Republica de Colombia : 4 Ministerio de la Proteccién Social & BSIENESTAR Instituto Colombiano de Bienestar Familiar FAMILIAR Oficina Juri era Oden vf NOS 2 39 0331 memoranno = 9 33.138 PARA: —_ FUNCIONARIOS EJECUTORES DE REGIONALES Y SECCIONALES DEL ICBF. ASUNTO: —FORMAS DE NOTIFICACION EN EL PROCEDIMIENTO DE COBRO ADMINISTRATIVO COACTIVO. La figura de la notificacién tiene su fundamento en el principio de publicidad, conforme al cual las partes deben conocer el contenido de las actuaciones provenientes de las autoridades, para ejercer el derecho de defensa, uno de los principios rectores del debido proceso, Las actuaciones surtidas dentro del proceso de cobro administrative coactivo deben fotificarse a la direccién que expresamente haya sefialado el deudor en sus actos ante el Instituto (Art. 564 del E.T.) y se notificaran de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Tributario, por correo o personalmente, por edicto, y por aviso, figuras a las cuales nos referiremos a continua 1. Notificacion por correo: De acuerdo con lo establecido en el articulo 566 del E.T. y el R._1350 de 2002, para efectos de la notificacién por correo debera enviarse copia del acto correspondiente, por correo certificado, a la direccién informada por el contribuyente, en nuestro caso por el empleador. La notificacién tendra efectos a partir del dia siguiente a la fecha de recibo del acto administrativo por parte del deudor, de acuerdo con la certificacion expedida por la Administracién Postal Nacional, hoy Servicios Postales Nacionales. Cuando el deudor no hubiere informado una direccién a la entidad, se podra enviar la actuacién a la direccién registrada en la Direccién de Impuestos Nacionales 0 a la que aparezca en el directorio telefenico, Si bien el articulo 566 del E.T., en el inciso 2°, establece que se podra efectuar la notificacién por cualquier servicio de correo, incluyendo el electrénico, al respecto vale sefalar, que la norma del E.T. indicaba que la notificacién por correo electrénico debia efectuarse “en los términos que sefiale el reglamento", aparte que fue declarado inexequible por la Corte Constitucional en Sentencia C-1114- de 2003, M.P. Jaime Cérdoba Trivifio, que al respecto sefialé: Pégna 1 des ‘Avda. Carrera 68 No. 64C-75 PBX 437 76 30 Informacién, denuncias y quejas 01 8000 918080 wouw.bienestarfamiliar.gov.co Bogotd, D.C. - ColombiaRepublica de Colombia Ministerio de la Proteccion Social 3 ‘BIENESTAR Instituto Colombiano de Bienestar Familiar FAMILIAR Oficina Juridica ‘vert y Orden (.). En estas condiciones, ya que al legislador le asiste la facultad constitucional de configurar el régimen de notificaciones administrativas y judiciales, nada se opone a que disponga que las notificaciones de los actos administrativos proferidos por la adiministractén de impuestos se notifiquen por correo electrénico. Se trata, ademas, de tuna decision que resulta compatible con el avanee de la informatica y que incorpora a la funcién publica los recursos tecnolégicos por ella suministrados (..) Corresponde al legislador establecer las formalidades con las cuales deben cumplirselos actos de comunicacién procesal, incluida_la_notificacidn. -Por_correo electronico, y tal faculte aS 3@ al Presidente de la Republica para-que-la 6 menlaria. Esa conipetencia privativa del legislador es tan clara que 6, como se indicé, hizo ya una detenida regulacion de los mensajes de datos del comercio electrénico y de las firmas digitales en la Ley 527 de 1999. Por lo tanto, on ejercicio de sus facultades constitucionales, es él el! indicado para determinar las formalidades de acuerdo con las cuales se debe cumplir la notifcacién por correo electronico...” En consecuencia, como quiera que ésta forma de notificacién no ha sido reglamentada por el legislador, ni se cuenta con firmas digitales autorizadas en el CBF, no se aplicard por ahora dentro del procedimiento de cobro administrativo coactivo. 2. Notificacién personal: Es aquella que se surte directamente al deudor o a su apoderado, previa citacién para comparecer, o la que se efectia directamente en el domicilio del deudor por parte del servidor ptiblico autorizado. Para tal fin, se cita por correo certificado para que el deudor comparezca y una vez se presente e identifique, se suscribe un acta dentro de la cual el servidor publico que notifica pondré en su conocimiento la actuacién respectiva entregandole un ejemplar y dejaré constancia de la fecha de la notificacion y de los recursos que proceden contra el correspondiente acto administrativo. (Arts. 569 y 570 del E.T.) El Cédigo Contencioso Administrative considera el correo certificado como un medio eficaz Para remitir la comunicacién por la cual se informa al peticionario que debe notificarse Personalmente de la decision respectiva, por las constancias que permite guardar de la actuacién. En los términos del articulo 44 del C.C.A., la constancia debera anexarse al expediente. Es importante precisar que la forma principal de notificacién es la personal, como lo ha reiterado la Corte Constitucional: “EI legislador dispone para cada proceso y actuacién las formas de notificacién - personal, por estado, por edicto, por conducta concluyente, en audiencia, por aviso ~ ‘siendo la notiticacién personal la principal de todas debido a la seguridad que ofrece en cuanto a la recepcién de la decisién por su destinatario. Las notificaciones por edicto. tienen un caracter eminentemente supletivo y son el titimo mecanismo de comunicacion Pigina 2 de ‘Avda. Carrera 68 No, 64C-75 PBX 437 76 30 Informacién, denuncias y quejas 01 8000 916080 ni co Bogota, D.C. - ColombiawD Republica de Colombia Ministerio de la Proteccién Social BIENESTAR Instituto Colombiano de Bienestar Familiar F FAMILIAR Oficina Juridica Ub Oden de Ia autoridad piblica con las partes cuando luego del agotamiento previo de otras ‘modalidades de notificacién se llega a la certeza de no ser ella posible a través de otros medios”. (Sentencia T-361 de 1993, M.P. Dr. Eduardo Cifuentes Mufioz). “La notificacién en debida forma asegura que la persona a quien conciemne una determinacién se halla enterada de su sentido y define simulténeamente -con fecha Gierta- en qué momento ha tenido lugar la transmisién oficial de la respectiva informacion. Se asegura, entonces, no solamente que, conocida la decision de que se trata, podrd el afectado hacer uso de los medios juridicamente idéneos para la salvaguarda de sus intereses, sino que se preserva la continuidad del trémite judicial o administrativo correspondiente, pues la fecha de la notificacién define los términos preclusivos dentro de los cuales podré el notificado ejecutar los actos a su cargo. Resultan, por tanto, realizados el valor de la seguridad juridica y los principios procesales de celeridad y economia’. (Sentencia T-099 de 1995,M.P. Dr. José Gregorio Hernandez Galindo), 3. Notificacion por Aviso: Cuando no es posible la ubicacién del deudor para notificarlo Por correo o personalmente de una actuacién administrativa surtida dentro del proceso de cobro administrativo coactivo, 0 a citacién es devuelta, sera notificado por aviso inserto en un periédico de amplia circulacién nacional y la notificacién se entendera surtida, para efecto de los términos de la administracién, en la fecha de publicacién del aviso. De ésta se dejara_constancia en el expediente y los términos empezaran a contarse para la administracion a partir de la primera fecha de introduccién al correo, pero para el contribuyente, el término para responder o impugnar se contara desde el dia de la publicacién del aviso o de la correccién de la notificacion La Corte Constitucional en sentencia C-929 del 6 de septiembre de 2005, M.-P. Alfredo Beltran Sierra, Expediente D-5706, declard exequible la expresién “en la primera fecha de introducci6n al correo", como una forma de desarrollar para la administracién los principios de eficacia y celeridad, pero no para el contribuyente, quien cuenta con un término distinto que le permite el ejercicio pleno de su derecho a controvertir el acto que considera lesivo de sus intereses. Acudimos a la notificacién por aviso cuando no se ha podido establecer direccién para notificar al afectado, bien porque no se conoce direccién o porque ha sido dewelta la correspondencia de la direccién que se conoce dentro del expediente. Para surtir la notificacién por aviso, debera tenerse en cuenta que la publicacién contenga como minimo los siguientes datos que permitan la identificacién del afectado: nombre o raz6n social, el numero de identificaci6n personal o tributaria (C.C./NIT), el nimero del acto administrativo a notificar, fecha del acto y el tipo o clase de actuacién administrativa a que Pégna des ‘Avda. Carrera 68 No. 64-75 PBX 437 76 30 Informacién, denuncias y quejas 01 8000 918080 \woww.bienestarfamiliar.qov.co Bogota, D.C. - ColombiaRepublica de Colombia Ministerio de la Proteccion Social BIENESTAR Instituto Colombiano de Bienestar Familiar FAMILIAR Oficina Juridica corresponde el acto. También se debera informar acerca de si proceden o no recursos, la autoridad ante la cual se interponen y el témino para hacerlo. De la misma manera, constaran aquellas exigencias formales relativas a la fecha, entidad, identificacion y cargo de quien efectia la diligencia de notificacién. La forma de presentar los anteriores datos en el cuerpo del aviso publicado no responde a ninguna formalidad de caracter normativo, por cuanto ella no existe; sin embargo, a modo de guia para los ejecutores, en carpetas Publicas se publicaré un modelo de esta actuacién, u 4. Notificacién por Edicto: Cuando no se puede efectuar la notificacién personal y la actuacién es de aquellas que deben notificarse por edicto, transcurrido el término para comparecer a notificarse personalmente se fijara edicto en lugar publico del respectivo despacho, con insercién de la parte resolutiva de la actuacién administrativa. Dentro del procedimiento de cobro administrative coactivo, los actos administrati deciden recursos se notificarén personalmente o por edicto; para tal fin, si el deudor no comparéce dentro del témino de diez (10) dias siguientes a la fecha de recibo de la Citacién, se notificara por edicto, el cual se fija por otros diez (10) dias, (Art.565, inc.2) En el edicto se dejara constancia de su fijacién y desfijacién y se anexara copia al expediente. 5. Notificacién por conducta concluyente: Si bien el Estatuto Tributario no se refiere expresamente a esta forma de notificacion, considera esta Oficina que procede dentro del Procedimiento de cobro administrativo coactivo si se dan los presupuestos para ella. Vale recordar que la notificacién por conducta concluyente tiene lugar cuando la parte o tercero interesado manifiesta que conoce la providencia en cuestién, o la menciona en un escrito que lleve su firma, o verbalmente durante una audiencia o diligencia, si queda constancia en el acta. Ante esta circunstancia, se dejara constancia del hecho y el deudor tomard el Proceso en el estado que se encuentre, sin posibilidad de revivir términos expirados. De las formas de notificacién que establece el Estatuto Tributario, podemos afirmar que ‘como principales tenemos la notificacién por correo y personal y, como subsidiarias, la Notificacién por aviso y por edicto. Es expresa la norma en seflalar que las actuaciones de la administracién notificadas por correo que sean devueltas, seran notificadas mediante aviso en un periédico de amplia circulacién nacional. Lo cual exige que se haya surtido en debida forma la notificacion por correo, previamente a acudir a la notificacién por aviso, y que el correo haya sido devuelto por circunstancias diferentes a la del envio a direccion errada, ya que para esta situacién el articulo 567 ibidem dispone que habra lugar a corregir el error en cualquier tiempo envidndola a la direccién correcta, EI mandamiento de pago deberé notificarse en estricto rigor, agotando las siguientes formas de notificacién y en su orden: (i) Personal: Se cita al deudor por escrito y correo certificado para que comparezca en un término de diez (10) dias a notificarse Pigina 4.605 ‘Avda. Carrera 68 No. 64C-75 PBX 437 76 30 Informacién, denuncias y quejas 01 8000 918080 www. bienestarfamiliar.qov.co Bogota, D.C. - ColombiaRepublica de Colombia Ministerio de la Proteccion Social = BIENESTAR Instituto Colombiano de Bienestar Fami FAMILIAR Oficina Juridica iin y Orden Personalmente; (ii) Por Correo. Vencido el término anterior sin que comparezca, se Notificara por correo, es decir, que se remite copia del mandamiento de pago por correo certificado. (Art. 826 del E.T.). (iii) Por Aviso: Si la correspondencia fuere devuelta por razén diferente a “direccién errada’, se notificara por aviso publicado en periddico de amplia circulacién nacional. La notificacién se entendera surtida para efectos de la administracién en la primera fecha de introduccién al correo, pero para el contribuyente, el término para responder o impugnar se contaré desde el dia siguiente a la publicacién del aviso o al recibo de la copia del acto administrativo en la direccién correcta, (Art. 568 el E.T.) Para el caso especifico de providencias que decidan recursos, se notificarén asi: (i) Personal: Se cita por correo certificado para que comparezca en el término de diez (10) dias siguientes contados a partir de la fecha de introduccién al correo, y si no comparece, (ii) Edicto: EI cual se fia en lugar visible del despacho, por el término de diez (10) dias Contados a partir de la fijacién, con insercion de la parte resolutiva de la providencia, segun 'o reglamenta el Codigo Contencioso Administrativo en el articulo 45. Para todos los efectos, los términos de dias se entienden habiles, en aplicacién al articulo 62 de la Ley 4* de 1913. En Carpetas publicas/Oficina Juridica/Jurisdiccién Coactiva/lineamientos, sera publicado el presente lineamiento. Atentamente, Directores Regionales y Seccionales, Coortinadores Juridica Regonales ouigucices Poina S des ‘Avda. Carrera 68 No. 64C-75 PBX 437 76 30 Informacién, denuncias y quejas 01 8000 918080 eww. bienestarfamiliar gov.co Bogoté, D.C. - Colombia