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Consejos de Administracin del Tiempo

1.

Identifica las actividades en tu da que consumen tu tiempo.


Mantn algn control sobre cunto tiempo dedicas a leer e-mails a
navegar en Internet y a hablar por telfono. Estos son algunos de los
ms conocidos ladrones de tiempo. Una vez que identifiques cunto
tiempo le dedicas a estas actividades, seguramente podrs ahorrar
algo de tiempo en estas reas.

2.

Comienza por establecer objetivos alcanzables. An los ms


sencillos objetivos pueden contribuir con tus habilidades de
administracin del tiempo. Define algn objetivo sencillo -como por
ejemplo no leer los e-mails personales durante el horario laboral
durante una semana o archivar la correspondencia el mismo da que
llega en lugar de apilarla. Una vez que alcances alguno de estos
pequeos y simples objetivos, podrs continuar con algo ms
ambicioso. Para cuando te des cuenta, el problema de administracin
del tiempo ser algo del pasado!

3.

Define un plan para la administracin de tu tiempo. Por qu?


Simplemente porque, tal vez, tus esfuerzos no se noten hasta que
comiences a realizar el seguimiento del progreso que irs logrando.
Puedes crear un pequeo esquema con el plan que te haz propuesto y
ubicarlo en tu escritorio en algn lugar fcilmente visible. Completa all
qu planeas hacer y cundo realizaste esa actividad. Esto de permitir
ver rpidamente qu necesitas hacer. Adems, en la medida en que
vayas completando cada uno de los tems, sentirs gran satisfaccin.
Esto redundar en motivacin para continuar con el plan previsto y muy
pronto sers un experto en productividad y administracin de tu tiempo.

4.

Encuentra el sistema de administracin del tiempo que se


adapte a tu necesidad. Tendrs que llevar el control de tus objetivos
de alguna manera. Ya sea en tu computadora, en tu agenda, en tu
calendario, en tu Palm, en fin, de la manera que mejor te convenga. La
clave es encontrar algo que te resulte adecuado. Lo importante es
mantener slo un sistema ya que tener sistemas diferentes para las
cosas de la oficina y las cosas de casa muchas veces nos induce a
confusin.

5.

Utiliza la opcin de recordatorios de tu calendario. Ya sea que


uses el calendario del Outlook u otro sistema de correo electrnico o tu
Palm o hand-held, utiliza la funcin de alarmas. Te ayudar a recordar
qu has planeado para un determinado bloque de tiempo.

6.

Dedica algunos minutos cada maana a revisar tu listado de


tareas. Decide primero qu necesitas hacer durante el da. Luego,

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prioriza los tems que absolutamente debes hacer. Es importante


realizar esto cada maana para adquirir el hbito de priorizar. Ha sido
demostrado que si logras hacerlo durante 21 das, habrs adquirido el
hbito. Por lo tanto, mantn la rutina y en unas pocas semanas lo
estars haciendo de manera automtica cada maana.
7.

Delega todo lo posible. Si necesitas pasar por la tintorera, llenar el


tanque de nafta y parar en la verdulera camino al trabajo, considera
pedirle a tu esposo o esposa que realice alguna de esas actividades por
ti. A veces, solicitar un poquito de ayuda puede ahorrarte muchos
dolores de cabeza y liberar tiempo en tu agenda para que las cosas
fluyan sin problemas.

8.

Comienza una rutina y compromtete con tu agenda. Rutina y


agenda dos palabras que la mayora de le gente le disgustan son las
dos palabras ms importantes cuando se trata de administrar
eficazmente el tiempo. Necesitas establecer una rutina y una agenda, y
necesitas proponerte cumplir con ello cuanto sea posible. Hazte un
favor: involucra a toda tu familia. Si todos son concientes de qu se
espera que hagan, las cosas funcionarn sin inconvenientes.

9.

No pierdas tiempo esperando. Un tema particular por el cual mucha


gente se queja es el tiempo dedicado a esperar. En lugar de
simplemente esperar a que el mdico te atienda o a que cambien el
aceite de tu auto, llvate algo para hacer mientras esperas. Podras
llevar tu lista de tareas, o tu chequera si necesitas revisar los saldos o
cualquier otra cosa que puedas hacer mientras esperas.

10.

Comprende de qu se trata realmente la administracin del


tiempo. Administrar el tiempo no significa solamente saber
exactamente a qu dedicas tu tiempo significa encontrar formas de
cambiar tu rutina para ser lo ms productivo posible. Significa no
comprometerse ms de lo posible. Significa mantener cierto balance.
Este balance es la clave para lograr hacer las cosas ms importantes
primero, sin dejar de lado el tiempo necesario para disfrutar de tu vida.

11.

Jams permitas que el trabajo interfiera con tu necesario tiempo


de inactividad. Sea que necesites tomarte los fines de semana, o una
hora por la maana para ir al gimnasio, o algunas horas para ver
televisin, tmate el tiempo necesario para recargar tu energa. De esta
manera sers ms efectivo. Marca o bloquea el tiempo necesario para
tu esparcimiento y compromtete con ello de la misma manera que lo
haces con cualquier otra actividad laboral.

12.

Establece un tiempo todos los das para trabajo ininterrumpido.


Sea cual sea la tarea en la que tienes trabajar, prioriza tener cada da
un bloque de tiempo para trabajar ininterrumpidamente en ese asunto.
Si esto resulta imposible para ti, al menos intenta minimizar las

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interrupciones cuanto sea posible. Este tiempo te permitir enfocarte en


hacer las cosas que tienes que hacer y la sensacin de haberlo logrado
contribuir de tal manera que sers ms productivo durante el resto del
da.
13.

Lleva el control de tus actividades diarias. Por una semana, lleva


contigo un cuaderno y anota todo lo que haces en el transcurso del da.
Esto es muy til ya que te permitir tener un punto de referencia a
partir del cual tendrs claro en que reas debers esforzarte para
administrar mejor el tiempo. Esta informacin te permitir identificar los
puntos obvios en los cuales pierdes tiempo (podra ser que fuiste al
supermercado tres veces en la semana o que te pasaste diez minutos
todos los das buscando las llaves del auto, etc.). Cuando efectivamente
ves a qu le dedicas tu tiempo, fcilmente podrs mejorar.

14.

Habla con otras personas que tambin estn trabajando en el


desarrollo de sus habilidades de administracin del tiempo.
Prcticamente todo el mundo lucha con la administracin del tiempo.
Encuentra amigos o colegas que tambin estn trabajando en ello y
habla sobre tus logros, tus dificultades y tus descubrimientos. Como con
cualquier otra cosa, tener un grupo de contencin es una manera
excelente de incrementar las posibilidades de xito.

15.

Determina qu es lo ms importante. Si ests trabajando sobre la


administracin del tiempo en el trabajo, identifica cules son las
funciones ms crticas dentro de tu posicin o rol. Si ests trabajando
en ello y tienes inconvenientes en el manejo de las tareas de tu hogar,
determina cuales actividades son las ms importantes. Arma una lista
con las prioridades definidas. Esto te permitir fcilmente tomar una
decisin cuando debas dejar algo de lado.

16.

Nunca te preguntes si sientes ganas de hacer algo. Todos nos


enfrentamos a cosas en la vida que no tenemos ganas de hacer y si
dedicramos menos tiempo a no querer hacerlas y ms tiempo a
hacerlas, piensa cuanto ms productivos seramos! Por lo tanto, la
prxima vez que te sorprendas pensando en las pocas ganas que
sientes de hacer tal o cual cosa, simplemente hazla! Evita perder tu
valioso tiempo pensando en que no sientes ganas de hacerlo.

17.

Identifica tu horario de alto desempeo. Todos tenemos diferentes


momentos en el da en el que somos ms eficientes. Presta atencin a
los momentos en los que logras hacer ms cosas y luego asegrate de
utilizar ese tiempo para las tareas ms importantes. Si eres ms
efectivo durante la maana, haz el esfuerzo de llegar temprano a la
oficina. Si encuentras que el mejor momento para ti es por la tarde,
podra ser una buena idea ir a trabajar ms tarde y retrasar un poco el
horario de finalizacin.

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18.

Toca cada papel solamente una vez. Este es un gran truco de


administracin del tiempo; tocar cada papel una sola vez. Toma una
decisin al respecto la primera vez que lo tomas en tus manos; o lo
archivas, o lo tiras. Si lo logras, inmediatamente notars que el tiempo
que dedicas a buscar cosas entre pilas de papeles disminuye
considerablemente.

19.

S flexible. Si encuentras que tu agenda est colmada o totalmente


desbordada, s realista y acepta que muchas veces no puedes terminar
algo en un solo da. No logrars nada torturndote al respecto. En lugar
de eso, dedica algn tiempo a comprender porqu ests tan ocupado y
buscar de qu manera puedes eliminar algunas cosas.

20.

No olvides dedicar tiempo para ti. Asegrate de asignar en tu


agenda algo de tiempo personal en algn momento cada da. Aunque
sean unos pocos minutos es importante no dejar esto de lado. Ya sea
que quieras salir a caminar, ver tu programa de televisin favorito o
darte un largo bao relajante, dedcate algo de tiempo. No consideres
que esto es tiempo perdido. Recuerda que tomar cierto tiempo para
recargar tu energa te permitir ser ms productivo y eficiente en otras
tareas que debes completar.

21.

No permitas que la tecnologa sea una molestia en lugar de una


ayuda. Si utilizas una Palm, hand-held u otro dispositivo de esta
naturaleza, aprende a utilizarlo. Muchas veces cambiamos un equipo
por otro ms nuevo y pasamos ms tiempo intentando comprender
como funciona que terminando una tarea concreta que debemos
realizar. Lo mismo sucede con los calendarios electrnicos y otras
maravillas tecnolgicas. Muchas veces, el viejo papel y lpiz son la
mejor opcin.

22.

Mantn tu bandeja de entrada del correo electrnico ordenada.


Cuando lees un e-mail toma alguna decisin al respecto. Si es SPAM
(correo no deseado), elimnalo. Si lo respondiste y no necesita ser
archivado, elimnalo y si es importante archvalo. Pero no dejes que tus
e-mails se acumulen en tu bandeja de entrada hasta que tienes cientos
de ellos para procesar. Esto te tomar demasiado tiempo y puede ser
una fuente de ansiedad el simple hecho de saber que tienes por delante
un trabajo semejante.

23.

Aprende a utilizar los filtros anti-SPAM en tu correo electrnico.


En esta poca la mayora de la gente dedica mucho tiempo a filtrar su
e-mail para determinar qu es SPAM. Los filtros anti-SPAM pueden
eliminar varios minutos por da que podrs dedicar a otras cosas.

24.

Mantn ms de una lista de tareas. En lugar de tener una sola,


enorme lista, opta por armar un sistema de listas. De esta manera,
tendrs todo ms y mejor organizado. Adems, claramente si tienes un

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listado enorme de tareas por hacer, al leerlo instantneamente te


sentirs abrumado. Los sistemas de listas subdivididas son una gran
alternativa. Podrs genera listas por categoras: lista de cosas para
hacer hoy, lista de proyectos generales, lista de temas delegados o que
esperan respuestas de terceros, listas detalladas de acciones a realizar
por proyecto, etc.
25.

Distingue entre pequeos y grandes proyectos. Claramente, los


grandes proyectos requieren muchas pequeas tareas a completar y los
pequeos proyectos tal vez incluyan slo una accin. Mantn un control
de las tareas asociadas a cada proyecto. Al desglosar los grandes
proyectos en tareas ms pequeas y manejables vers ms
explcitamente el progreso que vas logrando.

26.

Utiliza el mtodo ABC para priorizar. Puedes utilizar el mtodo en el


cual los proyectos A son importantes porque contribuirn al xito en el
largo plazo. Los proyectos B son importantes pero no urgentes y los
proyectos C son los que sera bueno hacer cuando tengas tiempo.
Siempre comienza con las actividades marcadas con A y desglsalas
en otras acciones ms pequeas para poder terminarlas ms
rpidamente. Luego pasa a las tareas o proyectos B y finalmente si
tienes tiempo a las tareas marcadas con C.

27.

Mide las tareas de acuerdo a su urgencia e importancia. No ests


seguro cmo priorizar todas las cosas que tienes que hacer? Mira cada
tarea y determina cuan urgente y cuan importante es. Aunque algo sea
importante, puede no ser urgente. Y, slo porque algo no es
importante, no significa que no sea urgente (o que tenga alguna fecha
particular de vencimiento). El lugar ms lgico para comenzar es por
realizar las que son tanto urgentes como importantes.

28.

No permitas que las emociones negativas te impidan completar


una tarea. Si te encuentras con que tus emociones te impiden
completar una tarea, dedica algn tiempo a determinar las causas y
busca formas de aliviar esos sentimientos para que puedas conseguir
hacer lo que tienes que hacer.

29.

Escucha audio libros sobre superacin personal. Hay muchos y


diferentes libros que estn actualmente disponibles en formato MP3. Los
audio-libros son ideales para escuchar mientras te trasladas de un lugar
a otro, incluso mientras sales a caminar o haces ejercicio. Busca
aquellos que puedan brindarte consejos y tcnicas de administracin del
tiempo. Aunque puedas no estar 100% del tiempo concentrado en
escuchar, irs incorporando consejos que escuches ms atentamente en
ciertos momentos.

30.

Organzate! Los estudios demuestran que la gente organizada toma


menos tiempo buscando tems importantes y ms tiempo completando

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tareas. Cmprate elementos para archivar bien tus documentos y


papeles. Todo tipo de contenedores de organizacin como bandejas,
fuelles, carpetas, tarjeteros, etc. sern de gran utilidad. Puede ser un
trabajo considerable realizar una primera gran organizacin general
pero te sorprenders al ver el tiempo que ahorrars despus.
31.

Aprende a identificar cosas que consumen tu tiempo. Algunas


cosas a las que debes prestar atencin pueden ser: fracaso en planear
de manera apropiada, reuniones no previstas ni agendazas, tareas
administrativas bsicas que podras delegar, interrupciones de
naturalezas varias (inclusive llamados telefnicos), etc. Una vez
identificadas, podrs trabajar para evitarlas y mejorar mejor tu tiempo
en el futuro.

32.

Define una agenda para cada reunin. Al definir los objetivos y


temas a tratar en todas las reuniones, todos los involucrados tendrn
bien claro que temas se discutirn y cual es el objetivo del encuentro.
Inclusive en las reuniones en las que realices lluvias de ideas o sesiones
de brainstorming, es mejor anunciar de antemano el tiempo que
dedicarn y que todos estn de acuerdo con ello. Ciertas limitaciones
generan reuniones ms productivas.

33.

Define un cronograma para los proyectos en equipo. Cuando


tienes que supervisar un equipo de trabajo, es crtico que todos sepan
cual es su rol y cuales sus responsabilidades para lograr completar el
proyecto. De esta manera, dedicars ms tiempo a trabajar y menos
tiempo a explicar lo que cada persona tendra que estar haciendo y
cuando deben hacerlo. Un cronograma claro compartido por todo el
equipo de trabajo permite que cada integrante vaya trabajando de
manera independiente en sus reas de responsabilidad y logren
completar el proyecto en tiempo y forma.

34.

Define tus objetivos y prioridades cada semana. Los objetivos y las


prioridades cambian. Lo que hoy puede ser importante tal vez la
semana prxima no lo sea. Por lo tanto, debes estar dispuesto a
cambiar el foco de atencin ocasionalmente. Evaluar cada semana qu
cosas son importantes te permitir ajustar las tareas que realizars y
estars siempre enfocado en lo ms importante.

35.

Limpia tu escritorio. En el trabajo o en casa, el consumidor de tiempo


nmero uno es un escritorio en el cual ms del 20% de su superficie se
encuentra cubierta. Despeja tu escritorio y vers inmediatamente como
mejora tu productividad.

36.

No postergues. Si ves que debes hacer algo, hazlo ahora en lugar de


pasar mucho tiempo pensando sobre por qu hay que hacerlo o por qu
no lo has hecho an. Seguramente, si eliminas ese tiempo dedicado a

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pensar al respecto, a re-programar tiempo para hacerlo, etc. podras


tener la tarea completada y archivada.
37.

Aprende a decir no. Si alguien te solicita que tomes alguna otra


actividad que no puedes o no quieres hacer, simplemente utiliza la
palabra no. Encontrars cierta dificultad al principio pero una vez que
comiences a hacerlo vers los beneficios y rpidamente lo incorporars.

38.

Limita la cantidad de reuniones a las que asistes. Muchas veces,


las reuniones nos hacen perder demasiado tiempo. Por lo tanto, haz
cuanto est a tu alcance para reducir al mximo la cantidad de
reuniones en las que participas. A veces, podrs delegar la asistencia en
alguna otra persona o simplemente solicitar una minuta de la reunin
(en particular si el tema en cuestin no es de suma importante para tus
actividades).

39.

Define un objetivo de largo plazo. Un gran objetivo general te


ayudar a desarrollar objetivos ms pequeos de corto plazo que sean
ms fcilmente alcanzables. Tener en mente metas ms pequeas es
muy importante para planificar tu da. Simplemente, desglosa un gran
objetivo en tareas ms pequeas y manejables.

40.

Introduce metas relacionadas con la administracin del tiempo


en tu agenda. Por ejemplo, incluye en tu lista de quehaceres que
quieres 15 minutos al final de cada da para organizarte para el da
siguiente. Al hacer de la administracin una prioridad encontrars que
pronto se convierte ms en un hbito que una tarea.

41.

Finaliza cada da preparado para comenzar el siguiente. Al final


de cada da laboral, asegrate de que tu escritorio est ordenado y que
al menos, has comenzado la lista de tareas para el da siguiente. Esto
har que tu maana sea ms tranquila y te permitir comenzar tan
pronto como llegues.

42.

No pierdas tiempo al telfono. Las llamadas telefnicas son grandes


desperdiciadoras de tiempo para muchas personas. Intenta minimizar
este problema planificando las llamadas que debas hacer con tiempo y
realizando varias llamadas seguidas en lugar de hacerlas distribuidas a
travs del da. Intenta establecer un lmite de tiempo para cada llamada
y cmplelo tanto como te sea posible. A menudo, permitir que la
persona a quien llamars sepa de antemano que ser una llamada
breve es lo nico que hace falta. Simplemente comienza diciendo Solo
tengo unos minutos para hablar o Este es solo un llamado breve
para decirte que.

43.

Determina los momentos del da en los que eres menos efectivo.


Todos tienen momentos de baja actividad, es simplemente natural. Al
reconocer cules son los tuyos puedes planear tu almuerzo y otros

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momentos libres durante esos perodos menos eficientes. A menudo


una pausa es todo lo que necesitas para despejar tu mente, para que
puedas retomar una tarea con un mejor enfoque.
44.

Minimiza el estrs quitando del medio las tareas pequeas. El


estrs habitualmente surge de la lista de tareas que an tienes
pendientes y no de las cosas que ya has completado. Minimiza el estrs
realizando las tareas ms pequeas o simples de tu lista. Una vez que
tengas un flujo de tareas estars preparado para enfrentar cuestiones
mayores y ms complejas.

45.

Deja de perder el tiempo buscando cosas. Mucha gente desperdicia


innecesariamente el tiempo, cada da, buscando cosas. Al organizar
mejor tu hogar o lugar de trabajo sabrs exactamente dnde estn las
cosas en lugar de tener que buscarlas. Esto liberar ms tiempo para
trabajar en las cosas que deben hacerse. Ciertamente, organizarse lleva
un tiempo al principio pero una vez que te acostumbres a este hbito,
tu vida ser ms fcil.

46.

Mantn un archivero organizado. Al menos una vez al mes, revisa


tus archiveros para asegurarte que tus archivos estn organizados de la
manera ms eficiente para con tus hbitos y que contienen informacin
til y completa. Elimina viejo papeleo y cosas que ya no tienen utilidad.
Esto simplificar y acelerar el hallar lo que necesites cuando lo
necesites en lugar de tener que descifrar archivos irrelevantes y papeleo
intil.

47.

Organiza tu papeleo. Si encuentras que tus carpetas de archive estn


explotando de papeles, es hora de implementar una nueva estrategia de
archivo. Intenta utilizar cdigos de colores para que sean fciles de
encontrar. O inicia subcarpetas. Simplemente utiliza un archivero con
divisores ms grandes para contener subcarpetas de modo de mantener
todo junto. Mantener tu papeleo organizado reducir la cantidad de
tiempo que gastes buscando cosas especficas.

48.

Pregntate a ti mismo es esta una forma eficiente de usar mi


tiempo? Hacer esto puede recordarte que hay otras prioridades a las
que deberas atender en lugar de lo que ests haciendo actualmente.

49.

Establece agendas realistas para completar proyectos. Cuando


trabajes con una agenda, intenta identificar tempranamente donde
puede haber problemas. Agregar algo de tiempo es una buena idea
cuando puedes anticipar algn problema. Si todo sale bien, terminars
antes de tiempo. Si hay algn problema, estars mejor preparado para
resolverlo y an as terminar a tiempo.

50.

Se proactivo con tu planeamiento. Tienes tendencia a dejar todo


para ltimo minuto? No eres el nico! Pero recuerda que cuanto antes

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planees hacer las cosas, mejor estars. Si eres proactivo acerca de


hacer que las tareas sean prioritarias con un par de das de antelacin a
la fecha en que deben ser completadas, sers ms eficiente y tendrs
menos stress.
51.

Elimina distracciones para poder concentrarte. Si eres el tipo de


persona que se distrae fcilmente por el entorno, considera hallar un
lugar tranquilo para trabajar, de modo que puedas utilizar tu tiempo
ms efectivamente. Quizs tambin quieras intentar usar auriculares,
estos minimizarn distracciones tales como sonido de fondo, televisin o
telfono.

52.

Mantn una lista en orden cronolgico para saber lo siguiente


que viene. Cuando te sea posible, mantn un listado semanal de
reuniones, juntas y obligaciones sociales en orden cronolgico. Una
buen software de agenda o incluso un programa de planillas de datos
puede ayudarte a organizar y re-ordenar tu lista como sea necesario.
Hacer esto te ayudar a siempre saber que es lo prximo y as poder
planear tu agenda de acuerdo a ello. Si hay una fiesta de cumpleaos el
sbado, lo sabrs de un vistazo y podrs recordar comprar un regalo la
prxima vez que ests en la calle en lugar de esperar hasta ltimo
minuto.

53.

Desglosa tareas grandes en varias pequeas y ms manejables.


Las grandes tareas son agobiantes; por lo tanto es una buena idea el
desglosarlas en partes ms manejables, que puedan hacerse de a poco,
en lugar de todo junto. Este es un gran consejo, en especial para
aquellos que tienden a dilatar las cosas.

54.

Recompnsate por tus logros. No hay nada ms alentador que


recibir un premio por alcanzar una meta, an cuando t eres quien
provee la recompensa! Por ejemplo, luego de terminar de limpiar tu
armario, toma un descanso para ver tu programa favorito. O si te
atienes a tus metas de administracin de tiempo por una semana,
reglate ese par de zapatos que has estado deseando. Si tienes algo por
lo cual esforzarte, ser un incentivo extra para hacer las cosas.

55.

Utiliza la regla de los 90 segundos. Utilizando la regla de los 90


segundos te acostumbraras a perder no ms de 90 segundos en decidir
si retener o no alguna pieza de papeleo, solucionar un problema,
prevenir un potencial problema o hacer una decisin a corto plazo. Esto
logra que pequeas tareas que surgen inesperadamente sean quitadas
de en medio en lugar de acumularse hasta ser una enorme tarea.

56.

Crea un plan para manejar las tareas de tu casa. Permites que las
tareas de la casa se apilen hasta convertirse en un enorme trabajo? Un
da completo de limpieza es agobiante y mucha gente tiende a permitir
que pasen algunas semanas, porque no pueden decidir por donde

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comenzar. En lugar de eso, crate un hbito de hacer 2 o 3 tareas


pequeas cada da. Los 15 minutos aproximados que demores en
hacerlo te ahorraran, a la larga, incontables horas.
57.

Intenta este mtodo para organizar tu tiempo. La prxima vez que


ests planificando tu da, toma un cuadrado de papel y divdelo en
cuatro cuadrados ms pequeos. El de arriba a la izquierda es para
cosas importantes y urgentes. El de la derecha es para cosas no tan
importantes, pero s urgentes. El inferior izquierdo es para las cosas
importantes pero no urgentes y el de la derecha es para cosas que no
son importantes ni urgentes.

58.

Recupera algo de tu tiempo. Si siempre te quedas corto con el


tiempo, puede ser una buena idea contratar a alguien que te ayude con
cosas como las de la casa, el jardn, las compras o incluso dar una
mano en la oficina. Esto liberar algo de tu tiempo para tareas ms
importantes en tu lista de cosas para hacer. O darte un merecido
descanso!

59.

Solo chequea tu contestador una vez al da. Cuntas veces al da


revisas tu correo de voz? Determina en qu punto de cada da sera ms
efectivo chequear los mensajes e intenta hacerlo solo una vez al da. Y
cuando lo revises, responde a los llamados recibidos, en lugar de dejar
que se amontonen. Este simple cambio puede, potencialmente,
ahorrarte 10 o 15 minutos por da.

60.

No permites interrupciones que te saquen de curso. Si recibes un


llamado en un momento muy ocupado, pregunta si puedes devolver el
llamado en otro momento, cuando termines con la tarea que ests
realizando. Toma nota y recuerda realizar ese llamado cuando dijiste
que lo haras.

61.

Haz que el control de gastos sea rpido y sencillo. Algo que


puedes hacer para simplificar el control de gastos es elegir un momento
de la semana para vaciar tu billetera de las boletas semanales. En ese
momento, archvalos apropiadamente. No solo te ahorrars el tiempo de
vaciar una billetera que explota de papeles, sino que a la hora de
revisar tus impuestos tendrs todo lo necesario en un solo lugar.

62.

Ten cuidado de no pasar por alto tareas importantes por falta de


tiempo. Si decides eliminar tareas de tu rutina, asegrate de no
eliminar tareas importantes como el balance de tu chequera o la
comparacin de tus recibos con tu resumen de tarjeta de crdito. Estas
tareas son, a menudo pasadas por alto en pos del ahorro de tiempo,
pero a la larga pueden costarte mucho dinero.

63.

Prepara por la noche, lo que hars en la maana. Si te encuentras


perdiendo mucho tiempo en buscar las llaves del auto, la billetera y

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otros esenciales, es una buena idea el desarrollar el hbito de poner tus


cosas juntas en un mismo lugar, siempre el MISMO lugar, cada noche
antes de acostarte. En la maana cuando ests apurado ser la
diferencia entre comenzar el da bien o con un dolor de cabeza!
64.

Programa tu alarma 15 minutos ms temprano para darte ms


tiempo en la maana. Esto te dar tiempo para desayunar, si
habitualmente te lo salteas. Tambin te dar tiempo para sentarte y
priorizar las tareas de tu lista del da.

65.

Identifica una lista de las tres prioridades ms altas de tu lista


para el da. Coloca esas tres al principio de la lista. Has todo lo posible
para finalizar esas tres tareas cada da, y descubrirs que en realidad
ests logrando hacer ms cosas, ya que sentirs que ests logrando
muchsimo, simplemente al finalizar esas tres tareas ms importantes.

66.

Elije tus pasatiempos cuidadosamente. Los pasatiempos son


importantes; igualmente en la mayora de los casos, requieren un
compromiso. Si ests pensando en comenzar un nuevo pasatiempo,
determina uno o dos de tus pasatiempos que ya no te interesen.
Considera abandonarlos para tener ms tiempo que dedicar al nuevo.

67.

Consolida tus elementos tecnolgicos. Tienes un celular? Una


Palm? Una laptop? Ests DEMASIADO conectado? Intenta consolidar
tu informacin en un solo equipo que puedas llevar contigo y perder
menos tiempo tratando de sincronizar toda tu informacin de un equipo
a otro.

68.

Crea
listados
de
tareas
complicadas
que
realices
frecuentemente. Por ejemplo, si frecuentemente viajas por trabajo o
placer, mantn un listado a mano con las cosas que debes hacer antes
de irte. Si tienes tarjetas de identificacin que debes tener contigo,
gurdalas todas juntas y en un lugar especfico. Incluye en tu lista
recordatorios para retener tu correo, detener la entrega de papeleos e
incluso llamar a los vecinos para informarles que no estars y por
cunto tiempo.

69.

Consigue un contestador automtico. Las llamadas te distraen


permanentemente de lo que ests haciendo? Un contestador automtico
puede ser una inversin que valga la pena para no ser interrumpido en
tus comidas, y para que puedas evitar las interrupciones constantes en
tu tiempo.

70.

Crea una lista de accin. Si frecuentemente vas a reuniones,


conferencias u otras actividades donde tomes notas y colectes
informacin, planea inmediatamente revisar esa documentacin y arma
una lista de acciones que tomars en respuesta a la reciente actividad.

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Revisa documentos, volantes y papeleo recibido y guarda solo lo


importante.
71.

Intenta consolidar tareas lo ms posible. Por ejemplo, a menos que


sea una emergencia, no vayas a la ferretera por un solo artculo. Lo
mismo se aplica al correo, la librera, el mercado y la tintorera. Todos
pasamos por momentos en los que debemos ir a algn lado por un solo
motivo, pero puedes ahorrar mucho tiempo juntando varias diligencias
por salida. Simplemente arma una lista de todo lo que falta hacer, para
no olvidar nada.

72.

Revisa tus e-mails a horarios especficos del da. Determina


algunos horarios especficos, por ejemplo a primera hora de la maana,
luego del almuerzo y justo antes de terminar el da, para revisar tus emails laborales. Intenta evitar revisar e-mails personales ms de una
vez al da y respndelos inmediatamente de ser posible. No solo tendrs
menos correo para revisar luego sino que adems evitars olvidar
responder algn mensaje importante.

73.

Cuando enves un e-mail, siempre utiliza un asunto apropiado.


La mayora de las personas simplemente presionan el botn
de
responder cuando contestan a un e-mail, pero hacer eso puede
dificultar el hallarlo luego. Especialmente si varios mensajes van y
vienen! En lugar de ello, incluye un asunto apropiado para que sepas
qu contiene ese mensaje.

74.

No te permitas dilatar. Todos eventualmente dilatamos lo que


debemos hacer para evitar tareas que no disfrutamos, pero cuando
tienes algo que simplemente no puede esperar, solo hazlo. En principio,
te lo quitas de tu lista de tareas pendientes y por otro lado, no perders
tiempo innecesariamente pensando en lo que deberas estar haciendo.

75.

Registra tareas pendientes en tu agenda. Estos son temas que


no sucedern hasta ms adelante, o hasta que alguien ms haga algo
especfico. Marca estos temas en tu agenda para recordar revisar el
progreso del mismo o para incluir la tarea en una futura lista de cosas
para hacer.

76.

No te asignes demasiado tiempo para completar las tareas. Hay


un viejo dicho que indica que cualquier tarea o proyecto puede
extenderse hasta tomar el tiempo que has dedicado a completarlo.
Esto es una absoluta verdad. Un buen plan es reducir el tiempo que le
asignas a una tarea especfica, hasta que determines la cantidad justa
de tiempo. A veces, esto puede no salir tal como esperamos pero en la
mayora de los casos hallars algo de tiempo extra en tu agenda como
resultado.

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77.

Intenta quitar el tem ms odiado de tu lista lo ms temprano


posible cada da. De esta manera no pasars el da tratando de evitar
hacerlo y pensando en el. Y podrs tachar uno de los tems de tu lista,
cosa que todos disfrutamos.

78.

Planifica tus llamados telefnicos de modo que localices a las


personas en sus oficinas. Estudios han demostrado que la mayora de
las personas estn en sus oficinas entre las 8:30 a.m. y las 11:30 a.m.
Por lo tanto, intenta planificar tiempo para llamadas telefnicas durante
la maana cuando ms probablemente hallars al destinatario. De lo
contrario tendrs que dejar mensaje y cuando ellos respondan es
probable que te distraigan de alguna otra tarea importante. O acabarn
dejndose mensajes uno al otro durante das!

79.

Revisa tus mensajes a diario cuando no ests en la oficina.


Cuando ests fuera de la oficina, o de vacaciones, revisa tu correo de
voz y/o e-mail al menos una vez al da. Esto te ahorrar gran cantidad
de tiempo cuando regreses a la oficina o tu casa.

80.

Ten los nmeros de telfono a mano. Ten una pequea agenda con
tus nmeros importantes siempre contigo. O inclyelos en tu celular si
lo prefieres. De esta forma, cuando debas realizar un llamado
importante no necesitars perder tiempo tratando de encontrar el
nmero, o llamando a otros para solicitarlos.

81.

Siempre lleva un anotador en tu bolso, auto o bolsillo. De esta


manera, cuando se te ocurre algo que debes hacer o algo que quieres o
necesitas recordar, podrs escribirlo y tenerlo siempre a mano.

82.

Elimina los asientos extra en tu oficina o lugar de trabajo. Esto


ayudar a minimizar las interrupciones, y si eres interrumpido debers
ponerte de pie para hablar con quien haya entrado. Esto har que
permanezcan de pie y minimizar el tiempo de la interrupcin.

83.

No dejes mensajes. Si realizas un llamado y el destinatario no se


encuentra, intenta preguntar cuando ser un mejor momento para
volver a llamar en lugar de dejar un mensaje para que devuelvan el
llamado. Esto es mejor que tener a alguien llamando en un mal
momento para ti, y es muy fcil poner un recordatorio en tu agenda
para llamar en otro momento.

84.

De ser posible, trata de llegar al trabajo antes que los dems o


quedarte hasta ms tarde. Esto te dar ms tiempo de tranquilidad
en el que puedas completar tu trabajo. Y difcilmente seas interrumpido
por compaeros o llamados telefnicos durante el horario extendido.

85.

Utiliza un sistema para tener el control de lo que hay que hacer.


Intenta mantener una ficha por da, ubicando la fecha en la esquina

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superior derecha antes de escribir cualquier otra cosa en la ficha. En


esta ficha, registra las primeras tres cosas que deben hacerse durante
el da, y si queda espacio registra que ms hiciste durante ese da.
Luego, archiva la ficha en un fichero al final del da. Esta es una
excelente forma de recordar lo que debes hacer y lo que ya has hecho
cualquier da.
86.

Ocasionalmente toma tiempo para rever tus notas, y para


revisar su prioridad. Esto te permitir recordar hacia donde te ests
dirigiendo, y ver si realmente ests progresando hacia tus metas. Puede
que tambin descubras que tus prioridades han cambiado con el
tiempo, y que necesitas asignar alguna nuevas metas. Al hacer esto
podrs mantener tu enfoque en las tareas ms importantes.

87.

Dedica quince minutos al planeamiento antes de acostarte. Solo


lleva quince minutos de planeamiento en la noche antes de acostarte
para reducir significativamente el planeamiento que necesitars realizar
a la maana siguiente. Date el tiempo necesario para priorizar, y para
determinar qu debers tener a mano para el da siguiente.
Probablemente notes que antes de acostarte ests ms tranquilo y te es
ms fcil enfocarte en planear que lo que ests en la maana cuando
ests preocupado por comenzar tu da.

88.

No crees un sistema elaborado muy difcil de seguir. Cuntos ms


obstculos debas atravesar para que tu sistema de administracin del
tiempo funcione, ms tiempo te consumir. En lugar de eso,
concntrate en un sistema simple que funcione para ti. Si eso es una
lista diaria de tareas escrita en lpiz y papel entonces eso es lo que
debers usar. La clave es hallar que es ms efectivo para mantenerte
encaminado y continuamente usando el sistema hasta convertirlo en un
hbito...

89.

Haz una lista de tus metas ms importantes. Sintate y decide


cuales son realmente las cosas ms importantes para ti. Criar nios
saludables? Trabajar hacia un ascenso? Ayudar a otros? Entonces
evala cada tarea contra esa lista de metas. Si una tarea no te acerca a
una de tus metas, elimnala o gurdala para un da lluvioso cuando
tengas tiempo extra. Seguro que el bao necesitas pintura, pero no es
una prioridad si tienes tan poco tiempo que comes comida rpida cada
noche.

90.

Combina actividades. Siempre que te sea posible, completa dos


actividades al mismo tiempo. Si viajas al trabajo, pasa ese tiempo
oyendo sesiones de entrenamiento grabadas. Mientras esperas que tus
nios terminen la clase de natacin completa tu lista de tareas. O paga
tus cuentas mientras miras tu programa favorito de televisin. Al
combinar estas tareas haces ms en menor tiempo!

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91.

Hazlo ahora. Seguramente has escuchado el viejo dicho Por qu


hacer hoy lo que puedes dejar para maana?. Si esto te recuerda a ti
entonces ponte como meta el hacer las cosas AHORA en lugar de
postergarlas. Si ests hablando con alguien y te dicen Llmame en la
semana y lo hablamos responde dicindoles Hagmoslo ahora y
ahorrmonos otro llamado. Hacer esto te evitar desperdiciar tiempo
innecesariamente en hacer distintos llamados. De otra forma una tarea
que debera tomar solo un par de minutos terminar tomando un cuarto
de hora.

92.

Estate atento a las cosas que ests hacienda una y otra vez. Por
ejemplo, Siempre te detienes a buscar un mismo nmero de telfono
en tu agenda? Escrbelo en el interior de la tapa. Ests constantemente
buscando tus llaves? Pon una percha junto a la puerta. Al eliminar estos
grandes ladrones de tiempo te creas ms tiempo en tu agenda para
lograr completar tareas ms importantes.

93.

Baja la velocidad. No sientas que debes estar siempre corriendo para


hacer las cosas. Ser productivo no significa ir rpido. La clave es utilizar
tu tiempo sabiamente para completar las tareas ms importantes. Si
debes correr como un luntico para hacer las cosas entonces necesitas
priorizar y enfocarte solo en algunas pocas cosas cada da. Al hacer las
cosas ms importantes primero sentirs menos necesidad de
apresurarte.

94.

Completa la tarea que menos te agrade, primero. En casi toda lista


de tareas hay algo que no quieres hacer. En lugar de empujarlo hacia el
final de la lista y gastar tiempo y energa preocupando por ello
simplemente hazlo! Te sentirs fantstico una vez que lo hayas quitado
de en medio y todo lo dems parecer fcil en comparacin.

95.

No seas demasiado localizable. Telfonos celulares, Palms, correo


electrnico parece no haber fin a la tecnologa que supone facilitar
nuestras vidas. En realidad tienden a hacer ms eclctica la vida. Te
suena esto familiar? Tienes todas tus diligencias planeadas y a medio
camino recibes una llamada en tu celular de alguien pidiendo que pares
y busques otra cosa. Todo tu plan debe ser re-organizado. Es til para
la persona que se liber de hacer esa tarea pero no lo es tanto para
ti! Cuando tengas tareas importantes para completar deja tu celular y
tu Palm en casa.

96.

Deja tiempo en tu agenda para eventos imprevistos. Nunca es


Buena idea llenar tu da por completo. Nunca sabes que emergencia u
oportunidad aparecer que requiera tu atencin. Deja un poquito de
lugar para estas cosas y as no se convertirn en una causa de estrs.

97.

Halla la forma de dedicar ms tiempo a tus tareas de mayor


importancia. La mayora de las personas solo dedica una cuarta parte

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de su tiempo en las tareas que consideran de mayor importancia. Toma


el tiempo de monitorear cunto es lo que le dedicas a las tareas ms
importantes. Luego busca formas de mejorar esto a un tercio o incluso
a la mitad de tu tiempo. Sers significativamente ms productivo.
98.

Realiza algunas cosas antes de abrir tu e-mail. Para la mayora de


las personas, el e-mail es un gran ladrn de tiempo. Y usualmente
agrega tems a tu lista de tareas. As que, en vez de revisar tu e-mail a
primera hora de la maana, comienza el da completando algunas
tareas.

99.

Utiliza el mtodo de comunicacin ms eficiente. A menos que


puedas tipear varios cientos de palabras por minutos, el e-mail no es un
mtodo de comunicacin tan eficiente. Si necesitas discutir algo con
alguien llmalo o hblale cara a cara. Habitualmente puedes lograr en
pocos minutos lo que tomara das de e-mails yendo y viniendo.

100. Enfcate en una tarea a la vez. Seguro que puedes manejar varias
tareas al mismo tiempo, pero la realidad es que nunca sers tan
productivo como puedes si ests tratando de hacer ms de una cosa por
vez. Enfcate en la tarea que tienes entre manos y compltala antes de
comenzar otra.
101. Aplica estos consejos durante 21 das. Recuerda que toma slo 21
das que algo se transforme en un hbito. Son tan slo tres semanas de
dedicacin y atencin a las rutinas de administracin del tiempo para
que estas acciones se conviertan en hbitos. Luego, simplemente las
realizars naturalmente y sin esfuerzo. Hars ms, con menos estrs!

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