del punto de ebullicin del agua hacia arriba merece el nombre de ASCENSO
EBULLOSCPICO.
Esto es factible:
Agregndole al agua azcar (podemos tener un soluto de azcar lquido a 105.
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Calentndola bajo presin con el Autoclave o la olla a presin (podemos tener agua en estado lquido
a 124).
A su vez al corrimiento del punto de congelacin hacia abajo lo denominamos DESCENSO
CRIOSCPICO.
Esto es factible:
Agregndole al agua sal, azcar, alcohol.
Congelando alimentos que contengan los antedichos componentes o adems grasas.
Congelando bajo presin.
ENFRIADO RPIDO DE BEBIDAS

Aplicando los conocimientos impartidos podemos proceder a enfriar rpidamente las botellas que nos
interesen bajar de temperatura de esta manera:
Colocar una por una las botellas en un frapp o en otro recipiente individual.
Agregar rolitos hasta la mitad del frapp (tener en cuenta que el rolito no ser conductor por lo del
efecto igl).
Cubrir con agua hasta el cuello de la botella o hasta casi el borde del frapp. (el rolito enfriar al agua
lquida, y el agua que s es conductora enfriar la botella).
Agregar una cucharita de sal.
O tambin puede ser echarle un chorrito de alcohol fino.
Cubrir con una servilleta.
Estar fro en 15 minutos.
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SEGURIDAD E HIGIENE EN EL DESPACHO DE BEBIDAS

Debemos tener especial cuidado de disponer cuba o recipiente separado para los rolitos que se
agregarn a jarras de:
Jugos
Agua
Gaseosas
Baldecitos hieleros y Tragos.
De no hacerlo as, incorporaremos a las jarras toda la suciedad proveniente de los depsitos donde
estuvieren estibadas las botellas, sin contar adems la posibilidad de que en aqullos se las hubiera
tratado con raticidas o insecticidas.
EL PERSONAL
SU CONDUCCIN Y LA "PELCULA" DEL EVENTO
Abordaremos ahora el desarrollo del evento, y las diferentes tareas que deberemos conducir,
especialmente en lo atinente a la Brigada del Saln (los mozos) conjuntamente con "el timing" tambin
llamado el cronograma de actividades.
Para ello supondremos que estamos frente a lo que se conoce como una Comida Formal,
anteriormente descripta en este Manual.
De cualquier manera, tambin iremos acotando diversas apreciaciones, relativas a otras formas de
eventos (Cocktail - Buffet - Asado - etc.).
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PLANILLA DE PERSONAL CONTRATADO

Si bien esta planilla no es de ninguna manera un formato obligatorio para todas las situaciones que
pudieran llegarse a presentar, constituye un ejemplo de una herramienta de orden y planificacin
necesaria para efectuar un seguimiento de las contrataciones de personal, fundamentalmente del
PERSONAL EXTRA:
1. Esta columna con el Puesto de trabajo a cubrir para el da del Evento la puedo llenar con mucha
antelacin. Inclusive no bien tengo aceptado el presupuesto.
2. Cuando faltan 30 das para el Evento ya debemos tener en claro quin ser el colaborador que cubra
cada puesto.
3. Telfono/mail o medio por el cual me comunico con l/ella.
4. Fecha en la que comuniqu para convocarlo para el da del evento. 5. Fecha en que me confirm su
participacin (a veces coincide con la anterior.
6. Monto del dinero que convenimos en que sea su pago extra.
7. Las Observaciones pueden servir para mltiples propsitos; entre ellos calificar su actuacin en este
Evento en vista a contrataciones futuras.
1. REUNION/ES PREVIA/S DAS ANTES

Independientemente de la reunin o reuniones que hayamos mantenido con el cliente, en su
domicilio, en el nuestro o en el mismo lugar donde se desarrollar el evento, tenemos que
reunirnos por lo menos con el 1er Nivel de Supervisin para planificar todo lo que sea
necesario.
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Cuando aludimos al 1er. Nivel de Supervisin nos estamos refiriendo al Asistente(s) del
Organizador; Matre(s) y al Jefe(s) de arte culinario, y a toda otra persona que necesitemos
incorporar para la organizacin del evento.
Tambin puede ser una o varias reuniones, y segn sea la necesidad puede ser que la(s)
mantengamos en el mismo sitio donde se realizar el evento.
Resulta de buena praxis prever un temario de las cuestiones que se deban tratar.
El objetivo central ser:
PREVEER TODO LO POSIBLE
NO IMPROVISAR
PLANIFICAR
2. REUNIN PREVIA
EL MISMO DA DEL EVENTO
Esta reunin se debe considerar como "imprescindible".
En general conviene tenerla entre las -5 y las -4 horas de la hora 0.
A la misma concurrirn el Organizador, Matre(s) y Asistentes si los hubiere. El motivo de la
misma ser para explicar:
Alimentos y bebidas que se servirn.
Modalidades del servicio que se aplicarn.
Analizar el croquis con ubicacin de las mesas.
Armar una mesa modelo.
Analizar el cronograma de actividades.
Hacer indicaciones acerca del personal.
Hacer indicaciones acerca de la vajilla.
Impartir todas las instrucciones o indicar las que sean necesarias para el correcto
desenvolvimiento del evento.
EN LA PRCTICA ESTAMOS DELEGANDO EN EL MAITRE LA CONDUCCIN DE LAS
OPERACIO-NES DEL ARMADO DEL SALN, Y LAS POSTERIORES TAREAS CUAN-DO SE
INICIE EL SERVICIO.
3. CITAR A LOS MOZOS
En general conviene que siendo una Comida Formal, los mozos se presenten 4 horas antes de la
hora 0 (-4).
4. LLEGADA DEL PERSONAL
A medida que el personal va llegan-do conviene realizar las siguientes tareas:
Pasar lista segn planilla de contratacin.
Fichar a los nuevos: Datos personales Documento Domicilio Telfono E-Mail
Referencias!!
Hacerlos cambiar ponindose la ropa de fajina. Esta ropa se la deben proveer ellos, y no
es responsabilidad del Organizador.
Los bolsos y/o mochilas con elementos personales deben guardar-se en un lugar seguro.
Asignar cada mozo a su Matre en caso de que haya ms de uno.
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5. TODOS A TRABAJAR
Como lmite mximo (si es posible adelantar todos los tiempos mejor).
A LAS MENOS -3:30
A PARTIR DE ESA HORA ARRANCAR CON TRES FRENTES DE TAREAS:
6. BEBIDAS A ENFRIAR
Esta tarea debe hacerse con celeridad y en verano debera estar lista como mnimo a las -3 hs.
Por ello es conveniente que aun existiendo el Despachante de Bebidas, le pongamos a algunos
mozos a ayudarlo en estas tareas, para evitar demoras.
En este momento, se puede optar por sacar el plomo y el corcho hasta la mitad al 50% de las
botellas de vino, para que ya estn listas para ser utilizadas cuando se las necesite.
7. ARMAR EL SALN CON LAS MESAS
Parte de los mozos deben colocar las mesas en su lugar guindose por el croquis o plano y
conducidos por el Matre (las sillas no conviene para poder armar la mesa con mayor facilidad).
8. FAJINADO DE VAJILLA
La gran mayora de los mozos debe ser destinada a desencajonar la vajilla y fajinarla.
No debemos olvidar que para esta tarea cada mozo se ocupa de una sola pieza por vez.
Para el fajinado es habitual usar trapo sin pelusa (de algodn) y alcohol fino a veces rebajado
con agua.
Tambin se pueden usar productos de limpieza de vidrios, aptos para estas tareas.
Otra opcin consiste en fabricar vapor y someter las copas al vaho, y luego fajinarlas.
Esta operatoria es la ms econmica y quedan relucientes.
9. ARMADO DE LAS MESAS
Colocar moletn
Mantel
Cubremantel
Centros de mesa
Platos
Cubiertos
Cristalera
Ceniceros
El pan debe esperar a ltimo momento para que no se reseque
Finalmente acercaremos las sillas a su ubicacin
ESTA TAREA DE ARMADO DEL SALN DEBERA ESTAR LISTA A LAS -1 o MEJOR ANTES Todo
tiempo que se pueda ganar sirve para poder recuperarse ante eventuales imprevistos.
10. A LAS -1 EL ORGANIZADOR CONTROLA EL SALN
Se debe hacer una recorrida minuciosa mesa por mesa y si el evento es muy amplio deber ser
secunda-do por algn Asistente de organizador.
11. A LAS -1 EL CHEF DAR DE COMER A TODO EL PERSONAL
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Mientras el Organizador y sus asistentes controlan el saln el Chef dar de comer a todo
el personal de cocina y saln.
Conviene que sean hidratos de carbono que proporcionan energa y se digieren
rpidamente.
12. CAMBIARSE POR UNIFORME DE SERVICIO

Una vez que los mozos hayan comido se deben cambiar por su uniforme de servicio.
13. A LAS - 0:30 REUNIN GENE-RAL CON TODO EL PERSONAL
Para tratar el siguiente TEMARIO:
Breve descripcin del servicio.
En ciertos casos: Confirmar cuanto se paga. Aclarar que se paga al final. Hablar sobre las
reglas de comportamiento (prohibicin de celulares - alcohol - cigarrillos -propinas y
otros temas que el Organizador crea pertinentes tratar)
14. REUNIN PARCIAL
Es simplemente una continuacin de la anterior. Lo que sucede es que si existe Matre(s) el
Organizador se retira porque estas decisiones las delega en los respectivos colaboradores que
procedern a:
Explicar detalladamente el tipo, modalidades y estilos del servicio.
Distribuir funciones durante el servicio de recepcin: -bandejeo de bebidas - bandejeo
de bocados - atencin de mesas de servicio o islas- desbarazo.
Asignar las plazas que les toquen (las mesas).
57
MDULOS DE SERVICIO
EXCELENTE: 1 MOZO X 1 MESA = 1 MOZO / 8 COMENSALES
MUY BUENO: 1 MOZO X 2 MESAS = 1 MOZO / 16 COMENSALES
BUENO/REGULAR: 1 MOZO X 3 MESAS = 1 MOZO / 24 COMENSALES
QU CAMBIA CON EL AUMENTO DE COMENSALES QUE DEBE ATENDER UN MOZO?
FUNDAMENTALMENTE EL SERVICIO DE LAS BEBIDAS
Justamente esto marca cdigos en el nivel del evento.
1 MOZO X MESA: Todas las bebidas se pueden servir desde el gueridn. Se posibilitar una ptima
atencin de sus pax.
1 MOZO X 2 MESAS: Las bebidas pueden servirse desde el gueridn o los vinos pueden estar sobre la
mesa (segn distancia de la mesa al gueridn). Se posibilitar una buena atencin de sus pax.
1 MOZO X 3 MESAS: Todas las bebidas se apoyarn sobre la mesa. El mozo solamente repone y si
puede sirve algo. Los invitados pueden servirse solos. Regular atencin de sus pax.
ESTA MODULACIN ADEMS INFLUYE DECIDIDAMENTE SOBRE LOS COSTOS
Al atender a ms comensales, su jornal bajar x cubierto.
Continuando con la pelcula del Evento que dejamos en la reunin parcial, deberamos estar ya sobre la
HORA 0.
15. EMPLATAR BOCADOS FROS
Lo primero que se va a servir son los bocados fros y las islas de dichos alimentos deben estar
completamente listas.
Si el personal de cocina no llega a tiempo, es posible poner algunos mozos a ayudar en estas
tares de armado y emplatado.
HORA 0!!!
16. COMIENZAN A LLEGAR LOS INVITADOS Y SE INICIA EL SERVI-CIO DE RECEPCIN
DISTINTAS ALTERNATIVAS PARA RECIBIR A LOS INVITADOS:
RECEPCIONISTAS PROFESIONALES: Cuando el cliente o el nivel del evento as lo
requieran. Especialmente cuando haya que asignar ubicacin en mesa a cada uno de los
invitados.
UN CAMARERO/A: Cuando sea de menor nivel o no haya ubicacin asignada.
PERSONAL DEL CLIENTE (EMPRESAS): Cuando se trate de la fiesta anual de la Empresa
es frecuente que las recepcionistas sean las propias Secretarias.
PERSONAL DE SEGURIDAD: Es el caso de Embajadas, Empresas u otros clientes que as lo
establezcan.
EL ANFITRIN: Cuando el cliente practique las REGLAS DE ETIQUETA.
OTRAS
58
A nuestra creatividad o requerimiento del cliente.

17. EN CASO DE HABER UBICACIN ASIGNADA EN MESA
Las recepcionistas informarn a cada invitado dnde deben ubicar-se cuando sean invitados a
pasar al Saln Comedor.
LA LISTA DE INVITADOS
Debemos tener en cuenta que el cliente casi siempre la confeccionar por mesa, y dentro de la
mesa a cada invitado.
Por ello deberemos reconfeccionarla por orden alfabtico para facilitar la tarea de ubicacin de
los mismos.
18. LA RECEPCIN
Primero se bandejean bebidas y luego los bocados y se invita a los comensales a acercarse a las
islas donde sern atendidos.
Es muy importante tener en cuenta que de ahora en adelante, si bien se ha planificado todo, se
debe ejercer una CONDUCCIN PERMA-NENTE ya que estamos brindando un servicio, y no se
trata de una tarea mecnica.
Esta tarea de conduccin ser ejercida por:
EL ORGANIZADOR
LOS MAITRES
DEBEMOS TENER EN CUENTA QUE HAY DISTINTAS DURACIONES DE LA RECEPCIN.
No obstante la duracin que se haya planificado, casi siempre es conveniente consultar la
finalizacin de esta parte del Servicio con el cliente.
Para ello es bueno haber determinado con anterioridad quin va a ser nuestro INTERLOCUTOR
VLIDO para consultar stas y otras decisiones durante el desarrollo del Evento.
Obtenida la conformidad del cliente procederemos al:
19. FINAL DE LA RECEPCIN
Se proceder entonces a invitar a los comensales a pasar al saln comedor y sentarse en su
ubicacin asignada (si correspondiere).
20. RECIBIR A LOS COMENSALES EN EL SALN COMEDOR

Resulta tambin interesante, que antes de invitar a los comensales a acceder al saln comedor,
se coloquen previamente los mozos junto a sus plazas, para guiar a los comensales en la
ubicacin de su mesa, y presentarse por su nombre a los que vayan a atender directa-mente.
21. SERVICIO DE BEBIDAS EN MESA
El servicio de las mesas se inicia con las bebidas:
Agua (con o sin gas)
Vinos (blanco, tinto o champaa)
Jugos o gaseosas
22. SERVICIO DEL AGUA Y/O GASEOSAS
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Segn sean los envases y/o recipientes en los cuales se sirva el agua o las gaseosas, tambin
hace diferencias marcadas en el nivel del Evento.
1er Nivel: Jarra de vidrio de 1 Litro desde gueridn
2do. Nivel: Botella de vidrio de 0,500 en mesa o botella de vidrio de 1 litro desde
gueridn.
3er. Nivel: Botella de plstico de 0,500 en mesa
Jornada de trabajo: En este caso y como excepcin se puede utilizar botella de vidrio o
plstico de 0,500 en mesa o desde gueridn an en EL MS ALTO NIVEL.
CONTROL DE BOTELLAS
INICIALMENTE EL DESPACHANTE DE BEBIDAS ENTREGAR UNA BOTELLA DE BLANCO Y UNA

BOTELLA DE TINTO POR CADA MESA.
EN LO SUCESIVO SLO ENTREGAR LA SIGUIENTE, SI EL MOZO LE DEVUELVE LA VACA.
ESTE CONTROL ES CONOCIDO COMO: LLENO POR VACO.
ANTICIPANDO EL "HACER LAS BEBIDAS"

Cuando se da que tenemos un mdulo de servicio flojo (1 mozo cada 24 personas) y adems sea
elevada la temperatura, conviene anticipar el servicio de bebidas antes de que se invite a sentarse en
saln.
Sacamos algunos mozos de la recepcin y llenamos las copas con agua. Colocamos las botellas de
vino blanco en el frapp y la de tinto sobre la mesa, para que se sirvan los propios invitados.
Esto permitir el inicio del servicio del plato fro.
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MODALIDADES DEL SERVICIO DE LOS PLATOS

23. POR PLAZAS (cada mozo sirve a sus mesas)
VIRTUDES: Asignamos claramente la responsabilidad por la mesa al mozo correspondiente (+).
El mozo est siempre atento a sus comensales (+)
DEFECTOS: En caso de mozos novatos que-dan al descubierto sus defectos (-) Se tarda
demasiado en completar el servicio de los platos a todos los comensales de la misma mesa (-).
Los comensales esperan a que se complete la mesa y se enfra el alimento en el caso del plato
caliente (-)
24. POR BARRIDO (o en cadena, BARREMOS POR MESA)
VIRTUDES: Velocidad. Se completa rpida-mente la mesa (+). Los comensales de la mesa
comienzan a comer todos a la misma vez y no se enfra el plato caliente (+). En caso de mozos
novatos se disimulan sus defectos (+).
DEFECTOS: No hay responsable directo de cada mesa (-). No hay mozo atento a los
comensales de cada mesa (-).
LA SOLUCIN PASAR POR TOMAR LAS VIRTUDES DE CADA SISTEMA Y DESECHAR SUS
DEFECTOS
25. SERVICIO COMBINADO
Conviene entonces combinar ambos sistemas:
POR BARRIDO: LOS SERVICIOS DE LOS PLATOS: ENTRADAS PRINCIPALES POSTRES
POR PLAZAS: TODO LO DEMS: SERVICIO DE BEBIDAS REPOSICIN DE PAN HIGIENE
DE LAS MESAS (CENICEROS, ETC.) DESBARAZO
ORGANIZACIN SECUENCIAL DENTRO DE LA PELCULA
Esta Organizacin y su aplicacin no se produce de forma automtica.
61
Aunque se les haya explicado detenidamente este funcionamiento a los Mozos en la Reunin Parcial,
exige un gran esfuerzo y concentracin del conductor de estos cambios de funcin, o sea del Matre.
Por dnde empezamos el barrido?
Por la mesa ms alejada de la cocina.
Barridos parciales
Es el caso de grandes eventos, cuando subdividimos el servicio para lograr la descentralizacin
operativa.
Conviene la implementacin de barridos por sector.
26. POR QUIN EMPEZAMOS EL SERVICIO?

En caso de eventos oficiales, de diplomticos, o gubernamentales se deber respetar el
PROTOCOLO Y CERE-MONIAL OFICIAL que nos indique el DIRECTOR DE PROTOCOLO o sus
asistentes.
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27. ORDEN DE PRECEDENCIA

PARA PROTOCOLO PRIVADO NORMAS DE URBANIDAD Y CORTESA REGLAS DE ETIQUETA:
1 - Mujeres mayores
2 - Mujeres menores
3 - Varones Mayores
4 - Varones Menores
5 - El Anfitrin
EN EVENTOS SIN PROTOCOLO OFICIAL (CON PROTOCOLO PRIVADO)
En casos de protocolo privado la Mesa Principal debe-ra ser la ltima en ser servida (recordar
que son los anfitriones). Todo depender de las pautas culturales del cliente y de sus
indicaciones al respecto. En general conviene poner un mozo exclusivo para la Mesa Principal,
que no integre el Barrido.
28. CUL SER LA TAREA DEL ORGANIZADOR DURANTE EL DESARROLLO DEL SERVICIO?
CONDUCCIN Y CONTROL PERMANENTE!
Pasar por la cocina.
Pasar por el despacho de bebidas.
Pasar por la cabina del D.J. para coordinar las tandas.
Pasar por los baos.
Pasar por el guardarropas.
Pasar por la Vigilancia.
Pasar por el estacionamiento Empezar de vuelta.
29. SERVICIO DE CAF
Hay diversas alternativas. La menos recomendable es sacarlo del despacho servido en los
pocillos, porque seguramente llegar fro a las mesas.
Conviene hacerlo en parejas de mozos:
Uno lleva en la bandeja platitos, pocillos y cucharitas.
Otro lleva cafetera (trmica), y un plato chico con azcar y/o sacarina.
OTRAS ALTERNATIVAS DEL SERVICIO DE CAF
DESDE LA BARRA: Luego de que se largue la tanda de baile.
EN ISLA APARTE: Utilizar la tolva o jarras trmicas.
JUNTO A LA MESA DULCE: dem anterior
30. MESA DULCE Y FIN DE FIESTA

En general conviene el servicio de Self-Service (autoservicio) "asistido" Es decir que los mozos o
personal de cocina corte y sirva al comensal que se acerca a las islas o mesas de servicio.
31. EVALUACIN DE ALIMENTOS
Cada vez que ordenemos levantar un plato o mesa de servicio, ir a la cocina a mirar los platos
sucios cmo vuelven.
"LOS PLATOS HABLAN"
32. SE ACERCA EL FINAL
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El Final lo determina el organizador.

Terminado el servicio:
Los mozos encajonan vajilla (conteo de la misma).
Apilan mesas.
Apilan sillas.
Se realiza el conteo de botellas y otros elementos que tengan algn valor representativo.
33. LIMPIEZA GRUESA

Consiste simplemente dejar prolijo. Barrer y secar, de manera de dejar una buena impresin.
De otra manera el cliente o el dueo del lugar no nos recomendar jams.
34. FINAL - FINAL
Pagar al personal:
Llevar dinero en efectivo.
Llevarlo con cambio.
Utilizar lista de asistencia inicial.
Tener mucho cuidado con la custodia de estos valores hasta que no se disponga de los
mismos
35. EVALUACIN FINAL
Si se produjo algn problema u error grave conviene hacer una reunin con los implicados de
nuestro personal en el momento o al da siguiente, para sacar conclusiones y actuar en el futuro
recogiendo esas experiencias.
En todos los casos esperar 4 o 5 das y llamar al cliente para conocer su opinin, ya que el
mismo esperar los comentarios de sus allegados para formarse una idea total del Evento.
36. ARTCULOS VARIOS DE UTILIDAD
NO OLVIDAR:
Costurero con alfileres, hilo, agujas, etc.
Abrochadora, chinches, etc.
Botiqun de 1os. Auxilios
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DOTACIN DE PERSONAL DEL SALN

PARA SU CLCULO DEBEMOS PREVIAMENTE DEFINIR EL MDULO SUPONIENDO: 1 MOZO C/2
MESAS DE 8 PERSONAS
MOZOS: 1 Cada 16 PERSONAS
MAITRE: 1 matre hasta 12 mozos (10 a 15)
DESPACHANTES DE BEBIDA: 1 Cada 100 PERSONAS
EL SIGUIENTE ES UN CLCULO SUMAMENTE FLEXIBLE Y ADAPTADO A CADA CASO:
RECEPCIONISTA: 1 Cada 150 PERSONAS Depender si hay que ubicar en mesa asignada.
GUARDARROPAS: 1 Cada 150 PERSONAS Depender de invierno o verano.
PERSONAL DE LIMPIEZA DE SALN: 1 Cada 200 PERSONAS.
DOTACIN DEL PERSONAL DE COCINA

La dotacin del personal de cocina y su costo dependern de varias circunstancias:
Del men.
Del equipamiento y capacidad de anafes, hornos, mesadas, parrillas, etc.
Tambin tendrn influencia.
De los espacios disponibles.
De los mtodos de mise en place y coccin.
De los mtodos del emplatado.
De la capacidad de almacenaje en fro y secos.
De la capacidad y experiencia del personal.
De si sale emplatado o pinzado. Etc.
VAJILLA Y OTROS ACCESORIOS COMPLEMENTARIOS

EN LA ACEPCIN AMPLIA DE LA PALABRA CADA VEZ QUE NOS REFERIMOS AL CLCULO DE LA
VAJILLA, TAMBIN ALCANZA A TODOS LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL ARMADO DEL
SERVICIO EN EL SALN, Y COMPRENDE:
Mesas - Sillas - Mantelera - Cristalera - Cubiertos - Porcelana - Varios
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SERVICIO ESTANDAR (SIN plato de sitio)

Mesa estndar - Dimetro 1.20 metros = 8 personas
Agua
Champaa
Vino
Elmismoplato
puedeser
usadopara:
Entrada/
Postre/Mesa
dulce/Finde
fiesta
Servilleta
Platodemesa
POR MESA adems tenemos que agregar a nuestros clculos:
1 Centro de mesa.
1 Balde (frapp).
2 saleros.
2 paneras, o 2 platos de postre haciendo pirmide de pan.
Aparte tener preparado por si lo solicitan los invitados:
1 baldecito hielera con pinza.

2 jarras de 1,5 L.
1 cenicero para reponer.
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SERVICIO ESTANDAR (CON plato de sitio)

Agua
Champaa
Vino
Platodepan
Platodeentrada
Platodemesa
Platodesitio
Servilleta
POR MESA adems tendremos que agregar a nuestros clculos
1 centro de mesa.
2 o 3 saleros.
Aparte sobre gueridn tener preparado:
1 balde frapp.
2 jarras de 1,5 L.
1 baldecito hielero con pinza.
1 cenicero para reponer.
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SERVICIO CON GRADO MAYOR DE PROTOCOLO
CONSIDERACIONES VARIAS
En protocolo riguroso los tenedores y los cuchillos de entrada o de mesa, tienen el mismo
tamao.
En caso de servir pescado o consoms, los cubiertos de pescado o la cuchara sopera, se colocan
en el orden en que se van a utilizar, desde afuera hacia adentro, teniendo como centro el plato.
En algunos casos el despliegue de muchos cubiertos hace que sea preferible utilizar la mesa
rectangular. La disposicin de las copas obedece a que las de adelante son ms bajas que las
de atrs para facilitar su utilizacin.
Pimentero y salero (menge).
Plato de entrada (puede ser usado para entrada, postre, mesa dulce y fin de fiesta).
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VASOS
Se usan en la recepcin o cualquier servicio de parados.
Los de TRAGO LARGO generalmente son usados para:
Gaseosas
Agua
Jugos
Tragos
Cerveza
Los de TRAGO CORTO tambin pueden ser utilizados para:
Gaseosas
Agua
Cerveza
Vinos (nicamente en estos servicios en que la persona est de pie, ya que en la mesa slo
utilizaremos copas).
CLCULO DE VASOS, COPAS DE VINO, COPAS DE AGUA Y COPAS FLAUTA
Para la Recepcin de una comida formal, asado, buffet.

Igualmente para cualquiera de los tipos de cocktail y comida al tenedor.
Calcular hasta un 50 % ms que la cantidad de los invitados.
ESTO ES AS POR LA ROTACIN EN SU UTILIZACIN QUE PRODUCEN LOS COMENSALES, Y LA

NECESIDAD DE LAVARLOS PARA QUE PUEDAN VOLVER AL CIRCUITO DEL SERVICIO.
VAJILLA DE COMIDA AL TENEDOR
Tenedores de postre
Platos de postre
Cazuelas
Vasos
Copas flauta
Cucharas de postre
Servilletas
hasta un 50 % ms de la cantidad de comensales
hasta un 150 % ms si hay 2 platos
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ALQUILAR O COMPRAR LA VAJILLA?

En principio debemos distinguir dos situaciones completamente diferentes:
1. EL MICROEMPRENDEDOR que parte de una cocina Base para hacer eventos en diferentes
ubicaciones.
2. EL QUE TIENE SALN u otra ubicacin propia, alquilada o concesionada.
POR ELLO LAS RECOMENDACIONES SERN DIFERENTES SEGN SEA EL CASO EN QUE SE ENCUENTRE
EL QUE DEBE TOMAR LA DECISIN.
1. En caso del emprendedor que parte de una cocina base y hace eventos en cualquier lugar, con
distinta cantidad de participantes.
Ser conveniente alquilar MESAS Y SILLAS por cuanto:
No sabemos la cantidad exacta de mesas y sillas que necesitamos comprar.
Tendramos que alquilar un depsito para guardarlas.
Necesitaramos peones para los movimientos entre distintos lugares.
Tendramos, en este caso, el costo de mantenimiento y reparaciones.
En el caso de MANTELERA Y FUNDAS, si hacemos eventos en cualquier parte y decidimos
tenerla propia, debemos estudiar y evaluar muy bien esta alternativa, ya que esto nos ata a
una cantidad indefinible, y una muy poca variedad de telas y colores.
Por ello en los casos que decidamos tener mantelera propia, conviene siempre adems
tener a mano al muestrario del proveedor, para el cliente que prefiera otra variedad y no
perder esa venta.
En cuanto a CRISTALERA, PORCELANA, CUBIERTOS:
Estos rubros son de alto valor de compra y en relacin a los otros artculos son de bajo
costo de alquiler.
Esto es as pues el proveedor que nos alquila, casi siempre tiene en cuenta la cantidad de
usos (veces que los alquilar).
Por lo tanto solo ser conveniente comprarla si tenemos sobrante de capi-tal y espacio para
guardar las copas.
2. En caso de tener saln propio, alquilado o concesionado
Conviene comprar MESAS Y SILLAS aunque sea financiado ya que:
El costo de las sillas si bien es alto, se amortiza en aproximadamente 16 usos.
Las mesas conviene hacerlas de Tabla de aglomerado 1,30 m. y Base de hierro ngulo.
Adems no hay costo de alquiler de depsito y accesorios, para guardarlas. No hay
costo de pen para movimientos.
Si se necesita ganar tiempo, puedo tener todo armado con anticipacin.
MANTELERA Y FUNDAS
En caso de tener saln propio, concesionado o alquilado conviene tenerla propia para la
cantidad mxima de PAX del saln en todo de acuerdo con la IDENTIDAD del Saln.
CRISTALERA, PORCELANA, CUBIERTOS
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Estos rubros son de alto valor de compra y en relacin a los otros artculos son de bajo costo
de alquiler.
Es decir que valen las mismas consideraciones de Costo de Oportunidad para la compra de
estos artculos.
GASTOS GENERALES
ARTCULOS DE LIMPIEZA
Su costo no es tan relevante como los de los dems rubros del Evento, pero aparte de tener que
considerarlo como a los dems, resulta importante no olvidarnos de tener-los para el momento
en que sean necesarios.
o Escobillones
o Escobas Palas
o Bolsas de Residuos
o Detergentes
o Jabones Lavandina
o Secadores
o Trapos de Piso
HIELO
Importante tener en cuenta que una fiesta con bebidas calientes "NO ES FIESTA".
Por ello deberemos estar muy aten-tos a su compra en la cantidad necesaria y en el "just in
time" para su utilizacin correcta.
Siempre tenemos que tener arma-do un esquema de reposicin, por si el hielo de arranque no
alcanza.
SEGUROS
Para el personal: ART
Para el cliente y los invitados: Responsabilidad Civil contra terceros, por daos producidos por
las Cosas y las Personas, e Intoxicacin.
FLETES
En el caso de la vajilla conviene que el transporte sea efectuado por el mismo proveedor que
nos alquila, aunque debemos negociar eficientemente sus montos, ya que l ser responsable
por las roturas de movimientos y acarreos.
En el caso de fletes frigorficos para las mercaderas, conviene verificar adecuadamente su nivel
de fro.
REPOSICIN DE VAJILLA
Salvo situaciones especiales, si efectuamos todos los controles del caso y nos manejamos con
buenas prcticas profesionales, la rotura y los faltantes son mnimos.
De cualquier manera debemos tener en cuenta que cuando esto suceda, la deberemos reponer.
Frecuentemente los proveedores que nos la alquilan, facturan los faltantes a precio de nueva.
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No obstante debemos negociar fuertemente este concepto, porque cuando nos la alquil, ya
estaba usada.
SERVICIOS COLATERALES
Son tambin llamados perifricos, y constituyen todas aquellas provisiones y contrataciones que
frecuentemente los clientes nos encomiendan, aunque no pertenecen al campo puramente
gastronmico.
1. DISC JOCKEY
Es un personaje clave. Su mal desempeo puede daar al mejor servicio.
Por ello debe elegrselo cuidadosamente, cuando se nos encargue su contratacin.
Lamentablemente existen situaciones en las que el propio Saln tiene su D.J. y no nos queda
ms que "negociar" con l la coordinacin de las operaciones del evento.
Lo peor sucede generalmente cuan-do el cliente lo contrata por separado l mismo, ya que no
depender de nosotros y frecuentemente nos complica nuestro trabajo.
2. SONIDO
No es la msica. Se trata de equipamiento para micrfonos y bafles especiales, para que alguien
diga un discurso o acte algn espectculo.
Generalmente se contrata con el mismo DJ. por un costo aparte.
3. LUCES
Tambin se contratan aparte al igual que el humo y otros efectos especiales.
4. TARIMAS PODIOS
A veces son pequeas elevaciones para que alguien entregue premios, diplomas, diga un
discurso, etc. que se pueden armar en forma casera con cajones de plstico cubiertos por una
alfombra.
5. ESCENARIOS
Cuando ya son varios los individuos que actuarn, debemos alquilarlos a proveedores
especficos de estos rubros.
6. CENTROS DE MESAS
En general conviene subcontratarlos y que el cliente elija entre varias opciones.
Esto es as por cuanto hay una gama muy variada de costos, y adems porque el cliente o sus
invitados se los llevarn cuando finalice el evento.
7. ARREGLOS FLORALES
Hay gente que se dedica a estos adornos para eventos. Si decidimos hacerlos nosotros mismos,
se consiguen flores muy baratas en el Mercado de las Flores.
8. PLANTAS
Muchos viveros prestan este servicio de alquiler de plantas para decoracin. Inclusive si les
interesa el Target del pblico puede hacerse un Canje Publicitario.
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9. VIDEO
Es comn que el cliente de eventos sociales lo contrate por su cuenta. De cualquier manera en
tren de cubrir todas las necesidades del cliente, resulta muy conveniente que podamos ofrecer
la contratacin de este servicio con algn profesional competente.
10. FOTGRAFO
Caben las mismas consideraciones del caso anterior.
11. INVITACIONES
La confeccin de las invitaciones no es frecuente que se nos contraten salvo el caso de
"wedding planner".
12. COTILLN
En la actualidad esta compra puede hacerse sin mayores molestias por Internet, y se cuenta con
un servicio de entrega en el mismo lugar del evento.
13. ESPECTCULOS
Bailarines, orquestas, conjuntos musicales, locutor, magos, payasos, etc. Para proceder a su
contratacin, a veces resultan insuficientes las referencias y conviene verlos actuar en otro
evento antes de contratarlos definitivamente.
14. FUEGOS ARTIFICIALES
Existen de exterior y de interior. Se recomienda contratar con proveedores reconocidos.
73
15. TRANSPORTES
En caso de gente que concurre desde el interior o desde el exterior, debern ser trasladados
desde su alojamiento hasta el lugar del evento y viceversa cuando termine.
16. SEGURIDAD
El servicio de seguridad puede contratarse con empresas de vigilancia privadas o con la Polica
local.
El costo es muy similar. La gran diferencia la hace la Responsabilidad Civil en caso de que
suceda algn accidente o muerte.
La empresa de vigilancia puede quebrar y en ese caso las indemnizaciones caern sobre
nosotros.
En cambio la Polica Estatal no quiebra nunca.
17. ESTACIONAMIENTO
En general la gente que se viste de fiesta y adems se carga de alhajas, viaja en remis o
automvil propio, por lo cual esta es una necesidad a cubrir muy acertadamente.
Puede que el lugar tenga estaciona-miento propio o que se necesite contratar un Garage de
terceros, en cuyo caso debemos implementar el servicio de Valet Parking.
18. ESCENOGRAFA AMBIENTACIONES
Conviene contratar profesionales escengrafos, que son los tcnicos en estos menesteres y por
lo general lo logran muy bien y a bajos costos.
19. DECORACIN CON GLOBOS
Valen las mismas consideraciones que para el caso anterior.
20. TODA OTRA TECNOLOGA ELECTRNICA (Pantalla gigante y can - LEDS - Rayo Lser - etc.).
Se pueden ubicar en Internet numerosos proveedores de alquiler de estas instalaciones o
artefactos, que pueden ser con o sin operador.
74
SERVICIOS COLATERALES, EJEMPLO DE FACTURACIN Y COBRO

CONCEPTO
Orquesta
Escenario
Sonido
Locutor
Pantalla Gigante y Can
Cotilln
Bailarines Caribeos
Centros de Mesa
Caricaturista
Fotgrafo
Video
Arreglos florales y ambientacin
COSTO TOTAL
MS: HONORARIOS ORGANIZADOR 15%
A cobrar por el Organizador
COSTO
7.000.-1.500.-700.-300.-400.-1.800.-400.-950.-180.-700.-800.-500.-15.230.-2.284.-17.514.--
Esta forma de facturacin y cobranza no tiene nada que ver con el Catering que explicaremos ms
adelante.
En este caso se detallan todos los pagos realizados o a realizarse por distintas provisiones o
contrataciones a los Servicios Colaterales y se recarga un 15 % de Honorarios Profesionales para el
Organizador, como retribucin por haberse ocupado de estos rubros.
DERECHOS DE AUTOR E INTRPRETES

Por el slo hecho de pasar msica (en un local comercial) corresponde el pago de los derechos de
autor y de interpretacin.
S.A.D.A.I.C (derechos de compositores musicales y autores de letras).

A.A.D.I.C.A.P.I.F (derechos de intrpretes)
En estos casos se trasladan los montos abonados directamente al cliente, sin ganancia alguna para el
organizador, ni para el dueo del saln si lo hubiere.
PLANIFICACION Y PROGRAMACIN DE EVENTOS

MTODOS APROPIADOS
1. Sin necesidad de apoyo informtico:
Cronograma Simple
Diagrama de Barras (de GANTT)
2. Con software adecuado:

Project
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CRONOGRAMA SIMPLE
Este sistema de planificacin del "timing" del evento no es ms que una agenda organizada de tiempos
y tareas.
Se puede comenzar hasta meses antes (no bien el cliente nos con-trata) y pasar a ser una herramienta
de mucha utilidad para recordar cada acontecimiento con la suficiente anticipacin para actuar en
consecuencia.
Una posibilidad es hacer 4 ejempla-res iguales de las tareas del da del evento:
Uno para el Organizador.

Otro para el Chef.
Otro para el Matre.
Otro para el D.J.
EJEMPLO DE CRONOGRAMA DE UNA COMIDA FORMAL NOCTURNA
76
Este mtodo del Cronograma Simple tiene las siguientes deficiencias, que pueden ser corregidas por
otros que veremos seguidamente.
Muestra el momento en que una tarea se inicia, pero no cuando termina, por lo tanto no muestra el
tiempo de duracin (lo tenemos que deducir). No muestra las tareas que se ejecutan en simultneo.
No muestra posibles encadenamientos entre tareas distintas.
EL DIAGRAMA DE BARRAS (DE GANTT)
Este mtodo adjudicado al Ing. Gantt data de 1910 y es utilizado hasta el presente, aunque ya han
aparecido otros que estudiaremos luego de ste.
El diagrama de Barras consiste en efectuar una grilla de doble entrada donde en las columnas verticales
ubicamos los tiempos, y las filas horizontales listamos las tareas Luego con barras que se pintan o
dibujan en la grilla representamos las tareas:
Indican el momento cuando comienza y cuando termina la tarea.

Muestra entonces la duracin de la tarea.
Muestra cules tareas se ejecutan simultneamente.
No Muestra el posible encadena-miento entre tareas.
77
EJEMPLO DE DIAGRAMA DE BARRAS CON TRES ESCALAS DE TIEMPO
PROJECT
PROJECT es un programa de WINDOWS y representa una ayuda inestimable a la hora de programar
proyectos como pueden ser los eventos.
Para su manejo y aprovechamiento integral se hace necesario capacitarse tomando un curso, que permita al usuario sacarle las mejores aplicaciones y utilidades.
En este manual solo cabe acotar que una vez parametrizado, bastar solamente ingresar:
El Nombre de la Tarea.
El tiempo de duracin
El nombre de la Tarea Anterior (n)
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EJEMPLO DE PROJECT
EL DESPACHO
Nos ocuparemos ahora del pasaje de cocina al servicio. Para ello nos encontramos que en gastronoma
podemos recorrer tres caminos distintos:
Cocino y sirvo (Cook & Serve)
Cocino y mantengo (Cook & Hold)
Servicio
Cocino y enfro (Cook & Chill)

COCINO Y SIRVO
Enseguida de cocinar, sirvo.

Es muy comn en el caso de restaurantes y asados.
Puede ser utilizado en eventos pequeos.
Es raro en eventos grandes.
COCINO Y MANTENGO
79
Para el caso de que haya necesidad de mantener algo de lo preparado con cierta anterioridad,
hasta que llegue el momento del servicio.
IMPORTANTE:
Mantengo lo fro EN FRO Mantengo lo caliente EN CALIENTE
COCINO Y ENFRO
Es el camino ms largo.
Enseguida de cocinar, enfro.

Almaceno en fro (refrigerado/congelado).
Realizo el transporte en fro.
Mantengo los alimentos fros en fro.
Regenero los alimentos calientes y los mantengo calientes.
Sirvo.
La operatoria y los equipamientos necesarios para cada circuito, se tratan extensamente en el

Manual de diapositivas de PowerPoint de la materia..
RECEPCIN DE MATERIAS PRIMAS
En este punto nos remitimos a todo lo considerado en la Materia COSTOS en cuanto a la
"Ceremonia de la Recepcin" y que se trata "in extenso" en el Manual respectivo.
Deberemos realizar los procedimientos all aconsejados sobre los distintos Puntos Crticos de
Control que simplemente enumeramos aqu:
Generacin del pedido.

Bsqueda y seleccin de Proveedores.
Anlisis de Precios.
Precio Limpio Equivalente.
La decisin de compra.
La formalizacin o instrumentacin.
Las compras de "tracto instantneo".
Las compras de "tracto sucesivo".
El lay-out de recepcin.
Los horarios de recepcin.
Las cantidades recibidas.
Las unidades de medida.
La calidad recibida.
Los rtulos legales y comerciales.
La temperatura.
Los desechos.
Control de precios facturados con los pactados en Orden de Compra.
En su caso variacin de precios con Mercado Central.
Control de la aplicacin de los descuentos y bonificaciones acordados.
Control de la correcta aplicacin del % del IVA y otros Impuestos Internos.
80
Control de los Clculos de la Factura.
FLUJO DE OPERACIONES Y SU EQUIPO ESPECFICO

Si bien el listado se encuentra detallado en el Manual de Diapositivas de PowerPoint que se entrega al
alumno, deseamos abundar aqu con mayores consideraciones y detalles:
1. RECEPCIN DE MATERIAS PRIMAS
Balanzas.
Termmetro.
Mesada.
Bachas.
Carrito.
2. ALMACENAMIENTO DE VVERES SECOS
Sin humedad pues el HR favorece las bacterias.
Sin luz del sol que es prctica-mente un microondas gigante.
Aireados sobre todo los que estn en stanos o subsuelos.
Todo levantado del piso para poder lavar con cloro.
Temperatura ideal 16C.
3. ALMACERAMIENTO DE REFRIGERADOS (Heladeras - Cmaras Positivas)
No ingresar cajones de maderas.
No ingresar envases de cartn.
Tampoco envases de papel.
S envases de plstico.
S envases de acero inoxidable.
Todo tapado con film.
Temperatura ideal 4 C.
4. ALMACENAMIENTO DE CONGELADOS (Freezers - Cmaras Negativas)
Similares condiciones que para los refrigerados.
Todo rotulado por fecha de guardado.
Temperatura ideal -18.
5. PRODUCCIN (MISE EN PLACE)

Mesadas.
Utensilios.
Procesadora.
Batidora.
6. COCCIN
Anafes conviene que tengan el fuego perifrico para alcanzar mayor dimetro.
Freidoras que pueden ser manuales o automticas.
7. HORNOS
81
DE CALOR ESTTICO Lento. 1 pollo = 1 h

Calienta desparejo. (Adelante y atrs. Arriba y abajo. A derecha y a izquierda.)
Poco aprovechamiento del espacio al tener que poner las piezas ms separadas para que
les llegue el calor.
DE CONVECCIN
Es ms rpido.1 pollo = 45 mins. Es ms parejo (no totalmente) Lo que cocina es aire
caliente circulando que ingresa por una turbina. Posibilidad de humidificar con un
pulsador. No es coccin al vapor.
COMBINADO
Combina la accin del vapor y la del convector.
Es ms rpido 1 pollo = 30 mins. La coccin al vapor reduce las mermas con el
consiguiente ahorro de mercaderas
Adems conserva mejor las vitaminas y minerales y el color verde ya que fija la clorofila.
La posibilidad de cocinar a fuego lento mejora la condicin sanitaria al eliminar mayor
cantidad de bacterias (con la pasteurizacin) Operaciones: Asar; gratinar; glasear;
vaporizar; rehogar; blanquear; hervir; escalfar; descongelar; regenerar; pasteurizar.
Manejo computarizado de las tres variables: tiempo-humedad-calor Sistema
autolimpiante.
MICROONDAS
Es un convertidor de energa elctrica en energa electromagntica. Las microondas
generadas producen una rotacin molecular en el alimento. La rotacin produce calor.
El calor cocina. Cocina desparejo cuando el alimento no tiene estructura molecular
homognea.
El recibir la descarga puede ser cancergeno. Sobre todo las mujeres deben cuidarse
porque si hay fuga de microondas por mal cierre, es proclive al cncer de mamas.
8. ENFRIADO RPIDO (BLAST CHILLING)

Corriente de aire fro a -45 C Al equipo se lo conoce por los siguientes nombres:
CHILLER
ABATIDOR DE TEMPERATURA
CLULA DE ENFRIAMIENTO RPIDO
WATER BATH CHILLING o Bao Mara Inverso (AGUA + HIELO en bachas o recipientes
grandes.)
FREEZER MULETO
Trabajar con un Freezer de baja calidad o usado. Utilizarlo como si fuera un CHILLER (se
destruir al cabo de cierto tiempo).
Subdividir todo en pequeos lotes. Si es posible en recipientes planos y colocarlos en
cmaras o heladeras.
9. ALMACENAMIENTO DE COCIDOS
Heladeras.
Cmaras.
Freezers.
Conviene que se separen de los Crudos para evitar la contaminacin cruzada.
82
10. TRANSPORTE EN FRO

Lateros de aluminio en camioneta frigorfica.
CONTENEDORES TRMICOS En caliente se los puede cargar en 80 y a las 4 hs. estn en
64. No resultan convenientes para eventos por los tiempos de transporte, el emplatado
y el servicio. Funcionan aceptablemente para comedores de empresas y escuelas.
Son muy tiles para el transporte en fro de cualquier tipo de servicio.
Si se los carga en 4, a las 5 hs estn en 5
OTRAS POSIBILIDADES
Caja de telgopor con hielo seco Se puede apilar con placas tambin de telgopor.
11. REGENERACIN
Mtodo ideal: Horno Combinado.
HORNOS De calor esttico.
Colocar sobre el piso una placa con agua para que se forme un ambiente de vapor.
83
COSTEO FINAL
Primero debemos calcular el: COSTO TOTAL
Calcular todos los costos y sumarlos:
+ Mercaderas
+ Bebidas
+ Personal
+ Vajilla
+ Gastos generales
= Costo Total
A partir de all se abre la posibilidad de manejarnos con dos criterios diferentes para el clculo de
nuestra ganancia.
1. CRITERIO PORCENTUAL
Calcular todos los costos y sumarles un determinado % (porcentaje) como Ganancia estimada.
Se deber proceder de la siguiente manera:
+ Mercaderas
+ Bebidas
+ Personal
+ Vajilla
+ Gastos generales
= Costo Total
+ % de Ganancia
= Precio de Venta
Este criterio no suele contemplar el efecto "cantidad" de participantes y el un determinado %
puede resultar bajo cuando son pocos los Pax, y al contrario puede resultar excesivo cuando
estamos en presencia de muchos Pax.
Por ello frecuentemente utilizamos el siguiente:
84
2. CRITERIO DE GANANCIA FIJA X CUBIERTO

Calcular todos los costos y sumarle un importe fijo por cubierto, que puede ser estimado en
orden decreciente a la cantidad de Pax que se contraten.
Esto puede planificarse en una tabla previa
+ Mercaderas
+ Bebidas
+ Personal
+ Vajilla
+ Gastos generales
= Costo Total
+ GANANCIA FIJA por PAX
= PRECIO DE VENTA
CUALQUIERA SEA EL CRITERIO QUE SE ADOPTE DEBE-MOS TENER EN CUENTA QUE ESTE CLCULO ES
UN PRIMER BORRADOR, Y QUE A PARTIR DE ALL SE DEBERN CONSIDERAR MLTIPLES VARIABLES
PARA FIJAR EL PRECIO FINAL DE VENTA.
ESTRATEGIAS DE FIJACIN DE PRECIOS

La poltica de precios integra desde ya la Poltica Comercial.
Previo a todo clculo debemos considerar a cul de los Target(s) socioeconmicos nos vamos a dirigir.
Una vez tomada esa decisin debemos estudiar muy bien "el producto" que le vamos a ofrecer a ese
target.
Esto nos llevar a precisar cules deberan ser los atributos de nuestro producto para cubrir las
necesidades y deseos del target al cual hemos elegido.
El precio forma parte del PRODUCTO.
Tambin deberemos tener en cuenta el posicionamiento de la marca de la empresa en la percepcin de
los clientes.
Otro factor a considerar, es el precio que estn cobran-do competidores nuestros de similares servicios
y calidad (INVESTIGACIN DE LA COMPETENCIA).
Una vez realizados todos estos anlisis tomaremos la decisin final sobre el Precio de Venta
GENERALIZADO.
Es decir, tambin deberemos considerar situaciones especiales que merecen un tratamiento particular y
que en ciertos casos se reflejarn en descuentos o precios diferenciados.
Por ejemplo podemos hacer precios diferentes:
1. Por Cantidad de participantes.
2. Por Temporada Alta o Baja en el ao.
85
3.
4.
5.
6.
7.
Por da de la semana (Domingos a jueves - Viernes y Sbados).

Por horario del da (Maana - Tarde - Noche).
Por Cliente Especial (Familiar - Conocido - Autoridad).
Por Cliente Repetitivo (Que nos contrata frecuentemente).
ETC.
LA RECOMENDACIN ENFTICA ES QUE CUALQUIERA SEA EL MOTIVO POR EL CUAL COTICEMOS

UN PRE-CIO DIFERENTE DEBEMOS
!!! DEJARLO ACLARADO EN EL PRESUPUESTO!!!!! Esto es as para que otro cliente conocido del que
estoy presupuestando no pretenda el mismo precio si no est en la misma situacin que el anterior.
DEGUSTACIN
En general nos encontramos ante dos situaciones distintas:
1. El cliente que ya acept nuestro presupuesto, donde incluamos distintas alternativas y se
necesita definir cul de ellas ser la definitiva.
En este caso no es ms que un simple trmite a realizar para el cumplimiento de nuestro
compromiso.
2. El cliente que duda en contratar-nos y tenemos deseo de que lo haga prontamente, para que
no vaya a la competencia.
En este caso no debemos esperar a que nos solicite una degustacin, sino ms bien ofrecerla.
En caso de que acepte y la hagamos exitosamente LA DEGUSTACIN SE TRANSFORMA EN EL
MEJOR CIERRE DE VENTA.
FORMALIZACIN LEGAL
Jurdicamente ya fue dicho al inicio de este Manual, nos encontramos en presencia de un contrato de
LOCACIN DE SERVICIOS que se rige por lo pautado en nuestro Cdigo Civil.
La formalizacin del mismo:
1. Puede ser a travs de un contrato.
Contiene las obligaciones de ambas partes. Es conveniente que por ms que existan formatos
pre-impresos, lo hagamos revisar por un Abogado.
2. Puede ser por "presupuestos cruzados"
Se hacen dos copias conteniendo los precios, plazos, forma de pago, etc. con las obligaciones
de ambas partes y firmamos ambos
ORIGINAL se lo lleva el cliente DUPLICADO para nuestro archivo
86
Y SI NO ME PAGAN TODO?
Nuestro presupuesto o contrato especificar claramente que si el cliente no cumple con sus
obligaciones de pago, no se realizar el evento y perder todos los importes arciales abonados.
Esto conviene aclararlo en el presupuesto, aunque de cualquier manera ya est estatuido en el Cdigo
Civil que si una parte no cumple con sus obligaciones, le da derecho a la otra a no cumplir.
Y SI LA SUSPENDE? Y SI LA CANCELA?
En caso de que el cliente desee sus-pender o cancelar el evento, tambin perder todos los importes
pagados hasta ese momento, as haya sido la totalidad del mismo.
Esto es por aplicacin de la Excepcin de No Cumplimiento del Contrato explicado en el punto
anterior.
De cualquier manera, esta es una posicin Jurdica correcta pero extremadamente anti-comercial.
Por ello la recomendacin es estudiar cada caso en particular y cuan-do exista una causal razonable,
postergar la fecha del Evento para otra oportunidad en que pueda realizarse, negociando los costos
incurridos o a incurrirse.
87

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