Procedimentos para

Recolhimento de
Documentos de Guarda
Permanente

ARQUIVO PBLICO DO ESTADO DE SO PAULO

2014
1

Coleo Gesto Documental N1

2014

GoVeRno Do estaDo De so Paulo

Governador
Geraldo Alckmin
CASA CIVIL
Secretrio-Chefe da Casa Civil
Saulo de Castro Abreu Filho
ARQUIVO PBLICO DO ESTADO
Coordenador
Izaias Jos de Santana
Diretora Tcnica do Departamento de Gesto do
Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP
Ieda Pimenta Bernardes
Diretora Tcnica do Departamento de Preservao
e Difuso do Acervo
Yara Prado Fernandes Pascotto
Pesquisa e produo de contedo
Centro de Gesto Documental
Hilda Delatorre (Diretora)
Ncleo de Assistncia Tcnica aos rgos do SAESP
Bruna Attina
Alexandre Bianchi
Silmara da Silva Vilalba
Sheila Mrcia Juviano
Ncleo de Conservao
Norma Cianflone Cassares
Reviso dos textos
Ieda Pimenta Bernardes
Luciane Rossi
Assistncia editorial
Patricia Mirabile Barbosa Banevicius
Joo Daniel Borges
CTP Impresso e Acabamento
Imprensa Oficial do Estado de So Paulo
So Paulo, 2014.

Informaes e contato:

ARQUIVO PBLICO DO ESTADO DE SO PAULO

Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo
Centro de Gesto Documental
Ncleo de Assistncia Tcnica aos rgos do SAESP
Rua Voluntrios da Ptria, 596 - Santana - CEP 02010-000 - So Paulo-SP - Brasil
Tel.: (11) 2089-8137/2089-8138
cgdsaesp@sp.gov.br
www.arquivoestado.sp.gov.br

Coleo Gesto Documental n 1

Procedimentos para Recolhimento de Documentos

de Guarda Permanente
1 Edio
So Paulo/2014

Disponvel no stio www.arquivoestado.sp.gov.br

Permitida a reproduo parcial ou total desde que indicada a fonte.

Ficha catalogrfica elaborada por

Rita de Cssia Higa do Nascimento CRB-8/9231
A795

Procedimentos para recolhimento de documentos de guarda permanente /

Arquivo Pblico do Estado de So Paulo. 1. ed. So Paulo : Arquivo

Pblico do Estado de So Paulo, 2014.

53 p. ; 16x23 cm. (Coleo Gesto Documental ; n 1)

Inclui bibliografia.

Tambm disponvel no stio www.arquivoestado.sp.gov.br

ISBN 978-85-69353-00-3

1. Gesto documental. 2. Documento de arquivo Recolhimento.

I. Arquivo Pblico do Estado de So Paulo. II. Srie.

CDD 344.8161092

Sumrio
INTRODUO ............................................................................................6
ORIENTAES PARA O RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS DE GUARDA
PERMANENTE AO ARQUIVO PBLICO DO ESTADO........................................8
I. Recolhimento de documentos produzidos e acumulados at 31/12/1940 ...8
1. Identificao de documentos produzidos e acumulados at 31/12/1940.............8
2. Conservao preventiva...............................................................................9
3. Instrumentos de busca..............................................................................11
4. Mensurao do acervo................................................................................12
5. Agendamento de visita tcnica...................................................................12
6. Oficializao do recolhimento de documentos...............................................12
7. Transporte dos documentos ao Arquivo Pblico do Estado...............................12
II. Recolhimento de documentos de guarda permanente produzidos e
acumulados aps 31/12/1940...................................................................13
1. Aplicao dos Planos de Classificao nos documentos produzidos aps 1940,
considerados de guarda permanente................................................................13
2. Aplicao de Tabelas de Temporalidade nos documentos produzidos e acumulados
aps 1940, considerados de guarda permanente...............................................15
a) Prazos de guarda e destinao dos documentos............................................15
b) Documentos de guarda permanente que j cumpriram os prazos....................16
3. Conservao preventiva.............................................................................16
4. Instrumentos de busca..............................................................................17
5. Mensurao do acervo...............................................................................18
6. Agendamento de visita tcnica...................................................................18
7. Oficializao do recolhimento de documentos...............................................18
8. Transporte dos documentos ao Arquivo Pblico do Estado.............................18
ORIENTAES GERAIS..............................................................................19
I. Ambiente de trabalho, aquisio de equipamentos de proteo e materiais
para tratamento dos documentos...............................................................19
1. Ambiente de trabalho:...............................................................................19
2. Equipamentos de proteo individual (EPIs)...............................................20
3. Materiais para realizar a higienizao do acervo............................................21
4. Material para acondicionamento e desmetalizao.........................................21
ORIENTAES PARA MENSURAO DO ACERVO.........................................23
1. Mensurao em metros lineares..................................................................23
2. Mensurao por estantes............................................................................23
3. Mensurao por armrios...........................................................................24
4. Mensurao de documentos amontoados......................................................25
CONTATOS.................................................................................................26
ANEXO 1
DECRETO N 60.145, DE 11 DE FEVEREIRO DE 2014.......................................27
ANEXO 2
INSTRUO NORMATIVA APE/SAESP - 2, DE 2 DE DEZEMBRO DE 2010...............29
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS............................................................53

Introduo
O Arquivo Pblico do Estado, rgo central do Sistema de
Arquivos do Estado de So Paulo responsvel pela formulao
e implementao da poltica estadual de arquivos, por meio da
gesto, do recolhimento, da preservao e da difuso do patrimnio
documental do Estado, garantido pleno acesso informao.
Em 2011, o Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do
Estado de So Paulo lanou o Programa de Gesto Documental
Itinerante PGDI que previa o deslocamento de seus profissionais
at os rgos da Administrao Pblica Estadual, com os seguintes
objetivos bsicos: 1) identificar os documentos produzidos e/ou
acumulados at 1940 para planejar o recolhimento ao Arquivo
Pblico do Estado; 2) orientar a aplicao do Plano de Classificao
e Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio
e 3) orientar a elaborao do Plano de Classificao e Tabela de
Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim.
Em 2012, a instituio participou ativamente da redao do
Decreto n 58.052/2012 que regulamentou a Lei n 12.527/2011
no mbito estadual, e assumiu a responsabilidade de coordenar
a implementao da poltica de acesso informao e de
promover a integrao sistmica dos Servios de Informaes
ao Cidado-SIC, por meio de uma Central de Atendimento ao
Cidado CAC.
No mesmo ano, no ms de junho, foi inaugurado o novo edifcio
do Arquivo Pblico do Estado, com dez andares (cinco deles
com p-direito duplo), rea total construda de 23,5 mil m e
com capacidade para abrigar 70 km de documentos de guarda
permanente, integrante do patrimnio documental pblico.

Em 2014, considerando a ampliao da capacidade do Arquivo

Pblico do Estado de custodiar os documentos de guarda
permanente e visando a reduo de custos com armazenagem
terceirizada e a otimizao dos espaos fsicos dos rgos da
Administrao Pblica direta, indireta e fundacional, o Governo
do Estado editou o Decreto n 60.145, de 11 de fevereiro de
2014, estabelecendo prazos para o recolhimento de documentos
de guarda permanente, para a Unidade de Arquivo Pblico do
Estado, da Casa Civil.

Os documentos de arquivo, em razo de seus valores, podem ter

guarda temporria ou guarda permanente. So documentos de
guarda temporria aqueles que, esgotados os prazos de guarda
na unidade produtora ou nas unidades com atribuies de
arquivo, podem ser eliminados sem prejuzo para a coletividade
ou memria da Administrao Pblica. Os documentos de
guarda permanente so aqueles que, esgotados os prazos de
guarda na unidade produtora ou nas unidades com atribuies
de arquivo, devem ser preservados, por fora das informaes
neles contidas, para a eficcia da ao administrativa, como
prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.
A atividade de recolhimento deve ser coordenada pelas Comisses
de Avalio de Documentos e Acesso CADA, em conjunto com
os servidores que atuam na rea de arquivo, lembrando que esse
trabalho envolve todas as unidades com atribuies de arquivo
(incluindo as unidades da Sede e todas as unidades fora da Sede
tanto da Capital quanto do interior do Estado).
Por essa razo, elaboramos a presente cartilha com orientaes
tcnicas necessrias ao cumprimento do Decreto n 60.145, de
11 de fevereiro de 2014 e da Instruo Normativa APE/SAESP n
2, de 2 de dezembro de 2010, anexos, que definem as diretrizes
e procedimentos tcnicos que devero orientar o trabalho
das Comisses de Avaliao de Documentos e Acesso - CADA
institudas na Administrao Pblica Estadual.
Esclarecemos que o recolhimento de documentos produzidos e
acumulados at 31/12/1940 e o recolhimento de documentos
produzidos e acumulados aps 31/12/1940 tm procedimentos
semelhantes e que, embora repetitivo, optamos por reproduzi-los
nos dois momentos do trabalho, visando facilitar o entendimento
do usurio.

ORIENTAES PARA O RECOLHIMENTO DE

DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE
AO ARQUIVO PBLICO DO ESTADO
So considerados de guarda permanente os documentos pblicos
indicados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das
Atividades-Meio e das Atividades-Fim e todos os processos,
expedientes e demais documentos produzidos, recebidos e
acumulados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica
Estadual at 31/12/1940.

I. Recolhimento de documentos produzidos e

acumulados at 31/12/1940
Recolhimento: a passagem para o arquivo permanente de
documentos que foram considerados de guarda definitiva no
processo de avaliao, em funo de seu valor informativo ou
probatrio.
Antes de iniciar o processo de recolhimento importante verificar
se todos os documentos esto devidamente classificados de
acordo com o Plano de Classificao e se j cumpriram os
prazos previstos nas respectivas Tabelas de Temporalidade de
Documentos. Essa cautela deve-se ao fato de que uma vez
recolhido ao acervo permanente, o documento no poder mais
ser eliminado ou retornar ao arquivo de origem.

1. Identificao de documentos produzidos e

acumulados at 31/12/1940
Toda documentao produzida e/ou acumulada at 1940
pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual
deve ser preservada de forma permanente, conforme
disposto no Decreto 48.897/2004, artigo 31, inciso III.
Tanto para os documentos avulsos quanto para os
compostos (processos, expedientes, pronturios e dossis)
dever ser considerada a data de sua produo.
8

A primeira etapa do trabalho deve ser a separao dos

documentos produzidos e acumulados at 1940 daqueles
produzidos posteriormente a 1940.
Os documentos anteriores a 1940 devem ser separados
por tipos documentais. Assim, devem ser agrupados,
por exemplo, todos os processos de aquisio, todos os
ofcios, e assim por diante, mantendo-se, ainda, a ordem
cronolgica.

2. Conservao preventiva
Conservao preventiva um conjunto de aes
estabilizadoras que visam desacelerar o processo de
degradao de documentos e, dentre elas, e para a finalidade
proposta, destacamos a higienizao, a desmetalizao e
o acondicionamento adequado de documentos.
Assim, aps a identificao e separao dos documentos
produzidos e acumulados at 31/12/1940 por tipos
documentais, eles devero passar pelo processo de
desmetalizao, higienizao e acondicionamento.
A desmetalizao consiste em substituir os materiais
metlicos oxidveis por materiais plsticos ou de metal
no oxidvel.

A higienizao deve ser feita com cuidados especiais em

respeito fragilidade fsica dos documentos, utilizando
trinchas, escovas macias e flanelas de algodo a seco para
liber-los de poeira e de outros resduos. Importante nessa
atividade, a aquisio de equipamentos de proteo
individual (EPIs), tais como luvas e mscaras descartveis,
aventais, toucas e culos que protejam os funcionrios do
contato direto com as sujidades constantes na documentao.

O acondicionamento de documentos textuais deve

ser feito em caixas arquivo de polipropileno (polionda),
adequadas s suas dimenses e de acordo com suas
caractersticas. Em cada caixa dever conter apenas um
conjunto de documentos do mesmo tipo documental.
Os documentos que excedam ao padro convencional
devero ser acondicionados em embalagens adequadas s
suas dimenses. Documentos audiovisuais, cartogrficos,
microgrficos e informticos devero ser acondicionados
em estojos ou caixas de material inerte ou sem acidez.

10

As caixas arquivo devem ser identificadas com as seguintes

informaes na etiqueta: Fundo (nome do rgo), unidade
produtora, srie documental, data-limite, observaes e
nmero da caixa. Exemplo:

3. Instrumentos de busca
Os instrumentos de busca, tais como relaes, listagens,
fichrios, banco de dados, catlogos etc., devem ser
encaminhados junto com os documentos. Na ausncia
desses instrumentos, deve ser elaborada uma listagem
relacionando os documentos que sero recolhidos ao
Arquivo Pblico do Estado, podendo ser uma planilha
excel, contemplando as informaes das etiquetas de
identificao das caixas e do seu contedo. Exemplo:

11

4. Mensurao do acervo
A mensurao pode ser feita por caixas ou em metros
lineares, conforme orientao nas pginas 22 a 24.

5. Agendamento de visita tcnica

Aps a realizao do trabalho, a Comisso de Avaliao
de Documentos e Acesso CADA dever agendar visita
tcnica de vistoria do cumprimento das determinaes
referidas na Instruo Normativa APE/SAESP n 2/2010.

6. Oficializao do recolhimento de documentos

A Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso
CADA deve elaborar (em conformidade com a Instruo
Normativa APE/SAESP n 2/2010, art. 13, 3, e art.
14, inciso IV, os Anexos V e VII, respectivamente) a
Relao de Recolhimento e o Termo de Recolhimento de
Documentos para o Arquivo Pblico do Estado, em duas
vias, assinado pelo dirigente do rgo, encaminhando-os ao
Coordenador do Arquivo Pblico do Estado, acompanhados
do instrumento de busca.

7. Transporte dos documentos ao Arquivo Pblico do

Estado
Aps o recebimento de uma via do Termo de Recolhimento de
Documentos, devidamente assinado pelo Titular da Pasta, pelo
Coordenador do Arquivo Pblico do Estado e testemunhas,
a Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso CADA
dever, caso necessite, solicitar informaes ao Arquivo
Pblico do Estado sobre o transporte dos documentos e o
agendamento da data para o efetivo recolhimento.

12

II. Recolhimento de documentos de guarda

permanente produzidos e acumulados aps
31/12/1940
Todos os documentos indicados para guarda permanente nas
Tabelas de Temporalidade das atividades-meio e nas Tabelas
de Temporalidade das atividades-fim, oficializadas, devero ser
preservados de forma definitiva.

1. Aplicao dos Planos de Classificao nos

documentos produzidos aps 1940, considerados de
guarda permanente
A aplicao de planos de classificao consiste em separar
os documentos de acordo com a funo, a subfuno e a
atividade que determinou a sua produo.
Exemplo:
Na figura seguinte temos uma pilha de documentos
acumulados de vrias funes. Separando os documentos,
obtivemos trs pilhas correspondentes a trs funes distintas.

13

Continuando a exemplificao, observamos abaixo, que

na pilha referente funo Recursos Humanos, foram
encontrados documentos produzidos no exerccio de trs
atividades distintas previstas no Plano de Classificao.

A utilizao do NDICE facilita a localizao dos documentos,

pois relaciona alfabeticamente e de forma permutada,
todos os tipos documentais, funes, subfunes e
atividades, com seus cdigos de classificao, bem como
os termos e expresses utilizados com maior frequncia
para a recuperao dos documentos, a partir das variantes
do seu contedo e das modalidades de sua produo.
Assim, o profissional que est aplicando o Plano de
Classificao e no sabe o tipo documental, mas sabe
qual o assunto ou contedo do documento, conseguir
identificar o tipo documental e o cdigo de classificao
correspondente, consultando o referido assunto no ndice.
Exemplo: se o documento trata do pagamento de conta de
luz, procurando no ndice apenas por luz encontramos o
tipo documental e o cdigo de classificao:
14

Esclarecemos que o cdigo de classificao de documentos

a representao numrica do contexto de produo
do documento. Exemplo: o cdigo de classificao
04.05.02.03 significa:
04 = Gesto de bens materiais e patrimoniais (funo)
05 = Controle de transportes internos (subfuno)
02 = Aquisio de veculos (atividade)
03 = Processo de aquisio de veculo (tipo documental)
Na sequncia, devero ser separados os documentos
destinados guarda permanente, dos documentos de
guarda temporria, em conformidade com as Tabelas de
Temporalidade. Em seguida, os documentos produzidos
e acumulados aps 1940 considerados de guarda
permanente devem ser separados por tipos documentais.
Assim, por exemplo, todos os processos de alienao de
imveis, plantas de imveis, ou contedos relativos
mesma atividade, devem ficar agrupados em caixas que
contenham apenas um tipo documental.

2. Aplicao de Tabelas de Temporalidade nos

documentos produzidos e acumulados aps 1940,
considerados de guarda permanente
a) Prazos de guarda e destinao dos documentos
Aplicar as tabelas de temporalidade significa dar
cumprimento aos prazos de guarda e destinao de cada
tipo documental indicado nos Planos de Classificao. Por
exemplo:

15

b) Documentos de guarda permanente que j

cumpriram os prazos
Os documentos de guarda permanente que j cumpriram
os prazos de guarda na unidade produtora e na unidade
com atribuies de arquivo devem ser separados dos que
ainda tm prazos a cumprir.
Para receber orientaes para a realizao dessa atividade,
a Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso CADA
deve entrar em contato com o Ncleo de Assistncia
Tcnica aos rgos do SAESP pelos telefones (11) 20898137/8138 ou pelo e-mail cgdsaesp@sp.gov.br

3. Conservao preventiva
Aps a separao por tipos documentais dos conjuntos
de documentos de guarda permanente produzidos e
acumulados aps 31/12/1940, inicia-se o processo de
desmetalizao, higienizao e acondicionamento.
A desmetalizao consiste em substituir os materiais
metlicos oxidveis por materiais plsticos ou de metal
no oxidvel.
A higienizao deve ser feita com cuidados especiais em
respeito fragilidade fsica dos documentos, utilizando
trinchas, escovas macias e flanelas de algodo a seco
para liber-los de poeira e de outros resduos. Importante
nessa atividade, a aquisio de equipamentos de
proteo individual (EPIs), tais como luvas e mscaras
descartveis, aventais, toucas e culos que protejam os
funcionrios do contato direto com as sujidades constantes
na documentao.
O acondicionamento de documentos textuais deve
ser feito em caixas arquivo de polipropileno (polionda),
adequadas s suas dimenses e de acordo com suas
caractersticas. Em cada caixa deve conter apenas um
conjunto de documentos do mesmo tipo documental.
As caixas arquivo devem ser identificadas com as seguintes
informaes na etiqueta: Fundo (nome do rgo), unidade
produtora, funo, subfuno, atividade, srie documental,
data-limite, prazos de guarda na unidade produtora
16

e na unidade com atribuies de arquivo, destinao,

observaes e nmero da caixa. Exemplo:
Fundo: (Nome do rgo produtor)
Unidade produtora: (Nome da unidade produtora)

4. Instrumentos de busca
Os instrumentos de busca, tais como relaes, listagens,
fichrios, banco de dados, catlogos etc., devem ser
encaminhados junto com os documentos. Na ausncia
desses instrumentos, deve ser elaborada uma listagem
relacionando os documentos que sero recolhidos ao
Arquivo Pblico do Estado, podendo ser uma planilha
excel, contemplando as informaes das etiquetas de
identificao das caixas e o seu contedo. Exemplo:

17

5. Mensurao do acervo
A mensurao poder ser feita por caixas ou em metros
lineares, conforme orientaes nas pginas 22 a 25.

6. Agendamento de visita tcnica

Aps a realizao do trabalho, a Comisso de Avaliao
de Documentos e Acesso CADA dever agendar visita
tcnica de vistoria do cumprimento das determinaes
referidas na Instruo Normativa APE/SAESP n 2/2010.

7. Oficializao do recolhimento de documentos

A Comisso de Avaliao de Documentos e Acesso
CADA deve elaborar (em conformidade com a Instruo
Normativa APE/SAESP n 2/2010, art. 13, 3, e art.
14, inciso IV, os Anexos V e VII, respectivamente) a
Relao de Recolhimento, o Termo de Recolhimento de
Documentos para o Arquivo Pblico do Estado, em duas
vias, assinado pelo dirigente do rgo, encaminhando-os ao
Coordenador do Arquivo Pblico do Estado, acompanhados
do instrumento de busca.

8. Transporte dos documentos ao Arquivo Pblico do

Estado
Aps o recebimento de uma via do Termo de Recolhimento
de Documentos, devidamente assinado pelo Titular da
Pasta, pelo Coordenador do Arquivo Pblico do Estado e
testemunhas, a Comisso de Avaliao de Documentos e
Acesso CADA deve, caso necessite, solicitar informaes ao
Arquivo Pblico do Estado sobre o transporte dos documentos
e o agendamento da data para o efetivo recolhimento.

18

ORIENTAES GERAIS

I. Ambiente de trabalho, aquisio de

equipamentos de proteo e materiais para
tratamento dos documentos
Antes de iniciar o trabalho necessrio providenciar o local onde o
trabalho ser realizado, a aquisio de equipamentos de proteo
individual, materiais para a higienizao, acondicionamento e
tratamento tcnico.

1. Ambiente de trabalho
O ambiente deve ser limpo, preferencialmente sem a
utilizao de materiais qumicos. O piso mais adequado
para esse tipo de trabalho o piso frio, mais fcil de
limpar. Em ambientes acarpetados, aconselha-se cobri-los
com papel para que, ao final dos trabalhos, as sujidades
acumuladas possam ser eliminadas.
Quando for necessrio empilhar temporariamente os
documentos no cho, cobrir o carpete com placas de
polipropileno (para evitar tanto a umidade quanto a
contaminao do carpete), e s ento forrar o cho com
papel.
preciso tambm evitar a luminosidade excessiva sobre a
documentao, principalmente a radiao solar.
A sala deve possuir pelo menos duas mesas de trabalho:
uma para o tratamento dos documentos, sempre coberta
de papel, o qual deve ser retirado diariamente aps
os trabalhos; outra para anotaes, para digitao do
instrumento de busca etc.
A sala deve ter tambm:
a) um pequeno armrio (ou estante, desde que
encoberta com papel), para armazenamento das
ferramentas de trabalho.
19

b) lixeiras mdias ou grandes, cobertas, para descartar

os papis protetores e outros.
c) um recipiente para conter todos os metais retirados
dos papis.
d) extrator de grampos, lpis, borracha, tesoura, jornais
velhos para o cho, papel de embrulho para cobrir
a mesa, papel craft para envelopar os documentos
limpos e para forrar a rea de maior trnsito, cadaro
e barbante de algodo, etc.
e) computador para a elaborao do instrumento de
busca em planilha excel.
IMPORTANTE - No consumir bebidas ou alimentos
no ambiente de trabalho, para no atrair insetos ou
roedores.

2. Equipamentos de proteo individual (EPIs)

Para proteger e preservar a sade dos funcionrios do contato
direto com as sujidades constantes nas documentao,
todos que realizam atividades de higienizao devem
utilizar os seguintes equipamentos:
Luvas descartveis
Mscaras descartveis PFF-2
Aventais (jalecos)
Toucas descartveis
culos de proteo
Recomendaes importantes:
1. Utilize, de preferncia, calas compridas e sapatos
fechados.
2. No leve as mos ao rosto, ou a nenhuma parte do
corpo, durante a manipulao dos documentos.
20

3. Materiais para realizar a higienizao do acervo

4. Material para acondicionamento e desmetalizao

21

22

ORIENTAES PARA MENSURAO DO

ACERVO
A seguir, fornecemos instrues de como mensurar o acervo,
pois trata-se de informao importante que ser utilizada
quando da elaborao da Relao e do Termo de Recolhimento
de Documentos para o Arquivo Pblico do Estado.
Para fins de mensurao do acervo: 1 caixa de arquivo = 0,14
metros lineares.
Exemplo: 15 caixas de arquivo x 0,14 = 2,1 metros lineares

1. Mensurao em metros lineares

Caso j tenha contabilizado o nmero total de caixas com
documentos existentes em seu acervo, basta multiplicar
o nmero total de caixas por 0,14m para converter o
levantamento feito em caixas arquivo para metros-lineares.
Exemplo:

1 caixa arquivo padro = 0,14m

um acervo de 7.640 caixas arquivo corresponde
em metros-lineares a: 7.640 X 0,14 = 1.069,60
metros-lineares

2. Mensurao por estantes

Se os documentos estiverem armazenados em estantes,
mea com uma trena a largura de uma prateleira e
multiplique o resultado pelo nmero de prateleiras da
estante. Exemplo:

23

Neste exemplo a largura da estante

de 0,90 m.
A estante possui 5 prateleiras.
5 x 0,90 = 4,50 metros-lineares
de documentos por estante
H nesse arquivo 6 estantes iguais
a essa.
Portanto, para saber quantos metroslineares de documentos existem
nesse arquivo basta multiplicar
o resultado encontrado para uma
estante pelo nmero de estantes
iguais a essa:
6 estantes x 4,50m = 27 metroslineares de documentos.

3. Mensurao por armrios

Se os documentos estiverem armazenados em armrios
de ao, mea a profundidade da gaveta, conte quantas
gavetas o armrio possui e depois quantos armrios desse
mesmo tipo existem no arquivo. Exemplo:
A profundidade da gaveta de 0,70 m.
O armrio possui 4 gavetas.
4 gavetas de 0,70m de profundidade
4 x 0,70 = 2,80 metros-lineares
de documentos por armrio
H nesse arquivo 3 armrios de ao
iguais a esse.
Portanto, para saber quantos metroslineares de documentos existem
nesse arquivo basta multiplicar
o resultado encontrado para um
armrio de ao pelo nmero de
armrios iguais a esse:
3 arquivos x 2,80m = 8,40
metros-lineares de documentos.
24

4. Mensurao de documentos amontoados

Se os documentos estiverem simplesmente amontoados,
mea a altura, a largura e o comprimento. Exemplo:

Neste exemplo a altura de 0,50 m, a largura de 0,60 m

e o comprimento de 0,80 m.
O volume de documentos nesse exemplo obtido
multiplicando-se as trs medidas:

0,50 x 0,60 x 0,80 = 0,24 m3 (metros cbicos)

Como a mensurao deve ser registrada em metros
lineares preciso fazer a converso.
Para transformar metros cbicos em metros lineares
multiplica-se o total de metros cbicos por 12. O resultado
ser um nmero em metros lineares aproximado.
0,24 x 12 = 2,88 metros lineares

25

CONTATOs
Para receber orientaes sobre identificao de documentos
produzidos e acumulados at 31/12/1940 e sobre a
oficializao do recolhimento a Comisso de Avaliao de
Documentos e Acesso CADA deve entrar em contato com Ncleo
de Assistncia Tcnica aos rgos do SAESP pelos telefones (11)
2089-8137/8138 ou pelo e-mail cgdsaesp@sp.gov.br
Para agendar visita tcnica de vistoria para verificar o
cumprimento das determinaes referidas na Instruo
Normativa APE/SAESP n 2/2010, a Comisso de Avaliao
de Documentos e Acesso CADA deve entrar em contato com
o Ncleo de Conservao, do Arquivo Pblico do Estado, pelo
telefone 2089-8134 ou pelo e-mail conservacao@arquivoestado.
sp.gov.br
Para receber orientaes sobre o transporte dos documentos
e a data de recolhimento, a Comisso de Avaliao de
Documentos e Acesso CADA deve entrar em contato com o
Ncleo de Acervo Textual Pblico, pelo telefone (11)2089-8158
ou pelo e-mail publicos@arquivoestado.sp.gov.br

26

ANEXO 1
DECRETO N 60.145, DE 11 DE FEVEREIRO DE 2014
Dispe sobre o recolhimento de documentos de
guarda permanente, produzidos e acumulados
pelos rgos e entidades da Administrao Pblica
estadual direta, indireta e fundacional, para a
Unidade de Arquivo Pblico do Estado, da Casa Civil
GERALDO ALCKMIN, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas
atribuies legais,
Considerando que Unidade do Arquivo Pblico do Estado, rgo central
do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, cabe assegurar a
proteo e a preservao dos documentos arquivsticos estaduais, tendo em
vista o seu valor administrativo e histrico e os interesses da comunidade, nos
termos dos Decretos n 22.789, de 19 de outubro de 1984, e n 54.276, de 27
de abril de 2009;
Considerando as diretrizes do programa de melhoria do gasto pblico;
Considerando a construo de novo edifcio-sede para a Unidade do Arquivo
Pblico do Estado, com capacidade ampliada para armazenamento de
documentos de guarda permanente,
Decreta:
Artigo 1 - Os rgos e entidades da Administrao Pblica estadual direta,
indireta e fundacional, devero adotar as providncias necessrias para o
recolhimento de seus documentos de guarda permanente, em qualquer suporte,
Unidade do Arquivo Pblico do Estado, visando sua preservao e acesso
pblico.
Pargrafo nico - So documentos de guarda permanente aqueles com valor
histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Artigo 2 - Devero ser recolhidos Unidade do Arquivo Pblico do Estado, por
serem considerados de guarda permanente, nos termos do artigo 31 do Decreto
n 48.897, de 27 de agosto de 2004:
I - documentos produzidos e acumulados at 31 de dezembro de 1940, at 31
de maro de 2014;
II - documentos produzidos e acumulados aps 31 de dezembro de 1940,
27

destinados guarda permanente pela Tabela de Temporalidade de Documentos

da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio, aprovada
pelo Decreto n 48.898, de 27 de agosto de 2004, aps o cumprimento de seus
prazos de guarda, at 31 de dezembro de 2014;
III - documentos produzidos e acumulados aps 31 de dezembro de 1940,
destinados guarda permanente pelas Tabelas de Temporalidade de
Documentos das Atividades-Fim dos rgos e entidades, aprovadas pela
Unidade do Arquivo Pblico do Estado, aps o cumprimento de seus prazos de
guarda, at 31 de dezembro de 2015;
IV - documentos privados de pessoas fsicas ou jurdicas declarados de interesse
pblico e social, nos termos da lei, at 31 de dezembro de 2015;
1 - Os rgos ou entidades que ainda no possuem Tabelas de Temporalidade
de Documentos das Atividades-fim devero providenciar sua elaborao at 31
de dezembro de 2014, com data final para recolhimento de seus documentos de
guarda permanente, relativos s atividades-fim, at 31 de dezembro de 2015.
2 - Os documentos privados de pessoas fsicas ou jurdicas somente podero
ingressar na Unidade do Arquivo Pblico do Estado aps terem sido declarados
de interesse pblico e social, nos termos da lei.
Artigo 3 - Os rgos e entidades de que trata o artigo 1 deste decreto,
para o recolhimento de documentos digitais de guarda permanente, alm
dos procedimentos de que trata este decreto, devero observar as normas e
procedimentos editados pela Unidade do Arquivo Pblico do Estado.
Artigo 4 - Este decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Palcio dos Bandeirantes, 11 de fevereiro de 2014
GERALDO ALCKMIN

28

ANEXO 2
INSTRUO NORMATIVA APE/SAESP - 2, DE 2 DE DEZEMBRO DE 2010
Estabelece critrios para a avaliao
da massa documental acumulada e
procedimentos
para
a
eliminao,
transferncia e recolhimento de documentos
Unidade do Arquivo Pblico do Estado
O Coordenador da Unidade do Arquivo Pblico do Estado,
Considerando as disposies dos Decretos estaduais n 22.789, de 19 de outubro
de 1984, n 29.838, de 18 de abril de 1989, n 48.897 e n 48.898, de 27 de agosto
de 2004, e n 54.276, de 27 de abril de 2009, que definem a poltica estadual de
arquivos e de gesto documental;
Considerando a necessidade de orientar os rgos e entidades integrantes
do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP para realizarem a
avaliao de documentos produzidos e acumulados no mbito de sua atuao,
bem como para efetuarem os procedimentos de eliminao, transferncia ou
recolhimento de documentos Unidade do Arquivo Pblico do Estado, a fim de
garantir a integridade do patrimnio documental do Estado de So Paulo, expede
a presente Instruo Normativa:
Captulo I
Disposies gerais
Artigo 1 - A presente Instruo Normativa estabelece os critrios para a
identificao e avaliao da massa documental acumulada nos rgos e entidades
da Administrao Pblica Estadual, e os procedimentos para a eliminao,
transferncia ou recolhimento de documentos Unidade do Arquivo Pblico do
Estado.
Artigo 2 - Cabe Unidade do Arquivo Pblico do Estado, por meio de seu
Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo,
orientar os procedimentos para eliminao de documentos desprovidos de valor
permanente, bem como para transferncia ou recolhimento de documentos, nos
termos dos arts. 11 e 13 do Decreto n 54.276, de 27 de abril de 2009.
Artigo 3 - Para efeitos do disposto nesta Instruo Normativa, considera-se:
I - acondicionamento - embalagem ou guarda de documentos visando sua
preservao e acesso.
29

II - amostragem documental fragmento representativo de um conjunto de

documentos destinado eliminao, selecionado para guarda permanente por
meio de critrios qualitativos e quantitativos.
III - atividade-meio ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para
auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta
na produo e acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio.
IV - atividade-fim ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para o
efetivo desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo
e acumulao de documentos de carter substantivo e essencial para o seu
funcionamento.
V - avaliao documental processo de anlise que permite a identificao dos
valores dos documentos, para fins da definio de seus prazos de guarda e de
sua destinao.
VI - documento de arquivo registro de informao, em qualquer suporte, inclusive
o magntico ou ptico, produzido, recebido ou acumulado por rgo ou entidade
da Administrao Pblica Estadual.
VII - eliminao destruio de documentos que na avaliao foram considerados
sem valor permanente, por meio de fragmentao manual ou mecnica.
VIII - higienizao retirada, por meio de tcnicas apropriadas, de poeira e outros
resduos, com vistas preservao de documentos.
IX - massa documental acumulada volume de documentos produzidos e
recebidos no exerccio de funes e atividades dos rgos e entidades estaduais
que foram acumulados ao longo do tempo sem a aplicao de Planos de
Classificao e Tabelas de Temporalidade de Documentos.
X - recolhimento:
a) entrada de documentos em arquivos permanentes, com competncia
formalmente estabelecida;
b) operao pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermedirio
para o arquivo permanente.
XI - transferncia - passagem de documentos pblicos do arquivo corrente para
o arquivo intermedirio.
Captulo II
Avaliao e destinao da massa documental acumulada
Artigo 4 - responsabilidade das Comisses de Avaliao de Documentos de
Arquivo, institudas nos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual,
nos termos dos Decretos n 29.838, de 18 de abril de 1989 e n 48.897, de 27 de
30

agosto de 2004, orientar a elaborao e aplicao de Tabelas de Temporalidade

de Documentos, em conformidade com as normas e procedimentos definidos pela
Unidade do Arquivo Pblico do Estado, rgo central do Sistema de Arquivos do
Estado de So Paulo - SAESP.
Artigo 5 - Os rgos ou entidades que ainda no oficializaram suas Tabelas
de Temporalidade de Documentos das Atividades-fim devero encaminhar as
respectivas propostas ao Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do
Estado de So Paulo para anlise, nos termos da alnea b, inciso I do artigo 13
do Decreto n 54.276, de 27 de abril de 2009, e posterior aprovao pela Unidade
do Arquivo Pblico do Estado, nos termos do 1 do artigo 37 do Decreto n
48.897, de 27 de agosto de 2004.
Artigo 6 - A aplicao de Tabelas de Temporalidade de Documentos dever ser
realizada no momento da produo ou recebimento dos documentos, no ato
de seu registro em sistema informatizado unificado de gesto arquivstica de
documentos.
Artigo 7 - O processo de avaliao da massa documental acumulada nos arquivos
de rgos ou entidades estaduais dever ser iniciado com a identificao e
separao dos documentos produzidos e acumulados at o ano de 1940, para
preservao definitiva.
Pargrafo nico - Podero ser recolhidos Unidade do Arquivo Pblico do Estado
todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos e acumulados
pelos rgos ou entidades da Administrao Pblica Estadual at o ano de 1940,
nos termos do inciso III do artigo 31 do Decreto 48.897, de 27 de agosto de 2004.
Artigo 8 - A segunda etapa do processo de avaliao da massa documental
acumulada a identificao e separao dos documentos produzidos no exerccio
das atividades-meio, daqueles produzidos no exerccio das atividades-fim,
posteriores ao ano de 1940.
1 - Os documentos posteriores ao ano de 1940, que se referem s atividadesmeio, devero cumprir os prazos de guarda e a destinao estabelecidos na
Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado
de So Paulo: Atividades-Meio, aprovada pelo Decreto n 48.898, de 27 de
agosto de 2004.
2 - Os documentos posteriores ao ano de 1940, que se referem s atividadesfim, devero cumprir os prazos de guarda e destinao estabelecidos nas Tabelas
de Temporalidade de Documentos das Atividades-fim, aprovadas pela Unidade
do Arquivo Pblico do Estado.
3 - Para efetuar a eliminao de documentos que j cumpriram os prazos de
guarda estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos devero
ser observados os procedimentos definidos no art. 12 desta Instruo Normativa.
31

 4 - Os documentos intermedirios que ainda aguardam o cumprimento de

prazos de guarda prescricionais ou precaucionais, podero ser transferidos
Unidade do Arquivo Pblico do Estado, nos termos do artigo 16 do Decreto n
54.276, de 27 de abril de 2009, observados os procedimentos definidos no art.
14 desta Instruo Normativa.
5 - Os documentos destinados guarda permanente podero ser recolhidos
Unidade do Arquivo Pblico do Estado, aps o cumprimento dos prazos de
guarda estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, nos termos
do inciso I do art. 17 do Decreto n 54.276, de 27 de abril de 2009, observados
os procedimentos definidos no art. 14 desta Instruo Normativa.
Seo I
Recomendaes para conservao preventiva
Artigo 9 - Os rgos ou entidades custodiadores de documentos de guarda
intermediria ou permanente devero promover aes de conservao preventiva
para desacelerar o processo de degradao dos documentos, mediante:
I - controle ambiental, com monitoramento permanente de temperatura, umidade,
iluminao e qualidade do ar, por meio das seguintes aes:
a) evitar oscilaes bruscas de temperatura e umidade na rea do acervo,
observando as caractersticas particulares dos diversos suportes;
b) impedir a incidncia direta de raios solares sobre os documentos por meio de
filtros UV ou persianas;
c) proteger os documentos de partculas slidas e gases poluentes, por meio da
vedao de portas e janelas;
d) manter as mdias magnticas distantes de campos magnticos.
II - combate aos agentes biolgicos como fungos, roedores e insetos, por meio
das seguintes aes:
a) assegurar a circulao de ar constante na rea do acervo;
b) impedir o consumo de alimentos e bebidas em reas de acervo, bem como a
estocagem de materiais de limpeza e a instalao de pia, banheiro, fogo, botijo
de gs e tubulao de gua e esgoto no local;
c) regularizar a limpeza do acervo e de salas arredores;
d) isolar documentos do acervo que estejam com indcios de infestao;
e) dedetizar, desinsetizar e desratizar a instituio periodicamente.
III - orientao aos profissionais e usurios sobre as formas adequadas de
32

manuseio dos documentos, por meio das seguintes aes:

a) uso de luvas e mscaras descartveis, culos de segurana incolor e jaleco
branco;
b) vigilncia permanente para impedir furtos, danos ou a deteriorao dos
documentos.
IV - realizao de intervenes para garantir a estabilizao dos documentos,
por meio das seguintes aes:
a) desmetalizar os documentos que contenham objetos metlicos que contribuam
para sua deteriorao, como clipes e grampos, substituindo-os por materiais
plsticos ou metal no oxidvel;
b) higienizar os documentos, observando os cuidados necessrios nos casos
especiais de fragilidade fsica, com trinchas, escovas macias e flanelas de algodo
a seco para liber-los de poeira e de outros resduos;
c) acondicionar documentos textuais em caixas arquivo de polipropileno,
adequadas s suas dimenses;
d) acondicionar os documentos fotogrficos, audiovisuais, cartogrficos,
microgrficos e informticos em embalagens adequadas s suas dimenses e
de acordo com suas caractersticas;
e) promover a atualizao e a manuteno do ambiente tecnolgico, bem como
a aplicao rotineira de tcnicas de preservao dos documentos arquivsticos
digitais, em conformidade com a Instruo Normativa APE/SAESP-1, de 10 de
maro de 2009.
Seo II
Critrios para mensurao de acervos
Artigo 10 - Para a elaborao de Relaes e Termos de Eliminao, Transferncia
ou Recolhimento, realizar a mensurao do acervo de acordo com as seguintes
tcnicas:
I - multiplicar o nmero total de caixas arquivo de tamanho padro por 0,14m
para efetuar a converso para metros-lineares;
II - para mensurar os documentos armazenados em estantes, medir o comprimento
de uma prateleira, multiplicar pelo nmero de prateleiras da estante e, por fim,
multiplicar o resultado pelo nmero total de estantes;
III - para mensurar documentos armazenados em armrios de ao, medir a
profundidade da gaveta, multiplicar pelo nmero de gavetas que o arquivo possui
e, por fim, multiplicar pela quantidade total de armrios de ao;
33

IV - para mensurar documentos amontoados, multiplicar a altura pela largura

e pelo comprimento para obter o volume de documentos em metros cbicos e
multiplicar esse total por 12 (doze) para efetuar a converso para metros lineares.
Captulo III
Eliminao de documentos de guarda temporria
Artigo 11 - A eliminao de quaisquer documentos pblicos estaduais dever ser
autorizada pela Unidade do Arquivo Pblico do Estado, nos termos do art. 9 da
Lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, do art. 25, do pargrafo nico do
art. 26 e do 1 do art. 37 do Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004, e do
inciso II do art. 25 do Decreto n 54.276, de 27 de abril de 2009.
Pargrafo nico - A eliminao de documentos pblicos decorre do trabalho de
avaliao documental realizado pelas Comisses de Avaliao de Documentos
de Arquivo e dever ser efetuada nos prazos estabelecidos nas Tabelas de
Temporalidade de Documentos, aprovadas pela Unidade do Arquivo Pblico do
Estado.
Artigo 12 - A eliminao de documentos considerados sem valor para
guarda permanente dever ser realizada em conformidade com os seguintes
procedimentos definidos nos arts. 24 a 30 do Decreto n 48.897, de 27 de abril
de 2004:
I - consultar a Procuradoria Geral do Estado, por intermdio das Comisses de
Avaliao de Documentos de Arquivo, acerca das aes judiciais encerradas
ou em curso nas quais a Fazenda Estadual figure como autora ou r, para que
se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda
estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, nos termos do art.
36 do Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004;
II - selecionar amostragens para guarda permanente dos documentos destinados
eliminao, por meio de critrios qualitativos e quantitativos, propostos pelas
Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo, nos termos dos arts. 29 e
35 do Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004;
III - elaborar Relao de eliminao de documentos, de acordo com o Anexo
I que faz parte integrante desta Instruo Normativa, que dever ser aprovada
pela Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo do rgo ou entidade e
registrada em ata de reunio;
IV - publicar no Dirio Oficial o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos,
conforme modelo constante do Anexo II, que faz parte integrante desta Instruo
Normativa, com o objetivo de dar publicidade ao ato de eliminao, consignando um
prazo de 30 dias para possveis manifestaes ou, quando for o caso, possibilitar
s partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cpias
de peas de processos ou expedientes;
34

V - elaborar, no ato da eliminao, o Termo de eliminao de documentos,

de acordo com Anexo III, que faz parte integrante desta Instruo Normativa, e
encaminhar cpia Unidade do Arquivo Pblico do Estado para a consolidao
de dados e a realizao de estudos tcnicos na rea de Gesto de Documentos;
VI - fragmentar, manual ou mecanicamente, os suportes de registro das
informaes de documentos pblicos sem valor para guarda permanente, depois
de decorrido o prazo de publicidade e se no houver nenhuma manifestao
contrria;
VII - doar as aparas resultantes da fragmentao dos documentos em suportepapel, nos termos da legislao vigente, conforme pargrafo nico do art. 30 do
Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004;
VIII - instruir o Processo relativo aos trabalhos da Comisso de Avaliao de
Documentos de Arquivo, classificado com o cdigo 06.01.06.01, com a Relao
de Eliminao, o Edital de Eliminao, o Termo de Eliminao de Documentos
e a Ata de reunio.
Captulo IV
Transferncia e Recolhimento de documentos
Artigo 13 - O ingresso de documentos na Unidade do Arquivo Pblico do Estado
dever ser formalizado com a assinatura de Termo de Transferncia ou de Termo
de Recolhimento pelos titulares dos rgos ou entidades e pelo Coordenador da
Unidade do Arquivo Pblico do Estado, de acordo com os Anexos VI e VII, que
fazem parte integrante desta Instruo Normativa;
1 - Formalizada a transferncia ou recolhimento, dar-se- a incorporao
dos documentos ao acervo da Unidade do Arquivo Pblico do Estado, devendo
constar de seus instrumentos de controle e pesquisa;
2 - Os documentos privados de pessoas fsicas ou jurdicas considerados
de guarda permanente, aps processo de avaliao documental, podero ser
recolhidos Unidade do Arquivo Pblico do Estado, mediante declarao de
interesse pblico e social do acervo, na forma da lei;
3 - O recolhimento de documentos do Departamento de Gesto do Sistema de
Arquivos do Estado de So Paulo para o Departamento de Preservao e Difuso
de Acervo dever ser planejado e agendado previamente, bem como registrado
em Relao e Termo de Recolhimento, em conformidade com os Anexos V e
VIII, que fazem parte integrante desta Instruo Normativa.
Artigo 14 - Para efetuar a transferncia ou recolhimento de documentos Unidade
do Arquivo Pblico do Estado, cabe aos rgos ou entidades, por intermdio de
suas Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo:
35

I - organizar, avaliar, higienizar, acondicionar e disponibilizar instrumento descritivo

que permita sua identificao, acesso e controle;
II - observar as diretrizes e procedimentos estabelecidos na Instruo Normativa
APE/SAESP-1, de 10 de maro de 2009, para os documentos arquivsticos
digitais;
III - solicitar oficialmente autorizao para transferir ou recolher documentos
Unidade do Arquivo Pblico do Estado;
IV - elaborar a Relao e Termo de Transferncia ou a Relao e Termo de
Recolhimento, em duas vias, em conformidade com os Anexos IV a VII, que
fazem parte integrante desta Instruo Normativa;
V - agendar data junto Unidade do Arquivo Pblico do Estado para proceder
transferncia ou recolhimento;
VI - tomar providncias para garantir a integridade dos documentos durante seu
transporte s dependncias da Unidade do Arquivo Pblico do Estado e para a
sua alocao nos depsitos.
Artigo 15 - Para receber documentos de rgos ou entidades, cabe Unidade
do Arquivo Pblico do Estado:
I - prestar orientao tcnica sobre os procedimentos de transferncia ou
recolhimento, nos termos da alnea c, inciso I do art. 13 do Decreto n 54.276,
de 27 de abril de 2009;
II - programar a transferncia ou o recolhimento, em conformidade com o seu
cronograma, considerando as disponibilidades de espao fsico, bem como a
complementaridade e complementao de fundos documentais j custodiados
e as demandas de pesquisa;
III - definir, nos depsitos de guarda, o local e o mobilirio destinados a armazenar
o acervo, procedendo respectiva sinalizao;
IV - observar as diretrizes e procedimentos estabelecidos na Instruo Normativa
APE/SAESP-1, de 10 de maro de 2009, para os documentos arquivsticos
digitais;
V - acompanhar o cumprimento dos prazos de guarda de documentos transferidos
para efetuar a sua destinao final, em conformidade com as Tabelas de
Temporalidade de Documentos.
Captulo V
Disposies finais
Artigo 16 - Unidade do Arquivo Pblico do Estado caber decidir sobre a
convenincia e a oportunidade de transferncias e recolhimentos de documentos
36

ao seu acervo, nos termos do art. 40 do Decreto n 48.897, de 27 de agosto de

2004.
Artigo 17 - Os documentos destinados guarda permanente de rgos
ou entidades cujas atividades cessaram ou encontram-se em processo de
desestatizao, parcial ou total, devero ser recolhidos Unidade do Arquivo
Pblico do Estado, nos termos dos 2 e 3 do art. 1 do Decreto n 48.897,
de 27 de agosto de 2004.
Artigo 18 - Os documentos de guarda permanente no podero ser eliminados
aps a microfilmagem, digitalizao ou qualquer outra forma de reproduo,
devendo ser preservados pelo prprio rgo produtor ou recolhidos Unidade
do Arquivo Pblico do Estado, nos termos do art. 32 do Decreto n 48.897, de
27 de agosto de 2004 e do art. 12 da Instruo Normativa APE/SAESP-1, de 10
de maro de 2009.
Artigo 19 - Fica vedada a terceirizao da guarda de documentos pblicos
estaduais sem a prvia consulta Unidade do Arquivo Pblico do Estado, rgo
central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP.
Pargrafo nico - Os documentos de guarda permanente devero ser mantidos
e preservados pelo prprio rgo produtor ou recolhidos Unidade do Arquivo
Pblico do Estado, visando assegurar o pleno acesso s informaes neles
contidas, nos termos dos art. 31 e 32 do Decreto n 48.897, de 27 de agosto de
2004.
Artigo 20 - A Unidade do Arquivo Pblico do Estado promover, nos termos do
art. 5 da Constituio Federal de 1988 e da Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro
de 1991, o acesso, a difuso e a publicao de quaisquer documentos de seu
acervo, exceto nos casos previstos em lei.
Pargrafo nico - Caber aos rgos ou entidades custodiadores de documentos
pblicos estaduais tomar as providncias necessrias para assegurar o direito
de acesso pleno s informaes neles contidas, ressalvadas aquelas de carter
sigiloso, nos termos da lei.
Artigo 21 - Os procedimentos que orientam as transferncias e recolhimentos de
documentos Unidade do Arquivo Pblico do Estado devero ser observados,
internamente, pelos demais rgos ou entidades custodiadores de documentos
intermedirios e permanentes.
Artigo 22 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma
da legislao em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos
de guarda permanente, nos termos do art. 62 da Lei federal n 9.605, de 12 de
fevereiro de 1998, do art. 49 do Decreto federal n 3.179, de 21 de setembro
de 1999 e do art. 33 do Decreto estadual n 48.897, de 27 de agosto de 2004.
Artigo 23 - Esta Instruo Normativa entra em vigor na data de sua publicao.
37

Anexo I - Relao de Eliminao de Documentos

(a que se refere o art. 12, inciso III, da Instruo Normativa APE/SAESP n 2, de 2
de dezembro de 2010)

(Nome do rgo produtor)

COMISSO DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
RELAO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS N. _ _ /_ _
Funo:
Subfuno:
Atividade:
Srie documental:
Datas-limite:
Quantidade (n. de caixas ou metros lineares):
Observaes complementares:

Funo:
Subfuno:
Atividade:
Srie documental:
Datas-limite:
Quantidade (n. de caixas ou metros lineares):
Observaes complementares:

Total de caixas =
Total de metros lineares =
Local e Data
(Nome e assinatura do (a) Coordenador(a) da Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo)
38

Anexo II - Edital de Cincia de Eliminao de Documentos

(a que se refere o art. 12, inciso IV, da Instruo Normativa APE/SAESP n 2, de 2
de dezembro de 2010)

(Nome do rgo produtor)

COMISSO DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS n. _ _ /_ _

O(A) Coordenador (a) da Comisso de Avaliao de Documentos

de Arquivo, instituda pela Resoluo/Portaria/Ato n. _ _ , publicada
(o) no Dirio Oficial do Estado de So Paulo de _ _/_ _ /_ _ , em
conformidade com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade
de Documentos aprovada pelo (indicar o ato normativo) (quando
se tratar da eliminao de documentos que no constem na Tabela
de Temporalidade de Documentos oficializada, a redao ser: em
conformidade com a Relao de Eliminao de Documentos aprovada
pelo Coordenador da Unidade do Arquivo Pblico do Estado no Ofcio
n. _ _, de_ _ /_ _/__) faz saber a quem possa interessar que, a partir
do 30 dia subsequente data de publicao deste Edital, o (indicar o
nome do rgo/Entidade/Empresa) eliminar os documentos abaixo
relacionados. Os interessados podero requerer s suas expensas,
no prazo citado, o desentranhamento de documentos ou cpias de
peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva
qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida
Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo.
Funo:
Subfuno:
Atividade:
Srie documental:
Datas-limite:
Quantidade (n. de caixas ou metros lineares):
Observaes complementares:

39

Funo:
Subfuno:
Atividade:
Srie documental:
Datas-limite:
Quantidade (n. de caixas ou metros lineares):
Observaes complementares:
Total de caixas =
Total de metros lineares =

40

Anexo III - Termo de eliminao de documentos

(a que se refere o art. 12, inciso V, da Instruo Normativa APE/SAESP n 2, de 2
de dezembro de 2010)

(Nome do rgo produtor)

COMISSO DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS n. _ _/_ _
Aos _ _ _ dias do ms de _ _ _ do ano de _ _ _ , o (indicar o nome do rgo/
Entidade/Empresa), em conformidade com os prazos definidos na Tabela
de Temporalidade de Documentos aprovada pelo (indicar o ato normativo)-(quando se tratar da eliminao de documentos que no constem na Tabela
de Temporalidade de Documentos oficializada, a redao ser: em conformidade com a Relao de Eliminao de Documentos aprovada pelo Coordenador da Unidade do Arquivo Pblico do Estado no Ofcio n. _ _, de_ _ /_
_/__)-, procedeu eliminao dos documentos abaixo relacionados:
Funo:
Subfuno:
Atividade:
Srie documental:
Datas-limite:
Quantidade (n de caixas ou metros lineares):
Observaes complementares:
Funo:
Subfuno:
Atividade:
Srie documental:
Datas-limite:
Quantidade (n de caixas ou metros lineares):

41

Observaes complementares:
(Nome e assinatura do representante da Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo que presenciou a eliminao dos documentos)

42

Anexo IV Relao de Transferncia

(a que se refere o art. 14, inciso IV, da Instruo Normativa APE/SAESP n 2, de 2
de dezembro de 2010)

(Nome do rgo produtor)

COMISSO DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
RELAO DE TRANFERNCIA DE DOCUMENTOS n. _ _/_ _
De: (

) Unidade produtora1

) Unidade com atribuies de arquivo do rgo ou entidade2

) Outros (especificar)

Para: Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So

Paulo da Unidade do Arquivo Pblico do Estado.
Funo:
Subfuno:
Atividade:
Srie documental:
Datas-limite:
Suporte : 3
Quantidade : 4
Observaes complementares : 5

Unidade responsvel pela produo ou acumulao do documento.

Unidade de Arquivo Intermedirio ou Central do rgo ou entidade.

C - Convencional, FE (filme folha ou tira transparente emulsiona da com produtos

fotossensveis); D [Digital: CD, DVD, DE (disquete)]; H Hbrido: composto por suporte
convencional e digital).

Mensurao em metros lineares e quantificao de caixas arquivo.

43

Funo:
Subfuno:
Atividade:
Srie documental:
Datas-limite:
Suporte:
Quantidade:
Observaes complementares:
Total de caixas =
Total de metros lineares =
Local e Data:
(Nome e assinatura do(a) Coordenador(a) da Comisso de Avaliao de
Documentos de Arquivo)

Nos casos em que houver documentos arquivsticos digitais, especificar tipo e quantidade de
mdias utilizadas, o volume total de dados em bytes e identificao dos formatos de arquivo
digital.

44

Anexo V Relao de Recolhimento

(a que se refere o art. 13, 3, e o art. 14, inciso IV, da Instruo Normativa APE/
SAESP n 2, de 2 de dezembro de 2010)

(Nome do rgo produtor)

COMISSO DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
RELAO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS n. _ _/_ _
De: ( ) Unidade produtora1
( ) Unidade com atribuies de arquivo do rgo ou entidade2
( ) Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo
Para: Departamento de Preservao e Difuso de Acervo da Unidade do
Arquivo Pblico do Estado.
Funo:
Subfuno:
Atividade:
Srie documental:
Datas-limite:
Suporte3:
Quantidade4:
Observaes complementares5:

Unidade responsvel pela produo ou acumulao do documento.

Unidade de Arquivo Intermedirio ou Central do rgo ou entidade.

C - Convencional, FE (filme folha ou tira transparente emulsiona da com produtos

fotossensveis); D [Digital: CD, DVD, DE (disquete)]; H Hbrido: composto por suporte
convencional e digital).

Mensurao em metros lineares e quantificao de caixas arquivo.

Nos casos em que houver documentos arquivsticos digitais, especificar tipo e quantidade
de mdias utilizadas, o volume total de dados em bytes e identificao dos formatos de
arquivo digital.

45

Funo:
Subfuno:
Atividade:
Srie documental:
Datas-limite:
Suporte:
Quantidade:
Observaes complementares:
Total de caixas =
Total de metros lineares =
Local e Data:
(Nome e assinatura do(a) Coordenador(a) da Comisso de Avaliao de
Documentos de Arquivo)

46

Anexo VI - Termo de Transferncia de documentos para o Arquivo

Pblico do Estado
(a que se refere o art. 14, inciso IV, da Instruo Normativa APE/SAESP n 2, de 2
de dezembro de 2010)
Termo de Transferncia para a Unidade do Arquivo
Pblico do Estado, da Casa Civil, dos conjuntos
documentais produzidos e acumulados por (nome
do rgo ou entidade), vinculado ou subordinado
(rgo de subordinao, se houver)
A Unidade do Arquivo Pblico do Estado, da Casa Civil, com sede na Rua
Voluntrios da Ptria, n 596 Santana So Paulo/SP, neste ato representado por (nome
do Coordenador da Unidade do Arquivo Pblico do Estado e ato legal que lhe confere a
referida competncia) e (nome do rgo ou entidade e sua vinculao/subordinao, se
houver), com sede na (indicar o endereo completo), neste ato representado por (nome
do titular e ato legal que lhe confere a referida competncia), nos termos da Lei Federal
n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e dos Decretos Estaduais n. 22.789, de 19 de abril
de 1984, n 48.897 e n 48.898, de 27 de agosto de 2004, e n 54.276, de 27 de abril de
2009, resolvem assinar o presente Termo mediante as seguintes clusulas:
Clusula Primeira
Do objeto
Constitui objeto do presente Termo, a transferncia de documentos para a guarda
temporria no Centro de Arquivo Administrativo, do Departamento de Gesto do Sistema
de Arquivos do Estado de So Paulo, da Unidade do Arquivo Pblico do Estado, da Casa
Civil, do (nome do rgo ou entidade), abrangendo (indicar as datas-limite) perfazendo
(mensurao em metros lineares e quantificao de caixas arquivo) conforme discriminado
na Relao de Transferncia, que passa a fazer parte integrante deste, como Anexo.
O processo de transferncia de documentos ao Arquivo Pblico do Estado
dever observar os critrios e procedimentos definidos na Instruo Normativa APE/
SAESP-2/2010.
Clusula Segunda
Responsabilidade das partes
Para os fins previstos no presente Termo de Transferncia as partes assumem
as seguintes responsabilidades:
I caber ao (nome do rgo ou entidade) garantir a integridade dos documentos, bem
47

como tomar as providncias necessrias ao transporte e alocao dos documentos nos

depsitos da Unidade do Arquivo Pblico do Estado.
II caber Unidade do Arquivo Pblico do Estado a orientao tcnica e o
acompanhamento das providncias necessrias adequada alocao dos documentos
em seus depsitos.
Clusula Terceira
Do uso e do acesso
A assinatura do presente Termo de Transferncia autoriza a Unidade do Arquivo
Pblico do Estado a proceder, nos termos do art. 5 da Constituio Federal de 1988 e
da Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ao acesso, divulgao e publicao
de quaisquer documentos de seu acervo, exceto nos casos previstos em lei.
Clusula Quarta
Dos casos omissos
Os casos omissos e as controvrsias oriundas da execuo do presente
Termo sero encaminhados ao Coordenador da Unidade do Arquivo Pblico do
Estado, para manifestao.
Clusula Quinta
Disposies finais
E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente
instrumento, em duas (2) vias de igual teor e forma, com as testemunhas abaixo.
O presente Termo entra em vigor na data de sua assinatura.
So Paulo,___de_______de_____.
(Nome e assinatura do titular do rgo ou entidade)
(Nome e assinatura do Coordenador da Unidade do Arquivo Pblico do Estado)
Testemunhas:
(Nome e assinatura do responsvel pelo Centro de Arquivo Administrativo)
(Nome e assinatura do Coordenador da Comisso de Avaliao de
Documentos de Arquivo do rgo ou entidade)

48

Anexo VII - Termo de Recolhimento de documentos para o Arquivo

Pblico do Estado
(a que se refere o art. 14, inciso IV da Instruo Normativa APE/SAESP n 2, de 2
de dezembro de 2010)
Termo de Recolhimento para a Unidade do Arquivo
Pblico do Estado, da Casa Civil, dos conjuntos
documentais produzidos e acumulados por (nome
do rgo ou entidade), vinculado ou subordinado
(rgo de subordinao, se houver)
A Unidade do Arquivo Pblico do Estado, da Casa Civil, com sede na Rua
Voluntrios da Ptria, n 596 Santana So Paulo/SP, neste ato representada por (nome
do Coordenador da Unidade do Arquivo Pblico do Estado e ato legal que lhe confere a
referida competncia) e (nome do rgo ou entidade e sua vinculao/subordinao, se
houver), com sede na (indicar o endereo completo), neste ato representado por (nome
do titular e ato legal que lhe confere a referida competncia), nos termos da Lei federal
n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e dos Decretos estaduais n 22.789, de 19 de outubro
de 1984, n 48.897 e n 48.898, de 27 de agosto de 2004 e n 54.276, de 27 de abril de
2009, resolvem assinar o presente Termo mediante as seguintes clusulas:
Clusula Primeira
Do objeto
Constitui objeto do presente Termo, o recolhimento de documentos para guarda
permanente no Departamento de Preservao e Difuso de Acervo, da Unidade do
Arquivo Pblico do Estado, da Casa Civil, do (nome do rgo ou entidade), abrangendo
(indicar as datas-limite) perfazendo (mensurao em metros lineares e a quantificao
de caixas arquivo) conforme discriminado na Relao de Recolhimento, que passa a
fazer parte integrante deste, como Anexo.
O processo de recolhimento de documentos Unidade do Arquivo Pblico do
Estado dever observar os critrios e procedimentos definidos na Instruo Normativa
APE/SAESP-2/2010.
Clusula Segunda
Responsabilidade das partes
Para os fins previstos no presente Termo de Recolhimento as partes assumem
as seguintes responsabilidades:
I caber ao (nome do rgo ou entidade) garantir a integridade dos documentos,
49

bem como tomar as providncias necessrias ao transporte e alocao dos documentos

nos depsitos da Unidade do Arquivo Pblico do Estado.
II caber Unidade do Arquivo Pblico do Estado a orientao tcnica e o
acompanhamento das providncias necessrias adequada alocao dos documentos
em seus depsitos.
Clusula Terceira
Do uso e do acesso
A assinatura do presente Termo de Recolhimento autoriza o Arquivo Pblico
do Estado a proceder, nos termos do art. 5 da Constituio Federal de 1988 e da Lei
federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ao acesso, divulgao e publicao de
quaisquer documentos de seu acervo, exceto nos casos previstos em lei.
Clusula Quarta
Dos casos omissos
Os casos omissos e as controvrsias oriundas da execuo do presente Termo
sero encaminhados ao Coordenador da Unidade do Arquivo Pblico do Estado, para
manifestao.
Clusula Quinta
Disposies finais
E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente
instrumento, em duas (2) vias de igual teor e forma, com as testemunhas abaixo.
O presente Termo entra em vigor na data de sua assinatura.
So Paulo,___de_______de_____.
(Nome e assinatura do titular do rgo ou entidade)
(Nome e assinatura do Coordenador da Unidade do Arquivo Pblico do Estado)
Testemunhas:
(Nome e assinatura do Diretor do Departamento de Preservao e Difuso de
Acervo)
(Nome e assinatura do Coordenador da Comisso de Avaliao de Documentos
de Arquivo do rgo ou entidade)

50

Anexo VIII - Termo de Recolhimento do Departamento de Gesto do

Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo para o Departamento de
Preservao e Difuso de Acervo
(a que se refere o 3 do art. 13 da Instruo Normativa APE/SAESP n 2, de 2 de
dezembro de 2010)
Termo de Recolhimento do Departamento de
Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de
So Paulo para o Departamento de Preservao
e Difuso de Acervo, dos conjuntos documentais
produzidos e acumulados por (nome do rgo ou
entidade), vinculado ou subordinado (rgo de
subordinao, se houver)
O Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo,
neste ato representado por (nome do Diretor do Departamento de Gesto do Sistema
de Arquivos do Estado de So Paulo e ato legal que lhe confere a referida competncia)
e o Departamento de Preservao e Difuso de Acervo, neste ato representado por
(nome do Diretor do Departamento de Preservao e Difuso de Acervo e ato legal que
lhe confere a referida competncia), nos termos da Lei federal n 8.159, de 8 de janeiro
de 1991 e dos Decretos estaduais n. 22.789, de 19 de outubro de 1984, n 48.897 e n
48.898, de 27 de agosto de 2004 e n 54.276, de 27 de abril de 2009, resolvem assinar
o presente Termo mediante as seguintes clusulas:
Clusula Primeira
Do objeto
Constitui objeto do presente Termo o recolhimento de documentos para guarda
permanente no Departamento de Preservao e Difuso de Acervo, do Centro de
Arquivo Administrativo, do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado
de So Paulo, produzidos e acumulados por (nome do rgo ou entidade), abrangendo
(indicar as datas-limite) perfazendo (mensurao em metros lineares, e a quantificao
de caixas arquivo) conforme discriminado na Relao de Recolhimento, que passa a
fazer parte integrante deste, como Anexo.
O processo de recolhimento de documentos Unidade do Arquivo Pblico do
Estado dever observar os critrios e procedimentos definidos na Instruo Normativa
APE/SAESP-2/2010.

51

Clusula Segunda
Responsabilidade das partes
Para os fins previstos no presente Termo de Recolhimento as partes assumem
as seguintes responsabilidades:
I caber ao Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de
So Paulo garantir a integridade dos documentos s dependncias do Departamento de
Preservao e Difuso de Acervo.
II caber ao Departamento de Preservao e Difuso de Acervo, tomar as
providncias necessrias adequada alocao dos documentos em seus depsitos.
Clusula Terceira
Disposies finais
O presente Termo, emitido em duas (2) vias de igual teor, entra em vigor na data
de sua assinatura.
So Paulo,___de_______de_____.
(Nome e assinatura do Coordenador da Unidade do Arquivo Pblico do Estado)
(Nome e assinatura do Diretor do Departamento de Gesto do Sistema de
Arquivos do Estado de So Paulo)
(Nome e assinatura do Diretor do Departamento de Preservao e Difuso de
Acervo)

52

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
Referncia Legislativa
SO PAULO (Estado). Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004. Dispe
sobre os arquivos pblicos, os documentos de arquivo e sua gesto, os
Planos de Classificao e as Tabelas de Temporalidade de Documentos da
Administrao Pblica do Estado de So Paulo, define normas para a avaliao,
guarda e eliminao de documentos de arquivo e d providncias correlatas.
SO PAULO (Estado). Decreto n 48.898, de 27 de agosto de 2004. Aprova
o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da
Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio e d
providncias correlatas.
SO PAULO (Estado). Decreto n 54.276, de 27 de abril de 2009. Reorganiza
a Unidade do Arquivo Pblico do Estado, da Casa Civil, e d providncias
correlatas.
SO PAULO (Estado) Arquivo Pblico do Estado Casa Civil. Instruo
Normativa APE/SAESP n 2, de 2 de dezembro de 2010. Estabelece critrios
para a avaliao da massa documental acumulada e procedimentos para
a eliminao, transferncia e recolhimento de documentos Unidade do
Arquivo Pblico do Estado.
SO PAULO (Estado). Decreto n 58.052, de 16 de maio de 2012. Regulamenta
a Lei federal n 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a
informaes, e d providncias correlatas.
SO PAULO (Estado). Decreto n 60.145, de 11 de fevereiro de 2014. Dispe
sobre o recolhimento de documentos de guarda permanente, produzidos
e acumulados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica estadual
direta, indireta e fundacional, para a Unidade de Arquivo Pblico do Estado,
da Casa Civil.
Manuais tcnicos
BERNARDES, Ieda Pimenta (coordenao). Manual de aplicao do
plano de classificao e tabela de temporalidade de documentos da
administrao pblica do Estado de So Paulo: atividades-meio /
Ieda Pimenta Bernardes, Hilda Delatorre, Camila Brandi de Souza, Eliana
Martinelli. So Paulo: Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, 2008.
BERNARDES, Ieda Pimenta (coordenao). Gesto Documental Aplicada
/ Ieda Pimenta Bernardes, Hilda Delatorre. So Paulo: Arquivo Pblico do
Estado de So Paulo, 2008.
CASSARES, Norma Cianflone. Como Fazer Conservao Preventiva em
Arquivos e Bibliotecas / Norma Cianflone Cassares e Cludia Moi. So
Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000. (Projeto Como fazer, 5).
Plano de classificao e tabela de temporalidade de documentos da
administrao pblica do Estado de So Paulo: atividades-meio. So
Paulo: Arquivo do Estado, 2005.
53

ARQUIVO PBLICO
DO ESTADO

54

CASA CIVIL