4.

2 DIAGRAMAS DE FLUJO ORGANIZACIONALES

Consultora Organizacional
Instrumentos para planear las acciones
DIAGRAMA DE FLUJO
Los diagramas de flujo muestran las entradas, puntos de decisiones y salidas de un proceso
dado. Estos smbolos estndares unidos con flechas para demostrar cmo opera el sistema o
el proceso de trabajo.
Para construir un diagrama de flujo es necesario:
Identificar las actividades principales que se van a desarrollar y las decisiones que se van a
tomar a medida que la solucin se pone en prctica.
Comprobar la lgica del plan siguiendo todas las rutas posibles en el diagrama para
asegurarse que se han tenido en cuenta las contingencias.
A continuacin se pone un ejemplo de diagrama de flujo, teniendo como base los
procedimientos a emplear por el grupo para trabajar en el paso 1 del proceso de solucin de
problema (identificacin y seleccin del problema).

DIAGRAMA DE GANTT.
El diagrama de Gantt permite registrar la programacin, sucesos, actividades y
responsabilidades necesarias para cumplir un proyecto o poner en prctica una solucin
propuesta por un grupo.
Aunque existen muchas variantes, todos los diagramas de Gantt reflejan lo que va ser
ejecutado, cuando y por quien.
Este diagrama permite al grupo comprobar las suposiciones que se han tenido presente en los
planes de puesta en prctica de las soluciones.
Para el empleo del diagrama de Gantt se realiza el siguiente procedimiento:
Se divide el plan de puesta en prctica en etapas alcanzables.
Se asigna la responsabilidad de cada paso a un miembro del grupo.
Se decide cuanto tiempo tomar cada tarea y se establece una fecha realista para su
culminacin.

Qu? Cundo? Quin?

TAREA E F M A M J J A S O N D RESPONSA
A Manuel
B Pedro
C Julio
D Jos

DIAGRAMA DE PERT
Este diagrama es aplicable a proyectos en cualquier campo, particularmente, a los complejos y
novedosos, y, tiene como objetivo controlar el tiempo y los costos.
El diagrama muestra todas las actividades que deben realizarse para que la puesta en prctica
de las soluciones sea concluida en el tiempo calculado.
De las diferentes rutas que pueden conducir a la prctica de las soluciones, la ruta crtica es
aquella que refleja el tiempo mnimo requerido para completar el proyecto.
Este diagrama se emplea cuando se trata de comprobar o monitorear la puesta en prctica de
un plan complejo, o de un plan que implique considerables gastos.
Los procedimientos para elaborar un diagrama de PERT son los siguientes:
Se identifican las actividades necesarias.
Se determinan las interrelaciones (por ejemplo, la actividad 3 no se puede iniciar hasta que la
1 y la 2 no hayan concluido).
Se calcula el tiempo requerido para cada actividad.
REDUCCIN DEL LISTADO.
Es una tcnica que tiene diversas utilidades pero til para lograr:
1. Comprensin de Ideas o Problemas detectados.
2. Obtener una lista de ideas o problemas objetivamente mejorables.
3. Valorar posibilidad de solucin en las condiciones y autoridad del grupo.
4. Los pasos para lograr la reduccin de los detectados, pueden ser:
Esclarecer todos los planteamientos detectados, y su significado.
Valorar como pueden integrarse los planteamientos similares o susceptibles a integrar.
Obtener una resta objetivamente manejable.
Para esto pueden utilizar las preguntas:
Tiene el grupo control sobre el (los) problema (s) y su (s) solucin(es)?
Es importante solucionar el (los) problema(s)?
Dispone el grupo de los recursos necesarios para solucionarlo (s)? (personas, dinero,
equipos, etc.).
Las ideas o problemas desechados se encierran en parntesis o corchetes, si se combina esta
tcnica y se aplica alguna tcnica de bsqueda de consenso se pueden lograr las Ideas
transformadoras como tal (o los problemas que se cree deben ser resueltos.)
KOLIMADOR
Es una tcnica que puede ser usada para la decisin de cuales problemas pudiramos
solucionar con ms probabilidad de xito y un gasto racional de recursos, tomando en cuenta
una serie de variables tales como:
COSTO
EL TIEMPO
LA AUTORIDAD SOBRE LAS DECISIONES
EL CARCTER BASICO DEL PROBLEMA
Una vez que se tiene el o los problemas se pueden clasificar de esta manera y ayudar a que
los consultores y equipos laboren en clasificar y colegiar aquellas decisiones con mayores
probabilidades de xito en las condiciones del estudio.
COSTO: ALTO o BAJO, debe definirse previamente que significa cada termino.
TIEMPO: MUCHO o POCO; debe definirse igualmente y previamente que significa cada
trmino.
AUTORIDAD SOBRE LAS DECISIONES: INTERNO o EXTERNO; cuando se tiene toda la
autoridad para resolverlo es INTERNO y lo contrario, o sea que est implicada la autoridad o
regulacin de un nivel superior, entonces es EXTERNO.
CARACTER DEL PROBLEMA; SUBJETIVOS(S) u OBJETIVO(O); los problemas nunca
tendrn para estos dos ltimos casos causas totalmente puras, pero el equipo puede valorar
donde est la tendencia ms fuerte y as poder ser ms eficaz en su solucin.
MAPA DE COLORES
Es una tcnica que puede ser usada para la interaccin grupal o de manera individual
Para recopilar informacin acerca de la situacin de las diferentes reas o procesos en que
pueda subdividirse una organizacin; una vez preparado el mapa se procede a evaluar y
fundamentar esta evaluacin en
VERDE ____________ B
AMARILLO _________ R
ROJO ____________ M
Si se utiliza partiendo de un sistema de expertos (Individual) puede calcularse el coeficiente de
concordancia para tener una idea del consenso a partir de la expresin:
Vn
C= ( 1-- ---------------) 100
Vt
Donde
Vn : votacin negativa
Vt : votacin total
Si C es mayor o igual () a 75% entonces se puede asumir que hay consenso

POSITIVO, NEGATIVO, INTERESANTE. (PNI)

Esta es una tcnica que puede tener diversos usos, pero su esencia radica en buscar los
aspectos positivos, negativos e interesantes de una idea, actividad realizada, servicio prestado
lo cual nos permite valorar de manera ms integral la idea, actividad , servicio , definir
deficiencias a resolver o cuestiones positivas que mantener y desarrollar .
POSITIVO: lo bueno, ventajoso, lo favorable de la idea o resultado analizado.
NEGATIVO: son los defectos, insuficiencias, razones porque no gusta.
INTERESANTE: lo que ha generado curiosidad, inquietud, expectativa.
Esta tcnica se utiliza mucho en la Formacin para evaluar los cursos , evaluar reuniones
,sesiones etc. utilizndola tambin para retroalimentarse acerca del resultado (Ejemplo:
conferencia, taller, curso.....) Hay una tcnica muy parecida La hoja de balance que solo
analiza lo positivo o lo negativo.

4.1 Grficas de diagramas de flujo.

Introduccin.
Dentro de las macro decisiones se encuentran la seleccin del proceso y la seleccin
de la tecnologa. Una vez que se toman estas decisiones, se puede proceder con las
decisiones de nivel micro en el diseo del proceso, que son el anlisis del flujo del
proceso y la distribucin de las instalaciones.
Estas decisiones de nivel micro afectan la toma de decisiones de otras partes de
operaciones, incluyendo decisiones sobre programacin, niveles de inventario y tipos
de puestos que se disearan, as como los mtodos de control de calidad a usar. Por lo
tanto las microdesiciones sobre el diseo de procesos se deben disear siempre
teniendo en mente sus efectos sobre las dems partes de operacin.
Uno de los instrumentos de trabajo ms importantes es el diagrama de proceso, que
es una representacin grfica relativa a un proceso industrial o administrativo.
Existen diferentes tipos de diagramas de proceso, cada uno de los cuales tienen
aplicaciones especificas.
1. Diagrama de operaciones de proceso:
Este diagrama muestra la secuencia cronolgica de todas las operaciones en taller o
en maquinas. Inspecciones, mrgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso
de fabricacin o administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque
o arreglo final del producto terminado.
Los diagramas se utilizan para describir y mejorar el proceso de transformacin en
los sistemas productivos.
Smbolos utilizados.
Un rectngulo, significa una inspeccin (revisin).
Una rueda significa una operacin (una tarea o actividad de trabajo)
2. Diagrama de flujo de proceso:
Contiene en general muchos ms detalles que el de operaciones. Este diagrama es
especialmente til para poner de manifiesto: distancias recorridas, retrasos y
almacenamiento temporales. Una vez expuestos estos periodos no productivos, el
analista puede proceder a su mejoramiento. Adems de registrar las operaciones y las
inspecciones, el diagrama de flujo de proceso muestra todos los traslados y retrasos de
almacenamiento con los que tropieza un artculo en su recorrido por la planta. En l
se utilizan los smbolos adems de los de operacin e inspeccin.
Una flecha indica transporte (movimiento de material de un lugar a otro)
Un tringulo apoyado sobre su vrtice, indica un almacenamiento (colocar en
inventario o almacenar).
Una D grande, significa retraso.
Cuando es necesario mostrar una actividad combinada, por ejemplo: una operacin
y una inspeccin en una estacin de trabajo, se representa con un crculo inscrito
dentro de un rectngulo.
Estos diagramas se utilizan principalmente para expresar un problema o para
disminuir o eliminar actividades que no aaden valor al producto como transporte,
inspeccin, retrasos, almacenamiento, o para mejorar el flujo en terminales.
Ejemplos:
Un analista de produccin calculo los tiempos necesarios para llevar a cabo las
actividades asociadas con un nuevo proceso de moldeado y tiene la siguiente
informacin.

NUMERO CLASIFICACION TIEMPO

1 operacin de moldeo 12 minutos

2 inspeccin de moldeado 2 minutos.

3 esperar montacargas 13 minutos

4 transportar al almacn 4 minutos

5 Almacn. Esperar embarque 3 das

Cuando se realiza un diagrama de flujo, las preguntas tpicas que se deben hacer
son:
1. QUE. Que operaciones son realmente necesarias? Se pueden eliminar algunas
operaciones? Combinar o simplificarse? Se debe redisear el producto para facilitar
la produccin?
2. QUIEN. Quin realiza cada operacin? Puede redisearse la operacin para
utilizar menos habilidad o menos hora hombre? Pueden combinarse las operaciones
para enriquecer puestos y mejorar as la productividad o las condiciones de trabajo?
3. DONDE. En donde se realiza cada operacin? Puede mejorarse la distribucin
para reducir la distancia que se recorre o para hacer que las operaciones sean ms
accesibles?
4. CUANDO. Cundo se realiza cada operacin? Existe un exceso de retrasos o
almacenamiento? Algunas operaciones ocasionan cuellos de botella?
5. COMO. Cmo se hace la operacin? Pueden utilizarse mejores mtodos,
procedimientos o equipos? Debe revisarse la operacin para hacerla ms fcil o para
que consuma menos tiempo?
 A partir de las respuestas a estas preguntas, se pueden hacer mejoras en los
procedimientos, tareas, equipo, materia prima, distribucin o informacin para control
administrativos. Bsicamente el objetivo es aadir mayor valor al producto o al
servicio mediante la eliminacin del desperdicio o de actividades innecesarias en todas
las etapas.
El anlisis de flujo del proceso, no solo tiene una naturaleza tecnologa., este tipo de
anlisis tambin afecta al diseo de puestos y los aspectos sociales del ambiente de
trabajo. El anlisis de flujo de proceso se puede considerar como un problema socio
tcnico.
En un intento por desarrollar este problema, el autor desarroll un enfoque socio
tcnico combinado para una oficina. Este enfoque incluyo, que tanto un anlisis
tradicional del flujo del proceso como un diagnostico de los puestos y de las actitudes
organizacionales.
Despus del anlisis se concluyo, que se debe poner mucha atencin en el elemento
humano en el anlisis del flujo del proceso, no solo para el diseo del nuevo sistema,
sino tambin para obtener la aceptacin de los cambios. La investigacin ha
demostrado que la mejor manera de lograrlo es involucrando a las personas afectadas
en todas las etapas del diagnostico del diseo. Esto tiende a promover la propiedad
individual del nuevo sistema y, por lo tanto, reduce los temores relacionados con el
cambio.
http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/produccion1/tema4_1.htm

Diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es una representacin grfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en

disciplinas como la programacin, la economa, los procesos industriales y la psicologa cognitiva.
Estos diagramas utilizan smbolos con significados bien definidos que representan los pasos del
algoritmo, y representan el flujo de ejecucin mediante flechas que conectan los puntos de inicio y
de fin de proceso.

Caractersticas comunes

Un diagrama de flujo siempre tiene un nico punto de inicio y un nico punto de trmino. Adems,
todo camino de ejecucin debe permitir llegar desde el inicio hasta el trmino.

Las siguientes son acciones previas a la realizacin del diagrama de flujo:

Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el
dueo o responsable del proceso, los dueos o responsables del proceso anterior y posterior y de
otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.
Definir qu se espera obtener del diagrama de flujo.
 Identificar quin lo emplear y cmo.
Establecer el nivel de detalle requerido.
Determinar los lmites del proceso a describir.
Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y el final
del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al
proceso siguiente.
Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso a
describir y su orden cronolgico.
Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin.
Identificar y listar los puntos de decisin.
Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes
smbolos.
Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso
elegido.
[editar]Ventajas de los diagramas de flujo
Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano
reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto.
Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los
pasos redundantes, los flujos de los re-procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades,
los cuellos de botella, y los puntos de decisin.
Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a
los empleados el anlisis de las mismas.
Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que
desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.
[editar]Tipos de diagramas de flujo
Formato vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una
lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere
necesaria, segn su propsito.
Formato horizontal: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
Formato panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de
una sola mirada mucho ms rpido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para
personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas
acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical
no registra.
 Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano
arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo,
mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Manuales administrativos
Haroldo Eduardo Herrera Monterroso

Administracin

Talento

20.02.2007

10 minutos de lectura

cultura organizacionalgestin de la informacinmanuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma
sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la
conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeo y
cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones procedimientos
y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene informacin
ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas,
polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para
lograr una eficiente administracin.

Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la

administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que
requiere la accin humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a
la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de
informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr
la adecuada realizacin de las actividades que se le han encomendado.

Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa, para

determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier
rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado nicamente por las
exigencias de la administracin.
Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones
peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa
moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la
organizacin, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas
que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.

Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte en

obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que dificulte el
desarrollo de la organizacin.

Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes
reas de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y objetivos de la
direccin de la misma.

Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos

Entre los objetivos y beneficios de la elaboracin de Manuales Administrativos

destacan:

Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de la

organizacin

Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y

funciones de cada rea integrante de la organizacin

Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad

administrativa

Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria para realizar

las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en
los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los
servicios

Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios,

evitando funciones de control y supervisin innecesarias

Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales

Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia

en general

Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los

lineamientos necesarios para el desempeo de sus atribuciones

Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el

mejoramiento de los sistemas y procedimientos

Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal

Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus

integrantes, as como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
 Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las modificaciones y
cambios que se realicen dentro de la organizacin en general o
alguno de sus elementos componentes.

Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin

con los dems integrantes de la organizacin.

Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de trabajo y

evita los conflictos inter-estructurales

Limitantes en la elaboracin de manuales administrativos

Indudablemente la elaboracin y utilizacin de Manuales Administrativos tambin tiene

sus limitantes las cuales en relacin a los beneficios descritos son de menor
importancia:

Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de tiempo y

dinero.

Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que

en algunas ocasiones son excesivamente rgidos y formales.

Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar

confusin por ser muy amplios en su contenido

Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo cual

puede causar confusiones dentro del personal al momento de realizar
sus funciones

Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco

atractivos y en la mayora de los casos voluminosos en contenido

En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como

herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada
adicional sino est establecido debidamente en el Manual.

Clasificacin de los manuales administrativos

La clasificacin de los Manuales puede resumirse en Generales y Especficos, siendo

los Generales aquellos que contienen informacin de aplicacin universal para todos los
integrantes de la organizacin y Especficos los que su contenido est dirigido
directamente haca un rea, proceso o funcin particular dentro de la misma.

Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen dentro

de las empresas, para efectos de este texto se hace nfasis en tres tipos de manuales, los
cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensin del tema central objeto de
estudio:

De Organizacin

De Normas y Procedimientos
 De Puestos y funciones

Manual de organizacin

Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de

observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para
ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.

En trminos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, seala las reas
que la integran y la relacin que existe entre cada una de ellas para el logro de los
objetivos organizacionales.

Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la creatividad y visin

que los responsables de su elaboracin redacten dentro de l. Dentro de este contenido
se sugiere:

Historia y Descripcin de la Empresa

Misin, visin y objetivos de la empresa

Legislacin o base legal

Estructura de la organizacin (organigrama General)

Estructura de cada una de las reas componentes de la organizacin

en general (Organigrama por rea)

Normas y polticas generales

Manual de normas y procedimientos

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de la descripcin de los
procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin y la secuencia lgica de cada
una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria.

Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las

actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los
procesos, facilitan la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del control
interno y su vigilancia.

Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para la ejecucin de las
actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, as como
las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se
describan.

El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las

reas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo
en forma general representara ser un documento muy complejo, por pequea que sea la
organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada procedimiento de trabajo y las normas que
giran al rededor de l; por lo tanto la integracin de varios de ellos representan al
Manual de Normas y Procedimientos.

La descripcin de procedimientos abarca la siguiente informacin:

Identificacin del procedimiento

Nombre

rea de desempeo

Codificacin

Descripcin Genrica (objetivo)

Normas generales

Responsable de cada una de las actividades que lo integran

Nmero de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)

Descripcin de cada una de las actividades que lo integran

Manual de puestos y funciones

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de los diferentes

puestos que integran la estructura organizacional, a travs de la descripcin de las
funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es

decir que estn divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen
entrenamiento e intereses similares, definiendo las caractersticas de cada puesto de
trabajo, delimitando las reas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las
relaciones entre cada funcin de la organizacin.

Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la organizacin, as como su

relacin de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la
estructura organizacional, a que posiciones est subordinado directa e indirectamente y
cual es su relacin con otros puestos de trabajo.

Al igual que el Manual de Normas y procedimientos tambin es aconsejable elaborarlo

para cada una de las reas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya
que elaborar uno solo en forma general representara ser un documento muy complejo,
por pequea que sea la organizacin.

Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la
contratacin de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integracin de varias de
ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.
La descripcin de puestos de trabajo abarca la siguiente informacin:

Identificacin del Puesto de Trabajo

Nombre

rea de desempeo

Codificacin

Descripcin Genrica (objetivo)

Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto

Diarias o frecuentes

Semanales

Quincenales

Mensuales

Trimestrales

Semestrales

Anuales

Ocasionales o eventuales

Requisitos del ocupante del puesto (perfil)

Nivel acadmico

Habilidades y destrezas

Conocimientos tcnicos y/o especficos

Metodologa para la elaboracin de manuales administrativos

Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni

metodologas pre-establecidas, solamente existen lineamientos lgicos para su
conformacin, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

Recopilacin de informacin

Interpretacin y diseo de la informacin

Elaboracin del manual

Aprobacin y actualizacin del manual

Recopilacin de informacin

La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas del manual

que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo
general y los objetivos especficos del Manual, definir a quienes estar dirigido, los
trminos que sern utilizados dentro de l y todos aquellos aspectos tcnicos que se
adecen a las caractersticas particulares del documento.

La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organizacin,

obviamente para la elaboracin de Manuales de tipo general, la informacin debe ser
recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboracin de los
Manuales especficos la informacin debe ser recopilada directamente de los
responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.

La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas directas con el personal,

cuestionarios y por medio de la observacin directa, es recomendable utilizar las tres
tcnicas e interrelacionar la informacin resultante en cada una de ellas.

Interpretacin y diseo de la informacin

La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que darle forma a la

informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el criterio del personal encargado
de elaborarlos.

Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos recopilados, su

importancia y aporte al diseo del Manual, probablemente mucha de la informacin no
ser necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningn valor
para los usuarios directos, pero tambin se puede determinar que an hacen falta
algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de recopilacin de
informacin.

Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la informacin recopilada

verbalmente contra la informacin que proviene de las respuestas a los cuestionarios y
de lo observado durante la primera etapa.

La depuracin y complemento de informacin es muy importante para no elaborar

documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la informacin
al momento de ser diseada es importante que sea revisada por los entrevistados y
aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.

El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un borrador que
permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes
necesarios para su mejor comprensin.

Elaboracin del manual

La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la metodologa, su
finalidad es la creacin del documento final bajo lineamientos claros y homogneos,
utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensin y la adecuada
aplicacin de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerrquicos de
la organizacin. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate
de un manual especfico para una tarea de tipo tcnico.

Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las conclusiones y

recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretacin del contenido del mismo.

Aprobacin y actualizacin del manual

La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su objetivo particular es

de suma importancia para la adecuada utilizacin de los mismos y para el fomento de
dicha cultura dentro de la organizacin en general.

El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el Gerente General, el

Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit especfico para el efecto, etc. No
importa quien o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un
mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales sern consultados y
respetados por todos los integrantes de la organizacin.

Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboracin

ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos.

Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe realizarse por medio de
los encargados de la elaboracin y diseo de los mismos, y a su vez ser aprobados por el
rgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier
modificacin que se realice por separado y que no se comunique formalmente puede
considerarse invlida y los responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la
organizacin podrn hacer caso omiso a las mismas.