Unidad de Admisin del Centro Docente y de Vinculacin Santiago

El primer paso para poder proponer un modelo de gestin estratgica es conocer

el funcionamiento y los procesos que se llevan a cabo en la unidad de admisin
del centro docente y vinculacin Santiago (en adelante CDV Santiago), para ello
hemos concretado entrevista con las personas a cargo y aquellas que forman
parte de esa unidad, adems de recabar toda la informacin posible acerca de su
forma de trabajo, procesos, recursos con los que cuenta, las limitantes y la gestin
que se desempea en el proceso de admisin.

Descripcin de la unidad de admisin

La unidad de admisin y egresados del CDV Santiago es la encargada de llevar a
cabo el proceso de matrcula de alumnos nuevos para carreras de pregrado
trabajador y carreras tcnicas de nivel superior CDF, adems de brindar apoyo a la
encargada de egresados promoviendo la informacin pertinente a los alumnos
egresados de este centro.

Objetivos
El objetivo de esta unidad es concretar la matrcula de todos aquellos alumnos que
postulan a las carreras de pregrado trabajador y carreras tcnicas de nivel
superior a travs de la pgina web.

Funciones

Atender y dar informacin inicial a los alumnos postulantes de las distintas

carreras que se imparten en el CDV Santiago, con el respectivo detalle de
requisitos, condiciones y beneficios.
Concretar la pre matricula realizada va web recepcionando los documentos
originales requeridos para matricular y activando al alumno en el sistema de
informacin que opera esta unidad.
Promover la informacin enviada desde casa central (Iquique) por la
encargada de egresados dentro de los alumnos de este centro y as
entregarles informacin relevante a su condicin dentro de esta casa de
estudios.

Estructura Departamento
La estructura de la unidad de admisin manifiesta una doble dependencia, por un
lado depende directamente del Director de la Sede desde el punto de vista
jerrquico en todos sus procesos administrativos, y por otro lado todos sus
lineamientos generales son establecidos por la Direccin de Admisin de la casa
central (Iquique). Como el anlisis comprende al CDV Santiago se presenta el
organigrama correspondiente a esta sede.

Organigrama

La unidad cuenta con un equipo conformado por una encargada y tres ejecutivos
de admisin, los cuales tienen como funcin atender al alumno postulante de
carreras pregrado trabajador, carreras tcnicas de nivel superior y apoyar en el
seguimiento de egresados, adems de realizar las tareas administrativas propias
de la unidad.
A continuacin se detalla una breve descripcin de los cargos, perfiles y funciones
que realiza cada uno de los integrantes de este equipo de trabajo.

Nombre del Cargo

Jefe Unidad de Admisin

Dependencia

Direccin de Admisin (casa central)

Supervisa

Ejecutivos de Admisin (3)

Estudios

Ttulo Profesional, Ingeniero Comercial.

Experiencia

15 aos

Funciones y

Responsable de dirigir y controlar todas las actividades relacionadas con la

unidad de admisin y crculo de egresados del CVS.

Responsabilidades

Vela por la correcta y oportuna entrega de informacin como as tambin

por el cumplimiento de las normas y procedimientos internos.

Nombre del Cargo

Ejecutivo de Admisin (1)

Dependencia

Jefe unidad de Admisin

Estudios

Educacin Media Tcnico Profesional

Experiencia

3 aos

Funciones y

Su principal funcin es realizar el procedimiento correspondiente a

concretar la matricula del alumno postulante a las carreras pre grado
trabajador.

Responsabilidades

Atender y proporcionar informacin a los alumnos postulantes a las

distintas carreras que se imparten en el CVS.

Nombre del Cargo

Ejecutivo de Admisin (2)

Dependencia

Jefe unidad de Admisin

Estudios

Educacin Media Tcnico Profesional

Experiencia

3 aos

Funciones y

Su principal funcin es realizar el procedimiento correspondiente a

concretar la matricula del alumno postulante a las carreras tcnicas de nivel
superior CDF.

Responsabilidades

Atender y proporcionar informacin a los alumnos postulantes a las

distintas carreras que se imparten en el CVS.

Nombre del Cargo

Ejecutivo de Admisin (3)

Dependencia

Jefe unidad de Admisin

Estudios

Educacin Media Tcnico Profesional

Experiencia

2 aos

Funciones y

Sus funciones principales son brindar apoyo a los ejecutivos de admisin 1

y 2, en realizar el procedimiento correspondiente a concretar la matricula
del alumno postulante a las carreras de pre grado trabajador y carreras
tcnicas de nivel superior.

Responsabilidades

Promover la informacin enviada desde la casa central para los alumnos

egresados del CVS.
Realizar trabajos administrativos propios de la unidad.

Algunas falencias que se detectaron en la unidad de admisin al momento de

realizar el levantamiento son las siguientes:

No cuenta con cultura interna, es decir, no cuenta con normas,

comportamientos y actitudes establecidas que orienten a los miembros en
el desempeo de las tareas de la unidad.
No posee modelos de incentivos.
No posee compensaciones por desempeo.
No existe un proceso de induccin para un nuevo integrante

Como lo mencionamos anteriormente hay ciertas deficiencias que no permiten un

buen desempeo de la unidad, con respecto al proceso de induccin para un
nuevo integrante actualmente lo realiza la encargada de la unidad, no existen
procedimientos documentados que puedan ayudar a apoyar esta labor, adems el
nuevo integrante realiza una entrevista con los distintos jefes de carrera para que
le entreguen la informacin necesaria relevante en el proceso de admisin y
aquellos datos importantes de cada una de las carreras.
Existen algunas capacitaciones que se realizan al personal, estas estn orientadas
a atencin al cliente y ventas, al parecer estas capacitaciones no son
frecuentemente ni tampoco estn establecidas de acuerdo a la funcin o el rol que
cumpla cada uno de las personas que componen esta unidad.

Procesos
La unidad de admisin no cuenta con procesos establecidos, ni manuales de
apoyo para el personal a cargo.
Existen procesos definidos para la unidad de admisin de casa central (Iquique),
los que se han solicitado para contar con una base y alinear procesos
corporativamente, lamentablemente hasta el cierre de esta investigacin no fue
posible contar con esta informacin.
Por el momento es la encargada de admisin quien se encarga de orientar al
personal nuevo y existente, en torno al funcionamiento y procedimientos a aplicar
en esta unidad.

Actividades de la unidad
Existen variados procesos que se realizan en la unidad de admisin, algunos de
ellos son los siguientes:

Matricula de alumnos nuevos.

Postulaciones o preinscripciones a carreras.
Entrega informacin a postulantes.
Generar convenios de descuentos con empresas.
Participacin en ferias educacionales.
Visita a empresas.

Matriculas alumnos nuevos

El proceso de admisin comienza en el mes de Octubre y a partir del mes de
Noviembre se inician las matriculas culminando todo el proceso el 31 de Marzo de
cada ao. A continuacin se detalla el proceso de matrcula establecido en la
unidad de admisin.
Pasos para concretar la matricula:
El proceso de admisin y matrcula para un alumno demora alrededor de 2 a 3
das generalmente, esta etapa comienza cuando el alumno ingresa en la pgina
web y postula a la carrera de su inters, los pasos a seguir son los siguientes:
Ingreso a la pgina web www.unap.cl
Seleccionar la pestaa de Admisin, se despliega un browser con toda la
informacin de Admisin, seleccionar el enlace para carrera de pre grado
trabajador y carreras tcnicas de nivel superior.
Nos muestra una nueva pantalla que nos indica la Oferta Acadmica para
Carreras Pregrado PSU, Carreras de Pregrado Trabajador, Carreras
Tcnicas Nivel Superior, Postgrados, Magister Virtual; destacando en
naranjo Carreras de pregrado Trabajador debido a que fue el browser
seleccionado anteriormente; aparecen las distintas ciudades Arica, Casa
Central Iquique, Calama, Antofagasta, Santiago y Victoria.
El alumno debe seleccionar la sede de su inters, en este caso Santiago.
Aqu se despliega un pop up donde muestra las carreras de pregrado
trabajador.
Cuando el alumno selecciona la carrera, se abre una nueva pantalla donde
se despliega informacin relevante de la carrera, requisitos de ingreso,
aranceles para alumnos nuevos, un mensaje del decano, duracin de la
carrera, facultad a la que pertenece y ttulo que otorga, adems de algunas
preguntas frecuentes de inters para el alumno y un pop up donde se
pueden realizar consultas. De manera bastante destacada se encuentran

dos links uno es para descargar la malla curricular y el otro para realizar la
pre matricula.
Al momento de ingresar a pre matricula se solicita ingresen los datos
personales del alumno como Rut, Nombre, Apellidos, Regin, Comuna,
Direccin, Telfono, Celular y Correo electrnico; adems solicita
antecedentes laborales tales como Nombre de la empresa, cargo, direccin
y telfono. Una vez ingresado estos datos deben adjuntarse todos los
documentos fotocopiados de concentracin de notas, certificado laboral,
titulo tcnico nivel superior, ttulo profesional, fotocopia CI, currculo, etc.
Por ultimo necesita se indique como se enter de la universidad, a travs
de que medio, el postulante debe seleccionar dentro de varias alternativas
disponibles y existe un espacio donde puede dejar comentarios.
Luego de todo este proceso se presiona Enviar Pre inscripcin.
Con esta ltima accin la informacin le llega al jefe de carrera el cual visa y
acepta la postulacin, posteriormente al alumno le envan un correo indicando el
plazo que tiene para concretar su ingreso a la carrera y el link que le permite
realizar la pre matricula en lnea, una vez realizado este proceso tiene 5 das para
llevar la documentacin en original y acercase a la unidad de admisin a concretar
el ingreso. En la unidad de admisin se le reciben los documentos originales y se
registra en el sistema de informacin con que cuenta esta unidad y de esta forma
su matrcula queda activa pasando a ser alumno regular de esta casa de estudios.

Interesado

Proceso Matricula Unidad de Admisin

Unidad de Admisin
Jefe de Carrera

Aranceles

www.unap.cl

Selecciona
admisin,
sede, carrera

Llega
documentaci
n para
evaluacin

Pre-matricula ingresa
datos enva solicitud

Se enva correo de
admisin a la
universidad

Si

Ingresa Link
matricula con clave
de acceso

Se acepta
alumno

No
Notificacin de
negacin

Realiza matricula va
internet

Fin del proceso

Se acerca a admisin
dentro de los 5
prximos das
Admisin recibe
documentacin
y concreta la
matricula

Se registra Alumno
en Aranceles

Postulaciones o preinscripciones a carreras

En algunos casos los alumnos se dirigen directamente a la unidad de admisin
con la documentacin original, aqu es el ejecutivo quien levanta los antecedentes
y realiza la preinscripcin del postulante, dando paso a la continuidad en el
proceso de matrcula establecido.

Entrega informacin a postulantes

Esta informacin es entregada a travs de distintos canales de comunicacin,
como por ejemplo va telefnica, va mail, envos de correos masivos, pgina web,
entrega de folletera de manera presencial ya sea en la unidad de admisin o en
las visitas que se realizan a las empresas y ferias educacionales.

Generar convenios de descuentos con empresas

Se realiza la presentacin de la universidad y la oferta acadmica disponible para
poder suscribir convenios de descuento entra la UNAP y distintas empresas, una
vez que estos son realizados son enviados a la casa central (Iquique) para su
tramitacin.

Participacin en ferias educacionales

Se realiza la coordinacin respectiva con la empresa organizadora del evento para
conocer fechas y horarios de la exposicin de las ferias, en estas se entrega
orientacin y folletera propia de la oferta acadmica del CDV Santiago, adems,
se recopilan los antecedentes de las personas interesadas para alimentar la baso
de datos que sirve posteriormente para enviar la informacin a postulantes,

Visita a empresas
Las visitas a empresas generalmente se efectan entre los meses de Mayo a
Septiembre, estas son coordinadas directamente con los departamentos de
recursos humanos de las distintas empresas, por medio de una reunin se realiza
la presentacin de la universidad y la oferta acadmica en Santiago y a nivel
nacional. Se agendan actividades de difusin para el personal y visitas por parte
de la empresa a la universidad para conocer sus instalaciones.

Egresados
No existe un desarrollo de seguimiento real al crculo de egresados, por el
momento solo se remite a enviar informacin proporcionada por la casa central
(Iquique) acerca de todos los programas de postgrado, cuya base de datos es
conformada por la informacin que envan los jefes de carrera. Los jefes de
carrera a su vez cuando tienen alguna actividad de la facultad tambin la remiten a
admisin para que sea enviada a los alumnos egresados.
Por otro lado, cuando se produce algn encuentro de egresados en el CDV
Santiago es un ejecutivo quien apoya con laborales administrativas como la
recepcin, entrega de credenciales, etc.
Por ultimo podemos informar que esta unidad recibe a partir de abril todos los
indicadores concernientes con el rea de admisin desde la casa central (Iquique),
directamente de la Direccin de Admisin. Algunos de estos indicadores son
visitas en la pgina web, matriculas confirmadas, etc. Sin embargo estos
antecedentes no son explotados de forma que nos permita realizar una accin
ms eficiente para el desarrollo en las actividades de la unidad de admisin, ms
bien se manipula como simple informacin estadstica.

Tareas administrativas de la unidad

Algunas tareas administrativas propias de esta unidad, ya sea dentro de ella como
tal y con el resto de la organizacin son mantener conexiones con distintas reas
de la UNAP, algunas de estas labores son las siguientes:

Entrega de antecedentes (ficha de inscripcin) alumnos nuevos. (en la

oficina de admisin se reciben todos los documentos de los alumnos
nuevos y se completa la ficha de inscripcin. Una vez terminado el proceso
se entregan los archivadores por carrera a la UPRA)
Preparar y coordinar proceso de postulaciones, preinscripciones y
matriculas con los jefes de carrera.
Solicitudes de requisiciones por compras de materiales de folletera,
merchandising, etc. Cuando el procedimiento lo amerite, se deben
confeccionar las bases de licitacin para las compras de altas cantidades
de materiales.
Verificar pgina web, que informacin de carreras sea la correcta.
Publicaciones en pgina web sobre reuniones estratgicas o firmas de
convenios.
Gestin y mantencin convenios institucionales.
Organizacin de eventos de empresas (reuniones, firmas de convenios,
charlas, etc.)
Apoyo en mantencin de contactos con instituciones en convenio.