Universidad Galileo IDEA

LITAR
ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS
Trimestre: enero marzo 2017

Tutor: Lic. Mynor Zuiga

TAREA

DESCRIPTORES DE PUESTOS NIVLE EJECUTIVO, MEDIO Y OPERATIVO

PRESENTADO POR:

Lilian del Rosario Fuentes Lopez 12143083

Guatemala, 11 de febrero de 2017

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RIPTO
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DE
PUES
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NIVEL
EJECU
TIVO
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INFORMACION GENERAL
Nombre estructural del puesto: Gerente de Administracin y Finanzas
Nombre funcional del puesto: Gerente Administrativo
Puesto inmediato superior: Director General
Puesto inmediato inferior: Asistente de Gerencia Administrativa
Nivel del puesto: Nivel Ejecutivo
A quien reporta: Director General
A quien supervisa: Asistente de Apoyo a la Operacin, Coordinador de Gestin
de Calidad, Jefe de Finanzas y Tesorera, Coordinador de Nminas, Coordinador
de Recursos Humanos, Jefe de Sistemas y Jefe de Logstica y Gestin.
Ubicacin fsica del puesto: Departamento Administrativo (3er. Nivel)

Perfil

Estudios: Licenciatura en Administracin de Empresas, Contadura y

Administracin
Experiencia: 3 aos de experiencia como mnimo en cargos similares
Capacitacin adicional: Ninguna
Idiomas: Espaol e Ingles 60%

ASPECTOS DE RESPONSABILIDAD
Alcance Informar Colaborar Controlar Convencer
Superiores X X
Colegas X
Colaboradore X
s
Clientes X
Proveedores X X

Competencias Laborales

Generales:
Capacidad de dominar rpidamente nuevas tecnologas.
Capacidad para delegar, ampliar oportunidades y ser justos en sus
actuaciones Negociacin
Actuar con decisin y equidad cuando se presentan problemas con sus
colaboradores.

Especficas
 Conocimiento y destreza para manejar programas del Sistema Office: Word,
Excel, PowerPoint; as como para el manejo de Internet - intranet, entre
otros, requeridos para la elaboracin y presentacin de informes y
documentos internos y/o externos propios de su gestin
Conocimientos y habilidades para liderar procesos que hacen parte de un
Sistema de Gestin de la Calidad ISO.
Habilidad para disear y controlar el cumplimiento del plan operativo de
ingresos y egresos de la empresa.
Capacidad para determinar de forma eficaz, fases, etapas, metas y
prioridades para la consecucin de objetivos, a travs del desarrollo de
planes de accin, incluyendo los recursos necesarios y los sistemas de
control.
Capacidad para determinar de forma eficaz, fases, etapas, metas y
prioridades para la consecucin de objetivos, a travs del desarrollo de
planes de accin, incluyendo los recursos necesarios y los sistemas de
control.

Descripcin especifica

Actividades a realizar
Realizar conjuntamente con la Direccin General y Consejo Administrativo,
la elaboracin preliminar del presupuesto de la empresa, analizando las
partidas que sern autorizadas para su control.
Realizar en forma coordinada con la Gerencia Comercial el anlisis de flujo
de efectivo, coordinando la toma de decisiones directamente con la
Direccin General y consejo Administrativo.
Implementar programas tendientes al ahorro y control del gasto,
administrando y controlando las partidas estratgicas como el suministro de
combustible, compra de activos fijos, viticos y gastos de representacin
para la ejecucin de los proyectos de produccin, etc.
Realizar en coordinacin con la Direccin General las autorizaciones de
cheques requeridas para el suministro de recursos a la operacin de
proyectos en cada uno de los frentes de produccin.
Coordinar la administracin del centro de costos establecidos para
formulacin y seguimiento de control presupuestal asignado.
Garantizar la emisin oportuna de la nmina verificando que los pagos
realizados correspondan a la plantilla autorizada por la Direccin General
Realizar propuestas de anlisis estratgico a la Direccin General y
Consejo Administrativo sobre opciones de financiamiento, dirigidas a
soportar la carga financiera requerida para la atencin y seguimiento de la
operacin.
Verificar y asegurar los procesos de compras de relacionamiento y equipo
se realizan en las mejores condiciones de rentabilidad.
 Autorizar el pago a las facturas de proveedores asegurando que en los
procesos de compra se efecta la orden de compra de acuerdo a las cartas
comparativas de precios en base a las mejores opciones de compra.
Realizar las gestiones necesarias con los proveedores, relacionadas con
los periodos de financiamiento a fin de no afectar las relaciones
comerciales.
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INFORMACION GENERAL

Nombre estructural del puesto: Gerente de Recursos Humanos

Nombre funcional del puesto: Gerente de Recursos Humanos
Puesto inmediato superior: Gerente Administrativo
Puesto inmediato inferior: Asistente de Recursos Humanos
Nivel del puesto: Nivel Ejecutivo
A quien reporta: Director General y Gerente Administrativo
A quien supervisa: Secretaria, Asistente Administrativo de la Gerencia de
Recursos Humanos, Ordenanza, Jefes de Departamentos de Recursos Humanos
Regionales; Jefe de Departamento de Bienestar y Seguridad Ocupacional, Jefe de
Departamento de Remuneraciones, Jefe de Departamento de Administracin y
Control de Personal.
Ubicacin fsica del puesto: Departamento de Recursos Humanos (1er. Nivel)

Perfil

Estudios: Licenciatura en Administracin de Empresas, Ingeniera Industrial, o

carrera afn al cargo, de preferencia con estudios de postgrado o cursos
especializados en Administracin de Recursos Humanos.
Experiencia: 2 aos de experiencia como mnimo en cargos similares
comprobables.
Capacitacin adicional: Gestin de Recursos Humanos
Idiomas: Espaol e Ingles

ASPECTOS DE RESPONSABILIDAD
Alcance Informar Colaborar Controlar Convencer
Superiores X X
Colegas X
Colaboradore X
s
Clientes X
Proveedores X X X

Competencias Laborales
 Generales:
Capacidad para dirigir la elaboracin de polticas, prcticas, proyectos,
planes y programas en materia de Gestin de Recursos Humanos, Salud
Ocupacional, Relaciones Laborales y Sindicales y Administracin de
Personal.
Capacidad para gestionar proyectos, planes y programas e implementar
prcticas con una visin global y estratgica, con el objetivo de alcanzar el
bienestar y mejorar la Calidad de Vida en el Trabajo Buena comunicacin
Capacidad en tcnica profesional para la Gestin de Recursos Humanos y
aplicacin de conocimientos especficos de Normas Laborales y
Administracin de Personal

Especficas
Conocimientos y experiencia en Gestin, Direccin, Liderazgo, Conduccin
de Equipos Efectivos de Trabajo, Motivacin y Desarrollo de Personal.
Conocimientos y capacidad para la Gestin de Proyectos.
Conocimientos y experiencia tcnica en Relaciones Laborales y
conocimiento de tcnicas de negociacin y mediacin sindical.
Conocimientos y experiencia tcnica en estudios estadsticos, formulacin
de indicadores y anlisis de datos.
Conocimientos y experiencia en Informtica a nivel usuario.

Descripcin especifica
Actividades a realizar
Coordina y da seguimiento a la elaboracin del presupuesto de personal,
reflejado en la reorganizacin de ley de salarios, jornal diario y contrato de
personal de la empresa y dems gestiones ante el Ministerio de Hacienda.
Mantiene actualizado el sistema de informacin Gerencial de Recursos
Humanos Institucional, que permita la toma de decisiones oportunas y la
adecuada interrelacin con otras unidades de la Institucin.
Facilita y administra el recurso humano, el control y registro de los
expedientes del personal.
Implementa las normas, polticas y procedimientos a seguir por los
empleados que utilicen los servicios
Administra sueldo, salarios, prestaciones y beneficios del personal y dicta
normas, directrices y lineamientos a los Departamentos de Recursos
Humanos Regionales.
Da asistencia tcnica en materia de recursos humanos a todas las
dependencias de la Institucin.
 Coordina el proceso de reclutamiento y seleccin de personal para los
aspirantes a plazas
Supervisa la elaboracin, ejecucin y evaluacin del Plan de Capacitacin
Institucional, tomando en cuenta el Plan de Capacitacin de las Regiones
y coordina eventos a nivel nacional de la Institucin.
Monitorea el control de asistencia y supervisa la aplicacin de descuentos
y multas por incumplimiento de los mismos para personal, previa
aprobacin del jefe inmediato.
Establece los vnculos necesarios con las Gerencias Regionales y dems
dependencias a fin de desarrollar las acciones; normativas e integradoras
a nivel institucional de todas las actividades relacionadas con la Gerencia.
Realiza labores de diseo, ejecucin y control de polticas relacionadas a
la administracin de personal de la Institucin; as mismo de la
administracin salarial, prestaciones sociales, incentivos, etc.
Formula polticas, estrategias y normas de funcionamiento de procesos
especializados de Recursos Humanos, para aplicarlas a nivel institucional.
Da seguimiento al cumplimiento de las medidas disciplinarias emitidas por
La Direccin.
Administra los contratos asignados
DESCRIPTORES DE
PUESTO
NIVEL MEDIO
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INFORMACION GENERAL

Nombre estructural del puesto: Coordinador de Produccin

Nombre funcional del puesto: Supervisor de Planta
Puesto inmediato superior: Jefe de Produccin
Puesto inmediato inferior: Operarios
Nivel del puesto: Nivel Medio
A quien reporta: Gerente de Produccin
A quien supervisa: Personal de produccin (operarios)
Ubicacin fsica del puesto: Oficinas Centrales / Planta de Produccin

Perfil

Estudios: Tcnico en Administracin de Empresas o Carrera a fin

Experiencia: 3 aos de experiencia como mnimo en cargos similares
Capacitacin adicional: Proceso de manufactura
Idiomas: Espaol

ASPECTOS DE RESPONSABILIDAD
Alcance Informar Colaborar Controlar Convencer
Superiores X X
Colegas X
Colaboradore X X X
s
Clientes X
Proveedores X X

Competencias Laborales

Generales:
Poseer actitud firme, evitar censurar a los otros por los errores cometidos,
ser capaz de salir de situaciones difciles.
Trabajo en Equipo
capacidad para adoptar actitudes opuestas, ejercer liderazgo y dejarse
liderar, opinar y aceptar opiniones de los dems.

Especficas
Conocimientos de Administracin
Conocimientos de Costos y Presupuestos.
Conocimientos en el Sector Manufacturero.
 Conocimientos en Office
Slidos conocimientos sobre procedimiento de impresin, artes finales.
Descripcin especifica
Actividades a realizar
Coordinar la produccin de ensamble y empaque, en funcin de las
rdenes de produccin, asignando los recursos necesarios para terminarlas
en el tiempo requerido de acuerdo a los estndares de produccin, con la
calidad requerida por los clientes y en el costo establecido por la
organizacin. Todo esto, respetando los procedimientos, instrucciones de
trabajo, planes de calidad y asegurando que los trabajadores cuenten con
los recursos necesarios (Maquinas, Herramientas, Equipo de seguridad,
capacitacin, etc.)
Realizar informes mensuales sobre la produccin de cada uno de los
productos y el nivel de movimiento de cada uno de ellos
Tener al da los inventarios, tanto de materia prima, y productos terminados.
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INFORMACION GENERAL

Nombre estructural del puesto: Jefe de Contabilidad

Nombre funcional del puesto: Contador General
Puesto inmediato superior: Gerente del Depto. De contabilidad
Puesto inmediato inferior: Auxiliares contables
Nivel del puesto: Nivel Medio
A quien reporta: Gerente de Contabilidad
A quien supervisa: Personal del rea de contabilidad
Ubicacin fsica del puesto: Departamento de Contabilidad

Perfil

Estudios: Licenciatura en Ciencias Econmicas o Auditoria

Experiencia: 1 o 2 aos de experiencia como mnimo en cargos similares
Capacitacin adicional: Contabilidad Pblica
Idiomas: Espaol

ASPECTOS DE RESPONSABILIDAD
Alcance Informar Colaborar Controlar Convencer
Superiores X X
Colegas X
Colaboradore X X
s
Clientes X
Proveedores X

Competencias Laborales

Generales
Capacidad de Trabajo bajo Presin
Trabajo en Equipo
Innovacin

Especficas
Conocimientos del marco legal de la Contabilidad Gubernamental.
Conocimientos en NIF
 Conocimientos de computacin a nivel avanzado
Conocimiento de las Reformas de la Leyes Guatemaltecas
Conocimientos de computacin a nivel avanzado

Descripcin especifica
Actividades a realizar

Confeccin de cuentas anuales y cierre del ejercicio.

Elaboracin de la informacin que servir de soporte para la

preparacin del presupuesto.

Supervisin directa de la correccin | de los apuntes contables

efectuados.

Elaboracin de informes de la evolucin de los estados contables

para la Direccin.

Confeccin de la contabilidad analtica y, en su caso, consolidacin

de balances.

Realizacin de conciliaciones bancarias.

Gestin, control y conformacin de facturas de proveedores y

acreedores.

Proporcionar a tiempo la informacin contable.

Elaborar el Plan de Cuentas de la empresa sobre la base del Plan

General de Contabilidad o planes sectoriales si la empresa lo
requiere.

Presentacin del cierre contable del ejercicio, cuentas anuales y, en

su caso, consolidacin de balances.

Evaluar y controlar las distorsiones que puedan producirse en el

proceso contable.
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INFORMACION GENERAL

Nombre estructural del puesto: Secretaria

Nombre funcional del puesto: Auxiliar Administrativo
Puesto inmediato superior: Gerente de Recursos Humanos o Jefe de Depto. De
Recursos Humanos Regional
Puesto inmediato inferior: Ninguno
Nivel del puesto: Nivel Operativo
A quien reporta: Gerente de Recursos Humanos
A quien supervisa: Ninguno

DESCRIPTORES DE
PUESTO NIVEL
OPERATIVO
Ubicacin fsica del puesto: Departamento de RRHH (1er. Nivel)

Perfil

Estudios: Secretaria Comercial o Bilinge

Experiencia: 2 aos de experiencia como mnimo en cargos similares
Capacitacin adicional: Dominio de paquetes computacionales.
Idiomas: 60% Ingles

ASPECTOS DE RESPONSABILIDAD
Alcance Informar Colaborar Controlar Convencer
Superiores X X X
Colegas X
Colaboradore X
s
 Clientes X X X
Proveedores X X X

Competencias Laborales

Generales
Comunicacin efectiva y eficiente
Organizacin de la oficina
Manejo de la agenda

Especficas
Conocimiento de manejo de archivo masivo
Capacidad para coordinar una serie de reuniones de alto nivel
Conocimiento en el paquete de Office
Capacidad para crear y mantener contactos amistosos con personas que
son o sern tiles para alcanzar las metas relacionadas con el trabajo.
Eficacia y agilidad en su actuacin con sentido de coste e iniciativa.
Prontitud para actuar.

Descripcin especifica
Actividades a realizar
Analiza y clasifica la informacin, lleva registros y elabora reportes de
control en casos asignados
Atiende consultas de clientes y proporciona informacin segn normas
vigentes
Recibe documentacin para justificar las llegadas tardas o ausencias.
Elabora notas varias solicitadas por el jefe inmediato
Elabora diferentes acciones de personal
Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia
Lleva controles internos del rea tales como: control de correspondencia,
control de archivos y otros que as se le indiquen.
Sirve al personal interno y externo de la Institucin, brindando la
informacin u orientacin solicitada.
Solicita informacin de tipo administrativa y/o tcnica a quien corresponda
para el buen funcionamiento de la Gerencia o Departamento al que
pertenece.
Elabora requerimiento para solicitud de fondos en Caja Chica.
Elabora Egresos de Caja Chica contra entrega de comprobantes de
facturas.
Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su mbito de
accin ante su superior jerrquico inmediato
 Gestiona o ejecuta segn la naturaleza del procedimiento
Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Direccin Superior.
Colabora en otras actividades relacionadas a la Gerencia que su jefe
inmediato le solicite
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INFORMACION GENERAL

Nombre estructural del puesto: Chofer-Mensajero

Nombre funcional del puesto: Mensajero
Puesto inmediato superior: Jefe de correspondencia y Tcnico de Servicios y
Mantenimiento y Asistente
Puesto inmediato inferior: Ninguno
Nivel del puesto: Nivel Operativo
A quien reporta: Jefe o Asistente de correspondencia
A quien supervisa: Nadie
Ubicacin fsica del puesto: Oficinas Centrales

Perfil

Estudios: Nivel bsico

Experiencia: 1 aos de experiencia como mnimo en cargos similares
Capacitacin adicional: Destreza de Manejo (Moto y Carro)
Idiomas: Espaol

ASPECTOS DE RESPONSABILIDAD
Alcance Informar Colaborar Controlar Convencer
Superiores X X
Colegas X X
Colaboradore X X X
s
Clientes X X X
Proveedores X

Competencias Laborales

Generales
Trabajo en equipo
Calidad de Servicio
Buenas relaciones interpersonales

Especficas
Gestionar proyectos de apoyo a las diligencias de la Institucin .
Capacidad para establecer y mantener relaciones cordiales, recprocas y
clidas o redes de contacto con sus clientes internos y externos
 Tener buenas aptitudes para conducir una motocicleta en todo tipo de
carreteras y en toda clase de condiciones climticas
Capacidad de realizar trmites de la empresa relacionados con las Notaras
y/o Registros
Capacidad de comprender y orientar al cliente en cuanto a los servicios que
ofrece la organizacin.

Descripcin especifica
Actividades a realizar

Conducir la unidad vehicular asignada.

Mantener limpia y en buen estado la unidad mvil a su cargo.
Reportar el mantenimiento preventivo y correctivo de la unidad mvil
Apoyar en las operaciones logsticas de los eventos realizados y en la
entrega de documentos e informacin oficial.
Planear y conducir con responsabilidad a las diferentes reas de destino.