Ejercicio 1 paso a paso: Crear, abrir y cerrar una base de datos

Objetivo

Practicar las operaciones de Crear, abrir y cerrar una base de datos en Access
2010.

Ejercicio paso a paso

Empezaremos por crear una base de datos.
1. Abrir Acces 2010 y aparecer esta pantalla

2. En la zona de la derecha hay un campo el cual nos servir para darle nombre a nuestro archivo
(nombre de la empresa que van a crear), pulsa sobre la carpeta para escoger una ubicacin
(Debe ser la USB). Se abrir el cuadro de dilogo Archivo de nueva base de datos.
Sitate en Equipo y ubica la USB que vas a usar y crea dentro una nueva carpeta llamada
Mis ejercicios (desde el icono o la opcin Nueva carpeta, dependiendo de tu versin de
Windows)
3. Haz doble clic sobre la nueva carpeta para entrar en ella y escribe Nombre de la Empresa
a crear como Nombre de archivo.

4. Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. Observars que el cuadro se cierra y
vuelves a la ventana anterior, donde encontrars el nombre de archivo Nombre de la
Empresa a crear.accdb y la ubicacin que has indicando.
5. Pulsa el botn Crear. Vers que se abre una tabla vaca para empezar a trabajar con ella.

Ahora vamos a cerrar la base, sin realizar cambios en ella.

1. En la pestaa Archivo, elige Cerrar base de datos.
Practiquemos ahora cmo abrir una base de datos existente.
1. Lo normal ser que, al cerrar la base, te site otra vez en la pestaa Archivo.
Selecciona Reciente y pulsa sobre Nombre de la Empresa a crear.accdb en la lista de
archivos. Luego, vuelve a elegir Archivo > Cerrar base de datos.
2. Veamos otro mtodo: Pulsa Abrir en la pestaa Archivo. Sitate en la carpeta creada (Mis
ejercicios) y selecciona Nombre de la Empresa a crear.accdb. Luego, pulsa el botn
Abrir.
Salir de Access.
1. Esta vez vamos a cerrar la base de datos y Access a la vez, para ello, pulsa las
teclas ALT+F4o bien elige Archivo > Salir.

Ejercicio 2 paso a paso: Crear una tabla de datos

Objetivo
Practicar las operaciones para crear una tabla de datos con Access 2010.

Ejercicio paso a paso

Nota: Si no tienes abierto Access 2010, brelo para realizar el ejercicio. Vamos a trabajar sobre
la base de datos que creamos en el ejercicio anterior. Recuerda que se debera encontrar en
Equipo > Unidad USB > Mis ejercicios > Practica.accdb. Una vez hayas abierto la base,
puedes continuar con el ejercicio.
Vamos a crear tres tablas en la base de datos. Una tabla ser en mi caso la de Estudiantes,
Calificaciones y la otra tabla la de Materias.
Empezaremos por crear la tabla Materias.

1. En la pestaa Crear, haz clic sobre el botn Diseo de tabla. O bien haz clic sobre el botn
Tabla de la pestaa Crear, y luego ve a la vista de Diseo haciendo clic en Vista Diseo
desde la pestaa Hoja de datos o desde la barra de estado.
2. En la primera fila escribe el Boleta y pulsa la tecla INTROpara ir a la segunda columna del
campo (tipo de datos).
3. Por defecto el tipo de datos ser Texto, haz clic sobre la flecha de la derecha y elige el tipo
Auto numeracin. Pulsa INTROy pasars a la columna de descripcin. Como la vamos a dejar
vaca, pulsa INTROde nuevo para pasar a la fila inferior.
4. Escribe No. de control como nombre del segundo campo de la tabla. Deja el tipo de datos
Nmero y posicinate en la tercera columna.
5. En la columna tres poner Nombre 1 y en tipo de datos deja texto y en descripcin escribir
Introducir el nombre del alumno. Pulsa INTROpara pasar a la siguiente columna.
6. En la siguiente columna hacer el mismo procedimiento que la anterior solo que ahora
escribiremos Nombre 2.
7. Crea los campos de Paterno y Materno que sern de tipo Texto y en descripcin
escribiremos Introducir el apellido del alumno.
8. Ahora vamos a crear el campo Fecha de nacimiento que ser de tipo Fecha/Hora.

9. En el siguiente crear Lugar de nacimiento y tipo de datos Texto.

10. Crearemos un campo llamado Foto y en la casilla tipo de datos pondremos Datos adjuntos,
lo cual nos dar como resultado que si nos vamos a la opcin de ver, vista hoja de datos y damos
doble clic en la celda de datos adjuntos se nos abrir una ventana que nos dar la opcin agregar,
ah podremos insertar la imagen que deseemos.
11. Crear celdas carrera y estado civil y colocarles tipo de datos Texto.
12. Campo Telfono tipo de datos Nmero.
13. Ahora crearemos el campo Becado en donde pondremos como tipo de datos Si/No y si
vamos a vista, ver hoja de datos observaremos que hemos creado una opcin donde podremos
seleccionar o deseleccionar una casilla.
14. El siguiente paso ser crear el campo Correo electrnico en el cual en tipo de datos
pondremos Hipervnculo, ah nos dar la opcin de colocar una direccin de correo electrnico
o una pgina web.

15. Por ultimo crearemos un campo el cual llamaremos Comentario este nos servir para poner
alguna nota o explicacin y en tipo de datos pondremos Memo que nos permitir escribir hasta
255 caracteres.
16. Ahora vamos a definir el campo Boleta como clave principal ya que no podremos tener
dos alumnos con los mismos datos. Haz clic sobre el nombre del campo Boleta y, en la pestaa
Diseo, pulsa el botn en forma de llave. A la izquierda del nombre del campo aparecer el icono
de una llave.
17. En la barra de acceso rpido, selecciona Guardar. Cuando te pida el nombre de la tabla,
escribe Estudiantes y pulsa Aceptar.
18. Ahora, cierra la tabla, haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre la pestaa con el
nombre de la tabla. Se desplegar el men contextual donde podrs elegir la opcin Cerrar.
Ahora vamos a crear la segunda tabla:
1. En la pestaa Crear, haz clic sobre el botn Diseo de tabla.
2. En la primera fila escribe el nombre del primer campo, IDCalificacion y pulsa la tecla INTRO
para ir a la segunda columna del campo.
3. Haz clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el tipo Autonmeracion y
pulsa la tecla INTROhasta situarte en la fila inferior.
4. Escribe Materia como nombre del segundo campo de la tabla. Como no queremos cambiar las
dems caractersticas del campo, pulsa la FLECHAABAJOdel teclado para ir al siguiente campo.
5. Escribe No. de control como nombre del segundo campo de la tabla. Pondremos tipo de
datos Nmero y pasamos al siguiente campo.
6. Crea de la misma forma el siguiente campo: Calificacin.
Ahora crearemos la tercera tabla, para ello haremos los mismos pasos de la tabla anterior solo que
esta vez pondremos los campos Id Materia, Materia y Semestre con tipos de datos
Autonumeracion, texto y nmero.

Ejercicio 3 paso a paso: Modificar propiedades de los campos

Objetivo
Practicar las propiedades de los campos con Access 2010.

Ejercicio paso a paso

Abrir la base de datos Practica.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del
USB.

Vamos a modificar la estructura de la tabla Estudiantes de forma que cada campo tenga las
siguientes propiedades:
Campo

Propiedades

Boleta

Dejaremos las propiedades que tiene

No. de control

Dejaremos las propiedades que tiene

Nombre 1

Tamao: 15 y requerido Si

Nombre 2

Tamao: 15 y requerido Si

Paterno

Tamao: 15 y requerido Si

Materno

Tamao: 15 y requerido Si

Lo primero es abrir la tabla Prctica en Vista Diseo:

1. Haz doble clic en la tabla Estudiantes del Panel de Navegacin.
2. Cambia a la Vista Diseo desde la pestaa Inicio > grupo Vistas > Ver > Vista
Diseo.
Ahora vamos a cambiar las propiedades de algunos de los campos:
1. Haz clic sobre el campo Nombre 1 para modificar sus propiedades desde el panel inferior.
Cambia el valor del Tamao del campo de 255 (valor por defecto) a 15.
Para que el campo sea obligatorio tenemos que poner en su propiedad Requerido el valor
S. Para cambiar el valor, utiliza el desplegable.
2. Lo mismo haremos con los campos de Nombre 2, Paterno, Materno.
3. Vamos a tabla Calificaciones y vamos al campo Calificacin y asignamos tamao del campo
Entero largo como el campo es opcional dejamos la propiedad Requerido a No.
Haz clic sobre la propiedad Mscara de entrada, teclea la mscara 000. El 0 representa
un dgito numrico.
En la propiedad Regla de Validacin escribir Entre 69 y 100.
Adems, la propiedad Texto de validacin contendr el texto La calificacin debe ser
inferior a 100 y no menor de 70, para avisar al usuario si trata de introducir un valor que
infringe la regla.

Ahora en la tabla Estudiantes

1. Haz clic sobre el campo Fecha de nacimiento y pulsa en la propiedad Formato.

Aparecer una flecha a la derecha indicndonos la existencia de una lista desplegable. Haz clic
sobre ella y elige Fecha corta.
Como hemos terminado con el diseo de la tabla, vamos a guardarla.
Haz clic sobre el botn Guardar de la barra de acceso rpido o pulsar CTRL+G.
Al Guardar, Access nos advertir de que podemos perder datos al reducir el tamao de los
campos. Por ejemplo, si tenamos una poblacin de ms de 255 caracteres, se recortar a 15. En
este caso no sucede, pero hay que tenerlo en cuenta en cada caso cuando manipulemos tablas.

Ejercicio 4 paso a paso: Crear relaciones

Objetivo
Practicar las operaciones sobre la creacin de relaciones entre tablas con Access
2010.

Ejercicio paso a paso

Abre la base de datos Practica.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.
Vamos a relacionar las tablas Estudiantes, Calificaciones y Materias. La relacin existente
entre las tablas Estudiantes y Calificaciones es de Uno a Varios ya que un cada una tendr
varios registros relacionados en las tablas, pero un alumno de la tabla Calificaciones no podr
acreditar la materia si no cumple con la calificacin mnima requerida que es 70 en cada una de las
unidades por lo que la tabla principal ser la ya mencionada y la tabla asociada la de Calificacin
alumnos nivelacin.
Para crear la relacin primero tenemos que tener las tablas en la ventana Relaciones:
1. Haz clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas. Si no es as, pulsa el botn Mostrar tabla.
2. Selecciona la tabla Calificacin final del curso.
3. Haz clic sobre el botn Agregar.
4. Selecciona la tabla Estudiantes.
5. Haz clic sobre el botn Agregar.
6. Haz clic sobre el botn Cerrar.
Vers la ventana Relaciones.
Ahora definiremos la relacin; las dos tablas estarn relacionadas por el campo No. de control

7. Posicinate sobre el campo de relacin de la tabla principal, es decir No. de control de la

tabla Calificaciones.
8. Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrstralo hasta el campo No. de control
de la tabla Estudiantes.
9. Suelta el botn del ratn.
Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones.
10. En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de stos
el nombre de los campos de relacin No. de control de Estudiantes y No. de control de
Calificaciones.
Observa en la parte inferior el tipo de relacin que se asigna dependiendo de las caractersticas de
los campos de relacin. En nuestro caso pondr Uno a varios.
12. Pulsa Crear.
Has creado la relacin. Ya puedes cerrar la base de datos.

Ejercicio 5 paso a paso: Crear consultas simples

Objetivo
Practicar las operaciones de Crear, ejecutar y guardar una consulta simple.

Ejercicio
Abre la base de datos Practica.accdb de la carpeta Mis ejercicios.
Empezaremos por crear una consulta y utilizar el * (todas las columnas).
1. Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. Se abrir el cuadro
Mostrar tabla.
2. Haz clic en la tabla Estudiantes y pulsa Agregar.
Observa que aparece la tabla Estudiantes en la zona de tablas de la ventana Diseo de
consulta.
3. Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo ya que la consulta se va a basar slo en
la tabla Estudiantes.
Ya tenemos la ventana diseo con la tabla aadida, vamos ahora a indicar qu campos (columnas)
queremos que aparezcan en la consulta. En la tabla de la zona de tablas tienes los campos de la
tabla Estudiantes y un * que representa todas las columnas.
4. Haz doble clic sobre el asterisco y observa como aparece en la rejilla QBE el asterisco.
5. Haz clic en el botn Ejecutar o el botn Vista Hoja de datos de la pestaa Inicio para
ver el resultado.
Observa que aparecen todas las columnas de la tabla Estudiantes.

Ejercicio 6 paso a paso: Crear consultas resumen

Objetivo
Practicar los pasos para crear consultas de resumen.

Ejercicio
Empezaremos por crear una consulta que nos diga cuntos alumnos tenemos y el promedio de
calificacin grupal
1. Abre la base de datos Practica.accdb de la carpeta Mis ejercicios.
2. Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. Se abrir el cuadro
Mostrar tabla. Para saber qu tablas necesitaremos tenemos que pensar a partir de qu campo
se va a calcular lo que queremos obtener, en nuestro caso todos los datos necesarios estn en la
tabla Consulta1.
3. Haz clic en la tabla Consulta1, quedar as seleccionada.
4. Haz clic en el botn Agregar.
5. Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo.
Ya tenemos la ventana Diseo de consulta con la tabla aadida, vamos ahora a indicar qu
campos (columnas) se van a utilizar.
6. Haz doble clic sobre el campo No. de control de la tabla (lo utilizaremos para calcular
cuntos alumnos hay).
7. Haz doble clic sobre el campo Carrera, Becado Materia para agregarlos.
8. Haz clic en el botn Totales para aadir a la rejilla la fila Total: y convertir la consulta en una
consulta de resumen.
10. En la primera columna de la rejilla (la de No. de control) cambia el valor agrupar por de
la fila Total: por el valor Cuenta. Queremos saber cuntos alumnos hay en la tabla luego
tenemos que contar.
11. Haz clic en el botn Ejecutar en la pestaa de Diseo.
Observa que aparece una nica fila de resultados con los totales que hemos indicado. Fjate
tambin en los encabezados de las columnas, son los nombres que has escrito delante de los dos
puntos: en la fila Campo:
19. Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedir un nombre, ponle Cursos
resumen total.

Ejercicio 7 paso a paso: Crear formularios

Objetivo
Saber crear formularios con el asistente y utilizarlos para la introduccin, modificacin y
borrado de datos de una tabla creada con Access 2010.
Abrir la base de datos Practica.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.
Vamos a crear primero un formulario para la edicin de datos de la tabla Estudiantes para ello
utilizaremos el asistente para formularios:
1. Haz clic en la opcin Asistente para formularios de la pestaa Crear.
2. En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Estudiantes.
3. Haz clic sobre el botn >> para aadir todos los campos al formulario.
4. Haz clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.
5. Deja activada la opcin En columnas como distribucin del formulario.
6. Haz clic sobre el botn Siguiente.
7. Escribe como ttulo Estudiantes en columnas.
8. Haz clic sobre el botn Finalizar.
Al crearse el formulario, observa como aparecen los datos del primer registro que introdujimos
desde la tabla.
Al pulsar los botones de la barra de desplazamiento por los registros podremos cambiar de registro.
11. Pulsa vers cmo pasas al siguiente registro, plsalo varias veces.
12. Pulsa vers cmo vuelves a los registros anteriores.
13. Pulsa vers que te posicionas en el primer registro.
14. Pulsa vers que te posicionas en el ltimo registro.
15. Cierra el formulario.

Ejercicio 8 paso a paso: Crear informes con el asistente

Objetivo
Saber crear informes con el asistente.

Ejercicio paso a paso

Abrir la base de datos Practica.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.

Vamos a crear primero un informe para la visualizacin de los datos de la tabla Estudiantes,
para ello utilizaremos el asistente para informes:
1. Haz clic en el botn Asistente para informes en la pestaa Crear.
2. En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Estudiantes.
3. Haz clic sobre el botn >> para aadir todos los campos al informe.
4. Haz clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.
5. Haz clic sobre el campo Calificacin del informe para seleccionarlo.