Nmina

Rosanna Del Valle Silva Fernandez - silvarosanna@hotmail.com

1. Concepto
2. Diseo
3. Tipos
4. Partes
5. Normas de Control Interno

Concepto:
Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar
por los servicios que stos le prestan al patrono.
Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o
salarios a los trabajadores, as como proporcionar informacin contable y estadstica, tanto para la
empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales.
La nmina se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato de trabajo, en
relacin al servicio que deba prestarse y a la remuneracin, los cuales se regirn por las siguientes
normas:
a) El trabajador estar obligado a desempear los servicios que sean compatibles con sus
fuerzas, aptitudes, estado o condicin, y que sean del mismo gnero de los que formen el
objeto de la actividad a que se dedique el patrono; y
b) La remuneracin deber ser adecuada a la naturaleza y magnitud de los servicios y no
podr ser inferior al salario mnimo ni a la que se le pague por trabajos de igual
naturaleza en la regin y en la propia empresa.
Estos detalles ayudan a determinar fcilmente la prestacin del servicio y remuneracin en
aquellos contratos de trabajo donde no hubiese estipulacin expresa, situacin que se presenta
frecuentemente.

Diseo de Nminas
De acuerdo a la magnitud de la empresa, se debe disear el modelo de la nmina apropiada,
el cual cambiar sustancialmente de una compaa a otra, sujeto a las variaciones de asignaciones,
deducciones, acumulativos, determinados por la necesidad de la empresa.

Tipos de Nminas
1) Segn su Presentacin:
a) Nmina Manual: Se elabora por clculos enteramente manuales, usadas en empresas
pequeas o de mediana capacidad. Existen en el mercado, formularios diseados, por
ejemplo: LEC y el sistema Mc-Be.
b) Nmina Computarizada: Se elabora a travs de un computador, el cual permite, generalmente
por medio de codificaciones, calcular automticamente, tanto los aportes como los
descuentos efectuados en el perodo a pagar. Para operar este tipo de nmina se debe crear
el siguiente tipo de informacin:
- Formularios de entrada y codificacin.
- Reportes del sistema.
- Operacin del sistema.
- Archivos del sistema.
- Programas del sistema.
- Diseos de perforacin o tabulacin.
2) Segn la Forma de Pago:
a) Semanal: Para obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago est establecido en
ese tiempo.
b) Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago est establecido en ese tiempo.
3) Segn el Tipo de Personal:
a) Nmina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (nmina confidencial).
b) Nmina de Empleados: Para el resto del personal empleado.
 c) Nmina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para efectos de
costo, en personal de produccin y personal de mantenimiento.

Partes de la Nmina

Asignaciones Deducciones
- Sueldo o salario. - Seguro social.
- Bono por asistencia. - Seguro de paro forzoso.
- Horas extraordinarias. - Impuesto sobre la renta.
- Suplencias. - Sindicato.
- Vacaciones. - Caja de ahorro.
- Comisiones. - Seguro de hospitalizacin.
- Retroactivo. - Poltica habitacional.
- Da de descanso. - INAVI.
- Bono nocturno. - INCE.
- Sobretiempo en feriados. - Comedor.
- Permiso remunerado. - Prstamo compaa.
- Prima por matrimonio - Crdito comercial.
- Prima por hijos. - Otros.

Cmo elaborar la Nmina?

El proceso de elaboracin de la nmina comienza cada vez que se inicia un perodo de pago.
Estos perodos estn claramente definidos por la Ley Orgnica del Trabajo en el Artculo 150 donde
se expresa:
El trabajador y el patrono fijarn el lapso para el pago del salario que no podr ser
mayor de una quincena, pero podr ser hasta de un mes cuando el trabajador
reciba del patrono alimentacin y vivienda.
A los obreros, su salario se les paga semanal, mientras que tratndose de empleados, el
pago se realiza quincenalmente.
El diseo del formato en el cual se elabora la nmina vara de acuerdo con la magnitud y
otras caractersticas de la empresa, como si su elaboracin se realiza de forma manual o
computarizada. En cuanto al fondo, no existe ninguna diferencia entre una tcnica y otra.

Normas del Control Interno para la Nmina

Las normas de control interno que se citarn a continuacin, representan la garanta para la
empresa, que los recursos monetarios destinados a la administracin de personal, estn siendo
adecuadamente distribuidos.
1. Deben ser aprobadas por personas autorizadas:
- La contratacin de personal.
- El salario a pagar
- Las deducciones que se realizarn en nmina.
- Horas extraordinarias y otros pagos especiales.
2. El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que:
- Preparen la nmina.
- Aprueban nmina.
- Pagan la nmina.
3. Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de
trabajo.
4. En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la produccin del
trabajador pueda ser determinada.
5. Debe existir separacin de funciones:
- Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nmina y paga la nmina.
- Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nmina.
6. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de
nmina.
7. El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo.
8. Los clculos hechos en la nmina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores.
9. El pago de la nmina debe ser aprobado por un funcionario responsable.
10. Cuando la nmina sea pagada con cheque:
- Debe existir una cuenta bancaria que se utilice slo con ese objetivo.
- La cuenta bancaria de nmina debe ser conciliada mensualmente por una persona
diferente de la que prepara la nmina y de la que paga.
- La persona que realiza la conciliacin, debe recibir directamente el estado de cuenta
bancario.
11. Cuando la nmina se paga en efectivo:
- Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.
- Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o
extraos.
12. Cada trabajador, al recibir su remuneracin debe firmar un recibo en el que aparezcan detallados
los diferentes conceptos que han intervenido en el clculo.
13. El pago de la nmina debe ser peridicamente supervisado por un funcionario independiente del
departamento de nmina.
14. Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que elabora
la nmina o hecho los pagos, y debe enviar una relacin de los mismos al departamento de
contabilidad.
15. Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco despus de un tiempo
prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.
16. El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un funcionario diferente al
que prepara la nmina.
17. Los funcionarios que pagan la nmina deben ser rotados peridicamente.
18. La distribucin contable de la nmina debe ser revisada por una persona que no pertenezca al
departamento de nmina.

Resea Biogrfica de la autora:

Rosanna Del Valle Silva Fernandez
silvarosanna@hotmail.com
Venezolana, nacida en San Felipe Estado Yaracuy. Especialista en Gerencia Educacional (UPEL
IMPM), Practitioner en Programacin Neurolingustica (Instituto Espaol de Programacin
Neurolingustica), con Diplomados en Tecnologa de la Informacin y Comunicacin (ANUV
UNITEC), Capacitacin Docente (UNEFA - UNA), Licenciada en Administracin de Empresas
Mencin: Gerencia (UFT) y Tcnico Superior Universitario en Administracin Mencin: Gerencia de
Empresas (IUTY). Desde el ao 2005, labora en la UNEFA Ncleo Yaracuy como Profesor Instructor a
Dedicacin Exclusiva.
Es investigadora de las lneas: Gerencia Educacional Tecnologa de la informacin y Comunicacin,
adscritas al Ncleo de Investigacin Educativa Orangel Loyo Colmenarez de la UPEL IMPM,
Ncleo Yaracuy. Tutora de Trabajos de Grado. Ponente y asistente permanente a eventos nacionales
e internacionales en el rea educativa y gerencial. Facilitadora de cursos de extensin universitaria en
el rea de evaluacin, planificacin educativa y estrategias de aprendizaje; as como tambin en el
mbito gerencial y organizacional (cooperativismo, liderazgo, formulacin de proyectos, entre otros).
Ha laborado en empresas privadas venezolanas (INVILARA, Cervecera Nacional Brama, Smurfit
Cartn de Venezuela, Cermicas Caribe, Seguros Orinoco) y como docente en Instituciones de
Educacin Superior (IUTY IUPMA). Es integrante de la Red Docente Kipus para Amrica Latina y el
Caribe (UNESCO), la Red Nacional Docente de Informtica y Telemtica (RENADIT) y forma parte
del Voluntariado Social del Instituto Nacional de la Juventud (INJ - Yaracuy).
CIUDAD: SAN FELIPE YARACUY VENEZUELA
FECHA: OCTUBRE 2006
Fuente: www.monografias.com