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SO 14001 Comunicacin Interna y Externa

La norma ISO 14001 establece la comunicacin ambiental en las organizaciones como un requisito fundamental.
Durante este post vamos a establecer cules son las tcnicas ms utilizadas para determinar que comunicacin
ambiental ser necesaria para mantener el Sistema de Gestin Ambiental de una forma funcional.
Es esencial que todas las personas de la organizacin que tengan relacin con el Sistema de Gestin
Ambiental deben recibir formacin y ser concienciado en torno a las intenciones ambientales generales de su
empresa, adems de cmo debe actuar individualmente para no afectar al cumplimiento de dichas interacciones.
Es especialmente necesario que sepan que el Sistema no slo depende de los individuos, sino que tambin depende
de la comunicacin entre ellos. Un Sistema de Gestin Ambiental no depende nicamente de la comunicacin
interna de la organizacin, sino que tambin se deben comunicar con el exterior de la organizacin. Entre estas
personas del exterior, se puede incluir cualquiera que est afectado por los impactos ambientales o por el Sistema de
Gestin Ambiental.
La comunicacin ambiental generalmente se encuentra dentro de dos categoras:

Comunicacin interna

Comunicacin externa
La comunicacin interna es la que se puede entender en los diferentes niveles y funciones de las personas que se
encargan del desarrollo, la implantacin y el mantenimiento del Sistema de Gestin Ambiental.
En la comunicacin ambiental interna se deben realizar:

Formar a los trabajadores en la poltica ambiental.

Interaccionar entre el personal con responsabilidades que se han identificado para mantener el Sistema de
Gestin Ambiental ISO14001.
Informar a la alta direccin de los cambios o los resultados del Sistema de Gestin Ambiental.
La comunicacin externa se realiza esencialmente la que se ofrece a las personas que encuentran afectados por los
aspectos ambientales de la organizacin y el Sistema de Gestin Ambiental. La poltica ambiental es una forma de
comunicarse externamente.
Se debe mantener un procedimiento escrito para conocer cmo ser el mtodo de comunicacin interna sobre
elSistema de Gestin Ambiental de la organizacin y los aspectos ambientales que se identifican.
Se deben tener un procedimiento escrito que describa como se debe recibir, registrar y responder a las
comunicaciones externas sobre el Sistema de Gestin Ambiental de su empresa, los aspectos ambientales
significativos y la actuacin ambiental general de la empresa.
Los registros de comunicacin tienen que documentarse y ser archivados como futuro material de referencia.
Como sucede con los requisitos del Sistema de Gestin Ambiental se tiene que documentar y ser archivados como
material futuro de referencia.
En la mayora de los requisitos del Sistema de Gestin Ambiental ISO-14001 que ya hemos tratado, como pueden
ser las definiciones y los requisitos de comunicacin son ligeramente diferentes entre la norma ISO 14001 y el
reglamento EMAS. Con excepcin de la declaracin ambiental que se requiere para realizar el registro del
reglamento EMAS, la comunicacin es igual y se incluyen todos los requisitos en el Sistema de Gestin Ambiental.
La declaracin ambiental

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Una de las principales diferencias entre EMAS y la norma ISO14001 es el requisito de la declaracin ambiental que
exige el reglamento EMAS. Vamos a ver como es una declaracin ambiental en un Sistema de Gestin
Ambientalcertificable con la ISO-14001:

Describir las actividades que tengan lugar en el lugar de operaciones.

Describir los asuntos ambientales significativos en el lugar de operaciones.

Conocer las cifras de las emisiones de contaminacin, generar residuos y consumir materias perimas.

Genera factores relacionados con la actuacin ambiental.

La poltica ambiental y un resumen de los programas de gestin ambiental y del Sistema de Gestin
implementado en el sitio.

La fecha tope se establece en la prxima declaracin.

El nombre del verificador ambiental.

Debe quedar muy claro que una declaracin ambiental no es lo mismo que una poltica ambiental. No se necesita
una declaracin ambiental para realizar el registro del reglamento EMAS si el auditor de certificacin considera que
la naturaleza y la magnitud de las operacin tiene lugar en el lugar donde no resulta necesario realizar una
declaracin completa de auditora despus de producirse los cambios significativos desde la ltima declaracin.
Vamos a realizar varias recomendaciones a la hora de implementar con xito un Sistema de Gestin Ambiental:

La empresa tiene que establecer y mantener el procedimiento necesario para recibir la documentacin y
poder responder a las comunicaciones.
La poltica ambiental de la organizacin tiene que estar accesible al pblico.

La organizacin debe registrase en el reglamento EMAS, por lo que necesita preparar una declaracin
ambiental.

La declaracin ambiental tiene que identificar los cambios que se producen en la declaracin anterior.

La declaracin ambiental:

Debe estar escrita

Debe ser comprensible para todo tipo de pblico

Tiene que describir las actividades

Tiene que describir los temas ambientales

Tiene que proporcionar un resumen de las cifras sobre emisiones significativas.

Tiene que tratar todos los temas ambientales

Debe generar un resumen de las cifras sobre las emisiones.

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o

Debe tratar asuntos relacionados con la actuacin ambiental.

Tiene que incluir la poltica ambiental.

Tiene que incluir la fecha tope de la prxima declaracin ambiental

Hay que incluir el nombre del auditor del Sistema de Gestin Ambiental

Se tiene que preparar de forma anual la declaracin ambiental que simplifica e identifica los
cambios significativos producidos desde la declaracin anterior.

Durante este post vamos a hablar de la importancia que le da la norma ISO 14001 a la comunicacin, tanto interna
entre los diferentes niveles de la empresa como la externa entre las partes interesadas (clientes, empresas asociadas,
administracin, etc.) y a los diferentes documentos requeridos por dicho sistema.
Comunicacin
En funcin a la comunicacin interna de la organizacin nos podemos hacer las siguientes preguntas:

Es frecuente que dentro de la propia empresa exista una buena comunicacin sobre los temasambientales?

Se da informacin sobre todos los incidentes o cualquier otro problema?

Lo deseable sera que la respuesta a todas estas preguntas fuera afirmativa.
El medio ambiente no solamente afecta al interior de las empresas, ya que de puertas para fuera de la organizacin
existe un enorme inters por conocer lo que est pasando y cules son los riesgos principales a los que se enfrentan,
adems deben dar a conocer las medidas que han puesto en marcha para evitarlos.
Por lo que nos queda claro la gran importancia que tiene la comunicacin ambiental y que este debe formar parte
delSistema de Gestin Ambiental basado en la norma ISO14001.
En el siguiente flujograma podemos ver con mayor facilidad cierto requisito:

En todos los casos la comunicacin referente al medio ambiente tiene que ser:

Comprensible por la persona que la va a recibir.

La informacin debe ser veraz y verificable en cualquier momento.

Debe ser bidireccional.

Debe ser presentada de forma consistente y regular.

Tiene que emitirse por los canales destinados para este fin.
Los puntos obligatorios con los que nos encontramos son los siguientes:
El procedimiento de comunicacin ambiental debe incluir:

La comunicacin interna entre los distintos niveles y funciones

La forma en la que se recibe, se documenta y se responde a las reclamaciones externas importantes.

Hay que valorar la posibilidad de efectuar comunicaciones externas que tengan carcter ambiental, de forma mucho
ms amplia y registrar dicha decisin.
Tambin podemos realizar unas recomendaciones bsicas, que llevadas a la prctica facilitan mucho el trabajo:

Hay que potenciar todos los canales existentes de comunicacin interna, como pueden ser los tablones, los
boletines internos, etc.
Se debe elaborar un registro donde se incluyan todas las reclamaciones ambientales.
Se deben incluir pautas a seguir durante las comunicaciones extraordinarias como parte de los Planes de
Emergencia.

Se tienen que activar las comunicaciones externas a medida que vaya madurando el Sistema de Gestin
Ambiental.
Se deben utilizar las posibilidades que ofrece internet para reactivar la comunicacin externa.
Documentacin
Los documentos escritos son un medio que permite que las actividades que se tengan que realizar se hagan de forma
consistente desde dentro y fuera de la empresa.
Si en la organizacin existen un nivel apropiado de documentos, la actuacin ambiental no depender de grandes
especialistas, sino que existir una forma de hacer que las cosas sean llevadas a cabo por todos los empleados de la
organizacin, ya que podrn disponer del documento en el mismo lugar donde se realizan las actividades.
Aunque llenar las estanteras de documentos y de papeles que no son necesarios es perjudicial para la organizacin.
Para poder determinar cul es el nivel de documentacin apropiado del Sistema de Gestin Ambiental hay que
tener en cuenta las consideraciones sobre el tamao de la organizacin y la complejidad de todas sus actividades.
La organizacin necesita de una base documental para comenzar con el Sistema de Gestin Ambiental segn la
norma ISO-14001. Esto no implica que la organizacin deba cambiar radicalmente su forma de trabajar. La empresa
tiene que redactar de una forma clara y concisa lo que hace respecto a la gestin ambiental, es decir, las actividades
que realizan, etc. y posteriormente deben actual tal y como han descrito. La empresas que no operan an con los
criterios ambientales correctos deben realizar un esfuerzo de adaptacin ante de documentar dichas prcticas.
La norma ISO 14001 se adapta a las nuevas tecnologas de la informacin, ya que nos dice que la documentacin se
puede almacenar tanto en soporte informticos como en papel.
Los documentos de un Sistema de Gestin Ambiental siguen una estructura en tres niveles en forma de pirmide.
Se recomienda que la base documental siga la misma estructura del Sistema de Gestin Ambiental, aunque no es
obligatorio. La estructura que sigue es:
Nivel 1: Manual de Gestin Ambiental
Nivel 2: Procedimientos
Nivel 3: Instrucciones de trabajo, formularios y otros documentos
Algunas veces suele considerarse un 4 nivel: los registros ambientales.
La norma ISO14001 exige que la empresa disponga de un nivel suficiente de documentacin como para poder
describir el funcionamiento bsico del Sistema de Gestin Ambiental generando informacin sobre otros
documentos relacionados.
Adems se requiere la creacin de un manual de gestin ambiental.
Los procedimientos son documentos en los que se describen los procesos de las actividades y generan informacin
ms completa sobre el Sistema de Gestin Ambiental, adems de las responsabilidades y las funciones.
La norma ISO-14001 es mucho menos exigente que la norma ISO 9001 en cuanto a necesidad de disponer de
procedimientos escritos del Sistema de Gestin Ambiental.
En algunas ocasiones basta con poder demostrar ante el auditor, con evidencias, que el procedimiento se encuentra
implantado y actualizado. Cada procedimiento debe quedar resumido en forma de un captulo del Manual, o bien se
debe hacer referencia desde el propio Manual a otro procedimiento, por ejemplo del Sistema de Gestin de Calidad.
Es poco prctico que todos los procedimientos del Sistema de Gestin Ambiental ISO 14001 estn unidos en un
documento, ya que la distribucin de los procedimientos debe estar restringida a cada zona de uso indispensable.

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Las instrucciones tcnicas son documentos en los que se refleja una informacin mucho ms detallada sobre como
realizar una determinada actividad. Tambin entra en este nivel los planos, las frmulas, las especificaciones
tcnicas, impresos del Sistema de Gestin Ambiental. Suelen tener formato de una sola pgina.
En la prctica existen muy pocas instrucciones exclusivas del Sistema de Gestin Ambiental.