EMPRESA PBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER S.A. E.S.P.

CODIGO:
CAES-01-09

FECHA:
20/08/2015

CONTROL:
S

PGINA:
1 DE 7

ELABOR:
SUBGERENTE DE ALCANTARILLADO

REVIS:
LIDER EQUIPO OPERATIVO MECI - SIGC

APROB:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

CARACTERIZACIN EJECUCIN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

Determinar y aplicar criterios para el desarrollo de los proyectos necesarios para la reposicin y expansin de la infraestructura, a travs de la programacin, ejecucin y control de
obras.

ALCANCE:

Las actividades del proceso inician en la planeacin de la ejecucin de proyectos y culminan en su liquidacin y entrega al Proceso del Operacin de Infraestructura.

PROVEEDOR O
PROCESO FUENTE
Proceso
Direccionamiento
Estratgico

ENTRADAS, DOCUMENTOS Y
REGISTROS

PHVA

OBJETIVO:

ACTIVIDADES

RESULTADOS,
DOCUMENTOS Y
REGISTROS

RESPONSABLES

de Manual de Calidad.
Principios
y
valores
organizacionales.
Polticas y Lineamientos.
Plan estratgico de Gestin y
Resultados
Riesgos
Identificados,
Analizados y Valorados para el
proceso
Presupuesto de la empresa
Recursos asignados

Proceso de Planificacin
del SIGC

Proceso Estudios y
a.
Memorando
de Diseo de Proyectos
necesidades de diseos para
Reposicin en Sistema de
Alcantarillado

Mapa de Procesos
Caracterizaciones de Procesos
Estructura Documental cdigo
ITPS -01

ESTABLECER PLANEACIN PARA LA GESTIN

DEL PROCESO

Proceso
Humana

de

Gestin

Proceso
Jurdica

de

Gestin Normograma Institucional FOGJ01.

Manual de Actividades

Proceso de Planeacin Plan de Saneamiento y Manejo

de la Prestacin del de Vertimientos PSMV
Polticas de Operacin FOPS-07
Servicio
Deteccin de necesidades de
Proceso Operacin de
Reposicin en Sistema de
Infraestructura
Alcantarillado

CLIENTE O
PROCESO QUE
REQUIERE EL
RESULTADO

Asesor Expansin
a. De acuerdo a recursos asignados se establece la
Infraestructura
prioridad de la ejecucin de los proyectos
b. Identificar necesidades de servidumbres y/o
Asesor Operacin
adquisicin de bienes y servicios, si se requiere
Infraestructura
Establecer el requerimiento tcnico.
c. Identificar, analizar y valorar riesgos relacionados
con el proceso.

de

de

b.
Memorando Necesidad
Contractual FOBS-01.
Proceso
de
Adquisicin de Bienes
Informe Tcnico y Soporte
y Servicios
FOES-04.

c.
Riesgos
Identificados,
Analizados y Valorados para el Proceso
Proceso. Mapa de Riesgos Direccionamiento
formato FODE-11.
Estratgico

de

EMPRESA PBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER S.A. E.S.P.

FECHA:
20/08/2015

CONTROL:
S

PGINA:
2 DE 7

PROVEEDOR O
PROCESO FUENTE

ELABOR:
SUBGERENTE DE ALCANTARILLADO

REVIS:
LIDER EQUIPO OPERATIVO MECI - SIGC

APROB:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

CARACTERIZACIN EJECUCIN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

ENTRADAS, DOCUMENTOS Y
REGISTROS

PHVA

CODIGO:
CAES-01-09

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

CLIENTE O
PROCESO QUE
REQUIERE EL
RESULTADO

RESULTADOS,
DOCUMENTOS Y
REGISTROS

Proceso Ejecucin y Acciones

Correctivas,
Seguimiento
de preventivas y de mejora sobre el
Proyectos
proceso
Proceso de Estudios y Estudios y/o Diseo del proyecto
Diseos de Proyectos
- Planos para construccin
REVISAR DOCUMENTACIN DEL PROYECTO
Proceso de Adquisicin Copia de informacin bsica del
de Bienes y Servicios
contrato suscrito
Designacin de Supervisor y/o
Interventor.
Proceso de Ejecucin y
Seguimiento
de Ejecucin establecida segn
Proyectos
contrato de obra

Para suscribir el Acta de Inicio, el Interventor /

Supervisor designado, debe asegurarse de disponer
de la informacin con todos los elementos requeridos
para su inicio, representados por:

H
Contratista

Tramitar permisos para

desarrollo tcnico de la obra.

el

Proceso de Estudios y Documentos base para trmites

Diseo de Proyectos
de permisos y autorizaciones

de

Polticas
y
Lineamientos
institucionales.
Criterios
de
Comunicacin
Pblica FODE-02.
Apoyo logstico y metodolgico
para la comunicacin con partes
interesadas

Contrato Perfeccionado.
Supervisor
y/o
Plan de Control FOES-01
Interventor asignado
Acta de Aprobacin
Plan de inspeccin-ensayo y prueba FOES-02
programa de trabajo
Documentos de permisos y autorizaciones.
Iniciacin del contrato.
Documentacin soporte del proyecto (planos del
proyecto, etc.).

COORDINAR Y EJECUTAR GESTIN SOCIAL DEL

PROYECTO

Proceso de Ejecucin y Plan de Control FOES-01 del

Seguimiento
de Proyecto
Proyectos
Proceso
Direccionamiento
Estratgico

Documentacin del Proyecto, Proceso de Ejecucin

para inicio de la obra
y Seguimiento de
Proyectos

a. Identificar usuarios/beneficiarios del proyecto.

b. Desarrollar reunin de socializacin inicial del
proyecto a ejecutar.
c. Informar a las reas internas relacionadas con el Socilogo(a)
desarrollo de la obra.
d. Gestin Social visitas a obra
e. Remitir copia del informe social a los
supervisores y/o interventores al finalizar la
obra
f.
Actividad de Socializacin de entrega final de
obra, cuando se requiera.

del Remisin
a
y/o Secretaria General

Gestin Social FOES 05

cuando se requiera.
-Convocatoria a reuniones con
usuarios/beneficiarios
del
proyecto
-Actas de Socializacin y
Compromisos
y
soportes
respectivos.
-Formato de Autorizacin de
Obra y Establecimiento de
Servidumbre
cuando
se
requiera FOES-04
-Oficio de entrega a la
comunidad.

Contratistas

Proceso de Ejecucin
y Seguimiento de
Proyectos
Contratistas

Comunidad

EMPRESA PBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER S.A. E.S.P.

FECHA:
20/08/2015

CONTROL:
S

PGINA:
3 DE 7

PROVEEDOR O
PROCESO FUENTE

Proceso
Jurdica

de

ELABOR:
SUBGERENTE DE ALCANTARILLADO

ENTRADAS, DOCUMENTOS Y
REGISTROS

RESPONSABLES

CONTROLAR LA EJECUCIN Y REALIZAR

SEGUIMIENTO AL PROYECTO

Autorizacin
diseo

APROB:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

de

cambios

al

Manual de Especificaciones
Tcnicas MAED-01
y Manual Gua Ambiental para la
ejecucin de obras de sistema
de alcantarillado y plantas de
tratamiento de aguas residuales
MAED -02

a. Tramitar los Permisos Ambientales pertinentes,

segn se requiera.
b. Brindar orientacin para la aplicacin de los
Programas de manejo ambiental.
c. Realizar seguimiento a la ejecucin del contrato,
conforme al Plan de Control, los Trminos de
Referencia y el Cronograma especfico del
Contrato. El seguimiento se orienta sobre los
siguientes elementos:
Tcnico (Calidad)
Ambiental
Seguridad y Salud en el trabajo.
Administrativo
Financiero
Los dems acordados en el contrato

RESULTADOS,
DOCUMENTOS Y
REGISTROS

Supervisor
y/o
Interventor asignado
Sociloga
Profesional asignado a
control ambiental

CLIENTE O
PROCESO QUE
REQUIERE EL
RESULTADO

Documentos del trmite de

servidumbre/compra
de Proceso
de
predios.
Adquisicin de Bienes
Actas de reuniones con y Servicios
propietarios de predios.
Pago de la servidumbre o
predio adquirido.
Seguimiento Plan Control del
contrato.
Control de productos FOPS
06

Manual de interventora

Proceso de Ejecucin y Plan de Control del contrato,

Seguimiento
de Documentos del Contrato
Proyectos
Contratista

Proceso
Estudios
Diseos de Proyectos

ACTIVIDADES

g. Realizar negociacin para el establecimiento de

las servidumbres y/o compra de predios.
Secretara General

Gestin Acompaamiento/representacin
jurdica en la constitucin
servidumbres y/o compra de
predios.

Direccionamiento
Estratgico.

REVIS:
LIDER EQUIPO OPERATIVO MECI - SIGC

CARACTERIZACIN EJECUCIN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

PHVA

CODIGO:
CAES-01-09

Proceso de Ejecucin
y Seguimiento de
Proyectos Interventor
y/o supervisor

Informes de interventora
Plano de obra ejecutada (En
este plano se plasmaran las
modificaciones si estas se
llegaran a presentar )
Deteccin de necesidades de
ampliacin en presupuesto
Deteccin de necesidades de
suspensin del contrato,
ampliacin de tiempos, etc.

Proceso de Estudios y
Diseo de Proyectos (
solo
para
servidumbres)

Secretaria general

Memorando de cambios al Contratistas

diseo cuando se requiera

EMPRESA PBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER S.A. E.S.P.

FECHA:
20/08/2015

CONTROL:
S

PGINA:
4 DE 7

PROVEEDOR O
PROCESO FUENTE

ELABOR:
SUBGERENTE DE ALCANTARILLADO

REVIS:
LIDER EQUIPO OPERATIVO MECI - SIGC

APROB:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

CARACTERIZACIN EJECUCIN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

ENTRADAS, DOCUMENTOS Y
REGISTROS

PHVA

CODIGO:
CAES-01-09

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS,
DOCUMENTOS Y
REGISTROS

CLIENTE O
PROCESO QUE
REQUIERE EL
RESULTADO

Documentos del Contrato

- Acta de Liquidacin y
Realizar acta de recibo de proyecto
Recibo
Definitivo
del
Programar y convocar la entrega del proyecto
contrato
Interventor
y/o
cuando se requiera
- Plan de control y soportes
supervisor asignado
Secretaria general
Desarrollar Actas de Liquidacin del contrato
- Plano de obra ejecutada
Evaluacin del proveedor
- Evaluacin de proveedores
FOGJ 04
RECIBIR Y LIQUIDAR EL PROYECTO

Proceso de Ejecucin y Seguimiento Plan de Control del

Seguimiento
de contrato.
Proyectos
Expediente del Contrato
Autorizaciones
cuando
se
requiera de Modificaciones /
ajustes / cambios al diseo
Contratista

a.
b.
c.
d.

Proyecto Ejecutado
Registro en catastro de redes
cuando se requiera.

Proceso de Adquisicin Manual de Interventora.

de Bienes y Servicio
H

Proceso
de
Comercial

Resultado Evaluacin de
Gestin Satisfaccin del Usuario
Reportes de PQR

la
Tramitar las PQR (si las hay)

Subgerencia comercial

Proceso Estudios y
Diseo de Proyectos

Entrega
de
obra
para
operacin y mantenimiento Proceso
Operacin
cuando se requiera.
-En el caso de redes locales Infraestructura
por
convenio
en
Bucaramanga, Floridablanca
y Girn se realiza la entrega
a travs de la coordinacin
de Proyectos Externos

de
de

- Resultado Evaluacin de la Proceso Ejecucin y

Seguimiento
de
Satisfaccin del Usuario.
Proyectos
- Reportes de PQR

EMPRESA PBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER S.A. E.S.P.

FECHA:
20/08/2015

CONTROL:
S

PGINA:
5 DE 7

PROVEEDOR O
PROCESO FUENTE

ELABOR:
SUBGERENTE DE ALCANTARILLADO

ENTRADAS, DOCUMENTOS Y
REGISTROS

Proceso de Ejecucin y
Seguimiento
de
Complimiento del
Proyectos
formato FOGJ 04

REVIS:
LIDER EQUIPO OPERATIVO MECI - SIGC

APROB:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

CARACTERIZACIN EJECUCIN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

PHVA

CODIGO:
CAES-01-09

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

RESULTADOS,
DOCUMENTOS Y
REGISTROS

CLIENTE O
PROCESO QUE
REQUIERE EL
RESULTADO

Desviaciones en resultados Proceso Planeacin

de la gestin del sistema de de la Prestacin del
Alcantarillado, actividades de Servicio
a. Determinar el nivel de cumplimiento del
Saneamiento
Bsico
y
cronograma definido para la obra.
Asesor de Expansin de Manejo de Vertimientos
b. Desarrollar seguimiento y medicin sobre los Infraestructura.
- Informe de Gestin
criterios de control establecidos.
Proceso
de
del
Asesor de Operacin Resultados del Seguimiento y Planificacin
Medicin
SIGC
de Infraestructura
REALIZAR SEGUIMIENTO Y MEDICIN A LA
GESTIN DEL PROCESO

contratista

Sistema de Seguimiento
Medicin de los Procesos
Proceso de Planificacin (indicadores)
del SIGC

y
V

Oportunidades de mejora Proceso de Ejecucin

identificadas para el proceso
y Seguimiento de
Proyectos.
Proceso de Ejecucin y Oportunidades
de
mejora
Seguimiento
de identificadas para el proceso
Proyectos
Lineamientos y Poltica de
Administracin del Riesgo
Proceso
de Riesgos
identificados,
Direccionamiento
analizados y valorados para el
Estratgico
proceso
Decisiones de Revisin por la
Direccin
Proceso de Gestin de Resultados de Auditorias
Medicin,
Anlisis
y Planes de Mejoramiento
Mejora
Resultados del Seguimiento a la
Administracin del Riesgo

TOMAR ACCIONES DE MEJORA PARA EL

PROCESO
Formular e implementar correcciones, acciones
correctivas, preventivas y de mejora orientadas a
incrementar la capacidad del proceso para alcanzar
los resultados planificados y/o mejorar la gestin.

La fuente para la toma de acciones puede provenir

de:
Subgerente
de
Alcantarillado
Seguimiento a la gestin del proceso
Decisiones de Revisin por la Direccin
Asesor de Expansin de
Infraestructura
Acciones de Administracin del Riesgo
Informes de Auditorias
Asesor de Operacin
de Infraestructura

Acciones
Correctivas, Proceso de Ejecucin
preventivas y de mejora y Seguimiento de
sobre el proceso
Proyectos.
Necesidades
de
gestin Proceso de Gestin
sobre
la
estructura de Medicin, Anlisis
documental del SIGC
y Mejora
Resultados
de
la Proceso
Administracin del Riesgo
Planificacin
SIGC

de
del

Recomendaciones de mejora Proceso

sobre el SIGC
Direccionamiento
Estratgico

de

EMPRESA PBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER S.A. E.S.P.

CODIGO:
CAES-01-09

FECHA:
20/08/2015

CONTROL:
S

PGINA:
6 DE 7

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Autoridad:
Subgerente de Alcantarillado

ELABOR:
SUBGERENTE DE ALCANTARILLADO

REVIS:
LIDER EQUIPO OPERATIVO MECI - SIGC

APROB:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

CARACTERIZACIN EJECUCIN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

PARAMETROS DE SEGUIMIENTO Y
MEDICION

Seguimiento al Proceso:
Resultados Auditoras Internas
Acciones derivadas de Revisin por la Direccin
Responsabilidad:
Seguimiento
al
cumplimiento
de
las
Subgerente de Alcantarillado.
especificaciones de proyectos
Asesor de Operacin de Infraestructura
Control del Producto No Conforme en la Ejecucin
Asesor de Expansin de Infraestructura
del Proyecto
Interventor
Seguimiento a la Satisfaccin y Observaciones de
* La Responsabilidad Especfica de la ejecucin de Usuarios, Beneficiarios y Partes Interesadas de
un proyecto vara en consideracin del funcionario Proyectos
asignado como INTERVENTOR/SUPERVISOR
Medicin del Proceso:
Cumplimiento en el Plan de Ejecucin de
Obras
Sentido: Positivo (+)

DOCUMENTACION DE REFERENCIA O
SOPORTE
Norma Tcnica de Calidad GP 1000:2009
MECI 2014
Misin Organizacional
Visin Organizacional
Organigrama
Poltica de Calidad (DEDE-01)
Objetivos de Calidad (DEPS-01)
Mapa de Procesos (DEPS-02)
Normograma (FOGJ-01)
Plan Estratgico de Gestin y Resultados.
Presupuesto empresarial.
Revisin por la Direccin.
Mapa de riesgos FODE-13
Evaluacin de proveedores FOGJ-04
Informe Auditoras.
Resultado Evaluacin de la Satisfaccin del
Usuario.
Estructura Documental cdigo ITPS -01.
Sistema de Informacin Corporativo y sus
aplicaciones.
Manual de actividades.
Manual de especificaciones tcnicas MAED-01.
Manual Gua Ambiental para la ejecucin de obras
de sistema de alcantarillado y plantas de
tratamiento de aguas residuales MAED -02.
Manual de interventora.
Plan de seguimiento y manejo de vertimientos
PSMV.
Actas del contrato.
Memorando necesidad contractual FOBS-01
Plan de Control (FOES-01, y anexos FOES-02Plan
e inspeccin ensayo y prueba y FOES-03, control
de equipos etc.)
Control de Productos (FOPS-06)
Polticas de Operacin (FOPS-07)
Autorizacin de obra y establecimiento de
servidumbre FOES-04.
Acta de entrega de informacin para el sistema de
administracin de redes de alcantarillado FOED-06
Procedimiento para daos a otras redes de servicio
pblico PROI-03-01.
Solicitud
de
Elaboracin,
Modificacin
o
Derogacin de Documentos (FOPS-01)

ACCIONES DE CONTROL
Verificar el cumplimiento de los requisitos
establecidos en la Minuta del Contrato, Trminos
de Referencia y Plan de Control para los
proyectos desarrollados (FOPS-06)

EMPRESA PBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER S.A. E.S.P.

CODIGO:
CAES-01-09

FECHA:
20/08/2015

CONTROL:
S

PGINA:
7 DE 7

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

ELABOR:
SUBGERENTE DE ALCANTARILLADO

REVIS:
LIDER EQUIPO OPERATIVO MECI - SIGC

APROB:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

CARACTERIZACIN EJECUCIN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

PARAMETROS DE SEGUIMIENTO Y
MEDICION

DOCUMENTACION DE REFERENCIA O
SOPORTE

ACCIONES DE CONTROL

Registro de Mejoramiento Continuo (FOGM-08)

Resolucin 000276 de 17/09/08
[Estructura
Administrativa para la Implementacin del SIGC]
Resolucin 000327 de 10/11/08 [Adopcin del
SIGC]
Resolucin 000410 de 31/12/08 [Manual de
Procedimientos de Contratacin
Procedimiento de Control y Seguimiento Tcnico a
obras de infraestructura PRES-01
Procedimiento de Seguimiento y Control Ambiental
Obras de infraestructura PRES-02
Procedimiento de Gestin Social en las Obras de
Infraestructura PRES-03
Procedimiento para Daos a otras redes de
Servicios Pblicos

PROCESOS DE SOPORTE O DE INTERACCIN

Proceso de Planeacin de la Prestacin del Servicio

Proceso de Estudios y Diseos de Proyectos
Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios
Proceso de Gestin Comercial

RECURSOS

REQUISITOS A CUMPLIR

Financieros:
Recursos para la planificacin, contratacin y Cliente: Segn Planificacin del Sistema Integrado de Gestin y
seguimiento a proyectos
Control
Infraestructura: Oficina, Equipos de Cmputo, Vehculos, Sistema NTC GP 1000:2009: Numerales 7.1, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4.
de Administracin de Redes de Alcantarillado (SARA / Catastro de
NTC ISO 9001:2008: Numerales 7.1, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4.
Redes) y equipos de control de obra.
MECI 2014
Legales y
institucional

Reglamentarios:

Ver

Documento

Normograma