KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN

NONCONFORMANCE, CORRECTIVE AND PREVENTIVE ACTION

Content:

1. Purpose and Scope

2. Definition
3. Associated Document
4. Responsibilities
5. Procedures
6. Annex

Revision Record
 1 15/11/11 Change Company Name & Logo

0 29/12/09 Initial issue

REV. DATE DESCRIPTION PREPARED BY REVIEWED BY APPROVEDBY

1. Tujuan Purpose

Prosedur ini dibuat untuk menjamin setiap
ketidaksesuaian yang timbul diupayakan
penanggulangannya secara terkoordinasi, dan
melakukan tindakan pencegahan terhadap setiap
potensi ketidaksesuaian yang mungkin terjadi.
This procedure aims at ensuring that each
generated non-conformance is handled in
coordination, prevention is made to each
potential non-conformance likely to occur.

2. Ruang Lingkup Scope

Prosedur ini mencakup aktivitas This procedure covers handling and preventive
penanggulangan dan pencegahan terhadap activities towards OHS Management System in
proses Sistem Manajemen Keselamatan dan COMPANY whose specification is not in
Kesehatan Kerja di COMPANY yang accordance with the Ministerial Decree NO.
spesifikasinya tidak sesuai denganPermenaker Per-05/MEN/1996.
No. Per-05/MEN/1996.

3. Definisi Definition
 Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu Non-Confromance is inadherence to a
persyaratan atau ketentuan-ketentuan lain yang requirement or other established provision.
telah ditetapkan. Corrective Action is an action to elminate any
Tindakan koreksi adalah tindakan menghilangkan found non-confromance and their causes or
ketidaksesuaian dan penyebab yang ditemukan unexpected situation.
atau situasi yang tidak dikehendaki. Preventive Action is an effort to eliminate causes
Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk of the potential non-conformance or unexpected
menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potential situation.
potensial atau situasi potensial lain yang tidak
dikehendaki.
4. Dokumen yang terkait Associated Documents

1. Permenaker 05 tahun 1996 1. Permenaker 05 year 1996

2. Manual SMK3 2. Manual SMK3
3. OHSAS 18001:2007 3. OHSAS 18001:2007

5. Tanggung Jawab Responsibility

HSE MR harus bertanggung jawab atas HSE MR is responsible for controlling

HSE and decision making
pengontrolan dan keputusan mengenai pertinent to this procedure. MR is
prosedur ini. respo
nsible
for
contro
lling
and
decisi
on
makin
g
 pertin
ent to
this
proce
dure.

Prosedur Procedures

6.1 Tanggung Jawab 6.1 Responsibility

5.1.1 Setiap karyawan bertanggung jawab dalam
6.1.1 All employees are responsible for
mengambil inisiatif untuk melakukan initiating to take required corrective/
tindakan koreksi/pencegahan yang preventive action.
diperlukan. 6.1.2 HSE MR is responsible for:
5.1.2 HSE MR bertanggung jawab dalam hal : Reviewing each request for corrective and
Meninjau setiap permintaan tindakan koreksi preventive action (CPAR).
dan pencegahan (CPAR). Forwarding the CPAR to the concerned
Meneruskan CPAR kepada bagian yang terkait. parties.
Memonitor keefektifan penerapan Monitoring the effectiveness of corrective
tindakan
koreksi dan pencegahan. and preventive action.
Mengesahkan tindakan koreksi Approving the corrective and preventive
dan
pencegahan sebelum ditutup. action before closing.

5.2 Inisiatif Tindakan Koreksi/Pencegahan
5.2.1 Setiap karyawan dapat memberikan usulan
6.2.1
atau inisiatif tindakan koreksi/pencegahan
yang sesuai dengan ketidaksesuaian/potensi
ketidaksesuaian yang ditemukan.
5.2.2 Inisiatif tindakan koreksi dapat didasarkan
6.2.2
atas:
6.2 Initiating the Corrective/ Preventive Action
All employees may suggest and initiate
appropriate corrective/ preventive action
for the found non-conformance/ potential
non-conformance.
Initiating the corrective action can be
based on:
 Temuan audit internal dan eksternal Internal or external audit findings
Ketidaksesuaian produk Product non-conformance
Keluhan pihak terkait Complaint from the concerned parties
Penyimpangan terhadap prosedur. Deviance from the procedure
5.2.3 Inisiatif tindakan pencegahan dapat
6.2.3 Initiating the preventive action can be
didasarkan atas : based on:
Hasil pemantauan K3 untuk SMK3 OHSE observation result for the OHS
Usulan-usulan pihak terkait Management System
Inputs from the concerned parties
5.3 Identifikasi
6.3.1 Ketidaksesuaian yang ditemukan sebagai
6.3 Identification
hasil audit internal akan diidentifikasi sesuai
6.3.1 The found non-conformance from
dengan Form Daftar Monitoring Temuan Audit internal audit will be identified as per the
& Ketidaksesuaian, Tindakan Koreksi dan Monitoring List Form for Audit Findings
Pencegahan. and Nonconformance, corrective and
6.3.2 Ketidaksesuaian atau potensi preventive action Form.
ketidaksesuaian yang terkait dengan rekanan
6.3.2 The non-conformance or potential non-
dapat diidentifikasi dari proses kontrak, conformance pertinent to the partners
penerimaan dan pemeriksaan barang can be identified from contract process,
ataupun proses evaluasi rekanan. material receiving and inspection or
6.3.3 Ketidaksesuaian atau potensi partnership evaluation process.
ketidaksesuaian yang terkait dengan pihak
6.3.3 The non-conformance related to the
terkait dapat diidentifikasi melalui hasil concerned parties can be identified thru
komunikasi eksternal sesuai Prosedur result of external communication as per
Komunikasi Eksternal. the External Communication Procedure.
6.3.4 Tindakan pencegahan dapat 6.3.4
juga The preventive action also can be
diidentifikasi berdasarkan hasil statistik yang identified based on statistics that show a
menunjukkan adanya suatu kecenderungan trend to potential non-conformance.
(trend) yang menunjukkan potensi terjadinya
 ketidaksesuaian. Penetapan tindakan
6.4 Records and Review
pencegahan harus berdasarkan pada tingkat
6.4.1 The Initiator will record each non-
potensi ketidaksesuaian. conformance requiring follow-up using
Corrective and Preventive Action Request
6.4 Pencatatan dan tinjauan Form, to be submitted to the concerned
6.4.1 Inisiator akan mencatat setiap Management Representative and
ketidaksesuaian dan potensi ketidaksesuaian Manager/ Head of the concerned Unit.
yang perlu ditindaklanjuti pada 6.4.2
form Management Representative will review
Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan if the CPAR requires follow-up with
kemudian disampaikan kepada Management reference in order to know that the CPAR
Representative terkait dan Manager /Kepala is in relation to the OHS Management
Unit terkait. System Implementation or the
6.4.2 Management Representative akan meninjau Environmental Management System
apakah CPAR perlu ditindaklanjuti dengan Implementation, and they have
acuan bahwa CPAR tersebut berkaitan adequately supporting proof. If the CPAR
dengan penerapan SMK3 atau sistem does not require follow-up, it should be
manajemen lingkungan dan mempunyai bukti keep as data and especially for
yang mendukung. Jika CPAR tersebut tidak complaint from the customers. If
perlu ditindaklanjuti, maka CPAR akan required, a response will be sent to
disimpan sebagai data dan khususnya untuk convey a message that the complaint
keluhan pelanggan jika diperlukan akan cannot be followed up due to a particular
dikirimkan surat balasan yang menyatakan reason.
bahwa keluhan tersebut tidak dapat ditindak
6.4.3 If the CPAR requires follow-up, the
lanjuti karena suatu alasan. Management Representative will provide
6.4.3 Jika CPAR perlu ditindak lanjuti, Management a number and identified the concerned
Representative akan memberikan nomor dan unit/ department.
mengidentifikasi bagian/unit yang terkait.6.4.4 Management Representative will forward
6.4.4 Management Representative akan the CPAR to the concerned department/
meneruskan CPAR kepada bagian/unit terkait. unit.
 6.5 Designation of Required Action
6.5.1 The related Department/ Unit shall
6.5 Penetapan Tindakan yang Diperlukan analyse causes for the non-conformance
6.5.1 Bagian/unit yang bersangkutan harus and potential non-conformance in order
menganalisis penyebab ketidaksesuaian atau to establish corrective and preventive
potensi ketidaksesuaian guna menetapkan action, and if required, the discussion is
tindakan koreksi atau pencegahan, dan bila made simultaneously with the concerned
diperlukan pembahasan ini dilakukan Department/ Unit.
bersama dengan bagian/unit yang terkait.6.5.2 The analysis can be done by evaluating
6.5.2 Analisis ini dapat dilakukan dengan cara the existing record, including audit
mengevaluasi rekaman yang ada termasuk result, report of external communication
rekaman hasil audit, laporan hasil komunikasi and social complaints, records of
eksternal/keluhan masyarakat, rekaman management review and partner
tinjauan manajemen dan evaluasi rekanan. evaluation.
6.5.3 Hasil pembahasan mengenai penyebab
6.5.3 Discussion on causes for non-
ketidaksesuaian atau potensi ketidaksesuaian conformance or potential non-
akan dicantumkan pada form CPARtermasuk conformance will be included in the CPAR
juga rencana implementasi, batas waktu form, including the implementation, time
pelaksanaan dan pegawai yang bertanggung limit for the implementation and the
jawab. person in charge.
6.5.4 Jika hal tersebut berkaitan dengan pihak 6.5.4
luar, If cause is related to external parties,
maka rencana tindakan koreksi/pencegahan the plan corrective/ preventive action will
tersebut disampaikan pada pihak terkait. be conveyed to the concerned parties.

6.6 Implementasi 6.6 The Implementation

6.6.1 Semua Bagian/unit yang terkait harus
6.6.1 All concerned Department/ Unit should
menerapkan tindakan koreksi dan implement corrective action and
pencegahan sesuai dengan keputusan dalam preventive action as per decision in the
 pembahasan yang dituangkan dalam form discussion which is recorded in the CPAR
CPAR. Form.
6.6.2 Apabila diperlukan, maka bagian terkait perlu
6.6.2 When required, the concerned parties
untuk mengadakan penyesuaian pada should make adjustment to the
prosedur, form, maupun manual lingkungan procedure, form, and the environment
sesuai dengan prosedur yang berlaku. manual according to the applicable
6.6.3 Untuk hasil keputusan yang berhubungan procedure.
dengan rekanan maupun pelanggan 6.6.3
akan For decision relating to the partners or
disampaikan oleh pejabat yang berwenang. customers, the result be forwarded to
the concerned parties.
6.7 Monitoring dan verifikasi
6.7.1 Management Representative akan mencatat 6.7 Monitoring and Verification
semua tindakan koreksi dan pencegahan
6.7.1 Management Representative will record
pada Daftar CPAR corrective and preventive action on the
6.7.2 Jika dibutuhkan analisis lebih lanjut terhadap CPAR List.
tindakan koreksi/pencegahan hasil internal
6.7.2 If further analysis towards the
audit atau ketidaksesuaian/potensi corrective/ preventive action is required
ketidaksesuaian yang ditemukan, HSE MR for the result of internal audit or found
melakukan peninjauan tindakan koreksi dan non-conformance/ potential non-
pencegahan dengan menggunakan form conformance, HSE MR will review the
CPAR corrective and preventive action using
6.7.3 Apabila penerapan tindakan koreksi dan the CPAR Form.
pencegahan yang direncanakan telah
6.7.3 If implementation of the planned
dilakukan sesuai dengan persetujuan batas corrective/ preventive action is made as
waktu yang disepakati perlu adanya verifikasi per the agreed time limit, a verification
oleh Auditor atau ketua tim Audit dan by the Auditor or the Audit Team Lead is
diketahui oleh HOD terkait. required and acknowledged by the
6.7.4 Management Representative akan memantau concerned HOD.
penerapan tindakan koreksi dan pencegahan
6.7.4 The Management Representative will
 yang direncanakan dan memastikan bahwa monitor effectiveness of the corrective
tindakan tersebut telah efektif untuk and preventive action implementation,
menyelesaikan ketidaksesuaian. to rectify the non-conformance.
6.7.5 Hasil penerapan tindakan
6.7.5 Result of the corrective and preventive
koreksi/pencegahan akan dilaporkan kepada action implementation will be reported to
HSE MR pada saat tinjauan manajemen. the HSE MR during the Management
Review.

Lampiran Annex

Form Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (CPAR). Corrective and Preventive Action Request Form (CPAR).
Form Daftar CPAR CPAR Register Form
Pentingnya Anda melakukan Corrective Action dalam Proses PDCA
Berkelanjutan
Posted by admin in PDCA On December 15, 2012
Setelah Anda melakukan Identifikasi Masalah ketika Evaluasi atau Review Performa Bulanan dalam forum PDCA (Plan Do
Check Action), maka langkah selanjutnya adalah membuat langkah-langkah yang disebut Tindakan Perbaikan (Corrective
Action). Tindakan Perbaikan merupakan rangkaian proses ber-PDCA yang Baik dan Benar, sehingga esensi PDCA sebagai
Proses Pemecahan Masalah 4 Langkah Berulang (Iteratif) dapat menjadi dasar pengendalian kualitas atau Continuous
Improvement.
Corrective Action sebagaimana halnya Problem Identification harus didefinisikan dengan tepat dan tidak mengacu pada
beberapa hal berikut:
o Rutinitas (Daily Activity) dan Tugas Pokok (Job Description)
o Standard Operating Procedure dan Aturan Perusahaan
Corrective Action adalah Solusi dari Identifikasi Masalah yang terimplementasi atau terwujud dengan menggunakan Metode
SMART (Specific Measurable Achievable Realistic Time Bond). Tindakan Perbaikan merupakan Tindakan nyata yang akan
membawa perubahan dan bersifat tetap atau permanen. Setelah adanya Tindakan Perbaikan maka sepatutnya Anda
melakukan Standarisasi sehingga Corrective Action tersebut berlaku Tetap (Global). Corrective Action yang tepat akan
berlaku untuk semua kasus atau masalah yang sama untuk semua departemen, walau dengan Teknis Pelaksanaan yang
berbeda.
Berikut yang perlu diperhatikan dalam Tindakan Perbaikan untuk sebuah Evaluasi PDCA yang tepat yakni:

1. Positive Changes for Individual Performance or Behavior. Perubahan yang memberikan kontribusi dalam
pencapaian Individual dan Tim. Jika sebuah Tindakan Perubahan hanya bersifat sementara baik Individual atau Tim,
maka perlu sedikit analisa lebih untuk Tindakan Perbaikan. Tindakan Perbaikan adalah sebuah tindakan yang bersifat
permanen atau tetap.
2. Work Standard met for Company. Tindakan Perbaikan berimbas kepada kinerja Individu dan Tim namun tetap
seiring dengan Standard Perusahaan, seperti Memmo, SOP atau Aturan lainnya. Jikalau perbaikan hanya bersifat
partial bagi beberapa tim, maka belum berimbas besar terhadap Kinerja Perusahaan.
Lebih lanjut tentang Corrective Action (Tindakan Perbaikan) adalah Root Cause (Akar Penyebab), dalam artian disini
adalah