Caso N 1 EMPRESA PILOS S.A.

UN ARCHIVO ORGANIZADO

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir
diferentes
Contrariedades y problemas. La ms relevante es la falta de un archivo
organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la
empresa. Para que l pueda realizar sus funciones y desempearse de manera
correcta, debe realizar la organizacin documental, aplicando los criterios
archivsticos para la organizacin de archivos de gestin e implementacin el ciclo
vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la informacin
documental, permitiendo el fcil acceso a la informacin. El Gua de Aprendizaje
tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa ser
auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que
todos se han puesto la camiseta para lograr mejoras frente a las diferentes
problemticas.

Segn el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

1. Cmo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

ARNULFO DEBE ORGANIZAR LOS ARCHIVOS SEGN SU ORDEN

CRONOLOGICO YA SEA FECHA IMPORTANCIA O ALFABETICAMENTE Y CON
ESTO LOGRA UN ARCHIVO PATRIMONIAL, DE ESTA MANERA LOS ARCHIVOS
PUEDEN SER TACTICAMENTE ORGANIZADOS DE TAL MANERA QUE SEAN
FAIL DE ENCONTRAR SE PUEDEN ORGANIZAR POR CONSULTA Y POCO
FRECENTES.

2. Cules son las causas que originaron esta situacin?

LA FALTA DE CONOCIMIENTO DEL PERSONAL ADIMINISTRATIVO SOBRE LA

GESTION Y EL SISTEMA DOCUMENTAL, YA QUE LOS ARCHIVOS O
DOCUMENTOS VARIAN SEGN SU IMPORTANCIA DE IGUAL MANERA HAY
QE APLICAR LA TBLA DE RETENCION DOCUMENTAL PARA UNA BUEN
ORGANIZACIN

3. Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

SI DEBE PLICAR EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO YA QUE SI ESTE SE

GESTIONA Y SE CONTROLA DE UNA MANERA EXCELENTE LA EMPRESA
ORIGINA PRODUCTIVIDAD YA QUE EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ES
LAS FASES DE VIDA QUE CUMPLE DICHO ARCHIVO ESTO CON EL FIN DE
GESTIONAR LA EXCELENCIA DE LA EMPRESA POR MEDIO DE LOS
DOCUMENTOS DE EXCELENCIA DE LA MISMA ESTA SE GESTIONA POR
MEDIO DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTALPARAUN SITEMA DE
GESTION EFICIENTE

4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrnicos de

archivo. Cmo debe ser archivado esos documentos?

SE DEBEN ORGANIZAR MAGNETICAMENTE DE IGUAL MANERA QUE LOS

ARCHIVOS SE ENCUENTREN EN EL MISMO FORMATO, SE ORGANIZARAN
CRONOLOGICAMENTE O POR TIPO DE CONSULTA O POCO FRECUENTES

4. Cmo debe aplicar las TRD para un fcil acceso a la informacin?

SE DEBE APLICAR LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL EN LOS
ARCHIVOS PARA UN FACIL ACCESO A LA INFORMACION POR MEDIO DE
LOS NUEROS DE SERIE Y SUBSERIES QUE LA TRD PRESENTA.

5. Desde el punto de vista archivstico Cul es la importancia del uso de las

TRD?

LA IMPORTANCIA DEL USO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ES LA DE

LLEVAR UN CONTROL EFICIENTE DE LOS ARCHIVOS CON EL FIN DE
SISTEMATIZAR LOS DOCUMENTOS DE UNA EMPRESA PARA LAS
CONSULTAS O LO IMPORTANTE DEL CICLO DE VIDA DE DICHO
DOCUMENTO.

TAMBIEN PARA EL FACIL ACCESO DE LA INFORMACION QUE LA ABLA DE

RETENCION DOCUMENTAL SOSTIENE.

6. Segn su criterio cul es el gran reto de Arnulfo?

SERIAR Y SUBSERIAR POR L IMPORTANCIA DE LOS OCUMENTOS Y SU

HISTORA PATRIMONIAL.

7. Cree usted que la gestin documental es la base para el desempeo de la

empresa?
SI, YA QUE LA DOCUMENTACION ES EL PROCESO ADMINISTRTIVO QUE
SOSTIENE A LAS EMPRESAS