Curso-Taller

Gestion por Procesos

Oficina Central de Desarrollo Organizacional (OCDO)
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA
Basado en los Lineamientos y Metodologa de Gestin por Procesos en las
Entidades de la Administracin Pblica
Expositora:

Mara del Pilar Arrese

2015 Enhance, derechos reservados. Est prohibida la reproduccin total o parcial del presente documento, o su uso comercial sin permiso del autor y de Enhance.
 Objetivos

Al finalizar el Curso/Taller los participantes estarn en la

capacidad de:

1. Identificar y mapear los procesos de sus respectivas reas o

unidades a cargo.

2. Describir y caracterizar los procesos identificados.

3. Manejar criterios para documentar los procesos.

4. Definir metas e indicadores para los procesos.

5. Implementar la mejora en base a la gestin por procesos.

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 Contenido

SESIN 1: INTRODUCCIN A LA GESTIN POR PROCESOS

PRINCIPIOS DE LA GESTIN POR PROCESOS EN
ENTIDADES PBLICAS

Gestin por procesos orientado a resultados

Los Sistemas de Gestin

Diferencias entre el enfoque funcional y gestin por procesos

Criterios para identificar los bienes y servicios que brinda la entidad

Tipos de proceso

Indicadores y sus caractersticas

Metas

Creacin de valor en cada proceso

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 Contenido

SESIN 2: - ROLES Y RESPONSABILIDADES

- CONDICIONES PREVIAS PARA LA GESTIN POR
PROCESOS

Triple Rol de los procesos

Niveles de Procesos

Condiciones previas para la implementacin de gestin por procesos:
Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Direccin
Objetivos establecidos
Aseguramiento de Recursos
Fortalecimiento del rgano responsable para resultados

Entregable: Mapa de Procesos Nivel 0

Entregable: Mapa de Procesos Nivel 1

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 Contenido

SESIN 3: DIAGNSTICO Y PLAN DE IMPLEMENTACIN

Anlisis de la situacin actual de la Organizacin

Elaboracin de Plan de Trabajo

Capacitacin de los encargados de la implementacin

Sensibilizacin de los colaboradores

Entregable: Plan de Implementacin

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 Contenido

SESIN 4: IDENTIFICACIN Y MAPEO DE PROCESOS

Identificando los procesos

Elaboracin del mapa de procesos actuales (Nivel 0)

Descripcin de los procesos actuales

Entregable: Caracterizacin de Procesos (Ficha de Procesos)

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 Contenido

SESIN 5: MEJORA DE PROCESOS

Medicin, anlisis y evaluacin de los procesos

Mejoramiento de los procesos

Entregable: Plan de Mejora de Procesos

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 Contenido

SESIN 6: DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS

Documentacin de los procesos mejorados

La Gestin por procesos y su institucionalizacin

Procedimiento documentado

Evaluacin Final

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 Sesin 1
Introduccin a la gestin por
procesos

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 VIDEO

Transformemos la Gestin Pblica en el Per

https://www.youtube.com/watch?v=GA7LL2F4s9c

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 Por qu por procesos?

Diferencias entre la Administracin Publica y empresa

privada.
Por la expectativa del ciudadano de recibir un buen servicio:
Que sea claro
Que satisfaga sus requerimientos
Que tenga plazos claros y que se cumplan sus
procedimientos.

La actual normativa de la Administracin Publica debe

asegurar la mejora continua de los servicios,
procedimientos, servicios y prestaciones pblicas.

Y para ello, debemos gestionar por procesos.

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 Por qu por procesos?

Del enfoque funcional al enfoque de la gestin por

procesos orientada a resultados

Fuente: Documento Orientador Metodologa para la Implementacin de la Gestin por Procesos en las Entidades de la Administracin Pblica
SGP/PCM - Grfico N01 Del Enfoque Funcional al Enfoque de Procesos orientada a Resultados.

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 Etapas de la Metodologa de Gestin por
Procesos orientado a Resultados

Fuente: Documento Orientador Metodologa para la Implementacin de la Gestin por Procesos en las Entidades de la Administracin Pblica SGP/PCM
Grfico N09 Etapas de la Metodologa de Gestin por Procesos orientado a Resultados

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 Diferencias de Gestiones

Gestin por Procesos orientada a

Enfoque Funcional (Vertical) Resultados (Horizontal)

nfasis en el bien y servicio nfasis en el Ciudadano o

(producto) destinatario delos bienes y
servicios
Quin cometi el error? Por qu ocurri el error?
Controlar a los servidores Desarrollar competencias de los
servidores
Slo busca hacer el trabajo Busca hacer un trabajo eficaz
Demora en adaptarse a los Se adapta rpidamente a los
cambios cambios del entorno

Departamentalismo Trabajo en Equipo

(Compartimentos estancos)
Lenta coordinacin Rpida coordinacin
Fuente: Optimiso - Centro de Desarrollo Industrial (2013)
Elaboracin: SGP/PCM - 2014

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 Los Sistemas de Gestin

BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION:

Se reduce el volumen de documentacin necesaria para gestionar

los sistemas, as como las duplicidades.
Se reduce el nmero de registros necesarios para demostrar la
correcta implantacin de los sistemas.
Se evita duplicidad de algunas actividades en el caso de los
sistemas de gestin integrados.
Se puede traducir en una disminucin de costes, gracias a la
optimizacin de recursos en todas sus fases y a un aumento de la
eficiencia de los procesos, cuyos aspectos (calidad, medio
ambiente, seguridad y salud) dejan de gestionarse
independientemente.

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 Criterios para identificar los bienes
y servicios que brinda la entidad

La identificacin de los bienes y servicios que ofrece la entidad debe

considerar los siguientes aspectos:

Definir el objetivo del bien y servicio, para ello debera preguntarse

por ejemplo por qu hacemos lo que hacemos? y cul debe ser
el resultado esperado en funcin de los fines institucionales?

Identificar las caractersticas, necesidades y expectativas de los

ciudadanos o destinatarios de los bienes y servicios.

Determinar la relacin de los bienes y servicios con los ciudadanos

o destinatarios de estos bienes y servicios.

Cuando la entidad tenga una gama amplia de bienes y servicios o

mltiples destinatarios de estos bienes y servicios, se debera
elaborar una matriz que permita visualizar con claridad la relacin
entre los mismos.

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 Tipos de Proceso

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 Tipos de Proceso

Los procesos estratgicos definen la orientacin hacia donde deben operar los
procesos operativos o misionales, de acuerdo con la cadena de valor de la
entidad, los cuales necesitan a los procesos de apoyo o soporte para cumplir
con sus objetivos.
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 Indicadores y sus caractersticas

Un indicador de gestin es una medida asociada a una

caracterstica del resultado, del bien y servicio, del proceso y del uso
de los recursos; que permite a travs de su medicin en periodos
sucesivos y por comparacin con el estndar establecido, evaluar
peridicamente dicha caracterstica y verificar el cumplimiento de los
objetivos planificados.

La seleccin de un indicador es muy importante, en razn a que uno

mal seleccionado puede hacer que las entidades se desven de sus
objetivos

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 Caractersticas de los Indicadores

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 Meta

Meta
Valor que se desea obtener para un
indicador en un periodo de tiempo
determinado. Su definicin es
importante porque debe significar un
reto para los dueos de los procesos,
pero al mismo tiempo deben ser
realizables.
Es ideal que se tenga una lnea base o
datos histricos para su definicin, sin
embargo tambin se pueden fijar con
base a comparaciones con otras
organizaciones (benchmarking),
estadsticas nacionales o simplemente
estimando su valor. Hay que tener en
cuenta que la medicin suele ser
repetitiva, por lo que en el siguiente
periodo ya tenemos un dato sobre el
cual definirla.
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 El Proceso como actividades que
transforman
Los procesos son definidos como una secuencia de actividades que trasforman
una entrada o insumo (una solicitud de un bien o servicio o ambos) en una salida
(la entrega del bien o servicio o ambos), aadindole un valor en cada etapa de
la cadena (mejores condiciones de calidad/precio, rapidez, facilidad,
comodidad, entre otros).

Fuente: Poltica Nacional de Modernizacin de la Gestin Pblica

Agregar Valor
Cada tarea, actividad, proceso que desarrollamos
debe incrementar el valor del bien y servicio que
estamos elaborando o desarrollando. Por lo tanto,
todos los procesos tienen que necesariamente
agregar valor para ser considerados como tales.
Fuente: Documento Orientador Metodologa para la Implementacin de la Gestin por
Procesos en las Entidades de la Administracin Pblica SGP/PCM Seccin I,7.

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 TALLER 1

Objetivo:
Concientizar sobre la relevancia de una adecuada identificacin de los
requisitos del producto/servicio y su evaluacin de la capacidad para
cumplir con lo solicitado por el cliente.

Indicaciones:
Identificar de los bienes y servicios que ofrece la entidad considerando
los siguientes aspectos:
por qu hacemos lo que hacemos?
cul debe ser el resultado esperado en funcin de los fines
institucionales?
Identificar las caractersticas, necesidades y expectativas de los
ciudadanos o destinatarios de los bienes y servicios.
Determinar la relacin de los bienes y servicios con los ciudadanos
o destinatarios de estos bienes y servicios

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