Diplomtica como parmetro de identificacin y evaluacin de

documentos: la experiencia pedaggica en la Ctedra de Evaluacin de

Documentos de la Carrera de Archivologa de la Universidad Federal
Fluminense (Brasil)

Ana Clia Rodrigues

Carrera de Archivologa
Programa de Pos-Grado en Ciencia de la Informacin
Universidad Federal Fluminense
Niteri, RJ - Brasil
anyrodrigues@yahoo.com.br

Este trabajo tiene como objetivo presentar la propuesta de enseanza de

evaluacin de documentos, que articula teora y practica, en la Carrera de
Archivologa de la Universidad Federal Fluminense (Brasil) donde la
investigacin se caracteriza como elemento central de una pedagoga
universitaria en desarrollo, contribuyendo para la formacin del archivero.
El perfil profesional que est surgiendo ahora apunta a la necesidad del
uso de metodologas cientficas fundamentadas en los principios tericos de la
archivstica, proporcionando un marco seguro para que el archivero pueda
reflexionar y tomar decisiones en los diferentes contextos sobre cuestiones que
se presentan con los documentos de archivo.
El archivero debe ser capaz de analizar crticamente la realidad que
surge a la luz de los conocimientos tericos y tener competencia para actuar de
forma autnoma y consecuente. En esta perspectiva, hay que considerar que la
investigacin y el uso de conocimientos tcnicos y cientficos son las
actividades permanentes en la carrera del profesional.
Cmo mantener el debate sobre las competencias y habilidades que
deben estar presentes en el perfil del archivero, sin ofrecer herramientas que
lleven al estudiante a la reflexin crtica del objeto de estudio de la archivstica
y la solucin de los problemas que se presentan para los documentos de
archivo?
Las necesidades de la sociedad son muy rpidas y el profesional de
archivos debe ser capaz de responder a ellas con la misma agilidad de su

evolucin. Las respuestas a estas demandas y la manera como el estudiante

de archivstica aprende a formular cada una de ellas, depende del tipo de
enseanza que les es ofrecida y en este contexto la investigacin ocupa un
lugar central en la formacin del profesional de archivos.
Es en la diplomtica que la archivstica encontr los elementos que
contribuyen para la formacin de profesionales seguros para desarrollar
prcticas profesionales, capaces de responder a estos retos impuestos por las
necesidades de la sociedad moderna.

La diplomtica como metodologa para la evaluacin de documentos

de archivo

En el mbito de la archivstica, la diplomtica ha sido reinventada,

adaptada, como una herramienta para comprender el complejo proceso de
produccin de los documentos de la burocracia contempornea. Con la
expansin del mbito terico de la archivstica, que pas a ojear los
documentos en todo su ciclo de vida y la consecuente necesidad de desarrollar
metodologas para apoyar los nuevos programas de archivo, incluyendo la
evaluacin y el planeamiento de la produccin del documento. Los archiveros
redescubren la importancia del estudio crtico del documento y vuelven a la
diplomtica para establecer los valores de sus principios y mtodos para los
documentos modernos y contemporneos", resalta Luciana Duranti (1995).
Luciana Duranti (s/d) afirma que existe una necesidad de establecer en
los cursos de archivstica, proyectos de investigacin que traten de los
desafos contemporneos y involucre profundamente los estudiantes en el
desarrollo de un nuevo conocimiento terico y/o metodolgico.
Es absolutamente vital que la educacin archivstica contine a
tocar la teora como principal punto de referencia para entender
y controlar nuevos y crecientes complejos de documentos, pero
tal teora se est desarrollando rpidamente y como resultado de
la investigacin que intenta encontrar los desafos presentados
por la tecnologa de la informacin, e igual son los mtodos, que
cambian conforme la necesidad. Nosotros no podemos proveer a
los estudiantes con la educacin tradicional y despus decir a
ellos para seguir y aprender con la prctica: no es que ellos no
sern capaces, sino simplemente no tenan tiempo. (DURANTI,
s/d)

Por investigacin en archivstica se puede comprender la que es

realizada acerca de cualquier tema o cuestin que se refiere al rea del
conocimiento formacin profesional, conservacin, seleccin, organizacin,
descripcin, acceso, polticas pblicas, gestin de documentos, historia de los
archivos, entre otros y la que relaciona especficamente los archivos a su
objeto el documento y tiene que ver con las prcticas vivenciadas por el
archivero en su rutina de trabajo, desarrollada en el mbito institucional.
Un tipo de herramienta cientfica particular, que constituye una
herramienta de trabajo para el archivero.

() sigo creyendo ahora, que el archivero es investigador

por oficio; pero no investigador de cualquier tema. Es
investigador de las instituciones cuyos documentos tiene
bajo custodia y debe organizar y describir mediante una
metodologa archivstica, que con bases cientficas, le
permite pisar un terreno firme y seguro (LPEZ GOMEZ,
1998).

Esta fase de la metodologa archivstica denominada identificacin,

consiste en estudiar analticamente el documento de archivo y los vnculos que
mantiene con su rgano productor y puede ser desarrollada en cualquier
momento del ciclo de vida documental, sea para estudiar los documentos en
fase de produccin o de acumulacin. En esta perspectiva es un trabajo de
investigacin y de crtica sobre la gnesis del documento.
El procedimiento metodolgico de la identificacin enfoca el estudio del
rgano productor (contexto) y los documentos generados en el ejercicio de sus
actividades (tipologa documental).
En el contexto de la identificacin, la etapa de identificacin de la
tipologa documental encuentra en la diplomtica contempornea sus
fundamentos tericos y metodolgicos. En esta investigacin se est revelando
el vnculo archivstico que caracteriza la gnesis del documento de archivo, la
indisociable relacin que mantiene con su contexto de produccin.
Es el estudio de los elementos que caracterizan este contexto,
en el desempeo de competencias y funciones especficas de
este rgano productor y de la tipologa documental que registra
procedimientos administrativos realizados para cumplirlas.
(CARMONA MENDO, 2004)

El documento de archivo es producido de forma involuntaria, creado en

el curso de una actividad. Es, por lo tanto, el residuo material de la accin que
determina su produccin.
Anglika Menne-Haritz (1998) discutiendo el principio que fundamenta la
elaboracin de los documentos de archivo, afirma que son los propios
procesos de toma de decisin auto-documentadas, son las transacciones,
petrificadas o congeladas y preservadas, con la finalidad de tornar posible el
retorno posterior a ellas. Segn la autora, esto lleva a un entendimiento de la
administracin como proceso cooperativo de toma de decisin y de la
archivstica como una ciencia de los contextos y relaciones producidas por
orgenes cooperativos de decisiones.
Segn Heath MacNeil (2000), una accin es cualquier ejercicio de
voluntad que tiene por objetivo crear, cambiar, mantener o extinguir
situaciones y constituye el ncleo del documento. Esta caracterstica esencial,
inherente a su gnesis, justifica la especificidad de su naturaleza probatoria,
aspecto que lo distingue de los dems documentos custodiados en bibliotecas,
museos y centros de documentacin.
Luciana Duranti (1995) complementa diciendo que cada documento
est ntimamente relacionado con otros, tanto dentro como fuera del grupo en
el cual est preservado y su significado depende de estas relaciones. Estn
ligados entre si por un halo que se crea en el momento que son producidos o
recibidos, determinado por la razn de su produccin y que es necesario a su
propia existencia, a su capacidad de cumplir su objetivo, a su significado.
Revelan, por lo tanto, otra cualidad, la de integrar un conjunto orgnico, que
refleja la estructura, funciones y actividades de la entidad cumuladora en sus
relaciones internas y externas (CAMARGO; BELLOTTO, 1996).
Estos dos principios fundamentales, de procedencia y de orden original,
distinguen los documentos de archivo de otros conjuntos documentales. La
procedencia, dice Helosa Bellotto (2000), es la marca de identidad del
documento relativo a su productor / acumulador; es su referencial bsico y la
organicidad es su condicin existencial, las relaciones administrativas que le
han dado origen estn reflejadas en el interior de los conjuntos documentales.

La identidad del documento de archivo, se muestra a travs de los

elementos que lo integran: su estructura y su sustancia. Estn representados
por reglas, que contienen elementos intrnsecos y extrnsecos. Estos
caracteres internos y externos que definen la identidad de los documentos, son
aspectos tratados desde el punto de vista de la diplomtica y tambin de la
archivstica.
Los documentos diplomticos, objeto de la diplomtica, si la disciplina
fuera tomada de forma ortodoxa, son los de naturaleza jurdica que reflejan en
el acto escrito, las relaciones polticas, las funciones jurdicas, sociales y
administrativas entre el Estado y sus ciudadanos, cuyos elementos semnticos
son sometidos a frmulas predeterminadas. En el sentido moderno de la
diplomtica, los documentos son analizados en la direccin de su contexto de
produccin, en las relaciones establecidas entre las competencias / funciones /
actividades de la entidad productora y en este sentido, tienen su profunda
relacin con la archivstica (BELLOTTO, 2001).
Desde los aos 80, la revisin de la disciplina realizada por Luciana
Duranti y la divulgacin de sus ideas sobre la construccin de la diplomtica
archivstica, estn nutriendo el debate terico sobre la produccin de
documentos en entornos electrnicos, para orientar las prcticas realizadas en
archivos de todo el mundo.
En este perodo, Espaa tambin se destaca en el movimiento de
renovacin de la diplomtica, produciendo importantes estudios tericos de
diplomtica

especial aplicada

los

documentos

administrativos,

que

demuestran preocupacin por definir lo que entendemos por documentos de

archivo, identificando las partes que los integran. A partir de los estudios
realizados por el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid (1981), comienza
un movimiento de formacin de otros grupos de trabajo en el rea. Otras
iniciativas han surgido, adaptando el modelo a las circunstancias y
caractersticas especficas de la administracin estudiada.
Estos estudios vienen ejerciendo una profunda influencia en el quehacer
archivstico internacional, contribuyendo a la construccin terica de la
archivstica. La renovacin de esta disciplina y su aplicabilidad en el mbito de
los archivos estn representadas por las teoras planteadas en Italia por Paola
Carucci y Luciana Duranti, que desarrolla estudios en Canad; en Espaa, por
5

Nez Contreras, Manuel Romero Tallafigo, Vicenta Corts Alonso y Antonia

Heredia Herrera y en Brasil, por Heloisa Liberalli Bellotto. Las ideas de estos
autores han contribuido para la consolidacin de una tradicin archivstica
brasilea en el rea.
En Brasil, como se mencion anteriormente, los textos publicados por
Heloisa Liberalli Bellotto, primero en 1982 y con nuevos enfoques en 1990, son
considerados como un referencial terico sobre la tipologa documental. Los
conceptos tratados por la autora se incorporaron a la literatura archivstica y a
las prcticas desarrolladas en archivos del pas. Heloisa trae para los estudios
de diplomtica, la diferencia entre especie (objeto de la diplomtica) y tipo
(objeto de la archivstica), lo que no haba sido tratado por otros autores.
En la tradicin archivstica brasilea, la diplomtica y la tipologa
documental son campos de estudios distintos, de los cuales utilizan mtodos
de anlisis igualmente distintos, pero complementarios para denominar la
tipologa documental.
La

tipologa

documental,

tiene

como

parmetro

conceptual

la

identificacin del tipo documental. Para fijarlo, es necesario primero, reconocer

la especie documental, concepto propuesto por la autora.
La especie documental es el modelo jurdicamente vlido,
redactado a partir de una misma construccin semntica y
formateada de manera que torne vlido su contenido. () La
lgica de la organicidad se revela en la utilizacin de una misma
especie diplomtica para cumplir una determinada funcin,
produciendo as el tipo documental. (BELLOTTO, 2001)

Por definicin, el tipo documental, es la configuracin que asume la

especie documental de acuerdo a la actividad que ella representa y su
identificacin va a ser determinada por los caracteres internos y externos que
presentan. Para poner un ejemplo tenemos la solicitud, como una especie
documental, que sirve para solicitar algo a alguna autoridad pblica,
fundamentado en actos legales o jurisprudencia. En esta perspectiva, el tipo
documental es denominado solicitud de prstamo, la especie sumada a la
actividad. Estos principios fundamentan la denominacin del tipo documental,
que justifica la formacin de la serie documental, definida como la secuencia
de unidades de un mismo tipo documental. (CAMARGO; BELLOTTO, 1996)

La serie documental, unidad intermediaria entre la pieza documental y

su conjunto orgnico mas grande, es definida como la secuencia de
documentos de la misma tipologa y/o misma funcin. Revela significativos
elementos substantivos que sustentan el concepto de documento de archivo,
pues en la identificacin de estos elementos se resaltan las funciones,
actividades y operaciones llevadas a cabo por una institucin para cumplir la
competencia con la cual fue creada y que justifica su existencia (BELLOTTO,
1988).
La correcta delimitacin de la tipologa documental, considerada en
relacin a su contexto de produccin, es de fundamental importancia para
definir su clasificacin, valor para preservacin o eliminacin y uso.
La metodologa de la evaluacin requiere el conocimiento de las
competencias, funciones y actividades atribuidas a las reas administrativas y
que determinan la produccin de la tipologa documental para la correcta
asignacin de valores (jurdicos, administrativos y informativos), el tiempo de
retencin (en cada unidad de los servicios de archivos) y la disposicin final
(eliminacin o guarda permanente) de los documentos.
El

procedimiento

de

evaluacin

debe

incidir

sobre

las

series

documentales, por lo tanto, sobre los mismos conjuntos de tipos documentales

producidos en el curso de una misma actividad desarrollada por el rgano de
administracin al cual esta asignada.
() encuentra su base terica en la naturaleza de los propios
documentos. Su naturaleza, segn lo determinado por las
circunstancias de creacin, impone un enfoque contextual y
analtico que requiere que la evaluacin sea llevada a cabo en el
estudio de los creadores, de las funciones, actividades y
procedimientos de los productores de los documentos y de las
relaciones entre ellos y los documentos que han creado y
tambin de las relaciones de los mismos documentos.
(DURANTI, 1995)

El mtodo de anlisis propuesto por tipologa documental se basa en el

principio

de

que

el

procedimiento

administrativo

que

reside

en

la

contextualizacin y la clave para la comprensin del tipo documental, para

valorarlo en base al funcionamiento de su rgano productor, a las necesidades
probatoria y informativa que justifican su eliminacin o conservacin
permanente.
7

En la perspectiva de la identificacin de tipologa documental para

comprender y valorar una serie documental, es necesario en primer lugar
examinar las muestras de dos documentos que la componen para reconocer
las caractersticas especificas que presenta, el contexto funcional, los
fundamentos legales que definen la produccin, vigencia y prescripcin y el
trmite que determina la produccin de documentos para cumplir el
procedimiento, base de conocimiento de la evaluacin. Estos productos
documentales deben identificarse de acuerdo con las funciones y actividades
de sus creadores a travs de la reconstruccin y anlisis de los procedimientos
de produccin documental, resalta Luciana Duranti (1995).
Luego de identificar un tipo documental, por comparacin, se extiende el
resultado de la observacin al conjunto de la serie, lo que posibilita valorarla en
el contexto de la accin de la cual resulta.
El desarrollo de investigaciones tericas y aplicadas de identificacin de
tipologas documentales, confieren rigor cientfico a la tarea de reconocer y
tratar documentos de archivo, especialmente a valorarlos a partir de requisitos
normalizados, siendo muy tiles para el campo de la enseanza y la
investigacin en archivstica. Experiencias demuestran que su utilizacin como
recurso pedaggico, se revela como una metodologa innovadora para la
carrera del archivero moderno.
Los principios tericos y la metodologa de la diplomtica aportan nuevos
elementos para la enseanza de la archivstica lo que permite la formacin de
"un profesional que conoce mucho ms la materia prima, con la cual
desarrollar su actuacin profesional futura: (...) el poder de identificar el
vnculo indisoluble entre los documentos y su gnesis, contexto de produccin
y hechos / actos / acciones / transacciones que se los originaran porque sus
estudios de diplomtica los hacen apto para esto " (BELLOTTO, 2001).
Luciana Duranti (1995), resalta la pertinencia de las investigaciones
abordando estudios de casos, denominada diplomtica especial, que debe ser
considerada la premisa necesaria para el desarrollo cientfico del rea de la
archivstica. Este tipo de investigacin, propicia la reflexin terica y de la
metodologa de tratamiento de los documentos, base fundamental de la
formacin del archivero de hoy.

Estos fundamentos tericos y metodolgicos son la base para la

realizacin de las prcticas pedaggicas desarrolladas en la Ctedra de
Evaluacin de Documentos de la Carrera de Archivologa de la Universidad
Federal Fluminense, en Brasil, que enfoca la identificacin de la tipologa
documental como fundamento de la evaluacin de documentos de archivo.

La experiencia de la ctedra de Evaluacin de Documentos en la

Universidad Federal Fluminense-UFF

La formacin de los profesionales que actan en los archivos, haciendo

una lectura rpida de su evolucin, siempre estuvo marcada por la tcnica, lo
que refleja distanciamiento entre teora y prctica, cuyas tareas desarrolladas
prescindan de una perspectiva crtica. Si antes la archivstica se fundamentaba
en la prctica de la conservacin de documentos de archivo y el archivero era
formado para el desarrollo de estas prcticas, hoy en da la archivstica es una
rea que abarca "el conjunto de principios y mtodos que rigen la creacin,
evaluacin, adquisicin, clasificacin, descripcin, difusin y conservacin de
los archivos " (COUTURE, 1994).
Esta trayectoria cambiante del perfil del archivero est estrechamente
ligada al propio desarrollo de los archivos y de las nuevas situaciones que
fueron surgiendo.
Con la introduccin de la gestin documental en la archivstica, en los
aos 80, el archivo ha alcanzado un significado ms amplio en el mbito de las
administraciones e igual, en la profesin del archivero.
La intervencin del archivero, antes restringida a los fondos histricos,
pas a ser requerida en todo el ciclo de vida de los documentos, exigiendo un
modelo de formacin profesional enfocado en la reflexin critica de su objeto
el documento como garanta de su efectivo control para prestar servicios de
informacin a una sociedad en acelerada evolucin.
Hoy en da, los problemas que el archivero enfrenta con los documentos
electrnicos llevan la archivstica a un acercamiento cada vez ms intenso con
otras reas del conocimiento, como la Administracin, el Derecho y la
Informtica, en la bsqueda de parmetros para la planificacin adecuada de
produccin de documentos. La tcnica no es ms suficiente para resolver los
9

nuevos problemas que estn surgiendo. De ello se desprende otro reto para el
rea, que ahora requiere la formacin de un profesional capaz de reflexionar y
tomar decisiones en contextos complejos con respecto a la produccin y la
acumulacin de documentos.
El archivero debe ser capaz de analizar crticamente la realidad puesta a
la luz de conocimientos tericos y de actuar con competencia y de modo
autnomo y consecuente. En este sentido, la investigacin y el conocimiento
tcnico y cientfico deben ser considerados actividades permanentes en la
carrera del profesional. Debe formarse a travs de la investigacin como una
manera de estimularle a pensar e intervenir en la realidad que se presenta en
su entorno profesional. El objetivo es lograr que los estudiantes asimilen el
mecanismo de produccin de conocimiento cientfico y el papel de la
metodologa como una herramienta para el enriquecimiento de la prctica
archivstica, mediante la aplicacin de los principios tericos. (RODRIGUES,
2009)
En Brasil, las Directrices Curriculares para los Cursos de Archivstica1,
orientan la formulacin de proyectos pedaggicos para las carreras creadas en
las universidades brasileas. El pas tiene, hoy, 16 cursos regulares de
formacin de archiveros en el nivel universitario, todos en universidades
pblicas federales.
La Resolucin establece que el curso sea impartido con un mnimo de
2.160 horas lectivas, distribuidas entre 3 y 5 aos, incluyendo una pasanta
supervisada en una institucin especializada con un 10% del total de horas
previstas y afirma que cada universidad puede crear habilitaciones de
conocimiento especfico por la concentracin de los estudios en ciertas reas.
De acuerdo con las Directrices, el proyecto pedaggico de la formacin
acadmica y profesional que va a ofrecer el curso de archivstica deber
explicitar:

Perfil de los alumnos;

Las competencias y habilidades de carcter general y comn y las de

carcter especfico;

Aprobada por el Ministerio de Educacin a travs de la Resolucin CNE/CES n. 20, de 13 de

marzo de 2002.

10

El currculo de educacin general y la formacin de contenido

especfico;

El formato de las pasantas,

Las caractersticas de las actividades complementarias;

La estructura del curso;

Las formas de evaluacin.

Entre las competencias y habilidades de los diplomados en archivstica

estn las generales y comunes y las especficas:
A) Generales

Identificar los lmites que demarcan el rea de conocimiento;

Producir productos a partir de los conocimientos adquiridos y

difundirlos;

Elaborar y ejecutar las polticas institucionales;

Elaborar, coordinar, ejecutar y evaluar planes, programas y

proyectos;

Desarrollar y utilizar las nuevas tecnologas;

Traducir las necesidades de los individuos, grupos y comunidades en

sus respectivas esferas de actuacin;

Desarrollar actividades profesionales autnomas, a fin de orientar,

dirigir, aconsejar, asesorar, realizar consultoras y emitir informes
tcnicos y opiniones;

Responder a las solicitudes de informacin producida por las

transformaciones que caracterizan el mundo contemporneo.

B) Especficas

Comprender el valor probatorio de los documentos de archivo;

Identificar el contexto de produccin de documentos en el mbito de

las instituciones pblicas y privadas;

Planificar y desarrollar herramientas de gestin de documentos de

archivos que permitan su organizacin, evaluacin y utilizacin;

Realizar operaciones de organizacin, descripcin y difusin.

La competencia est puesta como una combinacin de dos dimensiones

distintas: en primer lugar, un dominio de conocimientos y habilidades de
distintas naturaleza que permite la intervencin prctica en la realidad, y en

11

segundo lugar, una visin crtica sobre el alcance y el compromiso con las
necesidades ms concretas que surgen y caracterizan el actual contexto social.
El anlisis de los aspectos sealados en las directrices curriculares,
apunta al hecho de que es en el conocimiento de la naturaleza del documento
de archivo y su contextualizacin con el fin de llevar a cabo las tareas
archivsticas, que se encuentra la base del perfil profesional requerido para el
archivero. El profesional que se forme, debe "tener el dominio de los contenidos
de la archivstica y estar preparado para hacer frente con competencia y
creatividad a los problemas de su prctica profesional, particularmente aquellos
que requieren intervenciones en los archivos (...)" (Ditame CNE/CES n.
492/2001).
Eso significa ofrecer un modelo de formacin centrado en el estudio del
documento, como garanta de una intervencin profesional criteriosa y
cientfica.
Estos parmetros legales fundamentan la Carrera de Archivologa,
creada en 1978, en la Universidad Federal Fluminense, en Brasil. Tiene una
duracin de cuatro aos y su objetivo es "formar profesionales calificados
capaces de aplicar los conocimientos archivsticos y las nuevas tecnologas
existentes, con miras a la preservacin de la memoria institucional" (UFF / GCI.
Proyecto Pedaggico, 2007).
La

ctedra

de

Evaluacin

Seleccin

Documental,

como

es

denominada, tiene una carga horaria de 60 hs. en el semestre, ofrecida en el

conjunto de materias de gestin de documentos, con el objetivo de conocer y
aplicar los principios tericos y metodolgicos de la evaluacin, con miras a las
polticas archivsticas y el programa de destinacin de los documentos y su
metodologa.
El programa est estructurado de acuerdo al siguiente contenido:
Principios tericos de la evaluacin de los documentos. Identificacin y
asignacin de valores a los documentos. La evaluacin de los documentos en
el mbito de una poltica archivstica. Requisitos para establecer un programa
de destinacin de los documentos. Metodologa de evaluacin y seleccin de
los documentos. Los principales actores en el proceso de evaluacin. Los
instrumentos jurdicos, tcnicos y cientficos de la evaluacin. Modelos de tabla

12

de retencin de documentos. Aplicacin y revisin de la tabla retencin de

documentos. Estudio de caso.
Este programa se desarrolla en tres mdulos tericos y uno prctico:
I. La evaluacin como funcin archivstica

Los conceptos, definiciones y objetivos.

El proceso documental y la evaluacin.

La evaluacin en el mbito de las polticas archivsticas

II. Fundamentos tericos de la evaluacin

Las teoras de evaluacin.

Identificacin y evaluacin: dos funciones archivsticas relacionadas.

Los valores de los documentos: primario y secundario.

Plazos de vigencia y prescripcin y la conservacin permanente.

Plan de destinacin: los instrumentos.

III. Metodologa de la evaluacin y de la seleccin

La Comisin de Evaluacin de Documentos: perfil y competencias.

Plan de destinacin: tabla de retencin de documentos, listado de

eliminacin, comunicado de ciencia de eliminacin.

Procedimientos para la construccin de la tabla de retencin de

documentos.

Procedimientos de eliminacin.

IV. Estudios de caso.

En este mdulo los alumnos realizan prcticas de identificacin,
clasificacin y evaluacin de documentos, relacionando los estudios tericos a
la elaboracin de instrumentos: formulario de identificacin de tipologa
documental, plan de clasificacin y tabla de retencin de documentos.
El trabajo de investigacin propuesto se lleva a cabo a travs de los
siguientes procedimientos:
1. Definir la tipologa documental que va ser estudiada. Debe elegir
o el rea de Gestin de Recursos Financieros o de Recursos

13

Humanos y seleccionar siete tipos documentales producidos en la

misma.
2. Realizar entrevista con el productor del documento y aplicar el
formulario de identificacin de rgano productor y el formulario de
identificacin y evaluacin de tipologa documental. (Anexo 1 y 2)
3. Desarrollar un plan de clasificacin, basado en el anlisis de los
datos sobre la estructura y el funcionamiento del rgano productor
que figura en el formulario de identificacin y evaluacin de
tipologa documental (Anexo 3).
4. Realizar estudio de los plazos indicados por la legislacin
especifica que trata sobre el tipo documental y comparar con los
plazos

indicados

en

tablas

de

retencin

publicadas

por

instituciones archivsticas nacionales, elaborando un anlisis

comparativo y justificando los plazos utilizados como parmetro
para la valoracin de la tipologa documental. (Anexo 4)
5. Elaborar la tabla de retencin de documentos con base en el plan
de clasificacin. (Anexo 5)
El trabajo es realizado en equipo de alumnos, con la presentacin de un
informe final que est estructurado en una parte terica sobre los temas de la
identificacin, clasificacin y evaluacin en el contexto de la gestin de
documentos estudiados en los mdulos tericos de la ctedra y de una parte
aplicada, donde constan los instrumentos elaborados en anexo.
Conclusiones

En esta propuesta de formacin, el objetivo es hacer a los estudiantes

asimilar el mecanismo de produccin de conocimiento cientfico y el papel de la
metodologa como una herramienta para el enriquecimiento de la prctica
archivstica, mediante la aplicacin de los principios tericos. El estudiante
desarrolla la capacidad de anlisis y sntesis, utilizando esta herramienta como
una referencia para sus prcticas profesionales. Esto le permite optimizar la
cercana entre la teora y la prctica, poniendo los estudiantes en contacto con
los programas de trabajo concretos que les permitan tener criterios para
reconocer y tratar tcnicamente los documentos de archivo.

14

Como destac Luciana Duranti (1995), si "la cuestin ms importante

para los archiveros contemporneos es saber lo que constituye el ncleo del
conocimiento que pertenece e identifica su profesin, cabe al rea de la
enseanza proporcionar los parmetros conceptuales para el desarrollo de las
prcticas profesionales.
El archivero debe ser capaz de reconocer su objeto de estudio en
cualquier situacin y etapa del ciclo de vida y proponer las soluciones
adecuadas para su tratamiento.
Intervenir cientficamente en la realidad que observa, significa disponer
de mtodo y de rigor cientfico para lograr resultados satisfactorios y
comparables. La prctica se convierte en nuevos conocimientos cuando el
archivero comienza a reflexionar acerca de sus resultados en el proceso de
trabajo y cuando se establece una directriz para el procedimiento para realizar
la misma prctica.
Para ello parece ser esencial que el profesional de archivos pueda
disponer de un instrumental terico y metodolgico que le permita el dominio
progresivo de sus prcticas de trabajo, especialmente de evaluacin de
documentos que le exige perspectiva crtica en la toma de decisiones para
valorar documentos de archivos y definir su disposicin final.
La metodologa de identificacin de tipologa documental utilizada como
recurso metodolgico y de investigacin en la enseanza de evaluacin de
documentos trae nuevos elementos para el debate sobre la necesidad de
normalizacin de las prcticas archivsticas y su aplicacin como recurso
didctico de enseanza, permitiendo que el archivero se transforme en un
productor de conocimiento cientfico.

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15

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DURANTI, Luciana. The Interaction of Research and Teaching: Speaking from
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DURANTI, Luciana. The interaction of research and teaching: speaking
from the InterPARES experience. Publicao eletrnica (mensagem pessoal).
Mensagem recebida por nataliabtognoli@yahoo.com.br, em 26 nov. 2005a.
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17

RODRIGUES,

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Arquivologia. 2007.

18

Anexo 1
1. Formulrio de Identificao de rgo Produtor
rgo produtor

Subordinao

Competncias, funes e atividades

Entrevistado

Entrevistador

Data

19

2. Formulrio de Identificao e Avaliao de Tipologia Documental

rgo produtor e subordinao

Tipo documental

Objetivo da produo

Contedo

Fundamento legal

Documentos anexos

Grau de acesso
( ) Ostensivo
Tramitao
Vias/cpias

( ) Reservado

Destino
(rgo ou pessoa)

( ) Secreto

( ) Ultrasecreto

Objetivo / Novo Documento

Prazo de arquivamento: ____________anos

Destinao:
preservar

Quem assina

( ) eliminar

( )

Justificativa

Entrevistado

Entrevistador

Data

20

Anexo 2
Ficha de Identificao e Avaliao de Tipologia Documental
COCAL Usina de lcool e Acar - Paraguau Paulista, SP
Atestado de Sade Ocupacional
rgo Produtor
Departamento Pessoal/ Controladoria/ Diretoria Administrativa
Competncia
Admisso de Colaborador
Objetivo da Produo
Checar a aprovao do exame mdico para fins de contratao (documento recebido)
Contedo
Especificaes do exame (pr-admissional, peridico, demissional, troca de funo, acidente
de trabalho, doena ocupacional, doena/acidente no ocupacional, parto), nome do
funcionrio, funo, setor, registro na empresa, R.G., submetido aos exames (clnico,
audiomtrico, radiolgico, espiromtricos), anlises clnicas, riscos ocupacionais,
consideraes (apto para as atividades da funo, inapto para as atividades da funo, inapto
temporariamente para as atividades da funo, apto com restries), observaes, cidade,
data, assinatura do examinado, data, carimbo e assinatura do mdico examinador, carimbo e
assinatura do mdico do PCMSO.
Fundamento Legal
Produo: Elaborao e implementao, por parte de todos os empregadores e instituies
que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Controle Mdico de Sade
Ocupacional - PCMSO, com o objetivo de promoo e preservao da sade do conjunto dos
seus trabalhadores. (NR 7 item 7.1.1)
Documentos Anexos
Cpia dos documentos pessoais: RG, CPF, Reservista, etc.
Tramitao
Emitido em 3 vias. 1 via integra o pronturio m dico. 2 via encaminhada para o
Departamento Pessoal que elabora o cadastro do funcionrio a partir desta via (acaba o
trmite). Integra o pronturio do colaborador. Fica no corrente at a elaborao do contrato de
trabalho e da ficha de registro e depois encaminhado para o arquivo geral. o primeiro
conjunto de documentos do pronturio dos funcionrios. 3 via entregue para o funcionrio.
Prazo de Arquivamento
20 anos
Destinao:
Proposta: Eliminar
Classificao e ordenao da srie
03.04.03.01.003 Numrica
Informaes Complementares: As cpias dos documentos pessoais no podem ser retidas
pela empresa, fundamentado por lei. (procurar). As nicas cpias de documentos que podem
ser retidos pela empresa so as certides de nascimento, comprovante de escolaridade e
caderneta de vacinao dos filhos do funcionrio. Estas podem ser fiscalizadas pela
Previdncia Social. A vigncia a mesma do pronturio. Consultado durante a elaborao do
cadastro. No arquivo geral pode ser consultado pela fiscalizao do trabalho. No caso de
trabalhador urbano, o resultado do exame mdico chega via sistema eletrnico. Os atestados
impressos s so usados no caso de trabalhadores rurais.

21

Anexo 3
Plano de Classificao dos Documentos
COCAL Usina de lcool e Acar - Paraguau Paulista, SP

1. Diretoria Industrial
2. Diretoria Agrcola
3. Diretoria Administrativa
3.4.1.1 Controladoria
3.4.2.1 Contabilidade
3.4.3.1 Departamento Pessoal
Admisso de funcionrios
3.4.3.1.1 Requisio de funcionrio
3.4.3.1.2 Ficha de registro funcional
3.4.3.1.3 Atestado de sade ocupacional
3.4.3.1.4 Contrato de trabalho por safra
3.4.3.1.5 Contrato de trabalho por prazo determinado
3.4.3.1.6 Autorizao de desconto de seguro de vida
3.4.3.1.7 Autorizao de desconto de associao de funcionrios
3.4.3.1.8 Autorizao de desconto de contribuio confederativa
3.4.3.1.9 Autorizao para depsito em conta bancria
3.4.3.1.10 Declarao de depsito em conta
3.4.3.1.11 Acordo de compensao de horas
3.4.3.1.12 Acordo de prorrogao de horas
3.4.3.1.13 Declarao de recebimento e responsabilidade EPIs
3.4.3.1.14 Comprovante de devoluo de CT e PS
Controle de freqncia e produo
3.4.3.1.15 [Carto de] espelho de ponto
3.4.3.1.16 Quadro analtico de produo
Controle de frias
3.4.3.1.17 Extrato de frias
3.4.3.1.18 Solicitao de frias
3.4.3.1.19 Aviso prvio de frias
3.4.3.1.20 Recibo de frias
Movimentao de pessoal
3.4.3.1.21 Formulrio pr-admissional e ou transferncia
3.4.3.1.22 Declarao de participao em treinamento
3.4.3.1.23 [Guia] de reintegrao de funcionrio
3.4.3.1.24 Declarao de recebimento e responsabilidade EPIs
Resciso contratual
3.4.3.1.25 Comunicao de dispensa
3.4.3.1.26 Comprovante de bloqueio de carto convnio
3.4.3.1.27 Extrato de compra
3.4.3.1.28 Termo de resciso do contrato de trabalho
3.4.3.1.29 Guia de recolhimento rescisrio do FGTS
Controle de pagamento
3.4.3.1.30 Folha de pagamento
3.4.3.1.31 [Recibo do] cadastro geral de empregados e desempregados
(CAGED)
3.4.3.1.34 Guia de recolhimento de taxa da previdncia social
3.4.3.1.35 Guia de recolhimento do FGTS
3.4.3.1.37 Declarao do imposto de renda retido na fonte (DIRF)
3.4.3.1.38 Relao anual de informaes sociais (RAIS)
3.4.3.1.39 Guia de recolhimento do salrio educao

22

Anexo 4
Tabela de Anlise de Prazo de Reteno de Tipos Documentais
COCAL Usina de lcool e Acar - Paraguau Paulista, SP)

N
1.

2.

Tipo documental
Acordo de
Compensao de
Horas

Atestado de Sade
Ocupacional

Fundamento legal

Poder ser dispensado o acrscimo de salrio

se, por fora de acordo ou conveno coletiva
de trabalho, o excesso de horas em um dia for
compensado pela correspondente diminuio
em outro dia, de maneira que no exceda, no
perodo mximo de um ano, soma das
jornadas semanais de trabalho previstas, nem
seja ultrapassado o limite mximo de dez horas
dirias (CLT, Art. 59 Par. 2). Disponvel em:
<http://www.trt02.gov.br/geral/tribunal2/legis/CL
T/TITULOII.html>. Acesso em: 27/10/06
Elaborao e implementao, por parte de
todos os empregadores e instituies que
admitam trabalhadores como empregados, do
Programa de Controle Mdico de Sade
Ocupacional - PCMSO, com o objetivo de
promoo e preservao da sade do conjunto
dos seus trabalhadores.. (NR 7 item 7.1.1).
Disponvel
em:
<http://www.mte.gov.br/Empregador/SegSau/C
omissoesTri/ctpp/oquee/conteudo/nr7/>.
Acesso em: 27/10/06

Prazo de Guarda
(justificativa)
05 anos durante o
emprego, at 02 anos
aps a resciso.
(Constituio Federal,
art. 7, XXIX)

20 anos
(subitens 7.4.1, 7.4.2,
7.4.5.1 da NR7, na
redao dada pela
Portaria SSST n
24/94)

23

Anexo 5

24