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2012
CONVENCIONES
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Sistema de Gestin PblicaManual de Procedimientos para Fondos en Avance
Contenido
CONVENCIONES .................................................................................................. 4
1
INTRODUCCION: ........................................................................................... 6
3.1
3.2
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
PROCESO 7. Elaboracin del Documento de Priorizacin de
Pago 12
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
4.12.1
4.12.2
4.12.3
4.12.4
4.12.5
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Sistema de Gestin PblicaManual de Procedimientos para Fondos en Avance
ADMINISTRACIN Y PAGO
FONDOS EN AVANCE
1 INTRODUCCION:
Este procedimiento permite, mediante el Sistema de Gestin
Pblica SIGEP, efectuar el pago de Fondos en Avance,
este procedimiento permitir determinar las atribuciones del
funcionario designado para la administracin del fondo en
avance y establecer el procedimiento de desembolso y
administracin del fondo en avance dentro del SIGEP.
3 DESCRIPCION
DEL
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIN Y PAGO DE FONDOS
AVANCE
DE
EN
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Fondo en Avance
Fondo en Avance es un monto
determinado
de
dinero
entregado a un funcionario en
base a la solicitud, realizada por
una unidad de la entidad,
destinado
a
cubrir
requerimientos
por
gastos
especficos.
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Descripcin
Perfiles
Perfil
5
Operador de
ejecucin del
gasto
Perfil24
Aprobador de
Ejecucin de
Gasto
Perfil5
Operador de
ejecucin del
gasto
Perfil24
La Unidad financiera procede a Aprobar Aprobador de
C-31 Sin Imputacin Presupuestaria.
Ejecucin del
gasto
Perfil69
El responsable de la Unidad Financiera Encargado de
procede a firmar el C-31 Sin Imputacin Firma
de
Presupuestaria
Comprobantes
de Gastos
El Usuario de la Unidad de Tesorera
Perfil76
elabora el documento de Priorizacin de
Operador de
Pago a(l) (los) Beneficiario(s) ,afecta el
Priorizacin de
saldo de la
CUM
y las libretas
Pagos
correspondientes
El usuario de la Unidad de Tesorera Perfil77
aprueba el (los) documento(s) de Aprobador de
Priorizacin de Pago
y el sistema Priorizacin de
genera el C-31 de pago.
Pagos
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Perfil78
El usuario Responsable de Impresin de Responsable
Cheques imprime el cheque.
de Impresin
de Cheques
10
11
79
El usuario encargado procede a
Responsable
ENTREGAR el (los) cheque(s) a los
de Entrega de
beneficiarios
cheques
12
12.4
12.5
13
13.1
Perfil5
Operador de
Ejecucin del
Gasto
Perfil24
La Unidad Financiera aprueba el Aprobador de
documento de reversin.
Ejecucin del
Gasto
LA
Unidad
Financiera,
registra
Perfil104
comprobante
de
Cambio
de
Registro
de
Imputacin al documento original C-31
Ejecucin de
Sin Imputacin presupuestaria, registrado
Gastos
de
la afectacin presupuestaria segn
Regularizacin
descargo. Verifica el documento.
Perfil104
Registro
de
La Unidad financiera procede a Aprobar
Ejecucin de
el Cambio de Imputacin al C-31s.
Gastos
de
Regularizacin
Devolucin de Saldo de Fondos en
Avance
Si existe una devolucin con boleta de
depsito, la Unidad Financiera registra el PerfilOperador
comprobante
de
reversin
al de Ejecucin
documento original C-31 Sin Imputacin del Gasto
Presupuestaria. Verifica el documento.
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Perfil
La Unidad financiera procede a Aprobar
Aprobador de
13.2 la reversin del C-31 Sin Imputacin
Ejecucin del
Presupuestaria
Gasto
el
Preventivo
Datos Generales
Deber marcar PREVENTIVO en la etapa del gasto
y seleccionar la clase de gasto que corresponda.
Detalle Presupuestario
Se debe seleccionar el objeto de gasto que se
prev afectar.
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Datos Generales
Seleccionarla clase de gasto 1 ANTICIPOS.
Beneficiarios
Registra al beneficiario que corresponda.
Detalle Contable
Afecta la cuenta contable 11390 Fondos en
Avance
Dbitos
originados
por
la
entrega de fondos con cargo a
rendicin de cuentas, a un
funcionario
formalmente
autorizado, para que los utilice
en
el
pago
de
gastos
especficamente sealados y de
carcter
extraordinario.
A
efecto de presentacin de
estados financieros, esta cuenta
debe ser liquidada al cierre de
gestin fiscal.
del
Documento
de
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Priorizacin
El usuario debe seleccionar
tipo de documento Sin
Imputacin
presupuestaria
para que el sistema filtre el
comprobante
que
corresponde.
Datos de la Priorizacin;
Criterios;
Tipo Formulario: debe seleccionar de la lista de
valores la opcin Ejecucin del Gasto.
Tipo Documento: debe seleccionar de la lista de
valores la opcin Sin Imputacin.
Datos Generales: el usuario podr efectuar el filtro
del documento segn los criterios.
Documentos Cargados;
Al pulsar Cargar Documentos, automticamente el
sistema generar un Nmero de Priorizacin, la fecha
de priorizacin y el monto.
El usuario debe salir a la pantalla principal, entonces el
sistema generar una pantalla en la cual se muestra el
estado de la priorizacin del documento de acreedor,
mismo que queda en estado PENDIENTE.
4.8 PROCESO 8.
priorizacin
Aprobacin
del
documento
de
Aprobacin de Priorizacin
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Al elaborar la priorizacin se
debe tomar nota del nmero
de priorizacin para poder
identificarlo al momento de la
aprobacin.
Impresin de Cheque
Para verificar que el
nombre o razn social del
beneficiario se selecciona
el cono
. Se puede
acceder tambin a la
vista previa del cheque.
Nmero de Cheque;
Cdigo Micra;
Formato de Cheque;
Se imprime en: para este caso se deber elegir la
opcin Beneficiario, por corresponder al
documento de pago acreedor.
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Tesorera
Pagos
Priorizacin
Datos Generales
En tipo de documento selecciona de la lista de valores
la opcin Reversin.
Marca el momento de Gasto Preventivo.
El sistema habilitar el ampo Nmero de Preventivo,
donde se ingresar el que corresponde al
comprobante con imputacin presupuestaria.
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Beneficiario
Recordar que el beneficiario
ser el responsable del fondo
en avance, quien realizar la
correspondiente rendicin de
cuentas
con
la
documentacin de respaldo.
Reversin
Recordar que la reversin
significar la anulacin total o
parcial
del
registro
consolidado,
los
montos
correspondientes
se
consideran
cantidades
negativas, para lo cual es
necesario que se registren
consigno negativo.
Montos
En este paso el sistema copia la glosa del documento
original, el usuario deber introducir el monto
(negativo) que corresponde al Total Autorizado.
Detalle Presupuestario
El usuario selecciona el mismo objeto del gasto
registrado en el comprobante original.
Datos Generales
En tipo de documento, el usuario selecciona de la lista
de valores la opcin Cambio de Imputacin.
El sistema habilitar el campo N C31 SIP, donde se
deber registrar el nmero de comprobante sin
imputacin presupuestaria que se registr en el
proceso 3.
De la lista de valores se debe seleccionar la clase de
gasto a la que se afectar.
Monedas y Montos
Se registra el lquido pagable que corresponde segn
el descargo presentado por el responsable del fondo
en avance.
Detalle presupuestario
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Cambio de Imputacin
Esta modificacin permitir
cambiar las cuentas auxiliares
imputaciones presupuestarias,
generando un comprobante
de ejecucin del gasto en las
etapas
de
preventivo,
compromiso, devengado y
pagado simultaneo; debido a
que el cambio de imputacin
se
realiza
sobre
un
documento pagado, sin que
exista
cambio
en
el
movimiento de fondos.
C-31 CDI
Al seleccionar el nmero de
comprobante SIP el sistema
de
manera
automtica
generar
los
datos
del
documento original.
segn
los
Detalle Contable
El usuario selecciona la cuenta contable del
documento original, el importe que se registrar ser
negativo.
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Perfil
Registro
de
Comprobantes de Ejecucin
de Gastos de regularizacin
Se utilizar este perfil y no el
Operador de Ejecucin de
Gastos ya que se gener el
pago.