SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

Fase de programacin y actos preparatorios

A. REQUERIMIENTO Y EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
1 Cmo se determinan las necesidades en una Entidad?
En la fase de programacin y formulacin del Presupuesto Institucional, cada una de las
dependencias de la Entidad determinar, dentro del plazo sealado por la normativa
correspondiente, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en funcin de sus metas
presupuestarias establecidas, sealando la programacin de acuerdo a sus prioridades
(Base Legal: Artculo 6 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado).
1

Qu es el Plan Anual de Contrataciones?

El Plan Anual de Contrataciones es un documento de gestin que cada Entidad elabora, en
el cual deber prever todas las contrataciones de bienes, servicios y obras que se
requerirn durante el ao fiscal, con independencia del rgimen que las regule o su fuente
de financiamiento, as como de los montos estimados y tipos de procesos de seleccin
previstos.

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4.

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6.

La determinacin de los bienes, servicios y obras a contratar por parte de las Entidades
estarn en funcin de sus metas presupuestarias y prioridades. (Base Legal: Artculo 8 de
la Ley de Contrataciones del Estado y artculo 6 del Reglamento, concordado con
la Directiva N 005-2009-OSCE/CD)
Cules son las finalidades el Plan Anual de Contrataciones?
Dentro de sus finalidades se encuentran:
Programar: Los procesos de seleccin para la contratacin de bienes, servicios y obras
que se requerirn durante un ao fiscal.
Difundir: A travs del SEACE y las pginas web de las Entidades los procesos de seleccin
programados.
Evaluar: Medir el avance de ejecucin de los procesos de seleccin por el Titular de la
Entidad, a fin de adoptar, de ser el caso, las medidas correctivas necesarias para alcanzar
las metas y objetivos previstos en el Plan Operativo Institucional.
Todas las contrataciones deben de estar incluidas en el Plan Anual de
Contrataciones?
S, el Plan Anual de Contrataciones considerar todas las contrataciones, con independencia
del tipo del proceso de seleccin y/o rgimen legal que las regule.
No obstante, no ser obligatorio incluir en el Plan Anual de Contrataciones las
adjudicaciones de menor cuanta no programables. (Base Legal: Artculo 7 del
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, concordado con la Directiva N0052009-OSCE/CD)
En qu supuestos se puede modificar el Plan Anual de Contrataciones?
El Plan Anual de Contrataciones podr ser modificado de conformidad con la asignacin
presupuestal o en caso de reprogramacin de las metas institucionales: cuando se tenga
que incluir o excluir procesos de seleccin o el valor referencial difiera en ms de veinticinco
por ciento (25%) del valor estimado y ello vare el tipo de proceso de seleccin. (Base
Legal: Artculo 9 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, concordado con
la Directiva N 005-2009-OSCE/CD).
Qu caractersticas deben de tener los requerimientos de las dependencias de
la Entidad?
Sobre la base del Plan Anual de Contrataciones, el rea usuaria plantear su requerimiento
en el que deber definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de
los bienes, servicios u obras que requiere para el cumplimiento de sus funciones.

Para la descripcin de los bienes y servicios a contratar no se har referencia a marcas o

nombres comerciales, patentes, diseos o tipos particulares, fabricantes determinados, ni
descripcin que oriente la contratacin de marca, fabricante o tipo de producto especfico,
salvo que la Entidad haya aprobado un proceso de estandarizacin.
Adicionalmente, deber cumplirse con los reglamentos tcnicos, normas metrolgicas y/o
sanitarias nacionales. Asimismo, son obligatorios los requisitos tcnicos establecidos en
reglamentos sectoriales dentro del mbito de su aplicacin, siempre y cuando cuenten con
el refrendo del Ministerio de Economa y Finanzas, de acuerdo a lo dispuesto por los
Decretos Leyes N 25629 y N 25909[1].
Las normas tcnicas nacionales, emitidas por la Comisin competente de Reglamentos
Tcnicos y Comerciales del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la
Proteccin de la Propiedad Intelectual - INDECOPI, podrn ser tomadas en cuenta para la
definicin de los bienes y servicios que se van a contratar mediante los procesos de
seleccin.
7.

8.

8.

Qu debe contener el Expediente de Contratacin?

El Expediente de Contratacin debe de contener todas las actuaciones del proceso de
contratacin, desde el requerimiento del rea usuaria hasta la culminacin del contrato,
debiendo incluir las ofertas no ganadoras. (Base Legal: Artculo 7 de la Ley de
Contrataciones del Estado, artculo 10 del Reglamento. Ver Opinin N 058-2009/DTN Expediente de Contratacin).
Quin aprueba el Expediente de Contratacin?
Aprueba el Expediente de Contratacin el Titular de la Entidad o el funcionario competente,
de acuerdo a sus normas de organizacin interna. (Base Legal: Artculo 10 del Reglamento
de la Ley de Contrataciones del Estado. Ver Opinin N 094-2011/DTN - Aprobacin de
expediente de contratacin y Bases.
Qu pasa con el Expediente de Contratacin si el proceso convocado es
declarado desierto?
En el caso que un proceso de seleccin es declarado desierto, la nueva convocatoria deber
contar con una nueva aprobacin del Expediente de Contratacin, solo en caso que haya
sido modificado en algn extremo. (Base Legal: Artculo 10 Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado).

[1] De acuerdo a estas normas, ninguna Entidad, con excepcin del Ministerio de Economa y
Finanzas, puede irrogarse la facultad de dictar medidas destinadas a restringir o impedir el libre
flujo de mercancas mediante la imposicin de trmites, requisitos o medidas de cualquier
naturaleza que afecten las importaciones o exportaciones. Asimismo, en el artculo 1 del
Decreto Supremo N 149-2005-EF, mediante el cual se dictan disposiciones reglamentarias al
Acuerdo sobre Obstculos Tcnicos al Comercio en el mbito de bienes y al Acuerdo General
sobre el Comercio de Servicios en el mbito de servicios, de la OMC, se seala que los trmites
o requisitos que afecten de alguna manera la libre comercializacin interna o la exportacin o
importacin de bienes o servicios podrn aprobarse nicamente mediante Decreto Supremo
refrendado por el Ministerio de Economa y Finanzas y por el Sector.
B. COMIT ESPECIAL
1.
Puede designar al Comit Especial un funcionario a quien no se le ha delegado
esa atribucin?
Solo el Titular de la Entidad o el funcionario a quien se le hubiera delegado esta atribucin,
designar a los miembros titulares y suplentes del Comit Especial. (Base Legal: Artculo
27 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado).
2.

Cul es la formalidad para la designacin del Comit Especial?

La designacin tiene que ser por escrito, indicando los nombres completos de los
designados como titulares y suplentes; asimismo, es necesario indicar quin actuar como
presidente y notificarse a cada uno de los miembros. (Base Legal: Artculo 27 del
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.)

3.

Nuestra Entidad es pequea y no contamos con un especialista en el objeto de

la convocatoria, se puede invitar a un profesional de otra Entidad?
S, podrn ser invitados expertos independientes que provengan de otras Entidades del
sector pblico. Para ello ser necesaria la autorizacin del Titular de la Entidad de la que
provenga el experto independiente. (Base Legal: Artculo 24 de la Ley de Contrataciones
del Estado, artculo 28 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Ver Opinin

4.

5.

6.

N 048-2011/DTN Comit Especial, Opinin N 004-2012/DTN Conformacin del Comit

Especial).
Pueden ser miembros de un Comit Especial expertos que no trabajen en la
Entidad?
S, es posible la participacin de expertos independientes para que integren el Comit
Especial, sean estos personas naturales o jurdicas cuyo giro principal sea el objeto de la
convocatoria, debiendo adems designar a la persona natural que la representar dentro
del Comit Especial. (Base Legal: Artculo 24 de la Ley de Contrataciones del Estado,
artculo 28 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Opinin N 0482011/DTN Comit Especial, Opinin N 004-2012/DTN Conformacin del Comit Especial).
Puedo renunciar a un Comit Especial del cual soy miembro?
No, el cargo designado como miembro de un Comit Especial es irrenunciable; solo pueden
ser removidos por caso fortuito o fuerza mayor, o por cese en el servicio, declarado
mediante documento debidamente motivado. (Base Legal: Artculo 34 del Reglamento de
la Ley de Contrataciones del Estado. Ver Opinin N 048-2011/DTN Comit Especial.
El Comit Especial puede modificar de oficio las bases de un proceso de
seleccin?
El Comit Especial no podr de oficio modificar las Bases aprobadas. No obstante, para la
publicacin de la integracin, podr modificarse las Bases como consecuencia de consultas,
observaciones, pronunciamiento (por elevacin de observaciones), as como las
modificaciones requeridas por el OSCE en el marco de sus acciones de supervisin, en
aplicacin de los artculos 31 y 59 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado.

7.

Cmo acta el Comit Especial al tener la sospecha o duda sobre la veracidad

de algn documento de una propuesta?
Si el Comit Especial toma conocimiento que en las propuestas obra un documento sobre
cuya veracidad o exactitud existe duda razonable, informar el hecho al rgano encargado
de las contrataciones para que efecte la inmediata fiscalizacin. Ello no suspender, en
ningn caso, la continuidad del proceso de seleccin. (Base Legal: Artculo 24 de la Ley de
Contrataciones del Estado. Ver Opinin N 022-2013 Actuacin del Comit Especial cuando
existe duda razonable sobre la veracidad o exactitud de los documentos incluidos en las
propuestas, Opinin N 101-2009/DTN Presuncin de Veracidad).
C. BASES
1.
Quin elabora las Bases y que se debe de tener en consideracin para elaborar
las mismas?
El Comit Especial o el rgano encargado de las contrataciones, segn corresponda,
elaborar las Bases del proceso de seleccin a su cargo, para ello debe de tenerse en
consideracin:
La informacin tcnica y econmica contenida en el Expediente de Contratacin. (Ver
Opinin N 066-2012/DTN Determinacin de Especificaciones Tcnicas). ).
Las Bases Estandarizadas aprobadas por el OSCE. (Ver Opinin N 088-2012/DTN Bases
Estandarizadas).
Las condiciones mnimas sealadas en el artculo 26 de la Ley de Contrataciones del
Estado.
Los principios que rigen la Contratacin Pblica. (Base Legal: Artculo 26de la Ley de
Contrataciones del Estado, artculos 38 y 39 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado, concordado con la Directiva N018-2012-OSCE/CD).
2.
Ser posible que en las bases la Entidad refiera la contratacin de bienes con
determinada marca?
No, en la descripcin de los bienes y servicios a contratar no se podr hacer referencia a
marcas o nombres comerciales, patentes, diseos o tipos particulares, fabricantes
determinados, ni descripcin que oriente la contratacin de marca, fabricante o tipo de
producto especfico. Sin embargo, esta regla general encuentra su excepcin cuando ello
responda a un proceso de estandarizacin debidamente sustentado (Base Legal: Artculo
11 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, concordado con la Directiva N
010-2009-OSCE-CD. Ver Opinin N 091-2013/DTN Proceso de Estandarizacin).
3.
Cul es el procedimiento que debe seguir el Comit Especial, cuando el valor
referencial es observado por los participantes?
Cuando el valor referencial es observado por los participantes, el Comit Especial deber
poner en conocimiento del rgano Encargado de las Contrataciones para su opinin y, si
fuera el caso, para que se apruebe un nuevo valor referencial, verificando que se cuente
con la disponibilidad presupuestal y poniendo en conocimiento de tal hecho al funcionario
que aprob el expediente de contratacin. En caso el nuevo valor referencial implique la
modificacin del tipo de proceso de seleccin convocado este ser declarado nulo (Base
Legal: Artculo 13 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Ver Opinin N

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6.

043-2012/DTN Modificacin de Valor Referencial con ocasin de los cuestionamientos

formulados por los participantes).
Cmo se formula los factores de evaluacin en las Bases?
El Comit Especial determinar los factores de evaluacin tcnicos a ser utilizados, los que
debern ser objetivos y congruentes con el objeto de la convocatoria, debiendo sujetarse a
criterios de razonabilidad y proporcionalidad. (Base Legal: Artculo 43 del Reglamento de
la Ley de Contrataciones del Estado).
Se puede dar puntuacin al cumplimiento de los Requerimientos Tcnicos
Mnimos indicados en las Bases?
No se puede dar puntaje al cumplimiento de un Requerimiento Tcnico Mnimo.
Se podr calificar aquello que supere o mejore el requerimiento mnimo, siempre que no
desnaturalice el requerimiento efectuado. (Base Legal: Artculo 31 de la Ley de
Contrataciones del Estado, artculo 43 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado. Ver Opinin N 130-2009/DTN Determinacin de Requerimientos Tcnicos
Mnimos).
El proceso de seleccin ya se convoc pero las Bases han sido aprobadas
posteriormente, Se puede continuar con la convocatoria?
Es requisito para convocar un proceso de seleccin que la Entidad cuente con las Bases
debidamente aprobadas, bajo sancin de nulidad. (Base Legal: Artculo 12 de la Ley de
Contrataciones del Estado).