Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin

Departamento de Ciencias de la Administracin

Curso de
ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS
Ao 2010
Unidad temtica 15: Anlisis y diseo de portadores
de informacin
CLASE NO 18
Javier Mari

3 de Junio de 2010

CONCEPTO DE FORMULARIO
Instrumento bsico para los Sistemas de
Informacin, a travs del cual se ingresa, se
traslada, se procesa y se obtiene informacin.

Mantienen el concepto de ser soportes de datos,

contenedores de informacin entonces rol
esencial para los procedimientos y los sistemas
de informacin.

Los Formularios y los Sistemas

de Informacin Computarizados
Desaparicin de papeles
Sustitucin de archivos fsicos de papel
(otra forma de actualizacin).
Ingreso de informacin directamente
por el usuario. Por ej: registro via web para
hacer compras on-line

Los Formularios y los Procedimientos

Administrativos
El

estudio

anlisis

de

procedimientos

administrativos y de formularios son indivisibles y

se potencian mutuamente.
No se puede analizar y disear un formulario si
no se sabe exactamente qu es lo que se va a
hacer con l, y cual ser la secuencia que el
mismo desarrollar.

Principios que deben cumplir los

portadores de informacin
.

Ser de utilidad tanto para quien lo completa

como para quien lo lee
Uniformidad o normalizacin en el diseo
Exactitud en la informacin que contenga
Claridad, debe ser fcil de entender
Esttica, agradable a la vista

Funciones de los portadores de

informacin
.

Recoleccin o registro de datos e informacin.

Almacenamiento.
Transporte.
Procesamiento. Es decir, procesar lo datos que
recibe, brindando un resultado
Recuperacin

Clasificacin de los formularios

a) Segn la salida: externa (sale de la organizacin),
o interna (permanece dentro de la organizacin).
b)

Segn quienes lo completan y utilizan:

completados y utilizados internamente en la
empresa; completados por externos y utilizados por
internos; completados por personal de la empresa y
utilizados tanto interna como externamente.

c)

Segn la salida de impresin: impresin total, o

formulario preimpreso.

d)

Segn el soporte fsico: tradicionales (en papel) o

activo (en pantalla)

Ventajas de los formularios activos

Ahorro considerable en materiales y en
tiempo de impresin
Operacin en lnea desde la pantalla
del usuario
Agilidad en el procesamiento de la
informacin
Actualizacin instantnea de la
informacin

Expediente electrnico
Concepto de EXPEDIENTE:
Es un soporte que permite documentar en
forma sistemtica algunos procedimientos
administrativos, reuniendo los diferentes
elementos (informes, notas, consultas, etc.)
necesarios para resolver un asunto.
Expediente en papel
Expediente electrnico

Expediente electrnico
El expediente electrnico sustituye al papel, es un
sistema informtico que permite:
dar de alta, baja o modificaciones a los expedientes
que se requieran para tramitar un asunto
adjuntar al expediente documentos escaneados
predefinir el procedimiento que seguir cada
expediente
realizar un seguimiento (control) sobre el estado de
cada trmite
generar datos estadsticos sobre tiempos de ejecucin
de un trmite, volmenes de expedientes

Expediente electrnico Beneficios

Mejorar la seguridad y control sobre los

documentos
Disminuir el riesgo de prdida de
informacin
Disminuir las demoras asociadas al
traslado fsico de documentos
Ejecucin de controles en forma
automtica

Expediente electrnico y relacin

con mejora de procedimientos
1. Anlizar y mejorar el procedimiento
administrativo
2. Implementar el sistema informtico de
expediente electrnico

No debemos automatiza la ineficiencia

Diseo de los portadores de informacin

Principios generales bsicos de diseo:
Simplicidad, Lgica, mnimo, aprovechamiento, vista,
normalizar, servicio.
Aspectos funcionales:
Propsito especfico que cumple cada elemento del
portador de informacin: ttulo, nmero de pginas,
ttulos de columnas, agrupamiento de datos.
Adems son aspectos funcionales la cantidad de
copias, los lotes de impresin, la forma de archivo.

Diseo de portadores de informacin

Estos aspectos llevan a tener en cuenta:
Destino final de los diversos ejemplares.
Datos que debe contener.

Secuencia en la elaboracin y organizacin de los datos.

Aspectos formales:
Papeles a emplear, Calidad y color
Flujo lgico: de arriba hacia abajo y de izquierda a
derecha.
Prenumeracin
Orden de los datos, Datos fijos y variables,zonas
con datos remarcados
Observaciones
Requisitos legales.

Problemas ms frecuentes en
relacin
a portadores de informacin
.
- Existencia de distintos formularios con una finalidad igual o
similar.
- Reiteracin innecesaria de datos en formularios
complementarios.
- Diseo deficiente de formularios que dificultan su llenado e
interpretacin.
- Informacin confusa que induce a error.
- Nmero de copias escasa (limita la informacin) o excesiva
(costos innecesarios).
- Stocks incorrectos.
- Calidad inadecuada del material a utilizar

Impacto de la computacin en los

portadores de informacin.
Formularios Activos:
Pautas para el diseo de Formularios Activos:
Pantalla sencilla.
Imagen consistente, que se mantenga a lo largo de
las pantallas
Facilitar los movimientos del usuario entre pantallas
Crear pantallas atractivas e interactivas.