La contabilidad agropecuaria y su

importancia
La contabilidad agropecuaria es el punto de partida para obtener la
informacin confiable sobre el entorno que involucra al proceso de la
produccin, estableciendo adecuados controles y reuniendo una
adecuada informacin que sirva a ste para la toma de decisiones.
Todo sector agropecuario debe hacer uso de la contabilidad,
cualquiera que sea la importancia de su explotacin, ya que as
obtendra una mayor comprensin del resultado econmico y a la vez
tiene un mejor conocimiento para determinar si debe seguir en su
cultivo actual, diversificarlo, combinarlo o arrendar la tierra.

La contabilidad agropecuaria se aplica tambin a otros fines tales

como obtener informacin necesaria y correcta para cumplir con los
requisitos del pago del impuesto de la renta; ayudar al finquero a
planificar el mejoramiento de la infraestructura de su finca, con lo
que ste tendr mayor conocimiento sobre la gestin empresarial y la
rentabilidad del negocio, de acuerdo a los beneficios obtenidos en la
explotacin. Asimismo, obtiene la informacin necesaria para hacer
comparaciones entre periodos y determinar si ha habido errores que
en el futuro pueden ser corregidos de acuerdo a las experiencias
vividas, brindar la informacin necesaria para reunir los requisitos
solicitados por los entes financieros para el trmite de crditos.

Las dificultades de la Contabilidad Agropecuaria.

La aplicacin de los principios de contabilidad a las actividades

agropecuarias plantea una serie de dificultades especificas a este
tipo de actividad econmica:

El crecimiento normal de los animales que se poseen, lo cual

implica cambios de valor, adems debe considerarse el destino
que se le d a los animales. Segn el destino, pueden ser
considerados como factores de produccin o como productos.
Si una ternera se vende para produccin de carne, es un
producto, si se mantiene para convertirse en vaca lechera es un
factor de produccin. Pero tambin puede cambiar de destino
en funcin de su crecimiento. Por ejemplo, despus de una vida
til como vaca lechera, se puede convertir en un producto
como animal de desecho.

Dificultad para identificar los gastos e ingresos familiares de los

gastos e ingresos de la empresa.

La actividad agropecuaria depende de ciertos factores

difcilmente controlados por el hombre, entre ellos los
climticos.
 La valoracin del costo de produccin de los cultivos en tierra o
en proceso dependen de la etapa de desarrollo del cultivo.

El consumo directo de producto y la no remuneracin

monetaria del trabajo diario.

La combinacin de la agricultura y la ganadera que dificulta la

determinacin del costo de las actividades.

Existencia de mano de obra familiar.

Actividad agrcola

La actividad agrcola sigue siendo la ms importante de la economa

nacional, por la contribucin al producto interno bruto, como
generador de divisas y como principal fuente de trabajo.

Objetivo de la contabilidad agrcola

La Administracin en una empresa agropecuaria busca respuestas a

las siguientes problemticas:

Qu producir?

Cmo producir?

Cundo producir?

Para tener un panorama respecto a esas tres interrogantes los

empresarios necesitan de informacin correcta y oportuna, de cmo
se estn moviendo los mercados internos y externos para
proyectarse sobre qu se va a producir y a que costos.

El Administrador obtiene esta informacin atravs del sistema de

contabilidad agropecuaria, la que pone a disposicin del empresario
para que se tomen las decisiones ms acertadas y oportunas.

Debido a que en la agricultura los cambios en el mercado son fre-

cuentes, el productor debe contar con tcnicas de investigacin y
proyecciones que le faciliten hacer con frecuencia, modificaciones en
los procesos de produccin. El conocer cules son los propios costos
de produccin, la proyeccin y diversificacin de nuevos cultivos, le
ayuda a tomar mejores decisiones a la hora de determinar que les es
ms rentable producir.

Factores de la produccin agrcola

La actividad agrcola cuenta con cuatro factores fundamentales para

la produccin
A- Tierra

B- Trabajo

C- Capital

D- Empresario

A- Tierra

Trozo de globo terrqueo que tiene un valor determinado; es el factor

fundamental de la actividad agropecuaria, ya que sobre ella
descansan todos los dems factores de la produccin, animales,
materiales y minerales.

B- Trabajo

Mano de obra (contratada o familiar)

Trabajo del animal

Labor mecanizada

Labor de investigacin y tcnicas

C- Capital

Lo constituyen los recursos econmicos y financieros con que cuenta

el productor para llevar a cabo el proceso de produccin. Ej. Dinero,
propiedades, maquinaria, etc.

D- Empresario agropecuario

Es la persona que pone sus recursos financieros, de infraestructura y

tcnicos para producir la tierra, con una nueva visin de la actividad
agropecuaria, en busca de lograr mejores resultados.

Costos agropecuarios

Toda empresa agropecuaria necesita el recurso financiero para

adquirir los insumos y medios de produccin, tales como semillas,
herbicidas, fertilizantes, insecticidas, animales y el alimento de stos,
maquinaria y equipo, instalaciones y construcciones, mano de obra
contratada, etc.

Los costos de las empresas agropecuarias se pueden agrupar de

acuerdo a su naturaleza en:

A) Relaciones con la tierra

Costo por agotamiento o arrendamiento (cuando no se es dueo); la
carga financiera; el costo de oportunidad, cuando se ha invertido
capital propio

B) Por remuneraciones al trabajo

Jornales de obreros permanentes o temporales, valor de la mano de

obra brindada por stos y su familia.

C) Medios de produccin duraderos

Maquinaria y equipo de trabajo

Instalaciones y construcciones

D) Medios de produccin consumidos

Semillas, herbicidas, fertilizantes, insecticidas y fungicidas.

E) Servicios contratados externamente

Molida y mezcla de granos

Transporte de granos y animales

Servicios mecanizados

D) Gastos de operacin

Electricidad y comunicaciones (telfono, radio, localizador).

Combustible y lubricantes

Materiales (reacondicionamiento de caminos)

Es de suma importancia distinguir o hacer una separacin de lo que

son gastos y costos. Los costos son los recursos utilizados
directamente en el proceso de produccin, mientras que los gastos
son desembolsos que pueden aplicarse a uno o ms perodos de
produccin y an pueden darse, no habiendo produccin.

Por ejemplo un costo puede ilustrarse en el siguiente caso:

Un finquero que invierte en la compra de maquinaria y equipo de

trabajo e instalaciones, est invirtiendo a largo plazo y por lo tanto,
se involucra a varios perodos de operacin. Hay salida de dinero al
adquirir esos bienes en el perodo de compra, y en los dems
perodos que se utilizan, no hay ms desembolsos, sin embargo en
cada perodo de operacin debe asignarse una parte del valor del
bien con base en la vida til de ste, para determinar de una forma
razonable, cuales han sido las ganancias o prdidas en el proceso de
produccin.

En la mayora de los casos y especficamente en la explotacin

agrcola de pequeos agricultores no se tiene establecido el pago de
salarios a los miembros de sus familias, que colaboran en el trabajo
de las fincas, ni tampoco cobran su salario. Si la finca no contara con
esa mano de obra, tendra que pagar jornales o peones para llevar a
cabo dichas labores, por lo tanto el finquero ante esta realidad y, para
tener un costo real de la produccin, debera considerar esos salarios
no remunerados, de lo contraro, el resultado del costo de la
explotacin sera engaoso.

Clasificacin de los costos

Para tener un conocimiento razonable de la rentabilidad de una

empresa, es indispensable identificar y conocer el comportamiento
de cada uno de los costos involucrados en sus actividades.

Los costos, de acuerdo a su naturaleza contable los podemos

clasificar como:

Costos fijos y variables

Costos directos e indirectos

Costos totales y unitarios

Costos fijos y variables

Costos fijos:

Son aquellos que no varan en relacin con el volumen de la

produccin.

Ejemplo: Depreciacin

Costos variables:

Son aquellos que estn directamente relacionados con los volmenes

de produccin, significa que aumentan en la medida en que aumenta
la produccin.

Ejemplo: Combustibles, Fertilizantes y Mano de Obra

Costos directos e indirectos

Costos directos:
Es cuando el costo est directamente relacionado con la produccin
de un producto determinado, por ejemplo el valor de la semilla, del
fertilizante, ste est directamente relacionado con la produccin.

Costos indirectos:

Son los que no tienen ninguna relacin con la produccin en un

producto determinado, son necesarios para la produccin pero no se
pueden identificar con un costo especfico de algn producto, por
ejemplo los costos de la electricidad, no necesarios para la empresa
pero se hace difcil saber cunto corresponde a cada uno de los
productos.

Los costos directos o indirectos pueden ser fijos o variables, as

mismo stos pueden ser directos o indirectos.

Costos totales y unitarios

Los costos totales de produccin de por ejemplo una hectrea de

maz no son suficientes para evaluar la eficiencia de la produccin
mientras no se tome en cuenta el rendimiento por hectrea. Los
costos totales por kilos de maz producidos se consideran tanto los
costos como el rendimiento, lo que resulta en un mejor dato para la
comparacin de la eficiencia de la produccin.

A eso lo llamamos costo unitario, que es la suma de los costos por

unidad de un producto determinado. Ejemplo:

Un agricultor produjo 4.000.00 Kg. de maz con un costo de

2.500.00. Si dividimos 2.500.00 entre las unidades producidas
obtenemos un costo unitario de 0.625, que es lo mismo que decir
que cada kilo de maz nos costo 0.625.

El costo unitario tiene suma importancia como base para distintos

anlisis o comparaciones, segn se indica a continuacin:

Fijar el precio de venta

Para comparar el costo anual con el de perodos anteriores

Comparar nuestro rendimiento contra otras empresas

agropecuarias que tienen el mismo tipo de explotacin.

Clculo de los costos

La metodologa para el clculo de los costos de produccin en las

empresas agrcolas o ganaderas difiere una de la otra, dependiendo
de la clase de producto de que se trate.
Para efectos de ese clculo, se pueden agrupar las diferentes
actividades agropecuarias en cuatro grandes grupos:

1. Cultivos anuales

2. Cultivos permanentes

3. Ganadera

4. Otras actividades pecuarias

1.Cultivos anuales

Son los que se siembran y se cosechan dentro de un mismo ao. Los

cultivos anuales se clasifican en costos monetarios y costos
imputados.

Los monetarios representan gastos en efectivo del agricultor y

pueden ser:

Semillas

Fertilizantes

Insecticidas

Mano de obra (asalariada)

Direccin Tcnica

Intereses (en el caso de capital ajeno)

Renta de la Tierra (en el caso de arrendamiento)

Los costos imputados no representan desembolsos en efectivo y que

pueden ser costos diferidos (depreciaciones de capital fijo) o costos
estimados, de acuerdo a clculos matemticos. Estos costos pueden
ser depreciacin de activo fijo y mano de obra (en el caso de trabajo
familiar)

2.Cultivos permanentes

Son cultivos que no agotan su vida productiva en el primer ao de

cosecha, sino que duran por varios aos.

Una caracterstica importante de estos cultivos es que antes de

recoger su primera cosecha, habr transcurrido un perodo
significativo en el cual es necesario que el empresario realice una
gran inversin, sin percibir ingreso alguno.
En esta actividad, las diferentes etapas por la que pasa son:
adquisicin o produccin de semilla, preparacin del rea de siembra
del almcigo, deshierbar, abonamientos, y previsin o control de
plagas hasta que el almcigo sea transplantado.

Una vez efectuado el transplante y hasta su desarrollo normal para

iniciar el ciclo de produccin debe drsele un mantenimiento
semejante al indicado para el almcigo, en un lapso que va de uno a
cuatro aos; segn el tipo de cultivo de que se trate. Algunos
ejemplos de cultivos permanentes son: caf, caa de azcar, banano,
cacao, palma africana, cardamomo, macadamia, nuez, moscada,
ctricos y otros frutales como papaya, mango, guanbana, durazno,
etc.

2.1Cultivos permanentes:

Son todos aquellos cultivos arbreos cuyo ciclo vegetativo puede

dividirse en cuatro fases.

1. Establecimiento

2. Incremento

3. Madurez

4. Decremento

Clculo de los costos relacionados con los cultivos permanentes:

2.1.1. Establecimiento

Esta fase comienza en el ao en que se siembra la plantacin y

termina en el ao en el que el valor de la produccin obtenida supera
los costos anuales de explotacin. En los ltimos aos esta fase se
obtiene las primeras producciones, pero el valor de ellas no alcanza a
cubrir los costos anuales de produccin y normalmente los ingresos
percibidos por esa produccin se descuentan de los costos para
establecer el costo neto de cada uno de los aos.

El perodo de duracin de esta fase oscila entre los tres aos como
mnimo y un mximo de siete aos, dependiendo del cultivo de que
se trate o de las condiciones climticas en que se desarrolle.

Se calculan por separado y posteriormente deben ser distribuidos

entre todo el perodo de produccin de la plantacin, sumndoselos a
los costos de explotacin anual.

Estos costos se pueden agrupar en:

Semillas o plantulas, dependiendo del sistema de siembra, si
dividimos el costo total de vivero ms acarreos entre el nmero de
plantulas producidas obtenemos el costo de cada una.

El tiempo que permanece la plantula en el vivero no se cuenta para

efectos de la fase de establecimiento.

Cuando la siembra es directa solo se cargar el valor de la semilla.

2.1.2. Incremento

Esta fase se caracteriza en que la produccin aumenta en funcin de

la edad de la planta en forma ininterrumpida. El ultimo ao de esta
fase es aquel en que la produccin cesa de crecer y se vuelve
constante; su tiempo de duracin oscila entre los cuatro y seis aos.

2.1.3. Madurez

La caracterstica de esta fase es que la produccin se vuelve

constante en funcin de la edad de la planta y solo vara en funcin
del clima o de las condiciones naturales. Hay algunos productos como
el caf, que su produccin varia en esta fase por condiciones
particulares de este cultivo, la cual es que solo produce en madera
nueva, es decir, que ni produce dos veces en la misma rama y por lo
tanto necesita ciertas labores de poda, lo cual hace variar su
produccin en ciclos bianuales.

Esta fase termina en el ao en que la produccin entra en una franca

declinacin. La duracin de la fase de madurez varia entre los diez y
veinte aos.

2.1.4.Decremento

En esta fase, la produccin decrece en funcin directa de la edad de

la planta, su duracin se mide en funcin puramente econmica y
llega el ao en que los costos de produccin superan a los ingresos.

La plantacin puede seguir produciendo por muchos aos ms, pero

para el productor rentable establecer una nueva plantacin, que
seguir explotando esta con producciones deficitarias.

Costos de la fase de establecimiento

Estos costos se clasifican por separado, ya que despus deben ser

distribuidos entre todo el perodo de produccin de la plantacin,
sumados a los costos de explotacin anual. Dichos costos se pueden
agrupar en semillas o plantas, insumos, mano de obra,
administracin y direccin tcnica, depreciaciones, otros gastos,
alquileres, seguros, mantenimiento de activo, electricidad,
combustible y lubricantes, intereses y transporte interno.
Insumos

Se refieren a los gastos de insecticidas, fertilizantes, fungicidas que

se aplican a los cultivos. El costo se le carga a la explotacin.

Mano de Obra

Incluye los trabajos en la preparacin del terreno, siembra,

recoleccin y corta de cosechas. Deben diferenciarse los jornales
estimados para mano de obra familiar, cuyo costo no representa
desembolsos de dinero.

Administracin y Direccin Tcnica

Los clculos se hacen basndose en estimaciones de cifras absolutas

y de acuerdo con la experiencia o sobre el costo total.

Depreciaciones

El clculo se hace con base en la vida til estimada de cada activo.

Otros gastos

En este rubro se agrupan aquellos gastos cuyo valor es tan reducido

que no vale la pena detallarlo, como por ejemplo compra de ciertos
utensilios o materiales para la cosecha como sacos redes, cestas,
canastas, bolsas, etc.

Alquileres

Si la empresa no es propietaria de la maquinaria otros medios de

traccin debe cargar a este rubro las sumas anuales que pagara por
su arrendamiento.

Seguros

Este rubro se refiere a las primas anuales por concepto de seguro

sobre algunos activos como maquinaria, agrcola, instalaciones, etc. y
estos activos son utilizados en diferentes cultivos, deber estimarse
la parte proporcional que se cargara a cada uno de acuerdo que se le
indique al bien o al uso que deben tener.

Mantenimiento de activos

En este rubro se incluyen aquellos gastos por reparacin y

mantenimiento de instalaciones, estructuras, maquinaria, equipo etc.
para mantenerlos en buenas condiciones de uso. Normalmente estos
costos se calculan a base de un porcentaje sobre su valor inicial, o de
acuerdo a la experiencia que se tenga de ellos.
Electricidad, combustible y lubricantes

Los gastos por esos conceptos debern ser cargados al precio que les
resulte puestos a la finca. En lo referente a combustible y lubricante,
se cargara lo utilizado del ejercicio que se trate.

Intereses

Los nicos interese que deben ser considerados en los costos de

produccin son los que se pagan sobre crditos obtenidos para
financiar el proyecto. Al capital aportado por el agricultor no se le
deber pagar intereses para ser incluidos en los costos, pues estos
formaran parte de la rentabilidad de su inversin si se incluyeran
estos intereses dentro de los costos, (lo mismo que la renta imputada
a la tierra propia), entonces la rentabilidad resultante del proyecto
estara disminuida en esa proporcin y no representara una base de
comparacin entre diferentes tipos de inversin.

Transporte interno

Los gastos relativos al acarreo dentro de la plantacin, debern

agruparse en este rubro ya sea que se utilicen medios propios o
alquilados. En el caso de este acarreo sea hecho por personas sin
utilizar ningn vehculo de traccin mecnica o animal, esta labor
deber ser detallada en el rubro de la mano de obra.

Costos de las fases de incremento, madurez y decremento

A los costos de estas tres fases se les llaman comnmente costos de

explotacin y pueden calcularse en un solo cuadro ya que incluyen
los mismos rubros excepto la fase de incremento que debe detallarse
ao por ao, ya que cambian todos los aos con o sin los costos
variables (mano de obra) combustibles y lubricantes, electricidad,
intereses, etc.

Costos de produccin

Se incluyen aqu tanto las inversiones iniciales de la fase de establec-

imiento, como los costos de explotacin incurridos. Para determinar
el costo de produccin anual se suma al costo de explotacin una
cuota anual de recargo por las inversiones iniciales.

Para establecer el costo de produccin anual, se le suma al costo de

produccin anual de recargo por las inversiones iniciales. El caso de
los cultivos permanentes todos los costos en los que se incurren en la
fase de establecimiento se consideran como partes integrantes de las
inversiones iniciales debido a que esta fase en que se forma la
estructura productiva de esta plantacin. Consecuentemente, estos
costo deben ser distribuidos en todos los aos de las fases de
produccin.
Para calcular la cuota anual de recargo por las inversiones iniciales,
se debe proceder de la siguiente manera: acumulando todos los
costos de la fase establecimiento menos la produccin obtenida en
esos aos, y dividindolos entre el nmero de aos de la produccin.

3.Ganadera

Correlacin entre la agricultura y ganadera porque los animales se

alimentan de forrajes y productos de la agricultura y se aprovecha el
servicio, fuerza y traccin de los animales.

Tipos de ganado sujeto a explotacin:

Vacuno o bovino (reses)

Equino (caballos) procreacin, crecimiento y venta.

Porcino (cerdos)

Ovino a lanar (ovejas) lana de trasquila la principal explotacin.

Caprino (cabras)

Formas de explotacin del ganado bovino

Ganado para carne.

Ganado reproductor de registro.

Ganado de lidia.

Ganado lechero.

Animales de trabajo.

Para cada tipo existen caractersticas y problemas peculiares para el

registro, control y valuacin.

La actividad ganadera podra dividirse en tres grupos:

Produccin de leche

Crianza de ganado

Engorde de ganado

Produccin lechera

Sector que se dedica a la produccin de leche en escala comercial en

la que es indispensable la rotacin de potreros. Por lo que se requiere
una superficie mnima para desarrollar esa actividad, que va de
acuerdo con el tipo de ganado y las condiciones climticas de las
zonas donde se desarrolla la explotacin de la actividad lechera. Una
vez establecida la superficie ptima, el clculo de los costos de
produccin se efecta basndose en la explotacin en su conjunto y
no basndose en las hectreas o manzanas, como en el caso de los
cultivos permanentes.

En vista de que en la produccin de leche existen fases de

incremento y de plena produccin, los gastos se pueden agrupar en
fijos y variables. Entre los gastos fijos tenemos:

Depreciacin

Mano de obra permanente

Administracin

Electricidad, combustibles y lubricantes

Insumos y productos veterinarios

Inseminacin artificial

Riego

Forrajes, concentrados y melaza

Seguros

Crianza de ganado

En esta etapa se incluyen los mismos costos de produccin que se

aplican a la actividad lechera, con la diferencia de que en los
primeros aos los costos superan a los ingresos, ese perodo se
considera la fase de establecimiento y los, gastos se distribuyen entre
los aos, conforme el mtodo utilizando para los cultivos
permanentes.

Ganado de engorde

El clculo de los costos de produccin sern los mismos empleados

en la explotacin lechera, excepto la depreciacin por toros
reproductores y la inseminacin artificial, ya que todos los animales
sern comprados a tierna edad y durante la explotacin no habr
reproduccin.
El valor de la compra de los animales y transporte se incluir en los
costos variables.

4.Otras actividades pecuarias

El clculo de costos de produccin puede ser usado en otras

actividades, como avicultura apicultura y otras.

AVIOS

Conjunto de costos variables necesarios para llevar a cabo el proceso

productivo de determinados productos agrcolas. Son parmetros de
medicin que permiten comparar los costos variables reales de la
produccin agrcola contra los costos establecidos por instituciones
bancarias para propsitos de financiamiento.

Elaboracin y aplicacin

Elaborados y aplicados:

Antes del inicio de cada cosecha respectiva por la "Comisin

Interbancaria de Avos" conformada por:

Un representante (ingeniero) de cada banco comercial del

estado (cuatro bancos).

Un representante del INS (para efectos del seguro de cosechas

cuando aplica).

Tcnicos y profesionales independientes relacionados con la

actividad.

Productores o empresas privadas interesadas dedicadas al

cultivo.

En ciertos casos representantes del IDA (Instituto de Desarrollo

Agrario).

En ciertos casos por representantes del Banco Popular.

b. Aplicacin

Limitada al nivel de entidad bancaria para uso interno solamente

aunque algunas

instituciones los utilizan como parmetro o punto de comparacin.

Hay aproximadamente 90 avos de los cuales 20 son de inters

nacional por ser productos con precios fijados por ley, ejemplos;
guanbana, para, frijol, palma aceitera, naranja, banano, caa, maz,
arroz, coliflor, etc.

Propsitos

1. Financiamiento Bancario

Para el cultivo en particular representa los rubros variables mximos

sujetos a financiamiento, los que no necesariamente representan la
totalidad de los costos de produccin porque excluye costos o gastos
de administracin, financieros, costos fijos propios de cada finca
como amortizacin de mejoras riesgo, drenajes, nivelaciones,
destronque, depreciaciones, etc.

2. Instrumento de comparacin

O estndar para el agrnomo o tcnico de la empresa o perito

bancario para el seguimiento del crdito otorgado o recibido.

3. Flexibilidad

No son inflexibles se pueden variar y en caso de circunstancias

especiales y a juicio del tcnico bancario se pueden incluir otras
actividades como:

Uso de otro tipo de semilla (o variedad) no contemplada

originalmente.

Ciertas labores no generalizadas o muy especficas del cultivo o

zona del mismo.

Otras actividades a financiar mediante operaciones especiales

como: destronque, nivelacin, obras de riego, drenaje,
construccin y mantenimiento de caminos.

Financiamiento de la prima de seguro de cosechas segn

clculos del INS.

Financiamiento de asistencia tcnica para el combate de plagas

y enfermedades.

4. Cobertura del crdito (Mediano plazo 5 aos)

Ajustado lo ms posible a las necesidades del cultivo (financiacin

por hectrea).

Para establecer o renovar plantacin.

 Erogaciones a efectuar durante la vida econmica del cultivo
(perodo vegetativo).

Se da asistencia para cortar la cosecha y pagar con el producto de

la misma.

Establecido tomando en consideracin factores tales como:

1. Tipo o caractersticas del cultivo:

Incluyendo la cantidad de (Kg) de semilla por hectrea. Requiere uso

de semilla certificada (exigido por el INS) excepto que no exista
posibilidad en la zona o lugares vecinos segn opinin del perito del
banco por lo que podra ser un rubro a financiar (se ajustar con base
en el precio real de la semilla usada de acuerdo al clima y suelo de
cada regin).

Certificada : resistente o tolerante a enfermedades que afecten

seriamente el cultivo.

2.Proceso productivo

Toma en cuenta la tecnologa e infraestructura en el proceso

productivo, que es la forma en que se realizarn las labores de
explotacin; manual, mecnica o semimecnica, dependiendo de la
topografa del terreno, cultivo y rea cultivada.

3. Tipo de terreno

Topografa, tamao.

4. Zona geogrfica o de cultivo:

Que incluye en los costos de flete, riego, mano de obra cuyos salarios
varan segn la regin.

5. Momento dado (fecha de actualizacin):

Debido a la inflacin y devaluacin de los costos de los insumos y

mano de obra vara constantemente por lo que se actualizan por lo
menos una vez al ao toma en cuenta las variaciones en la tcnica y
precios de los insumos.

Contenido

Nombre del cultivo

Nombre cientfico
 Regin o zona de cultivo (Chorotega, Huetar, Brunca, Central,
Atlntica)

Ao agrcola

Fecha de actualizacin

Fecha de aprobacin (integrantes, nmero sesin y fecha)

Tipo de cambio

Rango de rendimiento o produccin promedio esperada: de tantos

a tantos Kg por hectrea, toneladas mtricas por ao, de tanto a
tantos sacos de X peso en Kg (seco limpio).

Tamao del rea (10.000 m)

Poblacin por hectrea: nmero de unidades (matas) por hectrea

(en promedio)

Elementos del costo: mano de obra, cargas sociales, maquinaria o

equipo, etc.

Registros contables en la agricultura

1. Objetivos de los registros contables

Quien tiene la responsabilidad del manejo administrativo de una

empresa agropecuaria se enfrenta da a da, ao tras ao, a la toma
de decisiones. Y el xito o fracaso de sus decisiones de pende, en
gran parte, de la cantidad y calidad de las informaciones que tenga a
su alcance en el momento oportuno, porque el hecho de posponer
una decisin hasta tanto se renan los datos necesarios, implica
tomar una decisin. Se hace entonces indispensable contar con esos
elementos en forma actualizada. Y la principal informacin para tal fin
se logra atravs de los registros contables.

Significa lo anterior que el objetivo ms importante de los registros

contables es obtener los datos necesarios para desarrollar una eficaz
administracin de la empresa.

Aparte del objetivo antes sealado, los registros contables sirven

para, entre otros, los siguientes fines:

a. Ayudar a obtener crdito (sea en el sistema bancario nacional

como en otras fuentes de financiacin)

b. Cumplir con las disposiciones tributarias vigentes. sobre

declaracin de renta
c. Permitir la comparacin de los resultados de la empresa de perodo
con otro

d. Medir los logros alcanzados en un perodo determinado.

2. Caractersticas de los registros

Independiente del mayor o menor numero de registros contables que

decidamos llevar, todos ellos deben tener las siguientes
caractersticas:

a) Deben ser exactos. Los registros contables no pueden contener

errores u omisiones. Si ellos suceden, dentro del sistema tiene que
existir el mecanismo que permita fcilmente de localizarlos y
corregirlos.

b) Deben ser sencillos y estar de acuerdo con los objetivos que se

quieren alcanzar. Los registros deben ser planeados de forma tal que
sean entendibles y puedan ser llevados fcilmente por quien tiene
esa responsabilidad y adems deben poderse interpretar
rpidamente. Si el sistema es complicado, en vez de facilitar la
obtencin de datos complicar las cosas en forma tal que exigir un
tiempo y esfuerzo que no se justifica.

c) Deben ser completos y brindar la informacin que se pretende. Si

omitimos contabilizar algn dato necesario, los registros
prcticamente pierden valor, ya que la informacin que proporcionan
no ser de utilidad para la toma de decisiones, o pueden inducirnos a
errar la conduccin de la empresa.

d) Deben planearse anticipadamente. Previo a su puesta en uso,

deben planificarse, para evitar la duplicacin de la informacin y
facilitar su agrupacin total y tambin probarse, para estar seguros
de que se alcanzarn los fines que se persiguen.

3. Factores que intervienen en su elaboracin

La contabilidad para empresas agropecuarias, sea ella simplificada o

elaborada (dicho en otros trminos, sea por partida simple o por
partida doble) siempre se compone de un conjunto de libros o
registros contables.

Despus de lo expuesto, resulta evidente que para obtener los datos

necesarios para el buen manejo administrativo de una empresa es
indispensable contar con registros contables adecuados.

Para elaborar dichos registros contables dependemos

fundamentalmente de una serie de factores, todos ellos
importantsimos, de los que vale la pena destacar:
- Nivel de instrucci6n de los responsables del aspecto administrativo
de las empresas.

- Inters de los propietarios de las fincas en informacin til y

confiable para la toma de decisiones.

- Tamao de la finca y organizacin que se ha previsto para ella.

- En funci6n de los puntos anteriores, determinaci6n del tipo de

informacin, que es necesaria para la conduccin de la finca.

Evidentemente, dependiendo de la respuesta que demos a las

interrogantes planteadas lneas arriba, los tipos de registro a utilizar
van a ir desde los ms sencillos (contabilidad por partida simple) a los
ms complejos (contabilidad por partida doble).

4. Clasificacin de los registros

Sin perjuicio de la sencillez o complejidad que demos a los registros

contables en. funcin de los factores anteriormente sealados, hay
una serie de operaciones que siempre deben realizarse en cada
perodo contable:

- Inventarios al comienzo y al final de cada perodo

- Anotacin de las operaciones realizadas durante el perodo

- Preparacin de los estados financieros (Balance General y Estado de

Resultados).

Evidentemente, los registros contables que llevemos pueden ser

clasificados en concordancia con las operaciones que anotemos en
cada uno de ellos.

A simple ttulo de ilustracin seguidamente damos la clasificacin de

los registros mnimos que de acuerdo con la actividad a que se
dedique la empresa, creemos son necesarios para una adecuada
informacin para control y toma de decisiones.

a) Ganadera de carne. Para este tipo de actividad se hace necesario

llevar, por lo menos, los siguientes registros:

1) Movimiento de animales: existencia anterior (al inicio del periodo

contable) clasificada por edades y sexos: altas (entradas por
nacimientos, por compra o por cambios de edades; bajas (salidas) por
muerte, por venta o por cambio de edades; existencia al fin del
periodo clasificado por edades y sexos.

2) Registro de animales: identificacin; historia clnica (vacunaciones,

enfermedades, montas, partos, etc.)
3) Control de peso de los animales: peso al inicio del perodo, peso al
final del perodo, diferencia entre ambos perodos

4) Control de alimentos de los animales: cantidad y costo de

concentrados, etc.

5) Registro de ingresos y gastos: concepto y fecha de los ingresos;

concepto y fecha de los gastos.

Ganadera de leche. Las necesidades mininas de registros son:

1) Movimiento de animales: existencia al comienzo del perodo

clasificado por edades; altas por nacimientos compras o cambios de
edades; bajas por muerte, ventas o cambio de edades.

2) Registro de animales: historia de los servicios, informe de

reproduccin, produccin de leche (diario, semanal, mensual, etc.),
historia clnica.

3) Control de alimentos: cantidad y costo de concentrados, melazas,

etc.

4) Registro de ingresos y gastos: fecha y cantidad de leche vendida y

su precio; detalle de otros ingresos con indicacin de fecha y
concepto; informacin sobre los gastos, detallando fecha, concepto y
monto.

c) Explotacin avcola. Los registros bsicos en este tipo de labor son:

1) Movimiento de aves: existencia al inicio, clasificada por actividad

(aves de postura, aves de reemplazo, pollos de engorde, etc.); altas
por nacimientos, por compra por cambios de destino; bajas por
muerte por venta o por cambios de destino; existencia al final del
perodo clasificada por actividad.

2) Registro de animales por destino: historia clnica (vacunaciones,

enfermedades, etc.).

Control de alimentos de los animales: cantidad y costo de las

raciones, etc.

d) Explotacin de cerdos. En esta actividad se hace necesario, como

mnimo, llevar los siguientes registros:

1) Movimiento de animales: existencia anterior clasificada por edades

y sexos; altas por nacimientos, compra o cambio de edades; bajas
por muerte, venta o cambio de edades; existencia final clasificada
por edades y sexos.
2) Registro de animales: identificacin, historia clnica (vacunaciones,
enfermedades, montas, partos, etc.)

3.) Control de peso de los animales: al nacer, al destete, aumento de

peso peridico, etc.

4) Control de alimentacin: cantidad y costo de los alimentos y

concentrados que se proporcionan.

e) Cultivos. En esta actividad se distinguen los cultivos anuales y

cultivos denominados permanentes. Sin embargo, en trminos
generales, las necesidades mininas de registro

son:

1) Movimientos de cultivos: identificacin del cultivo, hectreas

dedicadas al mismo, costo de semillas, valor de los jornales, valor de
las horas de la maquinaria utilizada, cantidad y costo de fertilizantes,
hierbicidas y fungicidas utilizados, produccin obtenida (en kilos y en
valor).

2) Registro de cultivos: detalle de labores realizadas, fecha en que se

realiza, materiales utilizados (indicando clase, cantidad y valor).

5. Modelos de registros y explicacin sobre su uso

Seguidamente se brindan algunos modelos de los formularios de

aplicacin ms comn en empresas agrcolas o ganaderas, con
explicacin del uso que se le da a cada columna.

Es un nmero pequeo de formularios, presentados al solo efecto de

ilustracin. Conociendo las necesidades de informacin de una
empresa y tomando como base estos modelos, la confeccin de
formularios para registros contables no es una labor difcil. Tan solo
debe recordarse cules son los fines que se persiguen con esos
registros y no perder de vista que si son muy complicados traer ms
dificultades que beneficios.

En sntesis, para la elaboracin de los registros se deben seguir los

siguientes pasos:

- Identificar las necesidades de informacin

- Planear la forma, es decir, tamao, columnas, filas, etc. que llevara

el registro

Efectuar una prueba, para estar seguros de que ser sencillo de

llevar y que con el alcanzaremos los objetivos previstos.

Registros contables
Actividad ganadera engorde con procreadores para
renovacin de hatos

Las cuentas de costos diferidos y gastos de mantenimiento deben de

contar con subcuentas para la mano de obra, transporte, etc.

Activo fijo -Padrotes xxx

Bancos xxx

Compra de padrotes para la reproduccin

Inventario Permanente(Semoviente en desarrollo) xxx

Bancos xxx

Compra de semovientes para engorde.

Inventario Permanente (semoviente en desarrollo) 1.00

Costos de Finca diferidos 1.00

Registro del valor simblico de nuevos nacimientos del mes

Segn informes del tcnico. A un 1.00 c/u. Para tener base

de comparacin entre libros y nacimientos segn recuento fsico.

Activos fijos - Padrotes xxx

Costos de Finca diferidos xxx

Idem para registrar nacimientos destinados a reponer padrotes

desgastados.

5. Costos de Finca diferidos xxx

Mano de obra xxx

Honorarios (veterinario, etc.) xxx

Transportes xxx

Insumos concentrado xxx

Insumos medicinas xxx

Bancos, Cts. Por pagar, Inventarios, (insumos) xxx

Acumulado de costos a distribuir a fin de mes entre nuevos

nacimientos y animales en desarrollo, se distribuyen por nmero

de cabezas totales.

Inventario Permanente (semovientes en desarrollo) xxx

Activos fijo - padrotes xxx

Costos de Finca diferidos xxx

Distribuyendo costos diferidos de finca entre nuevos

nacimientos para futuros padrotes y animales en desarrollo

segn costos incurridos. Excepto depreciacin de padrotes

asiento n 8.

Gastos de mantenimiento de Finca xxx

Bancos, Ctas. por pagar, Inventario (insumos) xxx

Registro de partidas no asociables al costo de animales en desarrollo

o nuevos nacimientos. Puede se el mantenimiento de pastos

(fertilizantes),

reparacin de cercas, caminos, establos, medicinas, sueldos de

adminis-

tracin, etc. Incluye los gastos de mantenimiento de padrotes en

produccin

o animales desarrollados, mayores de 3 aos, listos para la venta.

Costos de Finca diferidos (subcuenta Dep. padrotes) o xxx

Activos Fijos (Dep. padrotes-p/nuevos padrotes) xxx

Depreciacin acumulada Reproductores xxx

Registra depreciacin de padrotes en produccin segn destino

de nuevas cras. Se debe hacer distincin desde que la hembra

es preada se dedica la cra a nuevo procreador (activo fijo)

o animal comercial.
9. Otros gastos xxx

Inventario permanente (semovientes en desarrollo) xxx

Inventario corriente p/venta (semoviente en desarrollo) xxx

Registro de prdidas por hurto, muerte o donacin.

Otros gastos xxx

Depreciacin acumulada - padrotes xxx

Activo fijo padrotes xxx

Registro de prdidas por hurto, muerte, robo, etc. Se da de baja la

depreciacin acumulada.

Bancos o Ctas por cobrar xxx

Costo de ventas xxx

Ventas de ganado xxx

Inventario corriente para venta xxx

Registro de las ventas respectivas, segn costo acumulado a

fecha de realizacin o venta.

Inventario Corriente (para venta) xxx

Inventario Permanente (en desarrollo) xxx

Traslada a inventario para venta de animales listos para su

Realizacin segn costos acumulados.

13. Bancos o Ctas. por cobrar xxx

Depreciacin Acumulada Reproductores(padrotes) xxx

Activo fijo -Padrotes

Otros Ingresos

Venta de padrotes no apto ya como reproductor.

14. Otros gastos xxx

Inventario corriente (semovientes) xxx

Otros inventarios corrientes(padrotes) xxx

Valuacin de semovientes para venta que al cierre su costo

result mayor al precio de venta de mercado y de padrotes con

vida agotada cuyo costo neto result tambin superior al precio

de venta o valor de realizacin.

Nota :

Se carga "Otros gastos" porque no existe asociacin alguna con los

ingresos por ventas.

15. Bancos o Ctas. por cobrar xxx

Otros ingresos xxx

Venta de nuevos nacimientos que son aptos para el

Desarrollo. Ejemplo: vaquillas lecheras.

Nota:

Las cuentas de otros gastos e ingresos, brindan informacin

interesante sobre los efectos los resultados, especialmente lo que

podra denominarse factores externos al giro normal del negocio

o la eficiencia en la administracin y custodia de los inventarios.

Ganadera Lechera

Activo fijo en desarrollo xxx

Bancos xxx

Compra de vaquilla para produccin lechera futura

2. Activo fijo en produccin xxx

Bancos xxx

Compra de vaquillas para produccin lechera.

3. Activo fijo en produccin xxx

Activo fijo en desarrollo xxx

Reclasifica a produccin vaquillas en desarrollo aptas

para produccin.

4. Activo fijo en desarrollo xxx

Costos de finca diferidos xxx

Registra valor simblico de nuevos nacimientos del mes

Costo de finca diferidos xxx

Bancos, Cts, por pagar, Inventarios xxx

Acumulado de costos a distribuir entre nuevos nacimientos

Y animales en desarrollo.

Activo fijo en desarrollo xxx

Costos de finca diferidos xxx

Distribuyendo costos de finca entre nuevos nacimientos

y animales en desarrollo. Se supone que todo es activo fijo en

desarrollo

Gastos de mantenimiento de la finca xxx

Bancos, Cts. Por pagar Inventarios (insumos) xxx

Registro de partidas no asociables a animales en desarrollo ni

tampoco al mantenimiento de los animales en produccin, corres_

ponde al mantenimiento de pastos(fertilizantes), cercas, caminos

establos, depreciacin de equipo ordeo, sueldos de administracin.

8. Costo de ventas o (Gasto de produccin, con subcuentas por

rubros) xxx

Depreciacin semovientes en produccin xxx

Depreciacin acumulada (Semovientes en produccin) xxx

Bancos, Cts. Por pagar, Inventario insumos xxx

Registra depreciacin de animales en produccin y del
mantenimiento

(alimentacin, etc.) de los mismos. Se utilizan cuando slo produce

leche y no procrean o renuevan hato.

9. Otros gatos xxx

Activo fijo en desarrollo (sin depreciacin) xxx

Registra baja por robo, muerte o prdida.

10. Otros gastos xxx

Depreciacin acumulada Activo en produccin xxx

Activo fijo en produccin xxx

Registra baja por robo, muerte, prdida de animales en produccin

11. Bancos o Cts. por cobrar xxx

Ventas de leche xxx

Registro de venta de leche proveniente del activo fijo en produccin

12. Bancos o Cts. Por cobrar xxx

Depreciacin Acum. Activo fijo en produccin xxx

Activo fijo en produccin (u otros inventarios) xxx

Otros ingresos xxx

13. Bancos o Cts. Por cobrar xxx Otros ingresos xxx

Venta de nuevos nacimientos no aptos para produccin lechera.

Ejemplo: terneros machos.

Procreacin

Activo fijo - Procreadores en desarrollo

Activo fijo procreadores en desarrollo xxx

Activo fijo procreadores en produccin xxx

Bancos xxx
Compra de padrotes para desarrollo o produccin

2. Gastos de finca diferidos xxx

Depreciacin acumulada padrotes xxx

Registra depreciacin acumulada de padrotes en produccin

3. Padrotes en produccin xxx

Padrotes en desarrollo xxx Traslado a cuentas de produccin los

padrotes que entran en esta

Etapa.

4. Costos de finca diferidos xxx

Bancos, Cts. Por pagar, Inv. Insumos xxx

Acumulado de costo a distribuir a fin de mes entre padrotes en

desarrollo y cifras en desarrollo y mantenimiento de padrotes

en produccin.

5. Inventario (corriente) de cras en desarrollo xxx

Activo fijo en desarrollo xxx

Costos de finca diferidos (Excepto depreciacin) xxx

Distribuyendo costos diferidos entre padrotes en desarrollo y el

inventario de cras.

Activo fijo procreadores en desarrollo xxx

Inventario corriente xxx

Costos de finca diferidos xxx

Registro de nuevos nacimientos al valor simblico.

Tanto en animales en desarrollo como nacimientos que

se dejan para proveedores.

7. Otros gastos xxx

Depreciacin acumulada xxx

Inventario corriente semovientes xxx

Activo fijo en desarrollo xxx

Activo fijo en produccin xxx

Registro de prdidas por robo, hurto, extravo, muerte.

8. Bancos o Cts. Por cobrar xxx

Costo de ventas xxx

Ventas de ganado xxx

Inventario corriente xxx

Registro de ventas, CMV, segn costo acumulado a la

fecha (an no valuados a precio de venta).

9. Inventario corriente, semovientes xxx

Otros ingresos xxx

Valuacin del inventario a la fecha de cierre al precio de venta

10. Gastos de mantenimiento de finca xxx

Bancos, Cts. Por pagar, etc. xxx

Registro de gastos no imputables a la produccin

Compaa __________________________

Detalle de planilla

Para el periodo del __ de __ al __ Cultivo

de __ _________________

Cost
Nombr o por Tiemp Pago Deduccione Total Neto
 o s a
e Hora
Ordinari CCSS Otro Deduccione
Extra Bruto Pagar
o y BP s s

Totales

Encargad
Revisado por
o

Compaa __________________

Manual de cuentas
Cdigo de la cuenta Nombre de la cuenta

10201 Terrenos

Grupo contable Saldo normal

Activo Fijo Deudor

Descripcin de la cuenta

Son los lotes o espacios destinados para la siembra. Representa el

costo del terreno perteneciente

A la empresa.

Dbitos Crditos

Se debita con la adquisicin de

Se acredita cuando se venden.
terrenos.
Responsable

Persona de contabilidad de activos

fijos

Formularios y documentos que

la afectan

Compaa __________________

Manual de cuentas

Cdigo de la cuenta Nombre de la cuenta

10203 Herramientas

Grupo contable Saldo normal

Activo Fijo Deudor

Descripcin de la cuenta

Esta compuesta por todos aquello utensilios o instrumentos de trabajo

manuales.

Dbitos Crditos

Se debita con la adquisicin de los Se acredita cuando se venden o se

instrumentos dan de

O artculos de trabajo manuales. baja por inservibles o por perdida.

Responsable

Encargado de bodega de
herramientas

Formularios y documentos que

la afectan
Compaa __________________

Manual de cuentas

Cdigo de la cuenta Nombre de la cuenta

10204 Vehculos

Grupo contable Saldo normal

Activo Fijo Deudor

Descripcin de la cuenta

Esta compuesta por todos los vehculos que se utilizan para la

movilizacin o transporte de los

Productos de la empresa. Entre estos estn los camiones, jeep, trailers,

carretas.

Dbitos Crditos

Se debita con la adquisicin de Se acredita cuando se venden o se

alguno de los dan de

medios de transporte antes baja por inservibles o por perdida.

mencionados.

Responsable

Encargado de transportes

Formularios y documentos que

la afectan

Compaa __________________

Manual de cuentas

Cdigo de la cuenta Nombre de la cuenta

10205 Maquinaria

Grupo contable Saldo normal

Activo Fijo Deudor

Descripcin de la cuenta

Representa el conjunto de maquinas de las que se utilizan para

realizar la produccin.

Entre estas estn los arados, sembradoras, chapulines, bombas de

fumigacin, cortadoras

Dbitos Crditos

Se debita con la adquisicin de Se acredita cuando se venden o se

alguno de las dan de

Maquinarias antes mencionados. baja por inservibles o por perdida.

Responsable

Personal de contabilidad de activos

fijos

Formularios y documentos que

la afectan

Compaa __________________

Manual de cuentas

Cdigo de la cuenta Nombre de la cuenta

10202 Animales de trabajo

Grupo contable Saldo normal

Activo Fijo Deudor

Descripcin de la cuenta

Representa el conjunto de animales que pertenecen a la empresa y

que estn destinados a

efectuar algunas labores.

Dbitos Crditos

Se debita con la adquisicin de Se acredita cuando se venden o

alguno de los muerte de

animales tiles para las diversas

algn animal.
labores.

Responsable

Personal de contabilidad de activos

fijos

Formularios y documentos que

la afectan
Compaa __________________

Manual de cuentas

Cdigo de la cuenta Nombre de la cuenta

10104 Inventario de cultivos en bodega

Grupo contable Saldo normal

Activo circulante Deudor

Descripcin de la cuenta

Compuesta por el valor de los productos de los cultivos que se

encuentran en las bodegas, en espera

del momento oportuno para su

venta.

Dbitos Crditos

Se debita cuando incorporamos a Se acredita cuando se venden o se

las bodegas han

los productos que cultivamos y perdido

estn en espera (perecederos)
de ser vendidos.

Responsable

Personal de inventario de
producto final

Formularios y documentos
que la afectan

Compaa __________________

Manual de cuentas

Cdigo de la cuenta Nombre de la cuenta

 Existencias de fertilizantes y
10105/10106/10107/10108
abonos

Hierbicidas, fungicidas e
insecticidas

Grupo contable Saldo normal

Activo circulante Deudor

Descripcin de la cuenta

Esta cuenta se destina al registro de los fertilizantes o abonos,

hierbicidas, fungicidas e insecticidas

utilizados para el cultivo.

Dbitos Crditos

Se debita cuando adquirimos Cuando se calcula el costo de los

estos productos. estos qumicos

Utilizados en el
cultivo.
Responsable

Encagardo de insumos agrcolas

Formularios y documentos que

la afectan

Control de consumo de fertilizantes o abonos, fungicidas, hierbicidas y

insecticidas.

Compaa __________________________

Control de consumo de combustibles y lubricantes

Para el periodo del _____ de ________ al Cultivo

_____ de ______ _____ _________________

Identificaci
n de Combustibles Lubricantes
Fecha
la Clas Cantida Preci Clas Cantida Preci
maquinaria e d o e d o
Totale
s

Encargado Revisado por

Compaa __________________________

Control de uso de maquinaria y equipo

Para el periodo del _____ de ________ al Cultivo

_____ de ______ _____ _________________

Identificaci Tipo Horas

Tipo de usadas
n de de
Fech Observacione
Explotaci
a la labo s Hora Hora
n
maquinaria r inici finalizaci
o n
Totales

Encargado Revisado por

Compaa __________________________