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Plan Institucional

de Capacitacin
Gua para su Evaluacin

Capacitacin para una


administracin pblica gerencial,
participativa y descentralizada

Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica
Repblica de Colombia
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

Fernando Antonio Grillo Rubiano


Director

Carla Liliana Henao Carmona


Subdirectora

Carlos Humberto Moreno Bermdez


Director de Empleo Pblico

Escuela Superior de Administracin Pblica

Guido Echeverri Piedrahita


Director

ngela Mara Meja Uribe


Subdirectora Acadmica

Mara Magdalena Forero Moreno


Subdirectora de Proyeccin Institucional

Edilma Torrijos Mndez


Jefe del Departamento de Capacitacin

Septiembre de 2004
Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

Elaboracin de Textos:

Piedad Cecilia Chacn Castao


Eduardo Gmez Adaime
Carlos Eduardo Peralta Gmez
Elsa Yanuba Quiones Serrano
Anglica Vigoya Valencia
Direccin de Empleo Pblico
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

Diseo y Diagramacin:

Gabriela Osorio Vlderrama


rea de Comunicaciones - DAFP

Impresin:

Grupo de Publicaciones y Recursos Educativos ESAP


Septiembre de 2004

Escuela Superior de Administracin Pblica


-2-
Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

Contenido

Introduccin ............................................................................... 5

1. Por qu es importante y necesario evaluar


los Planes Institucionales de Capacitacin PIC-? ........... 7

2. Cmo entender la Evaluacin de los Planes


Institucionales de Capacitacin -PIC- ? .......................... 11

3. Momentos de la evaluacin del Plan Institucional


de Capacitacin PIC- .................................................... 15

4. Planeacin de la evaluacin ........................................... 23

5. Metodologa e Instrumentos de Evaluacin .................... 27

5.1. Instrumentos para evaluar el proceso de


gestin de la capacitacin............................................... 29

5.2 Instrumentos para evaluar los resultados


o el impacto de la capacitacin ....................................... 34

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-3-
Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

Anexo
Caso sobre Evaluacin de la Capacitacin.
Nivel 3 de Transferencia al puesto de trabajo.................. 47

Bibliografa ....................................................................... 57

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-4-
Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

Introduccin

E
n cumplimiento de los compromisos previstos en el Plan
Nacional de Formacin y Capacitacin establecido mediante
Decreto 691 de 2001 y actualizado por la Resolucin No.
415 de 2003, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
ha diseado la Gua para Evaluar los Planes Institucionales de Ca-
pacitacin.

La presente Gua constituye una primera aproximacin al diseo


tcnico de un sistema de evaluacin de la capacitacin que debe
ser implementado por cada entidad, a fin de realizar un auto anli-
sis tanto de la gestin del plan institucional de capacitacin como
de los resultados de esta capacitacin, en trminos de la incorpora-
cin de aprendizajes al puesto de trabajo y al mejor desempeo
organizacional.

Es de advertir que con la Gua se pretende proporcionar la informa-


cin bsica sobre concepciones y metodologas utilizadas para eva-
luar los procesos de capacitacin. Hemos retomado y adaptado de-
sarrollos sobre este tema adelantados por el Instituto de Adminis-
tracin Pblica de Espaa (INAP), as como instrumentos utilizados
por algunas entidades pblicas y privadas que compartieron sus
experiencias.

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

Para la evaluacin de los resultados o impactos de la capacitacin,


en general se identific coincidencia de los modelos explorados con
la propuesta desarrollada por Donald L. Kirkpatrick, quien propone
cuatro niveles de evaluacin de la capacitacin, los cuales fueron
adecuados para su aplicacin en la Administracin Pblica Colom-
biana.

Como organismo formulador de polticas de empleo pblico consi-


deramos necesario que la evaluacin y seguimiento a los procesos
adelantados por la entidades as como a la aplicabilidad de las orien-
taciones y herramientas metodolgicas suministradas por el DAFP
sean valorados considerando su contribucin a una mejor gestin
del recurso humano estatal. Esperamos por tanto que la Gua para
Evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin se convierta en
un instrumento til a la gestin de la capacitacin y permita la eva-
luacin por parte de las entidades pblicas de las orientaciones for-
muladas por este Departamento Administrativo.

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

1.

Por qu es importante
y necesario evaluar
los Planes Institucionales
de Capacitacin PIC-?

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

E
n la Administracin Pblica Colombiana es comn que se
realicen cursos de capacitacin para los servidores pbli-
cos. No obstante, poco se puede decir sobre las conse-
cuencias de dicha capacitacin:

Qu pas despus del curso?, mejor el desempeo del ser-


vidor?, la organizacin pudo lograr mejores resultados?.

En otras palabras, poco se puede demostrar sobre los beneficios


que genera o sobre la utilidad de destinar recursos para la ca-
pacitacin de servidores pblicos.

Por lo general las entidades pueden reportar: cuntas personas


participaron en los cursos, de qu reas, cules temticas se
trataron y cul fue la intensidad horaria; pero las consecuencias
de la capacitacin sobre los aprendizajes o nuevos comporta-
mientos en los puestos de trabajo difcilmente son identificados.
Menos an se analiza, si lo que se program realmente obedece
a un estudio de necesidades y si los objetivos planteados en el
plan de capacitacin y en los programas diseados responden a
dichas necesidades.

El Estado ha venido destinando recursos para la capacitacin de


los servidores pblicos como una de sus obligaciones, bajo la
premisa de contribuir a mejorar su desempeo. Sin embargo, di-
fcilmente se pueden demostrar los beneficios de dichas inver-
siones. Esto hace necesario determinar si la capacitacin impar-
tida por las entidades pblicas se hace adecuadamente, as como
determinar cules son su resultados e impactos, ms all de la
satisfaccin inmediata de los participantes en los cursos, anali-
zando las consecuencias sobre el desarrollo personal y el mejo-
ramiento del funcionamiento de las organizaciones.

Por lo anterior, es preciso introducir procesos de evaluacin a la


gestin de la capacitacin a fin de contar con informacin

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

sistematizada que contribuya al mejoramiento de la capacitacin


y a su utilidad en los organismos pblicos.

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

2.

Cmo entender la Evaluacin


de los Planes Institucionales
de Capacitacin -PIC- ?

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

L
a Evaluacin de los Planes Institucionales de Capacitacin
(PIC), es un proceso sistemtico para valorar la efectividad
y/o la eficiencia del diseo, ejecucin y resultados de di-
cho plan.

Por lo tanto, la evaluacin debe realizarse en distintos mo-


mentos, contemplando el diseo del plan de capacitacin, su
ejecucin y resultados, y no solamente la evaluacin de los
cursos de capacitacin que se realizan.

En sntesis con la evaluacin del Plan Institucional de Capa-


citacin se busca valorar y analizar:

a. El grado de cumplimiento de los objetivos propuestos


en el Plan de Capacitacin y si dicho plan se ha admi-
nistrado adecuadamente, es decir, EL PROCESO DE
GESTION DEL PIC, y

b. Determinar EL IMPACTO DE LOS EVENTOS DE CA-


PACITACIN en el desempeo de los servidores y de
las entidades, esto es los resultados de la capacitacin
en el desempeo tanto individual como de la organiza-
cin.

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

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3.

Momentos de la evaluacin
del Plan Institucional
de Capacitacin -PIC-

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

L
a evaluacin propuesta para los PIC es integral a todo el pro-
ceso de gestin: busca definir claramente las razones de
xito o fracaso del plan de capacitacin, las cuales no siem-
pre se encuentran en el saln de clases o en su realizacin, sino
que pueden estar en el momento de diseo del plan o en los proce-
sos que inciden en su gestin, como por ejemplo decisiones admi-
nistrativas o cambio de prioridades, entre otros.

Por lo tanto la evaluacin de la capacitacin no es una etapa al


final de la ejecucin del plan sino que debe ser una accin que
acompae el diseo, la ejecucin y los resultados del PIC.

Son tres momentos de evaluacin:

3.1 Evaluacin del diseo del PIC: esta evaluacin revisa la


orientacin general, busca identificar la presencia de condi-
ciones que aseguren la implementacin del plan con nive-
les de calidad y de acuerdo con las normas vigentes; y veri-
fica la pertinencia del diseo del plan con las necesidades y
prioridades de la entidad.

Con esta evaluacin se revisa el diagnstico en que est ba-


sado el Plan Institucional de Capacitacin y la forma como
est conceptualizado y planificado; va dirigida principalmen-
te a la fase previa de la ejecucin y nos permite saber si lo
que se propone en el PIC realmente responde a una necesi-
dad real, delimitada, estudiada y comprendida; de igual for-
ma permite revisar cmo son programadas las acciones y
estrategias para la solucin de las necesidades de capacita-
cin o situacin que se desea cambiar o solucionar.

La evaluacin del diagnstico exige un anlisis de necesi-


dades permanente acerca de quin debe formarse, en qu,
cundo y dnde; as como de la calidad de la identificacin
de necesidades realizada.

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

3.2 Evaluacin de la ejecucin o puesta en marcha de progra-


mas y cursos de capacitacin: En este tipo de evaluacin,
las indagaciones se centran en el desarrollo del PIC, esto es
en verificar la existencia de condiciones para que se realicen
los cursos o programa de capacitacin; los resultados de la
capacitacin; los capacitadores y el aprendizaje de los partici-
pantes. De igual forma implica hacer seguimiento de la ges-
tin y de la calidad de las actividades.

Para evaluar los resultados de la capacitacin, capacitadores


y aprendizajes Donald Kirkpatrick1 ha propuesto un modelo
que se ha generalizado en varios pases y mbitos del queha-
cer pedaggico. Esta propuesta considera cuatro niveles de
valoracin, los cuales se presentan a continuacin:

Nivel 1: Reaccin

- Se mide cmo reaccionan los participantes ante la accin formativa.


Es una medida de satisfaccin del participante con la accin
formativa y con todos y cada uno de los aspectos ms importantes
(materiales, equipo, local, metodologa pedaggica, organizacin,
profesor...). Una reaccin positiva no asegura el aprendizaje, pero
una reaccin negativa lo impide casi con toda probabilidad.

Nivel 2: Aprendizaje

- Grado en que los participantes cambian actitudes, adquieren o


amplan conocimientos y habilidades o destrezas (es decir, com-
petencias) como consecuencia de asistir a la accin formativa. El
aprendizaje se produce cuando se da un cambio en alguno de
los tres aspectos o en los tres. Para que haya un cambio de con-

1
Kirkpatrick Donald. Evaluacin de Acciones Formativas. Gestin 2000, Barcelona, 1999. Citado
en Gua para la Evaluacin de los Resultados de Formacin. Instituto Nacional de Administracin
Pblica. Madrid (Espaa)

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

ducta tiene que producirse previamente un cambio en alguno de


estos tres aspectos. Es, por tanto, el aprendizaje una condicin
necesaria pero no suficiente para el cambio de conducta.

Nivel 3: Conducta o transferencia

- Grado en el que se ha producido un cambio en la conducta


del participante como consecuencia de su asistencia a una
accin formativa y si el conocimiento adquirido se ha transferi-
do al lugar de trabajo. No pueden soslayarse los niveles 1 y 2
y pasar directamente al nivel 3 porque el cambio de conducta
no depende slo de los niveles 1 y 2, sino tambin de:

- Si el participante quiere cambiar.


- Si el participante sabe cmo y cundo hacerlo.
- Si el participante trabaja en un clima laboral adecuado.
- Si el participante se ve recompensado por el cambio.

Nivel 4: Resultados

- Se trata de medir los resultados finales en la organizacin


obtenidos como consecuencia de la asistencia de los partici-
pantes a un curso de formacin. Pueden ser: incremento de la
produccin, mejora de la calidad, reduccin de costos, reduc-
cin de accidentes o de ausentismo.

Esta medicin puede incluir dos tipos de anlisis:

a) Analizar en qu medida la accin formativa tuvo un efec-


to positivo sobre el problema o situacin (necesidad de
capacitacin) que origin la accin de capacitacin y,
b) Demostrar que los beneficios de la capacitacin, para la
organizacin, superan los costos de la misma (el costo
monetario de los resultados supera los costos de la ca-
pacitacin?)

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

Los niveles as planteados, y tal como los describe y justifica


Kirkpatrick, son secuencias o escalones en una cadena casual: si
se quiere lograr un cambio en la organizacin a travs de acciones
formativas, previamente tendr que haberse conseguido un cambio
conductual o de comportamiento en los destinatarios de dichas ac-
ciones formativas. Este cambio de conducta o de comportamiento
en el desempeo del puesto de trabajo slo es posible si se ha
logrado una transmisin de conocimientos, una adquisicin de des-
trezas o habilidades previamente, y, por ltimo, este aprendizaje es
ms probable cuando el alumno de las acciones formativas valora
positivamente el desarrollo o ejecucin de la accin formativa, es
decir, valora positivamente la organizacin, el profesorado, el mate-
rial, el contenido... de dicha accin2 .

Los niveles 3 y 4 propuestos por Kirkpatrick son elementos a anali-


zar en el momento de evaluacin de resultados del PIC.

El modelo de evaluacin propuesto por Kirkpatrick y ajustado por el


INAP aparece graficado en la pgina siguiente.

3.3 Evaluacin de los resultados o la aplicacin de aprendiza-


jes en el lugar de trabajo y sus consecuencias para la or-
ganizacin, y de la eficiencia y eficacia de la gestin: esta
evaluacin se realiza luego de concluida la ejecucin del plan,
permite revisar el grado de cumplimiento de lo previsto, esta-
blece los cambios en el desempeo de los participantes e in-
daga los cambios en el desempeo de la entidad atribuible a
la capacitacin (niveles 3 y 4 descritos anteriormente).

Pretende identificar cules son los resultados que surgieron a


partir de la intervencin en la situacin o problema; acerca de
los cambios producidos por el proceso de enseanza en el

2
Tomado de Gua para la Evaluacin de los Resultados de Formacin. Instituto Nacional de Admi-
nistracin Pblica. Madrid (Espaa). 2001.

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- 20 -
3
Ibid, pg 20.

MODELO CAUSAL DE LOS EFECTOS


Resultado Resultado

DE LAS ACCIONES FORMATIVAS 3


Accin

Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin


formativa de la Accin en la
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Formativa Organizacin
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Incremento de Evaluacin Mejora del trabajo, Evaluacin de


Destrezas, de reaccin la calidad, transferencia
Conocimientos y y de aumenta ingreso, y costo
Conciencia aprendizaje reduccin de beneficio
costos
Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

trabajo, la magnitud que tuvieron, qu aspectos afectaron y en


qu medida se contribuy al logro de los objetivos planteados
inicialmente.
La evaluacin del proceso de gestin revisar la eficacia y la
eficiencia del PIC, analizando la relacin entre las metas al-
canzadas y el tiempo previsto, las acciones adelantadas y el
logro de los objetivos, los resultados alcanzados en relacin
con los costos y tiempos planificados, los resultados planea-
dos y los alcanzados.

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

4.

Planeacin de la evaluacin

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

P
ara poder realizar la evaluacin del Plan Institucional de Ca-
pacitacin, se debe incorporar al mismo un proyecto de eva-
luacin que debe incluir el diseo y planeacin, la ejecucin
y las conclusiones; es decir, que el proceso de evaluacin debe ser
planeado a fin de asegurar una mirada integral al PIC que contribu-
ya a su desarrollo y calidad.

4.1 Seleccin de evaluadores. Al disear la evaluacin se debe


definir quines realizarn la evaluacin, es recomendable
que en sta intervengan distintos actores involucrados en
el proceso: participantes, capacitadores, directivos, usua-
rios, reas de recursos humanos.

Los evaluadores deben conocer su papel desde el diseo


del Plan Institucional de Capacitacin hasta el momento en
que se espera su participacin, para lo cual deben contar
con los instrumentos necesarios que les permitan realizar
las evaluaciones oportunamente.

4.2 Constitucin del marco de referencia. Consiste en la iden-


tificacin de lo que se va a evaluar (objetivos y alcance de la
evaluacin en trminos de periodo y aspectos a evaluar),
con qu indicadores, a travs de qu instrumentos de reco-
leccin de informacin y en qu momentos.

4.3 Conclusiones o informe de resultados. El proyecto de eva-


luacin nos dar elementos para poder hacer los cambios
necesarios para el mejoramiento del Plan. De esta manera,
en la etapa de ejecucin, con la informacin resultante de la
evaluacin y seguimiento al Plan Institucional, se pueden
hacer cambios coyunturales; esto es, rectificar o modificar
acciones tanto del diseo de la evaluacin como del desa-
rrollo del programa de capacitacin, con el fin de poder cum-
plir de la mejor manera los objetivos y metas propuestos,
pues dichas modificaciones son slo en cuanto a las estra-

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

tegias que se pueden llevar a cabo durante el desarrollo del


mismo.

En cambio, las conclusiones nos proporcionan informacin para


hacer cambios estructurales tanto al proyecto de evaluacin,
como al programa de capacitacin; lo que quiere decir, no so-
lamente estrategias para corregir, sino tambin modificacin
y/o creacin de contenidos, objetivos, metas y cualquier otro
aspecto del PIC para la mejor atencin de la problemtica a la
que pretenden atender, todo esto, despus de ejecutado el
plan4 .

4
Evaluacin de la Capacitacin Cultural. Jos Luis Mariscal. Julio 2002.

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

5.

Metodologa
e Instrumentos de Evaluacin

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

L
a evaluacin de los Planes de Capacitacin Institucional de
ben ser un proceso amplio y global, en el que al abordaje
cuantitativo se agregan tcnicas cualitativas.

Existen muchas forma en las que se puede evaluar la capacitacin,


a continuacin se describirn las principales orientaciones para eva-
luar: a) el proceso de gestin del Plan Institucional de Capacitacin,
y b) los resultados o impacto de los cursos o programas de capaci-
tacin.

a) Para evaluar el proceso de gestin del PIC, se recomienda


disear indicadores de eficiencia que permitan valorar los
costos, los insumos y los tiempos invertidos en el diseo y
desarrollo del Plan; as como la eficacia del mismo compa-
rando los objetivos previstos con lo realmente realizado.

b) Para la evaluacin de resultados o impacto de los cursos o


programas de capacitacin tomaremos la propuesta dise-
ada por el INAP, para analizar los cuatro niveles de eva-
luacin.

5.1. Instrumentos para evaluar el proceso de gestin de la ca-


pacitacin.

A continuacin se presentan algunos criterios de evaluacin, as-


pectos e indicadores a evaluar que pueden ser utilizados por las
entidades para realizar el seguimiento y anlisis a la gestin del
Plan Institucional de Capacitacin: (Ver cuadro pgina siguiente)

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CRITERIOS DE CALIDAD ASPECTOS Y RELACIONES EVALUADOS INDICADORES POSIBLES

EFICACIA Grado de alcance de las previsiones * ndice de realizacin: No. de acciones


temporales realizadas. Desvos y anlisis realizadas / No. de acciones previstas.
de causas posibles. * ndice de actividad: No. de horas de capa-
citacin impartida / No. de horas previstas.

Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin


* No. de personal capacitado / No. previsto.

CONFORMIDAD De las lneas de accin con la normatividad El diseo del Plan sigue las orientaciones
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vigente y con las pautas metodolgicas planteadas en el Plan Nacional de Forma-


para la capacitacin y la evaluacin en el cin y Capacitacin.
Plan Nacional de Formacin y Capacitacin.
- 30 -

PERTINENCIA De las orientaciones del Plan con la visin, Las lneas de trabajo en capacitacin son
misin, acciones, estrategias y proyectos consistentes con, se desprenden del, se
del organismo (diagnstico). respaldan en el diagnstico institucional.

De los problemas, necesidades y/o prioridades La concepcin del Plan, concuerda con los
identificados y la definicin de etapas de lineamientos de poltica y estrategias pro-
desarrollo del Plan. puestas en el Plan Nacional de Formacin
y Capacitacin.

COHERENCIA Entre los objetivos generales de la capaci- Los distintos componentes del proyecto
tacin, las lneas de trabajo, las etapas, mantienen una secuencia lgica, conexio-
la asignacin de responsabilidades. nes evidentes.

Las decisiones (objetivos, prioridades, eta-


pas) que adoptan encuentran fundamento.
CRITERIOS DE CALIDAD ASPECTOS Y RELACIONES EVALUADOS INDICADORES POSIBLES

SUSTENTABILIDAD Del propsito global del Plan con la estrategia Legitimidad del PIC segn la participacin de
general de la organizacin y su conduccin. servidores y directivos alcanzada en su definicin.

De los objetivos planteados con los recursos Los logros esperados del PIC en sus distintas

Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin


humanos, econmicos, presupuestales etapas (diagnstico, ejecucin, evaluacin)
y materiales existentes y proyectados. son razonables con los recursos actuales y futuros.
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Evaluabilidad del Plan. Los objetivos se desagregan en resulta


dos esperados e indicadores de gestin
y desempeo.
- 31 -

INCLUSIVIDAD La progresiva inclusin del conjunto del Los programas previstos tienden a cubrir al
personal del organismo. conjunto del personal en sus necesidades
de desarrollo profesional.

EFICIENCIA Grado de cumplimiento de las previsiones * Porcentaje de Ausentismo.


planificadas, en tiempo y forma. Resultados * Porcentaje de Desercin.
alcanzados, desvos en la utilizacin de * Precio promedio del costo de la hora de
recursos, anlisis de causas posibles. formacin.
* Costo real / costo previsto.
* Funcionarios capacitados/Funcionarios
que solicitan el servicio X 100
* Funcionarios capacitados/Funcionarios
que se propuso capacitar x 100
* Gasto total por ao en capacitacin/Total
de funcionarios capacitados ao x 100
Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

GUA DE AUTOEVALUACIN PARA


EL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIN

Con el fin de orientar la autoevaluacin por parte de las entidades


del proceso de diseo del Plan Institucional de Capacitacin, a con-
tinuacin se presenta una adaptacin del instrumento elaborado por
el INAP5 :

Qu documentos, fuentes se emplearon para arribar a


una definicin de la misin / visin del organismo?

En el momento de la definicin de la misin y objetivos


institucionales se tuvo acceso a documentos actualiza-
dos?

DIAGNSTICO Han sido revisadas todas las fuentes disponibles / posi-


INSTITUCIONAL bles relevantes para lograr la orientacin del Plan?

En la formulacin del Plan Institucional de Capacitacin


(PIC) participaron todos aquellos que podan ofrecer in-
formacin relevante? Si la respuesta es NO por qu?

Considera que el nivel de compromiso de la gerencia


con respecto a la capacitacin es alto?

Tuvo oportunidad de relevar las necesidades de capaci-


tacin mediante diferentes tcnicas diagnsticas?

Acudi usted a informantes clave de las reas para el


proceso de diagnstico?

Considera que quedaron explicitadas las necesidades


DIAGNSTICO de la mayora de los agentes del organismo?
DE NECESIDADES
DE CAPACITACIN Estn contempladas todas las reas del organismo?
SI / NO por qu?

Estn contemplados todos los planes y proyectos del


organismo? SI / NO por qu?

Estn contempladas las necesidades de desarrollo pro-


fesional de todos los funcionarios en los perodos que
abarque el PIC?

5
La Iniciativa Desarrollo INTOSAI: Directrices generales para especialistas en capacitacin de las
EFS www.idi.no/espanol/propuesta/propuesta11.asp.

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

Previo a la elaboracin del proyecto de capacitacin pudo


DIAGNSTICO realizar una identificacin de los recursos materiales y hu-
DEL REA manos con los que cuenta el rea de RRHH para llevar a
cabo esta planificacin?

Las lneas prioritarias de capacitacin estn alineadas


con la planificacin estratgica u otra definicin de las prio-
ridades del organismo?

Concuerdan stas con las polticas promovidas por el


DAFP y la ESAP?
PLANIFICACIN
Los objetivos estn definidos en trminos de los resulta-
dos que se pretenden lograr en la organizacin a travs
de la capacitacin?

Estn contemplados todos los apoyos institucionales de


formacin factibles de incorporar al desarrollo del Plan?

Tiene informacin precisa sobre los recursos presupues-


tarios con los que puede contar para llevar a cabo el pro-
RECURSOS yecto?
PRESUPUESTARIOS
La proyeccin presupuestaria es sostenible o acorde con
la planificacin delineada?

Considera que quedaron claramente definidos los resul-


tados esperados en la organizacin a travs del proyecto
de capacitacin?
RESULTADOS
A travs de una lectura transversal entre los resultados
esperados, los objetivos y misin del organismo, consi-
dera que stos son congruentes?

Tiene previsto un sistema de evaluacin peridica para


monitorear el desarrollo del proceso, verificar el ajuste o
desvo con relacin al plan y establecer los logros y resul-
tados obtenidos?
EVALUACIN
Cuenta con el personal idneo para las tareas de eva-
luacin (observacin, elaboracin de instrumentos, pro-
cesamiento y elaboracin de informes)?

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

5.2 Instrumentos para evaluar los resultados o el impacto


de la capacitacin.

La evaluacin de los resultados o impacto de la capacitacin in-


cluye cuatro niveles:

Nivel 1: Evaluacin de reaccin/satisfaccin


Nivel 2: Aprendizaje
Nivel 3: Transferencia
Nivel 4: Resultados o impacto

5.2.1 Nivel 1. Evaluacin de la Reaccin/satisfaccin.

Es el nivel de la capacitacin que comnmente se evala en la Ad-


ministracin Pblica Colombiana. El nivel 1 se centra en la valora-
cin por parte del participante/asistente de la propia accin de ca-
pacitacin: la organizacin, los materiales, los formadores, la peda-
goga, ayudas audiovisuales, entre otros.

La informacin del nivel 1 va a permitir:

- Valorar la gestin y ejecucin de las acciones formativas de modo


que en el futuro puedan mejorarse (el profesorado, materiales,
organizacin...).
- Valorar la pertinencia de dichas acciones y prever nuevas nece-
sidades de formacin.
- Y prever la aplicacin de lo aprendido como primer paso para
realizar el nivel 3 de evaluacin.

Es ante todo una evaluacin del proceso/ejecucin de la accin


formativa. Adicionalmente, tambin debe recoger informacin so-
bre:

pertinencia de la capacitacin, es decir, adecuacin a las nece-


sidades detectadas;

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

sugerencias/propuestas de nuevas capacitaciones, y


utilidad prevista o esperada de la capacitacin para la mejo-
ra del desempeo en el puesto de trabajo.

Este ltimo punto debe desarrollarse en una propuesta o plan de ac-


tuaciones que recoja la posible aplicacin de lo aprendido al puesto
de trabajo. El plan de accin debe recoger como mximo 5 a 6 obje-
tivos de aplicacin, aunque el nmero total depender del tipo y ca-
ractersticas de la capacitacin y constituye un compromiso del parti-
cipante para la transferencia de lo aprendido al puesto de trabajo.

Para la evaluacin de este nivel puede aplicarse un cuestionario


de reaccin/satisfaccin, este puede aplicarse al finalizar el curso
de capacitacin y repetirse al cabo de un tiempo (2 3 semanas).

Para informacin de mayor calidad se recomienda una valora-


cin de los cursos de capacitacin desde el puesto de trabajo (2
3 semanas despus del curso), dado que permite ms tiempo
para la reflexin y el reposo y la informacin facilitada es menos
afectiva/emotiva, ms instrumental/racional.

La evaluacin en este nivel no es muy fiable para determinar la efica-


cia de la capacitacin o el grado de retencin, ni la forma en que ser
aplicada en la funcin real, pero da ndices sobre el nivel de satisfac-
cin con el curso.

Cuestionario para evaluar el nivel de reaccin/satisfaccin


de los participantes en los cursos de capacitacin.

De un estudio realizado por el Departamento Administrativo de la


Funcin Pblica, en mayo del 20046 , con 30 organizaciones tan-
to pblicas como particulares, se revisaron cuestionarios utiliza-

6
Identificacin y Anlisis de Experiencias e Instrumentos de Evaluacin de la Capacitacin exis-
tentes en las Organizaciones. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Mayo 2004.

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- 35 -
Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

dos por (6) organizaciones: Empresas Pblicas de Medelln, Cor-


poracin Autnoma Regional del Valle del Cauca, Centro de Es-
tudios Aeronuticos, Ministerio de Transporte, Escuela de Altos
Estudios de Control Fiscal de la Contralora General de la Rep-
blica y la Universidad Industrial de Santander.

Los instrumentos revisados se ocupan del Nivel I: Nivel de Reac-


cin. En general se pretende identificar la reaccin de las perso-
nas al finalizar la capacitacin y su nivel de satisfaccin frente a
sta. A travs de dichos instrumentos, bsicamente, se indaga
sobre la percepcin de los participantes acerca de aspectos ta-
les como: el evento de capacitacin en s (pertinencia del tema,
cumplimiento de los objetivos), el conferencista (metodologa uti-
lizada, dominio del tema, claridad al exponer, cumplimiento), su
opinin acerca de la logstica del evento (horario, material, sa-
ln), indicadores tambin propuestos por el INAP de Espaa en
la Gua para la Evaluacin de los Resultados de la Formacin.

El formato sobre reaccin habitualmente incluye preguntas limi-


tadas, opciones mltiples, con una escala de clasificacin de pre-
ferencias que cubre de tres a siete alternativas. Debe dejarse
espacio suficiente para que los participantes expliquen sus res-
pectivas clasificaciones, informacin que resulta especialmente
til cuando tales clasificaciones son negativas. Se deben incluir
algunas preguntas de carcter general para que los participan-
tes tengan la oportunidad de hacer comentarios adicionales.

Es importante advertir que, para llegar a este instrumento, es


recomendable que la entidad haya cumplido los siguientes
pasos:

1) Determinar lo que se quiere descubrir.


2) Disear un cuestionario que cuantifique las reacciones.
3) Solicitar en el propio cuestionario comentarios y sugeren-
cias (preguntas abiertas).

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

4) Comparar resultados con estndares y aplicacin de los


mismos.
5) Comunicar los resultados.

A manera de sntesis en la pgina 38 se presenta un modelo de


evaluacin de la reaccin/satisfaccin de los participantes en un
evento de capacitacin.

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

EVALUACIN DE LA JORNADA DE CAPACITACIN

A continuacin encontrar una serie de preguntas a travs de las cuales se pre-


tende conocer su opinin sobre la jornada de capacitacin que acaba de culmi-
nar. El diligenciamiento objetivo de este cuestionario contribuir con el mejora-
miento continuo de los programas de capacitacin de la entidad.

Fecha:

Nombre del Curso:

Dependencia:

Nivel:
Directivo___ Ejecutivo___ Asesor___ Profesional___ Tcnico___ Asistencial___

Seale la casilla correspondiente, segn su opinin:

I. EL CURSO. SI NO

1. Conoca con anterioridad los objetivos y finalidad


de la capacitacin que acaba de recibir?

2. Los contenidos se ajustaron a los objetivos del curso?


3. El nivel de profundidad de los contenidos fue adecuado?
4. La duracin del curso fue suficiente?
5. El contenido del curso satisfizo sus necesidades?
6. Adquiri conocimientos segn los objetivos propuestos?

7. El tiempo empleado para desarrollar cada uno de


los temas fue adecuado?

II. EL CAPACITADOR. SI NO

1. Explic claramente el objetivo del curso.


2. Demostr conocimiento sobre el tema.
3. Estimul la participacin activa.
4. Demostr capacidad para resolver preguntas.
5. Emple lenguaje de fcil comprensin
6. Present los contenidos en forma ordenada y clara.
7. Desarroll todos los temas propuestos.

8. Mantuvo el inters de los participantes

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

III. SATISFACCIN ACERCA DEL CURSO. SI NO

1. El curso facilita su desempeo en el puesto de trabajo.

2. Lo aprendido en el curso se puede aplicar en su


puesto de trabajo

3. Obtuvo los conocimientos e informacin planteados

4. El curso le aport conocimientos nuevos

5. Sus expectativas de aprendizaje se cumplieron

IV. METODOLOGA UTILIZADA. SI NO

1. Los medios tcnicos utilizados fueron adecuados.

2. La metodologa estuvo adecuada a los objetivos


y contenido del curso.

3. La metodologa permite una participacin activa.

4. La documentacin entregada ha sido suficiente.

5. La calidad del material entregado ha sido suficiente.

6. El ritmo de exposicin ha sido adecuado.

7. Las tcnicas de formacin han facilitado asimilar


la informacin.

8. Los materiales del curso han sido tiles para


el aprendizaje.

V. ORGANIZACIN DEL EVENTO. SI NO

1. La informacin previa sobre el curso fue adecuada.

2. La seleccin de los participantes se efectu de forma


correcta y con la antelacin suficiente.

3. El aula y el equipo utilizado fue adecuado.

4. La distribucin de la jornada que se estableci en el


curso fue adecuada.

5. La duracin del curso con respecto a los


contenidos fue adecuada.

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- 39 -
Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

5.2.2 Nivel 2 : Evaluacin del Aprendizaje.

La evaluacin del aprendizaje, determina el grado en que los participantes


realmente asimilaron lo que se les imparti y la forma en que algunos facto-
res pueden afectar el aprendizaje.

Esta evaluacin consiste en una especie de examen antes y despus del


curso Pre y Post capacitacin, usando como parmetros los objetivos del
aprendizaje.

Se debe precisar por lo tanto el objetivo de la capacitacin; es decir, cules


son los resultados del aprendizaje que deben evaluarse para contar con
datos suficientes para la toma de decisiones y disear pruebas de conoci-
mientos, aptitudes y de desempeo, resolucin de casos prcticos, ejerci-
cios, etc.

El Pre-test tiene que realizarse al comienzo de la accin formativa y permite


tanto adecuar dicha accin al nivel de conocimientos de los participantes
como, en un anlisis posterior, ver la adecuacin de la seleccin realizada.

El Pos-test puede, como se ha dicho, realizarse al final, o mediante ejerci-


cios prcticos durante el curso, as como mediante evaluacin continua por
parte del formador

Las pruebas de conocimientos y aptitudes deben ser breves, prcticas y


fciles de controlar; se deben utilizar parmetros tcnicos para que sean
vlidas y confiables, de uso econmico y libres de toda desviacin subjetiva.

Si en la prueba post-capacitacin se detecta una marcada mejora en el


nivel de los conocimientos y aptitudes del estudiante, puede suponerse
razonablemente que ello es resultado de la capacitacin.

Dada la especialidad requerida para evaluar conocimientos, la evaluacin


del aprendizaje debe ser una tarea de los capacitadores, la cual debe estar
incluida en su oferta de formacin.

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- 40 -
Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

VI. APRENDIZAJE. SI NO

1. Saba realizar la tarea antes de asistir a la capacitacin.

2. Mis expectativas de aprendizaje se cumplieron.

3. La capacitacin me brind los conocimientos e informacin


necesarios para el desempeo en mi puesto de trabajo.

4. Considero que aplicar lo aprendido en el puesto de trabajo

5. Lo aprendido ha producido cambios en mi comportamiento.

6. Considero que debo reforzar lo aprendido.

5.2.3 Nivel 3 : Evaluacin de la Transferencia.

La capacitacin resulta de escaso valor cuando no mejora el


desempeo laboral. Si la transferencia no se produce, las razones
para ello deben buscarse en el entorno laboral; en muchas ocasio-
nes cambios administrativos y dinmicas organizacionales no per-
miten que lo aprendido se aplique en el puesto de trabajo.

En el nivel evaluativo se realiza el proceso de revisin de aspectos


del entorno y del diseo de la capacitacin, as como de los requisi-
tos y escogencia de los capacitados.

La transferencia de lo aprendido al puesto de trabajo tiene como


objetivo:

- Analizar si el conocimiento o habilidad adquirido se ha transfe-


rido al lugar de trabajo.
- Identificar los factores que ayudan o impiden dicha transferen-
cia.
- Relacionar la menor o mayor transferencia con las caractersti-
cas de la accin formativa.
- Saber en qu medida se ha producido dicha transferencia.

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

La evaluacin de la transferencia debe realizarse entre 3 y 6 meses


despus de realizada la capacitacin, a fin de recoger informacin
sobre la utilizacin de lo aprendido en el puesto de trabajo y el nivel
de cumplimiento de los compromisos de aplicacin formulados du-
rante el curso de capacitacin.

Para esta evaluacin se recomienda que los mismos participantes rea-


licen una autoevaluacin. Esta puede ser a travs de un cuestionario
que revise la aplicacin del plan de accin y por medio de reuniones de
anlisis de la transferencia realizada por grupo de participantes.

Otro instrumento puede ser la aplicacin de una entrevista o cues-


tionario a los superiores jerrquicos.

Un modelo de cuestionario puede ser el que incluya, para cada uno


de los objetivos de transferencia propuesto en el puesto en el plan
de accin, los siguientes aspectos:

Si se tena conocimiento antes de la capacitacin


La frecuencia de utilizacin de dichos conocimientos
La importancia de la tarea para el participante y la organizacin.

Se indaga si los participantes estn aplicando en su trabajo lo que


aprendieron en el saln de clase, cules son las aptitudes que ms
aplican y por qu no aplican algunas en absoluto (ver anexo 1, ejem-
plo de aplicacin Caso: El Instituto de Capacitacin en Planificacin
Familiar Evala el Impacto de Su Trabajo)

VII. TRANSFERENCIA.

Es importante anotar que el cuestionario que se utilice para medir


en nivel de Transferencia al puesto de trabajo, deber hacerse en-
tre jefe y empleado; es decir, ambos debern diligenciar un cuestio-
nario que logre dar cuenta de lo que realmente se ha aplicado de la
capacitacin recibida tanto por el jefe como el funcionario capacita-
do. Cabe recordar que tal cuestionario podr aplicarse entre 3 y 6

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- 42 -
Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

meses despus de la capacitacin y deber ser firmado por ambos


(Jefe y Empleado) de comn acuerdo.

De igual modo, para poder realizar un mejor control sobre este pun-
to de evaluacin, deber anotarse en los cuadros siguientes al cues-
tionario, los documentos en los cules puede verificarse la Transfe-
rencia; si la respuesta de transferencia es negativa, habra que ex-
plicar las causas de tales situaciones.

A continuacin se presenta un cuadro a travs del cual se puede che-


quear el proceso de transferencia de lo aprendido al trabajo diario.

PARA LOS EMPLEADOS. SI NO

1. Aplico los conocimientos o habilidades aprendidos en


la capacitacin en mi puesto de trabajo.

2. Implemento proyectos despus de la capacitacin .

3. He realizado cambios en la forma de realizar mis actividades


despus de la capacitacin.

4. He mejorado mi desempeo laboral.

5. Mi jefe o coordinador me facilita la aplicacin de lo aprendido


a mi puesto de trabajo.

PARA JEFES O COORDINADORES.

1. Existe mayor responsabilidad en el desarrollo de las


actividades de su puesto de trabajo.

2. Se ha notado aumento en la productividad.

3. Ha mejorado notoriamente su desempeo laboral

4. La aplicacin de lo aprendido al puesto de trabajo produjo


resultados medibles.

5. El empleado elabora informes despus de


la capacitacin que recibe.

6. Cada empleado completa un plan de accin, donde explica


cmo va a usar los nuevos conceptos y habilidades aprendidas

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

Si la respuesta es SI, deber anotarse


en qu documentos u otras fuentes
puede verificarse sta informacin.

Si la respuesta es NO, habra que explicar


a qu se ha debido la No Transferencia de
lo aprendido al puesto de trabajo.

5.2.4 Nivel 4 : Evaluacin de los Resultados e Impacto de


la capacitacin en la organizacin.

El objetivo de evaluacin de resultados e impacto es identificar el


impacto directamente derivado de la capacitacin sobre los resulta-
dos de la institucin y sobre el usuario o ciudadano.

Antes de brindar capacitacin se debe hacer un anlisis, para ello


tambin se debe hacer pruebas pre y post (antes y despus de la
capacitacin).

Las pruebas anteriores al comienzo del programa permiten evaluar el


desempeo en ese momento. Las pruebas posteriores a la capacitacin
revelarn si sta tuvo algn impacto sobre aquellas evaluaciones pre-
vias. Debe por tanto decidirse cuales sern los indicadores de impacto
que se estudiarn a fin de que el anlisis previo de estos sirva como
referencia para ser comparados luego de la capacitacin con la prueba
posterior a la misma. Es recomendable que la evaluacin de impacto se
realice entre seis meses y un ao despus de realizada la capacitacin.

La mejor estrategia de evaluacin, aunque tambin la ms comple-


ja, es extraer una relacin causa-efecto entre la capacitacin y su
impacto sobre la institucin.

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

Es difcil evaluar el impacto porque resulta complejo y costoso, ade-


ms es complicado establecer una relacin directa entre la capaci-
tacin y los impactos que ella pueda causar sobre la institucin cuan-
do hay demasiadas variables que pueden afectar los resultados.

No obstante lo anterior, el impacto sobre la organizacin puede eva-


luarse a travs de estudios de:

Clima laboral.
Reduccin en rotacin de personal y costos operativos.
Incremento en la calidad y cantidad de produccin.
Mejora en la eficiencia, el ahorro en tiempos e insumos.
Reduccin de accidentes de trabajo.
Reduccin de ausentismo.

De igual forma se pueden aplicar medidas sobre los costos de la


capacitacin frente a los beneficios generados, llamadas de retorno
de la inversin (ROI), lo cual puede determinarse calculando los
beneficios netos debidos a la capacitacin (valor monetario), dividi-
do por el costo total del programa de capacitacin y multiplicado por
1007 .

A travs de la evaluacin del impacto en la organizacin se trata de


responder a la pregunta la capacitacin ha tenido efectos positi-
vos sobre el problema origen de la capacitacin?8 .

Por su parte, el impacto sobre el ciudadano puede medirse a travs


de identificacin de la percepcin del usuario sobre mejoras del ser-
vicio, antes y despus de la capacitacin.

7
Modelo propuesto por J. Phillips (1994) y John L. Selano, citados en Gua para la Evaluacin de
los Resultados de Formacin. Instituto Nacional de Administracin Pblica. Madrid (Espaa), pg
12 y 13, 2001.
8
Modelo porpuesto por S. Brown (1997), citado en Gua para la Evaluacin de los Resultados de
Formacin. Instituto Nacional de Administracin Pblica. Madrid (Espaa), pg 13, 2001.

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- 45 -
Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

Para la evaluacin a este nivel de resultados e impacto, deber ser


el jefe inmediato o coordinador quien d cuenta de lo que se ha
logrado en la entidad, ya sea en materia de clima laboral, producti-
vidad, incremento de calidad, mejora del servicio, etc.; situaciones
que slo podr constatar el jefe inmediato o, en algunos casos, el
jefe de personal, pues ataen a toda la organizacin y no slo al del
empleado en su puesto de trabajo.

A continuacin se presenta un formato para chequear los cambios


que se producen a nivel de la organizacin.

EVALUACIN DE RESULTADOS E IMPACTO. SI NO

1. Existe mayor motivacin hacia el trabajo.

2. Ha mejorado el servicio al ciudadano.

3. Ha mejorado el clima laboral.

4. Ha disminuido la accidentalidad en el trabajo.

5. Ha disminuido el ausentismo del personal.

6. Ha aumentado el nivel de productividad.

7. Produjo la aplicacin de lo aprendido al puesto de trabajo


resultados medibles.

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

ANEXO
Caso sobre Evaluacin de la Capacitacin.
Nivel 3 de Transferencia
al puesto de trabajo.

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

A
continuacin se presenta el caso del Instituto de Capacita-
cin en Planificacin Familiar, en el cual se muestra a tra-
vs de testimonios la experiencia de evaluacin de este orga-
nismo para identificar el Impacto de la capacitacin en el trabajo. La
experiencia de evaluacin expone, a partir de la vivencia concreta de los
responsables por la prestacin de los servicios de planificacin familiar y
de su necesidad por mejorar el mismo, cmo se pueden analizar las
contribuciones de la capacitacin al mejor desempeo en los puestos de
trabajo y al mejoramiento de los servicios de la organizacin.

A travs del caso se presenta un procedimiento para disear el proce-


so de evaluacin del impacto de la capacitacin y algunas herramien-
tas para analizar objetivamente la aplicacin de lo aprendido al puesto
de trabajo.

El procedimiento seguido en la experiencia incluye los siguientes pa-


sos: Determinacin del Tamao de la Muestra, Realizacin de Visitas y
Recopilacin de Informacin, Anlisis e Interpretacin de los Hallazgos
y recomendaciones.

Consideramos que el caso de evaluacin del Instituto de Capacitacin


en Planificacin Familiar es una experiencia que explica en forma senci-
lla el desarrollo de procesos de evaluacin de la capacitacin orientados
a medir el nivel de transferencia de los aprendizajes al puesto de trabajo.

El Instituto de Capacitacin en Planificacin


Familiar Evala el Impacto de Su Trabajo9

El da lunes comenz mal para Elena Ramrez, directora del Instituto de Capacita-
cin en Planificacin Familiar (ICPF). Apenas ingres a su oficina, son el telfono
y al otro lado de la lnea se encontraba la Dra. Juana Ortiz, Directora de la Organi-

9
Tomado de Evaluar el Impacto de la Capacitacin en el Desempeo del Personal. Pgina
Web El centro de estudios electrnicos de actualidad gerencial. http://erc.msh.org/readroom/
espanol/fptrain.htm

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

zacin de Salud Reproductiva de la Mujer (OSRM), la ONG regional de mayor


envergadura en el campo de la planificacin familiar. Acabo de recibir un informe
muy preocupante con respecto al desempeo de los asistentes de la clnica que
hemos estado enviando a sus cursos de capacitacin. Parece que despus de seis
semanas de capacitacin no estn en condiciones de realizar algunas de sus acti-
vidades bsicas correctamente. Si la situacin no mejora, nos veremos obligados a
buscar otro centro de capacitacin. La Dra. Ortiz estaba realmente muy irritada.

La Sra. Ramrez qued muy sorprendida. El curso para asistentes clnicos era
uno de los mejores cursos ofrecidos por el ICPF. Se haba desarrollado cinco
aos atrs con la cooperacin de un consultor externo en el campo de la capaci-
tacin y alrededor de 400 personas de diversas ONG haban participado en el
mismo. Esto es tambin muy sorprendente para m. Hemos estado ofreciendo el
curso durante varios aos y casi nunca hemos tenido quejas. De hecho los parti-
cipantes generalmente le conceden las calificaciones ms altas. La Dra. Ortiz
apenas dej que terminara su frase. Pero no es solamente la apreciacin de los
participantes la que tiene importancia. Estoy segura de que ellos disfrutan del
curso y son capaces de repetir todo lo que se les ha enseado. Pero la prueba
real consiste en ver si pueden hacer lo que deben una vez que se encuen-
tran de regreso en sus puestos de trabajo. Y al parecer mi personal tiene
dificultades en aplicar algunas de las cosas que les han enseado.

La Sra. Ramrez empez a irritarse. Ella no poda aceptar completamente lo que


la Dra. Ortiz le estaba diciendo. Necesito saber ms, le dijo. Necesito informa-
cin ms especfica. Ha notado usted que su personal se desempea en forma
deficiente? Exactamente qu es lo que ellos no pueden hacer?

La Dra. Ortiz contest dubitativamente. Lgicamente no tengo tiempo para rea-


lizar muchas visitas a los diferentes lugares, pero nuestro nuevo director mdico,
el Dr. Gonzlez, ha estado visitando algunas de nuestras clnicas durante sus
tres primeros meses de trabajo y el viernes me entreg su informe. El indica que
en ms de la mitad de las clnicas que haba visitado, el equipo no haba sido
esterilizado adecuadamente y no se ofreca a los clientes la gama completa de
mtodos disponibles durante las sesiones de consejera. En ese momento, el
tono de voz de la Dra. Ortiz se suaviz. Tal vez debera hablar con el Dr. Gonzlez

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

directamente. Despus de todo, usted y yo hemos estado trabajando juntas por


un tiempo prolongado y realmente yo no quisiera cambiar a otro centro de capa-
citacin si usted puede mejorar su curso. Por qu no me vuelve a llamar des-
pus de haber hablado con l?.

Sintindose algo aliviada pero todava confundida, la Sra. Ramrez llam a la Sra.
Morales, coordinadora de capacitacin del ICPF, para conversar con respecto a las
observaciones que haba hecho la Dra. Ortiz sobre los resultados de la capacita-
cin. La seora Morales no se mostr sorprendida. La Dra. Ortiz puede estar en lo
cierto. Yo misma me he sentido incmoda por las calificaciones tan altas que obte-
nemos de los participantes. Hemos estado ofreciendo el mismo curso durante mu-
chos aos y realmente no sabemos si las personas que capacitamos pueden poner
en prctica todo lo que han aprendido una vez que regresan a sus lugares de
trabajo. Tal vez esto sea una bendicin disfrazada; si podemos visitar algunas de
las clnicas con el Dr. Gonzlez o alguna otra persona de la OSRM, esto nos permi-
tira mejorar el curso. La Sra. Ramrez se sinti alentada por la buena disposicin
de la Sra. Morales para aprender algo ms al respecto y efectuar cambios.

El viernes siguiente, la Sra. Ramrez se reuni con el Dr. Gonzlez y la Sra.


Morales por ms de una hora. Se pusieron de acuerdo en que necesitaran ms
informacin con respecto al desempeo de los individuos que haban capacitado
antes de poder revisar el curso de capacitacin propiamente dicho. Decidieron
que la mejor manera de hacerlo era reunir a los capacitadores con los superviso-
res del programa del Dr. Gonzlez para que realizaran visitas de supervisin
conjuntas con el propsito de obtener dicha informacin. En el curso de las si-
guientes semanas, la Sra. Morales y dos de sus capacitadores de mayor expe-
riencia formaron un equipo de evaluacin de impacto y emplearon la mayor parte
posible de su tiempo, sin descuidar sus actividades cotidianas, para planificar sus
visitas a las clnicas.

Preguntas para la Discusin del Caso

1. Qu es lo que el equipo de evaluacin de impacto desea averiguar y qu


pasos debera dar para lograr dicho cometido? (Incluya ejemplos para cada
paso que proponga.)

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

2. Qu recomendaciones podra formular en base a lo aprendido durante las


visitas?
3 Cuando el ICPF negocie los cursos venideros con la Organizacin de Sa-
lud Reproductiva de la Mujer y otras ONG, qu puntos deberan incluirse
en el convenio final?

Anlisis del Caso

1. Qu es lo que el equipo de evaluacin de impacto desea averiguar y qu


pasos debera dar para lograr dicho cometido? (Incluya ejemplos para cada
paso que proponga.)

El equipo desea saber si los asistentes de la clnica estaban poniendo en prctica


lo que se les haba enseado y, de no ser as, comprender las razones y reco-
mendar soluciones. Debern empezar por solicitar las descripciones de trabajo
ms recientes para los asistentes de la clnica y elaborar una lista de tareas adi-
cionales que se espera que los asistentes lleven a cabo. Deber comparar estas
tareas con los objetivos del curso y poner a un lado las tareas o habilidades que
el curso no cubre, y por las cuales el ICPF no puede responsabilizarse.

Entre las tareas que el curso s cubre, debern seleccionar aqullas que ellos
consideran que son las ms importantes para su evaluacin. En este caso po-
dran incluir las dos tareas que el Dr. Gonzlez seal a fin de criticarlasla
esterilizacin de instrumentos y la consejera. Con su ayuda deber n analizar los
requerimientos para cada tarea y ponerse de acuerdo en cuanto a los indicado-
res y patrones de desempeo: lo que podran observar o escuchar durante una
visita que les ayudar a evaluar el grado de cumplimiento con dichas tareas, y
qu normas se utilizarn para definir un rendimiento aceptable, inaceptable o
excelente.

Preparacin de los Instrumentos de Evaluacin

Luego debern escoger las tcnicas de evaluacin y preparar los instrumentos


de evaluacin. Pueden evaluar mejor las tcnicas de esterilizacin al observar a
los asistentes de la clnica en accin y pueden elaborar una lista de verificacin

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- 52 -
Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

de las observaciones basada en las normas especficas detalladas en el manual


de la clnica de OSRM. Para evaluar las habilidades en el rea de la consejera,
podran disear cuestionarios simples para los asistentes de la clnica y los clien-
tes con la finalidad de averiguar qu informacin fue incluida por los asistentes
durante la sesin de consejera y qu informacin fue asimilada por los clientes
durante dicha sesin. Deberan efectuar una evaluacin previa de los instrumen-
tos en las clnicas que representan la variedad tnica, lingstica y cultural de los
individuos que participaron en el curso de capacitacin y revisar algunos aspec-
tos cuando sea necesario.

Determinacin del Tamao de la Muestra

Luego, con la ayuda del Dr. Gonzlez, el equipo del ICPF deber identificar su
muestra. De un nmero aproximado de 400 personas que han sido capacitadas
en dicho curso, debern visitar entre 40 y 80 participantes capacitados (10% a
20%). Debido a que el curso de capacitacin ha sufrido cambios tan mnimos a lo
largo de los aos, podran escoger algunas personas que asistieron a los cursos
ms recientes y algunos participantes de cursos pasados para obtener una ima-
gen de cmo se mantienen o pierden las habilidades con el transcurso del tiem-
po. Es posible que deseen estratificar su muestra con sujecin a una variable que
consideren que podra haber afectado el desempeo, definiendo muestras sepa-
radas para las clnicas urbanas y rurales, para las clnicas que prestan servicios a
los grupos tnicos ms importantes del pas o para las clnicas administradas por
diferentes ONG a las cules se ha ofrecido cursos de capacitacin. Debern
sopesar con sumo cuidado su deseo de obtener la informacin ms exacta y los
recursos que se requieren para muestras ms grandes.

Realizacin de Visitas y Recopilacin de Informacin

Al llevar a cabo sus visitas, los evaluadores deben tratar de trabajar en parejas de
manera que una persona pueda concentrarse en la entrevista o en las observa-
ciones y la otra persona pueda registrar los hallazgos. Cada visita deber estar
precedida por una carta de notificacin, debiendo comenzar con una reunin for-
mal con el director y el personal de la clnica. En dicha reunin, los evaluadores
debern explicar que estn evaluando el desempeo para poder ayudar al ICPF

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

a mejorar los cursos de capacitacin. Luego debern reunirse con cada uno de
los individuos que se han capacitado, hacer que se sientan cmodos, responder
preguntas y realizar las entrevistas y observaciones. En cuanto al aspecto de la
consejera, incluido en la evaluacin, pueden entrevistar el mayor nmero de
clientes que les sea posible, nuevamente explicando su propsito y tratando de
crear un ambiente amable, clido y relajado.

Anlisis e Interpretacin de los Hallazgos

Al finalizar cada visita, debern comparar sus impresiones, hacer anotaciones


sobre cualquier hallazgo inusual o reas de incertidumbre y archivar los instru-
mentos de evaluacin debidamente completados y los comentarios en un lugar
especfico de su oficina. Cuando se hayan completado todas las visitas, el equipo
deber reunirse para analizar sus hallazgos. Se deber tabular el porcentaje de
individuos capacitados que estaba realizando sus tareas de acuerdo con las nor-
mas establecidas, por debajo de las normas establecidas o por encima de las
normas establecidas con respecto a cada uno de los indicadores. Se deber n
buscar los elementos especficos de cada tarea que parezca tener problemas en
todo sentido as como otros elementos que generalmente se est n llevando a
cabo en forma aceptable.

Cuando llegue el momento de interpretar los hallazgos, el equipo tendr que


recurrir a toda su experiencia y competencia para buscar las causas posibles de
un buen desempeo o de un desempeo deficiente. El uso de un rbol de deci-
siones les ayudar a formular las preguntas correctas para determinar si los asun-
tos est n relacionados con la capacitacin, factores de tipo organizativo, o un
ambiente de trabajo ms grande. Podran invitar al Dr. Gonzlez para que trabaje
con ellos en esta fase del proceso y ayude a validar sus conclusiones.

Qu recomendaciones podra formular en base a lo aprendido durante las


visitas?

Si la interpretacin del equipo demuestra que los conocimientos o las habilidades


constituyen un problema ampliamente difundido, debern recomendar que el ICPF
fortalezca los mdulos de aprendizaje en dichas reas. El ICPF podra mejorar el

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

contenido (centrando su atencin en los elementos en los que el desempeo de


las personas capacitadas fue menos satisfactorio), la metodologa (proporcio-
nar un mayor nmero de oportunidades para trabajos prcticos durante el curso
de capacitacin), o las habilidades de los capacitadores (haciendo que los
capacitadores ofrezcan sesiones conjuntas o se observen mutuamente y de esa
manera puedan ofrecer una mayor retroalimentacin en forma peridica). Si los
participantes han mostrado un problema de actitud, como desestimar la impor-
tancia de algn aspecto del proceso de esterilizacin, los capacitadores del ICPF
podran preparar algunos casos para dramatizar las graves implicaciones para
la salud cuando se realizan los procedimientos sin el cuidado necesario. En
todos los casos, el equipo deber verificar que los participantes estn califica-
dos para tomar el curso; caso contrario las recomendaciones podran aplicarse
ms estrictamente en lo referente a las normas de educacin y los estndares
profesionales para participantes futuros.

En aquellos casos en los que la calidad del desempeo se relaciona ms con


factores organizacionales que con la capacitacin, el equipo podra recomendar
que la OSRM revise los sistemas y procedimientos relevantes. Si, por ejemplo,
no fuera factible dar informacin sobre cada mtodo a cada cliente (debido a la
falta de acceso a algunos mtodos o debido a la edad, nmero de hijos, o esta-
do de salud de la cliente), es posible que sea necesario revisar las pautas. Sin
embargo, si la informacin referente a cada uno de los mtodos se considera de
importancia crtica y los asistentes tienen que desempear muchas tareas con-
flictivas, es posible que tengan que redistribuirlas, ya sea proporcionando a los
asistentes un mayor tiempo para asesorar a los clientes o asignando algunas
tareas de consejera a otros miembros del personal. En muchos casos, ser
necesario fortalecer la supervisin para reforzar o mejorar las habilidades.

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Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin

Escuela Superior de Administracin Pblica


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Carrera 6 No. 12 - 62 - Bogot, D.C. - Colombia


Conmutador: 334 40 80 - Fax: 341 05 15
Internet: www.dafp.gov.co
E-mail: webmaster@dafp.gov.co

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Diagonal 40 No. 46A - 37 CAN - Bogot, D.C. - Colombia
Conmutador: 573 37 57/60/67/87
Internet: www.esap.edu.co
E-mail: formacion.capacitacion@esap.edu.co

Impresin:
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