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manual de funciones
Actividad de Aprendizaje 2
Elaborar manual de funciones
Estructura de contenido
Contextualizacin
1. Estructura organizacional
2. Tipos de estructuras
3. Niveles de funcionamiento
4. Relaciones funcionales
6. Actividad de afianzamiento
Conclusiones
Referencias
Glosario
Crditos
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Estructura de contenido
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Contextualizacin
Los seres humanos deben cooperar unos con otros y deben conformar
organizaciones que les permitan logar objetivos, que no podran
alcanzar mediante el esfuerzo individual. Una organizacin es un
sistema de actividades conscientemente coordinadas, que depende de la
cooperacin recproca de sus miembros. Por lo tanto, una organizacin
existe solo cuando:
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Disear un formato para el registro del Perfil del Cargo basado en competencias.
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1. Estructura organizacional
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Esta distribucin debe ser muy asertiva, para minimizar los impactos en
el clima laboral, las cargas de trabajo, los conflictos y el equilibrio entre
la vida personal y laboral.
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Tipos de organizaciones
Organizacin piramidal:
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Tipos de organizaciones
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2. Tipos de estructuras
En las organizaciones se pueden observar tres tipos de estructuras; funcional, divisional o matricial.
Estructura funcional:
grupo funcional est integrado verticalmente, desde la parte inferior Para un tipo de organizacin productora de bienes y servicios en gran
hasta la parte superior de la organizacin. volumen y con procesos estandarizados, este modelo puede ser el
ms adecuado. La coordinacin de tareas y supervisin de las mismas,
Los empleados, dentro de las divisiones funcionales de una organizacin, dependende de una sola rea, lo que facilita la produccin eficiente de
tienden a realizar un conjunto especializado de tareas. Tal es el caso del una cantidad limitada de productos o servicios. De igual forma, facilita la
departamento de ventas, que estara integrado nicamente por asesores integracin de actividades verticales, tales como la distribucin rpida y a
comerciales, gerente de producto y personal de servicio al cliente. Esto bajo costo.
conduce a la eficiencia operativa de ese departamento,pero a la vez puede
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Estructura divisional:
C ada divisin, dentro de esta estructura, contiene todos los recursos necesarios en su interior. Se podra decir que se establecen por unidades de
negocio, claramente diferenciadas unas de otras: Alimentos, bebidas, elementos de aseo y otros. Esto facilita la administracin de los recursos
disponibles y a la vez el logro de las metas que se tienen para cada unidad.
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Estructura matricial:
S e organiza por dos criterios a la vez: procesos y productos. Esta estructura combina lo mejor de las estructuras anteriores. Se utiliza con
frecuencia, conformando equipos interdisciplinarios de empleados que llevan a cabo el trabajo, con el fin de aprovechar de la mejor manera, las
competencias de cada miembro y compensar as las debilidades funcionales, divisionales y burocrticas de las estructuras, donde si no est claro
quin es el responsable de cada proceso, se presentan inconvenientes con el logro de los objetivos.
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A continuacin se muestra un resumen de las tres estructuras ms comunes utilizadas en empresas pequeas y grandes. Tambin se analizan
las implicaciones que tiene usar una u otra en la gestin de los recursos, la toma de decisiones, la agilidad, las atribuciones y la centralizacin o
descentralizacin del poder.
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3. Niveles de funcionamiento
Nivel
estratgico
Nivel
tctico
Nivel
operativo
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4. Relaciones funcionales
Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgnica, las cuales se representan por medio de lneas.
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T iene por objeto interrelacionar las actividades que realizan varias reas
de la organizacin. Pueden existir entre unidades de un mismo nivel
jerrquico o bien entre distintas reas de la organizacin, incluso se pueden
E stos se colocan en la ltima lnea del organigrama. Entre estos y
el resto de la organizacin, debe trazarse una lnea de eje para
establecersu distincin.
dar entre un nivel jerrquico superior de un rea e igual o inferior de otra.
Esta se deber representar por medio de lneas largas de trazo discontinuo. Relacin de representacin personal:
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Como conclusin es importante destacar que una organizacin formal, se diferencia de la que no lo es por los siguientes elementos, fundamentales:
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Manual de funciones
y perfiles de cargo
(MFPC)
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Qu es un manual de funciones?
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Qu se documenta? Procedimientos
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1. Por medio de los jefes de rea y el grupo de trabajo 3. Por medio de talleres de asesores o coordinadores
participante en el procedimiento.
Los asesores o coordinadores diligenciarn el formato nico mediante
El jefe del rea se rene con todos los empleados y nombrando un relator, entrevistas y encuestas a cada uno de los empleados. Irn describiendo
cada uno describe en orden descendente (1, 2), las actividades que las tareas y aplicando todas las explicaciones sealadas en el primer
realiza para cumplir con cada una de las funciones del rea. Se diligencia punto de este tema.
un formato nico (que guiar los aspectos a recaudar), en borrador,
por cada persona. De esta manera quedar registrado el respectivo 4. Mixto
procedimiento en esa oficina.
Combina los anteriores mtodos utilizados.
2. Por medio de un funcionario conocedor de las funciones
del rea.
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Entonces el MFPC:
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T odos los empleados de la organizacin debern consultar permanentemente este manual para conocer sus actividades y responsabilidades,
evaluando su resultado y ejerciendo apropiadamente el autocontrol; adems de presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos.
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Dirigir su diseo, establecimiento, aplicacin y control. Divulgar, actualizar y hacer cumplir del MFPC establecido para
Propender por el cumplimiento y actualizacin del MFPC. la organizacin.
(Manual de funciones y perfiles de cargo ) Definir la metodologa para crear un cargo, asignarle un nivel en
Detectar las necesidades de creacin y actualizacin del MFPC, la estructura de organizacin y realizar la descripcin completa
de acuerdo con nuevas normas y tecnologas, por medio de un del mismo, incluyendo sus relaciones y nivel de autoridad y
seguimiento permanente. autonoma.
Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que Establecer los niveles de remuneracin en forma consecuente
lleven a la reestructuracin de las reas y al cumplimiento de los con la estructura de organizacin, los estudios de salarios que
objetivos. orientan decisiones estratgicas a nivel de equidad interna y a
nivel de mercado.
Ser base para la evaluacin del desempeo tanto a nivel individual
como de la unidad, rea o dependencia. Garantizar las herramientas y mecanismos que permiten que
todas las personas de la empresa conocen y comprenden la
estructura de organizacin y el MFPC correspondiente.
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Coordinar la definicin de cada descripcin de cargo que sea Garantizar que todas las personas que ingresan con un contrato
requerido en la organizacin, soportando las decisiones que se de trabajo a la organizacin, se asignen a alguno de los cargos
incluyan en cada documento. definidos en el MFPC.
Editar y someter al ciclo de aprobacin las descripciones de
cargos y los documentos que se desprendan de los mismos, en
particular los manuales por rea de la organizacin.
Asegurar que se entrega y se difunde a cada persona de la
organizacin el MFPC, verificando que se conozca y comprenda
el contenido del mismo.
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Conocer el contenido del MFPC y asignar el trabajo de acuerdo Conocer y cumplir con las responsabilidades establecidas en el
con las funciones y las responsabilidades descritas en el MFPC, informando de manera oportuna a su Jefe Inmediato las
documento. desviaciones que se encuentren en su contenido o la necesidad
Verificar que el personal comprenda el MFPC y orientarlo para de realizar actualizaciones, cambios o aclaraciones en
su cumplimiento. La descripcin y perfil del cargo (DPC)
Canalizar de manera oportuna, a travs de las reas de Seleccin La descripcin del cargo (DPC), es la fuente de informacin
y Desarrollo, la necesidad de reforzar el conocimiento bsica para la planeacin de los procesos de Talento Humano
del contenido del MFPC, indicando las oportunidades de en todo lo referente a: reclutamiento, seleccin, formacin,
mejoramiento a considerar en tal sentido. promocin e incentivos, entre otros.
Solicitar a la Direccin de Talento Humano, la necesidad de
actualizar, modificar o aclarar el contenido del MFPC existente
en la organizacin, a partir de las solicitudes del personal a su
cargo y el anlisis previo de la necesidad.
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Los siguientes son los elementos que debe contener la Descripcin y Perfil del Cargo, DPC.
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Infografia
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6. Actividad de Afianzamiento
Ordene en dos minutos diez palabras claves relacionadas con el manual de funciones y perfiles de cargo.
E C N O C M I P A E S T I H D A A B D I E L S
C F I U O N N O V R A E L S
U M A A L N T M A E S
F P I E L R C E T S U T R R A U
I T C E A C S N C R I E O L N A
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Excelente Consultor-Aprendiz!
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Conclusiones
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Referencias
Chiaventato I. (2000). Administracin de Recursos Humanos (5 ed.). Buenos Aires, Argentina: Mc Graw Hill.
Franklin, B. & Gmez, G. (2002). Organizacin y Mtodo. Mxico D.F., Mxico: McGraw HILL.
Robbins, S. & Judge, T. (2000). Introduccin al Comportamiento Organizacional. Madrid, Espaa: Prentice Hall Pearson
Rodrguez J. (2002). Cmo elaborar y usar los manuales administrativos. Mxico D. F., Mxico: Thompson Learning.
Rodrguez, J. (2006). Direccin Moderna de Organizaciones. Mxico D. F., Mxico: Thompson Learning
Well F. (1976). Mtodos de desarrollo organizacional para ejecutivos. Madrid, Espaa: Fondo Educativo Interamericano S.A.
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Glosario
rea: Grupo de personas que se relacionan con actividades estratgicas Competencia: Atributos de las personas que les permiten lograr un
y que trabajan de manera coordinada, para cumplir con objetivos desempeo superior. (Mc Clelland, D. en Cinterfor, 2003)
puntuales del Mapa Estratgico de la organizacin.
Competencia Laboral: Capacidad de una persona para desempear
Autonoma: Facultad que se asigna a una persona en virtud del cargo una funcin productiva en diferentes contextos y con base en estndares
que ocupa, para comprometer a la organizacin mediante documentos de calidad establecidos por el sector productivo. Requiere la interaccin
contractuales y ejecutar de manera total, parcial o limitada el presupuesto de conocimientos, habilidades y destrezas; verificables y evaluables.
de gastos e inversiones de un rea o proyecto, con aprobaciones de (SENA, 2007, p.10)
niveles superiores o rangos previamente definidos.
Departamento: Grupo de personas que se relacionan por especialidad
Autoridad: Facultad que se asigna a una persona en virtud del cargo o actividad puntual dentro de una misma rea, para cumplir con acciones
que ocupa, para asignar y utilizar recursos, tomar decisiones de compra especficas que apuntan a objetivos estratgicos y tcticos puntuales y a
y contratacin sin requerir autorizacin por parte de algn superior y determinadas perspectivas del mapa estratgico de la organizacin.
modificar y definir formas de operar.
Funcin: Actividades y responsabilidades propias de un cargo.
Cargos: Los cargos son un conjunto de tareas similares que son
agrupadas bajo el mismo nombre. Unidades de trabajo especficas e Indicadores Comportamentales: Son las conductas que asume una
impersonales, constituidas por un conjunto de tareas que deben realizar persona ante determinada situacin, que permite la valoracin de una
quienes los ocupan, aptitudes que deben poseer, responsabilidades que competencia, sea esta organizacional, funcional o especfica.
deben asumir y condiciones de trabajo. Unidades de carcter impersonal.
Los rganos, para cumplir con la funcin propia de su naturaleza, cuentan Manual de procedimientos: Documento que contiene la descripcin
con individuos que desde el punto de vista jerrquico y presupuestal detallada de las actividades (funciones) que deben ejecutarse en un cargo.
ocupan cargos en los que se definen las responsabilidades y deberes que
asumen sus titulares y las tareas que deben realizar.
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Niveles jerrquicos: Eslabn dentro de la estructura organizativa Relaciones Formales: Son las relaciones o vnculos formales a travs
en el cual se encuentran rganos con un similar grado de autoridad de los cuales se coordinan e interconectan las unidades administrativas
y responsabilidad, en relacin con los objetivos de la empresa, (rganos) y pueden ser: De subordinacin, de asesora, funcionales o
independientemente de la funcin o actividad que realicen dichos rganos. de mando especializado, de representacin personal, de servicio, de
coordinacin y de revisin.
Organigrama: Es la representacin grfica de la estructura de una
empresa o cualquier otra organizacin. Representa las estructuras Responsabilidad: Asignacin de deber y poder para el logro de
departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hace objetivos de las reas.
un esquema sobre las relaciones jerrquicas y competenciales de vigor
en la organizacin. Tareas: Las tareas son un conjunto de operaciones que, ejecutadas por
un individuo, constituyen un puesto de trabajo.
Procesos: Los procesos de la organizacin son el conjunto de actividades
interrelacionadas, que con un propsito definido transforman entradas
en salidas valiosas para uno o ms clientes internos o externos.
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Crditos
EQUIPO TCNICO PEDAGGICO
ASESORA PEDAGGICA
GUIONISTAS
DISEADORES
David Leonardo Barrios Rodrguez
Cristian Camilo Castillo Castillo
Marim Alejandra Cruz Casas
scar Ivn Pineda Cspedes
David Oswaldo Pinzn Rojas
John Milton Zrate Martnez
PROGRAMADORES
Diego Armando Monroy Barrera
Gisell Rodriguez Ortegn
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