CODIGO: REVISIN No.

PGINA:

CTS-PA104 4 1 de 9
FECHA DE APROBACIN: SUSTITUYE AL DE FECHA:

01-JUNIO-2007 01-JUNIO-2006

DESCRIPCIN:
CTS
COMPRA, RECEPCIN, VERIFICACIN Y MANEJO DE BIENES
Y SERVICIOS
REVISADO POR: APROBADO POR:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

TABLA DE CONTENIDO
TEMA PAGINA
A. Objetivo 2

B. Alcance y Aplicabilidad 2

C. Responsabilidades y Funciones 2

D. Compra de Bienes 2

E. Control de las rdenes de Compra Emitidas 3

F. Recepcin y Verificacin de Calidad de los Bienes Adquiridos 3

G. Compra y Verificacin de Calidad de Servicios 5

H. Emisin de Autorizaciones de Pago 6

I. Inventarios de Materiales, Suministros y Equipos 7

J. Calificacin y Aprobacin de Proveedores 7

K. Subcontratacin de Servicios de la Divisin de CTS 8

L. Historial de Revisiones 9

TIPO DE COPIA: No. DE COPIA: ELABORADO POR: FECHA DE VIGENCIA:

CONTROLADA 1/3 JESSICA MENENDEZ 01-JUNIO-2006

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A. Objetivo

Describir el procedimiento para la compra, recepcin, verificacin y manejo inicial de equipos, materiales,
servicios y suministros para la divisin de CTS, asimismo, se incluye el procedimiento para la calificacin y
aprobacin de proveedores.

B. Alcance y Aplicabilidad

Este procedimiento es aplicable a todos los materiales, equipos, servicios y suministros utilizados para la
ejecucin de los procedimientos de la divisin de CTS.

C. Responsabilidades y Funciones

1. El staff de CTS, en cada una de sus reas son los responsables de comunicar las necesidades de
materiales para el trabajo rutinario, debiendo ser autorizados por el Gerente Tcnico o por Gerente de
CTS.

2. Se asegurar que la calidad de los bienes y servicios adquiridos sea la mejor para que los resultados sean
confiables. Tambin se solicitarn los materiales en las cantidades adecuadas y en el momento justo,
para que el almacenaje de los mismos sea seguro, y que no haya riesgo de vencimiento del material, ni
riesgo de escasez del mismo.

D. Compra de Bienes

1. Se entienden por Bienes, los equipos, materiales y suministros que van a ser adquiridos por la divisin
de CTS. El proceso inicia con la solicitud de cotizacin hecha por la Divisin de CTS a los proveedores.
Esta solicitud puede ser realizada a travs de un e-mail, fax, o por telfono. Las especificaciones y
requerimientos del producto deben ser claramente expresadas por la divisin de CTS, y se debe asegurar
la comprensin de los mismos por parte del proveedor. Las especificaciones de Calidad de los bienes a
utilizar son establecidas por la divisin de CTS, basndose en los procedimientos operativos, estndares
Internacionales y/o experiencias y recomendaciones del personal de la divisin de CTS.

2. Al recibir la(s) cotizacin(es) solicitada(s), el Laboratorio debe seleccionar la mejor opcin disponible y
que cumpla con los requisitos del bien solicitado. Para esta seleccin, se pueden considerar los
siguientes aspectos:

a. Nivel de Calidad o cumplimiento con las especificaciones tcnicas.

b. Servicio tcnico.
c. Recomendaciones de personal de otros laboratorios.
d. Experiencia con relacin a la utilizacin de determinados productos y proveedores.
e. Condiciones de entrega
f. Aspectos econmicos
g. Servicios adicionales como mantenimientos, garanta, calibraciones (Cuando sea aplicable),
disponibilidad de suministros, etc.
h. Reputacin comercial del proveedor.

Nota: Se le dar prioridad a la Calidad de los materiales antes que al costo.

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3. Cuando se ha hecho la seleccin del bien a comprar y del proveedor, la divisin de CTS deber emitir una
orden de compra (formato CTS-F104-A), la cual ser enviada al proveedor. En esta orden, se puede hacer
una descripcin detallada del bien a ser comprado, o se puede hacer simplemente una referencia a la
cotizacin enviada por el proveedor. En este formato, debe quedar tambin registrada la forma de pago, y
la fecha esperada de recepcin del bien o bienes adquiridos. Las rdenes de compra deben ser autorizadas
por el Gerente Tcnico o por el Gerente de CTS.

4. Las cotizaciones o la cotizacin seleccionada deben adjuntarse a las rdenes de compra para poder ser
guardadas junto con estas, por la persona que realiza la cotizacin, quien tambin realiza las actividades
operativas como envo de faxes, llamadas telefnicas, elaboracin de las rdenes de compra, y elaboracin
de autorizaciones de pago.

E. Control de las Ordenes de Compra emitidas

1. Para llevar un registro de las ordenes de compra realizadas, se utilizar el formato electrnico CTS-
F104-C Control de Ordenes de Compra y Servicio, el cual al menos debe de contener la siguiente
informacin:

a. Nmero Correlativo de la Orden

b. Descripcin de los artculos solicitados
c. Fecha de emisin.
d. Fecha de recepcin.
e. Proveedor
f. Autorizaciones de Ordenes de Pago emitidas.
g. Comentarios
h. Nombre de la persona solicitante

2. El nmero correlativo de la orden de compra seguir el siguiente patrn: CTS-OC-XXX-YYYY

Donde:

CTS: Son las iniciales del Consumer Testing Services

OC: Son las iniciales de Orden de Compra
XXX: Representa el nmero correlativo de tres dgitos
YYYY: Representa el ao de emisin de la orden de compra (por ejemplo, 2004)

F. Recepcin y Verificacin de Calidad de los Bienes Adquiridos

1. Cuando los bienes adquiridos sean entregados, se deben confrontar sus caractersticas contra las
expresadas en la orden de compra, adems de una inspeccin visual minuciosa para observar el estado
general del artculo y de la papelera que lo acompae.

2. Los suministros que no renan las especificaciones de calidad previamente establecidas, sern
reportados al proveedor a travs de un reclamo.
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3. En el caso de los qumicos y gases, se debe exigir el certificado de anlisis o certificado de pureza de los
mismos. Este certificado, debe garantizar que el producto cumple con los requisitos mnimos de
pureza especificados.

4. Algunos de los suministros, como piezas de cristalera, estndares de referencia, o incluso algunos
equipos, y sus accesorios, deben venir acompaados de un certificado de calibracin. Ver procedimiento
CTS-PS159 Manejo de Materiales de Referencia.

5. Algunos suministros o equipos, deben ser sometidos a pruebas de funcionamiento u operacin antes de
ser aceptados por la divisin de CTS. En el caso de los equipos mayores, que tienen una bitcora de
registro, las pruebas iniciales deben ser registradas en esta ltima, de acuerdo al procedimiento CTS-
PS157 Manejo, Mantenimiento y Calibracin de Equipos

6. En el formato CTS-F104-A Orden de Compra se registran las verificaciones realizadas a los artculos
adquiridos al momento de su recepcin. Se debe asignar una calificacin de 0 a 100 a la orden, en cada
uno de los siguientes aspectos:

- Calidad del producto

- Tiempo de Entrega
- Cumplimiento respecto a lo solicitado.
- Entrega de Certificados (Cuando sea aplicable)
- Entrega de Manuales operacionales y Documentos adicionales (Cuando sea Aplicable)
- Servicio Proporcionado (Cuando sea aplicable)

Los tems anteriores sern evaluados en base a las siguientes tablas.

Calidad del Producto

El producto cumple con los requisitos mnimos de calidad como lo son: Si No

calidad de empaque, productos sellados, material probado, estado idneo para su Cumple Cumple
utilizacin etc. 100 0%

Tiempo de Entrega

Producto Nacional Punteo Producto de Punteo

importacin
Tiempo Acordado 100% Tiempo Acordado 100%
0- 5 das despus 75% 0-5 das despus 80%
5-10 das despus 50% 5-10 das despus 70%
10-15 das despus 25% 10-15 das despus 50%
15 das en adelante 0% 15-20 das despus 25%
20 das en adelante 0%

Cumplimiento con respecto a lo solicitado

Cumple con todo los productos solicitados en la orden de compra Si Cumple No Cumple
100% 0%
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Entrega de Certificados

Entregan los certificados de calidad respectivos de cada producto Si Cumple No Cumple

contra entrega del mismo. 100% 0%

Entrega de Manuales Operacionales y/o Documentos Adicionales

Entregan los Manuales de operacin, mantenimiento, disposicin y Si Cumple No Cumple

manejo de producto, ya sean qumicos o equipo de la divisin de CTS, 100% 0%
garantas, etc., contra entrega del mismo

Servicio Proporcionado

El proveedor mantiene informado al cliente sobre el Excelente Bueno Regular Malo

grado de avance del pedido, y presta cualquier 100% 75% 50% 0%
informacin adicional solicitada

Se deben promediar los valores asignados para obtener la calificacin del pedido especfico, teniendo
en cuenta que cada tem tiene un valor total de 100 puntos

El promedio final debe hacerse entre las caractersticas que apliquen para el producto solicitado. Se
consideran como crticas aquellas deficiencias que comprometen seriamente la calidad de los trabajos
de ensayo.

G. Compra y Verificacin de Calidad de Servicios

1. La adquisicin de servicios por parte de la Divisin de CTS, debe seguir un procedimiento similar al
descrito en el inciso D para la compra de bienes.

2. La Divisin de CTS debe guardar al menos una copia de los contratos establecidos con los proveedores
de servicios.

3. Al momento de recibir un servicio, se deben hacer una observacin, y verificacin cuidadosa, de que el
servicio ha cumplido con los requerimientos establecidos por la divisin de CTS.

4. Los servicios que no renan las especificaciones de Calidad previamente establecidas, sern reportados
al proveedor a travs de un reclamo.

5. En el caso de servicios de calibracin, se debe exigir el certificado de calibracin o inspeccin, los

cuales segn sea el caso podrn ser trazable hacia patrones internacionales y/o nacionales.

6. En el formato CTS-F104-B Orden de Servicio se registran las verificaciones realizadas a los servicios
recibidos al momento de la entrega. Se debe asignar una calificacin de 0 a 100 a la orden , en cada
uno de los siguientes aspectos:
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- Tiempo de Respuesta.
- Cumplimiento respecto a lo establecido en el contrato.
- Atencin y Servicio Proporcionados.
- Aspectos Adicionales del Servicio.

Los tems anteriores sern evaluados en base a las siguientes tablas.

Tiempo de Respuesta

Respuesta del Servicio Punteo

Tiempo Acordado 100%
0- 5 das despus 75%
5-10 das despus 50%
10-15 das despus 25%
15 das en adelante 0%

Cumplimiento con respecto a lo establecido en el contrato

Cumple con todos los puntos acordados en el contrato Si Cumple No Cumple

100% 0%

Atencin y servicios proporcionados

El proveedor mantiene un servicio de atencin al cliente rpido y Si Cumple No Cumple

eficiente 100% 0%

Aspectos adicionales del servicio

El proveedor mantiene informado al cliente sobre el Excelente Bueno Regular Malo

grado de avance del contrato y trata de cumplir 100% 75% 50% 0%
cualquier inquietud adicional surgida en la
realizacin del servicio

Se deben promediar los valores asignados para obtener la calificacin del pedido especfico, teniendo
en cuenta que cada tem tiene un valor total de 100 puntos

Se consideran como crticas aquellas deficiencias que comprometen seriamente la calidad de los
trabajos de ensayo.

H. Emisin de Autorizaciones de Pago

1. Dependiendo de las condiciones de pago establecidas con el proveedor, y de las cuales hay registro en la
orden de compra y orden de servicio emitida, formatos CTS-F104-A y CTS-F104-B, se emitirn una o
ms autorizaciones de pago para una orden de compra y servicio especfica

2. Las rdenes de pago emitidas, deben ser autorizadas por el Gerente de CTS para la emisin de los
cheques para el pago a los proveedores.
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3. En el formato CTS-F104-C Control de rdenes de Compra y Servicio se lleva el control de las

autorizaciones de pago emitidas para cada orden de compra y servicio especfica. Este control es
necesario, pues los documentos originales y las copias de las autorizaciones de pago.

I. Inventarios de Materiales, Suministros, y Equipos

1. Los productos qumicos que sean aceptados al momento de su recepcin, deben ser ingresados al
formato electrnico CTS-F104-E Inventario de Qumicos, donde se lleva el control del inventario de
qumicos utilizados por la divisin de CTS

2. En el formato electrnico CTS-F104-F Inventario de Consumibles de la divisin de CTS, se llevar el

control de las cantidades y lotes de los artculos relacionados con la realizacin de pruebas en el
laboratorio, por ejemplo, multifibras, lminas de aluminio para el Bursting Tester, etc.

3. Los equipos de medicin de la divisin de CTS y sus accesorios, deben ser registrados al momento de su
recepcin y aceptacin en el formato CTS-F157-C Listado de Equipos, y proceder con ellos segn lo
indicado en el procedimiento CTS-PS157 Manejo, Mantenimiento y Calibracin de Equipos

4. Los estndares, calibradores, y patrones de referencia de la divisin de CTS deben ser registrados en el
formato CTS-F159 Listado de Materiales de Referencia. Los productos qumicos que sean
considerados como patrones, o materiales de referencia sern identificados de esta forma en el
inventario de Qumicos, formato CTS-F104-E. Los instrumentos de la divisin de CTS que sean
considerados como patrones o materiales de referencia, sern identificados de esta forma, en el formato
CTS-F157-D Listado de Instrumentos de Medicin, donde quedan registrados estos instrumentos al
momento de su recepcin. Se debe proceder con los materiales de referencia, tal y como se indica en el
procedimiento CTS-PS159 Manejo de Patrones y Materiales de Referencia.

5. La cristalera del laboratorio y sus accesorios debe ser registrada en el formato CTS-F104-J Inventario
de Cristalera, en el cual se debe llevar el control de las existencias de estos materiales, por parte de la
persona que est a cargo del laboratorio Qumico.

J. Calificacin y Aprobacin de Proveedores

1. Anualmente, por medio del formato CTS-F104-G Evaluacin de Proveedores se les asignar una
calificacin a cada uno de los proveedores con los que se tiene relacin comercial y que estn
relacionados con la provisin de bienes y servicios crticos al funcionamiento de la divisin de CTS y a
la calidad de los trabajos de anlisis.

2. Para los proveedores de bienes y servicio, la calificacin estar basada en el promedio de las
calificaciones obtenidas en cada pedido u orden de compra emitida.

3. La calificacin de los proveedores de bienes y servicios podr ser:

A: Excelente (promedio de 85 a 100 puntos)
B: Bueno (Promedio de 60 a 85 puntos)
C: Rechazado (Promedio menor a 60 puntos)

Se recomienda que todo proveedor que no alcance el promedio mnimo quedar eliminado de la lista de
proveedores aprobados y deber esperar como mnimo 1 ao para que vuelva a entrar a un perodo de
prueba y volver a formar parte de los proveedores aprobados.
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4. En el formato CTS-F104-H Listado de Proveedores, se encuentran los proveedores aprobados por la

divisin de CTS en orden de prioridad para cada bien o servicio. Se recomienda que los proveedores
aprobados sean los que han obtenido calificaciones A y B en la evaluacin anual, aunque otros aspectos
como la reputacin comercial del proveedor, nmero de rechazos en un ao, o disponibilidad de
proveedores alternos, puedan influir en que un proveedor altamente calificado sea excluido de los
aprobados, o que alguno calificado como C o sin calificacin alguna, pueda ser utilizado por la divisin
de CTS.

5. Se recomienda utilizar nicamente los proveedores que aparecen en la lista de proveedores aprobados
(Formato CTS-F104-H), aunque en el caso de surgimiento de nuevos proveedores, se recomienda
hacerle a estos algunos pedidos de prueba, para poder evaluar su opcin contra los proveedores
aprobados actuales del mercado, este proceso podr realizarse tambin con los proveedores que por
cualquier motivos se les haya dado de baja en el sistema y que deseen volver a formar parte del grupo de
los proveedores aprobados.

K. Subcontratacin de Servicios de la divisin de CTS.

1. Cuando por alguna razn temporal o continua, la divisin de CTS deba subcontratar servicios totales o
parciales de ensayo, se debe asegurar la competencia del subcontratista. Se considera un subcontratista
competente, al que cumpla con la norma ISO/IEC 17025, o a quien la divisin de CTS haya hecho una
verificacin o evaluacin preliminar, para establecer su capacidad para la realizacin de las tareas
subcontratadas. Para la verificacin de esta clase de servicios tambin debe seguirse el
procedimiento G descrito en este procedimiento.

2. La divisin de CTS debe notificar al cliente por el trabajo del subcontratista por escrito, y de ser
necesario obtener la aprobacin de este tambin por escrito.

3. La divisin de CTS es responsable ante el cliente por el trabajo subcontratado, excepto en el caso donde
el cliente o una autoridad reguladora especifique cual subcontratista debe ser utilizado.

4. En el formato CTS-F104-I Listado de subcontratistas aprobados, se debe tener registro de todos los
subcontratistas que son utilizados por la divisin de CTS. Se debe tener tambin registro de la evidencia
de la competencia del subcontratista.

L. Historial de Revisiones

- Revisin No. 1 Documento Original preparado por Luis Guzman. 01-JUNIO-2004

- Revisin No. 2 Inciso E.3. Se da la responsabilidad de la emisin, procesamiento y
seguimiento de las rdenes de compra a los tcnicos responsables de cada rea.
Inciso J.2. Se Cambi Inventario de Suministros por Inventario de
Consumibles.
Inciso I.3. Se elimina el uso del formato CTS-F104-D Control de
Autorizaciones de Pago
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Correcciones Generales. Revisin por Luis Guzman. 01-JUNIO-2005.

- Revisin No. 3 Se cambio la codificacin de LT a CTS
Se cambiaron los puestos de Gerente de Laboratorio y Gerente Tcnico de
Laboratorio por Gerente de CTS y Gerente Tcnico.
Se elimin el inciso de Compra de Bienes nuevos por Compra de Bienes
Revisado por Luis Barrera 01-JUNIO-2006
- Revisin No. 4 Se elimino del inciso C.1 la responsabilidad del Gerente Tecnico.
Se modifico el inciso D.1 y D.3, en el cual se incluyo a la Asistente de
Operaciones y Compras de SGS de Guatemala.
Inciso D.4. Se da responsabilidad de la elaboracin de ordenes de compra,
llamadas telefonicas, envio de faxes y elaboracin de autorizaciones de pago a
la persona que realiza la cotizacion.
Correcciones Generales. Revision por Oscar Fernandez 01-JUNIO-2007