ESCUELA DE INGENIERA AUTOMOTRIZ

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

UNIDAD II

PLANEACIN
RIESGOS, ADQUISICIONES, RECURSOS
HUMANOS

PLANEACIN DEL RIESGO

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Como hemos explicado en unidad I, uno de los atributos de un

proyecto (numeral 7) es que implica cierto grado de
incertidumbre y que ste repercutir en el resultado de un
proyecto.
El riesgo es un hecho incierto que, en caso de suceder, pondra
en peligro la posibilidad de lograr el objetivo del proyecto.
Durante la fase inicial del ciclo de vida del proyecto, es preciso
planear los riesgos en cierta medida para asegurarse que, por
ejemplo, el contratista conozca aquellos que implica cotizar la
propuesta de un proyecto. Si el contratista conoce esos riesgos
potenciales, incluir algn monto de reserva para contingencias
o su administracin en el precio de la cotizacin.
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IDENTIFCACIN DE LOS RIESGOS

Para identificar un riesgo es preciso determinar cules riesgos
podran afectar de forma negativa el objetivo del proyecto y
cules son las repercusiones que tendra cada uno de ellos en
caso de que se presente.
En ocasiones, el patrocinador o cliente identifica los grandes
riesgos en el plan del proyecto cuando lo autoriza. Un contratista
tambin podra identificar riesgos en la propuesta que presenta
al cliente, lo que mostrara al cliente que el contratista posee
conocimiento, aborda de forma realista la ejecucin del proyecto
y desea evitar sorpresas.
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Muchas veces el gerente de proyectos recurre a una lluvia

de ideas para identificar las fuentes del riesgo.
El gerente debe involucrar a los miembros clave del equipo
del proyecto para identificar las posibles fuentes de riesgo.
As, cada miembro del equipo aportara su experiencia y
conocimiento para contribuir a preparar una larga lista de
los riesgos.
Otro enfoque sera establecer categoras de riesgos e identificar
aquellos que se podran presentar en cada una. Algunos
ejemplos de dichas categoras y riesgos en cada una de ellas son:
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TCNICOS

EXTERNOS

No
se
cumple
con
los
requerimientos de desempeo del
cliente
Nuevas aplicaciones tecnolgicas
No se cumple con las normas o con
los cdigos de calidad

Clima inclemente
Cambios
en
las
regulaciones
gubernamentales
Cambios en las preferencias de los
consumidores
Miembros de la localidad protestan
iniciando un procedimiento legal para
demorar el proyecto

PROGRAMA

PATROCINADOR/CLIENTE

Proveedor que entrega con retraso Demora de las autorizaciones

equipo fundamental
Seguridad del financiamiento
patrocinador

COSTO

del

RECURSOS HUMANOS

Los costos de los materiales No cuenta con personal disponible

aumenta ms de lo previsto
cuando se requiere para asignar a un
proyecto

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Otra fuente que sera til para identificar posibles riesgos es la

informacin de proyectos pasados. Una evaluacin de proyectos
terminados sera una fuente idnea para identificar riesgos.
Otros ejemplos de riesgos especficos son:
La incorporacin de tecnologa avanzada a un nuevo
producto.
El desempeo requiere tomar mediciones a una velocidad de
10 veces mayor a la que es posible actualmente.
Ciertos avances tecnolgicos que provocan que la tecnologa
elegida originalmente resulte obsoleta antes de terminar el
proyecto
Faltan personas que realicen cierta clase de trabajos
manuales cuando se requieran.
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Podra estallar una huelga en el punto lgido de un proyecto de

construccin
Condiciones climatolgicas extremas (caer lluvias antes de
tiempo) durante la fase de construccin de la expansin de unas
instalaciones
Un banco podra no autorizar el monto total del crdito para el
proyecto
Incremento importante del precio de un material de
recubrimiento raro contra incendios
Un nuevo producto podra no pasar las pruebas de certificacin
Un proveedor externo entrega un componente clave para armar
el producto ms tarde de lo esperado
El cliente se demora en entregar parte de las muestras que se
necesitan para las pruebas
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Para cada riesgo identificado se deben ponderar las

posibles repercusiones. Estas repercusiones podran
incluir retrasos en el programa, cuantiosos gastos
adicionales, una entrega final del producto que no cumple
con los criterios para su aceptacin, los consumidores no
aceptan un nuevo producto, el cliente aplica una sancin
prevista en los trminos del contrato, o el patrocinador
termina anticipadamente el contrato.

PLANEACIN DE ADQUISICIONES
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Lo ms comn cuando iniciamos un proyecto, las tpicas

preguntas que hay que formular, son: quin, cmo,
cunto y cundo; pero otra pregunta relevante que
debemos hacernos en las etapas tempranas es con
quin?, y esto en referencia a cmo vamos a integrar el
equipo que participar en el proyecto, tanto
internamente, como fuera de nuestra propia
organizacin: proveedores, consultores, ingenieras,
diseadores, constructores, agencias, etc..

PLANEACIN DE ADQUISICIONES
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

QUE ES EL PLAN DE ADQUISICIONES ?

Es el proceso de identificar aquellas necesidades del
proyecto (bienes o servicios) que pueden ser mejor
obtenidos de fuentes externas a la organizacin del
proyecto

Para llegar a un buen plan de adquisiciones, es bsico

tomar en cuenta lo siguiente:
Tener documentada y clara la visin de proyecto, la
justificacin, supuestos, restricciones Project Charter (o
Acta de Constitucin de Proyecto)
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ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Tener documentada y clara la visin de proyecto, la

justificacin, supuestos, restricciones Project Charter (o
Acta de Constitucin de Proyecto)
Haber definido el alcance, su descripcin, detalles, criterios
de aceptacin Declaracin del Alcance
Documentar qu incluye y qu no incluye el proyecto:
entregables, sub entregables desglose estructurado de
trabajo (EDT)
Generar un estimado de costo y un estimado de tiempo
Hacer un diagrama organizacional de la empresas y del
proyecto, para poder visualizar hacia el exterior a quines
necesitamos contratar, y hacia el interior, cmo vamos a
conformar el equipo del proyecto y si es necesario incluir a
algn asesor o especialista interno.

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Una de las herramientas que a su vez se convierte en una de

las decisiones ms valiosas para el Plan de Adquisiciones es la
decisin de Hacer o Comprar.
El razonamiento de Hacer o Comprar es la comparacin entre
los costos de producir el artculo o de adquirirlo o comprarlo
de otra empresa.
Sin entrar en otras consideraciones, podemos decir que la
decisin de Hacer o Comprar productos, descansa
ordinariamente en la comparacin entre lo que puede hacer el
comprador y lo que puede hacer el proveedor con sus
respectivas instalaciones y equipos.
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PLANEACIN DE ADQUISICIONES
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RAZONES PARA HACER:

Los estudios de costos indican que es ms barato Hacer que
comprar
Hacer amplia el conocimiento, al equipo y a la tradicin del
proyecto
Se dispone de capacidad para absorber los gastos indirectos
Hacer facilitar el control de cambios en la piezas, en las
existencias y en las compras
La pieza es difcil de transportar
El diseo de la pieza o su fabricacin son confidenciales
No desea depender de una sola fuente externa de
suministro
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RAZONES PARA COMPRAR

Los estudios de costos indican que es ms barato comprar
que Hacer.
No se dispone de espacio, de equipo, de tiempo o de
habilidad.
Se desea que otro encare las demandas estacionales,
cclicas o arriesgadas del mercado.
La necesidad de tcnicas o de equipo especial, hace que sea
ms lgico comprar.
Es aconsejable que los ejecutivos del proyecto se
concentren en su especialidad
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PLANEACIN DE ADQUISICIONES
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Una vez que tengamos esta informacin, podremos

empezar a realizar la Matriz de Adquisiciones, la cual
debe contener el EDT, para asegurarnos que todo el
alcance est incluido y no se queden entregables sin
considerar, as como el nmero de contratos o el nmero
de especialidades, en la que vamos dividir la contratacin
para el proyecto.
Variables que alimentan la Matriz de Adquisiciones
Cuntos contratos vamos a tener?,
a cuntos proveedores voy a contratar?,
en cuntos paquetes voy a dividir el proyecto?

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PLANEACIN DE ADQUISICIONES
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Esto podra ir desde un llave en mano: diseo, ingeniera,

construccin, fabricacin, implementacin, puesta en
marcha y entrega; hasta dividir el proyecto en un
sinnmero de paquetes, comprando los materiales
directos, contratando la mano de obra, etc.
En ocasiones tendemos a pensar que entre ms paquetes
se tenga en el proyecto puedo obtener un costo ms
econmico, pero hay que evaluar las actividades
adicionales que tendremos que hacer como: mayor
coordinacin, ms administracin, y sobre todo la divisin
de la responsabilidad.
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PLANEACIN DE ADQUISICIONES
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Los tipos de contratos mas comunes son:

Contratos de costo reembolsable. En este tipo de

contratos el comprador paga al vendedor los costos
directos incurridos segn el criterio de elegibilidad del
costo de materiales, horas-hombre, consumibles, etc,
mientras que el margen o tarifa es determinado de

acuerdo con una frmula contractualmente determinada.

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PLANEACIN DE ADQUISICIONES
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Contratos de precio fijo. En un contrato de precio fijo, el

vendedor se compromete a entregar el producto del
proyecto por un importe o precio determinado. Debido al
riesgo-costo soportado por el vendedor, este tipo de
contratos solo debiera ser utilizado cuando se disponga
de informacin suficiente para poder estimar con precisin
el costo del proyecto.
Existen diferentes tipos de contratos de precio fijo:
contratos de precio firme y fijo, de precio fijo con
clusula de revisin de precios, y de precio fijo con
incentivo.
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Contratos de tiempo y materiales (contratos de precio unitario).

Se trata de contratos hbridos de los dos anteriores.
Se parecen a los de costo reembolsable en que no es posible
definir inicialmente el nmero de unidades de trabajo a
producir, y por tanto no es posible determinar el alcance del
trabajo ni el importe econmico del contrato.
Se parecen a los de precio fijo en que el precio unitario de las
unidades de trabajo si est definido.
El costo total de comprador al finalizar el proyecto se
obtiene multiplicando los precios unitarios por las
cantidades reales correspondientes al trabajo realizado
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ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

EJEMPLO DE MATRIZ DE ADQUISICIONES

MATRIZ DE ADQUISICIONES DEL PROYECTO
PROYECTO
Producto o
Forma de
Cdigo del
Tipo de Procedimiento
servicio a
contactar
elemento EDT contrato de contratacin
adquirir
proveedores

rea/Rol/
persona
Inicio de
Limitaciones
responsable
compra
de la compra

Pago de
factura

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PLANEACIN DEL RECURSO HUMANO

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

QUE ES LA PLANIFICACIN DEL RECURSO HUMANO ??

Es determinar los roles que se deben desempear para el
desarrollo del proyecto.
Es la definicin de responsabilidad de cada uno de los
participantes del proyecto.
Es definir el tiempo que se requiere de cada uno de los
participantes para desarrollar el proyecto.
Es identificar la capacidad y/o disponibilidad de cada uno de los
seleccionados para desarrollar el proyecto.
ES PENSAR EN TODAS LAS NECESIDADES QUE PUEDE TENER
ESTE EQUIPO HUMANO PARA LLEVAR A CABO EXITOSAMENTE
EL PROYECTO.
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PLANEACIN DEL RECURSO HUMANO

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

PLAN PARA GESTIONAR EL RECURSO HUMANO:

El objetivo de este plan es definir la forma como se va a manejar
y dirigir el equipo del proyecto
El equipo del proyecto est conformado por todos aquellos a
quienes se les han asignado roles y responsabilidades para
desarrollar el proyecto.
Otros participantes del proyecto pueden ser:
Patrocinadores (Stake Hoders)
Clientes
Socios
Usuario
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QU DEBEMOS TENER EN CUENTA PARA DESARROLLAR EL PLAN

DE GESTIN DEL RECURSO HUMANO
Cmo y cuando se conseguirn los participantes del equipo del
proyecto ?
Identificacin sobre necesidades de entrenamiento.
Cul es el horario del proyecto?
Planes de compensacin por logros o Victorias tempranas.
Propuestas de reconocimiento para el equipo que participar en
el desarrollo del proyecto.
Ubicacin del equipo que desarrollar el proyecto.
Necesidades especficas del equipo del proyecto.
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PLANEACIN DEL RECURSO HUMANO

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

LOS PROCESOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA SON:

Planeacin del recurso humano.

Adquisicin (seleccin) del equipo del proyecto.

Desarrollo permanente del equipo que conforma el
proyecto.

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PLANEACIN DEL RECURSO HUMANO

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PLANEACIN DEL RECURSO HUMANO

El objetivo de esta planeacin es:
Todos los miembros del equipo de trabajo comprendan cuales son
sus roles y responsabilidades durante el desarrollo del proyecto.
Este objetivo lo podemos lograr a travs de:

ORGANIGRAMA, DESCRIPCIN DE CARGOS, PLAN DE CAPACIDAD.

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ADQUISICIN (SELECCIN) DEL EQUIPO DEL PROYECTO

Es el proceso de conseguir los recursos humanos

necesarios para DESARROLLAR HASTA TERMINAR el
proyecto.
En muchos proyectos la asignacin de personal se negocia:
Con Jefes funcionales.
Otros equipos de direccin de otros proyectos.
En otras oportunidades se debe conseguir recursos:
Externos,
En outsourcing por contratacin.
Nuevas vinculaciones (Trmino Indefinido / Definido)
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EQUIPOS DE TRABAJO VIRTUALES

Grupos de personas con un objetivo comn (PROYECTO) que

cumplen con sus roles pasando poco o nada de su tiempo en
reuniones cara a cara.
Herramientas:
Correo Electrnico.
Teleconferencia
Videoconferencia
Herramientas de Colaboracin
(Net Meeting, live comunication otros).
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ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

DESARROLLO PERMANENTE DEL EQUIPO QUE CONFORMA EL

PROYECTO.
Es mejorar las competencias e interacciones de los miembros
del equipo a fin de mejorar el rendimiento del proyecto.
Mejorar los sentimientos de confianza y cohesin entre los
miembros del equipo a fin de incrementar la productividad a
travs de un mayor trabajo en equipo.
Ejemplos de trabajo en EQUIPO:
Ayudarse mutuamente cuando las cargas de trabajo no estn
equilibradas.
Comunicarse de forma que se ajusten a las preferencias
individuales.
Compartir informacin, procesos y recursos.
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DESARROLLO PERMANENTE DEL EQUIPO QUE CONFORMA EL

PROYECTO. (HERRAMIENTAS)
Habilidades de direccin general:
Comprender los sentimientos del equipo del proyecto, prever
sus acciones, comportamientos, reconocer sus inquietudes y
hacer un seguimiento de sus polmicas, para reducir los
problemas y aumentar la cooperacin.
Formacin:
Actividades para mejorar las competencias de los miembros del
proyecto. Puede ser formal o informal.

Reglas bsicas:
Establecen expectativas claras acerca del comportamiento
aceptable por parte de los miembros del equipo del proyecto 29

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ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

DESARROLLO PERMANENTE DEL EQUIPO QUE CONFORMA EL

PROYECTO. (HERRAMIENTAS)
Reubicacin:
Procurar que los miembros mas activos del equipo trabajen en
el mismo lugar fsico para mejorar la capacidad de actuar como
equipo.
Reconocimiento y Recompensas
Parte del proceso de desarrollo del equipo implica reconocer y
recompensar el comportamiento deseable.
Debera recompensarse solo el comportamiento deseable
La recompensa Ganar-Perder (El empleado del mes) puede
perjudicar la cohesin del equipo.
Usar mejor recompensas Ganar-Ganar
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PLANEACIN DEL RECURSO HUMANO

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Lectura Recomendada:
Captulo 9 del PMBOK.
GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO.
9.1 PLANIFICACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS
9.2 ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO.
9.3 DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO.

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