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COLOMBIANA 93
2007-12-12
CORRESPONDENCIA:
I.C.S.: 13.020.00
ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el
sector gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en
los mercados interno y externo.
Esta gua est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.
A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta gua a travs
de su participacin en el Comit Tcnico 14 Gestin ambiental.
ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.
DIRECCIN DE NORMALIZACIN
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)
CONTENIDO
Pgina
INTRODUCCIN
1. OBJETO .......................................................................................................................1
3. TERMINOLOGA ..........................................................................................................1
Pgina
ANEXO A.(Informativo)
REVISIN AMBIENTAL INICIAL ..........................................................................................10
ANEXO B. (Informativo)
ANLISIS DE DIFERENCIAS................................................................................................14
ANEXO C (Informativo)
BIBLIOGRAFA......................................................................................................................23
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)
INTRODUCCIN
Cada vez ms, las organizaciones de todo tipo mejoran su desempeo ambiental mediante el
establecimiento de sistemas de gestin ambiental (SGA) basados en modelos como el de la
norma NTC-ISO 14001, que les permite hacer seguimiento al impacto de sus actividades,
productos y/o servicios sobre el medio ambiente. Esto es el resultado no solamente de una
conciencia ambiental creciente, sino tambin de una legislacin ambiental ms estricta y de un
mayor inters general sobre el desarrollo de tecnologas ambientalmente seguras.
Una vez que una organizacin ha definido su intencin de implementar o mejorar su sistema de
gestin ambiental, para un alcance dado, es aconsejable establecer su situacin actual con
respecto al medio ambiente1. Esta actividad se denomina frecuentemente Revisin Ambiental
Inicial2 (RAI).
Frecuentemente, los trminos RAI y Anlisis de diferencias se aplican como sinnimos. Sin
embargo, tal como se indic anteriormente, existe una clara diferencia entre los dos.
1
Una circunstancia en la cual esta fase puede no ser necesaria es, por ejemplo, en un negocio o empresa
por desarrollar (nueva) o en la ampliacin del alcance de un SGA a una sucursal nueva de una
organizacin.
2
Una organizacin con SGA puede, tambin, conducir una RAI para identificar oportunidades de mejora de
un SGA.
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)
1. OBJETO
Esta gua presenta directrices para la ejecucin de una Revisin Ambiental Inicial (RAI) y de un
anlisis de diferencias (gap analysis, en ingles). Esta gua se puede aplicar en organizaciones
de cualquier tipo, tamao y localizacin geogrfica que deseen implementar o mejorar su
sistema de gestin ambiental.
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
3. TERMINOLOGA
Para los propsitos de esta gua, se aplican las definiciones dadas en la norma NTC 14050 y las
siguientes:
3.1 Revisin ambiental inicial. Actividad en la que se identifican los aspectos, los requisitos
legales aplicables y otros que la organizacin suscriba, as como sus prcticas de gestin
relacionadas, a fin de consolidar una base para implementar o mejorar un sistema de gestin
ambiental.
3.2 Anlisis de diferencias (Gap Analysis). Proceso para determinar las diferencias entre lo
existente y lo que es necesario cumplir. Para efectos de esta gua, se refiere a los requisitos de
un sistema de gestin ambiental.
3.3 Parte interesada. Persona o grupo que tiene inters o est afectado por el desempeo
ambiental de una organizacin
[NTC-ISO 14001]
1 de 23
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c) Comparar lo que se tiene contra lo que debera ser para determinar lo que hace falta.
3
Para mayor informacin sobre la definicin del alcance del sistema, se recomienda consultar la
NTC-ISO 14001 Anexo A y la NTC-ISO 14004.
2
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)
Un posible enfoque para la realizacin de la RAI puede considerar las siguientes etapas:
- Planificacin;
- Toma de datos;
5.2 PLANIFICACIN
5.2.1 Generalidades
La revisin debera llevarla a cabo una persona o un equipo que posea el conocimiento
requerido en los temas ambientales por examinar (incluida la legislacin), la organizacin y sus
actividades, productos y servicios y la capacidad para desarrollar una RAI.
3
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)
El tiempo y recursos asignados para la revisin deberan ser apropiados con el alcance y
objetivos propuestos.
Al definir el propsito de un RAI, se deben especificar sin ambigedad los siguientes puntos:
- La aplicacin prevista;
- El pblico previsto, es decir, las personas a quienes se prev comunicar los resultados
del estudio,
c) Los componentes ambientales por examinar (ejemplo: aire, agua, suelo, residuos, etc.)
y los programas de gestin permanente;
d) Los aspectos legales por considerar (por ejemplo: regulaciones, normas, licencias etc.)
y otros compromisos suscritos por la organizacin;
Dentro del alcance de la RAI, deberan considerarse las reas sobre la cuales la organizacin
tenga influencia, incluyendo diseo, fabricacin, uso, aprovechamiento y disposicin final del
producto o servicio.
Los recursos asignados para adelantar la RAI deberan ser coherentes con el propsito y
alcance definido por la organizacin.
Tambin se debera asegurar que todas las personas involucradas en la revisin comprenden
sus funciones y deberes, de manera que se puedan alcanzar el propsito.
Se debera preparar un plan para el desarrollo de la revisin que incluya, lugar, actividades,
responsables, personas o entidades involucradas, tiempos y fechas asignados.
A todos las personas o entidades que se vean involucrados en la revisin, se les debera
informar sobre su preparacin y se debera estimular su participacin. Se les debera informar
particularmente acerca de:
4
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)
La ventaja de utilizar listas de verificacin o cuestionarios es que adems de ser una ayuda
nemotcnica para el revisor, facilita la efectividad tanto en la recoleccin como en la
interpretacin de los datos.
Finalmente, durante la planificacin debera determinarse las posibles tcnicas de anlisis para
el manejo posterior de los datos.
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GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)
Igualmente se debe verificar si el procedimiento considera los aspectos relacionados con las
condiciones de operacin, normales, anormales y situaciones de emergencia.
Entre las posibles actividades y aspectos ambientales por cubrir se encuentran, por ejemplo,
los relacionados con:
f) generacin de ruido;
6
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o) uso de recursos;
La norma ISO 14004 presenta una descripcin detallada sobre la identificacin de requisitos
legales y otros requisitos.
- entrevistas,
Para organizaciones con un sistema de gestin en operacin (como el descrito en las normas
NTC-ISO 9001 u NTC-OHSAS 18001), vale la pena comparar los elementos comunes para
facilitar la integracin posterior de los sistemas y as evitar que se dupliquen esfuerzos.
La revisin debera incluir los puntos de vista de todas las partes interesadas, las cuales
incluyen, por definicin, todas aquellas persona o grupos relacionados o afectados por el
desempeo ambiental de la organizacin.
La informacin por revisar debera incluir, adems, las quejas y reclamos ambientales de las
partes interesadas.
Los datos se deberan preparar para brindar a la organizacin una base para la evaluacin.
a) El examen de todos los datos para determinar su conformidad con las disposiciones
legales y regulaciones internas.
b) El anlisis de los datos en trminos del tipo, alcance, fuente y periodo a analizar.
Al finalizar la revisin, el coordinador del proyecto debera preparar un reporte escrito para la
alta direccin y para los dems niveles de la organizacin que se consideren pertinentes, que
contenga todos los datos recolectados y el anlisis de estos datos.
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En algunos casos, puede ser prctico, como parte del proceso de implementacin o mejora,
desarrollar un ejercicio para determinar las diferencias existentes entre las actividades de
gestin o el sistema de gestin ambiental existente en una organizacin y los requisitos del
SGA por implementar o los propuestos para la mejora del mismo. Esta actividad, se denomina
comnmente, anlisis de diferencias (GAP analysis, en ingls).
La informacin desarrollada en la RAI debera ser empleada para la realizacin de este anlisis.
Las diferencias pueden ser identificadas a travs de la comparacin detallada (requisito por
requisito) de la informacin sobre el SGA existente y el referencial.
Esta actividad puede desarrollarse a travs del uso de un cuestionario que permita analizar e
identificar las diferencias.
Un enfoque que puede ser til consiste en preguntarse qu actividad debera realizar para
cubrir esta diferencia? Luego, se emplea un sistema de ponderacin o categorizacin,
asignando valores relativos a los esfuerzos necesarios para subsanar las diferencias.
Este ejercicio permite obtener la informacin necesaria para desarrollar un plan de accin para
implementar o mejorar un SGA y las necesidades de la organizacin.
- las decisiones que deberan tomarse para la ejecucin de los pasos identificados,
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ANEXO A.
(Informativo)
DEPARTAMENTO X
REVISIN AMBIENTAL INICIAL INSPECCIN DEL SITIO
Fecha:
Propsito de la RAI
Computadores
Faxes
Impresoras
Otros
10
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Continuacin
Existen accesorios o muebles que bloqueen la luz natural? Existen persianas que controlen
el brillo y el calor radiante?
Se ha realizado estudio de iluminacin en puesto de trabajo?
- Procedimientos de emergencia
- Listas de telfonos para casos de emergencia?
COMPRAS Se han establecido directrices o procedimientos relacionados con las compras? Se ha
implementado?
Existen definidos los requisitos ambientales de los productos o servicios que se adquieren?
Tiene definidos los requisitos ambientales que deben cumplir sus proveedores?
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Continuacin
REQUISITOS Se tiene identificados los requisitos legales asociados a sus aspectos ambientales que debe
LEGALES Y cumplir (locales, nacionales e internacionales)?
OTROS
Se tiene identificados otros requisitos ambientales que la organizacin ha suscrito?
DESECHOS Y Se han establecido directrices o procedimientos para el manejo de los residuos? Se han
RECICLAJE implementado?
12
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Final
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ANEXO B
(Informativo)
ANLISIS DE DIFERENCIAS
Lo Lo Impacto
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* Tiempo** Esfuerzo Comentarios
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.1 Requisitos generales
1 La organizacin ha establecido,
documentado, implementado, mantenido y
mejorado un sistema de gestin ambiental,
de acuerdo con la norma ISO 14001?
2. La organizacin ha definido y
documentado el alcance de su sistema de
gestin ambiental?
2 Existe suficiente evidencia para concluir
que el sistema est completamente
implementado y que se hace seguimiento
a su eficiencia? (verificar por lo menos un
periodo de 3 meses de evidencia objetiva).
4.2 Poltica ambiental
3 Existe una poltica ambiental definida y
documentada? Esta poltica, esta
enmarcada en el alcance dado al sistema?
incluye el compromiso con:
4
Adaptado del proyecto de Aimee McNally, desarrollado en la Universidad de Bakersfield - California. Junio 2002
14
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(Continuacin)
Lo Lo Impacto
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo Comentarios
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.3 Planificacin
4.3.1 Aspectos ambientales
10 Existe un procedimiento para identificar los
aspectos ambientales de las actividades,
productos o servicios de la organizacin
sobre los cuales sta tenga control e
influencia?
11 ste procedimiento esta enmarcado dentro
del alcance definido para el sistema de
gestin ambienta?
12 Este procedimiento permite determinar la
significancia de los impactos ambientales,
asociados a los aspectos identificados?
13 Se han identificado los aspectos
ambientales de la organizacin y se ha
determinado su importancia (significancia)?
14 Se ha documentado la informacin anterior
y se mantiene actualizada?
15 Se han considerado los aspectos
ambientales relacionados con los impactos
significativos para establecer, implementar y
mantener el sistema de gestin?
16 El procedimiento es revisado
peridicamente? Se actualiza cuando es
necesario?
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
17 Existe un procedimiento para identificar y
tener acceso a:
15
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(Continuacin)
Lo Lo Impacto
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo Comentarios
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.3.3 Objetivos, metas y programas
24 En su definicin y revisiones posteriores,
se han considerado:
16
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(Continuacin)
Lo Lo Impacto
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo Comentarios
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.4.2 Competencia, Formacin y toma de conciencia
33 Se han identificado que personas (las
cuales realicen tareas para la organizacin o
en su nombre) pueden, potencialmente
causar uno o varios impactos ambientales
significativos identificados?
34. Es este personal competente (tomado
como base su educacin, formacin o
experiencia adecuados)? Se mantienen los
registros asociados?
35 Se han identificado las necesidades de
formacin relacionadas con los Aspectos
ambientales y el SGA?
36 se ha impartido la formacin o se han
emprendido las acciones necesarias para
satisfacer las necesidades identificadas?
Se mantienen los registros asociados?
37 Se ha establecido uno o varios
procedimientos que haga que sus
empleados o las personas que trabajn en su
normbre sean conscientes de:
17
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)
(Continuacin)
Lo Lo Impacto Comentarios
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.4.4 Documentacin
43 La documentacin del SGA incluye:
18
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)
(Continuacin)
Lo Lo Impacto Comentarios
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.4.6 Control operacional
49 La organizacin ha establecido criterios
operacionales en los procedimientos?
50 - La organizacin ha establecido,
implementado y mantenido
procedimientos relacionados con los
aspectos ambientales significativos
identificados de los bienes y servicios
utilizados por la organizacin?
51 Se han comunicado adecuadamente los
procedimientos y requisitos aplicables a los
proveedores, incluyendo a los contratistas?.
4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencias
52 La organizacin ha establecido
procedimientos para:
- Implementados,
- Revisados peridicamente y
actualizados cuando sea necesario
(especialmente despus de que ocurran
accidentes o situaciones de
emergencia),
- Ensayados peridicamente, cuando sea
factible,
4.5 Verificacin
4.5.1 Seguimiento y medicin
54 La organizacin ha establecido
procedimientos para hacer seguimiento y
medicin regularmente a las caractersticas
fundamentales de las operaciones que
pueden tener un impacto significativo en el
medio ambiente?
55 Los procedimientos incluyen requisitos
relacionados con el registro de la informacin
sobre:
- Desempeo,
- Controles operacionales aplicables,
- Conformidad con los objetivos y metas
definidos?
56 Los procedimientos son:
- Revisados peridicamente y
actualizados cuando es necesario,
- Implementados consistentemente?
57 Los equipos de seguimiento y medicin han
sido y se mantienen calibrados o verificados.
Existen registros sobre su estado de
calibracin y mantenimiento?
19
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)
(Continuacin)
Lo Lo Impacto Comentarios
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.5.2 Evaluacin y cumplimiento legal
58 La organizacin ha establecido
implementado y mantiene procedimientos
documentados para la evaluacin peridica
del cumplimiento de la legislacin aplicable?
59 Se mantienen registros de sta verificacin?
60 La organizacin ha establecido
implementado y mantiene procedimientos
documentados para la evaluacin peridica
del cumplimiento con otros requisitos que la
organizacin haya suscrito?
61 Se mantienen registros de sta verificacin?
20
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)
(Continuacin)
Lo Lo Impacto Comentarios
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.5.4 Control de registros
68 El procedimiento ha sido:
- Implementado,
- Revisado peridicamente y actualizado
cuando es necesario,
- Implementado consistentemente?
69 Los registros son:
- Legibles,
- Identificables y trazables
70 Los registros son suficientes para demostrar
conformidad con los requisitos de la
ISO 14001?
4.5.5 Auditora interna
71 Se realizan auditorias internas del SGA a
intervalos planificados?
72 Las auditorias permiten determinar si el
SGA:
- se ha implementado adecuadamente?
73 Se informa de manera completa a la
direccin sobre los resultados de la auditoras
internas?
74 Los programas y procedimientos de
auditora han sido:
- Establecidos
- Implementados,
- Peridicamente revisados y, cuando es
necesario, actualizados,
- Ejecutados consistentemente?
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GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)
(Final)
Lo Lo Impacto Comentarios
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.5.5 Auditora interna
77 La seleccin de auditores y la realizacin de
las auditoras asegurar la objetividad e
imparcialidad del proceso de auditoria?
4.6 Revisin por la gerencia
78 La alta direccin revisa a intervalos
definidos el SGA para asegurar que haya
conveniencia, adecuacin y eficacia
continuas.
79 Se conservan registros de las revisiones por
la direccin?
80 - Las revisiones se han dirigido hacia la
evaluacin de oportunidades de mejora y
la necesidad de efectuar cambios en el
SGA?
81 En las revisiones por la direccin se han
considerado como entradas:
** Tiempo: se refiere al tiempo para implementar y evaluar efectividad. Puede calificarse como B (esfuerzos
bajos o ninguno), L (menores de 1 mes), M (entre uno y tres meses), A (ms de tres meses).
*** Esfuerzo personal: adaptacin a cambios necesarios. Puede calificarse como B (bajo esfuerzo, adaptacin
fcil), L (adaptacin sin tropiezos solo se requiere cambios en mtodos actuales), M (adaptacin a cambios
en actividades rutinarias), A (adaptacin a cambios radicales).
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ANEXO C
(Informativo)
BIBLIOGRAFA
CASCIO Joseph. The ISO 14000 Handbook. Baltimore: CEEM Information Services, 1996. il: 764 p.
23