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1. PROPOSITO.
Definir y estandarizar la estructura y control documental del Sistema de Calidad, as como el
control de los registros.

2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica a todos los documentos del Sistema de calidad incluyendo los registros
que se desprendan de los mismos (ya sean documentos internos o externos), desde su
elaboracin, aprobacin, distribucin y conservacin.

3.-DEFINICIONES
NA.

4.-RESPONSABILIDADES Y PROCEDIMIENTO.

4.1. DOCUMENTOS INTERNOS

Existen diferentes tipos de documentos internos en la organizacin los se jerarquizan en los tres
niveles que se describen a continuacin.
PRIMER NIVEL

MANUAL
DE
CALIDAD SEGUNDO NIVEL

PROCEDIMIENTOS DE
CALIDAD

PROCEDIMIENTOS DE
TERCER NIVEL
INSPECCION, INSTRUCCIONES
DE TRABAJO, INSTRUCCIONES
DE CALIBRACION, AYUDAS
VISUALES, DIBUJOS.

REGISTROS

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Los responsables de la creacin de nuevos documentos, solicitan al Encargado de Calidad la

asignacin del cdigo correspondiente, segn lo descrito en el punto 3.2 del presente
procedimiento.

En la Matriz de responsabilidades (FPC-002) debidamente autorizada por la Direccin General,

se especifican las responsabilidades de los puestos en la organizacin que deben crear, revisar y
aprobar documentos.

1er. Nivel

Manual de Calidad

Describe los lineamientos a cumplir por nuestro sistema de calidad y los requerimientos de la
Norma ISO9001:2008. La organizacin cuenta con un documento impreso que lo representa y en
el cul se integran todos los elementos del sistema de calidad.

2do. Nivel

Procedimientos de Calidad

Los procedimientos de calidad explican la metodologa para realizar las actividades de proceso, la
interrelacin con otros procesos y los registros o documentos de referencia que le aplican.

En este nivel se encuentran los procedimientos obligatorios por Norma, y los procedimientos que

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cada proceso/subproceso, prepara y/o modifica de acuerdo a sus necesidades.

Los procedimientos de calidad contienen los siguientes puntos:

1.-Propsito: En este punto se define la actividad fundamental del documento, es decir, la razn
por la cual se cre el documento.

2.- Alcance: Determina la actividad inicial y final a quien le aplica el mismo (proceso, subproceso,
equipo)

3.-Definiciones: Describe las siglas o terminologa tcnica utilizada dentro de la redaccin para una
mayor comprensin del mismo.

4.-Responsabilidades y procedimiento: Describe el flujo de actividades a realizar por las personas a

quienes les aplica el documento, as como sus alcances y responsabilidades, es el desarrollo del
documento.

5.-Referencias: Indica la liga o interrelacin con otros documentos..

6.- Formatos y registros: En esta seccin del procedimiento se elabora la tabla de formatos
(registros) con la finalidad de definir los formatos relacionados al documento realizado as como el
lugar, el tiempo y la manera de conservacin de los mismos, para asegurar su adecuada y pronta
recuperacin. Por lo que en cada documento creado se deber de colocar en este anexo una tabla
llena tal como se indica en el siguiente ejemplo:

FORMATO DESCRIPCION TIEMPO,FORMA Y LUGAR RESPONSABLE DE

DE CONSERVACION CONSERVACION

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FPC-003 Formato para hacer Tiempo: Indefinido Encargado de Calidad

procedimientos
Forma: Electrnica

Lugar: Servidor x

FRH-008 Encuesta de Clima Tiempo: 1 ao Encargado de Calidad

laboral
Forma: Papel (Impresa)

Lugar: Servidor x

NOTA: Todo formato se desprende de algn procedimiento o instruccin de trabajo, por lo que
todos los formatos debern estr referenciados en alguno de estos documentos. Cuando un
formato cambie de revisin, se coloca una diagonal al final de su cdigo y el nmero de revisin
actual (ejemplo: FPC-001/2) con la finalidad de controlar sus cambios a lo largo del tiempo. Cuando
no aparezca un guin seguido de un nmero, esto indica que la revisin del formato es la cero.

7.-Revisiones y modificaciones: El responsable de elaborar cada documento es as mismo

responsable de revisarlo para su actualizacin. A continuacin se detalla la tabla recomendada
para llevar a cabo las revisiones (actualizaciones) de los diferentes tipos de documentos:

Tipo de documento Frecuencia de revisin (programada)

Procedimientos (De todo tipo) Anual (o antes si hay un cambio en el mismo)

Instrucciones de trabajo y formatos Semestral (o antes si hay un cambio en el mismo)

Especificaciones, ayudas visuales, y Trimestral (o antes si hay algn cambio en los

cualquier otro tipo de documento de apoyo. mismos)

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Desviaciones de Ingeniera Bimestral (considerando que el tiempo de vida de

stas es de 3 meses a partir de la fecha de
creacin y despus se vuelve obsoleta, y en caso
de continuar siendo vigente se deber de
documentar como especificacin por parte de
Ingeniera)

8.- Historial de cambios y autorizaciones: Es importante documentar los cambios en los

documentos, por lo que se debe de anexar la siguiente tabla debidamente llena respetando el
histrico de revisiones realizadas (aplica solo a procedimientos, ya que en los formatos solo
bastar con aadir a la codificacin del mismo una diagonal con el nmero de revisin que le
aplique):

Revisin Descripcin del cambio Realiz Aprob Fecha

Creacin del documento. Eduardo Daz Ricardo 15/03/17

0 Rivera

1 Se modific la frecuencia de revisin Eduardo Daz Ricardo 25/03/17

de los documentos. Rivera

Ejemplo de documentacin de historial de cambios en un formato: FPC-001/2 (En donde el 2

representa los cambios que ha sufrido el documento).

9.-Anexos. Describe los documentos necesarios tales como registros, tablas, dibujos, diagramas,
fotos, etc. necesarios para el claro entendimiento del flujo del proceso o como apoyo para la
comprensin del documento.

3er. Nivel

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Documentos operativos por funcin y/o proceso

En este nivel caen el resto de los documentos que son necesarios para el adecuado
funcionamiento y entendimiento de los procesos, por ejemplo: instrucciones de trabajo, planes de
control, especificaciones, ayudas visuales, formatos, dibujos y otros necesarios por la empresa.
Para los cules se definir un formato especfico para llevar a cabo su documentacin.

4.1.1.- CODIFICACION DE LA DOCUMENTACION.

A continuacin se presenta la tabla que indica la manera en que se realizar la codificacin de los
diferentes tipos de documentos del sistema de calidad. La cul es la gua para la creacin de los
documentos de Espacio mvil, y cuyo consecutivo ser asignado por el Encargado de Calidad y
controlado a travs de la Listado Maestro de Documentos (FPC-002), por lo que cada dueo de
documentacin deber solicitar el cdigo de su documento al coordinador de calidad.

Tipo de documento Codificacin NOTA:

Manual de calidad MC-01

Procedimientos de Calidad (Puntos PC-XXX En donde XXX representa el punto

especficos de la Norma) especfico de la Norma al que
aplica, ejemplo 4.2.3

Formatos de Procedimientos de Calidad FPC-00..n En donde despus del guin se

establece un numero consecutivo
para el control

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Procedimientos generales P(YY)-00..n Donde YY representa la

nomenclatura del proceso al que le
aplica, y el -00..n representa el
Formatos de Procedimientos Generales F(YY)-00 ..n numero consecutivo para el
control.

Procedimientos de Inspeccin (calidad) PI-00n

Formatos de Procedimientos de FPI-00..n

Inspeccin
En donde despus del guin se
establece un numero consecutivo
Instrucciones de trabajo (especficas IT-00..n para el control.
para alguna actividad)
En donde despus del guin se
establece un numero consecutivo
Formato de instrucciones de trabajo FIT-00..n para el control.

Especificaciones ESP-00n

Ayudas Visuales AV-00..n

Desviaciones de Ingeniera DI-00..n

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4.1.2.-DISTRIBUCION Y DIFUSION

El Encargado de Calidad se asegura el correcto control de los documentos por lo que una vez que
el documento creado haya sido autorizado y distribuido? (firmado), se debe entregar al Encargado
de Calidad el original para su conservacin, y, si se requiere conservar una copia se solicitar al
coordinador para que sta se controle a travs del listado de centros de consulta FPC-004,
debiendo entregar la copia correspondiente debidamente sellada como copia controlada y
conservando la evidencia de la recepcin del documento por parte del solicitante a travs del FPC-
005 (Recepcin de copias controladas). No son vlidos los documentos impresos que no tengan el
sello de copia controlada.

Para asegurar que el personal de cada proceso conoce los documentos que le aplican, se
calendarizarn con apoyo del Director General plticas de difusin dejando evidencia de la
capacitacin realizada.

La elaboracin, actualizacin y difusin de la documentacin del sistema de calidad ES

RESPONSABILIDAD de los dueos de los documentos creados.

4.1.3.-DOCUMENTOS OBSOLETOS

Todos aqullos documentos que hayan cambiado de revisin a una ms actualizada (segn su
nmero consecutivo)sern considerados como obsoletos, debern ser destruidos si se encuentran
copias controladas de los mismos en las reas operativas, para evitar trabajar con documentos no
actualizados. El coordinador de calidad conservar las tres ltimas revisiones del documento para
fines histricos.

4.1.4.-CANCELACION DE DOCUMENTOS (BAJAS)

Cuando por naturaleza del proceso se requiera eliminar algn documento, se deber de indicar al
Coordinador de calidad va correo electrnico (mencionando el nombre del docto, su cdigo y la
razn de la baja) para que se registre en el Listado Maestro de documentos (FPC-001), y posterior
a esto se asegurar de la recoleccin (en caso de que exista) de las copias controladas entregadas
para su destruccin, evitando el uso de documentacin obsoleta.

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4.2 DOCUMENTOS EXTERNOS

Son considerados documentos externos todos aqullos documentos ajenos a la organizacin pero
que tienen injerencia directa en la misma, tales como, Normas Nacionales, Normas
Internacionales, Manuales de Equipos, as como toda aqulla informacin propiedad del cliente que
se proporcione a Espacio Mvil con la finalidad de ser cumplida, tales como : especificaciones,
dibujos, planos, fotografas, muestras fsicas o archivos electrnicos.

Estos documentos son controlados por el Coordinador de Calidad a travs del Listado Maestro de
Documentos Externos FPC-006, quin deber de identificar dicha documentacin para asegurarse
de su adecuado uso y resguardo y debiendo revisar (actualizar) el mismo al menos cada tres
meses.

Si alguno de estos documentos se requiriera especficamente en copia!!! en alguna parte del

proceso se deber de indicar en el FPC-007, de lo contrario se conservar el original en Calidad y
slo se proporcionar una copia controlada del mismo al rea que lo solicite.

4.3 CONFIDENCIALIDAD

Todos los documentos del Sistema de Calidad de Espacio Mvil, son de uso exclusivo, interno y
confidencial.

5.-REFERENCIAS

MC-001 Manual del Sistema de Gestin de Calidad

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6.-FORMATOS Y REGISTROS

FORMATO DESCRIPCION TIEMPO,FORMA Y RESPONSABLE DE

LUGAR DE CONSERVACION
CONSERVACION

FPC-001 Matriz de Responsabilidades Tiempo: Indefinido Encargado de Calidad

Forma: Electrnica

Lugar: Servidor x

FPC-002 Listado Maestro de documentos Tiempo: Indefinido Encargado de Calidad

Forma: Electrnica

Lugar: Servidor x

FPC-003 Formato para hacer Tiempo: Indefinido Encargado de Calidad

procedimientos
Forma: Electrnica

Lugar: Servidor x

FPC-004 Listado de Centros de consulta Tiempo: Indefinido Encargado de Calidad

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Forma: Electrnica

Lugar: Servidor x

FPC-005 Entrega/recepcin de copias Tiempo: Se conservar Encargado de Calidad

controladas evidencia de la ltima revisin
entregada/recibida hasta su
reemplazo.

Forma: Papel (Impresa)

Lugar: Oficina de RH

FPC-006 Lista Maestra de documentos Tiempo: Indefinido Encargado de Calidad

externos
Forma: Electrnica

Lugar: Servidor x

FPC-007 Vieta de identificacin de Tiempo: Indefinido Encargado de Calidad

documento externo (original)
Forma: Electrnica

Lugar: Servidor x

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DEPARTAMENTO CODIGO

7.-REVISIONES Y
Direccin General DG

Calidad CD
Compras CO
Produccin PR
Logstica LO
MODIFICACIONES

El responsable de este documento se asegura de realizar la revisin al presente de manera anual

(considerando la fecha de elaboracin del documento); sin embargo, si antes de la fecha descrita
se realiza un cambio o modificacin, se deber de actualizar el documento a la brevedad posible.

8.-HISTORIAL DE CAMBIOS Y AUTORIZACIONES

Revisin Descripcin del cambio Realiz Aprob Fecha

Creacin del documento Eduardo Daz Ricardo 25/03/11

0 Rivera

Correccin (forma)y actualizacin del Eduardo Daz Ricardo 08/04/11

1 documento. Rivera

9.-ANEXOS

Listado de claves por departamento (para codificacin de documentos)

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