DE COMUNICACIN

Actualizacin: 1 - Fecha de ltima actualizacin: 10 de octubre de 2011

Actualizacin: 1 - Fecha de ltima actualizacin: 18 de Julio de 2011

INTRODUCCIN
La Poltica de Comunicacin del Grupo Energa de Bogot
establece lineamientos para que sus Empresas formulen,
implementen y ejecuten la comunicacin interna y externa, con el
fin de garantizar la divulgacin, difusin y promocin de
informacin de carcter institucional y comercial a los grupos de
inters.
El Grupo Energa de Bogot fundamenta su accin en la adopcin
de un modelo de excelencia y la aplicacin de las mejores
prcticas en el mbito de la informacin y la comunicacin; por lo
tanto, sus empresas se comprometen y garantizan la
implementacin y ejecucin de estrategias orientadas hacia la
aplicacin de la presente poltica corporativa.
La presente Poltica obedece a los lineamientos establecidos en la
Poltica Macro de Responsabilidad Corporativa del Grupo Energa
de Bogot y aplica a todas las inversiones accionarias con control
y a todos los procesos y procedimientos relacionados con la
comunicacin.

DECLARACIN DE COMPROMISO
El Grupo Energa de Bogot fundamenta la comunicacin en los
principios de transparencia, coherencia, efectividad, oportunidad e
inmediatez, como parte esencial de su misin y visin.

Actualizacin: 1 - Fecha de ltima actualizacin: 10 de octubre de 2011

2.

MARCO DE ACTUACIN
Con el propsito de lograr el cumplimiento del compromiso
establecido por la Poltica de Comunicacin, las Empresas del Grupo
Energa de Bogot:
1. Aseguran el desarrollo de una estrategia de comunicacin y de
sistemas de gestin, procesos, procedimientos, protocolos y
dems herramientas que garanticen la implementacin de la presente
poltica, de acuerdo con sus particularidades.
2. Interactan con sus grupos de inters de una forma responsable, en
concordancia con el direccionamiento estratgico de comunicacin y
teniendo en cuenta las especificidades y contexto de cada uno de
ellos.
3. Establecen en toda estrategia y planes de comunicacin mensajes
alineados con los objetivos estratgicos, que se hacen extensivos a los
diferentes grupos de inters.
4. Estimulan el dilogo y la participacin activa y positiva que sea
pertinente con las comunidades, las autoridades estatales, las
Organizaciones no Gubernamentales, Accionistas, gremios y dems
grupos de inters.
5. Hacen uso responsable de la informacin institucional respetando
las medidas de proteccin de la informacin establecidas por el
Grupo Energa de Bogot.
6. Aseguran que la comunicacin sea descendente, ascendente,
horizontal, participativa, dialogante, evolutiva y flexible, clara y precisa,
inmediata, permanente y coordinada.
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3.

Actualizacin: 1 - Fecha de ltima actualizacin: 10 de octubre de 2011

7. Fomentan una actitud transparente y amable como elemento

fundamental de cultura comunicativa, teniendo como referente la
dignidad de las personas.
8. En ningn caso o escenario asumen una postura poltica o
ideolgica.
9. Respetan la libertad de prensa y de opinin de acuerdo con los
principios constitucionales establecidos en cada nacin en donde
se est presente.
10. Adoptan un Manual para la administracin de las situaciones de
crisis con base en los principios de la organizacin y teniendo en
cuenta los lineamientos establecidos en materia de prevencin,
preparacin y atencin de este tipo de situaciones.
11.Adoptan y promueven el uso de nuevas tecnologas de la
informacin y comunicacin, buscando la generacin de sinergias
entre las empresas del Grupo.
12. Identifican a la Direccin de Relaciones Externas del Grupo
Energa de Bogot como responsable de formular y hacer cumplir
la Poltica de Comunicacin y todos
los procesos, procedimientos y protocolos que de ella se derivan.
13. Aportan al posicionamiento y reputacin del Grupo Energa de
Bogot de acuerdo con los objetivos estratgicos corporativos.

4.

Actualizacin: 1 - Fecha de ltima actualizacin: 10 de octubre de 2011

IGUALDAD: Los procedimientos de contratacin de las Empresas del

Grupo Energa de Bogot tienen como propsito que los proponentes
participen en igualdad de condiciones, con las mismas posibilidades,
derechos, obligaciones, oportunidades y facultades, sin que exista
discriminacin o favorecimiento en contra o a favor de alguno de ellos.
IMPARCIALIDAD: En desarrollo de este principio los colaboradores que
intervienen en los procedimientos de contratacin aseguran y garantizan
los derechos de los oferentes sin discriminacin, teniendo en cuenta
nicamente las condiciones establecidas por la empresa en el documento
de solicitud de ofertas, las ofertas presentadas, as como las
caractersticas objetivas de los proponentes.
MORALIDAD: En virtud de este principio los colaboradores de las Empresas
del Grupo Energa de Bogot S.A. ESP actan con sujecin no slo a la
normas constitucionales y legales sino tambin a los principios ticos
y moralesque rigen la sociedad.
PLANEACIN: Previamente a la apertura del procedimiento de
contratacin y a la firma del contrato, segn el caso, las Empresas del
Grupo Energa de Bogot verifican la existencia de recursos
presupuestales y disponen de la justificacin necesaria para definir los
elementos bsicos del contrato. Toda contratacin debe responder a una
planificacin encaminada al cumplimiento de los proyectos, objetivos,
metas y prioridades de cada Empresa del Grupo.
PLURALIDAD: En desarrollo de este principio la suscripcin de los
contratos, por regla general, debe estar precedida por la solicitud de varias
ofertas y solo excepcionalmente por solicitud de nica oferta.
PUBLICIDAD: En virtud de este principio, las Empresas del Grupo
Energa de Bogot atendiendo la cuanta del bien o servicio a
contratar, dentro de las modalidades de seleccin, establecen
la solicitud pblica de ofertas. La convocatoria es publicada
en la pgina web de la respectiva Empresa y se publica
al menos un aviso en un peridico deamplia
circulacin.

5.

Actualizacin: 1 - Fecha de ltima actualizacin: 10 de octubre de 2011

REA RESPONSABLE
DE LA POLTICA
La implementacin y cumplimiento de la presente poltica es
responsabilidad de cada una de las filiales del Grupo Energa de Bogot, a
travs de sus reas de comunicacin o su equivalente en los casos donde
sta dependencia no exista. La administracin, seguimiento y monitoreo
del cumplimiento de la poltica est a cargo de la Direccin de Relaciones
Externas del Grupo Energa de Bogot.
ANEXO 1
CONCEPTOS APLICABLES A LA POLTICA DE COMUNICACIN:
Comunicacin: Es el proceso de transmitir ideas o smbolos que tienen el
mismo significado para dos o ms personas que intervienen en una
interaccin.
Comunicacin ascendente: Aquella que se realiza con los directivos o
superiores, con el fin de dar a conocer el panorama general que se vive al
interior de la organizacin, especialmente lo que acontece en los sitios de
trabajo. Esta informacin debe ser detallada, especfica y propositiva.
Comunicacin descendente: Es la comunicacin emitida desde la alta
direccin nacional), las Organizaciones No Gubernamentales, accionistas y
dems grupos de inters para consensuar acuerdos orientados a la
sostenibilidad.
Comunicacin corporativa: Es el conjunto de acciones de
comunicacin que la organizacin transmite a sus diferentes
grupos de inters. La Comunicacin Corporativa debe
fundamentarse en una estrategia de comunicacin y se
caracteriza por ser dinmica, planificada, concreta y
sujeta a una retroalimentacin constante.

Comunicacin dialogante: Corresponde a la comunicacin de doble

va, que reconoce al interlocutor y permite la retroalimentacin de las
ideas que se comparten.
Comunicacin evolutiva y flexible: Instrumento de gestin que
permite la adaptacin a las necesidades de sus pblicos de inters as
como la permanente actualizacin en los procesos del grupo.
Comunicacin externa: Es la comunicacin dirigida a los grupos de
inters externos, cuyo propsito es promover la reputacin y el
relacionamiento, a partir de las caractersticas, actividades, productos,
resultados y servicios del Grupo y de cada empresa.
Comunicacin inmediata: Transmisin de la informacin al pblico
de inters de manera rpida y concreta logrando una transferencia
efectiva de la informacin.
Comunicacin interna: Es la comunicacin que se genera al interior
de cada organizacin y tiene como propsito la difusin del
direccionamiento estratgico, cultura corporativa y el mantenimiento
de las buenas relaciones entre sus colaboradores.
Comunicacin horizontal: Se desarrolla entre personas del mismo
nivel jerrquico al interior de la Organizacin. Su razn de ser
es la integracin de actividades y la coordinacin del personal.
Comunicacin permanente: Hace referencia a la alta frecuencia en
el flujo de informacin interna y externa.
Coordinacin institucional: Establecimiento y mantenimiento de
espacios y mecanismos de comunicacin entre las diferentes
empresas del grupo, como principio fundamental para una
permanente y apropiada relacin con los diversos pblicos
involucrados con su gestin.
Crisis: Es un evento especfico que rompe la estabilidad de una
organizacin, pone en riesgo su reputacin, y que es necesario
enfrentar de manera oportuna con el propsito de minimizar los
efectos y recuperar la normalidad
Difusin: Alcance al que llega la transmisin de un mensaje.
Divulgacin: Ejercicio de poner al alcance de determinadas
audiencias un determinado mensaje.

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7.

Actualizacin: 1 - Fecha de ltima actualizacin: 10 de octubre de 2011

Estrategia de comunicacin: Es un curso de accin establecido de

forma anticipada con la finalidad de lograr una percepcin acorde
con los objetivos estratgicos.
Manual de Crisis: Es la serie de respon- sabilidades, instancias de
organizacin y acciones a realizar por cada uno de los distintos
componentes de una organizacin con el fin de enfrentar una
situacin de crisis.
Manual de Imagen Corporativa: Documento en el que se consignan
los parmetros de imagen grfica de una organizacin. Igualmente,
en este documento se definen las normas que se deben seguir el
manejo visual de la marca y el logotipo en los diferentes soportes
internos y externos de la organizacin.
Medios de comunicacin: Son una de las herramientas por medio
de la cual se ejecuta el proceso comunicativo entre diferentes
instancias. Representan un canal eficaz para informar a todos los
pblicos los mensajes de la estrategia de comunicacin.
Mensaje: Es la idea central que se requiere enviar a las distintas
audiencias. De su adecuada y eficiente divulgacin depende, en gran
parte, el xito de una estrategia de comunicaciones.
Posicionamiento: Conjunto de actividades de comunicacin que
contribuyen a la construccin de la identidad de marca, de tal manera
que se establezcan caractersticas diferenciadoras frente a sus
competidores y sus grupos de inters.
Reputacin corporativa: Percepcin positiva en los grupos de
inters que es resultado de la gestin desarrollada a lo largo del
tiempo por una organizacin.

8.

ANEXO 2
Listado de documentos que sirven de modelo a las filiales del
Grupo Energa de Bogot para la implementacin de la Poltica
de Comunicacin
Como gua que orienta y ofrece un referente a las empresas del
Grupo para la puesta en operacin de la presente poltica, se
cuenta con los siguientes documentos de apoyo:
Proceso de Comunicacin Corporativa de EEB Procedimientos
de comunicacin interna y externa
Direccionamiento estratgico en materia de comunicacin.
Protocolos de comunicacin.
Estrategia de comunicacin externa.
Manual de crisis.
Manual de imagen corporativa.
Lineamientos de comunicacin interna.

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