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de Capacitacin
Gua para su Evaluacin
Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica
Repblica de Colombia
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
Septiembre de 2004
Gua para evaluar los Planes Institucionales de Capacitacin
Elaboracin de Textos:
Diseo y Diagramacin:
Impresin:
Contenido
Introduccin ............................................................................... 5
Anexo
Caso sobre Evaluacin de la Capacitacin.
Nivel 3 de Transferencia al puesto de trabajo.................. 47
Bibliografa ....................................................................... 57
Introduccin
E
n cumplimiento de los compromisos previstos en el Plan
Nacional de Formacin y Capacitacin establecido mediante
Decreto 691 de 2001 y actualizado por la Resolucin No.
415 de 2003, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
ha diseado la Gua para Evaluar los Planes Institucionales de Ca-
pacitacin.
1.
Por qu es importante
y necesario evaluar
los Planes Institucionales
de Capacitacin PIC-?
E
n la Administracin Pblica Colombiana es comn que se
realicen cursos de capacitacin para los servidores pbli-
cos. No obstante, poco se puede decir sobre las conse-
cuencias de dicha capacitacin:
2.
L
a Evaluacin de los Planes Institucionales de Capacitacin
(PIC), es un proceso sistemtico para valorar la efectividad
y/o la eficiencia del diseo, ejecucin y resultados de di-
cho plan.
3.
Momentos de la evaluacin
del Plan Institucional
de Capacitacin -PIC-
L
a evaluacin propuesta para los PIC es integral a todo el pro-
ceso de gestin: busca definir claramente las razones de
xito o fracaso del plan de capacitacin, las cuales no siem-
pre se encuentran en el saln de clases o en su realizacin, sino
que pueden estar en el momento de diseo del plan o en los proce-
sos que inciden en su gestin, como por ejemplo decisiones admi-
nistrativas o cambio de prioridades, entre otros.
Nivel 1: Reaccin
Nivel 2: Aprendizaje
1
Kirkpatrick Donald. Evaluacin de Acciones Formativas. Gestin 2000, Barcelona, 1999. Citado
en Gua para la Evaluacin de los Resultados de Formacin. Instituto Nacional de Administracin
Pblica. Madrid (Espaa)
Nivel 4: Resultados
2
Tomado de Gua para la Evaluacin de los Resultados de Formacin. Instituto Nacional de Admi-
nistracin Pblica. Madrid (Espaa). 2001.
Formativa Organizacin
- 21 -
4.
Planeacin de la evaluacin
P
ara poder realizar la evaluacin del Plan Institucional de Ca-
pacitacin, se debe incorporar al mismo un proyecto de eva-
luacin que debe incluir el diseo y planeacin, la ejecucin
y las conclusiones; es decir, que el proceso de evaluacin debe ser
planeado a fin de asegurar una mirada integral al PIC que contribu-
ya a su desarrollo y calidad.
4
Evaluacin de la Capacitacin Cultural. Jos Luis Mariscal. Julio 2002.
5.
Metodologa
e Instrumentos de Evaluacin
L
a evaluacin de los Planes de Capacitacin Institucional de
ben ser un proceso amplio y global, en el que al abordaje
cuantitativo se agregan tcnicas cualitativas.
CONFORMIDAD De las lneas de accin con la normatividad El diseo del Plan sigue las orientaciones
Escuela Superior de Administracin Pblica
PERTINENCIA De las orientaciones del Plan con la visin, Las lneas de trabajo en capacitacin son
misin, acciones, estrategias y proyectos consistentes con, se desprenden del, se
del organismo (diagnstico). respaldan en el diagnstico institucional.
De los problemas, necesidades y/o prioridades La concepcin del Plan, concuerda con los
identificados y la definicin de etapas de lineamientos de poltica y estrategias pro-
desarrollo del Plan. puestas en el Plan Nacional de Formacin
y Capacitacin.
COHERENCIA Entre los objetivos generales de la capaci- Los distintos componentes del proyecto
tacin, las lneas de trabajo, las etapas, mantienen una secuencia lgica, conexio-
la asignacin de responsabilidades. nes evidentes.
SUSTENTABILIDAD Del propsito global del Plan con la estrategia Legitimidad del PIC segn la participacin de
general de la organizacin y su conduccin. servidores y directivos alcanzada en su definicin.
De los objetivos planteados con los recursos Los logros esperados del PIC en sus distintas
INCLUSIVIDAD La progresiva inclusin del conjunto del Los programas previstos tienden a cubrir al
personal del organismo. conjunto del personal en sus necesidades
de desarrollo profesional.
5
La Iniciativa Desarrollo INTOSAI: Directrices generales para especialistas en capacitacin de las
EFS www.idi.no/espanol/propuesta/propuesta11.asp.
6
Identificacin y Anlisis de Experiencias e Instrumentos de Evaluacin de la Capacitacin exis-
tentes en las Organizaciones. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Mayo 2004.
Fecha:
Dependencia:
Nivel:
Directivo___ Ejecutivo___ Asesor___ Profesional___ Tcnico___ Asistencial___
I. EL CURSO. SI NO
II. EL CAPACITADOR. SI NO
VI. APRENDIZAJE. SI NO
VII. TRANSFERENCIA.
De igual modo, para poder realizar un mejor control sobre este pun-
to de evaluacin, deber anotarse en los cuadros siguientes al cues-
tionario, los documentos en los cules puede verificarse la Transfe-
rencia; si la respuesta de transferencia es negativa, habra que ex-
plicar las causas de tales situaciones.
Clima laboral.
Reduccin en rotacin de personal y costos operativos.
Incremento en la calidad y cantidad de produccin.
Mejora en la eficiencia, el ahorro en tiempos e insumos.
Reduccin de accidentes de trabajo.
Reduccin de ausentismo.
7
Modelo propuesto por J. Phillips (1994) y John L. Selano, citados en Gua para la Evaluacin de
los Resultados de Formacin. Instituto Nacional de Administracin Pblica. Madrid (Espaa), pg
12 y 13, 2001.
8
Modelo porpuesto por S. Brown (1997), citado en Gua para la Evaluacin de los Resultados de
Formacin. Instituto Nacional de Administracin Pblica. Madrid (Espaa), pg 13, 2001.
ANEXO
Caso sobre Evaluacin de la Capacitacin.
Nivel 3 de Transferencia
al puesto de trabajo.
A
continuacin se presenta el caso del Instituto de Capacita-
cin en Planificacin Familiar, en el cual se muestra a tra-
vs de testimonios la experiencia de evaluacin de este orga-
nismo para identificar el Impacto de la capacitacin en el trabajo. La
experiencia de evaluacin expone, a partir de la vivencia concreta de los
responsables por la prestacin de los servicios de planificacin familiar y
de su necesidad por mejorar el mismo, cmo se pueden analizar las
contribuciones de la capacitacin al mejor desempeo en los puestos de
trabajo y al mejoramiento de los servicios de la organizacin.
El da lunes comenz mal para Elena Ramrez, directora del Instituto de Capacita-
cin en Planificacin Familiar (ICPF). Apenas ingres a su oficina, son el telfono
y al otro lado de la lnea se encontraba la Dra. Juana Ortiz, Directora de la Organi-
9
Tomado de Evaluar el Impacto de la Capacitacin en el Desempeo del Personal. Pgina
Web El centro de estudios electrnicos de actualidad gerencial. http://erc.msh.org/readroom/
espanol/fptrain.htm
La Sra. Ramrez qued muy sorprendida. El curso para asistentes clnicos era
uno de los mejores cursos ofrecidos por el ICPF. Se haba desarrollado cinco
aos atrs con la cooperacin de un consultor externo en el campo de la capaci-
tacin y alrededor de 400 personas de diversas ONG haban participado en el
mismo. Esto es tambin muy sorprendente para m. Hemos estado ofreciendo el
curso durante varios aos y casi nunca hemos tenido quejas. De hecho los parti-
cipantes generalmente le conceden las calificaciones ms altas. La Dra. Ortiz
apenas dej que terminara su frase. Pero no es solamente la apreciacin de los
participantes la que tiene importancia. Estoy segura de que ellos disfrutan del
curso y son capaces de repetir todo lo que se les ha enseado. Pero la prueba
real consiste en ver si pueden hacer lo que deben una vez que se encuen-
tran de regreso en sus puestos de trabajo. Y al parecer mi personal tiene
dificultades en aplicar algunas de las cosas que les han enseado.
Sintindose algo aliviada pero todava confundida, la Sra. Ramrez llam a la Sra.
Morales, coordinadora de capacitacin del ICPF, para conversar con respecto a las
observaciones que haba hecho la Dra. Ortiz sobre los resultados de la capacita-
cin. La seora Morales no se mostr sorprendida. La Dra. Ortiz puede estar en lo
cierto. Yo misma me he sentido incmoda por las calificaciones tan altas que obte-
nemos de los participantes. Hemos estado ofreciendo el mismo curso durante mu-
chos aos y realmente no sabemos si las personas que capacitamos pueden poner
en prctica todo lo que han aprendido una vez que regresan a sus lugares de
trabajo. Tal vez esto sea una bendicin disfrazada; si podemos visitar algunas de
las clnicas con el Dr. Gonzlez o alguna otra persona de la OSRM, esto nos permi-
tira mejorar el curso. La Sra. Ramrez se sinti alentada por la buena disposicin
de la Sra. Morales para aprender algo ms al respecto y efectuar cambios.
Entre las tareas que el curso s cubre, debern seleccionar aqullas que ellos
consideran que son las ms importantes para su evaluacin. En este caso po-
dran incluir las dos tareas que el Dr. Gonzlez seal a fin de criticarlasla
esterilizacin de instrumentos y la consejera. Con su ayuda deber n analizar los
requerimientos para cada tarea y ponerse de acuerdo en cuanto a los indicado-
res y patrones de desempeo: lo que podran observar o escuchar durante una
visita que les ayudar a evaluar el grado de cumplimiento con dichas tareas, y
qu normas se utilizarn para definir un rendimiento aceptable, inaceptable o
excelente.
Luego, con la ayuda del Dr. Gonzlez, el equipo del ICPF deber identificar su
muestra. De un nmero aproximado de 400 personas que han sido capacitadas
en dicho curso, debern visitar entre 40 y 80 participantes capacitados (10% a
20%). Debido a que el curso de capacitacin ha sufrido cambios tan mnimos a lo
largo de los aos, podran escoger algunas personas que asistieron a los cursos
ms recientes y algunos participantes de cursos pasados para obtener una ima-
gen de cmo se mantienen o pierden las habilidades con el transcurso del tiem-
po. Es posible que deseen estratificar su muestra con sujecin a una variable que
consideren que podra haber afectado el desempeo, definiendo muestras sepa-
radas para las clnicas urbanas y rurales, para las clnicas que prestan servicios a
los grupos tnicos ms importantes del pas o para las clnicas administradas por
diferentes ONG a las cules se ha ofrecido cursos de capacitacin. Debern
sopesar con sumo cuidado su deseo de obtener la informacin ms exacta y los
recursos que se requieren para muestras ms grandes.
Al llevar a cabo sus visitas, los evaluadores deben tratar de trabajar en parejas de
manera que una persona pueda concentrarse en la entrevista o en las observa-
ciones y la otra persona pueda registrar los hallazgos. Cada visita deber estar
precedida por una carta de notificacin, debiendo comenzar con una reunin for-
mal con el director y el personal de la clnica. En dicha reunin, los evaluadores
debern explicar que estn evaluando el desempeo para poder ayudar al ICPF
a mejorar los cursos de capacitacin. Luego debern reunirse con cada uno de
los individuos que se han capacitado, hacer que se sientan cmodos, responder
preguntas y realizar las entrevistas y observaciones. En cuanto al aspecto de la
consejera, incluido en la evaluacin, pueden entrevistar el mayor nmero de
clientes que les sea posible, nuevamente explicando su propsito y tratando de
crear un ambiente amable, clido y relajado.
Bibliografa
Plan Estratgico de Recursos Humanos y los autores son Mara Elena Hill,
Samuel Estrada y Zuyin Bosch. www.monografias.com
Jos Luis Mariscal. INSTITUCIN: Tochtli Promocin Cultural Tuxpan A.C. Cuitzeo,
Jalisco, Mxico. Julio de 2002. http://www.geocities.com/tochtliac
Impresin:
Grupo de Artes Grficas e Impresos - ESAP
Septiembre de 2004