Unidad 1.

Programas de capacitacin y registro oficial

Programas de capacitacin y desarrollo

Programas de capacitacin

Concepto de Programa

A continuacin se mencionan algunos conceptos de programa:

1) Programa es un esquema (Lista o Diagrama de Flujo) que muestra la secuencia que lleva a
cabo un proceso.

2) Previa declaracin de actividades y acciones a seguir en la consecucin de un objetivo.

Estrategia de accin cuyas directrices determinan los medios que articulados gerencialmente,
apoyan el logro de uno o varios objetivos de la parte general del Plan.

3) Conjunto de acciones especficas, ordenadas secuencialmente en el tiempo, para obtener

resultados preestablecidos en relacin con la elaboracin de un proyecto o la construccin de
una realidad. El programa constituye la parte instrumental de un plan y obedece a los
lineamientos y disposiciones del mismo".

4) Un conjunto coherente e interactivo de propuestas y proyectos dentro de un sector econmico

que se hallan sincronizados dentro de un esquema de planificacin y ejecucin.

5) Secuencia de actividades que deben llevarse a cabo para cumplir con los objetivos y metas
propuestos, considerando el tiempo requerido para su realizacin. Implica la integracin de
recursos humanos, materiales, fsicos y financieros necesarios para su ejecucin.

6) Conjunto armnico de objetivos, polticas, metas y actividades a realizar en un tiempo y

espacio dados, con determinados recursos. Sus resultados son "servicios".

7) Los programas son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la
secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de
sus partes.

8) Los programas son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de

tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo
un curso de accin dado; habitualmente se apoyan en presupuestos.

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Programa de Capacitacin

Los programas de capacitacin se proponen mantener y mejorar el desempeo actual en el trabajo.

La capacitacin es una experiencia de aprendizaje porque busca un cambio relativamente
permanente en el individuo que mejorar su capacidad para desempearse en un puesto de trabajo.
Normalmente se dice que la capacitacin puede incluir cambios en las habilidades, los conocimientos,
las actitudes o la conducta. Esto puede significar que los empleados cambien lo que saben, cmo
trabajan y sus actitudes hacia su trabajo, o su interaccin con sus compaeros y supervisor.

Los programas de capacitacin estn orientados hacia el presente; se centran en los puestos de
trabajo actuales de los individuos, estimulando habilidades y capacidades especficas para
desempear inmediatamente su trabajo. Por ejemplo, una persona que ingresa al mercado de
trabajo durante su ltimo ao de universidad ocupando un puesto de representante de
comercializacin. Aunque tiene un ttulo en la materia cuando lo contratan, se requiere que pase por
algn tipo de capacitacin.

Especficamente, necesitar aprender las polticas y costumbres de la organizacin, la informacin del

producto y otras prcticas de ventas pertinentes. Esto, por definicin, es capacitacin en el trabajo, o
capacitacin diseada para que una persona sea ms eficaz en su puesto actual. Con la capacitacin
de los empleados, se trata de ayudar a los individuos a aprender. El aprendizaje es fundamental para
el xito de toda persona, es algo que la acompaa a lo largo de toda su vida laboral. Pero por el bien
del aprendizaje mismo, ste no se da de la nada. Al contrario, depende de varios sucesos, y la
responsabilidad del aprendizaje es una experiencia compartida entre el maestro y el alumno.

Concepto de capacitacin

Para poder tener un concepto claro sobre la capacitacin, es necesario diferenciarlo del
entrenamiento y el adiestramiento. El entrenamiento es la preparacin que se sigue para desempear
una funcin.

Mientras que el adiestramiento es el proceso mediante el cual se estimula al trabajador a incrementar

sus conocimientos, destrezas y habilidadades.

En cambio, capacitacin es la adquisicin de conocimientos tcnicos, tericos y prcticos que van a

contribuir al desarrollo del individuos en el desempeo de una actividad Se puedo sealar, entonces,
que el concepto capacitacin es mucho ms abarcador.

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La capacitacin en la actualidad representa para las unidades productivas, uno de los medios ms
efectivos para asegurar la formacin permanente de sus recursos humanos respecto a las funciones
laborales que y deben desempear en el puesto de trabajo que ocupan.

Si bien es cierto que la capacitacin no es el nico camino por medio del cual se garantiza el correcto
cumplimiento de tareas y actividades, si se manifiesta como un instrumento que ensea, desarrolla
sistemticamente y coloca en circunstancias de competencia a cualquier persona. Bajo este marco, la
capacitacin busca bsicamente:

Promover el desarrollo integral del personal, y como consecuencia el desarrollo de la

organizacin.

Propiciar y fortalecer el conocimiento tcnico necesario para el mejor desempeo de las

actividades laborales.

Con la finalidad de que los centros de trabajo identifiquen y apliquen los aspectos mnimos necesarios
que deben ser considerados para emprender un proceso de capacitacin organizado, que involucre
como actividad natural del mismo el dar cumplimiento a las disposiciones legales que se establecen
en la materia, las fases sugeridas son las siguientes:

a) Beneficios de la capacitacin para las organizaciones

Entre los beneficios que tiene la empesa con la capacitacin se pueden enumerar los siguientes

Crear mejor imagen de la empresa

Mejora la relacin jefe subordinado
Eleva la moral de la fuerza de trabajo
Incrementa la productividad y la calidad en el trabajo.

b) Beneficios de la capacitacin para los trabajadores

Entre los beneficios que obtienen los colaboradores con la capacitacin estn:

Elimina los temores de incompetencia

Sube el nivel de satisfaccin con el puesto
Desarrolla un sentido de progreso

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c) Anlisis situacional de la organizacin

Al ser las organizaciones laborales entidades econmicas destinadas a ofrecer al pblico usuario
productos o bienes, y a obtener en algunos casos beneficio de ello, requieren para su correcto
funcionamiento contar con una capacidad efectiva que les permita aprovechar los recursos de que
disponen

El xito de todo centro de trabajo depende en gran parte de la correcta administracin de los
elementos y recursos con que cuentan.

De manera interna se integra por personas, recursos materiales, financieros, tecnolgicos, etc., en
donde cada uno de ellos desempea una funcin especfica, pero a la vez contribuyen a las funciones
generales de la unidad ateniendo a un objetivo comn; hacia afuera existen factores que afectan su
quehacer, stos se refieren a las condiciones sociales, econmicas, culturales, educativas y fsicas del
contexto.

Considerar cada uno de los aspectos anotados, y muchos otros ms, debe representar para toda
organizacin el punto de partida en la definicin de cualquier proyecto de trabajo que se emprenda.

La funcin de capacitacin, se inserta como parte integrante del acontecer cotidiano de las empresas
y para cumplir con sus objetivos toma informacin del medio ambiente y del mismo centro de
trabajo. Por ello, es necesario que antes de tomar alguna decisin al respecto, se lleve a cabo un
estudio que permita identificar la situacin real que en trminos generales prevalece en el centro de
trabajo.

El anlisis situacional, en el esquema que aqu se presenta, constituye la primera fase del proceso
capacitador porque define el momento en que se establecen las bases de las actividad posteriores.

Por lo anterior, ste debe reflejar informacin sobre:

Misin, objetivos y metas laborales

Proceso productivo
Estructura organizacional
Funciones y lneas de autoridad
Recursos disponibles
Clientes y proveedores
Fuerzas y debilidades

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A partir del anlisis que realice la empresa de los aspectos antes anotados, se obtendr informacin
de las dificultades que enfrentan las reas que la componen.

Los puntos dbiles o deficiencias encontradas deben ser cuidadosamente estudiadas a fin de
establecer con claridad los problemas que pueden y deben ser resueltos con capacitacin

La capacitacin al ser una actividad planeada contribuye a preparar y formar al recurso humano que
requiere y labora actualmente en una empresa, por lo tanto no todos los problemas pueden ser
resueltos con la misma.

Cuando el diagnstico de la empresa refleja problemas especficos en cuanto al desempeo laboral

de los trabajadores referidos a la induccin, formacin, actualizacin y desarrollo de sus funciones,
stos representan indicadores que guiarn el curso de las acciones de capacitacin; por lo que
representan la materia de la siguiente fase del proceso.

Diagnstico de Necesidades

Antes de definir el programa, es necesario identificar el tipo de capacitacin que se requiere. Esto
implica considerar tanto el proceso que se va a verificar como el personal que lo llevar a cabo.
El programa de capacitacin necesita especificar adecuadamente sus objetivos y resultar pertinente e
interesante. Hay que concentrarlo en sus objetivos y hacerlo lo ms sencillo posible. A travs del
programa de capacitacin, el personal experimentado debe recordar lo que se tiene que hacer; por
otro lado, para el personal de nuevo ingreso debe tener un carcter introductorio y didctico.

Para el personal permanente se requiere un nivel de capacitacin elevado y continuo, que debe ser
instrumentado de manera progresiva en la medida en que el personal se vaya involucrando en el
proceso de trabajo y en las complejas reas de actividades que lo componen.

En este punto se debe prestar atencin, tanto a las necesidades del individuo como a los
requerimientos para capacitarlo en un procedimiento en particular. Ningn administrador de personal
en el mbito directivo alcanzar el punto donde conozca a la perfeccin todo lo relacionado con el
proceso. El aprendizaje es una actividad de toda la vida. El administrador de personal debe
asegurarse que cada miembro del personal cuente con la capacitacin y apoyo necesario para
ejecutar las tareas encomendadas.

Es conveniente que cada ao se realicen entrevistas y una rigurosa evaluacin sobre el desempeo
del personal de base. Esta es una buena oportunidad para evaluar de manera abierta y amistosa la

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forma en que se est desempeando el empleado. Cules son las fortalezas y las debilidades del
personal? Qu estn haciendo bien y mal? Qu clase de habilidades poseen y cules otras les
gustaran desarrollar? La capacitacin debe considerar las necesidades generales de los empleados
permanentes, por ejemplo: La administracin del tiempo o la seleccin, presentacin, trato y
negociacin con el personal, son habilidades que se aplican a muchos aspectos de los negocios y la
vida cotidiana.

El proceso de evaluacin debe identificar todas las necesidades de capacitacin, incluyendo tanto las
reas especializadas como aquellas que no lo son, y luego jerarquizarlas y establecer un programa
para atender las carencias o limitaciones identificadas.

La determinacin de necesidades de capacitacin es la parte medular del proceso capacitador que

permite conocer las deficiencias existentes en una empresa a fin de establecerlos objetivos y acciones
a considerar en el plan.

Sntomas posibles que puedan indicar o sugerir una necesidad de capacitacin son:

Baja produccin, normas de rendimiento, utilizacin de mquinas y equipos

Aumento en la tasa de accidentes, rotacin de personal, ausentismo, desperdicio.
Aumento en demoras, disputas, quejas de clientes, problemas de reclutamiento.
Tiempo demasiado prolongado para ejecutar los trabajos o para la utilizacin de mquinas y
equipo.

La capacitacin que surja de los problemas anteriores se reconoce como capacitacin reactiva, ya
que proviene de hechos y dificultades presentes.

Las caractersticas del diagnstico de la empresa permite flexibilidad en su aplicacin, ya que se

puede realizar como una revisin peridica, semestral o anual buscando siempre la calidad y
confiabilidad de los resultados, los cuales dependern sustancialmente de la veracidad de la
informacin.

Factores que provocan necesidades de capacitacin

Expansin de la empresa o ingreso de nuevo empleados

Trabajadores transferidos o ascendidos
Implantacin o modificacin de mtodos y procesos de trabajo
Actualizacin de tecnologa, equipos, instalaciones y materiales de la empresa

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Produccin y comercializacin de nuevos productos o servicios

Los cambios que efecte la empresa provocarn futuras necesidades de capacitacin, a sta se le
reconoce como capacitacin proactiva, ya que se adelanta a los problemas y trata de prever
resultados que fortalecern a la organizacin.

Sin embargo, independientemente del tipo de necesidad, momento y situacin que la genera, los
beneficios y resultados a obtener son, entre otros:

Localizacin de necesidades reales a satisfacer

Determinacin de perfiles de puesto y actualizacin de los mismos
Identificacin clara del universo a capacitar, nmero de trabajadores, reas y puestos
Definicin de objetivos y metas concretas factibles de alcanzar
Estructuracin de un programa de trabajo con tareas definidas
Determinacin de los recursos que sern necesarios para la realizacin de las acciones que se
programen

Los cinco pasos en el proceso de capacitacin

Los cambios importantes en los ambientes externo e interno exigen un cambio corporativo. Una vez
que se reconoce la necesidad de un cambio y se toman en cuenta los factores que influyen en la
capacitacin, comienza el proceso para determinar las necesidades de capacitacin.

La competencia global ha aumentado drsticamente la necesidad de eficiencia. Esto ejerce un

impacto en la capacitacin, ya que se requiere una capacitacin oportuna. Adems, es necesario
relacionar en forma ms estrecha la capacitacin con los objetivos organizacionales y necesidades
especficas.

Es conveniente sealar que los programas de capacitacin consisten en cinco pasos, los que se
describen a continuacin:

1. Anlisis de las Necesidades: su propsito es identificar las habilidades especficas que se

necesitan para desarrollar el trabajo, analizar las habilidades y las necesidades futuras de los
futuros practicantes y desarrollar objetivos especficos y mesurables de los conocimientos y el
desempeo.

2. El diseo de la instruccin: Se arma y produce el contenido del programa de capacitacin,

inclusive ejercicios y actividades.

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3. Validacin: En el cual se eliminan los defectos del programa de capacitacin.

4. Aplicacin: Se aplica el programa de capacitacin, usando tcnicas como capacitacin prctica,

clases y aprendizaje programado.

5. Evaluacin y seguimiento: stos sirven para determinar la efectividad del programa.

Un programa de capacitacin debe evaluar de acuerdo con:

a) Reaccin: Documentar las reacciones inmediatas de los educandos ante la capacitacin.

b) Aprendizaje: Usar recursos para la retroalimentacin as como pruebas previas y posteriores

para medir lo que han aprendido los aspirantes de hecho.

c) Comportamiento: Anotar las reacciones que tienen los supervisores ante el desempeo de las
personas una vez terminada la capacitacin. sta es una manera de medir el grado en el cual
los empleados aplican las habilidades y conocimientos nuevos a su trabajo.

d) Resultados: Determinar el grado de mejora en el desempeo laboral y evaluar el

mantenimiento necesario.

Los propsitos de la capacitacin

La capacitaron promueve el desarrollo integral del personal y de la organizacin, adems el

conocimiento de las personas para el mejoramiento del desempeo en las actividades laborales. La
capacitacin debe preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo por
medio de la entrega de conocimientos para el desarrollo de las habilidades laborales.

Los propsitos de la capacitacin en las empresas son:

Crear, difundir, reforzar, mantener y actualizar la cultura y los valores de la organizacin, las
cuales depender del grado de sensibilizacin, concientizacin y comprensin.

Clasificar, apoyar y consolidar los cambios organizacionales, por medio de tcnicas educativas
modernas aplicadas a las organizaciones.

Definir la calidad del desempeo, en donde se identificarn los casos de insuficiencia del
desempeo individual por falta de conocimiento o habilidades.

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Resolver los problemas de la direccin de la empresa.

Habilitar las promociones, para atraer y motivar al personal.

La induccin y la orientacin del nuevo personal que ingresa a la empresa, para que le permita
conocer la historia de la empresa, la misin, los valores, la filosofa de la empresa, entre otros
aspectos.

Actualizar los conocimientos y las habilidades ante la aparicin de nuevas tecnologas.

Referencias:

Yanci, S. A., Velado, K. M. y Melendez, F. M. C. (2007). Captulo II. Marco terico sobre programa,
capacitacin, marketing. UFC Universidad Francisco Gavidia. [Tesis digital]. Recuperada de:
http://wwwisis.ufg.edu.sv/wwwisis/documentos/TE/658.87-S211d/658.87-S211d-Capitulo%20II.pdf

RRHH (s.f.). La capacitacin en la administracin de recursos humanos. [Artculo el pgina web].

Recuperado de: http://www.rrhh-web.com/capacitacion2.html