AuraPortal GUIA VistaDePajaro

Documento descriptivo
Vista de Pjaro
El documento descriptivo Vista de Pjaro ofrece al lector una visin amplia de la composicin y
caractersticas funcionales de AuraPortal, as como de su enfoque y orientacin en el mercado.
El aspecto diferenciador de AuraPortal, y que se desarrolla en el documento, es la no necesidad de

programacin a la hora de Modelizar y Ejecutar los procesos, y por tanto AuraPortal se convierte en
una solucin BPM verdaderamente orientada a los usuarios de negocio.
Es importante resear que AuraPortal no es solo una solucin para la automatizacin de los
procesos de cualquier organizacin, sino que aporta un gran valor aadido completando el BPM con
otros mdulos tales como Intranet, Gestin Documental, Gestin de Contenidos, Comercio Online y
las Reglas de Negocio.
Por ello AuraPortal es considerado un iBPMS, es decir un Software BPM inteligente, que quiere decir
que aade muchas ms funcionalidades al BPMS convencional, dotando al mismo de una
mejora en cuanto a soporte e inteligencia entre los procesos de negocio.
La empresa consultora tecnolgica Gartner fue quin acu el trmino iBPMS, apuntando
que una Suite BPM inteligente debe tener 10 componentes bsicos:
o Un motor de orquestacin de procesos

o Un entorno de composicin basado en modelos
o Gestin de contenidos interactivo
o Gestin de la interaccin humana
o Conectividad
o Anlisis de activos
o Anlisis on-demand
o Gestin de reglas de negocio
o Gestin y administracin de los aspectos tcnicos de la suite
o Un registro de componentes de proceso / repositorio
AuraPortal cumple con los 10 componentes que apunta Gartner, aadiendo adems su
caracterstica ms atractiva; No necesita programacin.
Esta publicacin pertenece al Servicio de Documentacin de AuraPortal (SDAP) y todos los derechos estn reservados. La reproduccin total o
parcial de este documento, as como la entrega a terceras partes sin el permiso escrito del SDAP quedan prohibidas.
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NDICE
1. INTRODUCCIN ............................................................................................................................................. 4
1.1. Qu es AuraPortal ....................................................................................................................... 6
1.2. La Opinin de los Expertos ......................................................................................................... 10
1.3. La Opinin de los Clientes .......................................................................................................... 12
2. PRODUCTOS ................................................................................................................................................ 14
2.1. Procesos (BPM) ......................................................................................................................... 14
2.1.1. Modelizacin .......................................................................................................................................................................................... 15
2.1.2. Simulacin ............................................................................................................................................................................................... 17
2.1.3. Ejecucin .................................................................................................................................................................................................. 18
2.1.4. Monitorizacin ...................................................................................................................................................................................... 19
2.1.5. Optimizacin ........................................................................................................................................................................................... 20
2.1.6. Funciones y Roles en la Organizacin ...........................................................................................................................................21
2.2. Intranet / Extranet .................................................................................................................... 23
2.3. Gestin Documental .................................................................................................................. 25
2.4. Reglas de Negocio ..................................................................................................................... 28
2.5. Gestin de Contenidos ............................................................................................................... 30
2.6. Comercio Online ........................................................................................................................ 31
2.7. Multiidioma ............................................................................................................................... 32
2.9. Copia ntegra de Pruebas........................................................................................................... 33
2.10. Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin) ................................................. 33
3. FUNCIONALIDADES ESENCIALES .............................................................................................................. 35
3.1. Editor de Formularios Dinmicos ................................................................................................ 35
3.2. Tareas de Sistema ..................................................................................................................... 37
3.3. Integracin ............................................................................................................................... 39
3.4. Estructura de Datos - MDM (Master Data Management) ............................................................... 42
3.5. Analtica .................................................................................................................................... 44
3.6. Dynamic Case Management ....................................................................................................... 47
3.7. Grupos de Campo y Tratamientos Distribuidos ............................................................................ 48
3.8. Movilidad .................................................................................................................................. 49
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3.9. Sobre AuraPortal Cloud .............................................................................................................. 50
3.10. Colaboracin y Redes Sociales .................................................................................................. 53
4. CARACTERSTICAS DIFERENCIADORAS ................................................................................................... 55
4.1. Orientado a los Usuarios de Negocio........................................................................................... 55
4.2. Sin Programacin ...................................................................................................................... 55
4.3. Tareas de Sistema ..................................................................................................................... 55
4.4. Reglas de Negocio y Reglas de Proceso ...................................................................................... 55
4.5. Editor de Formularios Dinmicos ................................................................................................ 56
4.6. Familias Propias (Fichas Personalizables) .................................................................................... 56
4.7. Gestin de Contenidos y Comercio Online ................................................................................... 58
4.8. 100% Tecnologa Web ............................................................................................................... 58
4.9. Dynamic Case Management ....................................................................................................... 58
5. ARQUITECTURA TECNOLGICA ................................................................................................................ 59
5.1. Acceso a AuraPortal ................................................................................................................... 59
6. REAS DE APLICACIN .............................................................................................................................. 60
6.1. Sectores ................................................................................................................................... 60
6.2. reas de Negocio ...................................................................................................................... 61
6.3. Aplicaciones Especficas ............................................................................................................. 61
7. BENEFICIOS ................................................................................................................................................. 64
7.1. Beneficios ................................................................................................................................. 64
7.2. Estudio de Clientes .................................................................................................................... 65
7.3. Casos de xito .......................................................................................................................... 66
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1. INTRODUCCIN
AURA, con un capital social de $30 millones USD, fue creada en 2001 por el Dr. Juan Jos Trilles con un objetivo: desarrollar
una aplicacin de software empresarial 100% basada en Internet del tipo (*) Business Process Management (BPM) llamada
AuraPortal, con el mximo nivel tecnolgico y la inclusin de los ltimos estndares como la notacin BPMN.
Se aport un concepto radicalmente nuevo de gestin de procesos en el que el diseo y la programacin se fundiesen en
una nica etapa realizada por personal de negocio sin programacin. El resultado es una de las soluciones BPMS ms
potentes del mercado.
AURA es una entidad Presidida por D. Juan Jos Trilles y gestionada por un Comit CEO.
El Dr. Juan Jos Trilles es doctor en Ingeniera y mster en Business Administration. Tras fundar Dimoni Software en 1981,
que lleg a ser una compaa de software muy respetada, en 2001, despus de vender Dimoni, fund AURA actuando hoy
principalmente como mximo responsable del diseo de la aplicacin (Chief Software Architect). El Dr. Trilles ha publicado
diversos libros, ensayos y artculos relacionados con la gestin por procesos y ha sido invitado a pronunciar numerosas
conferencias sobre el uso de tecnologa empresarial innovadora, por ejemplo, Domain Cellular Accounting en el congreso
de Bielorrusia en 1998.
(*) Nota BPM (Business Process Management)
Los procesos son un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden (alternativa o simultneamente) con un determinado fin.
Es una realidad innegable que toda empresa u organizacin est gestionada internamente mediante procesos.
De hecho, la suma de todos los Procesos conformara la actividad total de la empresa. O dicho de otro modo, toda la actividad que
desarrolla cualquier empresa u organizacin es la suma de sus procesos. Algunos podrn ser sencillos y sin necesidad de ser definidos o
escritos, y otros complejos y muy estructurados.
Por otro lado uno de los objetivos de toda organizacin (empresas privadas, empresas pblicas, asociaciones, etc.) es mejorar y ser ms
eficiente en su gestin para lograr mejores resultados. Siguiendo el razonamiento anterior, si toda la actividad de una empresa es igual a la
suma de sus procesos, y una Gestin por Procesos (BPM) es capaz de controlarlos adecuadamente, inevitablemente una correcta
implantacin del BPMS mejorar TODA la organizacin, sacar a la luz los puntos dbiles y fortalecer las actividades ms importantes. De
hecho ser:
o MS EFICIENTE
o MS FLEXIBLE
o MS COMPETITIVA
Es en este instante cuando la herramienta para la Gestin por Procesos o BPM (Business Process Management) cobra mayor relevancia ya
que es el software empresarial para disear y ejecutar la automatizacin de los procesos y en definitiva, ayudar a las organizaciones a lograr
mejores resultados.
AURA es uno de los fabricantes de software de Gestin por Procesos (BPM) ms importantes del mundo, cuenta entre sus
Clientes con compaas incluidas en Fortune 500 Global: TOYOTA, GENERAL MOTORS, PEMEX (PETRLEOS
MEXICANOS), CARREFOUR, BURGER KING, PEPSICO, DANONE, INCAE, KIMBERLY-CLARK, PROCTER & GAMBLE,
SIEMENS, SOCTIABANK, adems de otros y de entidades gubernamentales. Tiene presencia en 40 pases, ms de 500
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Consultores Certificados y ms de 100 Partners, AURA ofrece cobertura internacional y un servicio impecable a sus Clientes,
ya sea de forma directa o indirecta.
Las oficinas operativas de AURA estn ubicadas en:
SEDE PRINCIPAL EN ESPAA DELEGACIN EJECUTIVA EN EE.UU.
Contacto: Contacto:
Oficinas ubicadas en Valencia Oficinas ubicadas en 1111 Brickell Ave, Suite 1100, 11th Floor,
info-es@auraportal.com Miami, FL 33131.
info-us@auraportal.com
PRESENCIA INTERNACIONAL:
Presencia en ms de 40 pases con ms de 900 instalaciones. Su sede principal se encuentra en Europa y mantiene una
delegacin ejecutiva en USA (Miami). Adems, dispone de una amplia red de Partners que atienden localmente a los
clientes en todo el mundo.
Todas las oficinas a nivel internacional:
DELEGACIN EJECUTIVA: Florida (USA)

EUROPA: Sede Principal; Valencia (Espaa). Otras oficinas: Londres (UK), Bucarest (Rumana),
LATINOAMRICA: Oficinas Internacionales; Bogot (Colombia), D.F. (Mxico), Belo Horizonte (Brasil), Santiago de Chile (Chile), San Jos
(Costa Rica), Quito (Ecuador) y Lima (Per).
ORIENTE MEDIO Y FRICA: Oficinas Internaciones; Dubi (OM)
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1.1. Qu es AuraPortal
AuraPortal es una plataforma para disear y ejecutar, con gran facilidad y sin necesidad de aadir programacin, TODOS los
procesos -por muy complejos que sean- en empresas y organizaciones de cualquier tamao, desde corporaciones con
millones de procesos y/o millones de usuarios hasta pequeas empresas. Con AuraPortal se controla automticamente
cualquier organizacin de principio a fin si se desea, o bien partes de la misma.
El corazn de AuraPortal es un Core BPM contiene los mdulos residentes: Procesos de Negocio, Intranet / Extranet,
Gestin Documental, Gestin de Datos y anlisis, Conectividad, Motor, Modeler, Reglas de Proceso, Diseador de
Formularios y Simulacin.
Adems, tambin hay otros Mdulos Opcionales llamados Reglas de Negocio, Multilenguaje, Gestin de Contenidos,
Comercio Online, 3 Entornos, Copia para pruebas, Workflow/Extranet y Formularios Avanzados que pueden adquirirse
por separado para ampliar las caractersticas del programa.
La estructura de productos de AuraPortal queda representada en la siguiente imagen:
Estos mdulos, tanto los residentes como los opcionales, interactan entre s de manera que la presencia de algunos es
necesaria para que otros puedan operar.
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Adems del Core BPM y los Mdulos Opcionales, AuraPortal provee Complementos, tambin opcionales, orientados a
solucionar necesidades especficas relacionadas con los procesos.
LA ESTRUCTURA
El Core BPM ha de estar siempre presente e incluye los mdulos que se describen a continuacin. El resto de mdulos son
opcionales.
CORE BPM
El Core BPM, es el corazn de la empresa de AuraPortal. Contiene los siguientes mdulos residentes:
o El primero, llamado Procesos de negocio, controla el BPM (Business Process Management) o Gestin por
Procesos.
o El segundo, llamado Intranet/Extranet, gestiona las comunicaciones entre empleados y tambin con clientes,
proveedores y otros agentes externos mediante un sistema de workflow de gran potencia.
o El tercero, llamado Gestin Documental, gestiona de manera integrada y global todos los documentos (textos,
imgenes, vdeos, etc.) de la organizacin. Este manejo documental puede ser llevado a cabo concurrentemente
mediante dos sistemas: el Microsoft SharePoint, incorporado de origen y el AuraPortal File System, de diseo
propio, altamente recomendado en general pero sobre todo si se desea mayor rendimiento en grandes volmenes
(millones) de documentos.
o El cuarto es Gestin y Anlisis de datos, que proporciona una gestin adecuada de la informacin para la obtener
indicadores.
o El quinto es el Motor o Motor de orquestacin de procesos, coordina las interacciones de los diferentes actores
(personas, dispositivos y sistemas informticos) a travs de flujos estructurados y no estructurados, y adems
posibilita la gestin de casos y los procesos dinmicos.
o El sexto es el Modeler. Herramienta de creacin de diagramas, la cual permite la disposicin, en el lienzo de dibujo,
de los Objetos (clasificados en Tareas, Eventos y Compuertas) y las Lneas de Conexin que establecen el flujo
operativo del proceso.
o El sptimo es Reglas de Proceso, como su nombre indica, son las que ataen a la entidad y, por tanto, se deben
configurar aparte, en el Gestor de Reglas de Negocio.
o El octavo es Diseador de Formularios, A da de hoy el Editor de Formularios de AuraPortal es uno de los ms

completos y sofisticados del mercado. Incorpora la Tecnologa DAD (Dynamically Activated Divisions) con la que
se pueden crear multi-pginas de forma que desde una misma tarea se puedan gestionar infinidad de actividades,
campos y divisiones condicionadas, mltiples disparos y muchas otras acciones.
o El noveno es Simulacin. La Simulacin Estadstica de AuraPortal se basa en la introduccin de datos de

probabilidad a los sucesos considerados crticos en el proceso en estudio; por ejemplo, la duracin estimada de una
o varias tareas dentro del proceso, los recursos asociados a determinadas acciones, sus costes, etc. Con estos datos
imaginarios, se trata de predecir resultados del tipo what if que permitan identificar cuellos de botella,
rendimientos, costes, cargas de trabajo y los KPI esenciales.
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MDULOS OPCIONALES
Los Mdulos Opcionales son muy potentes y su principal inters estriba en la sinergia que generan en conjuncin con los
procesos del Core BPM.
Esta sinergia es evidente con las Reglas de Negocio pero tambin es muy clara cuando los mdulos de Gestin de
Contenidos y de Comercio Online se aprovechan de la existencia de los procesos BPM ya que ello hace que se puedan
publicar newsletters, revistas y peridicos, as como construir pginas web de la organizacin con caractersticas de gran
importancia como por ejemplo la actualizacin automtica de las informaciones publicadas o la posibilidad de utilizar la
plataforma de la web para vender los productos y servicios de manera integrada con las bases de datos de la empresa sin
necesidad de programacin o control tcnico.
La necesidad de utilizar Internet para difundir imagen, informacin y ofertas con el alto dinamismo que proporcionan los
mdulos de Gestin de Contenidos y Comercio Online, se est convirtiendo en una evidencia para las empresas y
organizaciones con vocacin de xito.
Una caracterstica especial del mdulo de Gestin de contenidos es que puede usarse por un visitante annimo. Ejemplo:
no se necesita licencia.
La funcionalidad de los mdulos vara dependiendo de la naturaleza de cada usuario o portal al que se aplique.
El licenciamiento de AuraPortal incluye la compra del requerido nmero de usuarios de cada naturaleza, ya sean licencias
nominales o concurrentes. De ah la necesidad de diferenciar entre las tres naturalezas de usuarios: Empleado, externo o
invitado. Es tambin posible comprar licencias para un nmero ilimitado de usuarios sin importar su naturaleza.
COMPLEMENTOS
o Reglas de Negocio. Todas las normativas, regulaciones e informacin relacionada.
o Multiidioma. Permite trabajar con diferentes idiomas de manera simultnea, dejando que cada usuario elija el
idioma con el que desea trabajar. El sistema presenta la aplicacin completa en todos los idiomas elegidos de
manera simultnea y concurrente.
o Gestin de cometidos. Publicacin de cualquier contenido digital: noticias, vdeos, etc.
o Comercio Online. Compra Online de bienes y servicios incluyendo pasarelas de pago.
o Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin). Este complemento permite a las
organizaciones crear nuevas clases de proceso y modificar las existentes en instalaciones independientes
fsicamente separadas. Es decir, que los cambios de diseo y pruebas de clases de proceso se realizan en
instalaciones distintas e independientes de la que tiene los datos reales y los cambios se exportan de forma
sincronizada al entorno de produccin.
o Copia ntegra para Pruebas. Mediante este complemento se pueden realizar pruebas en una instalacin
gemela a la original con la seguridad de no alterar los datos ni modificar la configuracin de la instalacin que
hay en produccin con los datos reales.
o Workflow / Extranet permite que las tareas de usuarios externas se conecten con tareas de usuarios
invitados. Ejemplo: tareas que pueden enviarse entre externos e invitados sin requerir empleados
intermediarios.
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o Formularios avanzados con este mdulo los usuarios invitados pueden editar relaciones y prefijos de campos
en los formularios, del mismo modo que empleados y usuarios externos pueden. Sin el mdulo
FORMULARIOS AVANZADOS, los usuarios invitados vern los campos en modo slo lectura. Ejemplo: vern el
valor de un campo pero no podrn modificarlos o elegir otro elemento.
AuraPortal incorpora los ms modernos estndares y la introduccin de novedades revolucionarias como la generacin
automtica de Motores de Proceso y Orquestacin directamente a partir del Modelo sin necesidad de ninguna
programacin.
Esto se traduce en una disminucin drstica de los tiempos y costes (hasta en un 70%) tanto en su implantacin como en
las modificaciones a lo largo de su vida til y un Retorno sobre la Inversin (ROI) de hasta el 400%.
Trabajar con AuraPortal resulta muy efectivo. Los usuarios se encuentran en un entorno de trabajo muy amigable, racional
e intuitivo que puede ser utilizado sin aprendizaje y que les incita a realizar bien sus funciones hasta el punto que ya no
desearn trabajar de otra manera.
Bsicamente, la forma de trabajar con AuraPortal en el da a da es la siguiente:
Una vez iniciado cada uno de los procesos de la entidad, el propio sistema va conduciendo las corrientes a las
personas que deben ejecutar las acciones, en funcin de los Diagramas de los Procesos.
Cada una de estas personas, al recibir la tarea en su pgina de entrada (workflow), realiza su trabajo siguiendo las
instrucciones de la tarea.
La propia tarea conduce y facilita el trabajo del ejecutor mediante Formularios Dinmicos, que contienen todos los
datos y documentos necesarios para que pueda realizar su trabajo sin salir de la tarea aunque stos estn en otras
aplicaciones de la entidad, ya que AuraPortal se integra con ellas. El ejecutor no tiene que buscar la informacin;
la informacin viene a l. Una vez realizado su trabajo, el usuario termina la tarea.
De esta manera, la adaptacin a la nueva forma de trabajar es inmediata y sin rechazo, y el cambio se realizar casi sin
darse cuenta.
Adems, como resultado de estos trabajos, el sistema registra las intervenciones de cada usuario, as como los datos y
documentos creados, modificados y eliminados, y actualiza de forma automtica las fichas de cada elementos de gestin
determinados por la empresa: empleados, clientes, proveedores, proyectos, departamentos, etc.
Trabajar con AuraPortal produce un empuje imparable que hace que los trabajos pendientes lleguen a su fin, controlando
que cada usuario realizar sus tareas. AuraPortal incorpora el Avisador, funcionalidad que hace que el usuario reciba un
aviso (visual y/o acstico) al recibir una nueva tarea, aunque se encuentre fuera de la aplicacin.
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1.2. La Opinin de los Expertos

Las ms prestigiosas firmas de analistas de software de gestin empresarial y de las nuevas tecnologas han considerado a
AuraPortal desde su aparicin como una de las mejores Suites BPM del mercado, destacando siempre su carcter visionario
e innovador. A continuacin se muestran algunos ejemplos.
AuraPortal, es un iBPMS basado en .NET. Puede que sea uno de los secretos mejor
guardados en el mercado de iBPMS, en gran medida es as porque se ha convertido en
un proveedor fuerte en diferentes mercados BPM tanto pequeos y emergentes como
menos maduros en cuanto a gestin por procesos (principalmente Latinoamrica,

Oriente Medio y Europa). Est probada su escalabilidad en grandes implementaciones
(por ejemplo, El Instituto Nacional de seguros de Costa Rica que tiene 2 millones de
usuarios activos).
o Segn nuestras referencias, los clientes de AuraPortal cuentan con

una satisfaccin consistentemente alta.
o Gracias a su estructura modular, AuraPortal Helium iBPMS es muy

atractivo para organizaciones medianas. Helium tiene grandes
capacidades de acabado final para estas organizaciones, y adems
permanece capaz de crecer junto con el nivel de madurez de la
organizacin.
(Gartner - Magic Quadrant Report 2015)
AuraPortal ha alcanzado una presencia ms que significativa entre las empresas con
ms de 5.000 empleados, algo que desde siempre ha sido el punto flaco de los grandes
proveedores. Para AuraPortal, este segmento representa el 30% de su actividad
empresarial, superando al resto de proveedores que figuran en este informe.
Esta orientacin justifica adems el enfoque de AuraPortal hacia el desarrollo de un

conjunto de herramientas tales como CRM, BPM, gestin documental, solucin de
portales externos, entre otras, que otorgan una mayor importancia al usuario de
negocio y reducen as la dependencia de TI.
En la categora calidad del producto, AuraPortal ha obtenido la mxima

puntuacin, situndose un punto por encima del segundo mejor proveedor en una
escala de 1 al 10.
(Decision Matrix on BPM Vendors 2011, OVUM - Datamonitor Group)
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AuraPortal consolida su posicin de liderazgo indiscutible en el Mercado global de

BPMS en la evaluacin realizada por TEC.
TEC (Technology Evaluation Centers), una de las pocas compaas certificadoras

independientes en el mercado, califica como insuperable el software de Gestin por
Procesos (BPM) de AuraPortal.
(TEC Technology Evaluation Centers - 2011)
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AuraPortal es una de las ms completas y avanzadas soluciones BPMS del

mercado, respaldada por una empresa financieramente slida, con un amplio
nmero de Clientes satisfechos de todos los tamaos trabajando desde hace varios
aos.
(BPTrends - BPM Suites Report, 2010)
En cuanto a referencia de Clientes, AuraPortal tiene una fcil y slida

implementacin, y sencilla de usar (tanto para IT como para la gente de negocios).
Adems, tiene una gil integracin con SAP va Servicios Web y el portal de SAP.
(IDC - MarketScape: Business Process Platforms, 2011)
AuraPortal BPMS es una plataforma basada plenamente en Internet y consiste en

un conjunto de aplicaciones perfectamente integradas capaces de ajustarse a
cualquier tipo de organizacin. AuraPortal ofrece una excepcional relacin calidad
precio, con un porcentaje de mantenimiento muy bajo basado en el precio de las
licencias as como un razonable coste de las mismas.
(Bloor - 2011)
1.3. La Opinin de los Clientes

Pero la mayor garanta que puede ofrecer AuraPortal es el reconocimiento y la satisfaccin de sus ms de 300 Clientes. He
aqu algunas empresas representativas del mercado internacional.
A continuacin se muestran algunos testimonios:
Con AuraPortal ejecutamos simultneamente miles de procedimientos, miles

de procesos y miles de documentos, todos integrados. Adems es un software
abierto para los cambios instantneos de los procedimientos, formatos, informes,
etc., independientemente del tipo de empresa.
Ing. Sergio Morales. Responsable del Diseo e Instalacin en la Divisin de Exploracin y
Produccin
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Las funcionalidades observadas han presentado ventajas en tiempo de

implementacin y en el de modificaciones de los procesos, lo cual ha permitido
demostrar la gran operativa de la solucin de AuraPortal.
Juan Pablo Medel Castillo. Vicepresidente de Ops&IT de RSA Chile
Toda esta problemtica nos hizo plantearnos la compra de una solucin

tecnolgica que nos pudiera ayudar a gestionar estos procesos sin aumentar
nuestros recursos humanos actuales y que en un futuro pudiera utilizarse en la
gestin de otros procesos desarrollados en la empresa bajo una misma tecnologa,
como los relativos a calidad y control de reclamaciones que para nosotros tambin
son muy importantes.
Alfonso de Carlos Muoz. Gerente
Seleccionamos el BPM AuraPortal porque siendo uno de los ms importantes

del mercado y que estn utilizando grandes multinacionales, fue el nico que
nos permita poner en marcha el proyecto en un corto espacio de tiempo.
Ingeniero Luis Javier Mosquera Quijano. Vicerrector Administrativo y Financiero de la
Escuela Colombiana de Ingeniera (2009)
La implantacin de una herramienta informtica como GEA-TOYOTA basada en

AuraPortal BPM ha permitido centralizar gran parte del trabajo y mantener los
mismos criterios entre los distintos concesionarios ubicados por toda la geografa
espaola.
Karl Van Dijck. Director Asuntos Corporativos Toyota Espaa.
"Desde nuestra implantacin de AuraPortal hemos visto una reduccin del 70%
en consumibles de oficina, y hemos sido capaces de retirar impresoras, as
como las lneas de fax que solan ser usadas para recibir partes de trabajo.
Ahora todo es entregado a travs de AuraPortal, que significa que recibimos la
documentacin correctamente y a su tiempo. Cualquier fallo en este punto podra
ser un grave problema cuando hay que pagar a 10.000 personas por semana".
Don Payne. Managing Director New Millennia
"Nuestro objetivo ha sido en todo momento disponer en CAF Power &

Automation de un mtodo gil, autnomo y flexible (eficiente en definitiva)
de definir, implantar, ejecutar y optimizar procesos. Con AuraPortal, en este
ao y medio de implantacin, hemos estado tan solo dos personas diseando e
implantando procesos, compaginndolo con nuestras propias tareas del da a da.
David Puente Lpez, Responsable de Calidad en CAF Power & Automation
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2. PRODUCTOS
Como se ha mencionado anteriormente, AuraPortal es un software empresarial constituido por su Core BPM, adems de
Mdulos Opcionales y Complementos. stos son:
CORE BPM
o Procesos.
o Intranet/Extranet
o Gestin Documental
o Gestin y Anlisis de Datos
o Conectividad
o Motor
o Modeler
o Reglas de Proceso
o Diseador de Formularios
o Simulador
MDULOS OPCIONALES
o Reglas de Negocio
o Multiidioma
o Gestin de Contenidos
o Comercio Online
o 3 Entornos
o Copia para pruebas
o Workflow Extranet
o Formularios Avanzados
2.1. Procesos (BPM)

El BPM es el principal producto de AuraPortal. ste es un software de Gestin por Procesos o Business Process
Management, con el que se disea y ejecuta la automatizacin de los procesos, controlando y centralizando las actividades
de las personas, las reglas de negocio y polticas, las aplicaciones ya existentes (ERP, Produccin, etc.) y la informacin que se
va generando en la organizacin.
La Gestin por Procesos se divide en 5 etapas: MODELIZACIN, SIMULACIN, EJECUCIN, MONITORIZACIN y

OPTIMIZACIN.
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Etapas de la Gestin por Procesos
2.1.1. Modelizacin
La Modelizacin es la etapa donde se disean y construyen los procesos. El sistema de Modelizacin de AuraPortal
representa tres grandes ventajas:
A - Elimina las tradicionales dificultades de comunicacin entre el personal de negocio y el personal tcnico cuando
se disean y se modifican procesos.
B - Garantiza el correcto diseo y ejecucin de todos los procesos sin errores de programacin y por lo tanto se
ofrece operaciones y procesos robustos que encajan exactamente con los requerimientos de los ejecutivos de
negocio.
C - Se reduce dramticamente el tiempo (y coste) de desarrollo de procesos, con la capacidad de realizar cambios
en los modelos de los procesos de manera fcil, rpida y con efecto inmediato.
Diagrama del Proceso
El diagrama del flujo de cualquier proceso se realiza utilizando la herramienta de diagramacin de AuraPortal, que se ofrece
en dos versiones: una desarrollada sobre Java y otra desarrollada sobre MS Visio. Esta herramienta se denomina AuraPortal
Modeler.
En primer lugar el usuario crea el diagrama del proceso mediante el uso de 'objetos' (que identifican tareas, eventos,
compuertas de decisin, etc.), siguiendo la notacin 'Business Process Modeling Notation' (BPMN), aceptada
internacionalmente como el estndar de diagramacin.
AuraPortal Modeler, que controla e informa al usuario para prevenir posibles errores de sintaxis que se pudieran dar
durante la diagramacin del proceso, convierte automticamente los procesos diagramados, una vez se han indicado los
parmetros de configuracin, en procesos ejecutables sin necesidad de programacin. Se pueden disear procesos,
subprocesos y la reutilizacin de stos.
Con AuraPortal Modeler, se pueden disear diagramas de procesos sin necesidad de estar conectado en ese momento a
AuraPortal. Esto es una gran ventaja ya que aporta al usuario una gran libertad de accin para realizar los diseos cuando lo
desee.
AuraPortal Modeler se descarga gratuitamente desde aqu: http://www.auraportal.com/es/auraportal-helium-modeler
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AuraPortal Modeler. (Fase de Modelizacin)
Configuracin
Tras la diagramacin de los procesos, slo queda la configuracin de datos tales como: ejecutores, roles, formularios, multi-
calendarios con diferentes horarios de trabajo, tiempos, condiciones, etc.
Asignacin de atributos mediante el Editor de Formularios Dinmicos al crear una Clase de Proceso. (Fase de Modelizacin)
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Modelo o Clase de Proceso
Tras la diagramacin y la configuracin se obtiene el 'Modelo del Proceso' o 'Clase de Proceso'. En estos momentos ya se
puede generar el Documento Descriptivo, que recoge en un documento el diagrama y la configuracin de la clase de
proceso.
AuraPortal permite crear 'Altas Similares' para facilitar la creacin de nuevas clases de proceso basadas en clases existentes.
Asimismo permite tambin 'Exportar/Importar' clases de procesos de una instalacin a otra, incluyendo una actualizacin
automtica de campos para que los procesos estn listos para su Ejecucin en la instalacin destino.
2.1.2. Simulacin
Existen dos tipos de Simulacin: La Simulacin Estadstica y la Simulacin Real.
Simulacin Estadstica
La simulacin estadstica consiste en la asignacin de unos valores representativos de la carga de trabajo del proceso, para
luego ejecutar el proceso 'n' nmero de veces y obtener resultados estimativos previos a la puesta en produccin del
proceso.
Simulacin Estadstica con AuraPortal. (Fase de Simulacin)
Simulacin Real
Uno de los aspectos ms especiales de AuraPortal es que los diseadores de procesos, los directivos y los analistas de
negocio pueden realizar simulaciones de manera fcil y en entornos de trabajo real, donde algunos factores (como la
identidad de los ejecutores) se 'simulan' mientras otros factores siguen siendo los reales, proporcionando as una imagen
certera de lo que realmente ocurrir cuando el proceso se encuentre en Ejecucin.
Se pueden simular ilimitados escenarios 'what-if' pasando del modo 'simulacin' al modo Modelizacin tanto como se
desee. Esto ayuda a identificar errores de diseo con el fin de conseguir una verificacin completa y precisa de todo el
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diseo del proceso, pudindose realizar en tan solo minutos o horas comparado con semanas y meses en otros sistemas de
Gestin por Procesos o BPM que requieren programacin.
2.1.3. Ejecucin
La etapa de Ejecucin es la etapa donde se pone en marcha lo que se ha modelizado en fases anteriores. Es la fase de
Produccin. Los usuarios trabajan diariamente con los procesos.
Al igual que en la Modelizacin, los usuarios acceden al Portal de Colaboracin, Intranet, para en este caso iniciar procesos y
atender las tareas que llegan a su bandeja de entrada de tareas.
Plataforma Colaborativa y Formulario de Inicio de Proceso. (Fase de Ejecucin)
La bandeja de entrada de tareas permite al usuario manejar de forma sencilla y eficiente todas las tareas de proceso que
estn a su cargo. El sistema incorpora filtros de bsqueda avanzada tales como: Estado, Clase de Proceso, Referencia,
Cdigo, Nombre, Tema, Fechas y Tipo.
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Bandeja de entrada de tareas. (Fase de Ejecucin)
AuraPortal incorpora el Avisador, un sistema que avisa al usuario (Empleado, Externo e Invitado) de las tareas que tiene en
su bandeja de trabajo, aunque ste no haya iniciado sesin en AuraPortal.
2.1.4. Monitorizacin
En la etapa de Monitorizacin se observan y controlan los resultados de la etapa de Ejecucin mediante herramientas de
anlisis. AuraPortal cubre los escenarios reales (tiempos, retrasos o progresos, desviaciones, costes) de todos los procesos
mientras se estn ejecutando.
Estadsticas de Ejecucin de Procesos y KPIs. (Fase de Monitorizacin)
Las actividades realizadas y registradas en AuraPortal en el da a da (procesos) van proporcionando datos en tiempo real
que son ledos por las potentes herramientas de Inteligencia de Negocio que aporta AuraPortal:
Cuadro de Mandos
BI (Business Intelligence)
BAM (Business Activity Monitoring)
KPIs (Key Performance Indicators)
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Estas herramientas permiten observar, controlar y analizar lo que est ocurriendo en la entidad.
Cuadro de Mandos. (Fase de Monitorizacin)
2.1.5. Optimizacin
La Optimizacin es la etapa donde se realizan cambios en los procesos una vez se han detectado los aspectos mejorables a
travs de la etapa de Monitorizacin.
Los cambios se realizan en el modelo del proceso (Modelizacin) de forma sencilla para luego verificar mediante la
simulacin y en tiempo real que el proceso funciona correctamente y en el menor tiempo posible. AuraPortal gestiona el
control de versionado de procesos, incluso cuando hay procesos en produccin y se quieren realizar cambios en el modelo
del proceso.
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AuraPortal es un orquestador de procesos que permite una mejora de la organizacin empresarial. Una organizacin que
no trabaja con AuraPortal tiende a una gestin ineficiente de su actividad dado que existe una multi-interaccin de todos
sus elementos (Empleados, Terceros, Datos y Sistemas) tal y como se muestra en la siguiente imagen.
Elementos Interaccin Ineficiente
AuraPortal orquesta todos los elementos mediante procesos, permitiendo a la organizacin alcanzar elevadas cotas de
eficiencia.
2.1.6. Funciones y Roles en la Organizacin

AuraPortal es una solucin que involucra a la organizacin de forma lgica en base a las funciones y roles de la misma tal y
como se observa en la siguiente tabla.
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La primera fase requiere de una estructura tecnolgica que soportar la implantacin de AuraPortal. Normalmente esta
labor la ejerce el personal de IT o bien es subcontratado, como puede ser el caso de los servicios Cloud.
Una vez la instalacin de AuraPortal se ha llevado a cabo es hora de crear los procesos que automatizarn las actividades de
la empresa. En la segunda fase son los responsables de negocio los encargados de establecer las reglas, procesos,
documentos, etc. que compondrn la organizacin de la empresa.
Si fuera necesario, el personal de IT puede ayudar en esta labor, sobre todo en lo referido a integracin con aplicaciones
externas. Tal y como se ha visto anteriormente, en esta fase se modelan y simulan los procesos para su ejecucin.
En la tercera fase ya se puede trabajar con AuraPortal en produccin ejecutando los procesos y atendiendo sus tareas. Aqu
participan todos los empleados de la empresa que intervienen en el da a da de los procesos, adems de externos como
clientes, proveedores, asociados, etc.
Gracias a la monitorizacin de los procesos, el sistema permite a los responsables de negocio optimizar todos los procesos
para que alcancen mayores cotas de eficiencia.
Los procesos que son ejecutados, monitorizados y luego optimizados en un ciclo constante generan datos estructurados que
son analizados y estudiados por los decisores en la cuarta fase. Gracias a la informacin generada en AuraPortal los
decisores pueden tomar decisiones ms acertadas y precisas orientadas a la mejora y aumento de la productividad.
Adems estos decisores tambin participan en los procesos orientando a los responsables de negocio en su labor de
optimizar los procesos de la empresa. Un aspecto a destacar es el acceso de los usuarios a AuraPortal.
Gracias a su tecnologa 100% Web los usuarios del sistema acceden a travs de un navegador de Internet en cualquiera de
las cuatro fases mencionadas y utilizando dispositivos de ltima generacin como SmartPhones, Ultrabooks, Tablets, etc.
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2.2. Intranet / Extranet

AuraPortal ofrece el entorno ptimo para que la informacin sea compartida y exista comunicacin y colaboracin entre el
personal de los distintos departamentos de la empresa, equipos de trabajo, delegaciones, etc. llegando incluso a los
usuarios externos (agentes, clientes, proveedores, etc.).
Por ello, esta 'Intranet' o 'Plataforma Colaborativa' es una red de comunicacin tanto interna como externa, y adems es
compatible con otras plataformas que ya se estuvieran utilizando en la organizacin.
NOTA:
o Informacin hace referencia a la trasmisin de conocimiento en un solo sentido.
o Comunicacin es a la trasmisin de conocimiento fluyendo en todos los sentidos.
o Colaboracin hace referencia a un entorno de trabajo comn.
Representacin grfica de la participacin de los tres tipos de usuarios en las diferentes etapas del proceso
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Los empleados (denominados Usuarios Internos en AuraPortal) acceden al Portal de Empleados. Los clientes,
proveedores, agentes,... (Denominados Usuarios Externos en AuraPortal) acceden a los Portales Externos.
Y los visitantes de la web corporativa de la organizacin o los colectivos o los ciudadanos de un ayuntamiento,...
(Denominados Usuarios Invitados en AuraPortal) acceden a la Plataforma de Interaccin Web.
Tal y como se observa en la grfica, AuraPortal permite que Usuarios Internos, Usuarios Externos y Usuario Invitados
puedan coexistir conjuntamente de forma lgica y eficiente.
Ejemplo grfico de colaboracin entre Empleados, Externos y Visitantes Web
Es importante resaltar que AuraPortal est disponible en varios idiomas: Espaol, Ingls, Portugus, Francs, Holands,
Italiano, rabe, Chino, cataln y euskera, por lo que es una solucin de aplicacin internacional si as se desea.
Portal de Empleados
El Portal de Empleados dispone de todos los canales de comunicacin que ofrecen las ltimas tecnologas:
publicacin en los tablones de anuncios de los distintos Portales, diversos tipos de encuestas, foros y debates online en
los que podrn participar todos los usuarios o grupos de usuarios, agendas compartidas, etc.
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Sin embargo, el sistema realmente efectivo de comunicacin y colaboracin es el del 'workflow' (flujo de trabajo) de las
tareas a las que cada empleado est asignado y que recibe su propia 'lista de tareas', potente e intuitiva mesa de
trabajo, que incorpora todos los elementos de gestin, organizacin y control de los trabajos que debe realizar:
Rangos, Prioridades, Vencimientos, Mltiples Bsquedas, Plannings, Visores, Ordenaciones, Alertas, etc.
Portales Externos
Los Portales Externos son ilimitados y, gracias a una plataforma de generacin de portales externos (sin necesidad de
programacin), stos se crean de manera rpida y fcil, por lo que la puesta en marcha de distintos portales externos
particularizados, para distintos grupos de Usuarios Externos, es muy sencillo.
Estos portales estn concebidos para constituir un marco perfecto para la informacin, comunicacin y colaboracin,
de manera on-line, constante y controlada con los Usuarios Externos que mantienen una relacin regular con la
entidad: clientes, distribuidores, proveedores, asesores, colaboradores, subcontratistas, etc.
Por ejemplo, mediante un Portal Externo para clientes ('Portal de Clientes') se puede automatizar los procesos de la
empresa relacionados con Marketing y Ventas, por ejemplo: las fases de oferta - pedido - envo - factura - pago, los
contratos de mantenimiento, el servicio postventa, etc. Todo el historial de servicios prestados quedara actualizado de
forma automtica tras su realizacin.
Integracin de Procesos en la Web Corporativa (WIP)
La Integracin de Procesos en la Web Corporativa o 'WIP', exclusiva de AuraPortal, alberga todo lo necesario para
que los Usuarios Invitados puedan realizar preguntas o notificaciones, consultas, ser ejecutores de tareas, etc. En el
punto 4.7 de este documento se expone una explicacin ms profunda de sus funcionalidades y sus ventajas.
Una caracterstica destacable de la Intranet de AuraPortal es su capacidad para adaptarse funcional y visualmente a las
necesidades de la empresa. AuraPortal maneja mecnicas propias para customizar la Intranet de forma sencilla y
sobretodo completa.
Aqu se muestran algunos ejemplos de Intranets de AuraPortal con diferentes diseos visuales y funcionales.
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2.3. Gestin Documental

De igual forma que ocurre en la realidad empresarial, el manejo de los documentos forma parte de la actividad cotidiana
y por tanto no puede estar desligado de ella. No se trata de que la Gestin Documental lleve un workflow. Es al contrario. La
Suite de Gestin por Procesos (BPM) debe incluir la total gestin de los documentos. La Gestin Documental es
compatible con el Gestor de Documentos que utilice la organizacin.
NOTA
Cualquier soporte informativo se considera documentacin: cartas, normativas, facturas,
albaranes, formularios, tablas, hojas de clculo, listas, planos, dibujos, imgenes,
fotografas, animaciones, audio, video, direcciones URL o cualquier otra informacin como
pginas web o bases de datos.
AuraPortal permite gestionar con gran eficacia toda la documentacin corporativa por compleja que sta sea: Archivo,
Aprobaciones, Versionado, Firmas Digitales, Suscripciones para avisos de cambios, Bsquedas por contenido, Discusiones,
Vigilancia, Traza de Auditora, etc. La Bibliotecas pueden ser diseadas y configuradas (en estructura y comportamiento)
para que se adapten a los requerimientos para los que han sido creadas. Esta Configuracin es exhaustiva, lo que permite
una gran automatizacin de las acciones a realizar con los documentos, como se ver ms adelante al explicar cmo se
realiza el Ciclo de Vida de los Documentos.
Creacin de un Trmino (reutilizable) de tipo Biblioteca con Firma Digital y Huella Digital. (Fase de Modelizacin)
En el da a da, los procesos se encargan de controlar las actividades que se realizan en la entidad y, por tanto, son los
portadores naturales de la informacin necesaria para su ptima realizacin. As pues, al disear los procesos ya se habr
tenido en cuenta en qu momentos y por quin los documentos deben crearse, consultarse, etc.
De esta forma, se automatiza y optimiza todo el ciclo de vida de los documentos: Captura y Creacin, Almacenamiento,
Flujo, Acceso y Eliminacin.
Captura
Los documentos que provienen de Externos: Clientes, Proveedores, etc. que mantengan una relacin digital con la
entidad y por tanto entren en el flujo de los procesos, habrn sido introducidos por los Externos, desde un Mensaje
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de Inicio o una Tarea, y quedarn integrados en el sistema. Los soportados en papel sern digitalizados e introducidos
tambin.
Creacin
La mayora de los documentos que se generan internamente en la entidad, al crearse en el contexto de una
determinada actividad (que, por tanto, estar incluida en un proceso), sern creados de forma automtica por el
propio sistema (mediante sofisticadas plantillas y los datos propios del proceso) con el enorme ahorro de
tiempos/costes que ello supone.
No se trata solo de crear documentos simples tipo formulario, sino de cualquier tipo de documento, por complejo que
ste sea.
Creacin automtica de un documento desde un formulario de una tarea. (Fase de Ejecucin)
Almacenamiento
Los documentos, ya Capturados o Creados, quedarn ubicados de forma automtica (segn las Reglas estipuladas
para esa clase de proceso y documento) en los propios Procesos (expediente electrnico) y/o en las Bibliotecas que le
corresponden, que pueden ser personalizadas y que se estructuran mediante una anidacin a los niveles que se desee
mediante un rbol de Bibliotecas, contando adems con todo tipo de metadatos y bsquedas avanzadas, tanto para
los documentos electrnicos como para sus referencias de ubicacin fsica.
Biblioteca de Documentos
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Flujo, Acceso y Eliminacin

Al disearse las tareas de un proceso en el que se considere que algunos ejecutores podran estar interesados en
realizar alguna accin con documentos (consultas, modificaciones, aprobaciones, eliminacin, etc.) se habrn incluido
estos documentos, o bibliotecas enteras, en estas tareas. De esta forma, la mayora de los documentos no debern ser
buscados, sino que estarn a disposicin del ejecutor de la tarea para su consulta, modificacin, aprobacin o
eliminacin.
El sistema de Archivo Virtual de AuraPortal es altamente eficaz ya que genera, mediante etiquetas, un sistema de
matriz multidimensional indexada por todos los criterios por los que se desee controlar, buscar o gestionar cada
documento.
Adems AuraPortal permite la creacin de Documentos Base. Son plantillas que sern automticamente cumplimentadas
por los datos del formulario de las tareas. El sistema permite configurar el formato (Word, PDF, etc.), el destino de
almacenamiento, si incorpora firma digital, etc.
Gestor de Documentos Base. (Fase de Modelizacin)
La generacin del documento final puede realizarse de forma automtica sin intervencin del usuario mediante una Tarea de
Sistema (ver punto 3.2 de este documento) o bien a voluntad del usuario simplemente pulsando un botn en el mismo
formulario.
Editor de Word para crear plantilla de Documentos Base. (Fase de Modelizacin)
2.4. Reglas de Negocio

En AuraPortal, las Reglas de Negocio se utilizan, no solamente como un dispositivo complementario de los Procesos sino
tambin como repositorio general de la empresa donde almacenar y consultar todas sus normas de funcionamiento y
procedimientos operativos, manuales de uso, etc. que ataen al funcionamiento general de la entidad.
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Esta es una contribucin significativa e innovadora de AuraPortal al moderno mundo de reglas de negocio en BPM.
La familia de Reglas goza de un tratamiento estructurado en Clases y Ramas de rbol que la dota de una potente mecnica
de Creacin, Edicin, Clasificacin, Bsqueda filtrada, Recuperacin, Modificacin, Exhibicin, Difusin, Impresin, etc. de sus
elementos.
En el sistema AuraPortal las Reglas de Negocio se dividen en dos grupos atendiendo a su comportamiento:
Textual (Interpretable)
Contienen texto explicativo con aclaraciones o instrucciones a seguir. Cuando se utilizan en los Procesos, las Reglas
Textuales aparecen como Instrucciones en la ventana (pantalla) de ejecucin de las Tareas Personales (las que
realizan las personas).
Mecnica (Automtica)
Estas Reglas son aplicables sin intervencin humana y por tanto su aplicacin se realiza en los Procesos a travs de
Tareas de Sistema (las que realiza el sistema de forma automtica sin intervencin de las personas) o para la toma
automtica de decisiones en las Compuertas Divergentes de los procesos.
A la hora de ejecutar un Proceso, el propio Motor del Proceso ejecutar el mismo siguiendo los flujos prescritos en el
Diagrama, e ir a consultar las Reglas de Negocio que estn relacionadas con dichos flujos. De este modo los procesos
pueden mantenerse prcticamente sin cambios (excepto los derivados de las mejoras introducidas en su diseo) ya que la
mayor parte de los cambios se derivan de las variaciones del entorno empresarial (mercado, polticas, estrategia, etc.), y esto
queda definido en las Reglas de Negocio.
Reglas de Negocio y Reglas de Proceso
Es importante mencionar que muy pocos fabricantes de herramientas BPM incorporan un Motor de Reglas de
Negocio independiente a los procesos.
Por ello se debe diferenciar entre Reglas de Negocio y Reglas de Proceso.
Las Reglas de Proceso

Como su nombre indica, son aquellas que su alta, configuracin y gestin se
realizan desde el Modelo del proceso y su mbito de actuacin y
responsabilidad se limita al proceso configurado en la Modelizacin.
Por tanto dependen del proceso en el que se han definido y por consiguiente
no son son aplicables a otros procesos ni se pueden utilizar como repositorio
general de la empresa donde almacenar y consultar todas sus normas y
procedimientos de aplicacin general, como es el caso de las Reglas de Negocio.
Como puede observarse en la imagen, al no ser independientes del proceso, no

se pueden aplicar a varios procesos como es el caso de las Reglas de Negocio, ni
ofrecen sus ventajas de automatizacin ni proporcionan la coherencia,
uniformidad y control de stas.
Configuracin de las Reglas en las Compuertas del Modelo del proceso
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Las Reglas de Negocio

Como su nombre indica, ataen al Negocio en general y por tanto son independientes a los procesos.
Las Compuertas del proceso consultan las Reglas de Negocio (Regla de Inferencia y de Clculo), que son independientes al proceso
Como puede observarse, cada Regla, al ser expresada en un repositorio general, puede ser aplicada a cuantos objetos
del diagrama afecte de todos los procesos de la entidad, otorgando coherencia, uniformidad y control.
Adems, bajo el punto de vista prctico, permite un extraordinario ahorro de tiempo/coste en su implantacin y,
sobre todo, en los cambios del da a da, ya que al cambiar la Regla se aplicar de forma inmediata a todos los objetos
a los que afecte de todos los procesos de la entidad.
2.5. Gestin de Contenidos

AuraPortal ofrece el primer software BPM con un sistema de Gestin de Contenidos perfectamente integrado para que
cualquier empresa pueda crear su informacin digital a la medida y sin tener que contratar un especialista.
AuraPortal permite la automatizacin de Procesos de elaboracin y revisin de contenidos digitales, publicacin

automtica en portales corporativos y, en general, la optimizacin del uso del conocimiento corporativo, proporcionando
una completa Gestin de Contenidos digitales para la publicacin de Comunicados, Noticias, Artculos, Documentos, Vdeos
y cualquier tipo de contenido digital en la Web pblica de la empresa, en la Intranet Corporativa y en los Portales
Externos.
El sistema optimiza todas las etapas del ciclo de vida de los contenidos: Creacin y/o Captura, Almacenamiento, Seguridad,
Flujo, Acceso, Publicacin, Control de las Versiones, Recuperacin, Distribucin, Conservacin, Caducidad y Destruccin de
los contenidos. Y todo ello sin necesidad de programacin.
Pero adems, y sobre todo, estas acciones no se tratarn de forma independiente, sino que se realizarn en el contexto
del resto de la actividad cotidiana de la entidad. Esto supone, por ejemplo, que las consultas, compras, reclamos,
solicitudes de todo tipo, etc. que se generen a travs de la Web pblica pondrn en marcha automtica e inmediatamente
sus Procesos de resolucin, asegurndose la optimizacin de la gestin.
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Esquema Grfico de funcionamiento de la Gestin de Contenidos
2.6. Comercio Online

AuraPortal ha desarrollado el primer software BPM con un sistema perfectamente integrado de Comercio Electrnico,
permitiendo a las empresas ofrecer por Internet sus productos a sus Clientes mediante una pgina Web diseada fcilmente,
y que incluye: Gestin de Contenidos, Carrito de Compra y Pasarela de Pago.
Con AuraPortal cada empresa podr crear, a su medida, su propia Plataforma de Comercio Electrnico sin la necesidad de
programacin alguna.
Los empleados pueden desarrollar un sistema totalmente personalizado de una forma fcil y rpida relacionando sus ventas
por Internet con sus Procesos Comerciales y con toda la actividad transaccional monitorizada por las herramientas de
inteligencia de negocio del BPM.
AuraPortal ha tenido en cuenta la integracin con los motores de bsqueda (p.e. Google), y ha incluido un sistema de
creacin automtica del Mapa del Sitio, que indexa todos los productos en venta en los ndices internos de estos sistemas de
bsqueda para su rpida localizacin por los internautas.
La integracin total de las funcionalidades propias del Comercio Electrnico con los Procesos Comerciales y de la Cadena
de Suministro supone un extraordinario avance, ya que permite una automatizacin sin precedentes de las operaciones
de ventas. No se trata de que las acciones de eCommerce realizadas proporcionen datos a una base de datos, sino que se
convierten en informacin fluyendo en los procesos.
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Esquema Grfico de funcionamiento del Comercio Online
Adems, el hecho de que el entorno del comercio electrnico pueda manejarse completamente por empleados sin ningn
recurso tcnico es tambin altamente beneficioso, ya que permite a las empresas una gran dosis de agilidad y flexibilidad
reduciendo significativamente su 'time to market".
2.7. Multiidioma
AuraPortal incorpora un servicio Multiidioma que permite que cada usuario (ya sea empleado o externo) trabaje con su
propio idioma de manera concurrente con los dems.
Existen muchos idiomas ya incorporados pero adems se permite la confeccin de nomenclaturas al gusto de cada usuario.
Adems del idioma, el aspecto de las ventanas de trabajo puede personalizarse tambin y adaptarlas segn los requisitos de
la empresa.
En las Fichas de cada usuario, ya sea Interno (empleados) o Externo (clientes, proveedores, subcontratados, etc.) se indicar
el idioma, dialecto, jerga o argot en que se expresa y, de esta forma, cada usuario podr ver todas las opciones de AuraPortal
en su propio idioma, incluidos los campos y textos personalizados en los formularios dinmicos.
La configuracin del Multiidioma de los campos de los formularios se puede realizar a dos niveles: En primer lugar, al
crearlos en el Diccionario General de Trminos de AuraPortal es posible definir Multiidioma para todos los Trminos que se
vayan a utilizar pero, posteriormente, se puede cambiar el idioma de cada trmino al disear los formularios especficos
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de las tareas, fichas, etc. Esta funcionalidad permite adaptar los trminos a cada situacin e incluso ajustarlos teniendo en
cuenta la distinta ocupacin del texto en los distintos idiomas en los que habr de verse el formulario.
2.9. Copia ntegra de Pruebas

Mediante el complemento "Copia ntegra para Pruebas" se mantiene una instalacin gemela a la original en donde poder
hacer todo tipo de pruebas antes de realizarlas en la instalacin con los datos reales.
Con este complemento se dispone de una instalacin idntica a la original que contiene los mismos datos reales en donde
trabajan diariamente todos los usuarios de la organizacin, pero donde se pueden hacer todo tipo de pruebas y
modificaciones antes de realizarlas definitivamente en la instalacin original.
De esta manera se asegura la integridad y funcionamiento de todo el sistema antes de efectuar operaciones como
actualizaciones de Windows, Hotifx, ServicePack, nuevas versiones, etc.
El complemento "Copia ntegra para Pruebas" es compatible con el complemento "Tres Entornos
Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin)", ya que ste est orientado a realizar cambios de diseo y pruebas de
clases de proceso en instalaciones distintas e independientes de la que tiene los datos reales y los cambios se exportan de
forma sincronizada al entorno de Produccin, mientras que el complemento "Copia ntegra para Pruebas" est enfocado a
actualizaciones del sistema y plataforma.
2.10. Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin)

Mediante el complemento "Tres Entonos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin)" se puede mantener
totalmente aislado e independiente el escenario de Produccin, donde los usuarios trabajan diariamente en los procesos
BPM con datos reales de la organizacin, de los escenarios donde se realizan nuevos desarrollos y pruebas. Una vez
desarrollados y probados, los cambios se exportan de forma sincronizada al entorno de Produccin. De esta manera se
garantiza el funcionamiento de todos los procesos.
El complemento "Tres Entonos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin)" permite mantener independientes tres
escenarios, el de Desarrollo, el de Pruebas y el de Produccin.
1. Desarrollo. Entorno orientado exclusivamente al desarrollo y diseo de nuevas clases de proceso. Al estar ubicado
en instalaciones independientes de las de Produccin, se garantiza su independencia hasta que sean comprobados
en el Entorno de Pruebas antes de sincronizarlos con el de Produccin.
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2. Pruebas. Entorno donde se comprueban y certifican los nuevos desarrollos antes de pasarlos al Entorno de
Produccin.
3. Produccin. Es en En este entorno es donde los usuarios trabajan diariamente en los procesos BPM introduciendo
y consultando los datos reales de la organizacin.
Sin la activacin de este nuevo complemento en AuraPortal igualmente pueden haber Clases de Procesos en Produccin y al
mismo tiempo realizar nuevos desarrollos y pruebas sin que estos se vean afectados, ya que AuraPortal incorpora la
funcionalidad del versionado de procesos en la misma instalacin.
Sin embargo, con el nuevo complemento "Tres Entonos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin)", se da un
paso ms en el control y la seguridad ya que permite que los tres Entornos estn fsicamente separados en tres escenarios
independientes, es decir, que los cambios de diseo y pruebas de clases de proceso se realicen en instalaciones distintas e
independientes de la que tiene los datos reales y luego se sincronizan con el Entorno de Produccin.
En este enlace puede ver un vdeo sobre el complemento Tres Entornos sincronizados.
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3. FUNCIONALIDADES ESENCIALES
Es imperativo resaltar funcionalidades del BPM que son consideradas esenciales para la ptima gestin de los procesos.
3.1. Editor de Formularios Dinmicos

El Editor de los Formularios Dinmicos, tal y como su nombre indica, se encarga de disear el formulario que acompaar a
la tarea, plasmando la lgica de manejo del usuario que lo recibe. Es uno de los elementos principales en la configuracin de
Tareas Personales.
El Editor de AuraPortal incorpora la Tecnologa DAD (Dynamically Activated Divisions), tecnologa de ltima generacin
desarrollada por AuraPortal, que permite crear Formularios Dinmicos para optimizar los trabajos de las Tareas de los
Procesos y todo tipo de Consultas.
Los Formularios Dinmicos pueden contener miles de campos, Documentos, Botones de accin, Instrucciones, etc. aunque,
en funcin de diversas circunstancias, el ejecutor de la tarea deba ver o actuar solo sobre unos pocos. A medida que el
ejecutor va realizando la tarea, el sistema hace aparecer de forma automtica en el formulario los elementos que vaya
necesitando, e incluso Divisiones enteras, en funcin de las acciones que vaya realizando, de las decisiones que vaya
tomando o de los automatismos que se hayan determinado en la modelizacin.
De esta forma se consigue sin programacin generar tareas tan complejas como las que muestran las imgenes, en las que
controles automticos guan al ejecutor ayudndole a hacer bien su trabajo, por complejo que ste sea.
o Algunos elementos que podemos encontrar en el Editor de Formularios Dinmicos son los siguientes.
o Tecnologa DAD y Paginacin
o Divisiones Condicionales
o Campos Generales:
o Texto una Lnea, Multilnea, Rico, Nmero Entero, Decimal, Fecha, Fecha y Hora, Si/No, Seleccin Simple, Mltiple,
Familia, Documento, Adaptador, Diccionario, Anexo, Firma Digital, Planning, etc.
o Campos Prefijo/Sufijo y Grupos de Campos
o Campos Calculados
o Campos Condicionales
o Firma Digital
o Pginas Condicionales segn:
o Campos
o Reglas de Negocio
o Valores Calculados
o Botones de Accin
o Botones de Hipervnculo Editor de Formularios Dinmicos de AuraPortal. (Fase de Modelizacin)
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o Botones de Script
o Histricos e Instrucciones en Tareas
o Prefiltros de bsqueda configurables
o Otros
Formulario de una Tarea Personal. (Fase de Ejecucin)
Formulario con Divisiones que se disparan en funcin de la lgica de la Tarea. (Fase de Ejecucin)
El Editor de Formularios de AuraPortal incluye mecnicas que permiten un diseo vanguardista de los formularios a gusto
100% del cliente. Algunos ejemplos son los siguientes:
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3.2. Tareas de Sistema

Las actividades en los procesos se gestionan mediante tareas. AuraPortal dispone de dos tipos de tareas, Tareas Personales
y Tareas de Sistema. Las Tareas Personales son las ejecutadas por personas, quienes recibirn un formulario (ver ejemplo en
el punto 3.1 Editor de Formularios Dinmicos) dentro de la tarea. Las Tareas de Sistema son las ejecutadas por el Motor de
Procesos (sin intervencin humana) de AuraPortal, proporcionando un elevado grado de automatismo en los procesos.
Existen actualmente 8 tipos de Tareas de Sistema que se muestran en la siguiente tabla.
TIPOS FUNCIONES
1. INGRESADOR Nombre Tarea

Ingresa en Panel Informacin o Valor Calculado
Ingresa en Bibliotecas de SharePoint Documentos de Panel

TS.2
Ingresa en Anexos de SharePoint Documentos de Panel

INGRESADOR
Imprime Documentos de Panel
Ingresa Documentos desde Biblioteca
Ingresa Fechas Planning
Crea Documentos Automticos
Actualiza Sufijos y Pies de Grupo de Campos
rea de publicacin
Actualiza Temas
Conversiones de Grupos de Campos
Agrega lneas en Grupo de Campos
2. NOTIFICADOR Notifica a Usuarios Empleados

Nombre Tarea
Notifica a Usuarios Externos

TS.14
Notifica a Usuarios Invitados

NOTIFICADOR
Notifica por Email
Notifica por SMS
Confirma Email
Comprueba Login
3. TRASPASADOR Traspasa entre Contenedores de Grupos de Campos

Nombre Tarea
TS.18
TRASPASADOR
Traspasa entre Bibliotecas de Diccionario
4. EJECUTOR Ejecuta un Script (Procedimiento Almacenado SQL)

Nombre Tarea
TS.22
EJECUTOR
5. INVOCADOR Invoca un Servicio Web Externo

Nombre Tarea
TS.26
INVOCADOR
6. DESVIADOR Desva la corriente a un Evento de otro proceso inicindolo o

Nombre Tarea
TS.41 haciendo que contine
DESVIADOR
7. CREADOR Crea Cuenta y Rol Personal

Nombre Tarea
TS.41
CREADOR
8. LIMPIADOR Elimina datos y documentos de los procesos y fichas
Tareas de Sistema de AuraPortal
Estas Tareas de Sistema permiten gestionar y automatizar procesos extremadamente complejos de forma automtica.
Permiten agilizar tremendamente los procesos, reduciendo drsticamente el tiempo de ejecucin.
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Configuracin de una Tarea de Sistema. (Fase de Modelizacin)
3.3. Integracin
AuraPortal incluye diversas herramientas para que sea fcil la integracin con aplicaciones externas (ERPs, CRMs,
Produccin, BI, etc.) tambin sin programacin. Y para aquellos casos que se requiera o prefiera utilizar una programacin
especfica, AuraPortal tambin incluye mecanismos para integrarla con los Procesos BPM. Concretamente a travs de las
Tareas de Sistema EJECUTOR (Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado).
A continuacin se muestra un esquema con las herramientas disponibles en AuraPortal para la integracin con aplicaciones
externas, seguido de una breve descripcin de cada una:
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Herramientas y medios de integracin
De forma breve se mencionan algunas de las herramientas incluidas en AuraPortal para integracin con aplicaciones
externas:
Importacin de Datos. AuraPortal incluye varias herramientas para importar datos de aplicaciones externas a travs
de conexin ODBC y OLDB. Estas importaciones pueden ser puntuales o peridicas, manuales o automticas.
Servicios Web. AuraPortal es 100% SOA (Service Oriented Architecture), y todos los datos pueden ser obtenidos y/o
transmitidos desde y hacia aplicaciones externas a travs de Servicios Web. Esto es muy importante porque permite la
integracin con cualquier aplicacin moderna con el estndar "de facto" de hoy en da, los Servicios Web.
En relacin con los Servicios Web, en AuraPortal cabe destacar los siguientes aspectos:
Servicios Web de sistema. Incluidos con la instalacin de AuraPortal, proporcionan acceso a todos los
datos, tanto para obtener como para insertar o modificar.
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Servicios Web personalizados. Cuando se desea iniciar Procesos BPM o introducir informacin en
Procesos ya existentes, a travs de Servicios Web, estos se pueden crear automticamente sin necesidad
de programacin. Basta con indicar dos valores y pulsar un botn.
Tarea de Sistema INVOCADOR (Invoca Servicios Web Externos). Tarea de Sistema diseada para que
desde los Procesos BPM se puedan invocar Servicios Web de aplicaciones externas para obtener o
transmitir datos.
Tareas de Sistema EJECUTOR (Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado). Esta Tarea de Sistema
permite la ejecucin automtica de Scripts y cdigo de Programacin de cualquier naturaleza a travs del
funcionamiento de los Procesos BPM.
Adapters Server. Herramienta incluida en AuraPortal que permite consultar y/o modificar datos alojados en Bases de
Datos externas (ERP, CRM, etc.) desde los Procesos de AuraPortal, tanto para ser visibles por los usuarios desde
formularios, o bien interactuar automticamente para la toma de decisiones de Compuertas, ejecucin de Reglas de
Negocio, clculos, etc.
Su configuracin es muy sencilla, guiada con asistentes automticos, y permiten la integracin con cualquier base de
datos aunque no disponga de Servicios Web u otros mtodos de conexin estndares. Adapter Server hace de
intermediario, se conecta a la base de datos externa a travs de ODBC y con AuraPortal a travs de Servicios Web.
Esquema de funcionamiento de Adapter Server
Formularios Externos. El diseo de los formularios de Tareas Personales (las que reciben y gestionan los usuarios),
permite la integracin de formularios externos realizados con otras herramientas. De esta manera el usuario puede estar
trabajando en una aplicacin externa directamente desde una tarea de AuraPortal, sin que l note ninguna diferencia.
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La mayora de clientes que utilizan AuraPortal han utilizado las herramientas de integracin que proporciona el sistema para
conectarse con programas externos como por ejemplo SAP, ORACLE, MS Dynamics, AS400, Access, Excel, etc.
3.4. Estructura de Datos - MDM (Master Data Management)

Trabajando con AuraPortal, al gestionar la mayora de las actividades de la entidad, se puede llegar a manejar una gran
cantidad de informacin:
Datos creados, modificados o eliminados tanto de las actividades de los procesos como de las aplicaciones con las
que la empresa trabaja: ERP, Legacy, etc. (y que habrn sido integradas en la Suite).
Documentos creados en la empresa o aportados por los externos (Clientes, Proveedores, etc.), archivados,
consultados y eliminados.
Reglas de negocio: estrategias, procedimientos y normativas, tanto internas como de obligado cumplimiento, de
comportamiento textual o mecnico.
Informacin sobre Actividades. Sobre personas, grupos, roles que intervienen en la ejecucin de los Procesos y de
las Tareas de Workflow Libre (actividades menores o no estructuradas), as como sobre los Tiempos, Consumos y
Costes previstos y realizados, con sus desviaciones, etc.
Por ello es necesario que el mismo sistema gestione y almacene los datos y la estructura de los mismos de forma fiable y
controlada, de modo que puedan ser reutilizados. Este sistema de gestionar los datos y su estructura desde un sistema
nico e integrado permite a los usuarios disponer y compartir la informacin, aumentando el conocimiento y reduciendo la
repeticin de tareas para obtener una mayor ventaja competitiva. En AuraPortal este sistema se denomina Diccionarios.
Diccionario de Trminos
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Diccionario de Consultas Pblicas
Adems de los Diccionarios, AuraPortal permiten una estructura que enlaza y conecta todos los 'datos maestros' que son
utilizados para la gestin de: Empleados, Clientes, Proveedores, Productos, Existencias, etc. En AuraPortal, cada uno de estos
grupos de datos se denomina Familia. As pues, se trabaja con la Familia de Empleados, Familia de Proyectos, etc. Y cada
Familia tiene las fichas con la informacin de cada uno de sus elementos. Por ejemplo: Dentro de la Familia de Empleados,
existira la Ficha del Empleado Mario Gonzlez.
AuraPortal ya aporta por defecto algunas Familias, como: Empleados, Cuentas, tems, Proyectos, reas, etc. Sin embargo,
AuraPortal tambin aporta un sistema de creacin gil, sencilla y sin programacin de Familias particularizadas para la
organizacin. stas son ilimitadas y se crean segn las necesidades de la empresa. En el punto 4.6 de este documento se
expone una explicacin ms profunda de sus funcionalidades y sus ventajas.
Es importante mencionar la seguridad de los accesos a la informacin. Esta se realiza mediante:
Recintos Seguros, (Roles, Grupos, Cargos, Perfiles, etc.). Son como contenedores virtuales que albergan distintos
Elementos Protegidos. Al dar de alta un Recinto Seguro se especifica el Permiso necesario para entrar en l.
Elementos Protegidos: Formularios, Procesos, Informes, Consultas y Direcciones URL a pginas de la aplicacin.
Permisos: Es la combinacin de un Rol + Nivel de Seguridad = Credenciales de un Usuario para poder acceder a los
Recintos Seguros.
Guardin. Dispositivo Residente en AuraPortal que constantemente vigila los accesos de los usuarios a los
Elementos Protegidos que estn alojados en los distintos Recintos Seguros. El guardin compara el permiso del
visitante con el del Recinto y slo permite la entrada cuando aqul es suficiente.
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3.5. Analtica
En el punto anterior se ha expuesto la ingente cantidad de informacin (datos, documentos, reglas, actividad de las
personas, tiempos, costes, etc.) que se genera en AuraPortal al gestionar la mayora de las actividades de la entidad, as
como su estructuracin en una fuente de informacin nica y organizada.
Pues bien, AuraPortal permite convertir esta gran cantidad de informacin en conocimiento disponible mediante todo
tipo de Informes, Anlisis y Estadsticas.
Cuando en el da a da se ejecutan los Procesos, toda esta informacin bsica que se va generando queda automticamente
registrada y organizada segn la estructuracin que se haya determinado, para que las herramientas de Inteligencia de la
Suite BPM: BAM (Business Activity Monitoring), Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), KPIs (Key Performance
Indicators), etc., automaticen tambin la observacin, el control y el anlisis de los hechos y los datos de la organizacin.
El objetivo es aplicar estas herramientas de forma que asesoren a los usuarios de negocio de cmo actuar para ser ms
eficiente, proponiendo alternativas y mejoras.
Podemos agrupar la actividad en tres grupos: por Usuarios, Documentos y Gestin.
1. La Actividad de los Usuarios

Se pueden obtener todo tipo de anlisis del acceso de los usuarios (Empleados y Externos), Estadsticas de Actividad y
de Acceso, Errores, etc., como por ejemplo, inicios y cierres de sesin y pginas accedidas por cada usuario, mostrando
el nombre, versin del navegador, IP, dominio, etc., as como estadsticas por hora, da, semana o mes de: pginas y
opciones visitadas, documentos e imgenes descargadas, ancho de banda consumido, motores de bsqueda, frases y
keywords utilizados, etc.
2. La Actividad con los Documentos

AuraPortal puede ofrecer puntualmente a cada interesado sus documentos y reportes personalizados.
Podrn crearse diferentes Vistas segn los criterios que se desee, para optimizar las consultas. Con el tipo de consulta
es posible visualizar los documentos de una o varias Bibliotecas en Diccionario en la misma vista. Las Columnas y
Filtros son configurables y de cada documento se puede obtener ms informacin, por ejemplo:
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Ampliacin de informacin sobre el documento
Desde esta ventana de detalles hay la posibilidad de visualizar el LOG completo de la vida de este documento que
ofrece la fecha y hora de las todas las acciones que los usuarios realizan con los documentos (creacin, modificacin,
lectura, eliminacin o firma digital), el Tipo de accin: Manual (realizada por un usuario) o Automtica (realiza por el
sistema) y desde Dnde se realiza: tareas de los procesos, bibliotecas, familias de elementos, roles personales, servicios
web, aplicaciones externas, etc.
3. La Actividad de la Gestin
En el da a da, cada Proceso que se ejecuta registra toda la informacin ocurrida a lo largo de su ejecucin, tanto la
que introducen los usuarios manualmente como la que se genera automticamente por el sistema o interaccin con
aplicaciones externas.
Por su parte, los KPI (Key Performance Indicators), registran determinados valores con el fin de analizar el rendimiento
de los Procesos para la toma de decisiones. Un BPM de ltima generacin permite disear cualquier tipo de KPI que se
desee.
Dependiendo del tipo de informacin, se registra y analiza de una manera especializada:
Controles de Sistema
Que cuando el sistema detecta una anomala, genera de forma automtica alertas, alarmas, notificaciones de aviso
e incluso bloqueo de los procesos hasta que la anomala ha sido resuelta.
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Cuadro de Mandos (Dashboard)

Comprende el conjunto de Consultas e Informes bajo demanda creados por el usuario que permiten conocer y
controlar la ejecucin de los Procesos mientras estos estn en macha.
1. Consulta de Procesos. Permite consultar los procesos segn diferentes Vistas que han sido diseadas
por el propio usuario de forma muy sencilla.
2. Consulta de Tiempos. Muestra los tiempos de realizacin de los procesos por mltiples criterios:
procesos, tareas, puntos de control (KPIs), lapsos, etc., con control de vencimientos, niveles crticos,
umbrales, mrgenes de alertas y alarmas.
3. Control de Ejecucin. Permite un control exhaustivo de la ejecucin de cada proceso en curso o ya

ejecutado. Puede invocarse el Diagrama de la Clase de Proceso, para su consulta y contener el Rastreo
que reproduce el flujo con todos los objetos por los que ha pasado la corriente del proceso, con los
valores de los campos, histricos, documentos y cronometras.
Rastreo y Seguimiento de Procesos
Business Intelligence
Comprende el conjunto de Consultas e Informes bajo demanda creados por el usuario para realizar anlisis
individuales y estadsticos que permiten obtener conclusiones relativas a Procesos o conjuntos de Procesos ya
terminados.
Permite observar los datos relativos a los Procesos ya terminados (Estadsticas, Informes, Estados de Procesos,
Actividad Motor BPM, etc.), analizando los Indicadores Clave mediante tcnicas de drill down y herramientas de BI
(Business Intelligence) utilizando cubos OLAP, etc. Los formatos pueden ser: Tablas o Grficos (tarta, barras, etc.) del
estilo siguiente o de otros, a gusto del usuario.
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Business Intelligence
3.6. Dynamic Case Management

Se llaman Casos en este contexto a los asuntos puntuales a resolver en una organizacin en un determinado perodo de
tiempo. Los casos provienen de solicitudes (internas o externas) en el sentido ms amplio: peticin de bienes o servicios,
atencin al Cliente, compras, acciones de marketing, proyectos, expedientes, etc. De hecho, la mayor parte de los procesos
de las empresas privadas y entidades pblicas son "Casos".
Aunque algunos casos pueden ser simples, otros pueden llegar a ser muy complejos, por lo que representa una gran
dificultad para aquellos BPM rgidos y que no contengan el conjunto de funcionalidades y capacidades (como son la
mayora).
AuraPortal cuenta con el Producto y la Metodologa necesarios para acometer con xito proyectos de Gestin Dinmica
de Casos.
Observacin, control y anlisis de la ejecucin de cada caso en su conjunto (en el que pueden intervenir varios
procesos), as como anlisis de los resultados conjuntos, varios de casos determinados, para su mejora continua.
Creacin gil (y sin programacin) de Gestiones Adicionales para el control de los elementos que se manejan en
los casos.
Workflow de Procesos con posibilidad de desviar la corriente, en un momento dado, a otros procesos (con o sin
retorno).
Intervencin de tareas Obligatorias, Previstas y No Previstas, con Formularios Dinmicos capaces de aparecer u
ocultarse segn las circunstancias (Divisiones y Campos Condicionales).
Gestin de Reglas de Negocio (no confundir con reglas de proceso).
Gestin gil de Documentos y Contenidos.
Elementos de Informacin, Comunicacin y Colaboracin entre empleados y con externos a la entidad.
Y otras muchas como el control de costes y rentabilidad de cada caso, aprendizaje estadstico de los casos,
cumplimiento automtico de las normativas y un largo etc.
Pero, sobre todo, estas capacidades deben estar totalmente integradas e ir acompaadas de una gran agilidad y
flexibilidad para acometer todo tipo de cambios de forma inmediata y con seguridad.
rea de publicacin
La funcionalidad esencial en la correcta y dinmica gestin de los Casos son los Grupos de Campo y Tratamientos
Distribuidos que se explica a continuacin.
3.7. Grupos de Campo y Tratamientos Distribuidos

Los Grupos de Campo son listas de campos que se estructuran en columnas y que pueden contener diversos valores que se
representan en filas, como por ejemplo, Albaranes, Facturas, Actividades de un proyecto, etc.
Grupo de Campos
El concepto de Tratamientos Distribuidos se ha creado para manejar piezas informativas homogneas que, aunque
generadas por el mismo proceso o por procesos similares, requieren tratamientos especficos diferentes a lo largo de su ciclo
de vida.
Los Tratamientos Distribuidos representan una parte importante de las actividades empresariales, estando presentes en
muchos procedimientos tales como ciclos de compras, peticiones de Clientes, atencin de reclamaciones, ciclos de ventas y
otras, as como en buena parte de las actividades realizadas por las entidades pblicas de cualquier naturaleza (Gobierno,
Administraciones Autonmicas y Locales, etc.).
Un ejemplo tpico de Tratamientos Distribuidos es el caso de un Cliente que enva un pedido conteniendo varios productos
diferentes en la misma orden. Puede ocurrir que algunos de los productos pedidos hayan de obtenerse fabricndolos
siguiendo una particular lnea de produccin mientras que otros requieran lneas de produccin diferentes, otros productos
pueden obtenerse directamente desde el almacn y finalmente, puede que ciertos productos deban ser previamente
adquiridos externamente. Es decir, puede haber diferentes canales de suministro para los diferentes productos de un pedido
nico y por tanto cada canal debe ser activado con sus correspondientes tratamientos. Para automatizar el procedimiento
completo, diversos hilos de corriente deben trabajar paralelamente dentro de los procesos y deben ser controlados por los
correspondientes responsables, incluyendo las excepciones previstas e imprevistas. Y todo ello, teniendo en cuenta que al
final, todos los productos que corresponden a un pedido deben ser enviados al Cliente.
Siendo su presencia tan universal, el manejo automtico de los Tratamientos Distribuidos por medio de los procesos del
BPM es un objetivo muy deseable, pero desafortunadamente se trata de una tarea nada trivial. En realidad, su complejidad
hace que la mayora de los BPM que se encuentran en el mercado se topen ante un obstculo insuperable que les impide
abordar este problema.
Esto, sin embargo, no es problema para AuraPortal que ofrece una solucin elegante, slida y de fcil implantacin.
AuraPortal permite gestionar tratamientos distribuidos complejos que implican la intervencin de ms de un Proceso. El
flujo de actividades seguir el ciclo de vida de cada Lnea (generada dentro del Grupo de Campos) que viajar a travs de
los diferentes Procesos que proporcionan a la Lnea los tratamientos que necesita y retornar a cada Proceso original hasta
que la vida de la Lnea llega a su fin.
rea de publicacin
La seleccin de las Lneas a ser tratadas se realiza mediante el uso de Contendores, que permiten filtrados de las Lneas que
han de contener segn las condiciones impuestas.
En la siguiente figura se muestra de forma grfica lo indicado previamente.
Esquema grfico de la interrelacin entre procesos
3.8. Movilidad
En una sociedad como la actual en la que la Movilidad llega a la prctica totalidad de los individuos, AuraPortal proporciona
la posibilidad de que las actividades de los Procesos (Tareas) se realicen mediante la utilizacin de dispositivos mviles
(iPhone, iPad, etc.), en la medida que la tecnologa de estos lo permita.
Acceso a AuraPortal a travs de dispositivos mviles
Esta caracterstica de AuraPortal permite una mayor interaccin de servicios online, que hasta ahora estaban limitados al PC,
y aumenta sus capacidades de comunicacin y colaboracin, haciendo la organizacin ms dinmica y eficiente al mismo
tiempo que se minimizan los costes. Por ejemplo:
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El envo Automtico de Mensajes SMS (simples o mltiples) como parte de los Procesos BPM permite generar Avisos a
cualquier tipo de usuario de AuraPortal, Empleados o Externos (Clientes, Proveedores, etc.) y visitantes de la web. Esta
funcionalidad aporta mltiples Beneficios como Gestin de Avisos de Procesos, Comunicacin de Ofertas, Gestin de
Promociones y Oportunidades o Alarmas y Alertas de los procesos.
El inicio de Procesos y el envo de Tareas Personales a travs de Mviles como parte de los Procesos BPM permiten el
flujo de trabajos entre usuarios de AuraPortal Empleados y/o Externos. A partir de, por ejemplo, una Solicitud de
Autorizacin de Compra por parte de un usuario, el sistema enva al aprobador la tarea para la aprobacin de compra tanto
a su Agenda del PC como a su mvil. Si el usuario desea ejecutar la tarea por el mvil, al recibir la Tarea en su Telfono
Mvil, ejecutar la Accin por medio de un Link al Proceso. De inmediato recibir de forma automtica una confirmacin de
entrega.
Pero adems de todo ello, el usuario, mediante un Smartphone, podr acceder a la Plataforma Colaborativa AuraPortal
como si lo hiciese desde un ordenador. Por tanto tendr acceso no solo a los Procesos, sino a la documentacin, datos,
fichas, informes, noticias internas, etc.
El usuario podr trabajar con AuraPortal cuando quiera y donde quiera.
3.9. Sobre AuraPortal Cloud
El nombre 'Cloud Computing' (traducido innecesariamente por algunos como 'Computacin en Nube') significa que los
usuarios de aplicaciones de software pueden acceder, va Internet, adonde habitan centros de datos (Data Centers) con toda
la infraestructura, hardware y software listos para suministrar al instante de manera rpida y segura los servicios que puedan
requerir.
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De la misma manera que un usuario de corriente enchufa sus aparatos a la red elctrica y obtiene el suministro sin tener que
preocuparse en absoluto del coste y el conocimiento necesarios para construir y manejar las centrales elctricas, el usuario
del software debe obtener el servicio solicitado simplemente conectndose a Internet por medio de un navegador, que
puede estar en un PC, en una Tablet o en un Smartphone, sin tener que pensar en las inversiones y conocimientos necesarios
para adquirir y manejar el hardware y software involucrados en el servicio.
En el Cloud Computing hay tres niveles de servicio:
SaaS (Software as a Service)
El proveedor de SaaS (SaaS Provider) suministra las aplicaciones de software listas para ser utilizadas por los
usuarios, con alto rendimiento y seguridad. El mantenimiento del software mediante actualizaciones peridicas est
tambin incluido.
PaaS (Platform as a Service)
Se trata de una plataforma que ofrece el Cloud Provider con los adecuados entornos de desarrollo para que el
usuario con conocimientos de programacin pueda desarrollar sus propias aplicaciones de software.
IaaS (Infrastructure as a Service)
En este nivel, el Cloud Provider facilita el uso de sus instalaciones de hardware y software bsico que forman la
infraestructura sobre la que las aplicaciones de software aplicativo puedan funcionar con total seguridad y alto
rendimiento. Estas instalaciones, localizadas en diversos sitios de la red Internet, cuentan con edificios a prueba de
desastres con suministro elctrico y aire acondicionado permanente garantizados, servidores de altas prestaciones y
conexiones seguras y ultra-rpidas a Internet con ancho de banda ilimitado.
Se proporciona el entorno adecuado para la residencia de las aplicaciones de software pero no se provee la
vigilancia y mantenimiento de dichas aplicaciones.
El usuario puro de aplicaciones de software en Cloud Computing necesita el SaaS para trabajar con las aplicaciones y
tambin necesita el IaaS para acceder a las mismas. Sin embargo, no necesita el PaaS cuya nica misin es facilitar una
plataforma de desarrollo.
En Cloud Computing el cliente (usuario) no ha de invertir en hardware ni tampoco en software. El Cloud Provider, es decir, el
SaaS Provider y el IaaS Provider se encargan de todas las inversiones necesarias.
El IaaS Provider ideal es una corporacin de reconocido prestigio con suficientes recursos financieros y de personal
para dar un servicio garantizado en esta parte tan delicada del Cloud Computing.
Por otro lado, el SaaS Provider ideal es una empresa de software altamente respetada que proporcione las
mejores aplicaciones de software de gestin empresarial, adecuadas a las necesidades de los usuarios.
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AuraPortal Cloud es la oferta perfecta para el Cloud Computing de las organizaciones y empresas que quieran controlar
sus procesos y operaciones de forma segura, eficiente y adems,
razonable desde el punto de vista econmico.
La estructura del AuraPortal Cloud es la siguiente:
o Tipo de Cloud = Privado para garantizar los mximos

niveles de privacidad y proteccin de los datos. El cliente
goza de servidores exclusivos para su uso, es decir, a los
que nadie, excepto l, tiene acceso.
o SaaS Provider = AURA. (AuraPortal)
o IaaS Provider = Microsoft Azure ms AURA.
VENTAJAS DE AURAPORTAL CLOUD FRENTE A LA ADQUISICIN
Las ventajas obvias de suscribir un contrato de AuraPortal Cloud frente la opcin de adquisicin, que implica invertir en
instalaciones de infraestructura, hardware, software y personal dedicado, son las siguientes.
Eliminacin de Incidencias y Problemas Operativos.
Eliminacin de Peligros e Inconvenientes.
Ahorro de Costes de Personal.
Seguridad y Privacidad de los Datos.
Inversin Cero.
Compromiso Cero. Riesgo Cero.
Importante Ahorro de Costes.
Escalabilidad.
Rendimiento ptimo.
Mantenimiento.
Soporte.
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3.10. Colaboracin y Redes Sociales

AuraPortal es de base una Plataforma de Colaboracin entre usuarios de diferentes niveles de actuacin (Empleados,
Clientes, Proveedores, Visitantes Web, etc.). El medio de comunicacin son los procesos y las Tareas Libres. Este ltimo
puede verse en el punto 2.2.
Adems, AuraPortal ha implementado la integracin con las Redes Sociales a dos niveles:
Publicacin de contenido Web. Es la tradicional integracin con Redes Sociales, donde se publican contenidos de
sitios web diseados con el mdulo Content Management de AuraPortal en cerca de 300 Redes Sociales
diferentes, como Facebook, LinkedIn, Twitter y otras.
Seleccin de la Red Social desde AuraPortal
Publicacin de contenido de Procesos. De forma especial, AuraPortal dispone de los mecanismos para publicar
informacin de los Procesos BPM en Facebook. A diferencia de la publicacin web en Facebook, el contenido de los
Procesos est protegido en portales privados, y sin embargo AuraPortal es capaz de publicarla en Facebook sin
que se comprometa la seguridad.
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Publicacin en Facebook desde AuraPortal
rea de publicacin
4. CARACTERSTICAS DIFERENCIADORAS
AuraPortal es una de las Suite BPM ms avanzada del mercado y cuenta con mltiples capacidades originales
que marcan la gran diferencia con otras soluciones BPM del mercado actual. A continuacin se exponen los ms
relevantes.
4.1. Orientado a los Usuarios de Negocio

Un proyecto BPM suele ser un proyecto corporativo en el que, con la involucracin directa de la Direccin General, participa
de una forma u otra en la prctica totalidad de la entidad.
Los roles deben estar perfectamente definidos. Para Modelizar un proceso hay que conocer bien la problemtica que
resuelve y realizar un anlisis del proceso alineado con el plan estratgico y los objetivos. Esta informacin es la que uno o
varios expertos suministrarn a la herramienta.
En el caso de AuraPortal, gracias a sus especiales caractersticas, sern los directivos que poseen el conocimiento del
Negocio los que determinan qu y cmo se debe realizar. Por tanto no es obligatorio delegar esta funcin en el
departamento de TI.
4.2. Sin Programacin

Los BPM tradicionales basan su implantacin en la generacin de cdigo para disear, implementar y poner en
funcionamiento los procesos. De esta forma, acometer un proyecto BPM supone una gran inversin en el coste y tiempo,
por lo que solo puede llegar a ser rentable en operaciones de implantacin de Procesos estratgicos y, adems, muy
uniformes (sin demasiados cambios), dejando fuera la posibilidad de una implantacin corporativa de BPM.
El problema estriba en que para sustituir la programacin BPM en procesos complejos debe disponerse de unas
funcionalidades muy avanzadas que difcilmente se pueden encontrar en los BPM del mercado. Hay algunos BPM que
anuncian que no se necesita programacin pero en realidad solo es cierto cuando se trata de procesos sencillos o cuanto las
prestaciones y la automatizacin es mnima.
Con estos BPM se limitan mucho los beneficios que se obtienen de la implantacin de BPM y se impide llegar a un nivel de
maduracin BPM.
AuraPortal, gracias a su sistema exclusivo e innovador llamado Generatriz, ofrece la capacidad de poder crear procesos
muy complejos sustituyendo el ms alto nivel de programacin por un sistema amigable de marcar o seleccionar que no
solo permite reducir drsticamente el trabajo sino que ayuda y gua al modelador para conseguir una Modelizacin de
alto nivel.
4.3. Tareas de Sistema

Las Tareas de Sistema de AuraPortal son una mecnica nica en su concepcin y configuracin para la gestin de tareas sin
intervencin humana. Gracias a las Tareas de Sistema de AuraPortal la automatizacin de los procesos se acelera
enormemente. Para saber ms sobre las Tareas de Sistema ver el punto 3.2. Tareas de Sistema de este documento.
4.4. Reglas de Negocio y Reglas de Proceso

AuraPortal incluye, adems de las Reglas de Proceso (reglas que ataen un proceso determinado), un innovador y
revolucionario sistema de Reglas de Negocio (las que ataen al negocio en general) que, al ser expresada en un repositorio
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general, puede ser aplicada a cuantos objetos del diagrama afecte de todos los procesos de la entidad, otorgando
coherencia, uniformidad y control.
Adems, bajo el punto de vista prctico, permite un extraordinario ahorro de tiempo/coste en su implantacin y, sobre
todo, en los cambios del da a da, ya que al cambiar la Regla se aplicar de forma inmediata a todos los objetos a los que
afecte de todos los procesos de la entidad.
Es importante mencionar que muy pocos fabricantes de herramientas BPM incorporan un Motor de Reglas de Negocio
independiente a los procesos. Estos fabricantes nombran Reglas de Negocio a lo que ellos ofrecen, que en realidad son
Reglas de Proceso. Este tema ha sido desarrollado en el punto 2.6. de este documento.
4.5. Editor de Formularios Dinmicos

El Editor de los Formularios Dinmicos es uno de los elementos principales en la configuracin de Tareas Personales. Es de
gran importancia que el Editor ofrezca al diseador del formulario un amplio repertorio de opciones y funcionalidades
capaces de crear formularios de extrema complejidad.
A da de hoy el Editor de Formularios de AuraPortal es uno de los ms completos y flexibles del mercado. Ofrece mecnicas
que son nicas y muy diferenciadoras. Para ms informacin ver punto 3.1. Editor de Formularios Dinmicos.
4.6. Familias Propias (Fichas Personalizables)

AuraPortal es el nico BPM que cuenta ya con los elementos de gestin bsicos (llamados Familias de Sistema) que
conforman la columna vertebral de la empresa: Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), tems (Productos,
Servicios, Existencias e Inmovilizado), Proyectos y reas de la entidad. Son fichas de informacin estructurada accesibles por
los procesos y que pueden ser consultadas y modificadas (con los apropiados permisos) en cualquier momento.
Pero adems, permite la creacin gil (y sin programacin) de otras familias llamadas Familias Propias (Fichas
Personalizables), que son diseadas por la propia entidad segn sus necesidades. En la prctica, estas familias
complementarn algunas aplicaciones que ya est utilizando la entidad y sustituirn aquellas que queden obsoletas.
El conjunto de estas Familias (de Sistema y Propias) constituyen una estructura imbricada que enlaza y conecta cada uno de
estos elementos entre s y con el resto de elementos de la Plataforma (procesos, documentos, etc.), ofreciendo por tanto
unas posibilidades de management hasta ahora desconocidas:
Por una parte, la informacin que soportan estos elementos de gestin (junto con la que proviene de la
integracin de las aplicaciones informticas que utiliza la entidad: ERP, sistemas Legacy, etc.) nutre a los Procesos
de la informacin necesaria para ptimo desarrollo.
Y al mismo tiempo, la ejecucin diaria de los Procesos va volcando de forma automtica y en tiempo real toda su
informacin sobre estas Familias y/o en las aplicaciones integradas, proporcionando un sistema de informacin,
gestin y anlisis de todos los elementos que se quieran controlar en la empresa, y sin trabajo adicional alguno.
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Esquema grfico de cmo los procesos interactan con la Familias y con sistemas externos a AuraPortal
Las Familias Propias permiten soportar todo tipo de Gestiones Adicionales que la empresa necesite, y son diseadas por la
propia entidad segn sus necesidades. Su diseo y creacin se realiza de forma muy simple y sin necesidad de
programacin y ofrecen una gran potencia de gestin ya que estn totalmente interconectadas entre s y con el resto de
Familias y resto de elementos (Procesos, Documentos, etc.).
Bsicamente, los elementos de informacin que puede contener una Familia Propia son estos:
Informacin Estructurada. Con todos los campos de gestin e informacin que han sido creados para esa Familia.
Informacin No Estructurada. Documentos y/o Bibliotecas enteras, ya sea Integrados (cuando el repositorio de
los Documentos es la propia ficha) y/o Asociados (cuando el repositorio est en otro elemento o biblioteca, pero se
puede acceder directamente desde la ficha).
Informacin Relacionada. Mediante enlaces con el resto de familias: empleados, cuentas, etc. o bien otras Familias
Propias, a travs de redes de relaciones entre todas las Familias a nivel 1:1, 1:N y N:N (del tipo Cliente - Facturas -
Albaranes - Artculos vendidos o cualquier otra que desee).
Informacin sobre Actividades. A travs de enlaces con los Procesos y con las Tareas de Workflow Libre.
Informacin de Control y Anlisis. Control de Costes y Rentabilidad y acceso directo a Tiempos, Reportes,
Estadsticas, Anlisis, etc.
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Cuando se ejecuta un Proceso (o se gestiona un Caso, que puede estar compuesto de varios procesos) toda la informacin
que se va generando en el/los procesos puede ser volcada en tiempo real en las Familias y queda automticamente
organizada segn la estructuracin que se haya determinado. De esta forma contendr toda la informacin que se desee.
La ventana de gestin de cada Familia contar con toda la informacin, anlisis y estadstica de todos los elementos
o grupos de estos.
Desde la Ficha de cada elemento de la Familia podr conocerse toda su informacin, anlisis y estadstica de ese
determinado elemento.
Es interesante mencionar que las Familias Propias, al ser de libre creacin, pueden sustituir a las tradicionales hojas de
clculo y bases de datos de tipo Access. Por tanto en una sola herramienta se puede compartir y trabajar con este tipo de
informacin.
4.7. Gestin de Contenidos y Comercio Online

En el mercado existe una gran variedad de productos que ofrecen soluciones de Gestin de Contenidos y tambin productos
de Comercio Online. La caracterstica diferenciadora en AuraPortal es que tanto La Gestin de Contenidos como el
Comercio Online estn totalmente integrados con los procesos, aportando una completa solucin en la entidad. Estos temas
han sido desarrollados en los puntos 2.4. y 2.5. de este documento.
4.8. 100% Tecnologa Web

Hoy en da la gran mayora de soluciones BPM ofrecen un portal de ejecucin de procesos online, por tanto el usuario solo
ha de acceder a una URL a travs de un navegador de Internet para acceder a sus procesos. En AuraPortal, no solo la
ejecucin de los procesos es con tecnologa 100% Web, sino que la configuracin y administracin del sistema tambin se
realiza con tecnologa 100% Web. Por tanto, cualquier tipo de usuario con los permisos adecuados, ya sea un gerente, un
tcnico, un administrador, etc. acceder al sistema mediante Internet en cualquier lugar y momento. Todo el sistema
AuraPortal es 100% Web, no solo el portal de ejecucin.
4.9. Dynamic Case Management

La Gestin de Casos o Case Management es de vital importancia para cualquier entidad ya que los Casos suponen una parte
importante de la actividad cotidiana de la mayora de las empresas privadas y entidades pblicas.
La resolucin de casos complejos no es un asunto trivial y requiere que la Suite BPM que los maneje contenga muchas
funcionalidades y capacidades que aun no se encuentran en los BPM tradicionales. Pero s en AuraPortal.
La Gestin Dinmica de Casos DCM probablemente se convertir en los prximos aos en el gran reto de las Suites BPM y
AuraPortal cuenta con el Producto y la Metodologa necesarios para acometer con xito proyectos de DCM, aportando la
flexibilidad que las empresas necesitan.
Este tema ha sido desarrollado en el punto 3.6. de este documento.
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5. ARQUITECTURA TECNOLGICA
Tal y como se ha mencionado anteriormente AuraPortal es una solucin informtica desarrollada 100% con tecnologa web
y los estndares ms reconocidos.
La Arquitectura Tecnolgica en la que descansa AuraPortal permite una gil escalabilidad tanto de Hardware como de
Software para adaptarse a las necesidades actuales y futuras de la empresa.
5.1. Acceso a AuraPortal

Para que los usuarios (Internos, Externos e Invitados) accedan a AuraPortal es necesario un ordenador servidor dedicado en
donde estar instalado AuraPortal y soportes tecnolgicos (ordenador, iPad, iPhone, etc.) con acceso a un navegador de
Internet desde donde se acceder.
En general suele ser recomendado separar AuraPortal en dos servidores, uno para AuraPortal propiamente dicho y otro
para la Base de Datos.
Los requerimientos de estos servidores varan dependiendo de muchos factores, principalmente del nmero de usuarios
concurrentes, la carga de trabajo que stos desempeen y del propio diseo de los Procesos BPM.
Estructura de acceso de los usuarios a AuraPortal
rea de publicacin
6. REAS DE APLICACIN
En este punto queremos mostrar dnde puede aplicarse AuraPortal y cul es el perfil de empresa idneo para su
implementacin y uso.
6.1. Sectores
AuraPortal es una solucin flexible que permite automatizar procesos de cualquier entidad y organizacin
independientemente del Sector. Esto queda demostrado por la gran diversidad de Clientes que ya estn utilizando el
producto en multitud de sectores econmicos. Desde grandes corporaciones a pequeas empresas y desde organizaciones y
asociaciones privadas a agencias gubernamentales, partidos polticos, sindicatos, etc. todos ellos se benefician de la
amplsima cobertura que la gestin por procesos, y en particular AuraPortal proporcionan, ofreciendo soluciones para todas
las necesidades.
rea de publicacin
6.2. reas de Negocio

Con AuraPortal, se puede automatizar de manera sencilla cualquier proceso. A modo de ejemplo se enumeran algunas de
las reas de negocio estratgicas en la mayora de entidades y que pueden ser organizadas, gestionadas y controladas
mediante AuraPortal.
o CRM (Customer Relationship Management). Campaas de Marketing, Seguimiento de Oportunidades, Ofertas y

Pedidos, Call Center, Servicio Post-Venta, Etc.
o SRM (Supply Relationship Management). Captacin y Homologacin de Proveedores, Comunicacin con

Proveedores y Suministradores, Organizacin de Compras y Suministros, eProcurement. Tercerizacin, Etc.
o SCM (Supply Chain Management). Planificacin, Aprovisionamiento, Produccin, Logstica, Devoluciones. Etc.
o Gestin Financiera. Gestin de Costes, Gestin Presupuestaria, Gestin de Consolidacin, Anlisis de Riesgos, Etc.
o Produccin. Planificacin, Gestin de rdenes, Gestin de Devoluciones, Gestin de Aprovisionamiento, Etc.
o Proyectos y Costes (Internos y Externos). Planificacin. Ejecucin. Seguimiento. Medicin de los Resultados, Etc.
o RR.HH. Administracin del Personal, Evaluacin y Control, Gestin de Ausencias y Presencias extras, Seleccin y
Contratacin de Personal, Salud Laboral, Flujos de Informacin, Formacin y Desarrollo, Etc.
o Normativas (Internas y externas). Calidad ISO, Medioambiente, Seguridad Laboral, Seguridad de la Informacin,
Proteccin de Datos, Higiene, EFQM, CMMI, Sarbanes-Oxley, Basilea II/III, Solvencia II, Etc.
o Otros.
6.3. Aplicaciones Especficas

Adems de las aplicaciones mostradas anteriormente, el surgimiento de nuevas tecnologas permite potenciar las
posibilidades de AuraPortal a la hora de automatizar procesos que conllevan una complejidad de diversa ndole.
Internet de las Cosas
El nuevo concepto de Internet de las Cosas conjuntamente con

AuraPortal permite, gracias a los Servicios Web, iniciar procesos en
base a la activacin de sensores u otros sistemas.
La combinacin entre AuraPortal (procesos, datos) y Las Cosas

(mquinas, sensores) convierte la informacin en acciones para
crear nuevas capacidades, experiencias ms ricas y oportunidades
econmicas sin precedentes para empresas, individuos y pases.
A da de hoy existe una tecnologa de redes de sensores

inalmbricos que conjuntamente con tecnologa de Sistemas de
Informacin Geogrfica (GIS) y AuraPortal, permiten gracias a los Servicios Web, iniciar procesos en AuraPortal BPM
(Business Process Management) en base a la activacin de sensores (Motas).
rea de publicacin
NFC (Near Field Connection)
NFC, Near Field Connection es una tecnologa inalmbrica de corto alcance que permite una interconexin entre
dispositivos electrnicos de una manera intuitiva, sencilla y simple.
Grfica de conexin entre AuraPortal y NFC
La tecnologa NFC permite el intercambio de datos entre dispositivos. No est dirigida a la transmisin masiva de
datos, ni al estilo de tecnologas WLAN (Wi-Fi) o Bluetooth, sino a la comunicacin entre dispositivos con capacidad de
proceso como Telfonos Mviles, PDAs, o PCs por lo que es una tecnologa complementaria a stas y no sustitutiva.
Posibles Aplicaciones:
Control de Mantenimientos Predictivos, Correctivos
Gestin y Seguimiento de Contratos
Controlar Accesos, Presencias Personas
Control de tiempos en las ejecucin de las Actividades
Control de Rutas de Inspeccin
Redes de Sensores Inalmbricos (MOTAS) con tecnologa GIS (Geographic Information System)
A da de hoy existe una tecnologa de Redes de Sensores Inalmbricos que conjuntamente con tecnologa de Sistemas
de Informacin Geogrfica y AuraPortal permiten, gracias a los Servicios Web, iniciar procesos en AuraPortal en base
a la activacin de sensores (Motas). De tal modo que permiten desplegar una serie de soluciones como por ejemplo:
1. ISO 50001. La Eficiencia Energtica
Implantar la Norma ISO 50001 permite certificar la optimizacin del uso de la energa en cualquier organizacin.
Mediante procesos, clculos matemticos, sensores, control de vlvulas, luces, rels, servomotores, etc. AuraPortal
ayuda a cualquier tipo de organizacin (SECTOR INDUSTRIAL, SANITARIO, ADMINISTRACIN PBLICA, BANCA,
RETAIL, etc.) a obtener los siguientes resultados:
rea de publicacin
Ahorro de energa en el corto, medio y largo plazo
Toma de conciencia y control de la cantidad de energa utilizada
Reconocimiento de imagen de marca
2. Agua. El componente esencial para la vida
No hay duda alguna de que el agua es uno de los elementos ms esenciales en el entorno vital y tambin
econmico desde siempre. El agua, adems de saciar nuestra sed, es utilizada un 20% a nivel global para proveer a
la industria y un 70% es aprovechada en la agricultura y ganadera. Es responsabilidad de todos realizar una
correcta gestin de este preciado bien a cualquier nivel. Mediante procesos de AuraPortal, se pueden controlar los
niveles de agua utilizados, prefijando cantidades mnimas y mximas, y alertando de su consumo.
3. Polucin. Control de las emisiones de gases nocivos
La polucin y contaminacin son un mal que inciden directamente en la salud de los seres vivos. La liberacin de
sustancias qumicas y partculas a la atmsfera alteran su composicin y perjudica la vida en general. Las ciudades y
fbricas son las fuentes de polucin ms destacadas (aunque no las nicas) y por tanto es necesario el control de la
emisin de gases de las mismas. AuraPortal puede aplicarse para el control de:
Contaminacin en ciudades (CO, CO2, NO2, O3)
Emisiones del ganado en granjas y criaderos (CH4, H2S, NH3)
Procesos qumicos e industriales (C4H10, H2, VOC)
Incendios (CO, CO2)
4. Agricultura. La eficiencia agrcola
Gracias a la automatizacin de procesos con AuraPortal, ahora es posible gestionar el cuidado de cultivos y
conocer las condiciones precisas de crecimiento de las plantas desde casa. Mediante la medicin de la humedad,
temperatura y luminosidad, se pueden detectar riesgo de heladas, posibles enfermedades de las plantas o la
necesidad de riego segn el nivel de humedad de la tierra. Esto permite una monitorizacin y control de los cultivos
de alto rendimiento (trigo, maz, etc.) o delicados (viedos, frutos tropicales, etc.), tanto al aire libre como en
invernaderos. Y por tanto, se obtienen cosechas de alta calidad.
Procesos que controlan la presin, inclinacin, temperatura, nivel de lquidos, luminosidad, estiramiento, etc.
5. Ganadera. Cuidado en el crecimiento de los animales
Para mantener la salud y el bienestar de los animales, y para ofrecer un buen ambiente de trabajo al personal, se
requiere una buena calidad del aire. La calidad del mismo se determina por su contenido en gases, polvo y
microorganismos (bacterias, endotoxinas y virus). Es de vital importancia controlar el aire que los animales respiran,
de modo que se garantice un sano crecimiento. Por medio de procesos de AuraPortal es posible optimizar las
condiciones de crianza de los animales.
Control de la temperatura de la cras
Norma CIGR. Medicin de niveles de los gases (metano, amonaco, etc.)
Control del nivel de estrs de los animales
rea de publicacin
7. BENEFICIOS
7.1. Beneficios
La implantacin de AuraPortal en una organizacin conllevar una serie de mejoras en la gestin, entre otras, que se indican
a continuacin.
rea de publicacin
7.2. Estudio de Clientes

Se ha incorporado a este documento los resultados obtenidos de un estudio realizado por el Departamento de Consultora
de AURA durante el ao 2011, enfocado a empresas que utilizan el BPM AuraPortal.
El estudio se ha centrado en cmo AuraPortal ha mejorado ciertas reas empresariales basadas en la gestin automtica de
los procesos. Las reas estudiadas han sido: Costes, Ingresos, Tiempos, Errores, Anlisis y Decisiones, y Eficiencia.
El estudio ha recogido datos relativos a las reas mencionadas antes y despus de la puesta en marcha de AuraPortal en
ms de 200 Clientes. Y sobre todo cul ha sido su evolucin durante los 2 aos siguientes a la puesta en produccin del
producto.
Los Clientes que han intervenido en el estudio pertenecen a los siguientes Sectores: Administracin Pblica, Industria,
Energa, Instituciones Financieras, Seguros, Sanidad, Educacin, Servicios y Telecomunicaciones.
Grficas sobre Costes, Ingresos, Tiempos, Capacidad, Errores y Eficiencia
Es indiscutible que la implantacin de AuraPortal para la automatizacin de los procesos de la empresa y la organizacin es
siempre beneficiosa.
El ahorro de costes es uno de los motivos ms importantes a la hora de implantar AuraPortal. Los procesos tambin ayudan
en el incremento de los ingresos, permitiendo ofrecer un mejor servicio a los Clientes, aumentando la fidelizacin de los
mismos, automatizando la gestin de campaas de marketing y el seguimiento de potenciales Clientes, etc.
El ahorro de costes y el incremento de los ingresos estn estrechamente relacionados con la disminucin del tiempo
empleado en la gestin de los procesos. Con AuraPortal se pueden automatizar tareas para que sea el sistema quien las
ejecute y no la persona.
rea de publicacin
Gracias a la automatizacin de los procesos, los errores que se cometan en la gestin manual de los mismos casi han
desaparecido. Esto ha propiciado que la informacin sea coherente, fiable y segura. Si a la fiabilidad de los datos le sumamos
que AuraPortal permite una extraccin y anlisis de los mismos a diferentes niveles y mediante su BAM (Business Activity
Monitoring), BI (Business Intelligence), Balanced Scorecard, KPIs (Key Performance Indicator), etc. el resultado es un aumento
de la capacidad analtica y en consecuencia de la toma de decisiones.
La Eficiencia, que es el logro de un objetivo al menor costo unitario posible, ha sido uno de los indicadores que nace del
ahorro de costes y tiempos debidos al BPM. El uso ptimo de los recursos disponibles, gracias al BPM, permite lograr los
objetivos deseados.
7.3. Casos de xito

De los 400 Clientes que utilizan la solucin AuraPortal para la automatizacin de sus procesos, podemos destacar algunos
Casos de xito que han sido elaborados con un mayor nivel de detalle en cuanto a Problemtica detectada, Solucin
aportada y Beneficios obtenidos.
Para ver todos los casos de xito, dirjase a este link.
Arbora & Ausonia ARCE Legalizaciones ArcelorMittal ARRAM Consultores

Caso de xito Caso de xito Caso de xito Caso de xito
ATSAU Grup Balfeg BDO Argentina Blanquerna Universitat

Caso de xito Caso de xito Caso de xito Ramn Llull
Caso de xito
rea de publicacin
CAF Power & Automation Construtec COPRUSA Farmacia del paseo

Ministerio del Interior de Frutas Bean GISPASA INCAE Business School

Colombia Caso de xito Caso de xito Caso de xito
Caso de xito
KPN Instituto Tecnolgico la Farmacia Luis Corb New Millennia

Caso de xito Maraosa Caso de xito Caso de xito
Caso de xito
rea de publicacin
PEMEX Refinera del pacfico RSA seguros Chile Fundacin Sneca

Fundacin Ferrocarriles TENCO Shopping Escuela Colombiana de TOYOTA

Espaoles Centers Ingeniera Julio Garavito (ECI) Caso de xito
Caso de xito Caso de xito Caso de xito
Universidad de Deusto WM Impresores Tecniseguros

Chevyplan Caso de xito
Caso de xito Caso de xito
Caso de xito
rea de publicacin
GMX Seguros Departamento de

Caso de xito infectologa del INCMNSZ
Caso de xito

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Documento descriptivo

El aspecto diferenciador de AuraPortal, y que se desarrolla en el documento, es la no necesidad de

o Un motor de orquestacin de procesos

1.1. Qu es AuraPortal ....................................................................................................................... 6

1.2. La Opinin de los Expertos ......................................................................................................... 10

1.3. La Opinin de los Clientes .......................................................................................................... 12

2.1. Procesos (BPM) ......................................................................................................................... 14

2.1.1. Modelizacin .......................................................................................................................................................................................... 15

2.1.2. Simulacin ............................................................................................................................................................................................... 17

2.1.3. Ejecucin .................................................................................................................................................................................................. 18

2.1.4. Monitorizacin ...................................................................................................................................................................................... 19

2.1.5. Optimizacin ........................................................................................................................................................................................... 20

2.1.6. Funciones y Roles en la Organizacin ...........................................................................................................................................21

2.2. Intranet / Extranet .................................................................................................................... 23

2.3. Gestin Documental .................................................................................................................. 25

2.4. Reglas de Negocio ..................................................................................................................... 28

2.5. Gestin de Contenidos ............................................................................................................... 30

2.6. Comercio Online ........................................................................................................................ 31

2.7. Multiidioma ............................................................................................................................... 32

2.9. Copia ntegra de Pruebas........................................................................................................... 33

2.10. Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Produccin) ................................................. 33

3. FUNCIONALIDADES ESENCIALES .............................................................................................................. 35

3.1. Editor de Formularios Dinmicos ................................................................................................ 35

3.2. Tareas de Sistema ..................................................................................................................... 37

3.3. Integracin ............................................................................................................................... 39

3.4. Estructura de Datos - MDM (Master Data Management) ............................................................... 42

3.5. Analtica .................................................................................................................................... 44

3.6. Dynamic Case Management ....................................................................................................... 47

3.7. Grupos de Campo y Tratamientos Distribuidos ............................................................................ 48

3.8. Movilidad .................................................................................................................................. 49

3.9. Sobre AuraPortal Cloud .............................................................................................................. 50

3.10. Colaboracin y Redes Sociales .................................................................................................. 53

4. CARACTERSTICAS DIFERENCIADORAS ................................................................................................... 55

4.1. Orientado a los Usuarios de Negocio........................................................................................... 55

4.2. Sin Programacin ...................................................................................................................... 55

4.3. Tareas de Sistema ..................................................................................................................... 55

4.4. Reglas de Negocio y Reglas de Proceso ...................................................................................... 55

4.5. Editor de Formularios Dinmicos ................................................................................................ 56

4.6. Familias Propias (Fichas Personalizables) .................................................................................... 56

4.7. Gestin de Contenidos y Comercio Online ................................................................................... 58

4.8. 100% Tecnologa Web ............................................................................................................... 58

4.9. Dynamic Case Management ....................................................................................................... 58

5. ARQUITECTURA TECNOLGICA ................................................................................................................ 59

5.1. Acceso a AuraPortal ................................................................................................................... 59

6. REAS DE APLICACIN .............................................................................................................................. 60

6.1. Sectores ................................................................................................................................... 60

6.2. reas de Negocio ...................................................................................................................... 61

6.3. Aplicaciones Especficas ............................................................................................................. 61

7.1. Beneficios ................................................................................................................................. 64

7.2. Estudio de Clientes .................................................................................................................... 65

7.3. Casos de xito .......................................................................................................................... 66

(*) Nota BPM (Business Process Management)

Las oficinas operativas de AURA estn ubicadas en:

SEDE PRINCIPAL EN ESPAA DELEGACIN EJECUTIVA EN EE.UU.

Todas las oficinas a nivel internacional:

DELEGACIN EJECUTIVA: Florida (USA)

La estructura de productos de AuraPortal queda representada en la siguiente imagen:

o El octavo es Diseador de Formularios, A da de hoy el Editor de Formularios de AuraPortal es uno de los ms

o El noveno es Simulacin. La Simulacin Estadstica de AuraPortal se basa en la introduccin de datos de

o Reglas de Negocio. Todas las normativas, regulaciones e informacin relacionada.

o Gestin de cometidos. Publicacin de cualquier contenido digital: noticias, vdeos, etc.

o Comercio Online. Compra Online de bienes y servicios incluyendo pasarelas de pago.

Bsicamente, la forma de trabajar con AuraPortal en el da a da es la siguiente:

1.2. La Opinin de los Expertos