Modulo 1 Comunicacion Incidentes

Mdulo 1: Comunicacin del incidente
GRUPO REPSOL: MANUAL GAMA
Mdulo
incidente
1:
Comunicacin
Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009.

Este documento est sujeto a cambios, por lo que las copias
impresas se consideran copias no controladas. Para acceder a la
ltima versin utilizar el formato electrnico.
del
NDICE
Qu es un incidente?--------------------------------------2
Quin comunica el incidente? ----------------------------3

Plazos de comunicacin------------------------------------3
Cmo se comunica------------------------------------------4
Pasos a seguir ----------------------------------------------4
Validacin del incidente---------------------------------- 23

Quin valida? -------------------------------------------- 23
Plazos ------------------------------------------------------ 23
Cmo se Valida-------------------------------------------- 24
Pasos a seguir -------------------------------------------- 24
ANEXO ----------------------------------------------------- 31
Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009
Pgina | 1
1 Qu es un incidente?
Se define un incidente como: Todo acontecimiento puntual no deseado, con
ocasin del trabajo, en el que estn involucrados personal, activos o la
imagen de la compaa y que pueden derivar o tener el potencial para
derivar en:
Daos
Daos
Daos
Daos
o deterioro de la salud de las personas.

a los activos de la Compaa (incluye procesos, vehculos y otros).
al medio ambiente.
a la imagen de la compaa.
Pgina | 2
2 Quin comunica el incidente?

En la comunicacin del incidente participan dos personas diferentes y
complementarias. Por una parte la persona que carga (rol comn) dicho
incidente y por otra parte aqul que se encarga de validar dicho incidente (rol
parametrizable).
Es responsable de comunicar el incidente, la persona ms cercana al
incidente, bien porque lo sufra o bien porque lo presencie.
En caso de personal contratista, la comunicacin deber ser realizada
por la persona responsable de la gestin del contrato.
En el caso de visitantes, la comunicacin del incidente deber ser
realizada por la persona que autoriza o acompaa la visita.
Por lo tanto, toda persona que presencie un incidente, tratar, en primer lugar,
de controlar en la medida de lo posible, cualquier condicin insegura que pueda
reproducir o agravar los daos producidos. Una vez controladas, comunicar
verbalmente el incidente a la Unidad correspondiente para posteriormente
introducir los datos del incidente, en el menor tiempo posible, en la
herramienta corporativa GAMA, y poder iniciar el proceso de gestin del mismo.
Plazos de comunicacin
Para poder respetar los plazos de validacin, y atendiendo a la
gravedad del mismo, es necesario realizar la comunicacin, en un
plazo de entre 24 horas y 5 das.
En el caso de no disponer de los canales oficiales de comunicacin de
incidentes (acceso a GAMA), esta comunicacin se realizar por las
vas que se consideren oportunas (incluyendo a la Direccin de
Seguridad y Medio Ambiente, DSMA, en el caso de incidentes graves)
y se incluirn en el sistema en cuanto ste se encuentre disponible de
nuevo.
Pgina | 3
3 Cmo se comunica
Pasos a seguir
Para comunicar un incidente se requieren dos pasos:
Carga del incidente: Rol comn.
Validacin del incidente: Rol del Validador.
Una vez haya accedido a GAMA siguiendo las rutas indicadas en el
mdulo anterior desde Repsolnet (reas/Medio Ambiente, Seguridad
y Calidad/ GAMA: Gestin de accidentes y medio ambiente/GAMA
Mi gestin personal/ Gestin de accidentes y medio ambiente/
Aplicacin GAMA/ GAMA), encontrar el link para Comunicacin
incidente nuevo y dispondr de varias pantallas para completar
el proceso de carga de un incidente:
Pgina | 4
PANTALLA: Datos principales
Una vez hayamos accedido a GAMA, la aplicacin identifica por defecto

los datos asociados al ID del empleado. Esta informacin aparecer
siempre.
Pgina | 5
En caso de que el incidente se produzca fuera de su ubicacin

habitual de trabajo (ya que estos estn predefinidos por defecto),
deber completar los datos asociados a la Asignacin Jerrquica y
Geogrfica, teniendo en cuenta el lugar donde se haya producido dicho
incidente.
Campos obligatorios
Fecha/hora de ocurrencia.
Descripcin.
El resto de datos a completar en esta y en las dems pantallas son
opcionales (sin sombrear y comprimidos por defecto). Podr disponer
de este tipo de datos y de su ubicacin en el Glosario del mdulo.
En caso de conocer la informacin referida a dichos puntos, activar los
desplegables y cumplimentar la informacin requerida, en la medida
que la conozca. Estos campos no son obligatorios, pero suponen
informacin aadida y posiblemente til a la hora de realizar la
investigacin del incidente.
Pgina | 6
PANTALLA: Estimacin inicial

Tras haber cargado los datos de la pantalla anterior, guardndolos con el
botn de accin Guardar que hay en la misma, tendr acceso a la
pantalla que a continuacin le presentamos.
En esta pantalla deber informar de los daos que ha provocado el

incidente que est cargando. Para ello deber marcar S o No en cada
caso.
Al completar afirmativamente alguno de los daos, la herramienta
configurar automticamente la aplicacin, para que pueda ampliar
con ms detalle dicha informacin.
Pgina | 7
PANTALLA: Daos personales
En caso de haber cargado daos personales en el incidente que est

cargando tendr acceso a esta pantalla:
Campos obligatorios
Tipo Persona.
Personal Propio.
Contratista.
Otro.
Personal No SAP.
Tipo Accidente.
Primeros Auxilios
Herido
Muerto
Cada una de estas dos clasificaciones dispone de diferentes opciones.

En funcin del tipo de persona seleccionada, la informacin
complementaria a detallar de los desplegables variar. Vemoslo en
detalle:
Pgina | 8
DATOS PERSONALES
Personal Propio:
Se considera Personal Propio a cada una de las personas que figura
en los listados de nminas de RR.HH. en el periodo considerado.
Igualmente y con el mismo efecto si est contratado directamente por
Repsol YPF.
Si la persona que ha sufrido daos en el incidente que est cargando
pertenece al personal propio, deber realizar una bsqueda del
accidentado, haciendo uso de la base de datos de la aplicacin.
Los criterios de bsqueda disponibles son:
Nombre, Apellido 1, Apellido 2.
Cdigo Usuario.
Telf. Interno.
Nmero SAP.
Pgina | 9
Contratista:
Toda persona fsica o jurdica que mediante el conocimiento y
aplicacin correcta de los reglamentos, especificaciones, cdigos y
normas requeridos en cada caso, as como la buena prctica, dispone
de los recursos adecuados para prestar servicios, entre los que
podemos encontrar la construccin, obras, montaje o instalaciones,
mantenimiento, ingeniera, estudios, anlisis y asistencia tcnica,
inspecciones, supervisiones o pruebas, trasporte, etc.
A efectos de accidentabilidad subcontratista es sinnimo de
contratista. El personal contratado autnomo y los becarios se
registrarn en la estadstica como Contratistas.
En este caso los datos a cargar no se registran mediante bsqueda
sino que deber cumplimentarlos, estos son:
Campos obligatorios:
Nombre.
Apellido 1.
Nombre Empresa.
Pgina | 10
Otro:
Cualquier persona fsica o jurdica que no entra dentro de la
categora de personal propio, contratista o persona No SAP, as
como todas aquellas personas que se encuentren de visita en una
instalacin propiedad de Repsol YPF.
En este caso, al igual que en el anterior, deber completar al menos
los datos que aparecen como obligatorios:
Nombre.
Apellido 1.
Pgina | 11
Personal No SAP:
Personas que por las leyes vigentes en cada pas deban contabilizarse
en las estadsticas de la compaa como personal propio pero no
estn incluidas en los listados de RR.HH. en el periodo
considerado. Un ejemplo son las personas contratadas a travs de las
empresas de trabajo temporal.
Los datos que deber introducir al menos en este caso son:
Nombre.
Apellido 1.
Pgina | 12
DATOS DEL ACCIDENTE

Los datos del accidente no variarn ya, independientemente del tipo de
persona que sufra el dao.
Tipo de Accidente (Desplegable).
Pgina | 13
PANTALLA: Vehculos involucrados
En esta pantalla podr cargar la informacin relativa a los vehculos

involucrados en el incidente:
Tipo Vehculo (Desplegable).
Marca.
Modelo.
Matrcula.
Tipo de Propietario (Desplegable).
NOTA: .Ser necesario introducir un conductor por cada vehculo
registrado. Este conductor deber estar cargado previamente como
testigo o accidentado.
Pgina | 14
PANTALLA: Clasificacin accidente industrial

Cuando en el incidente que est cargando se han producido daos
materiales, tendr acceso a la pantalla Estimacin del incidente:
Facilitar la informacin solicitada, seleccionando

corresponda con el incidente que est cargando.
aquella
que
En caso de no haber seleccionado ninguna de las opciones que
facilita la pantalla, al seleccionar Otro deber cumplimentar estos
datos de manera obligatoria (aparecen sombreados en amarillo).
Otro:
Accidente.
Incidente.
Tipo Incidente (Desplegable).
Pgina | 15
PANTALLA: Sustancias Derramadas
Si usted a cargado daos materiales, podr introducir los datos

asociados a Sustancias derramadas, en esta pantalla:
En caso de aadir sustancias derramadas, podr hacerlo de dos maneras:

Aadir Sustancia Nueva:
Campos obligatorios: Nombre sustancia.
Aadir Sustancia Existente: Podr realizar la bsqueda a
travs de una BB.DD.
Pgina | 16
PANTALLA: Equipos e instalaciones daadas

Esta pantalla completar la comunicacin de los daos materiales.
En caso de aadir Equipo/Instalacin, podr hacerlo de dos maneras:

Aadir Equipo/Instalacin Existente: Podr realizar la
bsqueda a travs de una BB.DD.
Aadir Equipo/Instalacin Nuevo:
Campos obligatorios: Tipo de Propietario
Al determinar el Tipo de propietario la aplicacin determinar unos
u otros campos como obligatorios, sombrendolos en amarillo. Veamos
cuales son:
TIPO DE PROPIETARIO
Persona fsica:
Campos Obligatorios:
Nombre.
Apellido 1.
Descripcin.
Pgina | 17
Empresa Contratista
Nombre de la empresa.
Tipo equipo.
Nombre Equipo/Inst.
Estado del Equipo/Inst.
Pgina | 18
Empresa no vinculada.
Nombre de la empresa.
Descripcin Datos/equipo instalacin.
Pgina | 19
Repsol YPF.
Tipo equipo.
Estado del Equipo/Inst.
Pgina | 20
PANTALLA: Daos Medioambientales

En el caso que el incidente haya causado daos medio ambientales,
deber introducir los mismos en esta pantalla:
Nombre descriptivo.
Medio afectado.
Pgina | 21
PANTALLA: Confirmacin/Validacin incidente
Para finalizar como cargador la comunicacin del incidente deber

confirmar todos los datos que GAMA almacen segn su comunicacin
en las pantallas anteriores.
Pgina | 22
4 Validacin del incidente

Para que un incidente cargado en GAMA contine el proceso correctamente, ste
debe ser validado asegurando que:
No se ha cargado ms de una vez el mismo incidente en la
aplicacin.
El incidente pertenece a la gestin de Repsol YPF, segn las
definiciones previamente establecidas.
La informacin cargada del incidente se asigna al rea adecuada
para la gestin del mismo.
La informacin introducida es suficiente para establecer la
gravedad del incidente.
Cumple con la informacin mnima y calidad requerida.
Quin valida?
A travs de la parametrizacin de GAMA en SAP, son los Negocios quienes
definirn el conjunto de personas que deben validar la informacin sobre los
incidentes, as como el conjunto de personas que deben recibir la
comunicacin del mismo, asegurndose que la informacin llega al menos a:
Responsable de rea.
Responsable del Centro de Trabajo.
Coordinador de Seguridad de la Unidad y Coordinador de Seguridad
del Centro de Trabajo, si existiese.
En el caso de personal contratista, al responsable del contrato.
En el caso de incidentes graves, a los mximos responsables de la
unidad, a la Direccin de Seguros y a la Direccin de Seguridad y
Medio Ambiente.
Los Negocios tambin se asegurarn de que se cumplan los requisitos de
comunicacin externa que establezca la legislacin en cada caso.
Plazos
Como regla general, todos los incidentes deben validarse en el menor tiempo
posible. Se establecen en todo caso los siguientes lmites:
Incidentes graves: Deben validarse en menos de 24 horas,
desde el momento en el que se produce el mismo.
Resto de incidentes: Cinco das laborables.
Pgina | 23
5 Cmo se Valida
Pasos a seguir
Para validar o cambiar de estado los incidentes, el rol validador podr
realizarlo de tres formas:
Accediendo al incidente a validar a travs del mail de aviso.
A travs de Tareas Pendientes del men de GAMA.
A travs del acceso rpido Mis tareas pendientes de GAMA.
A travs del ID Incidente.
Pgina | 24
Una vez est dentro de GAMA, tendr acceso a toda la informacin sobre
sus tareas pendientes.
Pgina | 25
Veamos cules son los datos que GAMA considera obligatorios para
poder validar un incidente y dar por finalizado el proceso de
comunicacin.
En esta pantalla encontrar los datos cargados por la persona que ha
iniciado la comunicacin del incidente. El usuario con rol de
Validador deber completar dichos datos:
Detalle del lugar de ocurrencia.
Daos la propiedad.
Autoridades Involucradas.
Medidas urgentes.
Pgina | 26
PANTALLA: Confirmacin/Validacin incidente
En esta pantalla, usted como Validador deber valorar el potencial del

incidente evaluando las consecuencias potenciales del mismo y su riesgo
asociado.
Pgina | 27
Consecuencias Daos Imagen.
Exposicin.
Probabilidad Ocurrencia.
Campos Opcionales/ Obligatorios:
Consecuencias Daos Personales.
Consecuencias Daos Materiales.
Consecuencias Daos Medioambientales.
Estos campos variarn su obligatoriedad en funcin de los datos que se
hayan cargado en el incidente.
Tras la confirmacin y validacin, la herramienta GAMA calcula el
potencial y la gravedad del incidente segn la valoracin de los datos
que se han cargado, especificando si el incidente debe ser comunicado en
menos de 24h o no.
Una vez haya validado la tipologa del incidente, se generar el informe
preliminar como paso previo a la validacin. En este informe preliminar se
recogen todos los datos del incidente cargados hasta el momento por su
rpida comprobacin:
Tras validar el informe preliminar, la aplicacin le facilitar un listado de
personas a las cuales deber informar de la validacin del incidente. Usted
como validador, adems, dispondr de la posibilidad de aadir ms
personas a dicho listado:
Pgina | 28
Todos ellos, por tanto, sern informados recibiendo un correo electrnico

con el vnculo al informe preliminar del mismo.
Con este paso, dar por finalizado el proceso de comunicacin del
incidente, pasando al proceso de registro y al de investigacin en caso
necesario.
Pgina | 29
Pgina | 30
6 ANEXO
Dato informativo
Fecha/hora de ocurrencia
Descripcin
Localizacin
PANTALLA: Datos principales /Descripciones/Descripcin
PANTALLA: Datos principales /Descripciones/Detalle del lugar del
Detalle del lugar de ocurrencia
lugar de ocurrencia
Daos la propiedad
PANTALLA: Datos principales /Descripciones/Daos a la Propiedad
Autoridades Involucradas
PANTALLA: Datos principales /Descripciones/Autorias Involucradas
PANTALLA: Datos principales /Descripciones/Autorias Medidas
Medidas urgentes
urgentes
Climatologa
PANTALLA: Datos principales /Datos Adicionales y Posicin GIS
On Shore
Off Shore
Tipo de Coordenadas
Map Datum
Coordenadas
El incidente ha causado daos PANTALLA: Estimacin Inicial
personales?
Existen
vehculos PANTALLA: Estimacin Inicial
involucrados?
Se
han
producido
daos PANTALLA: Estimacin Inicial
materiales?
Pgina | 31
Obligatoriedad
Cargador
Cargador
Validador
Validador
Validador
Validador
No
No
No
No
No
No
No
No
No
Dato informativo
El medio ambiente ha sido
daado?
Tipo de persona
Nombre
Apellido 1
Apellido 2
Sexo
Telfono
Identificador del Documento
Tipo de Documento
Asignacin Geogrfica
Asignacin Jerrquica
Nombre Empresa
CIF
Antigedad en la empresa
Aos
Localizacin
PANTALLA: Estimacin Inicial
PANTALLA:
PANTALLA:
PANTALLA:
PANTALLA:
PANTALLA:
PANTALLA:
PANTALLA:
PANTALLA:
PANTALLA:
PANTALLA:
PANTALLA:
PANTALLA:
PANTALLA:
PANTALLA:
Empresa
Daos personales
Daos personales/Tipo Persona/Contratista
Daos personales/Tipo Persona/Contratista/Antigedad
Pgina | 32
Obligatoriedad
No
Cargador
Cargador
Cargador
No
No
No
No
No
No
No
Cargador
No
No
No
Dato informativo
Meses
Das
Antigedad en el puesto
Aos
Meses
Das
Edad
Nombre
Apellido 1
Apellido 2
Sexo
Tipo de Documento
Identificador de Documento
Nombre
Apellido 1
Apellido 2
Localizacin
PANTALLA: Daos personales/Tipo Persona/Contratista/Antigedad
Empresa
Empresa
en el puesto
en el puesto
en el puesto
en el puesto
PANTALLA: Daos personales/Tipo Persona/Otros
PANTALLA: Daos personales/Tipo Persona/Personal no SAP
Pgina | 33
Obligatoriedad
No
No
No
No
No
No
Cargador
Cargador
No
No
No
No
No
Cargador
Cargador
No
Dato informativo
Sexo
Telfono
Identificador del Documento
Tipo de Documento
Asignacin Geogrfica
Asignacin Jerrquica
Antigedad en la empresa
Aos
Meses
Das
Antigedad en el puesto
Aos
Meses
Das
Edad
Tipo de accidente
Localizacin
PANTALLA:
Daos
personales/Tipo
Persona/Personal
SAP/Antigedad en la Empresa
PANTALLA:
Daos
personales/Tipo
Persona/Personal
PANTALLA:
Daos
personales/Tipo
Persona/Personal
PANTALLA:
Daos
personales/Tipo
Persona/Personal
SAP/Antigedad en el puesto
PANTALLA:
Daos
personales/Tipo
Persona/Personal
PANTALLA:
Daos
personales/Tipo
Persona/Personal
PANTALLA: Daos personales
Pgina | 34
Obligatoriedad
No
No
No
No
No
No
No
no
no
no
no
no
no
No
No
No
No
No
No
No
No
Cargador
Dato informativo
Tipo de Actividad
Funcin
Tarea que Desarrollada
Accidente de Trfico
In itinere
Otros
Detalle del lugar
Datos adicionales a la denuncia
Observaciones
Nombre descriptivo
Tipo de Instalacin
Subtipo de Instalacin
Observaciones
Tipo de evento causante
Origen evento causante
Medio afectado
Localizacin
PANTALLA: Daos personales/Tipo de accidente
PANTALLA: Vehculos involucrados/Clasificacin
PANTALLA: Daos personales/Detalles
PANTALLA: Daos Medio Ambientales
PANTALLA: Daos Medio Ambientales/Lugar Accidente/Incidente
PANTALLA:
Daos
Medio
Ambientales/Caractersticas
Accidente/Incidente
PANTALLA:
Daos
Medio
Accidente/Incidente
PANTALLA:
Daos
Medio
Accidente/Incidente
Pgina | 35
Obligatoriedad
No
No
No
No
No
No
No
No
No
cargador
Cargador
No
No
No
No
Cargador
Dato informativo
Localizacin
PANTALLA:
Daos
Medio
Accidente/Incidente
PANTALLA: Daos Medio Ambientales/Detalle rea afectada
las PANTALLA: Daos Medio Ambientales/Detalle rea afectada
Tipo sustancia derramada

rea afectada estimada
Excede los lmites de
instalaciones
Afecta
a
zonas
pobladas PANTALLA: Daos Medio Ambientales/Detalle rea afectada
sensibles
Requiere intervencin
PANTALLA: Daos Medio Ambientales/Detalle rea afectada
Afecta al medio ambiente PANTALLA: Daos Medio Ambientales/Detalle rea afectada
excediendo el mbito local y/o
puede
o
puede
tener
consecuencias graves para la
salud de las personas y/o el
medio ambiente?
Pgina | 36
Obligatoriedad
No
No
No
No
No
No

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Mdulo 1: Comunicacin del incidente

GRUPO REPSOL: MANUAL GAMA

Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009.

Mdulo 1: Comunicacin del incidente

Quin comunica el incidente? ----------------------------3

Validacin del incidente---------------------------------- 23

Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009

Mdulo 1: Comunicacin del incidente

o deterioro de la salud de las personas.

Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009

Mdulo 1: Comunicacin del incidente

2 Quin comunica el incidente?

Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009

Mdulo 1: Comunicacin del incidente

Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009

Mdulo 1: Comunicacin del incidente

PANTALLA: Datos principales

Una vez hayamos accedido a GAMA, la aplicacin identifica por defecto

Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009

Mdulo 1: Comunicacin del incidente

En caso de que el incidente se produzca fuera de su ubicacin

Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009

Mdulo 1: Comunicacin del incidente

PANTALLA: Estimacin inicial

En esta pantalla deber informar de los daos que ha provocado el

Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009

Mdulo 1: Comunicacin del incidente

PANTALLA: Daos personales

En caso de haber cargado daos personales en el incidente que est

Cada una de estas dos clasificaciones dispone de diferentes opciones.

Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009

Mdulo 1: Comunicacin del incidente

Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009

Mdulo 1: Comunicacin del incidente

Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009

Mdulo 1: Comunicacin del incidente

Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009

Mdulo 1: Comunicacin del incidente

Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009

Mdulo 1: Comunicacin del incidente

DATOS DEL ACCIDENTE

Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009

Mdulo 1: Comunicacin del incidente

PANTALLA: Vehculos involucrados

En esta pantalla podr cargar la informacin relativa a los vehculos

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Mdulo 1: Comunicacin del incidente

PANTALLA: Clasificacin accidente industrial

Facilitar la informacin solicitada, seleccionando

Direccin de Seguridad y Medio Ambiente. Grupo Repsol 2009

Mdulo 1: Comunicacin del incidente

PANTALLA: Sustancias Derramadas

Si usted a cargado daos materiales, podr introducir los datos

En caso de aadir sustancias derramadas, podr hacerlo de dos maneras:

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Mdulo 1: Comunicacin del incidente

PANTALLA: Equipos e instalaciones daadas

En caso de aadir Equipo/Instalacin, podr hacerlo de dos maneras:

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Mdulo 1: Comunicacin del incidente

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Mdulo 1: Comunicacin del incidente