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Haciendo realidad su Plan

estratgico implementando una


PMO
Felipe Melndez De la Cruz, Ing., MBA, PMP,
PMI RMP, SCRUM Master
PM&B Consulting SAC

Acerca del Autor

Felipe Melndez, Ing., MBA,


PMP, PMI RMP, SCRUM
Master
PM&B Consulting Group

Gerente de Consultora de PM&B Consulting Group para


la Regin Latinoamrica.
Gerente General PM&B Consulting Group Per y Chile.
Presidente del Captulo PMI Lima Per 2010
Presidente Centro Ingeniera Proyectos en Colegio de
Ingenieros Lima, 2008.
Expositor internacional en Congresos Globales del PMI
realizados en Cancn Mxico en 2007, Denver USA
en 2008, Florida USA en 2009.
Expositor en Congresos Regionales PMI : Lima del 2007
al 2011, Arequipa del 2009 al 2011, Antofagasta 2010,
Santiago 2011, Santa Cruz 2011, Chiapas Mxico 2011.
Miembro activo de los Captulos del PMI de Santiago,
Lima, Santa Cruz y Madrid.
Participo en Leadership Meeting del PMI en Panam
2010, Washington 2010, Buenos Aires 2012, Marsella
Francia en 2012.

Agenda
Marco Conceptual.
Cmo aplicamos el enfoque sistmico en una Organizacin
usando las 4 Ps?
Mejores prcticas para realizar un Diagnstico de situacin
actual (OPM3) en forma efectiva.
Caso prctico de uso de Ciclo de vida del proyecto, Plan de
comunicaciones y EDT.
Cmo realizar un Taller de Sensibilizacin?
Lecciones aprendidas de caso de Implementacin de una
PMO en una empresa de Construccin.
Conclusiones.

Marco Conceptual
Porcentaje de empresas con PMO
Tres factores clave el estado actual de la PMO:
1. El creciente valor estratgico de la PMO
2. El creciente papel de la PMO en la formacin.
3.El desafo siempre presente de la gestin de recursos.

Fuente: The State of the PMO,


Center for Business Practices, 2010
Referencia: http://www.pmsolutions.com/collateral/research/
State%20of%20the%20PMO%202010%20Research%20Report.pdf

Marco Conceptual
Portafolio de
proyectos
C

Proyecto 1

Visin

Misin

Retorno de
Inversin

Retorno de Inversin:
30%

Minimizar
Costos

Minimizar
Costos: en 15%

T
Q

Proyecto 2

C
T
Q

Objetivos

Medio
Ambiente

Medio Ambiente: Mnimo


impacto ambiental

Seguridad

Seguridad: 0 accidentes

Responsabilidad
Social

Responsabilidad
Social: 80%

Proyecto 3
C
T

Plan
Estratgico

Proyecto 4

Estrategias

Objetivos
Estratgicos

Resultados

Proyecto 5
Proyecto 6
Proyecto 7
Proyecto 8
Proyecto 9
Proyecto 10

Marco Conceptual
Caso de Aplicacin en una Empresa de Construccin
Problemas:
No se cuenta con autoridad del Gerente de proyecto.
No existe una comunicacin adecuada con todo el personal de la organizacin.
Los procedimientos no estn claramente definido de algunas personas en la obra.
No existe un Plan Integrado de Gestin de Proyectos.

Cmo aplicamos el enfoque sistmico


en una Organizacin usando las 4 Ps?
Nuestro enfoque sistmico se basa en 4 Ps para tener xito en una PMO: 1)
Plan estratgico, 2) Personas, 3) Procesos y 4) Project Management,
presentado en la Ilustracin.

1. Plan
Estratgico

2. Personas

3. Procesos

4. Project
Management

Muy importante es una comunicacin constante que permita la integracin.

Cmo aplicamos el enfoque sistmico


en una Organizacin usando las 4 Ps?
1. Plan Estratgico

Visin

Misin

Objetivos

Plan
Estratgico

Estrategias

Cmo aplicamos el enfoque sistmico


en una Organizacin usando las 4 Ps?
2. Personas

- Utilizar experiencia y mucha psicologa.


- Personas capacitadas y comprometidas con el Proyecto.

- Realizar Talleres de sensibilizacin.

- Realizar una evaluacin 360 al personal .

- Crear cultura de proyectos.

Cmo aplicamos el enfoque sistmico


en una Organizacin usando las 4 Ps?
3. Procesos

- Polticas, procesos de la organizacin y el uso de herramientas .

- nfasis a la Calidad, Seguridad, Medio Ambiente y Responsabilidad Social.

Cmo aplicamos el enfoque sistmico


en una Organizacin usando las 4 Ps?
4. Project
Management

Aplicaremos los estndares como el OPM3, PMBOK, Portfolio Management,


Project Manager Competency Development.

Mejores prcticas para realizar un Diagnstico


de situacin actual (OPM3) en forma efectiva
Pasos para realizar el Diagnstico de Situacin Actual
3.1. Identificar las
necesidades del
Cliente

3.2. Realizar el Taller de


Sensibilizacin

3.5. Implementacin
PMO

3.3. Diagnstico Inicial


de la Cultura de
Proyectos

3.6. Proyecto Piloto

3.4. Presentacin de
Plan de Proyecto

3.7. Despliegue General

3.1. Identificar necesidades del Cliente


Se capturan las necesidades y expectativas de los involucrados del Proyecto para definir
las necesidades del Cliente, es decir la importancia que tiene el proyecto para el Cliente.

Mejores prcticas para realizar un Diagnstico


de situacin actual (OPM3) en forma efectiva
3.2. Realizar el Taller de Sensibilizacin:
Se realiza el Taller de Sensibilizacin con todo equipo del proyecto, gerentes de proyectos e
interesados claves; con el fin de transmitir los conceptos bsicos de la Metodologa de
Gerencia de Proyectos y su marco terico conceptual.
3.2.1. Primera se realiza la convocatoria por el Gerente de la Oficina
de Gestin de Proyectos. Participan el comit Directivo, sponsor,
gerente de proyectos, todos los gerentes de proyecto de la

empresa, los planners y en general todos los involucrados, en los


proyectos.

Mejores prcticas para realizar un Diagnstico


de situacin actual (OPM3) en forma efectiva
3.2. Realizar el Taller de Sensibilizacin:

3.2.2. El Taller tiene una duracin de 4 horas. Conceptos Bsicos de project


management.

3.2.3. Se realizar un trabajo en grupo se dividirn en grupos de 5 personas y


se les pide resuelvan un caso. Luego cada grupo realizarn una presentacin
de la solucin del caso.

3.2.4. Al finalizar el Taller los participantes harn las preguntas y consultas al


Expositor, l les brindar las conclusiones del taller.

Mejores prcticas para realizar un Diagnstico


de situacin actual (OPM3) en forma efectiva
3.3. Diagnstico Inicial de la Cultura de
Proyectos
Primero se realiza la evaluacin de la
madurez de gerencia de proyectos de la
empresa para conocer su estado actual y

planificar detalladamente las mejores


prcticas necesarias para desarrollar la
metodologa de la empresa.

2011

2012

2013

2014

Mejores prcticas para realizar un Diagnstico


de situacin actual (OPM3) en forma efectiva
3.3 Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos
3.3.1
Cronograma de entrevistas considerando todos los roles involucrados en proyectos (Gerentes
funcionales, gerentes de proyectos, supervisores, especialistas, y otros) .
3.3.2
Prepare los cuestionarios por rol. No todas las preguntas son para todos, depende del cargo.
Dim 1

Dim 2

Si

No

Estn el Sponsor y otros stakeholders comprometidos en el


establecimiento de la direccin del proyecto, de tal manera que se
satisface los intereses de todos los stakeholders?

PY

PY

PY

Las metas y los objetivos de su organizacin se comunican y son


entendidos por los equipos de proyecto?

PY

Los proyectos en su organizacin tienen objetivos claros y medibles


en tiempo, costo y calidad?

PY

Su organizacin considera el riesgo durante la seleccin del


proyecto?

Su organizacin ha integrado completamente las reas del


conocimiento de la gua del PMBOK en su metodologa de gestin
de proyectos?

Mejores prcticas para realizar un Diagnstico


de situacin actual (OPM3) en forma efectiva
3.3. Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos
3.3.3. Ejecute las entrevistas y evale los cuestionarios.
Evaluacin de las Mejores Prcticas actuales en Gestin de
Proyectos, Programas y Portafolio
Dimensin Total Cumplidos

Proyecto

56

15

26.79%

Programa

36

0.00%

Portafolio

59

6.78%

Nivel de Madurez actual en la Gestin de Proyectos,


Programas y Portafolio
Nivel
Estandarizado
Medido
Controlado
En mejora

151

26.79%
0.00%
6.78%

Cumplidos
14
3
2
0

%
23.73%
7.69%
8.00%
0.00%

Estanda
rizado

Proyect
o

Portafoli
o

Total
59
39
25
28
151

Progra
ma

En
mejora

23.73%
0.00%
7.69%
8.00%

Controla
do

Medido

Mejores prcticas para realizar un Diagnstico


de situacin actual (OPM3) en forma efectiva

3.3 Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos

3.3.4 Prepare el informe del Diagnstico Inicial de la


Cultura de Proyectos identificando las oportunidades de
mejora en cada rea.

Mejores prcticas para realizar un Diagnstico


de situacin actual (OPM3) en forma efectiva
3.3.4.1 Lo que mejor funciona en XYZ respecto de la Gerencia de Proyectos
Los entrevistados opinan que el xito actual XYZ en sus proyectos se debe a:

Lo que mejor funciona en XYZ respecto de la Gerencia de Proyectos


Nmero de Personas
Encuestadas

% del Total

Experiencia de las personas

133

27

La ejecucin de la obra (parte tcnica)

133

16

El rea de residencia de la obra

133

El rea de Ingeniera

133

La calidad del producto

133

El trabajo en equipo

133

El Planeamiento en Obra

133

La Predisposicin a la mejora

133

La buena imagen de la empresa en el mercado

133

Descripcin

Mejores prcticas para realizar un Diagnstico


de situacin actual (OPM3) en forma efectiva
3.3.4.2 Aspectos en Gerencia de Proyectos que mejoraran los entrevistados en el corto plazo
Lo que mejoraran los entrevistados en el corto plazo
Descripcin

Nmero de Personas Encuestadas

% del Total

Mejorar la comunicacin y realizar reuniones peridicas

133

28

Mayores capacitaciones

133

16

Mejorar la Planificacin, seguimiento y control de proyectos

133

12

Estandarizar todos los procesos y procedimientos alineados al


PMBOK

133

12

Mejorar la Integracin y coordinacin entre las reas

133

Formalizar los roles y funciones

133

Mejorar la seleccin del personal a la obra

133

Trabajo en equipo

133

Implementar Comit de Residentes de obra

133

Incorpora la variable seguridad y medio ambiente en los planes de


proyectos

133

Mejores prcticas para realizar un Diagnstico


de situacin actual (OPM3) en forma efectiva
3.3 Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos
3.3.5. Comunique los hallazgos a todos los involucrados del proyecto.

Mejores prcticas para realizar un Diagnstico


de situacin actual (OPM3) en forma efectiva
3.4. Presentacin de Plan de Proyecto:

Es la diferencia que falta para lograr los objetivos del proyecto


luego del Diagnstico Inicial.
La reunin de aprobacin del proyecto de implementacin de la
PMO que se realice con la alta gerencia debe estar acompaada de

la presentacin de un plan de proyecto donde se tenga claro el


alcance, los costos, el tiempo, los riesgos durante el perodo que
dure el proyecto.

Mejores prcticas para realizar un Diagnstico


de situacin actual (OPM3) en forma efectiva
3.5. Implementacin de la metodologa de gestin de proyectos.
Durante esta fase desarrollamos una metodologa de gerencia de proyectos estndar y
customizada a las necesidades de su empresa. La metodologa estar 100% alineada al estndar
PMBOK del Project Management Institute (PMI).
Plantillas:
Project Charter
Plan de Proyecto
Acta de Reunin
Informe de Avance (Semanal y
Mensual)
Solicitud de Cambio
Informe de Cierre de Proyecto
Informe de Cierre de Contrato
Reporte de Portafolios

Flujogramas:
Gestin Comerrcial
Desarrollo de Proyecto
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Seguimiento y Control
Cierre
Portafolio de Proyectos

Sistema de Direccin de Proyectos

Mejores prcticas para realizar un Diagnstico


de situacin actual (OPM3) en forma efectiva
3.5. Implementacin de la metodologa de gestin de proyectos.
Se define el Tipo de PMO de acuerdo a la organizacin del Cliente y basado en el diagnstico de
cultura de proyectos.
TIPOS DE PMO
Basado en Competencias

PMO Estndar

Basado en su focalizacin

Estratgica

Basados en su autoridad

Descentralizada

Basados en su Infraestructura
Otros tipos de PMO

PMO Fsica
PMO gil

Mejores prcticas para realizar un Diagnstico


de situacin actual (OPM3) en forma efectiva
3.5. Implementacin de la metodologa de gestin de proyectos.

Sector Construccin
1. Gestin
Comercial
Idea de
Nuevo
Negocio

Licitaciones

3. Post
Construccin

2. Desarrollo de Proyecto
Ingeniera

Inicio

Acta de
Constitucin
del Proyecto

Entrega
de Obra

Construccin de Obra

Planificacin

Plan
Proyecto

Ejecucin y Control

Informe
de Avance
Semanal

Informe
de Avance
Mensual

Solicitud
de
Cambios

Cierre
Informe
de Cierre
de Proyecto
Informe
Final de
Lecciones
Aprendidas

Liquidacin
de Obra

Mejores prcticas para realizar un Diagnstico


de situacin actual (OPM3) en forma efectiva
3.6. Proyecto Piloto
Durante esta etapa se identifica uno o dos proyectos pilotos con los
que se pone en prueba la metodologa desarrollada, as mismo se
pone en prctica las funciones e infraestructura de la Oficina de
Proyectos.
3.7. Despliegue general

Consiste en la implementacin de la metodologa de Gestin de


Proyectos en todos los Proyectos de la Organizacin, con la aplicacin de
todas las plantillas, procesos y procedimientos implementados.

Caso prctico de uso de Ciclo de vida del


proyecto, Plan de comunicaciones y EDT
Ciclo de Vida del Proyecto

Caso prctico de uso de Ciclo de vida del


proyecto, Plan de comunicaciones y EDT
Ciclo de Vida del Proyecto

Caso prctico de uso de Ciclo de vida del


proyecto, Plan de comunicaciones y EDT
Cuestionario de Nivel
de Riesgos

Caso prctico de uso de Ciclo de vida del


proyecto, Plan de comunicaciones y EDT
Cuestionario de Nivel
de Riesgos

Caso prctico de uso de Ciclo de vida del


proyecto, Plan de comunicaciones y EDT
Proceso para Identificar el Nivel de Gestin:

Caso prctico de uso de Ciclo de vida del


proyecto, Plan de comunicaciones y EDT
Plan de Comunicaciones

Caso prctico de uso de Ciclo de vida del


proyecto, Plan de comunicaciones y EDT

Caso prctico de uso de Ciclo de vida del


proyecto, Plan de comunicaciones y EDT
1

Cmo realizar un Taller de Sensibilizacin?


Agenda Taller
Actividad

Responsable

Fecha

Hora Inicio

Hora Fin

Introduccin a la Industria de Gerencia de


Proyectos

Felipe Melndez

21/06/2011

10:00 a.m.

10:30 a.m.

Caso Entendiendo como Funciona un Proyecto

Felipe Melndez

21/06/2011

10:30 a.m.

11:00 a.m.

Presentacin del Caso Puente Aquisito

Equipo de Proyecto

21/06/2011

11:00 a.m.

11:30 a.m.

Competencias de un Gerente de Proyectos

Felipe Melndez

21/06/2011

11:30 a.m.

11:45 a.m.

Ciclo de Vida del Proyecto, Factores de la


organizacin que influyen en los proyectos,
Tipos de Organizaciones de Proyectos

Felipe Melndez

21/06/2011

11:45 a.m.

12:30 a.m.

Entendiendo los Procesos de la Gerencia de


Proyectos

Felipe Melndez

21/06/2011

12:30 a.m.

01:00 a.m.

Cmo realizar un Taller de Sensibilizacin?


Agenda Kickoff
Actividad

Responsable

Fecha

Hora Inicio

Hora Fin

10:00 a.m.

10:30 a.m.

Beneficios de la Gerencia de Proyectos para XYZ

Felipe Melndez

08/07/2011

Diagnstico Inicial

Felipe Melndez

08/07/2011

Situacin Actual

Felipe Melndez

08/07/2011

10:30 a.m.

11:30 a.m.

Resultados del Diagnstico Inicial

Felipe Melndez

08/07/2011

11:30 a.m.

12:00 a.m.

Felipe Melndez

08/07/2011

Alcance

Felipe Melndez

08/07/2011

12:00 a.m.

12:45 a.m.

Organizacin

Felipe Melndez

08/07/2011

12:45 a.m.

01:00 p.m.

Comunicaciones

Felipe Melndez

08/07/2011

02:00 p.m.

02:15 p.m.

Riesgos

Felipe Melndez

08/07/2011

02:15 p.m.

02:30 p.m.

Cronograma

Felipe Melndez

08/07/2011

02:30 p.m.

02:45 p.m.

Hitos

Felipe Melndez

08/07/2011

02:45 p.m.

03:00 p.m.

Criterios de Aceptacin

Felipe Melndez

08/07/2011

03:00 p.m.

03:15 p.m.

Plan de Proyecto

Cmo realizar un Taller de Sensibilizacin?

Elaboracin de Trabajos
Grupales del Caso del
Taller

Personal motivado
presentando su
caso prctico del Taller

Cmo realizar un Taller de Sensibilizacin?


Agenda de Capacitacin
Actividad

Responsable

Fecha

Hora Inicio

Hora Fin

PRIMER DIA
Procesos de Gestin de Proyectos (Ciclo de Vida del
Felipe Melndez
Proyecto)

01/09/2011

03:00 p.m.

04:00 p.m.

Proceso de Inicio (Flujograma)

Felipe Melndez

01/09/2011

04:00 p.m.

04:30 p.m.

Plantilla (Acta de Constitucin del Proyecto)

Felipe Melendez

01/09/2011

04:30 p.m.

05:30 p.m.

Presentacin de Trabajos de Acta de Constitucin


del Proyecto

Personal de Obra

01/09/2011

06:00 p.m.

07:00 p.m.

Proceso de Planificacin (Flujograma)

Felipe Melndez

01/09/2011

07:00 p.m.

07:30 p.m.

Plantilla (Plan de Direccin de Proyectos)

Felipe Melndez

01/09/2011

08:00 p.m.

09:00 p.m.

Presentacin de Trabajos de Estructura de


Desglose de Trabajo

Felipe Melndez

01/09/2011

09:00 p.m.

10:00 p.m.

Plantilla (Acta de Reunin)

Felipe Melndez

02/09/2011

10:00 a.m.

11:00 a.m.

Presentacin de Trabajos de Acta de Reunin

Personal de Obra

02/09/2011

11:00 a.m.

12:00 a.m.

Plantilla (Informe de Avance Semanal)

Felipe Melndez

02/09/2011

12:00 a.m.

01:00 p.m.

Presentacin de Trabajos de Informe de Avance


Semanal

Personal de Obra

02/09/2011

01:00 p.m.

02:00 p.m.

SEGUNDO DIA

Cmo realizar un Taller de Sensibilizacin?

1. Presentacin del
expositor sobre
los Procesos de Gestin
de Proyectos

2.- Explicacin del


expositor sobre
la Plantilla de
Project Charter

Lecciones aprendidas de caso de Implementacin


de una PMO en una empresa de Construccin
Se debe involucrar a todas las reas de la organizacin en la elaboracin del proyecto.
El Sponsor debe participar en el desarrollo del Proyecto.
Deben participar en los talleres todo el personal hasta el nivel de supervisores.
Se deben hacer reuniones semanales con el equipo del proyecto y reuniones mensuales con

los Ejecutivos de la compaa.


Se deben realizar Talleres frecuentemente durante la implementacin de la PMO.

Lecciones aprendidas de caso de Implementacin


de una PMO en una empresa de Construccin
Se debe realizar visitas al campo para obtener la mayor informacin de las obras.

Realiza presentaciones de informes semanales segn el avance con riesgos y problemas.


Se debe tener el apoyo de los ejecutivos de la organizacin.

Incluir durante el desarrollo del Proyecto a la Gerencia de Equipos, Seguridad y Medio


Ambiente, Obras Civiles desde el inicio de la Implementacin de la PMO.
Se debe priorizar el Proyecto de la PMO sobre otros proyectos de la compaa.

Conclusiones
PMO es una solucin de negocios.

PMO directamente tiene relacin con el plan estratgico de la compaa.

Objetivos
estratgicos

El xito de la gestin de los proyectos no depende solo de los gerentes de


proyectos, involucrar a todo el personal que participa en los proyectos.

Informacin de contacto
Nombre: Ing., Felipe Melndez, PMP, Gerente General
PM&B Consulting Group Peru, Chile, Repblica Dominicana,
Florida - USA, Australia y Canada.
Telfono: 987965224, 975488853
Email: fmelendez@pmbcg.com,
felipe.melendez@hotmail.com
Sesin:

Preguntas y respuestas

fmelendez@pmbcg.com,
felipe.melendez@hotmail.com
Fono: + (51) 987965224
+(51) 975488853

Muchas Gracias