1.

PRIMEROS PASOS EN MICROSOFT EXCEL 2010.

Excel es una hoja de clculo, es decir, un programa para realizar cualquier tipo de clculo, aadiendo textos, grficos,
etc. Por ejemplo, con Excel puedes hacer facturas, presupuestos, pequeas contabilidades y en definitiva cualquier
clculo matemtico que requiera adems de textos y grficos explicativos. Una vez hecha una hoja de clculo puedes
imprimirla y tambin guardarla en el disco duro, con el nombre que quieras, pero la extensin del archivo guardado
ser xlsx. Esto es bueno saberlo para poder buscar un archivo de hoja de clculo que no reucerdes dnde lo has
guardado; en tal caso puedes hacer clic en el botn Iniciar, despus hacer clic en Buscar programas y archivos y
poner como palabra a buscar *.xlsx
Para ejecutar Microsoft Excel, haz clic en el botn Iniciar, despus haz clic en Todos los programas, despus haz clic
en Microsoft Office y por ltimo haz clic en Microsoft Excel 2010. Saldr una pantalla como la siguiente:

BARRA DE TTULO. Indica el nombre del documento y del programa (en este caso Libro1 Microsoft Excel).
BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO.

situada arriba a la izquierda, junto al botn

del men de control

, contiene unos pocos botones de uso frecuente. Se pueden aadir ms botones pinchando
la lista desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rpido .
CINTA DE OPCIONES. Consta de varias fichas: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. Si
hacemos clic en cualquier ficha, muestra su contenido organizado por secciones o grupos. Por ejemplo, la ficha Inicio
tiene las secciones: Portapapeles, Fuente, Alineacin, Nmero, Estilos, Celdas y Modificar.
En la cinta de opciones estn todas las funciones que puede realizar Excel, as que recurriremos a ella con frecuencia.
Podemos mostrar u ocultar la cinta de opciones haciendo clic en cualquiera de sus fichas con el botn derecho y
eligiendo Minimizar la cinta de opciones, o pinchando en Minimiza la cinta de opciones
, arriba a la derecha.
BARRAS DE DESPLAZAMIENTO. Situadas en la columna de la derecha y en la fila inferior. A medida que vas
rellenando celdas, llegar un momento en que llenes la pantalla. Cuando ocurra esto, puedes hacer clic y arrastrar
arriba y abajo la barra de desplazamiento para poder mover las celdas dentro de la ventana, o bien girar la rueda del
ratn (si la tiene). En caso de usar la rueda del ratn para mover las celdas, primero coloca el ratn donde estn las
celdas, pues si giras la rueda y el ratn est sobre la cinta de opciones, sern las fichas de la cinta las que se muevan.
BARRA DE ESTADO. Es la lnea horizontal situada abajo del todo. Aqu es donde Excel presenta los mensajes que
proporcionan una breve explicacin del comando seleccionado.
Casi al final de la barra de estado hay 3 botones de vista: Normal, Diseo de pgina y Vista previa de salto de
pgina.

Ms adelante hablaremos de estos botones.

ZOOM. Situado al final de la barra de estado.

Puedes Acercar

para aumentarlo,

Alejar
para disminuirlo o deslizar el botn Zoom a izquierda o derecha . Tambin puedes pinchar en el nmero
100% y escoger una cantidad de aumento en la ventana que sale.
BARRA DE FORMULAS. Es la lnea horizontal situada bajo la cinta de opciones y a la derecha del botn
Aqu aparece el contenido de la celda activa, a excepcin de que se trate de una frmula, en cuyo caso, aqu sale la
expresin y en la celda activa sale el resultado.
CUADRO DE NOMBRES. Est a la izquierda de la barra de frmulas. Muestra el nombre de la celda activa, una
combinacin de su letra de columna y su nmero de fila (en este caso A1), o bien el nombre del rango seleccionado.
Tambin se usa para ir rpidamente a una celda, poniendo su nmero y letra, y pulsando Intro. Por ejemplo Z40.

AREA DE TRABAJO. Es la parte mayoritaria de la pantalla. Se utiliza para introducir informacin en la hoja, y va desde
A1 hasta XFD1048576. Estamos hablando de 16.384 columnas por 1.048.576 filas, es decir, 17.179.869.184 celdas.
CELDA ACTIVA O FOCO DE ENTRADA. Por defecto es la celda A1. Aparece remarcada en negro y es en la que se
escriben los textos, los nmeros, las funciones o las frmulas. Se puede mover con el teclado o con el ratn. Tambin
se puede mover a pantallazos pulsando las teclas RePg o AvPg, respectivamente.
Si pulsas la tecla Alt, entras en el modo de acceso por teclado. De este modo salen unos pequeos recuadros junto a
las fichas y opciones indicando la(s) tecla(s) que debes pulsar para acceder a esa opcin sin necesidad del ratn.
Para salir del modo de acceso por
teclado, vuelve a pulsar la tecla Alt
o pulsa la tecla Esc.

1.1 LIBROS DE TRABAJO Y HOJAS DE CLCULO.

Excel trabaja con hojas de clculo que estn encuadernadas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto
de hojas de clculo y otros elementos, como grficos, etc. Originalmente cuando ejecutamos Excel, encontramos 3
fichas llamadas Hoja1, Hoja2, Hoja3 y situadas abajo a la izquierda de la pantalla:

A continuacin est el botn Insertar hoja de clculo, que permite aadir ms hojas si fueran necesarias.
Para borrar una hoja, haz clic con el botn derecho sobre su nombre y del men contextual que sale, elige Eliminar.
Puedes pasar de una hoja a otra simplemente haciendo clic en la ficha correspondiente o pulsando Ctrl+RePg o
Ctrl+AvPg para retroceder a la hoja anterior o avanzar a la hoja siguiente, respectivamente.
Puedes cambiar el orden de una hoja de clculo pinchando en su ficha y arrastrndola a izquierda o derecha.
A la izquierda de la primera ficha (Hoja1) hay 4 botones para desplazar las fichas a derecha e izquierda.
Tiene sentido desplazar las fichas cuando algunas estn ocultas porque no caben en el espacio dedicado a ellas.
De los 4 botones, los 2 botones de los extremos desplazan las fichas hacia la primera y la ltima, respectivamente.
1.2 INTRODUCCIN DE DATOS.
Para crear una hoja de clculo, se introducen datos en las celdas. Los datos pueden ser de varios tipos: funciones,
texto, nmeros, fechas, etc. Empecemos a trabajar realizando una hoja para los gastos mensuales de una persona.

En previsin de aprovechar el libro para otros clculos, vas a llamar Gastos a la ficha Hoja1. Para ello, haz clic con el
botn derecho en la ficha Hoja1, del men contextual que sale elige Cambiar nombre, escribe Gastos y pulsa Intro.
Tambin puedes hacer doble clic en la ficha Hoja1, escribir Gastos y pulsar Intro.
Si despus de teclear algo en una celda y pulsar Intro descubres un error, haz clic en la celda errnea, vuelve a
escribir su contenido y pulsa Intro. Si cuando ests escribiendo algo en una celda, te das cuenta de que ests en la
celda equivocada, puedes interrumpir la escritura pulsando la tecla Esc.
Si te das cuenta de tu error inmediatamente despus de pulsar Intro, tambin puedes usar el botn Deshacer
situado arriba a la izquierda, junto al botn del disquete.

Si tras deshacer una accin te das cuenta de que era correcta, puedes rehacerla pinchando el botn Rehacer
est junto al botn Deshacer.

que

Si la celda errnea es la cantidad resultante de una operacin matemtica, entonces haz clic en la celda errnea para
seleccionarla, despus haz clic en la Barra de frmulas para cambiar la frmula y pulsa Intro.
Teclea lo que ves a continuacin
excepto el contenido de las celdas
B8, C8, D8, E8, ya que estas celdas
sern calculadas por Excel.

Para que Excel calcule el contenido de la celda B8, sitate en ella, teclea =SUMA(B4:B6) y pulsa Intro. Esto significa
que Excel va a sumar el contenido de las celdas B4+B5+B6.
Tambin puedes seleccionar el rango de celdas a sumar y pinchar el botn Suma

, que est en la ficha Inicio, en el

grupo Modificar. Otra forma sera pinchar el botn Insertar funcin

que se encuentra entre el Cuadro de
nombres y la Barra de frmulas, con lo cual sale la ventana Insertar funcin (esto lo vers ms adelante).
Evidentemente en la celda C8 habra que teclear =SUMA(C4:C6) y pulsar Intro, en la celda D8 habra que teclear
=SUMA(D4:D6) y pulsar Intro, y en la celda E8 habra que teclear =SUMA(E4:E6) y pulsar Intro.
En vez de hacer lo que dice el prrafo anterior, Excel te brinda una facilidad. Si observas la celda activa, ves que su
esquina inferior derecha es un cuadradito llamado Botn de llenado. Si haces clic en l y sin soltar el ratn lo
arrastras hacia la derecha hasta la celda E8, vers aparecer los totales automticamente.

La mayor ventaja de una hoja de clculo es que si ahora cambias un nmero cualquiera, Excel re calcula
automticamente toda la hoja.

IMPORTANTE: cuantas ms matemticas sepas, ms partido le podrs sacar a Excel. Adems, antes de enfrentarte a
un problema matemtico no recurras directamente a Excel, sino que antes debes saber resolverlo con papel y lpiz.
Por ejemplo, considera el problema siguiente:
De Bilbao a Toledo hay 450 km. Un coche sale de Bilbao en direccin a Toledo a 90 km/h. Al mismo tiempo una moto
sale de Toledo en direccin a Bilbao a 60 km/h. Se desea averiguar cunto tiempo tardarn en cruzarse ambos
vehculos y qu distancia habrn recorrido cada uno en el momento del cruce.
Este clsico problema de matemticas puede resolverse en Excel pero slo si antes lo resuelves t con papel y lpiz,
ya que Excel no es inteligente, sino que se limita a obedecer tus rdenes: si t te equivocas, Excel tambin se
equivoca. Entonces, cul es la ventaja de una hoja de clculo? La respuesta es que una hoja de clculo realiza por ti
los trabajos repetitivos o laboriosos, ya que si tuvieras que hacer a mano todos los clculos y dibujar los grficos
estadsticos de un determinado problema, podra ser muy pesado y llevarte mucho tiempo, pero que te quede claro
que si t no sabes resolver un problema matemtico, Excel no lo resolver por ti.
He aqu la solucin lgica a este problema:
Cuando haya pasado 1 h desde la salida de ambos vehculos, entre ambos habrn recorrido 90 km + 60 km = 150 km.
BILBAO
450 km
TOLEDO

C ->
<- M
Cuando ambos vehculos se crucen habrn recorrido entre ambos los 450 km que separan ambas ciudades, as que la
cantidad total de horas empleadas ser 450 km / 150 km = 3 h, es decir, al cabo de 3 horas ambos vehculos se
cruzarn.
Sabiendo el tiempo que tardarn en cruzarse y la velocidad de cada uno, ya puedes calcular la distancia que habrn
recorrido cada uno de ellos, que ser:
Para el coche: 3 h x 90 km/h = 270 km
Para la moto: 3 h x 60 km/h = 180 km.
Una vez resuelto el problema con papel y lpiz, lo que tienes que hacer ahora es meter todos los datos y todas las
frmulas en Excel, donde teclears lo que ves a continuacin (izquierda) y saldr el resultado siguiente (derecha):

Por supuesto puedes mantener las mismas frmulas y cambiar los datos de distancia entre las ciudades y
velocidades de los vehculos, y as esta misma hoja de clculo te servir para otros casos similares.

1.3 ALMACENAR Y RECUPERAR UN ARCHIVO DE HOJA DE CLCULO.

Para almacenar un archivo de hoja de clculo, pinchamos en la ficha Archivo, elegimos Guardar y si Excel nos lo pide
(cosa que ocurrir si an no lo hemos guardado), le damos un nombre y una ubicacin donde guardarlo.

Tambin puedes pinchar el botn Guardar,

representado por un disquete, sobre la ficha Archivo.

El formato de archivo XLSX es compatible con las versiones 2010 y 2007 de Excel, pero no con las versiones
anteriores. No obstante, Excel puede leer directamente el formato anterior XLS.
Para que los archivos creados con las nuevas versiones de Excel puedan ser ledos por las versiones antiguas, pincha
en la ficha Archivo, ve a la opcin Guardar como, y elige en el desplegable Tipo: Libro de Excel 97-2003.

Para recuperar un archivo de hoja de

clculo, podemos buscar el archivo y hacer
doble clic en su nombre, o bien abrir Excel,
pinchar en la ficha Archivo, elegir Abrir y
en la ventana que sale localizar el archivo,
seleccionarlo y pinchar el botn Abrir.
Si el archivo a abrir ha sido usado
recientemente, podemos pinchar en
Reciente y seleccionarlo de la lista que sale.

1.4 TIPOS DE CURSORES DE EXCEL.

Cursor de edicin: sale cuando escribimos en la celda activa y tenemos el ratn dentro de ella.
Cursor normal: sale por defecto y tambin cuando seleccionamos una celda o un rango de celdas.

Cursor para copiar o mover celdas: sale cuando acercas el ratn al permetro de la celda activa.
Cursor del botn de llenado: sale cuando acercas el ratn al botn de llenado de la celda activa.
1.5 SELECCIONAR CELDAS.
Gran parte del trabajo que realices con Excel se basa en efectuar una seleccin de una o varias celdas y despus
elegir un comando para aplicrselo. De esta forma realizars la accin del comando en las celdas seleccionadas. Por
ejemplo, una vez hecha una seleccin podrs copiar, mover, borrar, cambiar el tamao, tipo y color de letra, etc.
1.5.1

SELECCIONAR UN RANGO DE CELDAS.

Si quieres aplicar un comando a ms de una celda, debes seleccionar un rango. Para ello pincha en una celda (por
ejemplo B4) y sin soltar el botn del ratn, arrstralo hasta otra celda (por ejemplo E6). Observa que quedan
resaltadas todas las celdas del rango excepto la primera. Esto indica que la primera celda del rango es la celda activa.
Observa que, por el simple hecho de
tener un rango de celdas seleccionado,
Excel nos informa en la lnea de estado
del promedio (en este caso
833,3333333), del recuento (en este
caso 12 celdas) y de la suma (en este
caso 10000) de las celdas
seleccionadas, y todo ello sin
necesidad de usar ninguna funcin ni
ninguna frmula.

Otra forma de seleccionar un rango es pinchar una celda, pulsar la tecla Maysculas y pinchar otra celda. Por
ejemplo, pincha B3, pulsa Maysculas y pincha E8.
Tambin se puede seleccionar un rango con el teclado, pulsando la tecla Maysculas y las flechas del cursor.
Si el rango seleccionado no es el deseado, vuelve a hacerlo pinchando en una celda y arrastrando hasta otra celda.
Si quieres seleccionar varias celdas salteadas, pincha la primera, pulsa la tecla Control y pincha la ltima. Por
ejemplo, pincha A1, pulsa Control y pincha A8.
Nota: se ha mencionado la palabra frmula y la palabra funcin. Las diferencias entre ellas son las siguientes:
Frmula: es una expresin matemtica inventada por el usuario, como A1+A2+A3.
Funcin: es una palabra que proporciona Excel para realizar un cierto clculo y que siempre tiene argumento(s)
entre parntesis, como SUMA(A1:A3).
1.5.2

SELECCIONAR UNA O VARIAS FILAS.

Si quieres seleccionar una fila completa, haz clic en el nmero de la fila.

Por ejemplo, pincha en la fila nmero 4 y vers toda la fila resaltada excepto la celda A4, que es la celda activa.

Si quieres seleccionar varias filas completas, haz clic en el nmero de la primera fila a seleccionar y sin soltar el botn
del ratn, arrastra hacia a arriba o hacia abajo hasta el nmero de la fila que quieras.
Por ejemplo, pincha en la fila nmero 4, arrastra el ratn hasta la fila nmero 8 y vers todas esas filas resaltadas
excepto la celda A4, que es la celda activa.
Si quieres seleccionar filas salteadas, pincha en la primera, pulsa la tecla Control y pincha en la ltima.

1.5.3

SELECCIONAR UNA O VARIAS COLUMNAS.

Si quieres seleccionar una columna completa, haz clic en la letra de la columna.
Por ejemplo, pincha en la columna A y vers toda la columna resaltada excepto la
celda A1, que es la celda activa.
Si quieres seleccionar columnas salteadas, pincha en la primera, pulsa la tecla
Control y pincha en la ltima.

Si quieres seleccionar varias columnas completas, haz clic

en la letra de la primera columna a seleccionar y sin soltar
el botn del ratn, arrastra hacia la derecha o hacia la
izquierda hasta la letra de la columna que quieras.
Por ejemplo: pincha en la columna B, arrastra el ratn
hasta la columna E y vers todas esas columnas resaltadas
excepto la celda B1, que es la celda activa.

1.5.4

SELECCIONAR TODA LA HOJA.

Si quieres aplicar un comando a toda la hoja te conviene usar un atajo, sobre todo si este archivo contiene mucha
informacin. El atajo consiste en hacer clic en el botn que est situado en la interseccin de los nmeros de filas y
las letras de columnas, es decir, por encima de la fila 1 y a la izquierda de la columna A.
Con esto se resaltar toda la hoja excepto
la celda A1, que es la celda activa.
1.5.5

BORRAR UNA SELECCIN.

Una vez seleccionada una celda o un rango (una o varias filas, una o varias columnas, o toda la hoja), puedes borrar
toda la seccin pulsando la tecla Supr.
Nota: si tienes activa la tecla Bloquea Desplazamiento y usas las teclas del cursor para mover la celda activa, vers
que no se mueve la celda activa, sino toda la hoja de clculo.
OPERACIONES CON VARIAS HOJAS SIMULTNEAMENTE.
A veces interesa operar con nmeros que estn repartidos en varias hojas y obtener el resultado en una hoja
diferente. Para ello, en la expresin que se necesite, hay que anteponer los nombres de las hojas implicadas,
seguidas de una admiracin cerrada.
Ejemplo de suma con nmeros en varias hojas: en un libro nuevo, en la Hoja1, en una celda cualquiera, introduce un
nmero (por ejemplo A1=10). Despus ve a la Hoja2, a una celda cualquiera e introduce otro nmero (por ejemplo
B2=20). Ahora ve a la Hoja3, a una celda cualquiera (por ejemplo C3), introduce la expresin siguiente:
=Hoja1!A1+Hoja2!B2 y obtendrs como resultado 30.
1.6 COPIAR CELDAS O RANGOS.
Hay varias formas de copiar celdas o rangos, pero la ms sencilla es mediante el portapapeles o portafolio.
Por ejemplo, vas a copiar el contenido de la celda A1 (la palabra GASTOS) a la celda E1. Para ello haz clic con el botn
derecho del ratn en la celda A1 y del men contextual que sale elige Copiar. Despus haz clic con el botn derecho
del ratn en la celda E1 y del men contextual que sale elige Pegar.
Otro modo de copiar es acercar el ratn al permetro de la celda original, pulsar la tecla Control y arrastrar la celda al
lugar de destino. Por ejemplo selecciona A1, acerca el ratn a su permetro, pulsa la tecla Control y arrstrala a A3.
1.7 MOVER CELDAS O RANGOS.
Hay varios modos de mover celdas o rangos, pero el ms fcil es mediante el portapapeles o portafolio. Por ejemplo,
vas a mover el contenido de la celda A8 (la palabra TOTAL) a la celda F8. Para ello, sita la celda activa en A8, haz clic
con el botn derecho del ratn en dicha celda y del men contextual que sale elige Cortar. Despus sita la celda
activa en F8, haz clic con el botn derecho del ratn en dicha celda y del men contextual que sale elige Pegar.

Otro modo de mover es acercar el ratn al permetro de la celda original y arrastrarla al lugar de destino. Por
ejemplo, selecciona A8, acerca el ratn a su permetro y arrstrala a A10.
1.8 COPIAS INTELIGENTES Y RANGOS AUTOMTICOS.
En la celda activa puedes aprovechar su botn de llenado (el cuadradito situado en su esquina inferior derecha), para
crear copias inteligentes y rangos automticos. Ya has usado el botn de llenado para crear una copia inteligente,
arrastrando la frmula que hay en la celda B8 hasta la celda E8. As te has ahorrado teclear todas las frmulas.
Adems he aqu el modo de usar el botn de llenado para obtener automticamente otras cosas interesantes:
DIAS DE LA SEMANA. En una hoja nueva, teclea en la celda A1 la palabra lunes. Despus pincha el botn de llenado y
arrastra el ratn hacia la derecha. Vers que van apareciendo consecutivamente, martes, mircoles, jueves, viernes,
sbado, domingo.

Observa que a la derecha sale el botn Opciones de autorrelleno

. Si pinchas ese botn salen estas opciones:
Copiar celdas. Repite la palabra lunes.
Serie de relleno. Es la opcin por defecto y, en este caso, pone todos los das de la semana.
Rellenar formatos slo. Copia slo el formato de las celdas (color, relleno, tipo y tamao de letra, etc).
Rellenar sin formato. Pone todos los das de la semana pero sin el formato (si lo tiene) de la celda original.
Rellenar das. Pone todos los das de la semana (como la opcin Serie de relleno).
Rellenar das de la semana. Pone slo los das laborables (de lunes a viernes).
FECHAS. Teclea una fecha, pincha el botn de llenado y arrastra el ratn hacia abajo
o hacia la derecha hasta donde quieras. Si ahora pinchas el botn Opciones de
autorrelleno
salen 8 opciones. Las 6 primeras son las mismas recin explicadas y
las 2 ltimas son:
Rellenar meses. Va incrementando en cada celda los meses en vez de los das,
es decir: 12/12/2016, 12/01/2017, 12/02/2017, etc.
Rellenar aos. Va incrementando en cada celda los aos en vez de los das, es
decir: 12/12/2016, 12/12/2017, 12/12/2018, etc.

HORAS. Teclea una hora, pincha el botn de llenado y arrastra el ratn hacia abajo o
hacia la derecha hasta donde quieras. Por defecto la diferencia entre celdas es una
hora. Si quieres que la diferencia sea distinta (por ejemplo media hora) teclea, por
ejemplo, en una celda 12:00 y en la siguiente 12:30. Selecciona ambas celdas y
arrastra el ratn.

MESES DEL AO. Teclea en la celda A1 la palabra enero. A continuacin pincha el botn de llenado y arrastra el ratn
hacia la derecha. Vers que van apareciendo consecutivamente, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto,
septiembre, octubre, noviembre, diciembre.

SERIES DE NMEROS. Escribe un 2 en la celda A14 y un 4 en la celda B14. Selecciona ambas celdas. Pincha el botn
de llenado y arrastra el ratn hacia la derecha. Vers que van apareciendo consecutivamente, 6, 8, 10, 12, 14, etc.

Escribe un 1 en la celda J1 y un 2 en la celda J2. Selecciona ambas celdas. Pincha el botn de llenado y arrastra el
ratn hacia abajo. Vers que van apareciendo consecutivamente, 3, 4, 5, 6, 7, etc.
El hecho de poner 2 nmeros para crear una serie, es para que Excel vea el intervalo (diferencia entre uno y otro
nmero). Si ponemos un solo nmero, Excel crear copias de l, en vez de una serie.
Si en una celda hay una palabra y despus un nmero, es innecesario teclear dos
celdas consecutivas. Por ejemplo, para contabilizar los votos de un determinado
colegio electoral, en la celda A17 teclea Colegio 1. A continuacin pincha el botn de
llenado, arrastra el ratn hacia abajo hasta la celda A20 y saldr lo siguiente:

NMEROS ORDINALES. Teclea en una celda 1, arrastra la celda con el botn de llenado y aparecern 2, 3, 4, etc.

LISTAS PERSONALIZADAS. Adems de das de la semana y meses del ao, se pueden crear en Excel listas de palabras
personalizadas, como las estaciones del ao, nombres de personas de un club, etc. Para ello pincha en la ficha
Archivo, pincha en Opciones, en la ventana que sale, de la columna de la izquierda selecciona Avanzadas, y de la
seccin General, pincha el botn Modificar listas personalizadas. Sale la ventana siguiente:

Asegrate de que est seleccionada la lista personalizada NUEVA LISTA y escribe en el apartado Entradas de lista las
palabras que quieras. Por ejemplo escribe Primavera y pulsa Intro, Verano y pulsa Intro, Otoo y pulsa Intro, Invierno
y pulsa Intro. Despus pincha el botn Agregar y vers que las palabras que has tecleado aparecen en ltima
posicin de las Listas personalizadas. Pincha el botn Aceptar y tambin acepta el cuadro Opciones de Excel.

A partir de ahora, siempre que escribas en una celda Primavera y uses el botn de llenado, saldrn a continuacin
Verano, Otoo, Invierno. Esto ser as para todas las hojas de clculo que hagas.
Si deseas borrar alguna lista personalizada que hayas creado, saca el cuadro de dilogo Listas personalizadas,
seleccinala y pincha el botn Eliminar.
Tambin puedes crear una lista personalizada a partir de unas palabras ya escritas en celdas de Excel. Por ejemplo
teclea en las celdas, desde A1 hasta A10: Primero, Segundo, Tercero, , Dcimo. Despus saca el cuadro de dilogo
Listas personalizadas, pincha el botn Importar lista desde las celdas

y sale esta ventana:

Selecciona el rango de 10 celdas que acabas de teclear y sale esta ventana:

Pincha el botn
para volver al cuadro de dilogo anterior, en el que pinchas el botn Importar y las palabras
seleccionadas salen al final del apartado Listas personalizadas.

A partir de ahora siempre que escribas en una celda Primero y la arrastres con el botn de llenado, saldrn a
continuacin los nmeros ordinales hasta el Dcimo. Esto ser as para todas las hojas de clculo que hagas.
Funcin PROMEDIO. En la hoja Gastos, calcula la media de gastos de casa, comida y ocio de todo el ao.
Teclea en la celda F3 PROMEDIO, teclea en F4=PROMEDIO(B4:E4) y arrastra la funcin a F5 y F6.
Tambin puedes teclear en F4=PROMEDIO( pinchar la celda B4, arrastrar hasta la celda E4 y pulsar Intro.
Esto equivale a teclear en F4=SUMA(B4:E4)/4

1.9 VER LAS FORMULAS EN LAS CELDAS.

En ocasiones es interesante que las celdas muestren las frmulas empleadas en la hoja de clculo para poder
imprimirlas. Por ejemplo, pincha en la ficha Frmulas, ve al grupo Auditora de frmulas y pincha el botn Mostrar
frmulas

. Tambin puedes pulsar Ctrl+` (Control + acento cataln), y saldr algo como lo siguiente:

Observa que en la casilla C1 se ha tecleado 18% y sin embargo, al mostrar las frmulas en las celdas, aparece 0,18.
Para ver otra vez la hoja con los datos y los resultados, pincha de nuevo el botn Mostrar frmulas
Ctrl+`

o pulsa

Ejemplo. Haz una hoja de clculo para resolver sistemas de ecuaciones de 1 grado (2 ecuaciones con 2 incgnitas).
La solucin de x est en A11=(C5*B8-C8*B5)/(A5*B8-A8*B5)
La solucin de y est en B11=(A5*C8-A8*C5)/(A5*B8-A8*B5)

1.10 LISTAS DESPLEGABLES.

Para facilitar la entrada de datos en Excel, o para limitar las entradas a determinados elementos que definas, puedes
crear una lista desplegable de entradas vlidas que se compila a partir de celdas de otra parte del libro. Al crear una
lista desplegable para una celda, se muestra una flecha en la celda. Para introducir informacin en esa celda, pincha
en la flecha y despus pincha en la entrada que quieras seleccionar.
Para crear una lista desplegable sigue estos pasos:
1. Crea la hoja de clculo en la que usars listas desplegables. Por ejemplo, nombres de personas y continentes.
2. En unas celdas vacas, crea un rango de celdas (horizontal o vertical) con los datos que necesites que tenga la
lista desplegable. Para que despus sea rpido buscar esos datos, es buena idea teclearlos en orden alfabtico.
Por ejemplo: frica, Amrica, Asia, Europa, Oceana.
3. Selecciona las celdas de la hoja de clculo donde quieres que aparezcan las listas desplegables. Por ejemplo, las
celdas que hay bajo la columna correspondiente al continente.
4. Ve a la ficha Datos, al grupo Herramientas de datos y pincha el botn Validacin de datos.
5. Sale el cuadro de dilogo Validacin de datos. En la ficha Configuracin, en la lista desplegable Permitir, elige
Lista. En Origen indica el rango donde estn los elementos que quieres que formen parte de la lista desplegable,
(en este caso los 5 continentes) pulsa Intro y acepta el cuadro de dilogo.
6. Si lo deseas, oculta (no borres) la columna o fila donde has tecleado el rango con los datos para la lista
desplegable. Para ocultar dicho rango, selecciona la columna (o fila) donde se encuentran, haz clic con el botn
derecho y elige Ocultar. Si posteriormente quieres visualizar la columna (o fila) ocultada, pon el puntero del
ratn entre ambas columnas (o filas), pincha y arrastra para que se muestre dicha columna (o fila).

1.11 INMOVILIZAR FILAS Y COLUMNAS.

A veces no se usa Excel para clculo matemtico (que es su funcin principal), sino para manejar informacin en
forma de tabla. Para esto es mejor usar la base de datos Access, o incluso el procesador de textos Word, pero Excel
tambin puede ser interesante al respecto. Antes de seguir, hay que aclarar que lo siguiente no es una tabla tpica de
Excel (ms adelante veremos tablas), sino un modo de manejar informacin organizada en forma de tabla.
Por ejemplo, abre el archivo Personas.xlsx y observa que tiene tantas columnas y tantas filas que no se ven todas a
la vez en la pantalla, as que en vez de bajar el nivel de zoom para verlo todo, quiz te interese lo siguiente:
Inmovilizar la 1 fila para que se vean siempre los campos (NOMBRE, SEXO, DNI, etc) aunque desplaces toda la
informacin arriba o abajo. Para ello ve a la ficha Vista, al grupo Ventana, pincha el botn Inmovilizar y elige
Inmovilizar fila superior. Para dejarlo como estaba, del botn Inmovilizar elige Movilizar paneles.
Inmovilizar la 1 columna para que se vean siempre los nombres de las personas aunque desplaces toda la
informacin a derecha o izquierda. Para ello ve a la ficha Vista, al grupo Ventana, pincha el botn Inmovilizar
y elige Inmovilizar primera columna. Para dejarlo como estaba, del botn Inmovilizar elige Movilizar paneles.
Inmovilizar paneles. Antes de seleccionar esta opcin, pincha la celda que quieres tomar como referencia para
inmovilizar al mismo tiempo la fila superior y la primera columna. Por ejemplo selecciona la celda B2, como
ves a continuacin. Si ahora mueves las barras de desplazamiento, vers que siempre estn visibles la fila
superior y la primera columna. Para dejarlo como estaba, del botn Inmovilizar elige Movilizar paneles.