TALLER PARA REFORZAMIENTO DE

AUDITORES INTERNOS DEL SGCMAS

Tipos de hallazgos y Redaccin de Notas de No
Conformidad
Octubre, 2016

Informacin para Uso Interno

Contenido

QUE BUSCA UN AUDITOR

METODOLOGIA A SEGUIR EN UNA AUDITORIA

EJERCICIO

TIPOS DE HALLAZGOS

REQUISITOS PARA REDACCION DE NOTAS DE NO

CONFORMIDAD

EJEMPLOS DE CASOS

ASPECTOS IMPORTANTES EN LAS AUDITORIAS

RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES
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QUE BUSCA EL AUDITOR INTERNO DEBE BUSCAR EN EL SISTEMA

DE GESTION DE LA ORGANIZACION
QUE EXISTA (IDENTIFICADO Y DOCUMENTADO)
QUE SATISFAGA EL ESTANDAR O NORMA, REQUERIMIENTOS LEGALES,
REQUISITOS ESPECIFICOS DE CLIENTES
QUE ESTE OPERANDO EN LA ORGANIZACIN (IMPLEMENTADO)
QUE SATISFAGA LOS REQUERIMIENTOS LEGALES APLICABLES
QUE SEA EFECTIVO
QUE SEA CONSISTENTE

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Metodologa a seguir por el Auditor Interno:

Hace uso de los siguientes mecanismos;
1.
2.
3.
4.
5.

Revisin de Documentos,
Revisin de Bases de Datos,
Revisin de Registros,
Observacin de actividades y
Entrevistas con personal seleccionado al azar,

Para que?
Para verificar ; mediante evidencia objetiva, la concordancia de lo declarado en
los documentos creados por la Organizacin aplicables al sistema de Calidad ,
as como las prcticas usuales de trabajo en el sitio que se est verificando.

Todo esto a travs de la tcnica de muestreo,

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EJERCICIO:

ANALIZAR LOS CASOS QUE SE LE

PLANTEAN Y DETERMINAR EL TIPO DE
HALLAZGOS.

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Caso 1.Una auditora est verificando el proceso de Control de Documentos Internos y

externos de una organizacin, le pide al auditado la lista maestra de los
documentos internos y externos que le aplican a su sistema de gestin de calidad.
El auditado le muestra el esquema de control de documentos contemplando rea
funcional, clave del documento (Procedimiento, Instructivo, manual, forma) y
como mediante la red interna se publica, informa y se verifica internamente el
control de los documentos internos y externos.
La auditoria hace un muestreo de varios documentos en la red y coteja con los
usuarios el nivel actual de los documentos relacionados, no encontrando
diferencia entre lo publicado en la red y el documento de uso en las reas
funcionales. Sin embargo, al revisar los documentos observa que se hace
referencia a ISO/TS 16949:2002, y que en su lista maestra de documentos
externos no aparecen sealadas estas normas: ISO 19011:2011, ni tampoco la
norma ISO 9000:2005, ni ISO/TS 16949:2009.

Cul es su conclusin respecto a este hallazgo, cmo lo

clasificara y porque?.
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Caso 2.En una evaluacin en el mes de Febrero del ao en curso; un auditor externo
est revisando el requisito de la clusula: 8.2.3 Seguimiento y medicin de
los procesos, y se encuentra lo siguiente:
De los indicadores que se llevan en recursos humanos est contemplado
dentro de Anexo 3 de Manual de Calidad por sus Objetivos de calidad como
organizacin;
Cumplir al 95% el plan anual de capacitacin,
Pero al pedir el auditor como se est revisando no se mostr informacin de
este ejercicio, sino del como se cerr el ao anterior. Mencionando que al
final de cada ejercicio (ao) cotejan la informacin para compararse contra la
meta establecida y sacar conclusiones para la revisin en la direccin.

Cul es su conclusin respecto a este hallazgo,

cmo lo clasificara y porque?.
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TIPOS DE HALLAZGOS

NO CONFORMIDAD:
Es el incumplimiento a un requisito, por ejemplo los requisitos
establecidos en el manual de calidad, normas, guas,
especificaciones, procedimientos e instrucciones, documentos
contractuales.
OPORTUNIDADES DE MEJORA:
Es una situacin observada la cual NO es una no conformidad
mayor o menor, pero cuyos resultados obtenidos, basados en el
juicio y la experiencia del auditor en ese producto, no son
ptimos. Estas oportunidades debern ser registradas en el
informe de auditoria final para beneficio del cliente.

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Tipos de Hallazgos
Conforme: Cumple con los requisitos de Norma (s) y/o la documentacin
declarada por la organizacin.

Oportunidad de Mejora: Cuando una prctica y/o una

declaracin en los documentos de la organizacin no cubre por
completo el requisito de la (s) norma (s) y que potencialmente
presenta riesgo de ser una falla en el Sistema de Gestin.

HALLAZGOS

No Conforme

No Conformidad Menor: La falla en la aplicacin de manera

parcial de un elemento/requisito del sistema de gestin, en un
departamento o en un rea especfica de la organizacin
(control de documentos, control de registros, acciones
correctivas y preventivas).
No Conformidad MAYOR: La organizacin no ha establecido
documentalmente un Sistema de Gestin de acuerdo con la
normativa aplicable (exclusiones aplicables).
Ausencia del cumplimiento de un requisito establecido por la
norma, una serie de 3 o ms No Conformidades de Tipo menor
detectadas en la misma rea funcional, sitio o departamento.
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EJEMPLOS DE NCN TIPO MENOR

Normalmente est relacionada con situaciones genricas, pero que no representan fallas
graves dentro del Sistema de Gestin. Cualquier hallazgo que despus de su revisin y
evaluacin no presente un impacto negativo en la satisfaccin del cliente.
Cualquier hallazgo que represente una probable entrega al cliente de productos o de la
prestacin de servicios no conformes.
Cuando la organizacin tiene documentado el cumplimiento de un requisito, ha generado
hechos, los hechos se pueden probar y se pueden probar como verdaderos. Aunque existen
inconsistencias.

La organizacin presenta evidencia objetiva de las actividades y requisitos aplicables, pero

no puede mostrar la eficacia y eficiencia de los procesos necesarios o de la totalidad del
Sistema de Gestin.
Cualquier incumplimiento a un requisito especificado por el cliente, a los especificados por la
misma organizacin o los establecidos de manera legal o regulatoria para los productos y
servicios proporcionados.
Que a juicio y experiencia del auditor no indiquen una falla en los procesos del Sistema
de Gestin, y no representen un impacto negativo a la capacidad para asegurar
procesos y los productos o servicios suministrados.
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EJEMPLOS DE TIPO NCN MAYOR

Normalmente est relacionada con situaciones de fallas graves en el Sistema de Gestin.
No ha realizado de manera apropiada la identificacin de los procesos aplicables del
Sistema de Gestin de acuerdo al alcance de certificacin declarado.
Hallazgos de no conformidad generalizados y repetitivos en la aplicacin de un
elemento/requisito del Sistema de Gestin en diferentes reas de la organizacin, exista o
no documentacin aplicable (control de documentos, control de registros, acciones
correctivas y preventivas).
No implementar de manera eficaz y eficiente las auditorias internas, as como las
revisiones por la direccin.
No atender las quejas y reclamaciones del cliente de manera oportuna.
No atender de manera efectiva las no conformidades menores documentadas de auditorias
anteriores en el plazo acordado.
El no obtener progreso para el logro de los objetivos de mejora continua.

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TIPOS DE HALLAZGOS
OPORTUNIDADES DE MEJORA (OBSERVACIONES):
Son situaciones o hallazgos detectados durante el proceso de auditoria que no
entran dentro de la clasificacin de no conformidades, pero que reflejan practicas
no ptimas y que pueden ayudar a una organizacin a la mejora en la eficacia y
eficiencia de sus procesos del sistema de gestin.
Normalmente puede referirse a situaciones puntuales dentro de los procesos del
Sistema de Gestin.
Excesivo manejo en la documentacin del Sistema de Gestin. Oportunidades
para mejorar las prcticas en la comunicacin.

Aplicacin y uso de medios informticos para el manejo de la documentacin.

Reducciones para controles excesivos de los procesos del Sistema de Gestin
as como de los procesos operativos.
Recomendaciones para la capacitacin.
Uso de referencias dentro del manual de calidad.
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REQUISITOS PARA REDACCION DE HALLAZGOS

1.
2.
3.
4.
5.

6.

Fecha de la Auditoria
Norma de referencia
Clasula
Ttulo de la clasula
Categora/Clasificacin de la No Conformidad (Impacto en el SGC, cliente,
proceso)
Descripcin de la No Conformidad
a) Descripcin del requisito (deber)
b) Inconsistencia o falla detectada
c) Ejemplo(s) de la inconsistencia o falla detectada (No indicar nombres
propios, referirse a lugares, turnos, # de operacin, ser especficos.
d) Sealar el proceso afectado y consecuencias de la inconsistencia

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EJEMPLOS DE REDACCION DE HALLAZGOS

a) 01 de Junio de 2015
b) ISO/TS 16949:2009
c) 7.3.6.3

d) Proceso de Aceptacin del Producto.

e) Tipo Menor.
f)

Requisito: La organizacin debe cumplir con un procedimiento de aceptacin de producto y

del proceso de fabircacin reconocido por el cliente.

a) Falla: No todos los requisitos de PPAP 4a. Edicin estn cumplidos en todos los casos.
b) Evidencia: Muestras maestras para Funda de Axle Alliance # parte A6803501730 no
estaba disponible renuncia de cliente a este requisito para este nmero de parte.
Tambin no se encontr paquete de informacin enviado al cliente.

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EJEMPLOS OBTENIDOS DE BASE

DE DATOS ADMINISTRACION DE
NOTAS DE NO CONFORMIDAD

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Clasula 8.5.2 Acciones Correctivas Tipo: Menor

Hallazgo encontrado en auditora peridica interna No. 43 (Contrario a lo
especificado en ISO-TS/16949 8.5.2, no se mostr evidencia de una revisin
para la correccin definitiva a la reclamacin por parte de cliente en la
liberacin de empaque de tambores a Detroit-Diesel (RMR 09-022) y prevenir
una reincidencia, hay acciones para contencin. Se muestra evidencia de un
plan de acciones a seguir y recomendaciones, que estn pendientes por
concluir. Aceptacin del cliente va e-mail el 04-03-09; aun hay acciones por
concluir para entregar a cliente documentacin de PSW y empaque para
aprobacin final, de acuerdo a lo sealado en el elemento 7.3.6.3 y HCCL-002.

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Clasula: 8.5.2 Acciones Correctivas Tipo: menor

Contrario a lo establecido en HMMD-003 3.1.1 no en todos los casos se
pude evidenciar que se toman acciones correctivas para eliminar los
problemas encontrados en las verificaciones de Material de Almacn MMD12-04-02. Ejemplo en rea de Frenos se encontr evaluacin con
calificacin de 51% y no se presentaron acciones para mejorar.

Clasula: 8.5.2 Acciones Correctivas Tipo: menor

Contrario a lo establecido en HMMD-003 3.1.1 no en todos los casos se

pude evidenciar que se toman acciones correctivas para eliminar los
problemas encontrados en las verificaciones de Material de Almacn MMD12-04-02. Ejemplo en rea de Frenos se encontr evaluacin con
calificacin de 51% y no se presentaron acciones para mejorar.

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Clasula:6.2.2/6.2.3
Tipo menor
En auditora interna No. 55 el auditor report el siguiente hallazgo:
Contrario a lo establecido en las clusulas 6.2.2.2 y 6.2.2.3, no se mostr
evidencia de que existe un programa para capacitacin y formacin del
personal empleado., solo se mostraron algunos ejemplos de Planes
Preliminares de capacitacin para 2012.
Se indica que la formacin se est llevando principalmente acorde a
necesidades detectadas, y posteriormente se revisarn las evaluaciones de
desempeo para identificar necesidades de formacin, se mostr evidencia
de registros RHU-31-0304 de Solicitud de Curso Externo y RHU-77-0007 de
Cumplimiento de Objetivos
Clasula 7.5.1
Tipo: menor
En Planta CARRIER, Lnea de CAJAS EMAG. No en todos los casos se encontr
evidencia de conformidad del control de las caractersticas para la operacin 20 en DR 794
(Torneado segundo paso), el plan de calidad rev.5 02/10/2006 indica que la frecuencia de
inspeccin del espesor de brida debe hacerse 1 c/ 20; y en el registro de inspeccin indica
1 c/turno. Adems de que el calibrador indicado para esta caracterstica: espesor de
dimetros en el plan de calidad indica que es el CG-XXXX, el cual es un calibrador tipo
variable; y en el registro indica para esta caracterstica el uso de M00448-2 el cual es un
calibrador por atributos.
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Clasula :8.4.1 Anlisis de datos

Tipo: menor.

Varios ejemplos de que no se est considerando dentro de la seccin "Comentarios y

estado de las acciones" del Sistema de Informacin Gerencial Metrics Manager; el registro
o comentario de acciones aplicadas cuando la tendencia o valor del indicador no est
dentro de la meta establecida, ni la actualizacin de la seccin de Reportes que enlaza
con archivos de respaldo y/o portales Share point correspondientes. Otro ejemplo: No en
todos los casos se efectan completos los anlisis de las causas

Clusula 4.2.3 de ISO/TS 16949

Tipo: menor
En rea de PROYECTOS. Contrario a lo descrito en procedimiento PRC-001 Rev. 02,
Planeacin Anticipada de Calidad. No se mostr evidencia objetiva del uso de los
documentos declarados en el procedimiento, por ejemplo Formatos:
A) Utilizan el formato MAN-82 y en el procedimiento esta declarado el MAN-81.
B) Utilizan formatos del sistema SIM en lugar de los declarados en el procedimiento.
C) El AMEF presenta ocurrencia 2 cuando los estudios de capacidad presenta menor a
1.33 ejem. Diam. de 1005.5 se presenta resultados de .94 CPK en dimetro de
104.958 tiene 1.21 de CPK

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Aspectos relevantes a considerar en la aplicacin de Auditorias.

1.- Preparacin (Revisar documentos relacionados, Informe de Auditoria Anterior)
2.- Planear la entrevista y/o recorrido del proceso en las reas que involucra (Citar
y ser puntual, considerar flexibilidad por cambios solicitados por el Auditado).
3.- Aplicar el enfoque de proceso (Diagrama de Tortuga, posteriormente relacionar
los requisitos a verificar, partir de indicadores de desempeo del proceso).
4.- Verificar evidencia suficiente del cumplimiento de los requisitos y/o
procedimiento (s) relacionado (s) con el proceso.
5.- Retroalimentar al auditado el final de la entrevista de acuerdo a los resultados.
6.- Si no est seguro de sealar No Conformidades, comentarla con el Auditor
Lder para cruzar informacin con otros auditores.
7.- En caso de registrar Notas de No Conformidad, ser claro y preciso en sealar
los hechos, (Omitir nombres propios) y hacer referencia a clusula,
procedimiento y/o requisito especfico que no se est cumpliendo regularmente
o consistentemente.
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RECOMENDACIONES PARA MANTENER COMPETENCIA PARA AUDITORIA.

LEER PERIODICAMENTE SOBRE REQUISITOS DEL SGC Y/O SGA,
REQUISITOS ESPECIFICOS DE CLIENTE, MANUALES DE APOYO AL SGC Y
SGA.
FAMILIARIZARSE CON LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DE SU
ORGANIZACIN.
ASISTIR A SEMINARIOS DE CAPACITACION Y/O REFORZAMIENTO, PANELES,
CONFERENCIAS O TALLERES INTERNOS.
PARTICIPAR COMO OBSERVADOR EN AUDITORIAS EXTERNAS (CLIENTES Y
3. PARTE).
SOLICITAR TIPS A AUDITORES EXPERIMENTADOS.

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CONCLUSIONES

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