Informe Especial

Los gastos de viaje

I. Consideraciones Generales
Habindosele otorgado facultades legislativas al Poder Ejecutivo en virtud de
la Ley N 28932 (16.12.2006) y como era
de esperarse, con fecha 24.12.2006 se public el Decreto Legislativo N 970, norma
modificatoria de la Ley del Impuesto a la
Renta. Pues bien, es propsito del presente
informe compartir algunas inquietudes en
relacin a una de las modificaciones que
ms ha llamado la atencin y sobre la cual
nos permitiremos deslizar algunas ideas
con la finalidad de escudriar los alcances
de la modificacin. Nos referimos a los
gastos de viaje por concepto de transporte
y viticos.

GASTO DE TRANSPORTE
(PASAJES)
GASTO
DE
VIAJE

ESTUDIO
CABALLERO BUSTAMANTE

ALIMENTACIN
GASTO
POR VITICOS

ALOJAMIENTO
MOVILIDAD

II. El gasto de viaje

2.1. Los componentes del gasto de
viaje

Tanto en la normativa anterior como
en la actual, en esencia, se mantiene
la intencionalidad del legislador de
reconocer el gasto por los conceptos
en estudio. Empero, consideramos
que actualmente la redaccin denota
mayor claridad. As, ntese que los
gastos comprenden a aquel gasto por
el transporte as como a los viticos.
Ahora bien, advirtase que, en virtud de

la norma modificatoria, la definicin de

viticos se encuentra, ahora s, contemplada en la propia Ley, incluyndose
adems el concepto de movilidad (1).
Veamos a continuacin, de manera esquemtica, como se compone el gasto
de viaje.

Cabe sealar que, tanto en el inciso r)

del artculo 37 de la Ley del Impuesto a
la Renta (LIR), anterior a la modificacin,
como en el actual se hace mencin a
que los gastos de viaje sean indispensables o necesarios (2). Sobre
el particular, estimamos que lo que
se pretende con el empleo de ambos
trminos es la relacin de causalidad
del gasto, es decir, que el referido gasto
suponga o implique que la empresa
logre obtener, esa es la intencin de

toda empresa, beneficios econmicos;

en trminos sencillos obtener renta (3).
Los gastos, bajo nuestra perspectiva,
son deducibles no porque necesariamente se obtenga renta, sino por que
se destinen a obtenerla.
En trminos latos, podemos inferir
entre otros que los gastos de viaje
son aquellos vinculados a;
Clientes: Es claro que con ellos se
celebran una variedad de negocios
jurdicos (contratos, de diversa
ndole).
Proveedores: Es evidente que las
empresas requieren contactarse
con ellos con la finalidad de poder
satisfacer la demanda y exigencia
de sus clientes.
Supervisin de la empresa: Ello
se evidencia en el supuesto que una
empresa, por ejemplo, contara con
establecimientos anexos en provincias. Se advierte as, la necesidad del
gasto por cuanto es imprescindible
que la empresa aprecie la gestin
que realizan sus establecimientos
anexos.

2.2. Acreditacin de la necesidad del

viaje y del gasto de transporte

En relacin al asunto del epgrafe, es de
resaltar que la norma modificatoria no
Fuente: www.caballerobustamante.com.pe
Derechos Reservados

difiere de la anterior en cuanto a la acreditacin del gasto se refiere. En efecto, el

segundo prrafo del actual inciso r) del
artculo 37 de la LIR seala a la letra como
sigue: La necesidad del viaje quedar
acreditada con la correspondencia y cualquier otra documentacin pertinente, y
los gastos de transporte con los pasajes.
Ntese que bajo los alcances normativos,
no es imprescindible que se realice, por
ejemplo, una junta de accionistas o de
socios con la finalidad de acreditar la
necesidad del gasto, aunque, a nuestro
juicio, sera conveniente contar con el acta
de celebracin de la aludida junta.
En lnea con lo esbozado en el prrafo
precedente, entendemos, de una lectura
del texto normativo, que lo que se pretende es la demostracin del gasto y su
causalidad permitindosele a la empresa
que lo haga segn la documentacin ms
adecuada. Al respecto, surge una interrogante: cuando la norma hace referencia
a la correspondencia puede incluirse
dentro de ella a los correos electrnicos (email)? Sobre el particular, coincidimos con
lo expresado por Jorge Picn (3 cuando
manifiesta que, se debe tener presente
que esta afirmacin se basara en el supuesto de que resulta posible identificar
al sujeto con el cual se ha mantenido la
comunicacin. En efecto, la mayora de
empresas de mediano tamao mantiene
un dominio propio, en cuyo caso no
resultar difcil identificar a la empresa con
el cual el contribuyente se comunic. No
ocurre lo mismo con direcciones de correo
electrnico en las cuales se utilizan dominios comerciales genricos (4), en cuyo
caso no resulta identificable de manera
medianamente certera el sujeto con el cual
se ha mantenido comunicacin. Para mayor sustentacin, conviene citar lo resuelto
por la RTF 09457-5-2004. En dicha RTF se
concluye que, "si bien los documentos
presentados individualmente (entre
ellos, copia de los correos electrnicos) no necesariamente constituyen
prueba suficiente de la prestacin
de servicios, apreciados en forma
conjunta, acreditan razonablemente
la prestacin del mismo".
De otro lado, somos de la opinin que
el viaje ha de ser efectuado por
trabajadores de la empresa, esto
es, aquellos que se encuentran bajo
una relacin de dependencia (relacin
laboral) con sta. Ello, en el entendido adems que los importes que se
le entregan no implican un importe
de su libre disponibilidad, toda vez
que luego del viaje habr de rendir
cuentas de los desembolsos (gastos)
incurridos.
Finalmente, en cuanto a la sustentacin
del transporte, es claro que este queda
acreditado con los pasajes respectivos.

Fuente: www.caballerobustamante.com.pe
Derechos Reservados

3.3. Lmite de los viticos

Como ya hemos adelantado, los viticos comprenden tanto los gastos de
alimentacin, alojamiento y movilidad.
Empero, la norma modificatoria establece un lmite para los mismos. As, la
normativa vigente estipula que los viticos no podrn exceder del doble del
monto que, por ese concepto concede
el Gobierno Central a sus funcionarios
de carrera de mayor jerarqua.
A. Gastos en el exterior
Por su parte, en lo concerniente a
los gastos en el exterior la norma
slo hace referencia a la sustentacin
de los gastos de alimentacin y
movilidad los cuales slo podrn
sustentarse con los documentos a los
que se refiere el artculo 51-A de la
LIR (5) o con la declaracin jurada del
beneficiario de los viticos de acuerdo
a lo que establezca el Reglamento.
Obsrvese que la norma no incluye
textualmente, en este caso, como vitico al alojamiento (6). Asimismo, los
gastos sustentados con declaracin
jurada (alimentacin y movilidad) no
podrn exceder del 30% del monto
mximo sealado en el prrafo anterior (30% del doble del monto que,
por ese concepto viticos concede
el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarqua).
De lo expuesto en el prrafo precedente, podemos extraer lo siguiente:
Es claro que, se encuentra pendiente
de regulacin lo referente a la declaracin jurada aludida. Por consiguiente,
se est a la espera de la modificacin
del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta (RLIR). De otro lado, se
aprecia la novedad; limitacin del
gasto por concepto de movilidad y alimentacin sustentados en la referida
Declaracin Jurada. A continuacin,
mostramos el mximo deducible con
la declaracin jurada del beneficiario
por los conceptos aludidos:
IMPORTE POR VITICOS AL EXTERIOR
DEDUCIBLE TRIBUTARIAMENTE (POR DA)



Mximo


LIMITE deducible
ZONA


A
B



(30% x A)
frica, Amrica Central y
Amrica del Sur
$ 400.00
120.00

Amrica del Norte

$ 440.00
132.00

Caribe y Oceana
$ 480.00
144.00

Europa y Asia
$ 520.00
156.00

B. Gastos en el interior del pas

Sobre este tpico conviene sealar
que los gastos de viaje incurridos al
interior del pas deben sustentarse
con los respectivos comprobantes de

pago. No obstante, conviene precisar

que los gastos por movilidad al constituir una condicin de trabajo, podrn
acreditarse mediante una planilla de
movilidad conforme con lo prescrito
en el novsimo literal a1) del artculo
37 del TUO de la LIR. Debe tenerse
en cuenta que el gasto sustentado en
dicha planilla no podr exceder, por
cada trabajador, de S/. 20.00 diarios.

IV. Caso Prctico. Viaje al exterior

Enunciado
La empresa FOR LIFE S.A. enva a la
Srta. Noelia Manrique, Gerente de Marketing, a Estados Unidos con el fin que realice la demostracin de los productos a dos
potenciales clientes. El viaje es aprobado por
los accionistas, acordndose la realizacin
del viaje en el mes de enero del 2007.
Segn consta en el boleto de avin el viaje
se realiz los das 6 a 10 de enero del 2007.
La empresa entreg el da 4 de enero
a la trabajadora para la realizacin de sus
gastos, la suma de US$ 2,500.00, con cargo
a rendir cuenta.
A continuacin efectuaremos el tratamiento contable y tributario sabiendo que
la trabajadora efectu la siguiente rendicin
de cuentas el da 15 de enero:
Alojamiento, segn
comprobante del Hotel
THE STAR de fecha
11.01.2007
: US$ 1,200
Alimentacin, sustentada
con comprobante de pago : US$ 700
Movilidad en dicha ciudad
sustentada en Declaracin
Jurada de la trabajadora : US$ 280
Telfono
: US$ 150
Varios
: US$ 170

Total
: US$ 2,500
Solucin
a) Asientos Contables
a.1. Por la entrega del dinero

REGISTRO CONTABLE
x

38 CARGAS DIFERIDAS 7,980.00

384 Entregas a rendir

cuenta

10 CAJA Y BANCOS 7,980.00

104 Cuentas corrientes

04/01 Por la entrega de

dinero a la Srta. Manrique,

como viticos por viaje a

Estados Unidos

Nota: Se utiliza el Tipo de Cambio Promedio

Venta vigente a la fecha de la entrega del dinero,
que para el caso es de S/. 3.192.

ESTUDIO
CABALLERO BUSTAMANTE

Informe Especial
Debe tenerse presente en este caso que
la entrega de dinero es para la realizacin
de gastos, no constituyendo por lo tanto la
cuenta 38: Cargas Diferidas, sino una cuenta
transitoria que se revertir al momento de
la realizacin del gasto y devolverse los
montos no usados, de ser el caso.
a.2. Por la rendicin de cuenta de
los gastos efectuados

REGISTRO CONTABLE
x

63 SERVICIOS PRESTADOS

POR TERCEROS
7,982,50

630 Transporte y al
macena
miento (a) 894.04

631 Correos y

telecomuni

caciones (b) 478.95

639 Otros servicios

prestados por

terceros

639.5 Alimen-

documentacin sustentatoria correspondiente.

Sustento: El gasto de transporte cuenta
con el respectivo Boleto de Avin, respecto a los gastos incurridos durante el
viaje en algunos casos se cuenta con el
respectivo comprobante emitido por los
no domiciliados y en otros solo consta
en una Declaracin Jurada.

Del clculo arriba efectuado podemos apreciar que el importe mximo

asciende a US$ 660, importe mayor
a los US$ 280 por gasto de movilidad. En consecuencia, el gasto por
movilidad (US$ 280) en su totalidad
se incluir en el total de viticos para
su comparacin con el lmite, como
se muestra:

A continuacin analizamos la deducibilidad

o no de los gastos incurridos en el viaje.

Comparacin con lmite mximo

deducible
Importe diario mximo
aceptado
= US$ 440.00
Das de viaje
=
5 das
Total importe mximo
aceptado
= US$ 2,200.00
Total importe por
vitico, gastado por la
empresa y sustentado
segn normativa
tributaria
= US$ 2,180.00

Viticos: Respecto de los gastos de

Movilidad, Alimentacin y Alojamiento ("Viticos en el exterior"), tenemos
el siguiente detalle:

Concepto

tacin (c) 2,235.10

639.6 Aloja

miento (d) 3,831.60

639.9 Varios 542.81

77 INGRESOS FINANCIEROS

2.50

776 Ganancias por Dife

rencia de Cambio

38 CARGAS DIFERIDAS 7,980.00

384 Entregas a rendir

cuenta

15/01 Por la rendicin de

cuentas del viaje efectua

do por la Srta. Manrique.

Nota: En el caso de los gastos incurridos, salvo el

de alojamiento, no existe una fecha precisa en el
cual cada uno de ellos se ha efectuado, por lo cual se
considera el tipo de cambio a la fecha en que culmina
la realizacin del servicio encomendado (11.01.2007),
que asciende a S/. 3.193. En el caso de alojamiento
se considerar tambin dicho tipo de cambio que
es la fecha en que culmina el servicio.
(a) Movilidad : 280.00 x 3.193
(b) Telfono
: 150.00 x 3.193
(c) Alimentacin : 700.00 x 3.193
(d) Alojamiento : 1,200.00 x 3.193

b) Incidencia Tributaria
En primer lugar debemos establecer si el
gasto cumple los requisitos principales
para ser deducible tributariamente:
Causalidad: La necesidad del viaje se
encuentra debidamente acreditada.
Devengado: Los gastos de transporte
y viaje se han realizado en el mes
de enero 2007, segn la respectiva
ESTUDIO
CABALLERO BUSTAMANTE

Requisito

Importe

Gasto por
Si cuenta con
US$ 1,200
alojamiento
Comp. de Pago
Gasto por
No cuenta con
US$ 280
movilidad
Comp. de Pago

Gasto por
S cuenta con
US$ 700
alimentacin
Comp. de Pago

Total
US$ 2,180

Antes de proceder a comparar el

importe por viticos incurridos en el
exterior con el lmite mximo aceptable, debe en principio determinarse
el importe deducible en funcin a la
documentacin sustentatoria con que
se cuente o el lmite del 30% segn
Declaracin Jurada del Beneficiario.
De lo anterior debe considerarse que
si bien los gastos de movilidad no
estn sustentados con comprobantes
de pago, s se encuentran sustentados
en la declaracin jurada a la que se
refiere el inciso r) del artculo 37 de la
LIR, por lo que procederemos a analizar
si dicho gasto supera el monto mximo
deducible, considerando que conforme
al cuadro mostrado en el numeral 3.3
del presente informe el monto mximo
deducible diario asciende a US$ 132
(lugar de destino EE.UU.).
Estando a lo expuesto en el prrafo
anterior tenemos que los gastos de
alojamiento y alimentacin dado que
se encuentran sustentados con comprantes de pago, para su comparacin
con el lmite mximo deducible deben
considerarse por su importe total,
mientras que en el caso de movilidad
deber determinarse el monto de
acuerdo al siguiente detalle:
Gasto de movilidad sustentado en
declaracin jurada del beneficiario

Importe diario
mximo aceptado
US$ 132
Nmero de das
5

Total importe
mximo aceptado US$ 660

Obsrvese que el importe mximo

deducible, es superior al importe
desembolsado por la empresa por
concepto de viticos (movilidad, alojamiento, alimentacin) por ende no
existe gasto reparable.

Otros gastos
Respecto de los dems gastos incurridos como consecuencia del gasto
debe advertirse que para efectos
tributarios, los gastos por telfono y
otros (varios) pagados en el exterior
sern deducibles en su integridad sin
que exista un lmite mximo deducible,
siempre y cuando se encuentren debidamente acreditados con la respectiva
documentacin sustentatoria; en caso
contrario sern reparables.
NOTAS
(1) No es materia del presente informe abordar especficamente el gasto por movilidad. Dicho concepto
ser materia de un prximo Informe Especial.
(2) Se emplea dicho trmino cuando la norma hace
referencia a la acreditacin de la necesidad del
gasto.
(3) Picn Gonzales, Jorge. Deducciones del Impuesto
a la Renta Empresarial, Quin se llev mi gasto?
la Ley, la SUNAT o lo perd yo Dogma Ediciones,
Lima, Primera Edicin 2004, pags. 159 y ss.
(4) Yahoo, hotmail, gmail, entre otros.
(5) Vale decir que, se acrediten con los correspondientes documentos emitidos en el exterior de
conformidad con las disposiciones legales del pas
respectivo, siempre que conste en ellos, por lo
menos, el nombre, denominacin o razn social y
el domicilio del transferente o prestador del servicio,
la naturaleza u objeto de la operacin, la fecha y el
monto de la misma.
(6) Sobre el particular somos de la opinin que el
referido gasto habr de sustentarse conforme a lo
prescrito en el artculo 51-A de la LIR debidamente
concordado con lo estipulado en el inciso o) del
artculo 21 del RLIR. n

Fuente: www.caballerobustamante.com.pe
Derechos Reservados