LA ADMINISTRACIN

El concepto de administracin hace referencia al funcionamiento, la estructura y el

rendimiento de las organizaciones. El trmino proviene del latn ad-ministrare (servir) o ad
manus trahere (manejar o gestionar).
La palabra "Administracin", se forma del prefijo "ad", hacia, y de "ministratio". Esta ltima
palabra viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de
inferioridad, y del sufijo "ter", que sirve como trmino de comparacin.
Si pues "magister" (magistrado), indica una funcin de preeminencia o autoridad -el que ordena
o dirige a otros en una funcin-, "minister" expresa precisamente lo contrario: subordinacin u
obediencia; el que realiza una funcin bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro.
La etimologa nos da pues de la Administracin, la idea de que sta se refiere a una funcin que
se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta. Servicio y subordinacin, son
pues los elementos principales obtenidos.

La nocin tambin puede utilizarse para nombrar a una autoridad pblica, como
el gobierno de un territorio, o a los responsables de una entidad privada, como los directivos de
una empresa.
La administracin puede ser entendida como la disciplina que se encarga de realizar una gestin
de los recursos (ya sean materiales o humanos) en base a criterios cientficos y orientada a
satisfacer un objetivo concreto.
Por otra parte, la administracin pblica de un Estado es el conjunto de los organismos que se
encargan de aplicar las directivas indispensables para el cumplimiento de las leyes y las normas.
Los edificios pblicos y los funcionarios tambin componen a la administracin pblica, que
aparece como el nexo entre el poder poltico y la ciudadana.
Hay veces en que el trmino administracin se utiliza para denominar a la ciencia
social conocida como administracin de empresas. Esta ciencia estudia la organizacin de las
compaas y la forma en que gestionan los recursos, los procesos y los resultados de sus
actividades.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN
En todas y cada una de nuestras actividades cotidianas, en distintos mbitos de nuestra vida,
necesitamos establecer una Planificacin y Metodologa de trabajo, teniendo como primer paso
fundamental el establecimiento de un Punto de Partida que es el momento en que surge la
iniciativa y se plantea un posible Objetivo a alcanzar, mientras que en el camino a ese resultado
se requiere de un Sistema o Tcnica que permite brindar las distintas actividades, en forma
ordenada y progresiva, a realizar.
Es por ello que debemos en primer lugar tener en cuenta los Bienes o Recursos que podremos
utilizar en el desarrollo de la actividad, y en base a ellos se establece un correcto uso para cada
uno de ellos, siendo esto referido como una correcta Administracin, un concepto que es
aplicado a una gran cantidad de entornos y actividades sociales y econmicas.
Seguramente uno de los ejemplos ms conocidos est en el rea de Administracin de
Empresas, siendo el rea donde se gestionan todo tipo de operaciones, adems de actuar como
un Organismo de Control en las distintas actividades que se estn realizando, garantizando el
cumplimiento y seguridad del sistema aplicado en una Compaa o Empresa en particular.
En contraposicin a la parte del Sector Administrativo de una compaa encontramos a los
empleados que actan como operarios, ejecutando las distintas acciones que van desde
Atencin al Cliente hasta las actividades que requieren mayor esfuerzo en particular, buscando
controlar y establecer adems distintos Objetivos Empresariales.
Otra de las misiones que tiene la Administracin est ligado a la construccin de Acciones

Conjuntas de distintas reas de una compaa o grupo en particular para lograr un Objetivo en
Comn, coordinando las distintas tareas y estableciendo los variados Sectores de Trabajo que
permiten arribar a una mayor productividad y un mejor aprovechamiento de los recursos con los
que cuenta una compaa o un grupo social en particular.
FUNCIONES BSICAS DE LA ADMINISTRACIN
Las funciones bsicas de la administracin son cinco:
-Planeacin.
-Organizacin
-Direccin.
-Coordinacin.
-Control.
-Evaluacin.

1. PLANEACION
Es la fase en la cual se determina anticipadamente que es lo que se va a hacer, esto incluye el
establecimiento de objetivos, programas, polticas y procedimientos.
OBJETIVO
Es la razn de ser de la empresa, esto es, lo que se propone alcanzar.
LOS PROGRAMAS
Son los planes que se deben realizar en un tiempo determinado para lograr el objetivo
propuesto.
LAS POLTICAS
Son las normas en las cuales deben estar encuadradas las actividades para alcanzar el objetivo.
LOS PROCEDIMIENTOS
Son las guas o formas de accin que nos dicen de que forma se deben realizar las actividades.
NECESIDAD DE LA PLANEACIN
La necesidad de la planeacin en una empresa aparece principalmente por tres razones:
-Para obligar a pensar en el futuro. Se planifica para que todas las personas de la empresa
piensen hacia donde van y se puedan anticipar a los problemas, evitando en esta forma que se
deje los problemas a la suerte o a las creencias religiosas.
-Para obligar a pensar en .forma coordinada, esto permite que las personas sean concientes de
qu es lo que se espera de ellas y as puedan cumplir con las funciones asignadas.
-Para evitar riesgos y. prdidas, si no se ha realizado por anticipado una planeacin, los riesgos
de prdidas se aumentan y lo ms seguro es que la empresa fracase.
Esto no significa" que la planeacin es la frmula para que una empresa nunca fracase,
simplemente significa que una empresa que planea sus- actividades tiene ms probabilidades de
triunfar.

En la empresa 'Cooperativa o Asociativa, esta fase es de gran importancia, ya que mediante la

misma, se presentan los planes y acciones que al realizarse irn en beneficio de los socios.
Adems en la Asamblea General los afiliados mediante su participacin solicitarn; s sus
directivos programas y ejecuciones? muy concretas que deben ser tenidas en cuenta durante la
planeacin.
2. ORGANIZACIN
Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de autoridad y responsabilidad entre
las diferentes personas de una empresa.
RAZONES PARA ORGANIZAR
Existen dos razones fundamentales por las cuales es conveniente organizar:
1- Hay una gran cantidad de cosas que no puede realizarlas una sola persona y por lo tanto debe
unirse con otros para ejecutarlas.
2- Para aprovechar los beneficios que trae la divisin del trabajo.

MANUAL DE ORGANIZACIN
Esta herramienta nos da a conocer qu debe hacer cada persona, cada departamento u
organismo, describiendo los deberes y responsabilidades de cada persona y las atribuciones de
cada persona con respecto al grupo de personas que trabajan a su cargo.
La organizacin en la Cooperativa debe ser permanente ya que es la nica forma en que los
socios podrn conocer la marcha de la Empresa mediante la utilizacin de las herramientas que
hemos visto se puede presentar una imagen rpida, fcilmente comprensible y fiel de la
situacin de la sociedad.
3. DIRECCIN
Esta fase del proceso de administracin, hace referencia a la forma como se imparten las
rdenes o instrucciones a las personas de la empresa y se explica qu es lo que debe hacerse.
Aunque son de mucha importancia las cualidades personales de quien va a ejecutar la actividad,
es conveniente tener en cuenta las caractersticas de una buena instruccin, la cual debe ser:
-Razonable: lo cual quiere decir que no se debe ordenar algo inalcanzable para la persona que
recibe la orden, se debe tener en cuenta si la persona que la recibe tiene la experiencia y
habilidad necesaria para cumplirla satisfactoriamente.
-Completa: al dar ciertas instrucciones debe decirse claramente la cantidad y calidad de la
actividad a ejecutar.
Ejemplo: seleccionar una produccin o compra de papa, papa de primera, de segunda y de
tercera etc.
-Clara: la orden debe ser comprensible, o sea que la persona que la recibe la debe entender muy
bien, para lo cual el que dicta la instruccin debe colocarse en el lugar del subordinado y
considerar lo que ste quiere que se le diga.
Sabemos muy bien que la Cooperativa est en manos del Gerente, por delegacin que hace el
Consejo de administracin.

Las instrucciones que dirige a los empleados, socios y otros organismos, debe tener las
caractersticas antes anotadas, lo cual permitir no solo una mayor eficiencia en la
administracin, sino tambin una correcta informacin a los afiliados.
4. COORDINACIN
En el proceso administrativo debe existir coordinacin o sea que haya una estrecha armona
entre los funcionarios de la empresa y las operaciones que ejecutan para que el
desenvolvimiento del trabajo no tenga ningn obstculo.
Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos.
Esta coordinacin se puede obtener a travs de consultas de unas personas a otras, con
participacin democrtica caso de las cooperativas con las cuales pueden conformarse grupos
de trabajo uniforme.
. Para lograr este fin los funcionarios jefes deben exponer a los empleados sus puntos de vista
en cualquier caso particular.
5. CONTROL
Este proceso consiste en verificar si los resultados obtenidos son iguales o parecidos a los planes
presentados, y permite bsicamente avisar en forma oportuna si algo est fallando y adems si
resulta eficaz en el uso de los recursos
Tambin podemos decir que el control consiste en la medicin y correccin de la ejecucin con
base en las metas establecidas, compara lo realizado con lo planeado y exige cuentas de las
tareas y actividades asumidas.
Como proceso que es el control, lo podemos dividir en:
-Establecimiento
de
patrones
-Medicin
de
-Comparacin
de
lo
que
se
-Correccin de las fallas encontradas.

de
ha

comparacin
en
puntos
estratgicos.
lo
realizado.
realizado
con
lo
que
se
ha
planeado.

CARACTERSTICAS
1. Universalidad. El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social,
es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de
forma eficaz y eficiente, mediante la planificacin, organizacin, integracin de personal,
direccin (liderazgo) y control. Es una ciencia que se basa en tcnicas viendo a futuro,
coordinando cosas, personas y sistemas para lograr, por medio de la comparacin y jerarqua un
objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de decisiones es la principal fuente de una empresa
para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados. Porque en l tiene siempre
que existir coordinacin sistemtica de medios. La administracin se da por lo mismo en el
estado, en el ejrcito, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa,
etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administracin sern los mismos,
aunque lgicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administracin es
universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas
polticos existentes.
2. Especificidad. Aunque la administracin va siempre acompaada de otros fenmenos de
ndole distinta, el fenmeno administrativo es especfico y distinto a los que acompaa. Se
puede ser un magnfico ingeniero de produccin y un psimo administrador. La administracin
tiene caractersticas especficas que no nos permite confundirla con otra ciencia o tcnica. Que
la administracin se auxilie de otras ciencias y tcnicas, tiene caractersticas propias que le
proporcionan su carcter especfico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.

3. Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno

administrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se
estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.
As, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
4. Unidad jerrquica. Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social, participan
en distintos grados y modalidades, de la misma administracin. As, en una empresa forman un
solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el ltimo mayordomo.
5. Valor instrumental. La administracin es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en
los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo,
presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.
7. Interdisciplinariedad. La administracin hace uso de los principios, procesos, procedimientos y
mtodos de otras ciencias que estn relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Est
relacionada con matemticas, estadstica, derecho, economa, contabilidad, sociologa,
Psicologa, filosofa, antropologa, ciencia poltica.
8. Flexibilidad. Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes
necesidades de la empresa o grupo social.
LOS 14 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN
La administracin se puede resumir en 14 principios o fundamentos bsicos y los enumeramos a
continuacin. Los 14 Principios de la administracin son:
1.DIVISIN DEL TRABAJO: La especializacin incrementa la produccin al hacer ms eficiente al
empleado.
2.AUTORIDAD: Los administradores deben de ser capaces de dar rdenes. La autoridad les da
este derecho. En donde se ejerza la autoridad, surge la responsabilidad.
3.DISCIPLINA: Los empleados deben de obedecer y respetar las reglas que gobiernan la
organizacin.
4.UNIDAD DE COMANDO: Cada empleado debe recibir rdenes solo de un superior.
5.UNIDAD DE DIRECCIN: Cada grupo de actividades organizacionales que tienen el mismo
objetivo deben de ser dirigidas por un administrador que utiliza un solo plan.
6.SUBORDINACIN DE LOS INTERESES INDIVIDUALES AL INTERS GENERAL: Los intereses de un
empleado o grupo de empleados nicos no deben tener preponderancia sobre los intereses de la
organizacin como un todo.
7.REMUNERACIN: Los obreros deben de recibir un salario justo por sus servicios.
8.CENTRALIZACIN: Se refiere al grado al cual los subordinados participan en la toma de
decisiones. La cuestin es encontrar el grado ptimo de centralizacin para cada situacin.
9.LA CADENA ESCALA: La lnea de autoridad desde la direccin ms alta, hacia los rangos ms
bajos representan la cadena escala. Las comunicaciones preferentemente deben de seguir esta
cadena, salvo excepciones en las que se provoquen demoras y la comunicacin deber de ser
cruzada, informando a los superiores.
10.ORDEN: Las personas y los materiales deben estar en el sitio adecuado en el momento
preciso.

11.EQUIDAD: Los administradores deben de ser amables y justos con sus subordinados.
12.ESTABILIDAD EN LA TENENCIA DE PERSONAL: Una alta rotacin de empleados es ineficiente.
La administracin debe proporcionar una ordenada planeacin de personal y asegurarse de que
se cuente con reemplazos para cubrir las vacantes.
13.INICIATIVA: Aquellos empleados a los que se permite originar y desarrollar planes realizarn
altos niveles de esfuerzo.
14.ESPRITU DE EQUIPO: El promover espritu de equipo crear armona de unidad dentro de la
organizacin.