INFORME

LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS EN LAS

ORGANIZACIONES

Al hablar de Organizacin, Sistemas y Procedimientos es necesario hacer

referencia a la unidad que se encarga de todas esas funciones, lo cual es til para
intentar la creacin de este tipo de unidad dentro de muchas empresas en medios
en que, si bien han alcanzado cierta magnitud, por su constitucin jurdica y
organizacin administrativa, se mantienen apartadas de las nuevas corrientes
tcnicas, en pleno vigor para entidades ms dinamizadas. Se ha adoptado el
trmino sistemas y procedimientos, aunque se tendran otros alternativos, tales
como organizacin y mtodos, anlisis de sistemas, etc., en virtud de su ya clsica
difusin.

DEFINICIN DEL REA

La unidad de sistemas y procedimientos, es la encargada de conocer los

problemas organizativos, en sus aspectos estructurales y de procedimientos, que
surjan de la adecuacin de los diversos sistemas formales a los objetivos
determinados por la direccin superior, y proponer las soluciones que
correspondan para mejorar el grado de eficiencia que aquellos posean,
apoyndose en las tcnicas especficas corrientes, por propia iniciativa, por
encargo de algn sector directivo o dentro de un plan general de trabajo.

La labor de la unidad nace, fundamentalmente, de estas decisiones:

Por autogeneracin, esto es, por determinacin del gerente de la unidad;

Por encargo de algn sector de la direccin autorizado para ello;

 Por la formulacin de un plan de trabajo, confeccionado generalmente por el
gerente de la unidad y aprobado por la direccin superior. Evidentemente, esta
ltima forma es la ms recomendable por cuanto implica considerar a la
organizacin como un elemento de la gestin y, consiguientemente, admite su
planificacin.

RELACIONES

La unidad de sistemas y procedimientos depende directamente de la direccin

superior de la empresa. En la prctica, esto se traduce por la subordinacin al
directorio o a la direccin general. Es necesario tener en cuenta que la intensidad
de la accin de la unidad est relacionada, entre otras cosas, con el nivel
jerrquico que ocupe. La unidad de sistemas y procedimientos mantiene con los
diferentes niveles directivos de la empresa, relaciones de asesoramiento.

FUNCIONES

La distincin entre funciones y tareas puede centrarse en que las primeras

competen al rgano desde el punto de vista rigurosamente tcnico, en tanto que
las segundas quieren expresar cmo hacer operativas tales funciones. Las
funciones inherentes al rea de sistemas y procedimientos son las que se detallan
a continuacin:
estudio de la estructura;
anlisis de funciones;
estudio de los procedimientos;
diseo de formularios; redaccin de manuales;
ordenamiento de oficinas;
anlisis del sistema informativo.
 ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA

Consiste en el anlisis de la estructura oficial de la empresa y la proposicin

de modificaciones dentro de la misma, teniendo en cuenta las particularidades que
le han impreso su evolucin histrica y el medio humano y exterior en que se
desenvuelve. Los ajustes que se proyecten deben tender a posibilitar el
cumplimiento de los objetivos que dinmicamente fije la direccin superior, tanto
para la empresa en su totalidad como para sus sectores constitutivos.

ANLISIS DE FUNCIONES

La fijacin de los objetivos que han de perseguirse por los diversos rganos de
la empresa, permite concebir el procedimiento adecuado para lograrlos y,
consiguientemente, determinar cules son las funciones a cargo de cada sector.
Como las funciones se materializan a lo largo de la prctica de los procedimientos
corrientes, la asignacin concreta de las labores que encadenadas forman esos
procedimientos, posibilita la definicin de los cargos que componen la pirmide de
la empresa, a la vez que permite perfilar sus exigencias desde el punto de vista
laboral.

ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS

La unidad de sistemas y procedimientos tiene en el anlisis de los

procedimientos una de las funciones ms relevantes, puesto que en ellos debe
buscar la mxima eficiencia, que se ha de expresar en rapidez, economa y fcil
control.
El estudio de los procedimientos se efectiviza fundamentalmente en estos
aspectos:
Revisin de procedimientos vigentes, proponiendo las modificaciones
necesarias para incrementar la eficiencia;
 Estudio de procedimientos nuevos para rganos que se creen o para cumplir
nuevos objetivos operativos y funciones;
Consideracin de las interconexiones entre diferentes procedimientos dentro de
un sistema general operativo - informativo, sealando interrupciones y
superposiciones.
DISEO DE FORMULARIOS
Esta funcin comprende los siguientes aspectos:
Fijacin de reglas para el diseo de formularios: normalizacin (aplicacin de
normas), distribucin de campos, tipos de papel, color, etc.);
Revisin de los formularios vigentes, proponiendo las modificaciones necesarias
para su homogeneizacin, dentro de las reglas que se dicte; diseo de nuevos
formularios, requeridos por procedimientos nuevos o modificados;
Consideracin de la dinmica de los formularios (flowcharts), dentro de los
procedimientos que se cumplan en la empresa;
Determinacin de los lugares y mtodos de archivo de la Documentacin
procesada.

REDACCIN DE MANUALES
La funcin referida a los manuales se concreta principalmente en estos
aspectos:
Preparacin de manuales, conteniendo disposiciones sobre estructura,
funciones, procedimientos y normas aplicables: los manuales pueden referirse a
uno de estos tpicos o a varios de ellos, segn se considere necesario para lograr
mayor eficiencia en su aplicacin; asimismo, pueden legislar sobre una
determinada operacin, procedimiento u rgano de la empresa;
Revisin de los manuales actualmente en vigor y anlisis de las modificaciones
que deban introducrseles para adaptarlos a los cambios organizacionales que se
propongan;
 Anlisis de la coherencia interna de los manuales y de stos entre s;
Compilacin y divulgacin de los manuales aprobados y en vigencia y de los que
se sancionen en el futuro.

ORDENAMIENTO DE OFICINAS
La unidad de sistemas y procedimientos est a cargo del estudio de la
distribucin del espacio que utiliza la empresa. El esquema general de la ubicacin
de las diversas oficinas debe ser razado por l y aprobado por la direccin
superior. La distribucin interna de cada sector debe ser considerada por el
gerente del mismo.

En consecuencia, esta funcin se concreta en los aspectos que se enumeran a

continuacin:
distribucin de las actuales oficinas, estipulando un plan general;
Determinacin de las necesidades de cada oficina en lo relativo a los equipos,
muebles y tiles que exija el buen desempeo de las labores bajo su
responsabilidad;
Modificaciones que han de introducirse en el tiempo en la distribucin propuesta,
debido a reestructuraciones, nuevas actividades y cargos que se creen , y a
criterios de uniformidad de elementos materiales.
Reformas arquitectnicas que posibiliten, eficientemente, la distribucin
propuesta.

Las exigencias del confort moderno, propias de nuestra sociedad, han

desbordado en muchos casos esta funcin, apelndose a empresas
especializadas para su desempeo. Sin embargo, la vigilancia del cumplimiento
del criterio de eficiencia es competencia de la unidad de S y P