podnikatel.

cz

Kolikrt jste na schzkch marnili jen as?

Vme, jak zvit jejich efektivitu Podnikatel.cz
Daniel Gamrot
Prvnm impulzem pro m byla pednka, kterou mistrn pipravil pro konferenci TED Jason
Fried z Basecampu. Jeho Pro se nepracuje v prci (pro pochopen kontextu doporuuji
pednku zhldnout na internetu) obletlo internet a bylo rozvedeno tak v knize Restart. Od
t doby jsem zail tak hodn vn mnnch (zkoprovanch) vstup, nad ktermi jsem se
jen pousml.
ada lid se po vzoru Frieda od schzek snaila odznout (mimochodem, byl jsem jednm
z nich). Naden je mazala a odmtala s tm, e takto to je sprvn. Ano i ne. Brzy narazte.
Protoe dnes jsou asto schzky skuten udlost, kdy spotebujeme vce asu, ne
potebujeme. Doporuuji radji postupovat po drobnjch krcch a postavit pro jejich
zefektivnn mal projekt. Sm jsem adu podobnch projekt v roli lovka, kter ml
zajistit vt efektivitu v prci, realizoval. Neexistuje univerzln algoritmus, aplikuji vak
jednu (univerzln) radu, kter vtinou zabere zante u sebe.
Co doporuuji jako prvn krok? Jet ne zanete zuiv odmtat kadou pozvnku, najdte si
prostor na to, abyste zlepili svj pstup. ada schzek je dnes znan neefektivnch
z dvodu mizern ppravy a nedotaen follow up fze po schzce. Clem vaich schzek by
se mly stt vsledky jednotliv tmata peveden do rozhodnut a dalch krok. Bez nich
to jsou jen mylenky, npady, povdn a idely.

Pprava je dleitj ne samotn schzka

Pprava je zklad tm u vech mch aktivit rozvoje, psan, cestovn, prce. Umn
improvizace je skvl schopnost (nkdy opravdu dky za ni), nicmn jednm ze zkladnch
stavebnch kamen schzky je dsledn pprava. Jej styl ovlivuje nkolik faktor. Zle
hlavn na tom, zda jste
manaer (organiztor) nebo
astnk.
Pprava manaera schzky by mla probhat v nsledujcch krocch:
1. Promylen tmatu, kvli ktermu se schzka kon (a u jste organiztor nebo
astnk)
2. Oznmen zmru schzky ostatnm
3. Sestaven agendy tzn. o em se budeme bavit
4. Vbr nejdleitjch astnk
5. Rozesln pozvnky
Mon to zn samozejm a banln, ale zkuste na chvli popemlet o tom, kdy naposledy
jste organizovali schzku a skoili rovnou na pt krok. Takto opravdu ne! Je zde vysok mra
rizika, e schzka dopadne patn, astnci nemaj anci se pipravit a prbh bude znan
neefektivn.
Nemte-li promylen tma, nesvolvejte schzku. Neekejte, e vs brzy nco napadne,
prost si sednte, vezmte si tuku a papr, ppadn njakou elektroniku, a zapite si dvod

schzky, co chcete vyeit, pro se muste schzet, jestli je poteba vidt se osobn a nesta
nap. telefont, Skype nebo e-mail. A to ve jet pedtm, ne odelete pozvnku.
Do pozvnky doporuuji vloit nsledujc body (nepotm-li msto, as a dal samozejm a
povinn prvky):
1. Zmr pro se schzme a jak m bt vsledek.
2. Agenda jednotliv tmata schzky (vetn asov nronosti a poznmky, zda se
jedn o diskuzn, informan nebo rozhodovac blok).
3. Odkazy na podkladov materily, kter si maj astnci ped schzkou nastudovat.
Je to troku bi na organiztory, aby si schzku lpe promysleli, nesvolvali ji zbyten a
pozvali ty sprvn lidi. Je to vak neuviteln siln materil tak pro samotn astnky, kte
dky tomu budou mt dostatek podklad k tomu, aby ke schzce nepistupovali jako k
popovdn si, ale pili pipraveni. To, zda to udlaj, je druh vc. Nehled na to, e
mohou zvit svou ast na schzce v ppad, e se nect bt pro ni pnosn (i skvlm
organiztorm se stane, e obas pozvou ty, kdo k tmatu nemaj co ct).
Na zvr doporuen i pro astnky. Pokud vm nkdy pijde pozvnka na schzku, kter
ve uveden nleitosti neobsahuje, vydejte si je! Bez toho riskujete znan snenou
efektivitu, protahovn diskuz a mnohdy zbytenou schzku. Nikdy nepedpokldejte, e
vte, o em schzka bude, nemte-li to od manaera potvrzeno.

Po schzce jet nekonete

Poslednm krokem schzky nikdy nen odchod ze dve. To, e se vichni po skvle
pipraven a facilitovan schzce rozbhnete k rozdlan prci, neznamen, e doshnete
vsledk. Kad schzka ve vtin ppad vygeneruje rozhodnut a dal kroky, kter chcete
zrealizovat.
K tomu, abyste realizaci podpoili, doporuuji:
1. Jet, ne schzku ukonte, sumarizujte, o em jste rozhodli a na em jste se
domluvili. Myslete na tento blok i pi pprav agendy a definici asovho programu
schzky. Nechte si na konci schzky 510 minut na to, abyste ve peliv proli a
zvili pravdpodobnost, e se vichni chpete stejn. Nenechvejte to na poslednch
pr vtein schzky, mjte na to vyhrazen blok.
2. Ke kad akci pidlte zodpovdnou osobu a termn.
3. Nejpozdji 24 hodin po schzce polete zpis z jednn vem astnkm a ulote jej
na dostupn msto (njak sdlen loit). Dnenm trendem je sestavovat zpis
z jednn, ve kterm je krom hlaviky tak sekce rozhodnut a dal kroky. Nen
poteba peliv zapisovat kad slovo (a na vzcn ppady). Jednoduch zpis je
pehledn a eliminuje nechu adrest jej otevt a prochzet.
4. Pesute dal kroky (koly) do vaeho systmu pro organizaci prce (ideln, kdy to
je tmov nstroj, ke ktermu m cel tm pstup) tak, abyste mohli monitorovat
fyzickou aktivitu prci na dlch krocch, kvli kter jste to vechno organizovali.
5. Informujte vechny, kte na schzce nebyli, ale nkter body schzky s nimi pmo
souvis.
Zkuste svj pt zpis z jednn, kter budete poslat na ostatn, pizpsobit podle
ablony ne.
Urit strun zpis uplatnte i v ppad individulnch schzek. asto poskom radost,
kdy mi kamard Radek Hataba pole v jednom e-mailu po schzce ve, na em jsme se
dohodli a o em jsme rozhodli. Vme tak, e jsme na stejn vln.

Experimentujte

Neexistuje pstup, kter by vm pomohl ze dne na den. Plat to nejen u schzek, ale
i v ivot ovujte rzn strategie v praxi, srovnvejte je a zjistte, co vm dlouhodob
funguje.
U schzek mete zat teba tm, e si skuten promyslte jet ped samotnou udlost
vechny body, o kterch se bude diskutovat. e si dte zleet na tom, zda vichni astnci
rozum rozhodnutm na poradch stejn. Nebo teba tm, e zapracujete na svch facilitanch
nebo enickch dovednostech. Ale o tom a v nkterm z dalch lnk.

Doporuen knihy

Meeting Hero (Tom LaForce)

Meeting for Results Tool Kit (Richard M. Lent)

Meetings Sucks (Cameron Herold)

Powerfully Simple Meetings (Peter Kidd, Bryan Field)