LOS PORTADORES DE LA TECNOLOGIA

PORTATEC SAC

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
(MAPRO)

ORGANIZACIN Y METODOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOSD (MAPRO)

Indice
Contenido
pag
Introduccion

Objetivo general

Objetivo especifico

Mision
3
Vision

Valores
4
Cuadro de asignacion de personal
4

ELABORADO POR LA OFICINA DE ORGANIZACIN Y METODOS

1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSD (MAPRO)

INTRODUCCION

Hoy en da las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias

razones importantes. La estandarizacin puede facilitar las comunicaciones
sobre cmo opera el negocio, perimir traspasos suaves en las fronteras de
los procesos y posibilitar indicadores comparativos de desempeo. Entre
distintas empresas, los procesos estandarizados pueden facilitar el comercio
por las mismas razones: mejores comunicaciones, buen desempeo, dado
que los sistemas de informacin sustentan los procesos , la estandarizacin
permite sistemas uniformes dentro de las empresas e interfaces de sistemas
entre diferentes firmas como es el caso de la empresa PORTATEC. El
presente manual procedimientos tiene por finalidad regular y organizar la
estructura interna de la empresa PORTATEC gracias a cada una de las
funciones generales y especficas (procedimientos) asignadas a cada uno de
los cargos del rea de ventas y el rea operativa Es importante reconocer el
manual de procedimientos como herramienta tcnica y procedimental
necesaria para la administracin del talento humano vinculado a cada uno
de los cargos, y se vuelve necesario ya que contiene en forma ordenada y
sistemtica, informacin sobre aspectos organizacionales necesarios para la
buena ejecucin del trabajo.

ELABORADO POR LA OFICINA DE ORGANIZACIN Y METODOS

2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSD (MAPRO)

I.

OBJETIVO GENERAL:
Elaborar el Manual de Procedimientos de la empresa PORTATEC con el
fin de representar en formar ordenada los aspectos de la organizacin
necesarios para la buena ejecucin laboral

II.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Realizar el anlisis de 10 cargos existentes para establecer las
funciones desempeadas por cada uno de estos integrantes de la
empresa, nivel de responsabilidad y compromiso
Entrevistar los trabajadores de los 10 cargos distintitos para lograr
obtener informacin precisa en la elaboracin de los manual de
procedimientos
Construir un modelo de manual de procedimientos adecuado para
cumplir con el entendimiento del objetivo general
Digitar y archivar los procedimientos necesarios en la construccin de
los Manuales correspondientes

III.

MISIN

Ser una empresa de soluciones de infraestructura de TECNOLOGIA DE

INFORMACION reconocida por su cultura de excelencia y compromiso
en el cumplimiento de los acuerdos establecidos con nuestros clientes.

IV.

VISIN

Apoyar la visin corporativa siendo una empresa distribuidora de equipo

y accesorios de cmputo de la tecnologa ms reciente; enfocada en
equipos de funcionamiento crtico para empresas que dependen de las
tecnologas de informacin o que las utilizan estratgicamente.

ELABORADO POR LA OFICINA DE ORGANIZACIN Y METODOS

3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSD (MAPRO)

V.

VALORES
InnovaciN
Excelencia
Responsabilidad
Orientacin al cliente
Trabajo en equipo
tica en los negocios

VI.
N

Cuadro de asignacion de personal

NOMINACION DEL CARGO
ORGANOS DE ALTA DIRECCION
Gerente general
Secretaria gerencia
ORGANO DE ASESORAMIENTO
Asesor legal
ORGANOS DE APOYO
Oficina de organizacin y
mtodos
Especialista en organizacin y
mtodos
Oficina de administracin y
finanzas
Jefe de administracin y finanzas
Contador
Secretaria de administracin

TOTAL
NECESARIO
1
1

OBSEVACION
ES
X
X

1
1
1

x
x

Oficina de logstica
1
jefe de logstica
auxiliar de almacenamiento y
distribucin
Oficina de servicios generales
Jefe de servicios generales
Personal de limpieza
Personal de seguridad

x
1
x

1
2

x
x

ELABORADO POR LA OFICINA DE ORGANIZACIN Y METODOS

4

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSD (MAPRO)

ORGANO DE LINIA
Area comercial ventas y
marketing
Jefe comercial y ventas
Auxiliar en ventas
Auxiliar de caja
Ayudante en ventas

1
1
1
1

Area de proyectos y desarrollo

de sistemas
Jefe de proyectos y desarrollo de
sistemas
Programador
Especialista en desarrollo de
software

x
x
x

1
1
1

Area tcnica y calidad

Jefe de tcnica y calidad
Supervisor de calidad

1
1

Area de redes y
comunicaciones
Jefe de redes
Especialista en redes
Ayudante en redes

1
1
1

x
x

24

TOTAL

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)
N

GERENTE GENERAL
GERENCIA GENERAL
Uno (1)
GERENTE

PROCEDIMIENTOS

ELABORADO POR LA OFICINA DE ORGANIZACIN Y METODOS

5

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSD (MAPRO)

Direccin y Supervisin
del personal de la
empresa

1.- Dar instrucciones sobre el desarrollo de

cada uno de los cargos a todos los
empleados de la Empresa, coordinando y
orientando los
2.- Velar porque los miembros de la
Empresa acten de acuerdo al logro de los
objetivos trazados
3.- Tomar decisiones con respecto a la
evaluacin del desempeo de sus
subordinados

Planea y ejecuta lo
concerniente a la
evolucin estratgica de
la Organizacin

1.-Proponer los controles necesarios para

una adecuada utilizacin del tiempo y los
recursos de cada rea de la Empresa.
2.- Implementar todos los controles
disciplinarios necesarios para el xito en
la consecucin de los objetivos de la
Empresa
3.- Velar porque se cumplan las metas y
estrategias establecidas por la Empresa.

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)
N

Manejo y Elaboracin de
documentos que requiera
su Jefe Inmediato o su
dependencia.

Atencin al Cliente

SECRETARIA GENERAL
GERENCIA GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL

PROCEDIMIENTOS
1.- Elaboracin de los documentos
ordenados por el Jefe Inmediato
2.- Conservar en forma correcta y
actualizada, el archivo de los documentos
de su dependencia.
3.Enviar
la
correspondencia
y
documentos que se originan en la oficina
a las distintas dependencias.
1.- Atencin en forma correcta y oportuna
del telfono y pblico que visita la oficina
e informar al jefe inmediato sobre los
mensajes recibidos

ELABORADO POR LA OFICINA DE ORGANIZACIN Y METODOS

6

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSD (MAPRO)

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)

Anlisis y control de los

Estados Financieros de la
Empresa

ASESOR LEGAL
GERENCIA GENERAL
Uno (1)
GERENTE

JEFE DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
OFICINAS DE ADMINISTRACION
Uno (1)
OFICINAS DE ADMINISTRACION

PROCEDIMIENTOS
1.- Debe analizar, e interpretar y certificar
los estados financieros de la Empresa
2.- Proponer los controles necesarios para
una adecuada utilizacin de los dineros y
recursos de la Empresa
3.- Elabora el Presupuesto para cada rea
y vela por su estricto cumplimiento
4.- Consultar y coordinar las compras de
Activos Fijos, junto con el Presidente y el
Gerente General

ELABORADO POR LA OFICINA DE ORGANIZACIN Y METODOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOSD (MAPRO)

1.- Controlar el desempeo del personal y
su ptima presentacin personal
Control y Supervisin del
Personal de la Empresa

2.-Elaborar y hacer cumplir los turnos

correspondientes al personal.
3.- Controlar la asistencia de los
trabajadores.
4.- Coordinar con el Gerente General lo
concerniente a capacitacin, induccin y
mejoramiento del nivel de los empleado

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)

Elaboracin y Certificacin
de los estados Financieros
y Tributarios de la
Empresa

CONTADOR
OFICINAS DE ADMINISTRACION
Uno (1)
GERENTE GENERAL

PROCEDIMIENTOS
1.Organizacin
de
Contables de la Empresa

los

Servicios

2.- Elaboracin y Certificacin de los

estados Financieros y Tributarios de la
Empresa
3.- Debe elaborar, analizar, e interpretar y
certificar los estados financieros de la
entidad
4.- Generar informes sobre la situacin
financiera y econmica de la entidad

ELABORADO POR LA OFICINA DE ORGANIZACIN Y METODOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOSD (MAPRO)

1.- Debe organizar y dirigir los servicios de
contabilidad de la Empresa y del personal
de su Area

Organizacin de los
Servicios Contables de la
Empresa

2.- Elaborar y hacer cumplir los turnos

correspondientes al personal.
3.- Controlar todos los documentos
contables que se originan de las
transacciones diarias de la Empresa.
4 Debe especificar las normas contables a
seguir en la
Empresa.
5.- Apoyar y asesorar en la solucin de
problemas y necesidades en el rea
contable y todas las dependencias de la
Empresa.

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)

SECRETARIA DE ADMINISTRACION
OFICINAS DE ADMINISTRACION
Uno (1)
GERENTE GENERAL

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)

JEFE DE LOGISTICA
OFICINAS DE LOGISTICA
Uno (1)
GERENTE GENERAL

N
1
2
3
4
5

PROCEDIMIENTOS
Conseguir el orden y aseo constante en el inicio de la jornada de
trabajo para un mejor ambiente en la ejecucin de labores
Realizar la programacin de asignacin de recursos para los
programas y proyectos de rea operativa para su desarrollo
Atender las solicitudes, quejas y peticiones del Gerente General
Determinar las estrategias a aplicar para la mejor distribucin de los
productos del Comercial Nutresa
Realizar el informe de actividades diarias para los vendedores y
operarios de ventas, y dejar constancia atreves de una copia de los
informes

ELABORADO POR LA OFICINA DE ORGANIZACIN Y METODOS

9

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSD (MAPRO)

6
8

Elaborar y digitar los informes finales diarios del rea operativa

Estar atento e Informar sobre actos inseguros dentro de la empresa
con el fin de prevenir inconvenientes, teniendo en cuenta las
normas de seguridad

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)
Identificacin del Cargo
Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)
N
1
2

PERSONAL DE LIMPIEZA
OFICINAS DE SERVICIOS
GENERALES
Uno (1)
JEFE DE SERVICIOS GENERALES

PROCEDIMIENTOS
El personal de limpieza y su responsable deben ocuparse de la
correcta limpieza de estas instalaciones
Para realizar una perfecta limpieza, debern emplear los productos
y maquinaria adecuados y respetar las normas de utilizacin a la
hora de llevar a cabo limpiezas en oficinas y despachos
En una limpieza de oficinas y despachos es imprescindible que el
personal de limpieza cumplan las normas de seguridad existentes
para evitar accidentes indeseados
El personal de limpieza puede desarrollar sus funciones de forma
autnoma o bajo el control de un responsable de equipo siguiendo
el plan de trabajo establecido
los supervisores comprobarn el resultado de la limpieza mediante
su revisin

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)
N

AUXILIAR DE ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCION
OFICINAS DE LOGISTICA
Uno (1)
GERENTE GENERAL

PERSONAL DE SEGURIDAD
OFICINAS DE SERVICIOS
GENERALES
DOS (2)
JEFE DE SERVICIOS GENERALES

PROCEDIMIENTOS

ELABORADO POR LA OFICINA DE ORGANIZACIN Y METODOS

10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSD (MAPRO)

1

2
3

4
5

Prestar personalmente el servicio con responsabilidad, eficiencia,

capacidad y diligencia en el lugar, horarios y forma que se
determinen en las disposiciones reglamentariascorrespondientes.
Guardar el secreto y observar la mxima discrecin para los asuntos
relativos a laempresa
Informar al superior Inmediato que corresponda de todo acto o
procedimiento que lleguea su conocimiento y que pueda causar un
perjuicio a su empleador, a la empresa alservicio
Mantener el orden en su puesto de trabajo
Cuando el vigilante, por razones debidamente justificadas, tenga la
necesidad de faltar a sus tareas habituales, se solicitara, el
respectivo permiso con 48 horas de anticipacin

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)
N
1
2
3
4
5
6
7
9
10

1 JEFE DE VENTAS
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL

PROCEDIMIENTOS
Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los
clientes en relacin a los pedidos y entregas de los productos
Analizar cada uno de los datos de los clientes
Solicitar a los clientes nombre, domicilio, y persona de contacto
Constar que el cliente est activo en el sistema comercial
Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados
para el control de ventas
Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas
Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega de
pedido y descuentos ofrecidos por pago a tiempo
Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de rea de
ventas
Autorizar por escrito las rdenes de compra

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)

AUXILIAR DE VENTAS
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)

AUXILIAR DE CAJA
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL

ELABORADO POR LA OFICINA DE ORGANIZACIN Y METODOS

11

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSD (MAPRO)

Identificacin del Cargo
Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)

AYUDANTE DE VENTA
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL

PROCEDIMIENTOS

4
5

Cargar la mercanca ya revisada y en excelente estado

Identificar manifiesto de carga, factura, recibos de cobros y
planificacin de ruta
Establecer que las facturas y recibos de cobros estn todos
registrados en el manifiesto de carga
Ordenar adecuadamente la planificacin de las rutas
Entregar el pedido al cliente con los trminos acordados por el
vendedor y jefe de ventas
Legalizar que la persona (cliente) que recibe el pedido sea la que se
encuentre registrada en la factura
Constar con el cliente que el pedido o mercanca se encuentre
completo y hacer firma la copia de la factura
Entregar al cliente recibo de cobro y recibir el recaudo

6
7
8
9
1
0
1
1
1
2

Verificar la mercanca previamente separada por el jefe logstico

Finalizar la jornada entregando el recaudo constndolo con las

facturas de cobro al auxiliar de cartera.

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)
N

1
4
5
6
7
8
9

JEFE DE PROYECTO Y DESARROLLO

DE SISTEMAS
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL

PROCEDIMIENTOS
Recibe solicitud para el desarrollo de un nuevo sistema analizando su
viabilidad
Si no es viable pasa a concluye procedimineto
Turna a la coordinacion correspondiente para su desarrollo
Recibe la documentacion de los requerimientos de los sistemasy
programas a desarrollarse por parte del area solicitante
Determina plan de trabajo, lenguaje de programacion, grupo de
trabajo que se enfocara al nuevo sistema
Inicia el analisis y se determinara la cantidad de modulo que integrara
el sistema
Inicia el proceso de programacion(creacion del codigo fuente), de

ELABORADO POR LA OFICINA DE ORGANIZACIN Y METODOS

12

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSD (MAPRO)

1
0
1
1
1
2

acuerdo al al esquema planeado

Presenta pruebas del avance del proyecto(indicadores de desarrollo)
Presenta el sistema concluido al area solicitante para realizar pruebas
que determine la operatividad deeste
Hace entrega oficial del sistema como de los manuales
correspondiente

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)
Identificacin del Cargo
Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)
N

1
4
5
6
7
8
9
1
0
1
1
1
2

PROGRAMDOR
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL

ESPECIALISTA EN DESARROLLO DE
SOTFWARE
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL

PROCEDIMIENTOS
Recibe solicitud para el desarrollo de un nuevo sistema analizando su
viabilidad
Si no es viable pasa a concluye procedimineto
Turna a la coordinacion correspondiente para su desarrollo
Recibe la documentacion de los requerimientos de los sistemasy
programas a desarrollarse por parte del area solicitante
Determina plan de trabajo, lenguaje de programacion, grupo de
trabajo que se enfocara al nuevo sistema
Inicia el analisis y se determinara la cantidad de modulo que integrara
el sistema
Inicia el proceso de programacion(creacion del codigo fuente), de
acuerdo al al esquema planeado
Presenta pruebas del avance del proyecto(indicadores de desarrollo)
Presenta el sistema concluido al area solicitante para realizar pruebas
que determine la operatividad deeste
Hace entrega oficial del sistema como de los manuales
correspondiente

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia

JEFE TECNICA Y CALIDAD

GERENTE GENERAL

ELABORADO POR LA OFICINA DE ORGANIZACIN Y METODOS

13

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSD (MAPRO)

Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)

Uno (1)
GERENTE GENERAL

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)

SUPERVISOR DE CALIDAD
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)

JEFE DE REDES
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)

ESPECIALISTA EN DESARROLLO DE
SOTFWARE
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)

ESPECIALISTA DE REDES
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL

Identificacin del Cargo

Nombre del cargo
Dependencia
Nmero de Cargos
Reporta a (Nombre del cargo)

AYUDANTE DE REDES
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL

ELABORADO POR LA OFICINA DE ORGANIZACIN Y METODOS

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