Cdigo

CARACTERIZACIN DE PROCESO Versin

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Fecha
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ELABOR REVIS APROBO
ENLACE SIG DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIN DIRECCION GENERAL

TIPO DE PROCESO Estratgico __X__ Misional ______ Apoyo _______ Seguimiento y Control _______

RESPONSABLE DIRECCIN GENERAL

Definir los lineamientos generales, las polticas y la estructura de operacin de la Unidad con el fin de garantizar el
OBJETIVO
cumplimiento de la misin.
Inicia con la definicin de las polticas, lineamientos y metodologas que aporten a la efectividad de la Unidad y finaliza con la
ALCANCE
implementacin de acciones de mejoramiento continuo.

ENTRADAS SALIDAS

ACTIVIDADES CLIENTE INTERNO Y/O

PROVEEDOR INSUMOS SERVICIOS Y/O PRODUCTOS
EXTERNO

Planear
Gobierno Nacional y Identificar la normatividad aplicable
Normatividad Normograma Direccionamiento Estratgico
Territorial al proceso
Gestin Jurdica
Gestin Jurdica
Lineamientos y compromisos de poltica
asumidos por la Unidad en el marco de
las polticas CONPES
Polticas y Lineamientos Estratgicos
Plan Nacional de Institucionales
Gobierno Nacional
Desarrollo Definir polticas, lineamientos, Lineamientos de enfoque
Departamento Nacional Gobierno Nacional Procesos
Plan Sectorial estrategias y metodologas que
de Planeacin Lineamientos de rendicin de cuentas Estratgicos, misionales y de
Planes de Desarrollo aporten al desarrollo de los procesos
Entidades Territoriales Manual del Sistema Integrado de Gestin apoyo de la Unidad para las
locales y a la efectividad de la Unidad.
Entes externos Plan de trabajo para la rendicin de Vctimas
Legislacin aplicable a Identificar la Normativa aplicable a la
Legislacin cuentas Todos los procesos
la Unidad Unidad.
Plan de participacin ciudadana
Normativa
Metodologa de Administracin de
Riesgos
Estrategias para la construccin del plan
anticorrupcin y atencin al ciudadano

Departamento Nacional
de Planeacin - DNP
Direccionamiento
Estratgico
Planeacin Estratgica Anteproyecto
Direccionamiento Estratgico
Directrices del DNP Planeacin Estratgica
Plan de accin
Plan Nacional de Seguimiento y Mejora
Formular el Plan de Accin y el plan Plan de Adquisiciones
Desarrollo Evaluacin Independiente
de adquisiciones Identificacin de necesidades de
Plan Estratgico Gestin Financiera
recursos
de Gestin Contractual
presupuesto Departamento para la
Prosperidad Social
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Directrices de Ministerio Departamento Nacional de

de Hacienda y Crdito Planeacin
Pblico Gestin del Talento Humano
Gestin de Tecnologas de la
informacin
Gestin administrativa
Hacer
Metodologa de
Administracin de
Mapa de riesgos del proceso
Riesgos
Mapa de Riesgos de Corrupcin
Metodologa de Identificar los riesgos, aplicar los Matriz de aspectos e impactos
identificacin de controles e implementar el plan de ambientales Seguimiento y mejora
aspectos e impactos respuesta a los riesgos, identificar
Direccionamiento ambientales Matriz de riesgos de seguridad y salud Evaluacin independiente
los aspectos e impactos
Estratgico
Procedimientos
en el trabajo Gestin Administrativa
ambientales y los peligros y riesgos
Evaluacin Misin Gestin de Talento Humano
Informes de Control de seguridad y salud en el trabajo
Independiente Visin Todos los procesos de la
Interno Definir y/o ajustar el Plan estratgico
Objetivos Unidad
Informes de revisin de la Entidad.
por la direccin Institucionales
Polticas Principios
Lineamientos Valores
Normatividad
Direccionamiento Mapa de riesgos Aplicar los controles y actividades Plan de respuesta a los riesgos Direccionamiento
Estratgico definidas en el mapa de riesgos. implementados Estratgico
Seguimiento y mejora
Evaluacin independiente
Direccionamiento Estructura Actualizar la distribucin de la planta Distribucin de la planta actualizada Todos los procesos de la
Estratgico organizacional de personal por cada una de las dependencias Unidad
Gestin de Talento (organigrama)
Humano Planta de cargos
Direccionamiento Lineamientos Implementar la estrategia de gestin Productos de conocimiento gestionados Todos los procesos de la
Estratgico Metodologas de conocimiento en la Unidad para por el observatorio de la unidad Unidad
las Vctimas Cultura de gestin de conocimiento Gobierno nacional
fortalecida
Realizar formaciones a colaboradores de
la unidad, victimas, operador y externos
que requieran capacitarse sobre el
funcionamiento y normatividad de la
unidad
Realizar intercambios de conocimiento
internos con los colaboradores de la
unidad
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Procesos estratgicos, Informe de gestin SIG Realizar la revisin por la direccin Acta de revisin por la direccin Proceso seguimiento y control
misionales, apoyo y del Sistema Integrado de Gestin
seguimiento y control
Direccionamiento Plan de trabajo para la Implementar las estrategias para la Estrategias para la rendicin de cuentas Entes externos
Estratgico rendicin de cuentas rendicin de cuentas implementadas. Direccionamiento Estratgico
Ciudadana
Direccionamiento Plan de accin y Ejecutar el plan de accin Registro del seguimiento mensual en Seguimiento y mejora
Estratgico presupuesto aprobados SISGESTIN Evaluacin Independiente
para la vigencia Soportes de la ejecucin de las
actividades
Verificar
Informes de Gestin
Autoevaluar la gestin y desempeo
Planeacin Estratgica Plan de accin Direccionamiento Estratgico
del proceso a travs del seguimiento Tablero de control con los resultados del
Direccionamiento Mapa de Riesgos Seguimiento y Mejora
a indicadores, monitorio de riesgos y proceso
Estratgico Reportes de ejecucin ejecucin presupuestal Evaluacin independiente
presupuestal
Esta actividad es para los procesos
Servicios no conformes misionales:
Direccionamiento
identificados Monitorear y realizar el tratamiento a Servicios o productos no conformes Direccionamiento Estratgico
estratgica
Tablero de control con los los servicios y/o productos no tratados Proceso Misional
Procesos Misionales
resultados del proceso conformes

Adelantar el seguimiento a la
Actas de Reunin
Todos los procesos Informes de gestin gestin de las Direcciones Seguimiento y Mejora
Territoriales Informes de Gestin
Actuar
Entes externos de control
Seguimiento y Mejora
Informes de Gestin Elaborar e implementar las acciones Direccionamiento estratgico
Evaluacin Independiente Planes de mejoramiento
Informes de auditorias correctivas, preventivas y de mejora Seguimiento y Mejora
Entes externos de control
Evaluacin Independiente

REQUISITOS DE LOS CLIENTES INTERNOS Y/

REQUISITOS DE LAS NORMAS REQUISITOS DE LOS SERVICIOS Y/O PRODUCTOS
EXTERNOS

Informacin confiable, disponible, oportuna y Internos

ISO 9001:2015
4.1 Comprensin de la Organizacin y su Contexto, 4.2
Comprensin de las necesidades y expectativas de las
partes interesadas, 4.3 Determinacin del alcance del
Sistema de Gestin de la Calidad, 4.4 Sistema de
Gestin de la Calidad y sus Procesos, 5.1. Liderazgo, 5.2
Poltica, 5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la
adecuada.
Normograma actualizado cada dos meses Claridad y transparencia en la informacin
Oportunidad en la entrega de informacin y suministrada
cronogramas de trabajo de los intercambios de Oportunidad para el desarrollo e implementacin
conocimiento para garantizar la participacin de los de lineamientos
funcionarios
Brindar lineamientos claros a los procesos
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organizacin, 6.1 acciones para abordar riesgos y Cronograma de trabajo de las formaciones que se Externos
oportunidades, 6.2 objetivos de la calidad y planificacin realizan durante el ao
para lograrlos, 6.3 Planificacin de los cambios, 7.1. Los mapas de riesgos se publiquen garantizando Informacin confiable y de fcil acceso
Recursos, 7.2 competencias, 7.3 toma de conciencia, 7.4 que se encuentren de acuerdo actualizados de Informacin disponible para consulta de la
comunicacin 7.5 informacin documentada, 9.1 acuerdo con los lineamientos de DNP y la comunidad
Seguimiento, medicin, anlisis y evaluacin, 10. Mejora Secretaria de transparencia. Entendimiento de las formaciones realizadas
Claridad y transparencia en la informacin
NTCGP 1000:2009 suministrada
4.1 Requisitos generales, 4.2 Gestin documental, 4.2.1
generalidades, 4.2.3 Control de documentos, 4.2.4 Control
de registros, 5.2 Enfoque al Cliente, 5.5.3 comunicacin
interna, 7.4 adquisicin de bienes y servicios, 7.4.1.
Proceso de adquisicin de bienes y servicios, 7.4.2.
Informacin para la adquisicin de bienes y servicios,
7.4.3. Verificacin de los productos y/o servicios
adquiridos, 8. Medicin, anlisis y mejora, 8.1
generalidades 8.2.3 Seguimiento y medicin de los
procesos, 8.4 Anlisis de datos, 8.5.1 Mejora continua,
8.5.2 Accin correctiva, 8.5.3 Accin preventiva

MECI 2014
1.1.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos, 1.1.2
Desarrollo del Talento Humano, 1.2.1 Planes, programas
y proyectos, 1.2.3 Estructura Organizacional, 1.3
Componente Administracin del Riesgo, 2.1 Actividades
de control, 2.1.1 Autoevaluacin del Control y Gestin,
2.1.3 Plan de Mejoramiento, 3. Eje transversal:
Informacin y Comunicacin.

NTC-ISO 14001/2015
4.1 Conocimiento de la Organizacin y su Contexto, 4.2
Comprensin de las necesidades y expectativas de las
partes interesadas, 4.3 Determinacin del alcance del
Sistema de Gestin de la Calidad, 4.4 Sistema de
Gestin ambiental, 5.1. Liderazgo y compromiso 5,2,
poltica ambiental, 5.3 Roles, responsabilidades y
autoridades en la organizacin, 6.1 acciones para
abordar riesgos y oportunidades, 6.2 objetivos
ambientales y planificacin para lograrlos, 7.1. Recursos,
7.2 competencia, 7.3 toma de conciencia, 7.5 informacin
documentada, 9.1 Seguimiento, medicin, anlisis y
evaluacin, 10. Mejora
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NTC - OHSAS 18001

4 Requisitos del Sistema de Gestin de S y SO, 4.1
Requisitos Generales, 4.2 Poltica de S y SO
4.3 Planificacin, 4.4 Implementacin y Operacin
4.5 Verificacin, 4.6 Revisin por la Direccin

NTC- ISO - IEC 27001

4. Contexto de la organizacin, 4.1 Conocimiento de la
organizacin y su contexto, 4.2 Comprensin de las
necesidades y expectativas de las partes interesadas, 4.3
Determinacin del alcance del sistema de gestin de la
seguridad de la informacin, 5. Liderazgo, 5.1 Liderazgo y
compromiso, 5.2 Poltica, 5.3 Roles, responsabilidades y
autoridades en la organizacin, 7. Soporte, 7.1 Recursos,
9. Evaluacin del desempeo, 9.3 Revisin por la
direccin.

REQUISITOS LEGALES GESTIN DEL RIESGO INDICADORES

Eficiencia

11431: Espacios de intercambios conocimiento para cada uno de los grupos de inters de la Unidad
consolidados
11432:Avance del seguimiento del mapa de riesgos y el servicio no conforme

Efectividad

Eficacia
Ver Normograma Ver Mapa de Riesgos

21467: Avance en el plan de implementacin del SIG del proceso de Direccionamiento Estratgico
82529: Acciones conmemorativas realizadas
82530: Informes de gestin efectiva de alianzas pblicas y privadas realizados
82531: Acciones de la estrategia de pedagoga social con la sociedad civil no victimizada en eventos
culturales masivos.
82532: Municipios analizados para evidenciar el aporte de la Unidad a la Paz Territorial
82533: Avance en las estrategias jurdicas propuestas para superar rutas crticas en las lneas de atencin a
las vctimas
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RECURSOS
Humanos Tecnolgicos Infraestructura
Servidores pblicos con competencias adquiridas Computadores Puestos de trabajo.
Pgina web
Acceso a Internet
Intranet
Usuario, clave y acceso a Sisgestin

ANEXOS

ANEXO 1: CONTROL DE CAMBIOS

Versin tem del cambio
En la actividad del Planear: Definir
los mecanismos de seguimiento
En la actividad del Hacer: Analizar
la informacin reportada en los
instrumentos de seguimiento a la
gestin de la Unidad
Requisitos de las normas
2 proceso.
Salidas: Productos del verificar
Salidas: Productos del actuar
Documentacin relacionada
Requisitos de las normas
3 esta norma, por lo tanto hace parte de los
Polticas de Operacin
Cambio realizado Motivo del cambio Fecha del cambio
As como los planes las polticas con
Se incluy como insumo las
insumos para definir mecanismos de
polticas.
seguimiento a la gestin
La informacin generada por la Unidad a
Se incluy como producto la travs de los diferentes instrumentos de
rendicin de cuentas. seguimiento, es informacin que se
presenta en la rendicin de cuentas.
Se incluyeron los numerales de las
normas NTC-ISO 14001, NTC-
A partir de este ao se dio inicio a la
OHSAS 18001 y NTC-ISO-IEC
implementacin de estas tres normas.
27001 que son aplicables al
30/05/2014
Se elimin el registro de no
En la Unidad no se cuenta con este registro.
conformidades
Se incluy en planes de Se especific de esta manera ya que los
mejoramiento las palabras por planes de mejoramiento se encuentran
proceso elaborados por proceso.
Se ajust el nombre del
procedimiento de identificacin,
El procedimiento se encontraba escrito de
administracin y seguimiento a
manera incorrecta.
acciones correctivas, preventivas y
de mejora.
Se incluyeron los requisitos que
El alcance del manual del Sistema Integrado
aplican a estos procesos
de gestin contempla tambin contempla
correspondientes a la norma ISO
05/11/2015
9001:2008.
requisitos.
Adicionalmente se incluyeron las
dems polticas de operacin.
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As mismo, las Unidad actualizo las

Se elimin la actividad de elaborar
Actividades
el plan de implementacin del SIG
Actualizacin de las normas de
Gestin de Calidad que aplican al
4 Todos los tems
proceso de Gestin de Cooperacin
Internacional ISO 9001:2015
polticas.
Este plan hace parte del proceso de
Planeacin Estratgica
Se cuenta con nueva estructura del formato
de caracterizacin para esta vigencia y por
10/06/2016
lo tanto se actualiz la informacin de
acuerdo a los nuevos campos