Eva Luac I On Integral Decontrol Inter No

GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTN
PEDRO VICENTE MALDONADO
OFICIO No. 043-ECI-AI-GADCPVM-2012
Seccin: Unidad de Auditora Interna
Asunto: Evaluacin integral del sistema de control interno de la entidad
Pedro Vicente Maldonado,
Abogado
Pacfico Egez Falcn
Alcalde
Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal
Cantn Pedro Vicente Maldonado
Presente
De mi consideracin:
En uso de la facultad conferida en los artculos 12 literal c) y 14 de la Ley

Orgnica de la Contralora General del Estado, la Unidad de Auditora Interna
del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Pedro Vicente
Maldonado, realiz la Evaluacin Integral del Sistema de Control Interno,
actividad que estuvo prevista en el Plan Anual de Control Ao 2012, con corte
al 31 de octubre de este ao y que fue aprobada por el seor Contralor General
del Estado.
El propsito general de la evaluacin fue determinar el grado de confiabilidad

de los controles establecidos por la entidad para el funcionamiento de sus
procesos e identificar las debilidades o condiciones reportables que requieran
acciones correctivas para mejorar su gestin y lograr los objetivos de la
Institucin.
La evaluacin integral de control interno se realiz de acuerdo con las normas

ecuatorianas de auditora gubernamental, emitidas con Acuerdo 019-CG de 5
de septiembre de 2002.
El trabajo desarrollado consisti bsicamente en evaluar los controles

existentes en la institucin, pues de conformidad con el artculo 9 de la Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado y las Normas de Control Interno
para las Entidades, Organismos del Sector Pblico y Personas Jurdicas de
Derecho Privado que Dispongan de Recursos Pblicos emitidas con Acuerdo
1
039-CG, publicado en Registro Oficial No. 78 y Suplemento No. 87 de 01 y 14
de diciembre de 2009, respectivamente, el diseo, implantacin,
mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluacin del control
interno es responsabilidad de la mxima autoridad, de los directivos y dems
servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias, con
la finalidad de proteger los recursos pblicos y alcanzar los objetivos de la
entidad.
En funcin de los objetivos definidos para la evaluacin, a continuacin se

exponen los resultados obtenidos por cada componente de control interno
analizado:
MUNICIPIO
Cdigo de tica sociabilizado y aplicado parcialmente
El cdigo de tica municipal fue aprobado con Acta 13-SG-2011 de la sesin ordinaria
realizada el 16 de mayo de 2011, que se fundamenta en 7 principios, relacionados con
las actitudes personales, trabajo en equipo, ambiente laboral, eficiencia y eficacia,
atencin a usuarios; difundido a travs de la publicacin en la Gaceta Municipal.
Mediante memorando circular MEM-378-DTH-11 de fecha 26 de septiembre de 2011,

la Direccin de Talento Humano comunic al Alcalde y Directores de las diferentes
unidades de los niveles de gestin y operativos, la realizacin del seminario taller del
cdigo de tica profesional a ser dictado los das 27 y 28 de septiembre de 2011, para
125 servidores pblicos amparados en la Ley Orgnica de Servicio Pblico y Cdigo
de Trabajo, respectivamente.
Auditora evidenci que:
Al seminario taller nicamente 53 servidores (as) equivalente al 47% asistieron y

recibieron el correspondiente certificado de participacin; y, no se realiz el
seguimiento a fin de verificar que los principios y valores establecidos en el cdigo se
ponga en prctica y perduren en el tiempo, orientando la integridad y el compromiso
de los servidores pblicos municipales ante la organizacin y frente a la ciudadana
por el buen uso de los recursos pblicos.
Situacin que se origin debido a que el Alcalde, Director de Talento Humano y

Directores no comprometieron e integraron al personal, no motivaron e incentivaron al
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mismo a participar en el seminario taller, por lo que el personal contina actuando
basado en su criterio y experiencia profesional, y demuestren falta de inters por
incluir estos principios y valores a sus actividades diarias y 72 servidores y
trabajadores desconozcan la vigencia y el cumplimiento obligatorio del cdigo de tica,
actitudes que repercuten en la consecucin de los objetivos misionales de la
municipalidad.
La Normas de Control Interno, en su parte pertinente sealan:
200-01 Integridad y valores ticos
Los responsables del control interno determinarn y fomentarn la integridad

y los valores ticos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades
institucionales y establecern mecanismos que promuevan la incorporacin del
personal a esos valores
407-08 Actuacin y honestidad de las servidoras y servidores
La mxima autoridad, los directivos y dems personal de la entidad,

cumplirn y harn cumplir las disposiciones legales que rijan las actividades
institucionales, observando los cdigos de tica, normas y procedimientos
relacionados con su profesin y puesto de trabajo
Conclusin
La falta de comprometimiento, integracin de motivacin, incentivos y seguimiento por

parte de las autoridades y personal directivo, ocasionaron que 72 servidores
equivalente a 58% no hayan recibido la induccin respecto a la vigencia de los
principios y valores establecidos en el cdigo de tica; y, estos aun no se los ponga en
prctica en las actividades cotidianas, para que perduren en el tiempo orientando la
integridad y compromiso de los servidores pblicos ante la comunidad y en la
consecucin de los objetivos misionales de la municipalidad.
Recomendaciones
Al Alcalde
1. Dispondr al Director de Talento Humano programe la realizacin de charlas y

talleres inductivos de forma obligatoria, con la finalidad de difundir, motivar y
sociabilizar el cdigo de tica municipal a todos los servidores y trabajadores.
3
Al Director de Talento Humano
2. Realizar peridicamente evaluaciones respecto a la aplicacin de los principios y

valores en cada una de las unidades administrativas, con nfasis en los servidores
que desarrollan actividades misionales, de servicio o atencin al pblico, realicen
actividades de recaudacin y en el uso de bienes institucionales.
3. Establecer mecanismos de incentivos a fin de motivar al personal en la

observancia y aplicacin del cdigo de tica.
4. Como parte de los procesos de seleccin y reclutamiento del personal incorporar

la evaluacin de principios y valores.
Ausencia de un sistema de planificacin, seguimiento y evaluacin
Como propuesta de campaa del Seor Alcalde del Municipio de Pedro Vicente
Maldonado y como parte de su administracin la Direccin de Planificacin present el
Plan Estratgico para el perodo 2009-2013, el cual incluye una estructura y
planteamiento bsico con los siguientes componentes: marco legal, diagnstico
situacional FODA, marco filosfico, valores, objetivos estratgicos, polticas y lneas de
accin; que se los detalla en forma general y no se precisan objetivos especficos,
indicadores de gestin, estndares, polticas, problemticas, recursos econmicos,
financiamientos y los responsables de su ejecucin.
Mediante memorando MEM-349-DPYT-11 de 20 de junio de 2011 el Director de

Planificacin remiti a la Alcalda el Plan Operativo Anual 2011, que fue desarrollado
por cada una de las Direcciones, que en su parte pertinente seal:
Seor Alcalde, adjunto srvase encontrar el POA 2011 de la municipalidad.-

documento elaborado por el rea de Gestin de Proyectos
De su revisin se verific:
Se elabor sin regirse a las polticas y procesos del Sistema Nacional de

Planificacin (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP)
y las Polticas y directrices del Sistema de Presupuesto emitidas por el Ministerio
de Finanzas.
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No se formul considerando los resultados alcanzados, as como las desviaciones
a las programaciones de los planes operativos de aos anteriores y en base a un
anlisis pormenorizado de las reales necesidades internas, de cada una de las
unidades administrativas y de los requerimientos realizados por la poblacin.
No est vinculado presupuestariamente en funcin de las reales capacidades y

disponibilidades de recursos, con el propsito de concretar los objetivos
propuestos ya que fue elaborado en forma independiente por cada una de las
Direcciones; los valores asignados segn el presupuesto se los presenta en forma
global; no se especifica el nmero de la partida presupuestaria y los valores
asignados a cada uno de los proyectos, programas y actividades; no se definieron
indicadores de gestin y de cumplimiento de metas as como el cronograma de su
ejecucin y sus responsables.
Las Direcciones ubicadas en el nivel de Gestin, Asesora Jurdica, Justicia

Polica y Seguridad Ciudadana, Patronato de Inclusin y Equidad Social y el
Sistema Cantonal de Proteccin Integral de la Niez y Adolescencia; no
presentaron autoevaluaciones y tampoco se realiz el seguimiento sobre las
actividades propuestas y ejecutadas, y no se puso en conocimiento de la mxima
autoridad los resultados obtenidos para determinar el grado de cumplimiento y el
impacto causado en la comunidad
El 26 de abril de 2010 se procedi a firmar el Convenio Especfico de Cooperacin

Interinstitucional entre el Municipio, la Red de Economa Solidaria Mundo Verde y
la Asociacin por la Paz y Desarrollo, el aporte del Municipio para la ejecucin del
mencionado proyecto es 40 000, 00 USD, para financiar las actividades del plan
de ordenamiento territorial; auditora interna verific que la municipalidad hasta el
31 de octubre de 2012, no transfiri ste valor a la Red de Economa Solidaria
Mundo Verde y tampoco se entreg al Municipio el estudio del Plan de
Ordenamiento Territorial.
El 10 de octubre de 2011 la municipalidad contrato una consultora para

establecer y disear el Plan de Desarrollo Cantonal Articulado al Plan de
Ordenamiento Territorial del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del
Cantn Pedro Vicente Maldonado, con un plazo de 90 das hbiles para su
ejecucin y por un monto de 44 547,00 USD; la consultora mediante documento
CENTRO CICC-PVM-081-2012 de 10 de mayo de 2012 nicamente entreg a la
5
Municipalidad: el Diagnstico Integral y el Modelo de Gestin, stos documentos
constituyen borradores los cuales se encuentran en proceso de revisin por parte
del Director de Planificacin administrador del contrato, previa a su recepcin final.
Lo comentado se produce debido a que:
La entidad no dispone de polticas internas que rijan los procesos y fijen

responsables de la formulacin, ejecucin, control, seguimiento y evaluacin de la
planificacin anual, plurianual o estratgica.
No se estableci un sistema de evaluacin y control que permita verificar el

cumplimiento de los Planes Operativos Anuales del ao 2011 y Plurianuales.
Las mximas autoridades no utilicen las herramientas de planificacin como

instrumento para la toma de decisiones en el corto, mediano y largo plazo.
Falta de gestin oportuna por parte de los administradores del convenio y del
contrato para la entrega en los tiempos previstos del Planes de Ordenamiento
Territorial y de Desarrollo Cantonal.
Ocasionando que la municipalidad no disponga con un sistema de informacin

actualizado y confiable respecto a la ejecucin de sus planes estratgicos,
plurianuales y operativos anuales as como de la planificacin, evaluacin y
seguimiento de los programas y proyectos propuestos, y carezca de un documento de
trabajo integrado y consistente, que permita optimizar el uso de los recursos; y, el
convenio suscrito no se haya ejecutado en ms de 30 meses y los productos
esperados motivo de la consultora, no hayan sido entregados en los tiempos
previstos.
Los artculos 41 y 43 del Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas,

dispone:
Planes de Desarrollo.- Los planes de desarrollo son las directrices

principales de los gobiernos autnomos descentralizados respecto de las
decisiones estratgicas de desarrollo en el territorio. stos tendrn una visin
de largo plazo, y sern implementados a travs del ejercicio de sus
competencias asignadas por la Constitucin de la Repblica y las Leyes, as
como de aquellas que se les transfieran como resultado del proceso de
descentralizacin Planes de Ordenamiento Territorial.- Los planes de
ordenamiento territorial son los instrumentos de la planificacin del desarrollo
que tienen por objeto el ordenar, compatibilizar y armonizar las decisiones
6
estratgicas de desarrollo respecto de los asentamientos humanos, las
actividades econmico-productivas y el manejo de los recursos naturales en
funcin de las cualidades territoriales, a travs de la definicin de lineamientos
para la materializacin del modelo territorial de largo plazo, establecido por el
nivel de gobierno respectivo
El artculo 296 del Cdigo Orgnico de Organizacin Territorial, Autonoma y

Descentralizacin, dispone:
Ordenamiento territorial.- El ordenamiento territorial comprende un conjunto

de polticas democrticas y participativas de los gobiernos autnomos
descentralizados que permiten su apropiado desarrollo territorial, as como una
concepcin de la planificacin con autonoma para la gestin territorial, que
parte de lo local a lo regional en la interaccin de planes que posibiliten la
construccin de un proyecto nacional, basado en el reconocimiento y la
valoracin de la diversidad cultural y la proyeccin espacial de las polticas
sociales, econmicas y ambientales, proponiendo un nivel adecuado de
bienestar a la poblacin en donde prime la preservacin del ambiente para las
futuras generaciones
La Norma de Control Interno 200-02 Administracin Estratgica, seala:
Las entidades del sector pblico requieren para su gestin, la implantacin

de un sistema de planificacin que incluya la formulacin, ejecucin, control,
seguimiento y evaluacin de un plan plurianual institucional y planes operativos
anuales, que considerarn como base la funcin, misin y visin institucionales
y que tendrn consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del
Organismo Tcnico de Planificacin.- Los planes operativos constituirn la
desagregacin del plan plurianual, documento que deber estar vinculado con
el presupuesto a fin de concretar lo planificado en funcin de las capacidades y
la disponibilidad real de los recursos. La formulacin del plan operativo anual
deber coordinarse con los procesos y polticas establecidos por el Sistema
Nacional de Planificacin (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversin
Pblica (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, as como el anlisis
pormenorizado de la situacin y del entorno
Conclusin
La falta de definicin de polticas internas y establecimiento de un sistema que rija los

procesos, fije responsables y permitan la formulacin, ejecucin, control, seguimiento y
evaluacin, ocasionan que la municipalidad no cuente con un sistema de informacin
actualizado y confiable respecto a la ejecucin de sus planes estratgicos,
plurianuales y operativos anuales as como de los programas y proyectos propuestos,
carezca de un instrumento de trabajo integrado y consistente que permita optimizar el
uso de los recursos y las mximas autoridades no utilicen las herramientas de
planificacin como instrumento para la toma de decisiones en el corto, mediano y largo
plazo.
7
Recomendaciones
Al Alcalde
5. Dispondr a la Direccin de Planificacin y Territorialidad que los Planes

Operativos Anuales y Plurianuales, se los elabore alineados a las polticas y
procesos del Sistema Nacional de Planificacin (SNP), las Normas del Sistema
Nacional de Inversin Pblica (SNIP) y las directrices del Sistema de Presupuesto
emitidas por el Ministerio de Finanzas y en funcin de las necesidades reales
internas y de la comunidad y los mismos estn vinculados con el Plan Anual de
Compras.
6. Dispondr al Director de Planificacin en su calidad de administrador del contrato

de consultora y del convenio suscrito, respectivamente, gestionar la entrega de
los productos finales, mismos que debern ser analizados y aplicados en la
entidad.
Al Director de Planificacin y Territorialidad
7. Establecer, diseara e implementar un sistema que regule la formulacin,

ejecucin, control, seguimiento y evaluacin del Plan Estratgico y Planes
Operativos Anuales.
Inadecuado ambiente de control institucional
Con Resolucin 544-A-2010 de 13 de diciembre de 2010 y vigente a partir del 15 del

mismo mes y ao, se expidi el Manual Orgnico Estructural, Funcional, Perfiles
Profesionales y Laborales del Gobierno Municipal de Pedro Vicente Maldonado, de su
anlisis se determin:
No se definieron los procesos, subprocesos as como los procedimientos a

desarrollar en forma cronolgica y a detalle para cada una de las unidades tcnicas,
administrativas y operativas encargadas de actividades relacionadas con los
procesos: precontractual y contractual para la ejecucin de obras; adquisicin
bienes; prestacin de servicios; recaudacin; recursos humanos; administracin
interna; atencin al usuario y para el control interno previo y concurrente, con el
propsito de dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Constitucin,
8
Leyes, Reglamentos, Polticas y Normas vigentes que regulan la gestin en la
administracin pblica.
No se identificaron e implantaron controles claves que permitan el seguimiento y el

control adecuado de los procedimientos administrativos y financieros que
garanticen la utilizacin de los recursos municipales y la consecucin de los
objetivos misionales.
La mxima autoridad no se comprometi de manera directa en la administracin del

control interno, la actuacin de los Directores es aislada e independiente, ya que no
se coordinan las actividades entre las unidades operativas y tcnicas.
Lo expuesto se produjo por la falta de compromiso de la mxima autoridad, el

desinters del personal directivo y de los servidores pblicos, para mantener una
actitud hacia el mejoramiento continuo en el desempeo de sus funciones y del control
interno de la entidad, as como la ausencia de comunicacin y de coordinacin para el
trabajo en equipo entre las direcciones y departamentos de la municipalidad;
ocasionando que los servidores realicen sus actividades diarias basados en
disposiciones temporales, por costumbre o por la experiencia personal, retardando el
despacho de trmites internos y externos, el ambiente laboral sea de incertidumbre y
se mantenga una baja productividad.
La norma tcnica de diseo de Reglamentos o Estatutos Orgnicos de Gestin

Organizacional por Procesos, establece:
Art. 5.- De los responsables de las unidades o procesos institucionales.- Los

responsables de las unidades o procesos institucionales, motivarn y se
involucrarn con la autoridad nominadora para el diseo organizacional o
reestructuracin de unidades, reas o procesos, sobre la base de la normativa
legal, planificacin estratgica y operativa, convenios nacionales e
internacionales.- Art. 6 De la potestad de la autoridad nominadora.- La
autoridad nominadora dispondr al responsable de la Unidad de la
Administracin de Recursos Humanos AURHs, iniciar el proceso de
reestructuracin, previo su informe tcnico y sobre la base de las polticas,
normas e instrumentos tcnicos emitidos por la SENRES
La Normas de Control Interno, en su parte pertinente sealan:
9
100-01 Control Interno
El control interno es un proceso integral aplicado por la mxima autoridad, la

direccin y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable
para el logro de los objetivos institucionales y la proteccin de los recursos
pblicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control,
la evaluacin de riesgos, las actividades de control, los sistemas de informacin
y comunicacin y el seguimiento. El control interno est orientado a cumplir con
el ordenamiento jurdico, tcnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia
de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de
la informacin, as como la adopcin de medidas oportunas para corregir las
deficiencias de control
200 Ambiente de Control
El ambiente de control define el establecimiento de un entorno

organizacional favorable al ejercicio de prcticas, valores, conductas y reglas
apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una
cultura de control interno
200-04 Estructura Organizativa
La estructura organizativa de una entidad depende del tamao y de la

naturaleza de las actividades que desarrolla, por lo tanto no ser tan sencilla
que no pueda controlar adecuadamente las actividades de la institucin ni tan
complicada que inhiba el flujo necesario de informacin
200-07 Coordinacin de acciones organizacionales
Las servidoras y servidores participarn activamente en la aplicacin y el

mejoramiento de las medidas ya implantadas, as como en el diseo de
controles efectivos para las reas de la organizacin donde desempean sus
labores, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades. Direccin de
Investigacin.- El control interno debe contemplar los mecanismos y
disposiciones requeridos a efecto que las servidoras y servidores de las
unidades participantes en la ejecucin de los procesos, actividades y
transacciones de la institucin, desarrollen sus acciones de manera coordinada
y coherente, con miras a la implantacin efectiva de la estrategia
organizacional para el logro de los objetivos
Conclusin
La falta de compromiso de la mxima autoridad, desinters del personal directivo y de

los servidores pblicos hacia el mejoramiento continuo, ocasiona que la entidad no
cuente con reglamentacin y normativa interna adecuada a sus necesidades as como
la no implementacin de controles clave que permitan el seguimiento y control de los
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procedimientos administrativos y transacciones financieras; y, los servidores realicen
sus actividades diarias basadas en disposiciones temporales, por costumbre o por la
experiencia personal.
Recomendaciones
Al Alcalde
8. Dispondr al Director de Talento Humano coordinar con todas y cada una de las
Direcciones del nivel de Gestin, la elaboracin del Manual Orgnico Funcional
por Procesos, relacionndole con la estructura organizacional vigente, a fin de
definir los procesos, subprocesos y reas tcnicas por nivel de gestin; las
atribuciones, responsabilidades, actividades, procedimientos y productos que
deben desarrollar los servidores, los roles y los perfiles requeridos.
9. Coordinar con las diferentes Direcciones a fin de establecer polticas y acciones

que permitan vincular a las unidades tcnicas y administrativas de la institucin
en la planificacin, seguimiento, evaluacin y control de la gestin en los procesos
y subprocesos.
10. Dispondr a todos los Directores que los reglamentos y polticas internas as como
las disposiciones legales vigentes que normen y regulen las actividades de la
municipalidad sean socializados con los servidores pblicos y se realice el
correspondiente seguimiento sobre su aplicacin.
Inadecuada estructura organizacional
Mediante memorandos MEN-128-DTH-12 Y MEM-173-DTH-12 de 12 de junio y 3 de

agosto de 2012, el Director de Talento Humano puso en consideracin del Alcalde el
proyecto de reforma al Manual Orgnico Estructural, Funcional, Perfiles Profesionales
y Laborales del Gobierno Municipal de Pedro Vicente Maldonado, en vigencia desde el
15 de diciembre de 2010, mismo que no ha sido considerado por la mxima autoridad
para su aplicabilidad.
De su anlisis se estableci que:
El tipo de estructura organizacional que aplica el Municipio se fundamenta en el

principio de especializacin de funciones por unidades o reas, ste sistema de
11
administracin no interrelaciona las unidades con los productos y servicios que
stas generan, tampoco permite mejorar la calidad, productividad y competitividad
de los servicios pblicos.
Se incluye como Direccin al Registrador de la Propiedad, Registro Mercantil y

Avalos y Catastros, la cual debera ser una unidad adscrita al Municipio con
autonoma administrativa y financiera, segn lo dispuesto en la Ley del Sistema
Nacional de Datos Pblicos.
Las funciones descritas para las direcciones, unidades y departamentos son muy
generales, por ende se confirma la ausencia de vinculacin con la constitucin,
leyes y normativa vigente de aplicacin obligatoria para entidades autnomas.
A la Recepcin y Coordinacin Comunitaria, se la ubica como una unidad de

asesora a la mxima autoridad, sin embargo las funciones de estas dependencias
son eminentemente operativas.
Se detallan funciones para entidades adscritas al Municipio como el Patronato y el

Sistema Cantonal de Proteccin Integral de la Niez y Adolescencia, debiendo
stas emitir su propia normativa.
La unidad de control y uso de vehculos depende de la Direccin de Talento

Humano, la misma que en la actualidad ejecuta sus actividades bajo la
supervisin de la Direccin Administrativa.
En la Direccin de Planificacin y Territorialidad no se definieron las funciones

para la unidad de Estudio y Evaluacin de Proyectos y de las 5 subunidades
descritas.
Las servidoras y servidores pblicos municipales, no cumplen con los perfiles

profesionales establecidos en el Manual Orgnico vigente.
Las funciones y denominaciones de los puestos de: asistente profesional,

abastecedor de vehculos, asistente de alcalda, tcnico de rentas, asistente de
camal municipal, tcnica de ambiente, asistente informtico, promotor comunitario,
especialista de vivienda, tcnico de turismo, barrendero, camalero; no constan en
el manual orgnico vigente, adems 5 servidores no registran funciones
12
nicamente se los identifica con los grados/escalas salariales establecidas por el
Ministerio de Relaciones Laborales.
Lo expuesto se produce debido a la inadecuada estructura organizacional y definicin

de funciones, ausencia de vinculacin de leyes y normativa vigente a los procesos
operativos institucionales propios y por la falta de asistencia en la gestin legal,
situaciones que ocasionan la falta de claridad operativa de funciones generando
confusin jerrquica administrativa a nivel de mandos medios y altos; y, los servicios y
actividades no puedan ser cumplidas por sobrecarga de trabajo por la existencia de
puestos no cubiertos y reas inoperativas.
Al respecto las Normas de Control Interno sealan:
200-04 Estructura Organizativa

que no pueda controlar adecuadamente las actividades de la institucin, ni tan
complicada que inhiba el flujo necesario de informacin. Los directivos
comprendern cules son sus responsabilidades de control y poseern
experiencia y conocimientos requeridos en funcin de sus cargos
200-08 Adhesin a las polticas institucionales
Las servidoras y servidores de las entidades, observarn las polticas

institucionales y las especficas aplicables a sus respectivas reas de
trabajo
407-02 Manual de clasificacin de puestos
Las unidades de administracin de talento humano, de acuerdo con el

ordenamiento jurdico vigente y las necesidades de la institucin, formularn y
revisarn peridicamente la clasificacin de puestos, definiendo los requisitos
para su desempeo y los niveles de remuneracin
407-03 Incorporacin de personal
Las unidades de administracin de talento humano seleccionarn al

personal, tomando en cuenta los requisitos exigidos en el manual de
clasificacin de puestos y considerando los impedimentos legales y ticos para
su desempeo
13
Conclusin
La inadecuada estructura organizacional, definicin de funciones y de procesos

operativos, gener confusin jerrquica administrativa en todos los niveles y los
servicios y actividades no puedan ser cumplidas a satisfaccin.
Recomendaciones
11. Actualizar el Manual Orgnico Estructural, Funcional, Perfiles Profesionales y

Laborales del Gobierno Municipal de Pedro Vicente Maldonado, definiendo
claramente los niveles directivos y operativos.
12. Establecer, las funciones para cada una de las direcciones, unidades y
departamentos de manera precisa vinculndolas con las disposiciones
constitucionales, leyes y normativa vigente de aplicacin obligatoria para
entidades autnomas.
13. En coordinacin con los Directores y Jefes Departamentales, establecer la

descripcin de funciones para cada una de las direcciones, unidades y
departamentos de manera precisa vinculndolas con las disposiciones
constitucionales, leyes y normativa vigente de aplicacin obligatoria para
entidades autnomas.
14. Actualizar las denominaciones de los nombramientos y contratos conforme a los

cargos del manual vigente.
15. Establecer plazos con la finalidad de que los servidores se capaciten y cumplan
el perfil requerido en el manual.
Al Procurador Sndico
16. Los contratos laborales, preparar acorde a lo dispuesto en la Ley Orgnica de

Servicio Pblico o al Cdigo de Trabajo, identificando claramente el cargo que va
a desempear en relacin al orgnico vigente.
14
Falta de gestin en el cumplimiento de la Ordenanza General de Mercados y
Ferias Libres
La segunda reforma a la Ordenanza General de Mercados Minoristas y Ferias Libres

fue conocida, discutida y aprobada en primer debate en sesin de 24 de junio de 2008
y en segundo y definitivo debate en sesin ordinaria de 22 de julio de 2008, que se
public en Registro Oficial 549 de 16 de marzo de 2009.
Del anlisis realizado a las resoluciones emanadas en la ordenanza se verific que:
No se evalu y control oportunamente el funcionamiento ptimo del mercado en

temas de calidad, precios, atencin al pblico, peso e higiene.
No se realizaron cursos de capacitacin en temas de administracin, higiene,

salud, entre otros.
No existe la autorizacin para su uso y de cobro por inscripcin, ni se mantiene un

archivo con la informacin general y especfica de los ocupantes que permita
identificar nombres y apellidos completos, direccin domiciliaria, copia de cdula
de ciudadana, papeleta de votacin, certificado de salud, certificado de no
adeudar al fisco, tipo de negocio, certificado de antecedentes personales,
certificados de capacitacin; con la finalidad de mantener datos y catastro
debidamente actualizados.
Sobre los puestos que actualmente estn en funcionamiento se determin que

una persona usuaria de hasta 3 locales comerciales y en algunos casos arriendan
por valores que oscilan entre 30 y 70 USD mensuales.
Las instalaciones y locales comerciales, se encuentran habitados y utilizados

como vivienda u otras actividades como es el expendio de bebidas alcohlicas,
que no tienen relacin con el negocio de un mercado pblico,
Desde el ao 2009 no se realiz la actualizacin de la Ordenanza tanto en la parte

administrativa/organizacional como en lo concerniente a la tasa anual de cobro.
No se expidi el reglamento sobre las normas sanitarias e higinicas para los

mercados y las ferias libres.
15
La Direccin Financiera a travs de la Unidad de Rentas en agosto de 2012 emiti 348
ttulos de crdito para realizar el cobro de ocupacin del espacio fsico en el mercado,
correspondiente a los aos 2009, 2010, 2011 y 2012, por un monto total de 38 702,59
USD, valor que dej de percibir en forma oportuna la municipalidad.
Lo comentado se debe a que los Concejales, Alcalde, Direccin Financiera y el

Comisario Municipal no gestionaron oportunamente las disposiciones de la Ordenanza
General de Mercados y la falta de coordinacin en las reas administrativa/financiera,
ocasionando que el funcionamiento del mercado se encuentre bajo la discrecionalidad
de los arrendatarios en temas de uso, cobro de arrendamiento, calidad de los
productos y servicios, higiene y la municipalidad haya dejado de percibir con los
cnones de arriendo.
Auditora con oficio 038-ECI-AI-GADCPVM-2012, de 31 de mayo de 2012, solicit

Director Financiero, informacin relacionada con el cobro a usuarios del mercado,
quien con oficio OFI-136-DF-12 de 30 de Septiembre de 2012, en su parte pertinente
seal:
En el mes de agosto 2012 de procedi a dar cumplimiento a la ordenanza

general de mercados, gestionando el cobro mediante la emisin de 348 ttulos
de crdito correspondientes a los aos 2009, 2010, 2011 y 2012 por un monto
de $ 38,702.59
Lo sealado por el servidores ratifica lo comentado por Auditora Interna.
Las Normas de Control Interno sealan:
100-01 Control Interno
El control interno est orientado a cumplir con el ordenamiento jurdico,

tcnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la
entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin, as como
la adopcin de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control
403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresos
La mxima autoridad y el servidor encargado de la administracin de

los recursos establecidos en las disposiciones legales para el
financiamiento del presupuesto de las entidades y organismos del sector
pblico, sern los responsables de la determinacin y recaudacin de los
ingresos, en concordancia con el ordenamiento jurdico vigente
16
Conclusin
La falta de gestin oportuna de las disposiciones de la Ordenanza General de

Mercados y falta de coordinacin en las reas administrativa/financiera, ocasionan que
el funcionamiento del mercado se encuentre bajo la discrecionalidad de los
arrendatarios en temas de uso, higiene, cobro de arrendamiento, calidad de los
productos y servicios, y la municipalidad deje de percibir cnones de arriendo.
Recomendaciones
Alcalde y Comisario Municipal
17. Cumplirn lo dispuesto en la Ordenanza General de Mercados Minoristas y Ferias

Libres tanto en la parte administrativa como en la parte financiera (condiciones de
salubridad).
Al Alcalde
18. Dispondr la elaboracin de un proyecto de reglamento sobre las normas

sanitarias, higinicas para los mercados y las ferias libres, y pondr en
consideracin del Concejo
Al Comisario Municipal
19. Establecer medidas de control que le permitan verificar el cumplimiento de la

ordenanza por parte de la municipalidad y los arrendatarios, e informar
peridicamente al Alcalde para la toma de decisiones.
Sistema Integral de Catastros desactualizado
El Sistema Integral de Catastros (SIG-AME), desarrollado, instalado, configurado y

parametrizado por la Asociacin de Municipalidades del Ecuador y en funcionamiento
desde el 29 de diciembre de 2006, es administrado por la unidad de Avalos y
Catastros y la Direccin de Planificacin y Territorialidad, el cual mantiene el registro
de 3377 y 3730 predios urbanos y rurales, respectivamente para el ao 2012.
17
Del anlisis realizado se verific que:
Desde el ao 2006 hasta el 31 de octubre de 2012, las mximas autoridades no

gestionaron la realizacin de una adecuada actualizacin y depuracin del catastro
urbano y rural.
Se desconoce el estado y tenencia de los bienes inmuebles existentes en el cantn

y las fichas catastrales, mantienen informacin incompleta de datos relacionados a
informacin legal en general, nmero catastral, nombres y apellidos completos,
ubicacin exacta del predio e identificacin del propietario.
No se cuenta con informacin actualizada relacionada con datos de: construcciones

nuevas, ampliaciones, incorporacin de lotes de terreno, reas urbanizadas,
subdivisin de predios, conjuntos habitacionales declarados en propiedad horizontal
(vertical u horizontal), as como la gestin catastral en barrios de inters social que
estn en proceso de legalizacin.
Lo expuesto se debe a que el Alcalde y personal directivo no consideraron prioritario,

mantener un ptimo control en el proceso de actualizacin y levantamiento de
informacin catastral de los predios urbanos y rurales existentes en el cantn, por la
falta de seguimiento y de inspecciones fsicas peridicas.
Ocasionando que por la inconsistencia de informacin que se dispone respecto a la

descripcin fsica, situacin jurdica y la valoracin de los inmuebles; el Municipio deje
de percibir ingresos y los valores cancelados no correspondan a la realidad actual.
Auditora en oficio 038-ECI-AI-GADCPVM-2012, de 31 de mayo de 2012, solicit al

Director de Planificacin, informacin relacionada con el Sistema de Catastros, quien
con oficio OFI-86-DPYT-12 de 17 de agosto de 2012, en su parte pertinente seal:
En el ao 2006 se realiz la consultora para el estudio del catastro

cantonal. En el ao 2009 el Concejo Municipal aprob la Ordenanza de
actualizacin catastral para el bienio 2010-2011, de acuerdo a lo que dispone la
Ley de Rgimen Municipal Vigente a esa fecha; actualizacin que aprob el
Concejo con un incremento mnimo en el avalo de los predios...
Lo sealado por el servidor ratifica lo comentado por Auditora Interna.
18
El Cdigo Orgnico de Organizacin Territorial, Autonoma y Descentralizacin
dispone:
Art. 324.- Promulgacin y publicacin.- El ejecutivo del gobierno autnomo

descentralizado, publicar todas las normas aprobadas en su gaceta oficial y
en el dominio web de la institucin; si se tratase de normas de carcter
tributario, adems, las promulgar y remitir para su publicacin en el Registro
Oficial.- Art. 496.- Actualizacin del avalo y de los catastros.- Las
municipalidades y distritos metropolitanos realizarn, en forma obligatoria,
actualizaciones generales de catastros y de la valoracin de la propiedad
urbana y rural cada bienio.- Art. 497.- Actualizacin de los impuestos.- Una vez
realizada la actualizacin de los avalos, ser revisado el monto de los
impuestos prediales urbano y rural que regirn para el bienio; la revisin la har
el concejo, observando los principios bsicos de igualdad, proporcionalidad,
progresividad y generalidad que sustentan el sistema tributario nacional.
La Norma de Control Interno 403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresos,

establece:

Conclusin
La falta de seguimiento, de inspecciones peridicas y de anlisis por parte de las

mximas autoridades y personal directivo ocasion que la informacin catastral se
encuentre desactualizada y el Municipio deje de percibir ingresos y los valores
cancelados no correspondan a la realidad actual.
Recomendaciones
Al Alcalde
20. Dispondr al Director de Avalos y Castros realizar la actualizacin general del

catastro y de la valoracin de la propiedad urbana y rural a fin de determinar con
precisin la cantidad de predios existentes as como actualizar los datos
personales de los contribuyentes.
19
21. Dispondr al Procurador Sndico preparar un proyecto de ordenanza de
actualizacin catastral para el nuevo bienio poner a consideracin del Concejo
Municipal.
A los Miembros del Concejo
22. A base de la actualizacin catastral y del proyecto de ordenanza presentada por el

Alcalde, revisarn y de ser pertinente actualizarn los montos a ser cobrados por
concepto de impuestos prediales.
Inadecuada gestin para recaudacin de ingresos municipales

Director Financiero, informacin de cartera vencida, quien mediante oficio OFI-136-DF-
12 de 30 de Septiembre de 2012, proporcion a la unidad de auditora interna el
listado de cartera vencida con corte al 27 de septiembre de 2012, como se resume en
el siguiente cuadro:
USD
Ttulos Valor a
TITULOS Emitidos Recuperar
1 Alcabalas 9 1 426,06
2 Basura 665 10 665,90
3 Directos 4 811 30 150,46
4 Mercado 309 36 993,36
5 Plusvala 6 1 315,56
6 Patentes 727 27 678,51
7 Predial Urbano Hasta 2011 920 7 082,83
8 Predial Urbano Hasta 2011 2 863 30 030,49
9 Predial Rural Hasta 2012 1 286 24 917,19
10 Predial Rural Hasta 2012 770 7 323,32
11 Glosas -0- 29 161,26
Total 12 366 206 744,94
Del anlisis se evidenci que:
De los Ttulos Directos, 4616 ttulos son para el cobro de basura comercial y
domstica equivalente al 96 % y la diferencia corresponde a ocupacin de va
pblica, inscripciones, levantamiento topogrfico, inspecciones, entre otras,
20
estos conceptos de cobro no se encuentran desglosados en el sistema y su
control se lo lleva bajo la denominacin general de Ttulos Directos.
No actualizaron y emitieron los ttulos de crdito para el cobro de la tasa para la

recoleccin de basura en el ao 2012, de acuerdo a los valores establecidos en
el estudio tcnico y lo dispuesto en la Ordenanza.
Se mantienen registros en hojas electrnicas de contribuyentes por concepto

de recoleccin de basura comercial y domstica por el perodo 2007 hasta el
mes de agosto de 2009, y por pensiones escolares desde abril del 2007 hasta
enero 2009, sobre los cuales no se emitieron los correspondientes ttulos de
crdito para su gestin de cobro.
Los datos de informacin general de los ttulos de crdito estn

desactualizados como son: nombres y apellidos o razn social, nmero de
registro (cdula de ciudadana o Registro nico de Contribuyentes) y direccin
que permitan identificar al deudor tributario.
En febrero del 2012, Tesorera emiti 95 notificaciones correspondientes a 608

ttulos de crdito, por un monto a recuperar de 24 150,01 USD, para el inicio
del proceso coactivo de impuestos prediales urbano y rural prximos a
prescribir.
En los aos 2008, 2009, 2010 y 2011, no se realizaron anlisis detallados

sobre la antigedad de saldos de las cuentas pendiente de cobro y ni se
registr la provisin de cuentas de dudosa recuperacin de acuerdo a la
normativa vigente y su caducidad. Mediante oficio OFI-136-DF-12 de 30 de
Septiembre de 2012, la Direccin Financiera en su parte pertinente indic:
No se ha realizado la provisin de cuentas incobrables
Las situaciones descritas se originaron por el inadecuado registro y control contable, a

informacin desactualizada de los contribuyentes, falta del anlisis peridico de la
antigedad de cartera vencida y el respectivo clculo de la provisin de cuentas
incobrables y por la descoordinacin de actividades entre la Direccin Financiera,
Tesorera y Contabilidad, no permitieron mantener una eficiente recaudacin de los
derechos de cobro sobre los valores facturados por los servicios prestados por la
municipalidad.
21
El Cdigo Tributario en la Seccin 5a. de la Prescripcin de la Accin de Cobro
dispone:
Art. 55.- Plazo de prescripcin de la accin de cobro.- La obligacin y la

accin de cobro de los crditos tributarios y sus intereses, as como de multas
por incumplimiento de los deberes formales, prescribir en el plazo de cinco
aos, contados desde la fecha en que fueron exigibles; y, en siete aos, desde
aquella en que debi presentarse la correspondiente declaracin, si sta
resultare incompleta o si no se la hubiere presentado.
Art. 151.- Notificacin.- Salvo lo que dispongan leyes orgnicas y especiales,
emitido un ttulo de crdito, se notificar al deudor concedindole ocho das
para el pago. Dentro de este plazo el deudor podr presentar reclamacin
formulando observaciones, exclusivamente respecto del ttulo o del derecho
para su emisin; el reclamo suspender, hasta su resolucin, la iniciacin de la
coactiva

dispone:
Art. 350.- Coactiva.- Para el cobro de los crditos de cualquier naturaleza

que existieran a favor de los gobiernos: regional, provincial, distrital y cantonal,
stos y sus empresas, ejercern la potestad coactiva por medio de los
respectivos tesoreros o funcionarios recaudadores de conformidad con las
normas de esta seccin.
Art. 512.- Pago del Impuesto.- El impuesto deber pagarse en el curso del
respectivo ao, sin necesidad de que la tesorera notifique esta obligacin. Los
pagos podrn efectuarse desde el primero de enero de cada ao, an cuando
no se hubiere emitido el catastro
Las Normas Tcnicas de Contabilidad Gubernamental establecen:
3.2.12.3 Provisiones.- De la cartera de Inversiones Financieras no

Recuperables, al trmino de cada ejercicio y previo anlisis y expectativas
reales de cobro, se crear una provisin equivalente al 10% de los saldos
pendientes de dudosa recuperacin; en casos especiales como los de origen
tributario, la provisin a calcularse ser en el porcentaje proporcional que
corresponda a su vigencia, segn lo establecido en el Cdigo Tributario y la
Ley

22
Conclusin
El inadecuado registro y control contable, informacin desactualizada de los

contribuyentes, la falta del anlisis peridico de la cartera vencida y la descoordinacin
de actividades entre la Direccin Financiera, Tesorera y Contabilidad, no permiten
mantener una eficiente recaudacin de los derechos de cobro.
Recomendaciones
Al Alcalde
23. Dispondr al Director de Planificacin y a los Jefes de Rentas y Avalos y

Catastros, actualicen los catastros con la finalidad de que los ttulos de crdito
contengan la informacin respectiva y stos sean documentos vlidos para
proceder a gestionar su cobro.
Al Director Financiero
24. Dispondr al Jefe de Rentas emitir de los ttulos de crdito para el cobro de los
valores por la actualizacin de la tasa de recoleccin de basura por el ao 2012.
25. Dispondr al Jefe de Rentas la emisin de ttulos de crdito por los conceptos de
basura comercial y domstica, correspondiente desde el ao 2007 hasta el mes
de agosto de 2009; y por pensiones escolares desde abril del 2007 hasta enero
2009.
26. Coordinar con el Jefe de Sistema se generar bases de datos por cada concepto
para el cobro por los servicios que presta la entidad a la ciudadana.
A la Tesorera
27. Proceder a iniciar las acciones de cobro de los ttulos de crdito mediante la
accin coactiva previo un anlisis de caducidad de ttulos de crdito
23
A la Contadora
28. Proceder al registro contable de los contribuyentes que por concepto de

recoleccin de basura comercial y domstica y pensiones escolares adeudan
valores desde el ao 2007 y hasta el 2009, que se mantienen en registros
extracontables (hoja Electrnica).
29. Previo un anlisis de caducidad de ttulos de crdito proceder a registrar las

provisiones de las cuentas de dudosa recuperacin con la finalidad de mantener
informacin actualizada de la cartera vencida y susceptible de cobro.
Deficiente gestin en la determinacin de tasas por servicios tcnicos y

administrativos
El Concejo Municipal emiti la Ordenanza que Reglamenta la Determinacin,

Administracin y Recaudacin de Tasas por Servicios Tcnicos y Administrativos, la
cual fue publicada en Registro Oficial 290 de 5 de octubre de 1993.
En las sesiones Ordinarias de Concejo realizadas los das 26 y 31 de agosto de 1995,

y, 27 de abril y 9 de julio de 2005, en segundo y definitivo debate se conoci, se
discuti y aprob la primera y segunda Reforma a la Ordenanza que Reglamenta la
Determinacin, Administracin y Recaudacin de Tasas por Servicios Tcnicos y
Administrativos.
La entidad como parte de sus actividades operativas y administrativas gestionan

trmites de diferente ndole por requerimiento de los contribuyentes los cuales se los
realiza inicialmente a travs de la venta de 17 especies valoradas denominadas
solicitudes y certificados, las cuales son procesadas a travs del sistema automatizado
ZETA y cuyos costos unitarios varan as:
Valor
Tipo de Solicitud- Certificado
USD.
1 Solicitud General 0,50
2 2,92
Solicitud de Patente Municipal
3 Solicitud para Avalos y Catastros 0,50
24
4 Solicitud de Permisos de Trabajos Varios 2,92
5 Solicitud de Permisos de Construccin 2,92
6 Certificado de Lnea de Fbrica 2,92
7 Certificado de aprobacin de Fraccionamiento 2,92
8 Para la Aprobacin de Planos Arquitectnicos 2,92
9 Para la Aprobacin de Ante proyecto 2,92
10 Solicitud de Inspecciones 2,92
11 Aviso de Alcabala 2,92
Formulario de declaracin del impuesto a la

12 2,92
utilidad en la compra de predios
Formulario para declaracin de impuesto del 1.5 x

13 0,50
1000 sobre los activos totales
14 Certificado de bienes muebles 2,92
15 Certificados catastrales 2,92
16 Solicitud de Cierre de patentes 2,92
17 Solicitud de facilidades de pago 0,50
Del anlisis a la Ordenanza se verific que:
La entidad no dispone del cuerpo completo de la ordenanza, nicamente se

proporcion la reforma a los artculos modificatorios.
El clculo para la fijacin del servicio se lo realiza en forma manual.
La Direccin Financiera por iniciativa propia gener solicitudes que no constan
en la Ordenanza vigente, que son creadas y utilizadas de acuerdo al
requerimiento interno.
Situacin que se origina debido a que los miembros del Concejo Municipal, Alcalde y
Director Financiero no realizaron un anlisis detallado y actualizado de las tarifas de
conformidad a las leyes y normativa vigente y a la ausencia de reglamentacin y
controles internos ptimos al proceso de determinacin de ingresos por tasas tarifas y
contribuciones, lo que ocasion que el departamento de rentas emita ttulos de crdito
en aplicacin a la mencionada Ordenanza de acuerdo a su criterio personal sin un
25
anlisis minucioso de las situaciones particulares de cada caso, cobrando en exceso y
por debajo de los valores previstos a los contribuyentes.

Director Financiero, la base legal para el cobro de tasas por servicios administrativos,
quien con oficio OFI-86-DPYT-12 de 17 de agosto de 2012, en su parte pertinente
seal:
Para el cobro de servicios tcnicos y administrativos, nos respaldamos en la

2da reforma a la ORDENANZA QUE REGLAMENTA LA DETERMINACION
ADMINISTRACION Y RECAUDACION DE TASAS POR SERVICIOS
TECNICOS Y ADMINISTRATIVOS la misma que ha sido posible localizarla de
cuerpo completo si no nicamente los artculos modificados que respaldan el
respectivo cobro

dispone:
Art. 324.- Promulgacin y publicacin.- El ejecutivo del gobierno autnomo
descentralizado, publicar todas las normas aprobadas en su gaceta oficial y
en el dominio web de la institucin; si se tratase de normas de carcter
tributario, adems, las promulgar y remitir para su publicacin en el Registro
Oficial
Las Normas de Control Interno establecen:
La mxima autoridad y el servidor encargado de la administracin de los

recursos establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del
presupuesto de las entidades y organismos del sector pblico, sern los
responsables de la determinacin y recaudacin de los ingresos, en
concordancia con el ordenamiento jurdico vigente
403-03 Especies valoradas
Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas

constarn obligatoriamente en los presupuestos institucionales y se
depositarn en la cuenta rotativa de ingresos en los bancos corresponsales. La
unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administracin
pblica que manejen especies valoradas, llevarn registros sobre la emisin,
venta y baja de estos documentos y su existencia ser controlada mediante
cuentas de orden. El Instituto Geogrfico Militar es el nico organismo
26
autorizado para elaborar las especies valoradas para todo el sector pblico del
Ecuador...
Conclusin
La falta de anlisis pormenorizados, la ausencia de reglamentacin y controles

internos y de la actualizacin de las tarifas para la determinacin y recaudacin de
tasas, ocasionaron que el departamento de rentas emita ttulos de crdito sin apego a
la ordenanza, cobrando a los usuarios en exceso o por debajo de los valores previstos.
Recomendaciones
A los Miembros del Concejo y Alcalde
30. Analizarn y actualizarn la reforma a la Ordenanza que Reglamenta la

Determinacin, Administracin y Recaudacin de Tasas por Servicios Tcnicos y
Administrativos previo a un anlisis del costo-beneficio, considerando las leyes y
normativa vigente y los servicios otorgados a la ciudadana.
Al Alcalde
31. Una vez aprobada la Ordenanza ordenar su publicacin en la gaceta oficial de la

entidad y en Registro Oficial.
32. Coordinar con el Jefe de Sistemas la automatizacin del proceso de cobro por
tasas y servicios administrativos.
33. Coordinar con el Jefe de Sistemas la realizacin de los cambios pertinentes en el

sistema ZETA con la finalidad que el costo del servicio e impresin del documento
por servicios administrativos, sea cargado en el ttulo de crdito que el
contribuyente deber cancelar por el trmite solicitado.
34. Establecer controles internos que permitan la verificacin a los procesos

gestionados por el Jefe de Rentas.
27
Al Jefe de Rentas
35. Previo a la determinacin de las tasas por servicios administrativos, realizar el

clculo respectivo de conformidad a la Ordenanza.
A la Tesorera
36. Elaborar reportes de recaudacin, sealando la secuencia numrica de las

especies valoradas y los documentos de servicios generales emitidos y lo
remitir al Director Financiero para su control y seguimiento.
Mdulo de Conciliaciones bancarias inhabilitado
El sistema automatizado de contabilidad SIG-AME, incluye el mdulo de conciliacin

bancaria, mismo que no se lo utiliza debido a que la Asociacin de Municipalidades del
Ecuador proveedor del sistema no lo habilit, pese a los continuos requerimientos
realizados por la Contadora y Director Financiero, que no fueron evidenciados por
Auditora Interna, pedido que no fue atendido favorablemente.
El control y manejo de las cuentas bancarias lo efectan la Tesorera y la conciliacin

bancaria la realiza un funcionario del departamento de contabilidad encargado del
registro contable de los ingresos.
Lo expuesto, se gener debido a la inadecuada segregacin de funciones y a la falta

de gestin con la finalidad de que las conciliaciones bancarias se efecten soportadas
en sistemas computarizados y en tiempo real, incorporando controles sobre la carga y
validacin de la informacin y para el registro de las operaciones permita ajustar las
diferencias.
Auditora en oficio 038-ECI-AI-GADCPVM-2012, de 31 de mayo de 2012, solicit a la

Direccin Financiera, informacin relacionada al uso del mdulo de conciliacin
bancaria del sistema contable, quien con oficio OFI-86-DPYT-12 de 17 de agosto de
2012, en su parte pertinente seal:
Adjunto en medio magntico las conciliaciones bancarias realizadas de

enero a mayo 2012, las cuales se realizan por el momento de manera mensual
en hojas electrnicas, esta actividad est a cargo de la Sra Auxiliar
Contable...
28
A respecto, la Norma de Control Interno 403-07 Conciliaciones bancarias, en su parte

pertinente seala:
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste ser

efectuado por uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la
recepcin, depsito o transferencia de fondos y/o registro contable de las
operaciones relacionadas Cuando las conciliaciones se efecten soportadas
en sistemas computarizados y en tiempo real, la entidad debe velar para que
las aplicaciones incorporen los controles de carga y validacin de la
informacin
Conclusin
La inadecuada segregacin de funciones y la falta de gestin para la habilitacin del

modulo de conciliaciones bancarias en el sistema contable, ocasion que este proceso
no se realice de manera automtica y en tiempo real.
Recomendaciones
37. Solicitar a la Asociacin de Municipalidades del Ecuador proveedor del sistema

habilite el mdulo de conciliaciones Bancarias a fin de que este procedimiento de
control se lo realice de manera automtica.
38. Para la realizacin del procedimiento de conciliacin bancaria, designar a un

funcionario independiente del registro, control y manejo de recursos econmicos.
La Direccin Financiera no elabor la Programacin de Caja
La municipalidad por efecto de las transferencias del gobierno central y recaudaciones

de los pagos del impuesto predial, tasas, y otras contribuciones por parte de los
contribuyentes, percibi ingresos y realiz gastos efectivos en los aos 2008, 2009,
2010 y 2011, respectivamente:
29
AO INGRESOS USD GASTOS USD
2008 2 222 327,64 2 538 498,03
2009 2 320 711,73 2 597 377,12

2010 2 711 118,28 2 528 901,95
2011 3 774 323,79 3 243 837,00
2012* 3 033 177,11 2 201 481,12
*Al 31 de octubre de 2012
No se realizaron las respectivas programaciones de caja, con el objeto de optimizar el

uso de estos recursos vinculndolos con los Planes Operativos Anuales y Estratgicos
Institucionales, debido a que el Director Financiero y la mxima autoridad no la han
considerado como una herramienta de la programacin financiera, para la toma de
decisiones a travs del Flujo de Caja, ocasionando que los pagos a los beneficiarios
de acuerdo al vencimiento de las obligaciones se acumulen transacciones y stas no
sean canceladas en las fechas convenidas, y la municipalidad carezca de credibilidad
frente a los proveedores.
Auditora en oficio 038-ECI-AI-GADCPVM-2012, de 31 de mayo de 2012, solicit

Director Financiero, las programaciones de caja de los aos 2011 y 2012, quien con
oficio OFI-73-DF-12 de 22 de junio de 2012, en su parte pertinente seal:
La direccin Financiera no realiza la programacin de caja
Lo sealado por el servidor ratifica lo comentado por auditora.
Al respecto las Normas de Control Interno en su parte pertinente sealan:
403-08 Control previo al pago
b) Los pagos que se efecten estarn dentro de los lmites de la

programacin de caja autorizada
403-09 Pagos a beneficiarios
El Sistema de Tesorera, prev el pago oportuno de las obligaciones de las

entidades y organismos del sector pblico y utiliza los recursos de acuerdo con
los planes institucionales y los respectivos presupuestos aprobados
30
403-10 Cumplimiento de obligaciones
Las obligaciones contradas por una entidad sern autorizadas, de

conformidad a las polticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un
adecuado control de las mismas, se establecer un ndice de vencimientos que
permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y
multas. Las obligaciones sern canceladas en la fecha convenida en el
compromiso, aspecto que ser controlado mediante conciliaciones, registros
detallados y adecuados que permitan su clasificacin, sean stas a corto o
largo plazo. Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o
multas por mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, ser
de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan
ocasionado, por accin u omisin...
403-11 Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera
Las entidades y organismos del sector pblico, para la correcta utilizacin de

los recursos financieros, elaborarn la Programacin de Caja, en la que se
establecer la previsin calendarizada de las disponibilidades efectivas de
fondos y su adecuada utilizacin, permitiendo compatibilizar la ejecucin
presupuestaria anual en funcin de las disponibilidades.-Cada entidad
elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos. Este
flujo de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes
estratgicos institucionales
Conclusin
Las mximas autoridades al no considerar como una herramienta financiera para la

toma de decisiones a la Programacin de Caja e ndice de Vencimientos, ocasion
que los ingresos disponibles y los gastos efectuados se los realice sin la debida
planificacin acorde a sus Planes Operativos y Estratgicos, con desfase en las fechas
convenidas, y la municipalidad carezca de credibilidad frente a los proveedores.
Recomendaciones
39. Coordinar con la Contadora a fin de obtener informacin actualizada de los

ingresos disponibles y gastos planificados y preparar la Programacin de Caja
en forma peridica, que pondr en conocimiento de la mxima autoridad para la
toma de decisiones.
31
A la Contadora
40. Elaborar el ndice de Vencimiento de Obligaciones y cancelar las deudas

pendientes que mantiene la municipalidad en orden cronolgico y secuencial, y
pondr en conocimiento del Director Financiero mensualmente las obligaciones
pendientes de pago para la toma de decisiones.
Inapropiada administracin y control de los bienes
La Direccin Administrativa para la administracin y control de los bienes de larga

duracin y existencias, lo realiza basndose en el Reglamento General Sustitutivo de
Bienes del Sector Pblico y el Reglamento Interno de Bienes del Gobierno Autnomo
Descentralizado Municipal del Cantn Pedro Vicente Maldonado aprobado mediante
Resolucin Ejecutiva 25-A-2012 del 22 de junio de 2012.
Los bienes de larga duracin y existencias adquiridos durante cada ejercicio fiscal
son almacenados en la bodega ubicada provisionalmente en las dependencias del
coliseo municipal, en donde el espacio fsico es limitado y no permite una
adecuada distribucin y clasificacin.
La Directora Administrativa no defini procedimientos para el almacenamiento,

operacin, clasificacin, distribucin, organizacin, limpieza y control de las
bodegas, con la finalidad de proteger al personal con los equipos, materiales y
herramientas necesarias ya que estas actividades el personal lo realiza en base a
su experiencia y no a la aplicacin de la normativa general e interna institucional.
El servicio de guardiana que presta proteccin y seguridad en la municipalidad

no cubre el rea del coliseo y las medidas de proteccin son rudimentarias.
La recepcin de los bienes las realiza el Guardalmacn verificando que los bienes
detallados en las facturas correspondan a los requeridos; cuando existen
novedades respecto a las especificaciones, calidad y cantidades no procede a la
recepcin de los tems bajo estas condiciones, no realiza el ingreso a bodega
hasta que el proveedor cumpla con los requerimientos de la factura, sobre este
procedimiento no comunica a la Directora Administrativa para la toma de
decisiones.
32
La direccin administrativa y el guardalmacn no mantienen documentacin que
respalde la garanta tcnica de bienes adquiridos.
La entidad no program y ni realiz un oportuno mantenimiento de los activos

fijos, tampoco se adoptaron medidas administrativas preventivas y concurrentes,
para garantizar el funcionamiento normal y prolongar su vida til; adems no
cuenta con registros que permitan identificar los diferentes mantenimientos
realizados a cada activo fijo.
El Guardalmacn nicamente mantiene registro de la entrega- recepcin de los

bienes considerados como de uso corriente; no realiza la constatacin fsica
anual, tampoco se mantiene un control adecuado de los cambios de custodios.
El Guardalmacn mediante memorando MEM-13-BG-12 DE 24 de mayo de 2012,

puso en consideracin de la Direccin Administrativa un listado de 45 bienes
considerados activos fijos que se encuentran en mal estado, obsoletos y fuera de
uso, solicitando se realice el respectivo procedimiento para su baja, adems en
forma posterior auditora verific la existencia de otros bienes en estas
condiciones y hasta el 31 de octubre de 2012 an permanecen almacenados en
las instalaciones de la municipalidad y bajo la custodia del Guardalmacn sin que
se haya iniciado el trmite pertinente para su baja.
En los aos 2009, 2010, 2011 y hasta el 30 de septiembre de 2012, se realizaron

tramites de baja nicamente de bienes de larga duracin por parte de la Direccin
Financiera y Administrativa, no existen registros y documentos que evidencien la
baja de existencias o bienes considerados como de uso corriente.
Segn el catastro del 2012 se registran 263 predios urbanos de uso pblico en un
rea total de 1 057 813,34 metros cuadrados, sobre los cuales no se mantiene un
registro que permita su identificacin.
Lo comentado se debe a que los procesos para la administracin de bienes no fueron

identificados y definidos, no se desarroll un sistema apropiado que facilite su control y
registro, y la falta de conocimiento y sociabilizacin de las disposiciones
reglamentarias y normativas a las servidores(as), ocasionan que la planeacin,
programacin, administracin, operacin, control, recepcin y salida de los activos fijos
33
institucionales y existencias hayan sido aplicados parcialmente y bajo criterios
personales por parte del Guardalmacn y los custodios.
Auditora aplic el cuestionario de evaluacin de control interno a la Directora

Administrativa, las afirmaciones fueron:
NORMA PREGUNTA VALOR

Cuenta la entidad con instalaciones seguras, ubicadas
406-04-2 adecuadamente, y con espacio fsico necesario para el CONFIABLE
funcionamiento de los almacenes o bodegas?
Los Directivos establecieron un sistema apropiado para la

406-04-3 conservacin, seguridad, manejo y control de los bienes CONFIABLE
almacenados en la bodega de la institucin?
Se ha establecido un sistema adecuado para el control
contable tanto de las existencias como de los bienes de larga
406-05-1 MUY CONFIABLE
duracin, mediante registros detallados con valores que
permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes?
Se verifica que los bienes de la entidad se encentren en
406-07-3 condiciones adecuadas y no se encuentren en riesgo de CONFIABLE
deterioro?
Se dieron de baja los bienes que por diversas causas han
406-11-1 MUY CONFIABLE
perdido utilidad para la entidad?
Se disea y ejecuta programas de mantenimiento correctivo
406-13-10 CONFIABLE
de los bienes de larga duracin?
Se disea y ejecuta programas de mantenimiento preventivo
406-13-9 CONFIABLE
de los bienes de larga duracin?
Lo contestado por la servidora ratifica lo comentado por auditora
406-01 Unidad de Administracin de bienes:
La mxima autoridad a travs de la unidad de administracin de bienes,

instrumentar los procesos a seguir en la planificacin, provisin, custodia,
utilizacin, traspaso, prstamo, enajenacin, baja, conservacin y
mantenimiento, medidas de proteccin y seguridad, as como el control de los
diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u
organismo del sector pblico y de implantar un adecuado sistema de control
interno para su correcta administracin
406-04 Almacenamiento y distribucin, en su parte pertinente:
Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o

bodegas, estarn adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones
seguras y tendrn el espacio fsico necesario. El guardalmacn o bodeguero
34
tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con los
bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y
especificaciones tcnicas solicitadas por las dependencias de la institucin, as
como de los bienes que egresan. Si en la recepcin se encontraren novedades,
no se recibirn los bienes y se comunicar inmediatamente a la mxima
autoridad o al servidor delegado para el efecto; dichos bienes no sern
recibidos hasta que cumplan con los requerimientos institucionales. Los
directivos establecern un sistema apropiado para la conservacin, seguridad,
manejo y control de los bienes almacenados
406-05 Sistema de registro
Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las

existencias como de los bienes de larga duracin, mediante registros
detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de
los bienes, a fin de que la informacin se encuentre actualizada y de
conformidad con la normativa contable vigente
406-07 Custodia
Corresponde a la administracin de cada entidad pblica, implementar su

propia reglamentacin relativa a la custodia fsica y seguridad, con el objeto de
salvaguardar los bienes del Estado
406-08 Uso de los bienes de larga duracin, en su parte pertinente:
es responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos

relativos a su uso, custodia y verificacin, de manera que estos sean utilizados
correctamente. El dao, prdida o destruccin del bien por negligencia
comprobada o mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, ser de
responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo. Los cambios que se
produzcan y que alteren la ubicacin y naturaleza de los bienes, sern
reportados a la direccin correspondiente, por el personal responsable del uso
y custodia de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso
requiera
406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin
Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga

duracin por lo menos una vez al ao
406-11 Baja de bienes por obsolescencia, prdida, robo o hurto
Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la
entidad o hayan sido motivo de prdida, robo o hurto, sern dados de
baja de manera oportuna
35
406-13 Mantenimiento de bienes de larga duracin, manifiesta:
El rea administrativa de cada entidad, elaborar los procedimientos

que permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de
larga duracin. La entidad velar en forma constante por el mantenimiento
preventivo y correctivo de los bienes de larga duracin, a fin de conservar su
estado ptimo de funcionamiento y prolongar su vida til. Disear y ejecutar
programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar la
gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin establecer los
controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales
programas, as como que se cumplan sus objetivos
Conclusin
Lo no identificacin y definicin de los procesos para la administracin de los bienes y

el desarrollado de un sistema apropiado para su control y registro por parte de la
Directora Administrativa, ocasionan que la planeacin, programacin, administracin,
operacin, control, recepcin y salida de los activos fijos institucionales y existencias
hayan sido aplicados parcialmente y bajo criterios personales.
Recomendaciones
A la Directora Administrativa
41. Actualizar el Reglamento Interno de Bienes y definir los procesos y

procedimientos con la finalidad de desarrollar un sistema que permitan una
adecuada administracin de los procesos de planificacin, programacin
administracin, operacin, recepcin, clasificacin, distribucin, organizacin,
registro y control de los bienes institucionales.
42. Coordinar con el Director de Talento Humano la difusin de la normativa

interna relacionada con la administracin de bienes a la totalidad de servidoras y
servidores.
43. Gestionar la ubicacin adecuada de la bodega municipal la cual contarn con

instalaciones seguras y el espacio fsico necesario que permita una adecuada
distribucin, clasificacin, conservacin de los bienes y mantenga las medidas
de seguridad que garantice el control e integridad de los mismos.
44. Dispondr al Guardalmacn mantener la documentacin actualizada que permita

respaldar la garanta tcnica de bienes adquiridos.
36
45. Pondr en conocimiento del Alcalde para su debida aprobacin el Plan de
mantenimiento preventivo y correctivo para los bienes institucionales.
46. Gestionar de acuerdo a la normativa vigente el trmite de baja de los bienes

que se encuentran en desuso y en mal estado
A la Contadora
47. Previo un anlisis proceder a registrar contablemente la totalidad de los Bienes

Afectados al Servicio Pblico y actualizar anualmente dichos registros.
48. Mantendr un registro a detalle de los Bienes de Uso Pblico que permita
identificarlos y los actualizar anualmente.
Al Guardalmacn
49. En el proceso de constataciones fsicas anuales incluir a las existencias de los

bienes considerados como de uso corriente (materiales e insumos).
50. Mantendr un control y registro adecuado de los bienes considerados o de uso

corriente que permita la oportuna identificacin, ubicacin y custodios.
51. Sustentar mediante actas su conformidad con los bienes que ingresan y las
novedades presentadas sern puestas en conocimiento de la Directora
Administrativa.
Reglamento Interno de vehculos no es adecuado a las actividades

institucionales
El Alcalde, mediante Resolucin 24-A-201 2 de 21 de junio de 2012, emiti el

Reglamento de Utilizacin, Mantenimiento, Movilizacin, Control y Determinacin de
Responsabilidades, de los vehculos del Gobierno Autnomo Descentralizado
Municipal del Cantn Pedro Vicente Maldonado, de la verificacin sobre su aplicacin
y cumplimiento se comprob que:
El reglamento interno no se adecu a las actividades y particularidades de la

municipalidad y es copia del Reglamento General aplicado al Sector Pblico.
37
El control del mantenimiento vehicular lo registra el Jefe de Transportes en una
hoja electrnica de Excel, la misma que se encuentra desactualizada.
La Direccin Administrativa, no dispone de normativa interna relacionada con la

responsabilidad de los choferes y ayudantes sobre la custodia, conservacin,
mantenimiento y la correcta utilizacin de los vehculos livianos, pesados y equipo
caminero entregados para el desempeo de sus funciones.
No se establecen controles, que permitan verificar las actividades programadas e

imprevistas realizadas y cuantificar el costo - beneficio de las obras ejecutadas en
relacin a la utilizacin de la maquinaria pesada y equipo caminero.
No se deja constancia escrita de la autorizacin correspondiente a las actividades

imprevistas o de emergencia y la utilizacin de la maquinaria por parte de la
mxima autoridad.
La unidad de control y uso de vehculos, no mantiene un registro sobre la

movilizacin de los vehculos pesados y equipo caminero relacionado con la
fecha, hora de salida y retorno, nombre del chofer que conduce, kilometraje
recorrido y actividades cumplidas.
La informacin generada por la Direccin de Obras Pblicas respecto al uso del

Equipo Caminero y Maquinaria Pesada, no es puesta en conocimiento de la
mxima autoridad para la oportuna toma de decisiones.
Los formularios pre impresos y pre numerados, como son la:
Hoja de ingreso a la lavadora

Orden de transporte de maquinaria
Hoja de ingreso a mecnica
Hoja de ingreso a la vulcanizadora
Solicitud de vehculos en horas laborables
Son utilizados de manera irregular debido al desconocimiento de los usuarios

(choferes) sobre su correcta aplicabilidad.
38
Lo expuesto se genera, debido a que la normativa interna no se estableci de acuerdo
a las particularidades y necesidades reales de la institucin, lo que ocasion que no se
mantenga un control adecuado del parque automotor (vehculos y maquinaria) y que
los mantenimientos preventivos y correctivos no sean aplicados y gestionados
oportunamente y no se disponga de una fuente de informacin adecuada para la
oportuna toma de decisiones de los niveles directivos.
Auditora aplic el cuestionario de evaluacin de control interno a la Directora

Administrativa, las afirmaciones fueron:

La administracin estableci controles internos que garanticen
406-09-1 el buen uso de los vehculos oficiales (Reglamentacin CONFIABLE
Interna)?
Lo contestado por la servidora ratifica lo comentado por auditora
El artculo 7 Registros y estadstica del Reglamento de Utilizacin, Mantenimiento,

Movilizacin, Control y Determinacin de Responsabilidades, de los Vehculos del
Sector Pblico y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos
Pblicos emitido por la Contralora General del Estado, dispone:
La unidad encargada de la administracin de los vehculos, para fines de

control y mantenimiento, deber llevar los siguientes formularios de registro:
a).- Inventario de vehculos, accesorios y herramientas.
b).- Control de mantenimiento.
c).- Orden de movilizacin.
d).- Informe diario de movilizacin de cada vehculo.
e).- Parte de novedades y accidentes.
f).- Control de lubricantes, combustibles y repuestos.
g).- Orden de provisin de combustible y lubricantes.
h).- Registro de entrada y salida de vehculos.
i).- Libro de novedades
j).- Acta de entrega recepcin de vehculos
La Norma de Control Interno 406-09 Control de vehculos oficiales, en su parte

pertinente seala:
siendo necesario que se establezcan los controles internos que garanticen

el buen uso de tales unidades. Las personas que tienen a su cargo el manejo
de vehculos oficiales, tendrn la obligacin del cuidado y conservacin del
mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios destinados por las
propias entidades
39
Conclusin
El reglamento interno no adecuado a las actividades y particularidades de la

municipalidad, no permite mantener un control interno razonable de su parque
automotor, ocasionando que no se disponga de una fuente de informacin adecuada
para la toma de decisiones.
Recomendaciones
A la Directora Administrativa
52. Coordinar con el Procurador Sndico y el Director de Obras Pblicas la

modificacin del reglamento interno vigente, a fin de que ste sea ms especfico,
que permita una adecuada administracin y control de los vehculos y maquinaria
respecto a su uso, mantenimiento y custodia.
53. Disear un formulario a travs del cual se llevara el control (expediente) para
cada uno de los vehculos, el mismo que deber contener los siguientes
documentos: bitcora de mantenimiento, bitcora de recorrido, uso de
combustible, actividades realizadas, horas de entrada y salida, rendimiento de
combustible por kilmetro, consumo de lubricantes, gasto de mantenimiento,
reparacin y repuestos, condiciones fsicas y mecnicas, plizas de seguro,
matrcula, seguro obligatorio de accidentes de trnsito.
54. Elaborar reportes mensuales en base a la informacin del expediente de cada

vehculo y pondr en consideracin del Alcalde para la toma oportuna de medidas
correctivas si los casos ameritan.
55. Coordinar con el Jefe de Sistemas la elaboracin de un registro que permita el

control automatizado de los vehculos y maquinaria respecto a su uso,
mantenimiento y custodia.
40
Deficiente gestin administrativa del personal municipal
Del anlisis realizado al proceso de contratacin y gestin administrativa de la

Direccin de Talento Humano se verific que:
Los documentos que respaldan la informacin personal, formacin acadmica,

experiencia profesional y capacitacin recibida se encuentran sustentados en
copias simples, los cuales adems se encuentran incompletos evidencindose
que Direccin de Talento Humano no gestion una actualizacin oportuna de los
expedientes de cada servidor.
Existen contratos amparados en el Cdigo de Trabajo bajo las siguientes

denominaciones: prestacin de servicios personales a prueba, servicios
personales ocasionales, prestacin de servicios personales, plazo fijo y
nombramiento; mismos que no cumplen los requisitos legales de denominacin
pertinentes respecto a la ley vigente.
El distributivo de servidores y remuneracin unificada mensual los cargos bajo el

rgimen de la Ley del Servicio Pblico no se encuentran homologados conforme a
los grados y valores sealados en la escala de remuneraciones mensuales
unificada expedida mediante Resolucin MRL-2012-0021 del Ministerio de
Relaciones Laborales de 27 de enero de 2012.
Las denominaciones de puestos establecidos en el distributivo no coinciden con

los previstos en Orgnico Funcional vigente, como: asistente profesional,
abastecedor de vehculos, asistente de alcalda, tcnico de rentas, asistente de
camal municipal, tcnica de ambiente, asistente informtico, promotor comunitario,
especialista de vivienda, tcnico de turismo, barrendero, camalero.
Al 31 de agosto de 2012 la entidad dispone de 103 trabajadores y servidores, de

los cuales 4 personas fueron contratadas con discapacidad y realizan labores
permanentes, se analiz la documentacin correspondiente y se evidenci que 1
trabajador carece de la credencial del CONADIS y el trmite correspondiente que
avale su estado.
El Municipio y Ministerio de Inclusin Econmica y Social a travs del Instituto de

la Niez y la Familia INFA suscribieron proyectos de intervencin social de
41
desarrollo infantil integral, con las modalidades Creciendo con Nuestros Hijos
(CNH) y Centros Infantiles del Buen Vivir (CIBV); adems proyectos sociales de
proteccin especial como Erradicacin Progresiva de la Mendicidad y Erradicacin
de las desigualdades Sociales.
Para la ejecucin de dichos proyectos el Instituto de la Niez y la Familia INNFA

hasta el 30 de mayo de 2012, transfiri al Municipio 354 829,53 USD los cuales
fueron utilizados la compra de alimentos, suministros y materiales de aprendizaje
y el pago de remuneraciones a las promotoras.
Las servidoras y servidores en un numero de 28 que realizan la ejecucin de los

citados proyectos sociales fueron contratados por el Municipio mediante una carta
de adhesin, que no cumple los requisitos pertinentes respecto a la Ley Orgnica
del Servicio Pblico, adems este personal no se encuentra afiliado al IEES, lo
que podra ocasionar conflictos y demandas laborables futuras.
Lo comentado se debe a que la Direccin de Talento Humano no aplica la normativa

vigente, las directrices emitidas por parte de Ministerio de Relaciones Laborales y su
labor administrativa la realiza aisladamente sin la respectiva vinculacin y asesora
legal pertinente requerida; esto ocasiona que la entidad se vea afectada directamente
y se mantenga un clima laboral deteriorado, trato injusto a los empleados, mnima
motivacin, una baja productividad laboral y afectando los objetivos de la entidad.
Auditora aplic el cuestionario de evaluacin de control interno al Director de Talento

Humano y Asistente de Direccin de Talento Humano, las afirmaciones fueron:

407-02-2 La Unidad de Gestin del Talento Humano revisa y CONFIABLE
actualiza peridicamente el manual de clasificacin de
puestos?
407-03-5 El proceso de seleccin se lo realiza a travs de CONFIABLE
concurso de mritos y oposicin?
407-10-1 Existen expedientes individuales para cada servidor de CONFIABLE
la entidad?
407-10-3 Los expedientes del personal de la Entidad se CONFIABLE
encuentran debidamente clasificados y actualizados?
407-10-4 Los expedientes del personal contienen la CONFIABLE
documentacin general, laboral, informacin sobre el
ingreso, capacitacin, evaluaciones, ascensos,
promociones y retiro de cada uno de los servidores?
42
Lo contestado por los servidores ratifica lo comentado por auditora
407-10 Informacin actualizada del personal
La unidad de administracin de talento humano ser responsable del

control de los expedientes de las servidoras y servidores de la entidad, de
su clasificacin y actualizacin
El Cdigo de Trabajo dispone:
Art. 11.- Clasificacin.- El contrato de trabajo puede ser:

a) Expreso o tcito, y el primero, escrito o verbal;
b) A sueldo, a jornal, en participacin y mixto;
c) Por tiempo fijo, por tiempo indefinido, de temporada, eventual y ocasional;
d) A prueba;
e) Por obra cierta, por tarea y a destajo;
f) Por enganche;
g) Individual, de grupo o por equipo; y,
h) Por horas
Art. 42.- Obligaciones del empleador.-

33. El empleador pblico o privado, que cuente con un nmero mnimo de
veinticinco trabajadores, est obligado a contratar, al menos, a una persona
con discapacidad, en labores permanentes que se consideren apropiadas en
relacin con sus conocimientos, condicin fsica y aptitudes individuales,
observndose los principios de equidad de gnero y diversidad de
discapacidad, en el primer ao de vigencia de esta Ley, contado desde la fecha
de su publicacin en el Registro Oficial. En el segundo ao, la contratacin ser
del 1% del total de los trabajadores, en el tercer ao el 2%, en el cuarto ao el
3% hasta llegar al quinto ao en donde la contratacin ser del 4% del total de
los trabajadores, siendo ese el porcentaje fijo que se aplicar en los sucesivos
aos

ordenamiento jurdico vigente y las necesidades de la institucin,
formularn y revisarn peridicamente la clasificacin de puestos,
definiendo los requisitos para su desempeo y los niveles de
remuneracin.- El documento ser revisado y actualizado peridicamente
Ley de Seguridad Social dispone:
Art. 2.- Sujetos de Proteccin.- Son sujetos obligados a solicitar la

proteccin del Seguro General Obligatorio, en calidad de afiliados, todas las
personas que perciben ingresos por la ejecucin de una obra o la prestacin de
un servicio fsico o intelectual, con relacin laboral o sin ella
Ley Orgnica del Servicio Pblico dispone:
43
Art. 16.- Nombramiento y posesin.- Para desempear un puesto pblico se
requiere de nombramiento o contrato legalmente expedido por la respectiva
autoridad nominadora
Conclusin
La inobservancia de disposiciones legales, reglamentarias y normativas as como la

realizacin de labores de forma aislada sin la respectiva asesora legal pertinente,
ocasiona que la entidad contrate personal de manera irregular lo que podra generar
conflictos y demandas laborables futuras y se mantenga un clima laboral y cultura
organizacional deteriorada afectando el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Recomendacin
Al Alcalde
56. Dispondr al Procurador Sndico el anlisis pertinente respecto a la aplicacin de

la escala de remuneraciones mensuales unificada expedida mediante Acuerdo
Ministerial MRL-2012-0021 del Ministerio de Relaciones Laborales de 27 de
enero de 2012.
57. Gestionar la actualizacin de los expedientes del personal municipal, en la que

consten informacin relacionada con la formacin acadmica, experiencia
profesional y capacitacin, entre otra de todo los servidores de la municipalidad.
58. Coordinar con el Procurador Sndico para que los contratos amparados en el
cdigo de trabajo sean actualizados conforme a las leyes vigentes en los cuales
se identifique claramente el tipo de contrato.
59. Realizar un anlisis de cargos y funciones previo a la homologacin de puestos

conforme a los grados sealados en la escala de remuneraciones mensuales
unificada expedida por el Ministerio de Relaciones Laborales.
60. Pondr en consideracin de la mxima autoridad la reforma del Orgnico

Funcional con la finalidad que las denominaciones de los puestos coincidan con
el distributivo de personal.
44
61. Realizara el trmite correspondiente a fin de que el funcionario con discapacidad
obtenga su credencial que acredite su estado.
62. Proceder a elaborar los respectivos contratos conforme al ordenamiento vigente

para incorporar a 28 servidoras y servidores que realizan la ejecucin de
proyectos sociales.
Personal de contrato por servicios ocasionales en exceso
La municipalidad mantiene 29 servidores pblicos de carrera amparados bajo la Ley

Orgnica del Servicio Pblico, para el desarrollo de sus actividades que la entidad
dispone hasta el 31 de octubre de 2012, 9 servidores bajo la modalidad de contratos
de servicios ocasionales.
En los perodos de gestin 2009, 2010, 2011 y hasta el mes de octubre de 2012 no se
efectuaron concurso de mrito y oposicin para cubrir cargos administrativos.
El artculo 58 de los contratos de servicios ocasionales, de la Ley Orgnica del

Servicio Pblico, dispone:
La suscripcin de contratos de servicios ocasionales ser autorizada por la

autoridad nominadora, para satisfacer necesidades institucionales, previo el
informe de la unidad de administracin del talento humano, siempre que exista
la partida presupuestaria y disponibilidad de los recursos econmicos para este
fin
El artculo 143 de los contratos de servicios ocasionales, del Reglamento de la Ley

Orgnica del Servicio Pblico, dispone:
La autoridad nominadora, podr suscribir contratos para la prestacin de

servicios ocasionales, previo informe favorable de la UATH. El informe
justificar la necesidad de trabajo ocasional, certificar el cumplimiento de los
requisitos previstos en la LOSEP y este Reglamento General para el ingreso
ocasional al servicio pblico por parte de la persona a ser contratada; para el
efecto se contar con la certificacin de que existen los recursos econmicos
disponibles en la correspondiente partida presupuestaria y se observar que la
contratacin no implique aumento en la masa salarial aprobada; en caso de
que esta contratacin implique aumento de la masa salarial aprobada, deber
obtenerse en forma previa las respectivas autorizaciones favorables
Art. 52.- De las atribuciones y responsabilidades de las Unidades de Administracin

del Talento Humano, dispone:
45
h) Estructurar la planificacin anual del talento humano institucional, sobre la
base de las normas tcnicas emitidas por el Ministerio de Relaciones Laborales
en el mbito de su competencia
La Norma de Control Interno 407-01 Plan de talento humano seala:
Los planes de talento humano se sustentarn en el anlisis de la capacidad

operativa de las diferentes unidades administrativas, en el diagnstico del
personal existente y en las necesidades de operacin institucionales
En consideracin a lo dispuesto en las disposiciones legales, reglamentos y normativa,

el Municipio debi contratar a 6 personas bajo la modalidad de servicios ocasionales,
sin embargo se contrataron a 3 servidores adicionales, sin contar con la debida
autorizacin del Ministerio de Relaciones Laborales, esto se produce debido a que la
entidad no realiz un anlisis pormenorizado de los requerimientos reales de personal
en las diferentes direcciones y unidades administrativas, ocasionando que el Municipio
haya incrementado la masa salarial y sea sujeto de sanciones por parte de los
organismos de control.
Auditora en oficio 038-ECI-AI-GADCPVM-2012, de 31 de mayo de 2012, solicit

Director de Talento Humano, informacin respecto al proceso de contratacin del
personal, quien con oficio OFI-48-DTH-12 de 18 de septiembre de 2012, en su parte
pertinente seal:
La entidad contrat personal para cubrir puestos administrativos, debe

considerarse que de los 29 servidores pblicos que tienen nombramientos, 11
corresponden a profesores que nicamente se dedican a labores de
docencia
Lo sealado por el servidor ratifica lo comentado por auditora.
Conclusin
El no contar con la autorizacin del Ministerio de Relaciones Laborales y de un anlisis

de los requerimientos reales de personal por parte de la Direccin de Talento Humano,
ocasion que el Municipio realice contrataciones de personal sin una adecuada
planificacin y se exceda en el ingreso de personal bajo la modalidad de servicios
ocasionales.
46
Recomendacin
63. Previo a la contratacin de personal por servicios ocasionales que exceda al

20%, requerir la correspondiente autorizacin del Ministerio de Relaciones
Laborales.
Ineficiente gestin de obras civiles y de consultora
El Alcalde durante el ao 2011 y hasta el 12 de octubre de 2012 suscribi 51 contratos

de obras y de consultoras con varios contratistas por un monto de 1 362 805,74 USD
y 185 156,50 USD respectivamente.
De la revisin a los documentos de respaldo de los procesos de pre inversin e

inversin de los contratos se evidenci:
La entidad no dispone de estudios y anlisis preliminares necesarios tales como

antecedentes, necesidades a solventar, evaluaciones financieras y
socioeconmicas que permitan identificar la viabilidad, factibilidad y priorizacin
de la obra o servicio a realizar o requerir.
No se identifica, desarrolla y ejecuta en orden cronolgico cada una de las

etapas de un proyecto como son: el diagnstico, el perfil, el estudio de pre
factibilidad, factibilidad y diseos del proyecto.
En la etapa de Diagnstico no se procedi a evaluar la situacin actual,

necesidades a solventar, cantidad de pobladores a beneficiar, impacto en el
medio ambiente, posibles soluciones, cumplimiento de objetivos institucionales y
misionales de la entidad y del Plan Nacional de Buen Vivir.
En la etapa del Perfil del Proyecto no se precis los aspectos legales, beneficios
y costos.
En la etapa del Estudio de Prefactibilidad no se determin la demanda y la

oferta, actual y futura, del bien o servicio en el corto mediano y largo plazo con el
propsito de que los montos de inversin, los costos de operacin y los
47
beneficios que generara el proyecto durante su vida til puedan ser
recuperables.
En la etapa del Estudio de Factibilidad no se elabor el diseo del anteproyecto

en el cual se identifique claramente lo que se va a realizar, quin lo har, de que
manera se ejecutar y cundo lo realizarn.
Cada una de las 5 fases o etapas de cada proyecto carecen de una adecuada y
eficiente valoracin financiera y socio-econmica, que permita: tomar decisiones
respecto a la disponibilidad de recursos existentes, auto sustentabilidad de la
obra o servicio y estimacin del tiempo de recuperacin de inversin, costos
directos e indirectos de administracin y mantenimiento.
La Direccin de Obras Pblicas carece de un registro detallado que permita

identificar el estado, avance fsico, control de calidad, control financiero de la
obra, reprogramacin; informacin que permitira mantener a detalle cada una de
las fases de construccin o avance del proyecto, monto, recursos utilizados,
control de cumplimiento de clusulas contractuales (plazos, garantas,
especificaciones tcnicas, formas de pago, anticipos, reajuste de precios,
prrrogas de plazo, multas, contratos complementarios, entre otras), con el fin de
que las irregularidades o incumplimiento se comunique a las mximas
autoridades para adoptar medidas correctivas oportunamente.
No existe una planificacin y programacin que permita evaluar el

funcionamiento de las obras civiles ejecutadas que permita: un anlisis
comparativo de acuerdo con lo planeado y programado con relacin a lo
ejecutado, la verdadera utilidad y el servicio prestado e impacto en la comunidad.
No se realiz un seguimiento y evaluacin de obras y no se dispone de un plan

de mantenimiento preventivo y correctivo que permitan el funcionamiento ptimo
y los beneficios esperados durante su vida til.
Lo comentado se debe a que la Direccin de Obras Pblicas y la Direccin de

Planificacin y Territorialidad para el desarrollo de Proyectos, no establecieron
manuales de procedimientos e implementado controles previos y concurrentes que
regulen los procesos y subprocesos de las fases de Preinversin y de Inversin con la
respectiva vinculacin con otras direcciones, que permitan verificar que su ejecucin
48
se desarrolle en forma cronolgica y a detalle, dando cumplimiento a las disposiciones
establecidas en la constitucin, leyes, polticas, reglamentos y normas de
administracin pblica vigentes.
Situaciones que ocasionaron que en el transcurso de los aos 2011 y 2012:
El Municipio incumpla clausulas contractuales respecto a la forma de pago tanto

del anticipo como de planillas y plazos previstos los cuales se incumplieron.
La municipalidad para los 51 contratos de obras y de consultoras suscritos no

consider necesario los estudios y anlisis pertinentes que permitan evidenciar la
inversin en obras y su respectiva recuperacin mediante el cobro de Contribucin
Especial de Mejoras a los propietarios de los inmuebles beneficiados y se hayan
dejado de percibir recursos econmicos.
Por la entrega de informacin tarda relacionada con el contrato y pago de

planillas, la entrega de actas provisionales y definitivas, el departamento de
Tesorera no mantuvo un control oportuno de la renovacin y custodia de las
garantas de fiel cumplimiento del contrato y buen uso del anticipo.
Existen desfase de hasta 70 das en la entrega del anticipo por parte de la

municipalidad.
La entrega de anticipos se los realice en abonos parciales incumpliendo los

compromisos contractuales.
El Director de Obras Pblicas solicit la anulacin de 3 contratos por la falta de

entrega de los anticipos en el tiempo previsto.
Exista en promedio desfase de 194 y 111 das durante los aos 2011 y 2012
respectivamente, desde la entrega del anticipo hasta la recepcin provisional de la
obra.
En 11 expedientes de las obras contratadas durante el ao 2011, no cuentan con

el acta de entrega provisional y 33 no presentan actas de entrega definitiva, no
obstante de que las obras se encuentran finalizadas.
17 obras presentan en sus expedientes actas nicas de entrega recepcin.
49
Retraso y paralizacin de obras por falta de pago debido a la falta de una
adecuada programacin y gestin financiera.
Pago de reajuste de precios por actividades no justificadas y por retraso en las

liquidaciones de planillas.
Auditora Interna con oficio 038 ECI-AI-GADCPVM-2012 de 31 de mayo de 2012,

solicit al Director de Planificacin, proporcionen informacin respecto a las fases de
preinversin e inversin de obras, quien con oficio OFI-86-DPYT-12 de 17 de agosto
de 2012, en su parte pertinente indic:
a las obras civiles ejecutadas por la municipalidad en el ao 2009, stas no

constaban originalmente en el POA institucional, por lo tanto no tenian estudios
previos de preinversin, por cuanto fueron realizadas con recursos
extrapresupuestarios gestionados directamente por la mxima autoridad
cantonal, posesionado en el mes de agosto de 2009
408 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS 408-01 Proyecto Se entiende

por proyecto el conjunto de antecedentes, estudios y evaluaciones
financieras y socioeconmicas que permiten tomar la decisin de realizar
o no una inversin para la produccin de obras, bienes o servicios
destinados satisfacer una determinada necesidad colectiva. El proyecto
se considera como tal hasta tanto se lo concluya y pase a formar parte de
la economa del pas. El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes
fases: preinversin e inversin, es decir, estudios y ejecucin. En la primera
etapa se llevarn a cabo todos los estudios necesarios para determinar la
factibilidad de ejecutar el proyecto, iniciando con la identificacin de una
necesidad e ideas muy generales sobre lo que se pretende hacer para
satisfacerla, luego, gradualmente los estudios se profundizarn, lo cual mejora
la calidad de la informacin, disminuye la incertidumbre y proporciona mayores
elementos para decidir si se contina con la etapa siguiente o si se debe
abandonarlo antes de incurrir en gastos mayores. En esta etapa se realizarn
los siguientes estudios: el diagnstico, el perfil, el estudio de prefactibilidad, de
factibilidad y los diseos del proyecto. Todas las etapas, comprendern los
clculos de costos y beneficios del proyecto y cada una de ellas incluir la
correspondiente evaluacin financiera o social del proyecto. En la etapa final de
la preinversin se proceder a disear la obra, a calcular el presupuesto y a
planificar y programar todas las labores necesarias para su ejecucin y
operacin. Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto y si la
evaluacin econmica o financiera avala su continuacin se pasar a la etapa
de inversin que es la ejecucin del proyecto ya sea por contrato o por
administracin directa. En la etapa de operacin, la obra entra en
funcionamiento de acuerdo con lo planeado y programado previamente, al
tiempo que, en forma simultnea, se implementan el plan y el programa de
mantenimiento. Al finalizar el proyecto se efectuar, adems, una evaluacin
que compare las previsiones de los estudios realizados frente a los obtenidos
50
en la realidad, para contar con la informacin necesaria que permita mejorar los
estudios de nuevos proyectos
Conclusiones
La falta de implementacin de manuales de procedimientos para la realizacin de

programas y proyectos, la no implementacin de controles internos que regulen los
procesos y subprocesos en las fases de pre inversin e Inversin y la ausencia de
coordinacin entre direcciones, ocasionan que las etapas de diagnostico, perfil,
estudios de prefactibilidad y factibilidad no se los realice y nicamente se ejecute la
etapa de diseo de los proyectos y se proceda a su contratacin y se incumpla
disposiciones legales y clusulas contractuales.
Recomendaciones
Al Director de Planificacin y Territorialidad
64. Previo a la contratacin de obras civiles realizara y/o dispondr la realizacin de

los estudios y anlisis preliminares que comprenden la fase de Pre inversin de
cada proyecto como son: diagnstico, perfil, estudio de pre factibilidad, de
factibilidad y diseos del proyecto.
65. Coordinar con la Direccin Financiera para realizar una adecuada y eficiente
valoracin financiera y socio-econmica, que permita: tomar decisiones respecto
a la disponibilidad de recursos, auto sustentabilidad de la obra o servicio y
estimacin del tiempo de recuperacin de inversin, costos directos e indirectos
de administracin y mantenimiento.
66. Mantendr documentacin cronolgicamente y secuencialmente ordenada de las

etapas que identifiquen claramente y respalden al proyecto y sirvan de
informacin de consulta y evaluacin a lo largo del tiempo.
Al Director de Obras Pblicas
67. Elaborar un registro detallado que permita identificar el estado, avance fsico,
control de calidad, control financiero de la obra, reprogramacin; detalle de cada
una de las fases de construccin o avance del proyecto, el monto los recursos
51
utilizados, el control de cumplimiento de clusulas contractuales (plazos,
garantas, especificaciones tcnicas, formas de pago, anticipos, reajuste de
precios, prrrogas de plazo, multas, contratos complementarios, entre otras).
68. Dispondr al Fiscalizador comunique oportunamente las irregularidades o

incumplimiento de los contratos para que las mximas autoridades adopten las
medidas correctivas pertinentes.
69. Coordinar con el Director de Planificacin y Territorialidad la realizacin de un

Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de las obras civiles que permitan
el funcionamiento ptimo y los beneficios esperados durante su vida til.
Empresa de Agua Potable y Alcantarillado
Estructura organizacional y funcional no se encuentra vinculada a sus procesos

misionales
El Directorio en la sesin de 13 de abril de 2011, con Acta nmero 13, puso en

consideracin y trat el Manual Orgnico Estructural, Funcional, Perfiles Profesionales
de la Empresa Pblica de Agua Potable.
De la revisin de este manual se estableci que:
Por ms de doce meses el manual no se encuentra formalmente legalizado,

debido a que slo fue discutido, conocido y aprobado en primer debate.
El tipo de estructura organizacional se fundamenta en principios, estrategias,

objetivos del buen vivir entre otros y se conforma por los niveles administrativo,
poltico, ejecutivo, asesor, de gestin y operativo; y, especializacin de funciones
por unidades o reas, ste sistema de administracin.
No interrelaciona las unidades administrativas y tcnicas con los procesos y

servicios que stas generan como son el agua potable y alcantarillado vinculados
con los subprocesos de captacin, almacenamiento, tratamiento y distribucin del
agua potable; de comercializacin (determinacin de costos, facturacin,
recaudacin, depsito y control de los ingresos); financiero ( registro y control de
52
los ingresos y gastos generados en los procesos); estudio, diseo y ejecucin de
redes de agua potable y alcantarillado.
No permite identificar controles claves, responsables de su ejecucin, metas a

cumplirse, tiempos y costos y por lo tanto determinar la eficiencia, efectividad y el
mejoramiento de la calidad, productividad y competitividad de los servicios
pblicos.
El no contar con una herramienta de gestin que identifique los procesos y

subprocesos, la vinculacin a las diferentes unidades administrativas y operativas que
conforman la estructura organizacional, gener desconocimiento jerrquico
administrativo en todos los niveles, los servicios y actividades no sean cumplidos a
satisfaccin y evaluados oportunamente por el cumplimiento de metas previamente
establecidos.
Auditora en oficio 011-ECI-AI-GADCPVM-2012, de 7 de marzo de 2012, solicit al

Gerente de la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado, normativa interna y
reglamentos aprobados, quien mediante oficio 029- EPMAPA-PVM-2012 de 10 de
abril de 2012, en su parte pertinente seal:
La normativa interna disponible en la Empresa de Agua, desde el ao

de su creacin en el 2005 no ha sido actualizada, conjuntamente con los
funcionarios estamos en proceso de actualizacin mediante la asesora
del Municipio
Los artculos 5 y 6 de la Norma tcnica de diseo de Reglamentos o Estatutos

Orgnicos de Gestin Organizacional por Procesos, establecen:
De los responsables de las unidades o procesos institucionales.- Los

internacionales.- De la potestad de la autoridad nominadora.- La autoridad
nominadora dispondr al responsable de la Unidad de la Administracin de
Recursos Humanos AURHs, iniciar el proceso de reestructuracin, previo su
informe tcnico y sobre la base de las polticas, normas e instrumentos tcnicos
emitidos por la SENRES
53
Norma de Control Interno
200-04 Estructura Organizativa, seala:

que no pueda controlar adecuadamente las actividades de la institucin, ni tan
complicada que inhiba el flujo necesario de informacin. Los directivos
comprendern cules son sus responsabilidades de control y poseern
experiencia y conocimientos requeridos en funcin de sus cargos
407-03 Incorporacin de personal, seala
Las unidades de administracin de talento humano seleccionarn al

personal, tomando en cuenta los requisitos exigidos en el manual de
clasificacin de puestos y considerando los impedimentos legales y ticos para
su desempeo
Conclusin
La falta oportunidad en la aprobacin por parte del Directorio, ocasion que la

Gerencia no cuente con una herramienta de gestin interna que identifique los
procesos y subprocesos, y la vinculacin a las diferentes unidades administrativas y
operativas que conforman la estructura organizacional, generando desconocimiento
jerrquico administrativo en todos los niveles, los servicios, y actividades no puedan
ser cumplidos a satisfaccin y evaluadas oportunamente.
Recomendaciones
Al Gerente de la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado
70. Solicitar al Alcalde del Municipio de Pedro Vicente Maldonado, requiera al

Director de Talento Humano la asesora pertinente para el diseo del Estatuto
Orgnico por procesos para la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado,
vinculndolo con cada uno de los procesos misionales de la empresa a fin de
determinar con precisin las funciones de cada uno de los servidores deba
desempear y los productos y metas que deban cumplir.
71. Una vez que se cuente con el nuevo Manual Orgnico por Procesos, pondr en
consideracin del Directorio para su revisin y aprobacin.
54
Acciones organizacionales no son coordinadas y sociabilizadas
La Empresa Pblica de Agua Potable, cuenta con reglamentacin interna relacionada

con las actividades administrativas y tcnicas.
Auditora Interna de su revisin comprob que:
Dispone de reglamentacin interna la cuales se detallan: Reglamentos de

Prestacin de Servicios, Estructura Financiera, Organizacin Administrativa de la
Empresa, Reglamento de Clientes, Reglamento del Directorio, Reglamento de
Capacitacin, Reglamento de trabajadores; dichos documentos fueron conocidos
y discutidos mediante sesin ordinaria de directorio en Acta 5 de 13 de mayo de
2005 y aprobados mediante Acta 10 de 5 de julio de 2005, por lo que sta
normativa se encuentra desactualizada por ms de 7 aos.
Los servidores aplican parcialmente en su rea de trabajo las polticas internas

por la falta de conocimiento y sociabilizacin.
Existen formularios de control que no se ha estableci el procedimiento de uso,

aplicacin y responsabilidad de hacerlo.
Establecindose que las mximas autoridades, no implantan y aplican mecanismos

para mantener una permanente comunicacin en el mejoramiento del control interno
institucional con todo el personal de los diferentes niveles de sta entidad,
motivndolas a que acepten su responsabilidad de acuerdo a su competencia, debido
a que stos no participan activamente en la aplicacin y el mejoramiento del control
interno implantado, tampoco participan en el diseo de controles efectivos para las
reas de la organizacin donde desempean sus labores, a fin de que los
servidores(as) desarrollen sus acciones de manera coordinada y coherente.

Gerente de la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado, normativa interna y
reglamentos aprobados, quien mediante oficio 029- EPMAPA-PVM-2012 de 10 de
abril de 2012, en su parte pertinente seal:
La normativa interna disponible en la Empresa de Agua, desde el ao

de su creacin en el 2005 no ha sido actualizada, conjuntamente con los
funcionarios estamos en proceso de actualizacin mediante la asesora
del Municipio
55
La Ley Orgnica de la Contralora General del Estado en su artculo 77 numeral 1

literal a, Titular de la entidad, dispone:
Dirigir y asegurar la implantacin, funcionamiento y actualizacin del sistema

de control interno y de los sistemas de administracin financiera, planificacin,
organizacin, informacin, de recursos humanos, materiales, tecnolgicos,
ambientales y ms sistemas administrativos
La Normas de Control Interno 200-07 Coordinacin de acciones organizacionales

seala:
Las servidoras y servidores participarn activamente en la aplicacin y el

mejoramiento de las medidas ya implantadas, as como en el diseo de
controles efectivos para las reas de la organizacin donde desempean sus
labores, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades.- La mxima
autoridad y el personal de la entidad, en el mbito de sus competencias, son
responsables de la aplicacin y mejoramiento continuo del control interno
La Norma de Control Interno 200-08 Adhesin a las polticas institucionales seala:
En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores

observarn las polticas generales y las especficas aplicables a sus
respectivas reas de trabajo, que hayan sido emitidas y divulgadas por la
mxima autoridad y directivos de la entidad, quienes adems instaurarn
medidas y mecanismos propicios para fomentar la adhesin a las polticas por
ellos emitidas.- Los niveles de direccin y jefatura se asegurarn de la
adhesin a las polticas institucionales, mediante el establecimiento de
controles y factores motivadores adecuados
Conclusin
La falta de predisposicin en la aplicacin y el mejoramiento del control interno

implantado por parte de las mximas autoridades, la no participacin de sus miembros
en el diseo de controles efectivos en los procesos o reas de la organizacin donde
desempean sus labores, ocasion que los servidores (as) no desarrollen sus
acciones de manera coordinada y coherentes hacia el logro de los objetivos
institucionales.
56
Recomendacin
72. Implantar y actualizar la reglamentacin interna con la finalidad de establecer

controles claves y efectivos en los diversos procesos administrativos, financieros,
contables y tcnicos.
Valor de la tasa por servicio y consumo de agua potable desactualizada
La Empresa Pblica de Agua Potable, para el cobro en la prestacin del servicios de

agua potable estableci las siguientes categoras: Domiciliarias.- Residencial o
domstica; Productivas.- Comercial e industria; y Pblicas.- Oficial o pblica; a fin de
cubrir sus costos operativos en la captacin, almacenamiento, tratamiento y
distribucin de agua potable; al iniciar sus operaciones, en Acta nmero 11 relacionada
con la sesin ordinaria de 27 de julio de 2005, el Directorio resolvi fijar las tarifas a ser
cobradas as: cargo fijo 1,50 USD, agua potable por metro cbico consumido 0,18 USD
y 0.08 USD por concepto de alcantarillado, valores que fueron aprobados mediante
Acta de la sesin 12 de 20 de septiembre de 2005.
El 15 de noviembre de 2007 mediante Acta nmero 17, se estableci como consumo

base 15 metros cbicos obligatorios para el cobro en el consumo de agua potable y de
alcantarillado a 0,05 USD por metro cbico.
Actualmente se incluye en la facturacin 0,20 USD por servicios administrativos los

cuales fueron fijados por decisin de Gerencia, ya que no fueron tratados y aprobados
en sesin de Directorio, por lo tanto no existe sustento legal para su cobro.
Las recaudaciones en los cuatro ltimos aos y los costos incurridos en el proceso de
produccin del servicio de agua potable fueron de:
INGRESOS GASTOS DIFERENCIA
Ao USD USD USD
2008 105 392,31 166 995,15 -61 602,40
2009 130 379,91 209 180,82 -78 800,91
57
2010 118 104,90 153 247,01 -35 142,11
2011 195 881,2 201 901,15 -6 019,95
Total 549 758,32 731 324,13 -181 565,81
Del anlisis a los ingresos (venta de servicio de agua potable y alcantarillado) y gastos
incurridos por los costos operativos (captacin, almacenamiento, tratamiento y
distribucin de agua potable) por la Empresa de Agua desde el ao 2008 hasta el ao
2011, se determin que la empresa subsidi el servicio por un valor de 181 565,81
USD, mediante las transferencias y donaciones corrientes recibidas por el impuesto a
consumos especiales.
Las tarifas y costos adicionales se los fij en base al estudio tcnico realizado en el
ao 2005, fecha en la cual la empresa inicio sus operaciones, evidencindose que
transcurridos 7 aos no fue actualizado a fin de determinar el costo real por metro
cbico de agua para su cobro, y ste se lo estime, se sugiera y se lo fije nicamente
en sesiones del Directorio.
Lo comentado se debe a que las tarifas vigentes de cobro estn desactualizadas y no

se realiz un estudio tcnico del clculo para el cobro del servicio de agua potable y
alcantarillado, ocasionando que la empresa no pueda cubrir gastos mediante las
recaudaciones por la venta de los servicios.

Gerente de la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado, informacin respecto
cobro del servicio de agua potable, quien mediante oficio 029- EPMAPA-PVM-2012
de 10 de abril de 2012, en su parte pertinente seal:
Desde el ao 2005, no se ha realizado incremento del metro cbico de

agua
La Norma de Control Interno 403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresos,

establece:
58
Conclusin
La falta de oportunidad en la toma de decisiones por parte de las mximas autoridades

respecto a la actualizacin de las tarifas del servicios de agua potable y alcantarillado,
ocasion que la empresa no cubra sus gastos de produccin de agua potable, con los
recursos producto de sus recaudaciones por la venta de este servicio, recursos que le
hubieran permitido darle sostenibilidad financiera a este proceso y por ende al servicio.
Recomendaciones
A los Miembros del Directorio y Gerente de la Empresa Pblica de Agua Potable y

Alcantarillado
73. Analizarn y dispondrn la actualizacin de las tarifas establecidas para el cobro

de las tasas por el servicio en la provisin de agua potable y alcantarillado en los
sectores residencial, comercial y oficial en consideracin a lo establecido en las
respectivas Resoluciones.
74. Pondrn a consideracin del Directorio el valor por el cobro de servicios

administrativos de captacin, almacenamiento, tratamiento y distribucin de agua
potable.
Inadecuado anlisis para aprobacin y deduccin a contribuyentes por tercera

edad
La Empresa Pblica de Agua Potable mantiene registrados a 1486 usuarios repartidos

en los tres sectores: domiciliarias, productivas y pblicas; de nuestro anlisis se
verific que:
154 usuarios equivalente al 9,7% no registraron la cdula de ciudadana para la

emisin de su factura correspondiente.
50 usuarios no registran nombres y apellidos completos.
59
184 usuarios son beneficiados del descuento por tercera edad.
De los usuarios beneficiados del descuento por tercera edad, la entidad no

confirm peridicamente con el Registro Civil si son sujetos vivos o si son
ciudadanos fallecidos, tampoco se verific sta informacin con otras empresas y
Municipios para que el descuento por tercera edad sea del total de su patrimonio a
nivel nacional en el pago de los consumos de agua potable.
Lo expuesto se produjo debido a que la Auxiliar Contable responsable de sta

actividad, previo a la concesin de este beneficio, no realiz el procedimiento de
control y confirmacin de informacin presentada por los usuarios, ocasionando que
la entidad deje de percibir ingresos por este tipo de exoneraciones.

Gerente de la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado, informacin
relacionada con el proceso de calificacin y descuentos por tercera edad, quien
mediante oficio 029- EPMAPA-PVM-2012 de 10 de abril de 2012, en su parte
pertinente seal:
El proceso que se viene utilizando para el descuento por tercera edad es el

siguiente: 1) Se acerca el cliente y solicita o se me informa que ya tiene 65
aos por lo tanto quieren que le apliquen el descuento de la tercera edad. 2)
Procedo a pedirle su cedula para comprobar su edad 3)Si se verifica la
informacin saco una copia de la cdula 4) Registro en el sistema 5) Guardo en
el documento el archivo fsico...
La Reformatoria a la Ley del Anciano en su artculo 14 establece:
Toda persona mayor de 65 aos y con renta mensual estimado de un

mximo de diez salarios mnimos vitales o que tuvieren patrimonio que no
exceda de los mil salarios mnimos vitales, estar exonerado del pago de toda
clase de impuestos fiscales, provinciales y municipales. Si la renta o patrimonio
excede de las cantidades determinadas en el inciso primero, los impuestos
nicamente se pagarn por la diferencia o excedente
60
La Norma de Control Interno 403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresos
seala:
La mxima autoridad y el servidor encargado de la administracin de los

recursos establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del
presupuesto de las entidades y organismos del sector pblico, sern los
responsables de la determinacin y recaudacin de los ingresos, en
concordancia con el ordenamiento jurdico vigente...
Conclusin
La falta de confirmacin con el Registro Civil de los sujetos vivos beneficiarios del
descuento por tercera edad y la falta de cruce de informacin con otras empresas y
municipalidades a nivel nacional en los pagos por el consumo de agua potable,
ocasion que la entidad deje de percibir ingresos por la concesin de esta
exoneracin.
Recomendaciones
Al Auxiliar Contable de Proveedores
75. Previa aprobacin de la Resolucin como beneficiario de la exoneracin de pago

de consumo de agua potable, solicitar al usuario los originales y copias de las
cartas de los impuestos prediales de sus bienes a nivel nacional y se verificar el
impuesto a la renta causado, para proceder a realizar el clculo respectivo.
76. Realizar un anlisis de los contribuyentes beneficiados con las exoneraciones

del pago del consumo de agua potable por tercera edad, que actualmente
mantiene en sus registros la entidad.
77. Anualmente solicitar al Registro Civil, la certificacin de constar como sujetos

vivos a los contribuyentes y usuarios beneficiados por tercera edad para
proceder con las exoneraciones del pago por el consumo de agua potable.
78. Establecer mecanismos de comunicacin en el Cantn para dar a conocer

sobre los beneficios que los ciudadanos de la tercera edad, tienen por derecho
de las exoneraciones en el pago por consumos de agua potable.
61
79. Definir claramente el proceso de aprobacin como beneficiario de la
exoneracin de pago de consumo de agua potable.
Inadecuado proceso en la emisin de especies valoradas
La Empresa Pblica de Agua Potable, para brindar un servicio oportuno a sus usuarios
relacionados con solicitudes para acometidas, refacciones, instalaciones y
certificaciones de no adeudar a la empresa, emite dos tipos de especies valoradas,
cuyo concepto y costo se detallan:
VALOR
TIPO
USD
Solicitud 0,05
Certificado de no Adeudar 1,50
De la verificacin se determin que no existe un proceso definido para generar las

especies valoradas, stas se procesa y maneja por disposiciones verbales, su
impresin se realiza en base a una plantilla en Word, en los reportes diarios no se
detalla la secuencia numrica de las emitidas y vendidas, nicamente se reporta el
valor total de recaudacin; tampoco son sujetas de registro y control contable, esta
situacin ocasion que no se cuente con informacin oportuna y actualizada respecto
al nmero de especies valoradas generadas y las efectivamente recaudadas.

Gerente de la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado, el proceso para la
emisin y cobro de especies valoradas, quien con oficio 029- EPMAPA-PVM-2012 de
10 de abril de 2012, en su parte pertinente seal:
1) El cliente se acerca a solicitar servicios como: acometidas, refacciones,

instalaciones y certificaciones de no adeudar a la empresa.- 2) Mediante una
plantilla en Word, se ingresa los datos.-3) Se imprime y se cobra los valores
que son por solicitud $ 0.50 y por certificados de no adeudar $1.50...
La Norma de Control Interno 403-03 Especies valoradas establece:
62
Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la
unidad responsable del Tesoro Nacional, o aquellas que por excepcin
son emitidas y custodiadas por los organismos del rgimen seccional
autnomo, entidades de seguridad social y empresas pblicas, se
entregarn al beneficiario por la recepcin de un servicio prestado por
parte de un rgano del sector pblico.- Los ingresos que se generen por la
venta de las especies valoradas constarn obligatoriamente en los
presupuestos institucionales y se depositarn en la cuenta rotativa de ingresos
en los bancos corresponsales...
Conclusin
La falta de definicin del proceso para la emisin, recaudacin y registro de las

especies valoradas, ocasion que no se mantenga un adecuado control sobre la
secuencia numrica de las especies emitidas y comercializadas, falta de registro y
control contable y no se cuente con informacin oportuna y actualizada respecto al
nmero de especies valoradas generadas y las efectivamente recaudadas.
Recomendaciones
Al Contador
80. Coordinar con el Auxiliar Contable de Proveedores sobre las acciones

pertinentes a fin de establecer el proceso para la emisin, recaudacin y registro
de las especies valoradas, que garantice mantener un control adecuado sobre la
secuencia numrica de las solicitudes y certificados.
81. Elaborar los reportes diarios de recaudacin, sealando la secuencia numrica

de las especies valoradas emitidas y efectivamente recaudadas y remitir al
Contador para su control y seguimiento.
Proceso de recaudacin en la Empresa de Agua Potable no permite verificar

oportunamente los ingresos
El proceso de recaudacin de los 1486 usuarios registrados, lo realizan mediante la

atencin en ventanilla nica, verificndose que 20 contribuyentes realizan su pago
mediante acreditaciones en la cuenta rotativa de ingresos del Banco Pichincha,
proceso que no permite identificar en los estados de cuenta bancarios a qu
63
contribuyente corresponde el valor acreditado por el pago del consumo mensual de
agua potable, dificultando sus anlisis y por ende se produzcan valores que no se
afectan contablemente e individualmente a las cuentas por cobrar y stas
peridicamente se incrementen, debido a que no se ha definido una poltica para la
entrega de la informacin por parte de los usuarios que utilizan este servicio bancario.

relacionada con el proceso de recaudacin, quien con oficio 029- EPMAPA-PVM-2012
de 10 de abril de 2012, en su parte pertinente seal:
4)Depsitos Bancarios, se solicita a los clientes que realizan depsitos

bancarios que nos enven al correo electrnico de la empresa escaneado el
recibo del depsito entregado por el banco y de la misma manera se registra el
pago a la fecha que nos enven el soporte de pago
Lo sealado por los servidores ratifica lo comentado por Auditora Interna.
La Norma de Control Interno 403-04 Verificacin de los ingresos establece:
Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una

verificacin diaria, con la finalidad de comprobar que los depsitos realizados
en el banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos, a fin de controlar
que stos sean transferidos al depositario oficial. La verificacin la realizar una
persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su registro
contable. El servidor encargado de la administracin de los recursos, evaluar
permanentemente la eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depsitos y
adoptar las medidas que correspondan
Conclusin
El no establecer una poltica por parte de la Gerencia para la entrega de la informacin

por parte de los usuarios que acreditan directamente en la cuenta bancaria los valores
por el consumo de agua potable, ocasion dificultad en su anlisis ya que estas no se
afectan oportunamente a las cuentas por cobrar y que peridicamente se incrementen
cartera.
Recomendaciones
82. Dispondr al Auxiliar Contable de Proveedores establecer polticas, a fin de

requerir a los usuarios que mensualmente acreditan sus valores por consumo de
64
agua potable en la cuenta rotativa de ingresos, remitan oportunamente la
documentacin del pago efectuado como es copia de la papeleta de depsito y
notificacin mediante correo electrnico, que ser remitida con la debida
oportunidad al departamento contable para su registro en las respectivas cuentas
por cobrar.
A la Contadora
83. Conciliar mensualmente con el auxiliar contable de proveedores la informacin

relacionada con la facturacin emitida y la efectivamente recaudada.
Inadecuadas condiciones fsicas en el rea de recaudaciones
El rea fsica asignada para el proceso de recaudacin en la Empresa Pblica de

Agua Potable carece de las seguridades mnimas requeridas, ya que estas no renen
las condiciones necesarias en su infraestructura que garanticen brindar una atencin
de calidad a los usuarios, adems no se encuentra restringido el acceso a personal
ajeno a las actividades diarias de recaudacin.
La entidad no cuenta con seguridad que permita precautelar y mantener en custodia

los dineros recaudados y los depositados, poniendo en riesgo los valores en efectivo,
ya que la gerencia y personal administrativo no tomaron las medidas de proteccin
necesarias tendientes a un mejor control del efectivo.

relacionada con el proceso de recaudacin e instalaciones, quien con oficio 029-
EPMAPA-PVM-2012 de 10 de abril de 2012, en su parte pertinente seal:
1) Los paneles que protegen la ventanilla no esta fija. 2) No tiene lmina de

seguridad en los vidrios. 3) La puerta de acceso es de libre ingreso para
cualquier persona.4) No contamos con separador de billetes.- 5) Contamos con
un separador de billetes falsos, el mismo que en el momento se encuentra
descompuesto.
La Norma 403-05 Medidas de proteccin de las recaudaciones, seala:
65
La mxima autoridad de cada entidad pblica y el servidor encargado
de la administracin de los recursos, adoptarn las medidas para
resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras
permanezcan en poder de la entidad y en trnsito para depsito en los
bancos corresponsales
Conclusin
La ausencia de gestin y decisin de la mxima autoridad, ocasiona que el rea fsica

asignada para la recaudacin no brinde las seguridades necesarias en la parte de
infraestructura, no se encuentra restringido el acceso a personal y no se cuente con
una caja de seguridad, situaciones que ponen en riesgo los valores en efectivo.
Recomendaciones
84. Dispondr a la Contadora y a la Auxiliar Contable de Proveedores adoptar las

medidas pertinentes para resguardar los fondos que se recaudan.
85. Restringir el acceso al personal ajeno al rea de recaudacin, especialmente

en el horario en el cual se realiza el cobro a los usuarios.
Al Contador
86. Gestionar la adquisicin de una caja de seguridad para el rea de recaudacin,

a fin de mantener en buen recaudo los valores no depositados.
Inadecuada administracin, control y registro de los bienes y existencias
Mediante un anlisis realizado a la administracin y control de los bienes de larga

duracin y existencias de la Empresa de Agua Potable y Alcantarillado, se evidenci:
Los bienes de larga duracin y existencias son almacenados en la bodega

ubicada en la parte posterior de las oficinas, en el patio y en la planta de
tratamiento, la cual por sus caractersticas y espacio fsico limitado no permite
una adecuada distribucin, clasificacin y seguridad.
66
No fueron publicadas en el portal de Compras Pblicas la Planificacin Anual de
las Adquisiciones para los aos 2011 y 2012, inobservaron los procedimientos
de contratacin tanto por rgimen general como por rgimen especial como
establece la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, pese
que la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado est registrada como
entidad contratante.
No se definieron procedimientos para el almacenamiento, operacin,

clasificacin, distribucin, organizacin, limpieza y control de las bodegas, con la
finalidad de proteger al personal con los equipos, materiales y herramientas
necesarias ya que estas actividades el personal la realizan en base su
experiencia y no a la aplicacin de la normativa vigente.
El ingreso - egreso de bienes y existencias no se registra en el mdulo de

Inventario de bodega, por tal motivo no se suscribieron actas de entrega-
recepcin.
Los bienes de larga duracin no estn codificados y no disponen de

documentacin que respalde la garanta tcnica de bienes adquiridos.
Durante los aos 2010, 2011y 2012 no se realizaron constataciones fsicas de

existencias y bienes de larga duracin, y los procedimientos de baja de bienes
obsoletos y en desuso.
No se program ni realiz un oportuno mantenimiento de los activos fijos,

tampoco se han adoptaron medidas administrativas preventivas y concurrentes,
para garantizar el funcionamiento normal y prolongar su vida til; adems no
cuenta con registros que permitan identificar los diferentes mantenimientos
realizados a cada activo fijo.
La falta de definicin de procesos para la administracin de los bienes institucionales,

la carencia de un sistema apropiado que facilite su control y registro y el
desconocimiento de disposiciones reglamentarias y normativas de las servidoras y
servidores, ocasionaron que la planeacin, programacin, administracin, operacin,
control, recepcin y salida de los activos fijos institucionales y existencias hayan sido
aplicados parcialmente y bajo criterios personales.
67
Auditora Interna con oficio 011-ECI-AI-GADCPVM-2012 de 7 de marzo, solicit al
Gerente General de la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado proporcionen
la documentacin relacionada con el control y registro de los bienes institucionales;
quien con oficio 029-EPMAPA-PVM-2012 de 10 de abril de 2012, manifestn no haber
aplicado el Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Pblico, adems en
su parte pertinente indic:
Anteriormente la Bodega estaba situada en la parte superior de la oficina de

la EPMAPA-PVM, pero por las malas condiciones del lugar donde estaba
ubicada, se solicit el traspaso hasta el interior de la Oficina. Este lugar no est
adecuado para ser utilizado como bodega ya que su espacio es muy reducido y
las herramientas, tuberas, etc alcanzar un gran tamao que no permiten ser
guardados bajo techo y estn a la intemperie
406-01 Unidad de Administracin de bienes

406-02 Planificacin
Las entidades y organismos del sector pblico, para el cumplimiento de los

objetivos y necesidades institucionales, formularn el Plan Anual de
Contratacin con el presupuesto correspondiente
406-03 Contratacin
Las entidades y organismos del sector pblico realizarn las contrataciones

para adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin
de servicios incluidos los de consultora, a travs del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica.
406-04 Almacenamiento y distribucin, en su parte pertinente:
68
406-05 Sistema de registro
Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las

existencias como de los bienes de larga duracin, mediante registros
detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de
los bienes, a fin de que la informacin se encuentre actualizada y de
conformidad con la normativa contable vigente
406-06 Identificacin y proteccin
Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil

identificacin, organizacin y proteccin de las existencias de suministros y
bienes de larga duracin
406-07 Custodia, en su parte pertinente:

406-08 Uso de los bienes de larga duracin, en su parte pertinente:
es responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos

relativos a su uso, custodia y verificacin, de manera que estos sean utilizados
correctamente. El dao, prdida o destruccin del bien por negligencia
comprobada o mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, ser de
responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo. Los cambios que se
produzcan y que alteren la ubicacin y naturaleza de los bienes, sern
reportados a la direccin correspondiente, por el personal responsable del uso
y custodia de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso
requiera
406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin
69
Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga
duracin por lo menos una vez al ao
406-11 Baja de bienes por obsolescencia, prdida, robo o hurto
Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o
hayan sido motivo de prdida, robo o hurto, sern dados de baja de manera
oportuna
406-13 Mantenimiento de bienes de larga duracin
El rea administrativa de cada entidad, elaborar los procedimientos que

permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga
duracin. La entidad velar en forma constante por el mantenimiento preventivo
y correctivo de los bienes de larga duracin, a fin de conservar su estado
ptimo de funcionamiento y prolongar su vida til. Disear y ejecutar
programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar la
gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin establecer los
controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales
programas, as como que se cumplan sus objetivos
Conclusin
Lo no identificacin y definicin de los procesos para la administracin de los bienes y

el desarrollado de un sistema apropiado para su control y registro, ocasionan que la
planeacin, programacin, administracin, operacin, control, recepcin y salida de los
activos fijos institucionales y existencias hayan sido aplicados parcialmente y bajo
criterios personales.
Recomendaciones
87. Dispondr al encargado de la bodega definir procesos para la administracin de

los bienes institucionales, que permitan mantener un adecuado control y registro
sobre la planeacin, programacin, administracin, operacin, control, recepcin
y salida de los activos fijos institucionales y existencias.
88. Gestionar la ubicacin adecuada de la bodega la cual contarn con

instalaciones seguras y el espacio fsico necesario que permita una adecuada
distribucin, clasificacin, conservacin de los bienes y mantenga las medidas
de seguridad que garantice el control e integridad de los mismos.
70
89. En coordinacin con los servidores elaborarn el Plan Anual de Contratacin
conforme al presupuesto institucional y proceder a publicar en los tiempos
establecidos de conformidad con la Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica.
90. Dispondr se realicen las adquisiciones de bienes y servicios de conformidad a

los procedimientos de contratacin establecidos tanto por rgimen general como
por rgimen especial segn lo dispone en la ley y reglamento del Sistema
Nacional de Contratacin Pblica.
91. Coordinar con el proveedor del sistema contable se habilite el mdulo de

inventarios, y dispondr al encargado de bodega registre el ingreso y egreso de
los bienes que estarn sustentados mediante actas.
92. Dispondr y coordinar con la Contadora la realizacin de constatacin fsicas

de bienes por lo menos 1 vez al ao.
93. Previo un anlisis gestionar con la Contadora los procedimientos de baja de

bienes obsoletos y en desuso.
94. Dispondr se mantenga actualizada la documentacin que permita respaldar la

garanta tcnica de los bienes adquiridos.
A la Contadora
95. Previo un anlisis proceder a registrar contablemente la totalidad de los

Bienes Afectados al Servicio Pblico y los actualizar anualmente.
Falta de actualizacin de de expedientes del personal e inapropiada gestin

administrativa del Recurso Humano
Al 31 de octubre de 2012 la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado dispone

de 15 trabajadores y servidores, del anlisis realizado al proceso de contratacin y
gestin administrativa del recurso humano se verific que:
71
Los documentos que respaldan la informacin personal, formacin acadmica,
experiencia profesional y capacitacin recibida se encuentran sustentados en
copias simples, los cuales adems se encuentran incompletos y no se ha
gestionado una actualizacin oportuna de los expedientes de cada servidor.
Existen 2 contratos amparados en el Cdigo de Trabajo bajo la denominacin de

nombramientos, que no cumplen los requisitos legales de denominacin
pertinentes respecto a la ley vigente.
El 5 de julio de 2007 el Gerente procedi a contratar para el rea administrativa

los servicios de una Secretaria, mediante un contrato de prestacin de servicios a
prueba, hasta el 31 de octubre de 2012 no se formaliz su contratacin.
4 servidoras y servidores se encuentran laborando en el reas administrativa

amparados bajo la Ley Orgnica de Servicio Pblico ocupando cargos
permanentes, contratados bajo la modalidad de servicios ocasionales, hasta el
mes de octubre de 2012 no se han efectuado concurso de mrito y oposicin para
cubrir cargos administrativos.
Esto se debe a que los encargados del Recurso Humano no aplicaron la normativa
vigente, las directrices emitidas por parte de Ministerio de Relaciones Laborales y su
labor administrativa la realiza aisladamente sin la respectiva vinculacin y asesora
legal pertinente; esto ocasiona que se afecten los objetivos de la entidad por la
inestabilidad laboral en el personal administrativo y que la Empresa de Agua Potable
sea sujeto de sanciones por parte de los organismos de control.
Auditora Interna con oficio 011-ECI-AI-GADCPVM-2012 de 7 de marzo, solicit al

Gerente General de la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado proporcionen
la documentacin relacionada con el control y registro del personal, quien con oficio
029-EPMAPA-PVM-2012 de 10 de abril de 2012, en su parte pertinente indic:
Desde el inicio de mi gestin como Gerente General, se ha realizado

internamente acciones para cumplir lo dispuesto en temas de contratacin de
personal y archivos de informacin personal de cada trabajador y servidor,
cabe mencionar que por el limitado personal que disponemos, no contamos
con una rea y personal encargado exclusivamente para el manejo del rea de
talento humano
72
El artculo 58 de los contratos de servicios ocasionales, de la Ley Orgnica del
Servicio Pblico, dispone:
La suscripcin de contratos de servicios ocasionales ser autorizada por la

autoridad nominadora, para satisfacer necesidades institucionales, previo el informe de
la unidad de administracin del talento humano, siempre que exista la partida
presupuestaria y disponibilidad de los recursos econmicos para este fi. La
contratacin de personal ocasional no podr sobrepasar el veinte por ciento de la
totalidad del personal de la entidad contratante; en caso de que se superare dicho
porcentaje deber contarse con la autorizacin previa del Ministerio de Relaciones
Laborales
407-10 Informacin actualizada del personal
La unidad de administracin de talento humano ser responsable del control

de los expedientes de las servidoras y servidores de la entidad, de su
clasificacin y actualizacin
El Cdigo de Trabajo dispone:
Art. 11.- Clasificacin.- El contrato de trabajo puede ser:

a) Expreso o tcito, y el primero, escrito o verbal;
b) A sueldo, a jornal, en participacin y mixto;
c) Por tiempo fijo, por tiempo indefinido, de temporada, eventual y ocasional;
d) A prueba;
e) Por obra cierta, por tarea y a destajo;
f) Por enganche;
g) Individual, de grupo o por equipo; y,
h) Por horas

ordenamiento jurdico vigente y las necesidades de la institucin, formularn y
revisarn peridicamente la clasificacin de puestos, definiendo los requisitos
para su desempeo y los niveles de remuneracin El documento ser
revisado y actualizado peridicamente
La Norma de Control Interno 407-01 Plan de talento humano seala:
Los planes de talento humano se sustentarn en el anlisis de la capacidad

operativa de las diferentes unidades administrativas, en el diagnstico del
personal existente y en las necesidades de operacin institucionales
Ley Orgnica del Servicio Pblico dispone:
73
Art. 16.- Nombramiento y posesin.- Para desempear un puesto pblico se
requiere de nombramiento o contrato legalmente expedido por la respectiva
autoridad nominadora
Conclusin
La inobservancia de disposiciones legales, reglamentarias y normativas por parte de

los encargados del Recurso Humano as como la realizacin de labores de forma
aislada sin la respectiva asesora legal, ocasiona que la entidad contrate personal de
manera irregular lo que podra generar conflictos y demandas laborables futuras y se
afecten los objetivos de la entidad por la inestabilidad laboral en el personal
administrativo.
Recomendaciones
96. Dispondr al personal encargado del recurso humano la actualizacin de los

expedientes del personal, en la que consten informacin relacionada con la
formacin acadmica, experiencia profesional y capacitacin, entre otras.
97. Solicitar la asesora legal pertinente con la finalidad de que los contratos
amparados en el Cdigo de Trabajo sean actualizados conforme a las leyes
vigentes en los cuales se identifiquen claramente el tipo de contrato.
98. Dispondr y coordinar la elaboracin del plan de talento humano institucional

previo un diagnstico de la capacidad operativa de las diferentes unidades
administrativas, que deber estar vinculado con los planes operativos anuales,
programas, proyectos y objetivos misionales institucionales.
99. Coordinar los respetivos concursos de Mritos y Oposicin para cubrir cargos
permanentes en la empresa.
74
Registro de la Propiedad
Desempeo de funciones incompatibles
El 18 de noviembre de 2011, el Registro de la Propiedad inici sus actividades

administrativas y financieras con 4 servidoras y servidores, la Contadora desempea
simultneamente sus funciones y efecta la recaudacin de ingresos por ventanilla
nica, hecho verificado hasta el 31 de octubre de 2012.
Debido a que la mxima autoridad no realiz una oportuna segregacin de funciones

por falta de anlisis que determine incompatibilidad de actividades en el proceso
administrativo y financiero de la entidad, y se concentr funciones en un mismo
servidor.
Lo expuesto ocasiona que exista riesgo para detectar desviaciones en las

recaudaciones, ya que la Contadora tiene control absoluto del proceso de
contabilizacin y de recaudacin; sin garantizar una transparencia de las operaciones
administrativas y financieras de la entidad.
Auditora en oficio 016-ECI-AI-GADCPVM-2012, de 2 de abril de 2012, solicit al

Registro de la propiedad, informacin relacionada con el manejo y control de la
recaudacin, quien mediante oficio 044-RPPVM-REO-2012 de 20 de junio de 2012, en
su parte pertinente seal:
El cobro se lo realiza en el rea de recaudacin, lo ingresado se encuentra

bajo llave hasta proceder al depsito. El funcionario responsable es la
Contadora
A respecto, la Norma de Control Interno 403-04 Verificacin de los ingresos, en su

parte pertinente seala:
Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una

verificacin diaria, con la finalidad de comprobar que los depsitos realizados
en el banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos, a fin de controlar
que stos sean transferidos al depositario oficial. La verificacin la realizar una
persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su registro
contable
75
La Norma de Control Interno 401-01 Separacin de funciones y rotacin de labores, en
su parte pertinente seala:
La mxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrn cuidado

al definir las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la
rotacin de las tareas, de manera que exista independencia, separacin
de funciones incompatibles y reduccin del riesgo de errores o acciones
irregulares. Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades
incorrectas y el riesgo de no detectar tales problemas, no se asignar a un solo
servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo todas las etapas claves
de un proceso u operacin. La separacin de funciones se definir en la
estructura orgnica, en los flujogramas y en la descripcin de cargos en todas
las entidades del sector pblico
Conclusin
La concentracin funciones incompatibles en un mismo servidor no garantiza una

transparencia de las operaciones administrativas y financieras de la entidad y por ende
exista mayor riesgo en el proceso de recaudacin.
Recomendacin:
Al Registrador de la Propiedad
100. Dispondr al responsable del rea de recursos humanos realizar un anlisis de

los procesos administrativos y financieros e identificar funciones de carcter
incompatible; y, proceder a incluirlos en el Manual Orgnico Funcional a ser
aprobado.
Falta de registro y control de los bienes
Mediante un anlisis realizado a la administracin y control de los bienes de larga

duracin y existencias al Registro de la Propiedad se evidenci:
La Planificacin Anual de las Adquisiciones para los aos 2011 y 2012, no se

publicaron en el portal de Compras Pblicas durante el tiempo previsto.
Los bienes que la municipalidad don para el inicio de las actividades y las
adquiridas hasta el 31 de octubre de 2012, no fueron registradas en el mdulo de
inventarios, adems no se realiz las actas de entrega-recepcin de bienes y no
estn debidamente codificados.
76
la no utilizacin del mdulo de inventarios del sistema contable y el desconocimiento
de disposiciones reglamentarias, ocasionan que la planeacin, programacin,
administracin, operacin, control, recepcin y salida de los activos fijos institucionales
y existencias hayan sido aplicados parcialmente y bajo criterios personales.
Auditora en oficio 016-ECI-AI-GADCPVM-2012, de 2 de abril de 2012, solicit al

Registro de la propiedad, informacin relacionada con el control de los bienes
institucionales, quien mediante oficio 044-RPPVM-REO-2012 de 20 de junio de 2012,
en su parte pertinente seal:
por la poca capacitacin del sistema que se ha obtenido y no han sido

valorizado los bienes que el GAD nos ha hecho la entrega
Las Normas de Control Interno:
406-02 Planificacin

406-04 Almacenamiento y distribucin, en su parte pertinente indica:

77
406-06 Identificacin y proteccin
Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil

identificacin, organizacin y proteccin de las existencias de suministros y
bienes de larga duracin
406-07 Custodia, en su parte pertinente indica:

Conclusin

la no utilizacin del mdulo de inventarios del sistema contable, ocasionan que la
planeacin, programacin, administracin, operacin, control, recepcin y salida de los
activos fijos institucionales y existencias hayan sido aplicados parcialmente y bajo
criterios personales.
Recomendaciones
Al Registrador de la Propiedad
101. Coordinar con el encargado de la bodega para definir los procesos para la
administracin de los bienes institucionales, que permita mantener un adecuado
control y registro sobre la planeacin, programacin, administracin, operacin,
control, recepcin y salida de los activos fijos institucionales y existencias.
102. En coordinacin con los servidores elaborarn el Plan Anual de Contratacin

conforme al presupuesto institucional y proceder a publicar en el Portal de
Compras Pblicas en los tiempos establecidos de conformidad con la Ley.
103. Coordinar con el proveedor del sistema contable se habilite el mdulo de

inventarios y dispondr al encargado de bodega registrar el ingreso y egreso de
los bienes que estarn sustentados mediante actas.
78
A la Contadora
104. Previo un anlisis de los bienes proceder a registrar contablemente la totalidad

de los activos fijos y los codificar de acuerdo al catlogo de cuentas vigente.
Patronato de Inclusin y Equidad Social
Deficiente sistema de control interno institucional del Patronato de Inclusin y

Equidad Social
El Patronato de Inclusin y Equidad Social, se cre mediante ordenanza municipal sin

nmero discutida y aprobada por el Concejo en sesiones ordinarias efectuadas los
das 1 y 8 de noviembre de 1996.
Mediante Ordenanza 06-2011-CMPVM de 22 de junio de 2011, el concejo municipal

procedi a aprobar la Ordenanza del Patronato Municipal de Inclusin y Equidad
Social del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Pedro Vicente
Maldonado, constituyndose como una Institucin de derecho pblico, con personera
jurdica y patrimonio propio, autonoma de gestin financiera y administrativa, sujeta al
ordenamiento jurdico legal de la Repblica del Ecuador, de modo general, y en
especial a la presente Ordenanza, a la normativa interna que expidan sus rganos, y
ms normas vigentes en el territorio del Estado del Ecuador aplicables a su naturaleza
y objeto.
El Patronato para el desarrollo de sus actividades cuenta con recursos econmicos

que se originan por las transferencias de recursos del Gobierno Municipal de Pedro
Vicente Maldonado y del MIES-INFA, as:
AOS ORIGEN USD

Municipio MIES-INFA
2008 14 000,00 12 100,00
2009 15 000,00 15 046,00
2010 8 000,00 47 899,96
2011 10 000,00 204 233,57
2012* 760,00 75 550,00
TOTAL 47 760,00 354 829,53
*Al 30 de mayo de 2012
79
De nuestra evaluacin se verific que el Patronato:
No cuenta con un cdigo de tica que precise los valores y principios que rijan la
conducta del personal, orientando su integridad y compromiso hacia la
consecucin de los objetivos institucionales y por ende contribuyan al buen uso de
6los recursos pblicos y combate a la corrupcin.
No ha estableci un plan estratgico definiendo su misin, visin y valores en los

cuales se enmarcan el desarrollo de sus actividades a corto, mediano y largo
plazo, tampoco se elabor los planes plurianuales y operativos institucionales.
No se definieron los procesos, subprocesos y procedimientos a desarrollar en

forma cronolgica para cada una de las unidades tcnicas, administrativas,
financieras, contables y operativas encargadas de actividades relacionadas con la
prestacin de servicios sociales a la comunidad, atencin al usuario, ejecucin de
proyectos sociales; con el propsito de dar cumplimiento a las disposiciones
establecidas en la constitucin, leyes, polticas, reglamentos y normas de la
administracin pblica vigentes.
Los procesos del rea financiera, contable y presupuestaria las ejecuta el

Municipio a travs de la Direccin Financiera, nicamente respecto a la ejecucin
de los proyectos sociales.
No se plasm por escrito medidas de control relacionadas con la transparencia,

justicia y equidad en los procesos de planificacin, clasificacin, reclutamiento y
seleccin del personal, capacitacin, evaluacin del desempeo y promocin del
recurso humano que labor y labora actualmente en el Patronato.
No defini una estructura orgnica y el manual de funciones orientado al

cumplimiento de la misin institucional que permita determinar las actividades,
responsabilidades, requisitos, descripcin de las tareas, funciones incompatibles,
anlisis de las competencias, niveles de remuneracin y cargos jerrquicos de
cada uno de los servidores.
Ausencia de reglamentacin y normativa interna adecuada a sus necesidades, en

la cual se identifiquen controles previos, concurrentes y claves, que permitan el
80
seguimiento y control adecuado de los procedimientos administrativos y
financieros.
No se estableci y aplic mecanismos para mantener una permanente

comunicacin para el mejoramiento del control interno institucional con todo el
personal de los diferentes niveles de esta entidad, motivndolas a que acepten su
responsabilidad de acuerdo a su competencia.
No se estableci metodologas, estrategias, tcnicas y procedimientos para

identificar, analizar y tratar los riesgos internos y externos a los que est expuesto
el Patronato de Inclusin y Equidad Social, los cuales pueden afectar en la
consecucin de sus objetivos misionales instituciones.
Para los aos 2010 y 2011 la municipalidad presupuest asignar al Patronato

45 000,00 USD de los cuales nicamente transfiri 18 000,00 USD, con los
valores asignados la entidad no procedi a realizar la programacin y formulacin
presupuestaria de ingresos y gastos, lo que no permiti establecer la asignacin
ptima de recursos financieros necesarios para el cumplimiento de los objetivos
institucionales y realizar un seguimiento permanente de su ejecucin.
La entidad a partir del 1 de enero de 2009 registr las transacciones de ingresos y

egresos secuencial y cronolgicamente en hojas electrnicas, no dispone de un
sistema automatizado que integre las operaciones patrimoniales y
presupuestarias, con el propsito de generar informacin financiera confiable y
oportuna que permita la rendicin de cuentas, la toma de decisiones, el control, la
adopcin de medidas correctivas y la elaboracin de indicadores financieros.
Al 30 de mayo de 2012 la entidad nicamente dispone de una cuenta corriente

nmero 33372669-04 aperturada en el Banco Pichincha, que es utilizada para
realizar pagos a proveedores por los siguientes conceptos para ayuda social:
medicinas, exmenes de laboratorio, radiografas, cajas mortuorias, listas de tiles
para estudiantes de escuelas, boletos para rifas, servicio de transporte de
ambulancias, ropa y calzado de uniformes para nios, suministros de oficina,
refrigerios para coordinacin de brigadas de ayuda social, contratacin de sonido
en el da de discapacidades; el Patronato de Inclusin y Equidad Social para el
cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales, desde el ao 2008
81
hasta el 30 de mayo de 2012, realiz pagos por 47 760,00 USD, sin que estos
hayan sido debidamente planificados, inobserv los procedimientos de
contratacin tanto por rgimen general como por rgimen especial tal como lo
establece la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, la
mxima autoridad no realiz los trmites pertinentes para registrarse como
entidad contratante y poder acceder al uso de las herramientas del Sistema
Los pagos realizados durante los aos 2011 y 2012 se sustentan en 76

expedientes, de los cuales se evidenci que los documentos adjuntos, no sustentan
su propiedad, legalidad y veracidad de los hechos econmicos gestionados; a
ningn expediente se adjunta documento que afirme la disponibilidad
presupuestaria y de fondos suficientes adems carece de normativa interna
respecto a la clasificacin, utilizacin y conservacin de los documentos de uso
permanente y eventual.
No se implement un adecuado sistema de control interno para la correcta

administracin de los bienes del Patronado, carecen de manuales especficos,
polticas y procedimientos relacionados con la planificacin, provisin, custodia,
utilizacin, traspaso, prstamo, enajenacin, baja, conservacin y mantenimiento,
medidas de proteccin y seguridad.
Mediante acta entrega - recepcin el Guardalmacn del Municipio entreg bienes

al Patronato, mismos que se encuentran registrados en cuentas municipales; no
se suscribi actas entrega de recepcin de cada bien a los servidores y servidoras
que actualmente son usuarios.
Los bienes adquiridos con recursos propios como son las existencias y los bienes
de larga duracin no son sujetos a registro y control contable.
No se realiz un anlisis pormenorizado respecto a los requerimientos mnimos de

personal de cada rea para realizar las actividades administrativas y financieras,
con la finalidad de ejercer su plena autonoma de conformidad a la ordenanza de
creacin, adems con el propsito de dar cumplimiento a las disposiciones
establecidas en la constitucin, leyes, polticas, reglamentos y normas de la
administracin pblica vigentes. Al 30 de mayo de 2012 el Patronato de Inclusin
y Equidad Social dispone de 32 servidores pblicos distribuidos de la siguiente
manera:
82
Personal asignado para la ejecucin de
28
proyectos sociales
Personal asignado en el rea
4
administrativa financiera y coordinacin
Los 28 servidores que realizan la ejecucin de proyectos sociales fueron

contratados por el Municipio mediante una carta de adhesin, misma que no
cumple los requisitos pertinentes respecto a la Ley Orgnica del Servicio Pblico,
adems el personal no se encuentran afiliados al IEES, lo que podra ocasionar
conflictos y demandas laborables futuras; 4 servidores que realizan actividades
administrativas, financieras y coordinacin fueron contratados por el Municipio bajo
la modalidad de Servicios Ocasionales, sin evidenciar sus respectivos traslados
administrativos.
De los 32 servidoras y servidores pblicos que prestan sus servicios en el

Patronato de Inclusin y Equidad Social no se realiz una evaluacin del
rendimiento y productividad en relacin a las actividades encomendadas, por lo
cual no se detect las reales necesidades de capacitacin de su recurso humano
y tampoco se ha preparado y ejecutado un Plan Anual y Programacin de
Capacitacin Institucional acorde a las competencias de cada rea y/o servidor.
Lo expuesto se produce por la falta de compromiso de la Presidenta y el Directorio, y

el desinters de los servidores pblicos, para mantener una actitud hacia el control
interno en la entidad, que los servidores realicen sus actividades diarias basados en
disposiciones temporales, por costumbre o por la experiencia personal, limitando la
coordinacin de acciones con la municipalidad en los procesos de adquisiciones por la
dependencia en la utilizacin de personal y sistemas, ocasion que el Patronato no
haya ejercido su autonoma de gestin financiera y administrativa como una Institucin
con personera jurdica de derecho pblico.
Auditora Interna con oficio 037-ECI-AI-GADCPVM-2012 de 16 de abril de 2012,

solicit a la Presidenta del Patronato proporcione documentacin respecto a las
actividades administrativas y financieras de la entidad, quien con oficio OF. 13-2012-
PTRAV de 7 de mayo de 2012, en su parte pertinente indic:
No existe elaboracin del presupuesto de los aos 2011 y 2012, debido a que
la parte financiera se maneja directamente del departamento financiero del
83
GADPVM.- La ejecucin presupuestaria se la realiz directamente desde el
departamento financiero del GADPVM.-Sistema contable Aplicado: El Patronato
de Inclusin y Equidad Social, no ha mantenido un sistema aplicado de
contabilidad, debido a que se contabiliza el proceso desde el departamento
financiero del GADPVM.- Manejo y usuarios de claves de IESS, INCOP, BANCO
CENTRAL: Clave IESS, el Patronato no mantiene debido a que no tiene
personal bajo su dependencia. Clave INCOP, el Patronato no mantiene debido a
que los procesos de compras los realiza directamente el Municipio.- Normativa
interna, reglamentos generados, vigentes y derogados: El Patronato de Inclusin
y Equidad Social, no mantiene una normativa interna, reglamentos,
prcticamente el proceso se lo ha realizado de manera irregular.- Cdigo de
tica: El Patronato de Inclusin y Equidad Social no mantiene un cdigo
establecido.- Plan Operativo Anual POA 2011 y 2012: Plan Operativo Anual, ao
2012, se desarroll un plan en base a las actividades a ejecutarse en este ao,
cabe resaltar que no est aprobado por el Directorio, debido a que no se haba
definido la situacin del Patronato.- No tenemos un plan estratgico establecido.-
Proceso de formulacin, ejecucin, control, seguimiento y evaluacin del plan
plurianual institucional y planes operativos anuales no dispone de este proceso.-
Se ha coordinado Proyectos sociales, uno de DESARROLLO INFANTIL, con las
modalidades CNH y CIBV (Creciendo con nuestros hijos y Centros Infantiles del
Buen Vivir, total 28 personas voluntarias.- ERRADICACION PROGRESIVA DE
LA MENDICIDAD, con cuatro personas voluntarias.- Normativa interna que
regule los procesos de planificacin, clasificacin, reclutamiento y seleccin del
personal, capacitacin, evaluacin del desempeo y promocin y promocin. El
Patronato no dispone de esta normativa, debido que el departamento de Talento
Humano, es quien realiza el reclutamiento de personal.- El Patronato de
Inclusin y Equidad Social no mantiene un Plan Anual de Capacitacin.- no
mantiene un proceso de evaluacin y rendimiento.- Manual de descripcin,
valorado y clasificacin de puestos Equidad Social no mantiene.- Polticas
institucionales generales y especficas aplicables a las diferentes reas de
trabajo: No existe.- Mapa de riesgos donde se considere un anlisis de los
factores internos que afecten la consecucin de objetivos generales y
particulares de la entidad: No existe.- las personas que laboran dependen
directamente del Gobierno Autnomo Descentralizado de Pedro Vicente
Maldonado, y los facilitadores reciben una bonificacin de parte de los proyectos
firmados con el MIES.- Como Patronato no disponemos de bienes, pero cabe
indicar que existen algunos bienes que son del Gobierno Autnomo los cuales
son utilizados por el personal que labora en esta rea.- Tomando como
referencia a la informacin antes detallada, manifiesto que no est completa
debido a que el Patronato de Inclusin y Equidad Social, no ha mantenido una
estructura legalmente establecida; en lo que corresponde al: AREA CONTABLE:
No hemos manejado un sistema, porque la justificacin de pagos se la realizaba
ante el Gobierno Autnomo Descentralizado de Pedro Vicente Maldonado, el
cual era que transfera los fondos a una cuenta corriente que mantena el
Patronato, en el Banco del Pichincha. PERSONAL: La contratacin se la ha
realizado a travs del departamento de Talento Humano, sin embargo hemos
sido una fuente de recepcin de carpetas ya que por el tema proyectos sociales
se ha requerido de personal. Cabe recalcar que nuestra rea no dispone de
equipos de oficina, lo que se puede apreciar son del Gobierno Autnomo
Descentralizado de Pedro Vicente Maldonado, entre algunos que han sido
desechados por el mismo y que ahora son utilizados por Patronato
Lo sealado por la Presidenta del Patronato de Inclusin y Equidad Social ratifica lo

comentado por Auditora Interna.
84
La Ley y el Reglamento del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, la Ley de
Seguridad Social, la Norma tcnica de diseo de Reglamentos o Estatutos Orgnicos
de Gestin Organizacional por Procesos y las Normas de Control Interno, en su parte
pertinente disponen y sealan:
200 Ambiente De Control
El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y

conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del
control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida
por la alta direccin y por el resto de las servidoras y servidores, con relacin a
la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y
resultados.- La mxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema
de control interno, deber mostrar constantemente una actitud de apoyo a las
medidas de control implantadas en la institucin, mediante la divulgacin de
stas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores
habituales.- La mxima autoridad de cada entidad establecer en forma clara y
por escrito las lneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los
objetivos de la institucin de acuerdo con las disposiciones y los lineamientos
del gobierno y dems organismos, para lo cual mantendr un ambiente de
confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas;
de honestidad y de respaldo hacia el control interno; as como, garantizar el
uso eficiente de los recursos y proteger el medio ambiente
Norma tcnica de diseo de Reglamentos o Estatutos Orgnicos de Gestin

Organizacional por Procesos

internacionales.- Art. 6 De la potestad de la autoridad nominadora.- La
autoridad nominadora dispondr al responsable de la Unidad de la
Administracin de Recursos Humanos AURHs, iniciar el proceso de
reestructuracin, previo su informe tcnico y sobre la base de las polticas,
normas e instrumentos tcnicos emitidos por la SENRES
300 Evaluacin del Riesgo
La mxima autoridad establecer los mecanismos necesarios para

identificar, analizar y tratar los riesgos a los que est expuesta la organizacin
para el logro de sus objetivos
Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas
85
art. 96.- Etapas del ciclo presupuestario.- El ciclo presupuestario es de
cumplimiento obligatorio para todas las entidades y organismos del sector
pblico
405-01 Aplicacin de los principios y normas tcnicas de Contabilidad Gubernamental
La contabilidad gubernamental tiene como misin registrar todos los hechos

econmicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que
constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir
informacin financiera sistematizada y confiable mediante estados financieros
verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios tcnicos soportados
en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables
405-02 Organizacin del sistema de Contabilidad Gubernamental
El sistema de contabilidad de las entidades pblicas se sustentar en la

normativa vigente para la contabilidad gubernamental y comprende, entre
otros, la planificacin y organizacin contables, objetivos, procedimientos,
registros, reportes, estados financieros y dems informacin gerencial y los
archivos de la documentacin que sustentan las operaciones

Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica
Art. 21.- PORTAL de COMPRASPBLICAS.- El Sistema Oficial de

Contratacin Pblica del Ecuador COMPRASPBLICAS ser de uso
obligatorio para las entidades sometidas a esta Ley y ser administrado por el
Instituto Nacional de Contratacin Pblica.
Art. 22.- Plan anual de contratacin.- Las Entidades Contratantes, para cumplir
con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo, sus objetivos y necesidades
institucionales, formularn el Plan Anual de Contratacin con el presupuesto
correspondiente, de conformidad a la planificacin plurianual de la Institucin,
asociados al Plan Nacional de Desarrollo y a los presupuestos del Estado. El
Plan ser publicado obligatoriamente en la pgina Web de la Entidad
Contratante dentro de los quince (15) das del mes de enero de cada ao e
interoperar con el portal COMPRASPBLICAS
406-02 Planificacin
86
406-03 Contratacin

Contratacin Pblica. La certificacin de la disponibilidad presupuestaria, as
como la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las
obligaciones derivadas de la contratacin a) Procedimientos precontractuales
Para la contratacin de obras, adquisicin de bienes y servicios, incluidos los
de consultora, las entidades se sujetarn a distintos procedimientos de
seleccin de conformidad a la naturaleza y cuanta de la contratacin, a los
trminos y condiciones establecidas en la Ley Orgnica del Sistema Nacional
de Contratacin Pblica, su reglamento general y las resoluciones del Instituto
Nacional de Contratacin Pblica, INCOP, respecto de cada procedimiento de
contratacin
La entidad contar con un manual que contenga la descripcin de las

tareas, responsabilidades, el anlisis de las competencias y requisitos de todos
los puestos de su estructura y organizativa. El documento ser revisado y
actualizado peridicamente y servir de base para la aplicacin de los procesos
de reclutamiento, seleccin y evaluacin del personal
407-06 Capacitacin y entrenamiento continuo
Los directivos de la entidad promovern en forma constante y progresiva la

capacitacin, entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras y
servidores en todos los niveles de la entidad, a fin de actualizar sus
conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad de su
trabajo
Conclusin
La falta de compromiso de la Presidenta y el Directorio, y el desinters de los

servidores pblicos, para mantener una actitud hacia el control interno, ocasion que
los servidores realicen sus actividades diarias basados en disposiciones temporales,
por costumbre o por la experiencia personal y que el Patronato no haya ejercido su
autonoma de gestin financiera y administrativa como una Institucin con personera
jurdica de derecho pblico.
87
Recomendaciones
A la Presidenta del Patronato de Inclusin y Equidad Social, coordinar y gestionar

con el Alcalde y personal Directivo de la Municipalidad:
105. La elaboracin de un cdigo de tica en el cual se establezcan los principios y

valores ticos que rijan la conducta de su personal, orientando su integridad y
compromiso hacia la consecucin de los objetivos institucionales.
106. La elaboracin de los Planes Estratgicos, Plurianuales y Operativos,

alinendoles a las polticas y procesos municipales los cuales estarn vinculados
con el su presupuesto con el propsito de concretar lo planificado en funcin de
las reales capacidades y disponibilidades de recursos.
107. La elaboracin de normativa interna que permita mantener un control ptimo

respecto a los procesos de planificacin, clasificacin, reclutamiento y seleccin
del personal, capacitacin, evaluacin del desempeo y promocin del recurso
humano.
108. La definicin de una estructura orgnica, manual de funciones y clasificacin de

puestos en relacin con los procesos, subprocesos y procedimientos que
desarrollan las unidades tcnicas, administrativas y operativas de conformidad
con Norma Tcnica de diseo de Reglamentos o Estatutos Orgnicos de Gestin
Organizacional por Procesos.
109. La elaboracin de reglamentacin y normativa interna pertinente que permita el

financieros relacionados con controles previos, concurrentes y claves de la
entidad.
110. Establecer mecanismos de comunicacin que permitan el mejoramiento del

sistema de control interno institucional en coordinacin con los servidores,
motivando a que acepten su responsabilidad de acuerdo a su competencias.
111. Establecer mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos internos y
externos.
88
112. Programacin y formulacin del presupuesto de ingresos y gastos en funcin de
las necesidades reales de cada unidad administrativa, considerando los recursos
econmicos asignados por la municipalidad, el MIES-INFFA y los de autogestin.
113. La implementacin de un sistema contable que permita registrar oportunamente

las operaciones patrimoniales y presupuestarias, con el propsito de generar
informacin financiera confiable para la toma de decisiones institucionales.
114. La apertura de una cuenta bancaria en el Banco Central del Ecuador con la
finalidad de que los pagos por los diferentes conceptos sean cancelados
mediante transferencias a los diferentes proveedores.
115. La contratacin de un funcionario que sea responsable del rea contable y

presupuestaria del Patronato de Inclusin y Equidad Social.
116. Gestionar el registro del Patronato como entidad contratante en Instituto

117. La elaboracin del Plan Anual de Contratacin conforme al presupuesto

institucional y proceder a publicar en los tiempos establecidos de conformidad
con la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
118. La elaboracin de normativa interna y polticas que rijan los procesos de

compras pblicas y ayudas sociales, de conformidad con la ley y reglamento del
Sistema Nacional de Contratacin Pblica y las leyes vigentes.
119. Registros que permitan evidenciar el ingreso y egreso de los bienes que son
adquiridos con recursos propios, los entregados por la municipalidad para el
cumplimiento de los proyectos y de las donaciones.
120. Normativa interna de conformidad con leyes vigentes de general aplicacin en el

sector pblico, que permita mantener un ptimo control interno respecto a la
custodia, utilizacin, traspaso, prstamo, enajenacin, baja, conservacin y
mantenimiento, medidas de proteccin y seguridad de los bienes que dispone la
entidad para el desarrollo de sus actividades.
89
121. La implementacin de polticas y procedimientos relacionados con la
responsabilidad de los servidores en la conservacin y buen uso de los bienes
entregados por la municipalidad.
122. La asignacin de recursos necesarios y la contratacin de personal con la

finalidad de establecer una estructura bsica en las reas de contabilidad,
administracin general, recursos humanos, entre otras, para poder ejercer su
plena autonoma administrativa y financiera.
123. La incorporacin de personal para la ejecucin de proyectos sociales bajo la

modalidad de contratos por Servicios Ocasionales de conformidad con la Ley
Orgnica del Servicio Pblico.
124. El traslado administrativo a los servidores que prestan sus servicios actualmente
en el Patronato.
125. La realizacin de evaluaciones peridicas al rendimiento o desempeo de las o

los servidores por lo menos dos veces al ao.
126. La asignacin de recursos necesarios y la elaboracin de un Plan Anual de

Capacitacin y su cronograma de ejecucin.
Concejo Cantonal de Proteccin de la Niez y Adolescencia
Deficiente sistema de control interno en el Concejo Cantonal de Proteccin de la

Niez y Adolescencia del Cantn Pedro Vicente Maldonado
El Concejo Cantonal de Proteccin de la Niez y Adolescencia del Cantn Pedro

Vicente Maldonado, se cre mediante ordenanza municipal la misma que fue
conocida, discutida y aprobada por el Concejo en sesiones ordinarias efectuadas los
das 23 de noviembre y 21 de diciembre de 2004, su publicacin se realiz en Registro
Oficial 417 del 3 de septiembre de 2008.
El Concejo Municipal en sesiones ordinarias de 22 y 27 de julio de 2010 en segundo y

definitivo debate mediante Actas 20 y 21, conocieron, discutieron y aprobaron la
90
Ordenanza que organiza el Sistema Cantonal Descentralizado de Proteccin Integral a
la Niez y Adolescencia del Cantn Pedro Vicente Maldonado, misma que derog la
ordenanza de creacin, publicada en Registro Oficial 305 de 21 de Octubre del 2010.
El Concejo Cantonal de Proteccin de la Niez y Adolescencia para el desarrollo de

sus actividades cuenta con recursos econmicos que se originan por las
transferencias de recursos del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal de
Pedro Vicente Maldonado, as:
AOS Municipio USD

2008 8 408,80
2009 20 000,00
2010 23 600,00
2011 16 320,00
2012* 8 000,00
TOTAL 76 328,80
*Al 31 de octubre de 2012
Desde el ao 2004 fecha de creacin las mximas autoridades del Concejo Cantonal,
no han desarrollado un ambiente o entorno de control interno como un proceso integral
aplicado por los administradores y personal de la entidad con la finalidad de
proporcionar una seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la
proteccin de sus recursos financieros y materiales.
Los procesos administrativos y financieros contables los realizan la Secretaria

Ejecutiva y la Promotora Social, respectivamente, debido a que son el nico recurso
humano de la entidad.
Para los aos 2008, 2009, 2010 y 2011, el Concejo Municipal presupuest asignar al
Concejo Cantonal de Proteccin de la Niez y Adolescencia 90 000,00 USD de los
cuales nicamente transfiri 68 328,00 USD, con los valores asignados la entidad
procedi a realizar la programacin y formulacin presupuestaria de ingresos y gastos,
misma que no permiti establecer la asignacin ptima de recursos financieros
necesarios para el cumplimiento de los objetivos institucionales y realizar un
seguimiento permanente de su ejecucin, ya que los presupuestos de los aos 2011 y
2012 fueron aprobados con un retraso de hasta 9 meses de iniciado el ejercicio
91
econmico, las acreditaciones de recursos se las realiz hasta en 11 transferencias
durante cada ejercicio econmico.
Para el desarrollo de la actividades, la entidad dispone de bienes con un valor en libros

de 4 613,00 USD, que fueron donados, entregados por la municipalidad y adquiridos
con recursos propios, sobre los cuales no implement un adecuado sistema de control
interno para la correcta administracin de los bienes del Patronado, carecen de
manuales especficos, polticas y procedimientos relacionados con la planificacin,
provisin, custodia, utilizacin, traspaso, prstamo, enajenacin, baja, conservacin y
mantenimiento, medidas de proteccin y seguridad.
El 14 de marzo de 2012, mediante Acta 004 de sesin ordinaria se aprob el Manual

Orgnico Estructural y Funcional del Concejo Cantonal de Proteccin de la Niez y
Adolescencia, en ste Manual tampoco se han definido los procesos, subprocesos as
como los procedimientos a desarrollar en forma cronolgica y a detalle para cada una
de las unidades tcnicas, administrativas y operativas encargadas de actividades
relacionadas con los procesos: administrativos, financieros, adquisicin de bienes,
prestacin de servicios, recursos humanos, administracin interna, atencin al usuario
y para el control interno previo y concurrente.
La Secretaria Ejecutiva como parte de su gestin:
No coordin la elaboracin de un cdigo de tica que precise los valores y

principios que rijan la conducta del personal, orientando su integridad y
compromiso hacia la consecucin de los objetivos institucionales y por ende
contribuyan al buen uso de los recursos pblicos y combate a la corrupcin.
No estableci un plan estratgico definiendo su misin, visin y valores en los

cuales se enmarcan el desarrollo de sus actividades a corto, mediano y largo
plazo, tampoco se elaboraron los planes plurianuales y operativos institucionales
acorde a la normativa vigente.
No defini los procesos, subprocesos relacionados con la prestacin de servicios

sociales a la comunidad, atencin al usuario, ejecucin de proyectos sociales, los
cuales generan actividades administrativas, financieras, contables y operativas,
con el propsito de dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la
constitucin, leyes, polticas, reglamentos y normas de la administracin pblica
vigentes.
92
Deleg verbalmente el registro de las transacciones de ingresos y egresos en el
sistema contable SIG AME a la promotora social, servidora que no ha emitido los
Estados Financieros de los aos 2008, 2009, 2010 y 2011; debido a que la
entidad no cuenta con un profesional autorizado y capacitado, que garantice
generar informacin financiera confiable y oportuna para la toma de decisiones y
la adopcin de medidas correctivas.
No remiti la informacin financiera pertinente al Ministerio de Finanzas.
No se realiz los trmites pertinentes ante la SENPLADES para su registro como

entidad pblica.
No elabor reglamentacin y normativa interna adecuada a sus necesidades, en

la cual se identifiquen controles previos, concurrentes y claves, que permitan el
financieros.
No estableci y aplic mecanismos para mantener una permanente comunicacin

para el mejoramiento del control interno institucional con todo el personal de los
diferentes niveles de esta entidad, motivndolas a que acepten su responsabilidad
de acuerdo a su competencia.
No estableci metodologas, estrategias, tcnicas y procedimientos para

identificar, analizar y tratar los riesgos internos y externos a los que est expuesto
el patronato, los cuales pueden afectar en la consecucin de sus objetivos
misionales instituciones.
Para realizar gastos por los diferentes conceptos tales como: sueldos, activos
fijos, suministros y materiales de oficina, servicios bsicos entre otros, y para el
cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales, desde el ao 2008
hasta el 30 de mayo de 2012, la Secretaria Ejecutiva autoriz pagos por un valor
de 76 328,80 USD, sin una adecuada planificacin anual de las adquisiciones
para cada ao.
93
Desde el ao 2009 no coordin y autoriz las adquisiciones por medio del Portal
de Compras Pblicas.
No dispuso que los bienes de larga duracin donados al Concejo Cantonal de

Proteccin de la Niez y Adolescencia, por parte de organizaciones particulares y
del Municipio, no fueron sujetos de registro y control contable.
No realiz un anlisis pormenorizado respecto a los requerimientos mnimos de

personal de cada rea, para realizar las actividades administrativas y financieras,
con la finalidad de ejercer su plena autonoma de conformidad a la ordenanza de
creacin.
No program la capacitacin acorde a las necesidades y competencias de cada

servidor que prestan sus servicios en el Concejo Cantonal.
Lo expuesto se produce por la falta de compromiso de la Secretaria Ejecutiva y los

miembros del Concejo Cantonal de Proteccin de la Niez y Adolescencia, para
mantener una actitud hacia el control interno en la entidad, ocasionando que la entidad
no haya cumplido a cabalidad sus objetivos segn lo dispuesto en su ordenanza de
creacin, e incumpla cdigos, normas y leyes vigentes.
Auditora con oficio 036-ECI-AI-GADCPVM-2012 de 16 de abril de 2012 solicit a la

Secretaria Ejecutiva proporcione la documentacin relacionada con la gestin
realizada en su administracin, quien en comunicacin sin nmero de 27 de de 2012,
en su parte pertinente seal:
Presupuesto ao 2011 y 2012. De acuerdo a este numeral puedo, manifestar

que el Presupuesto del ao 2011, fue aprobado el 23 de septiembre del 2011, no
se realizaron algunas actividades por falta de recursos, pero se las auto
gestion.- Claves INCOP.- No tenemos por cuanto las adquisiciones son
menores a $1000, lo realizamos por medio de tres facturas.- Normativa interna,
reglamentos. En cuanto a este numeral, se tiene en proceso, falta convocar a
sesin para socializarlo para que sea aprobado por los Miembros del Concejo
Cantonal de la Niez y Adolescencia de Pedro Vicente Maldonado.- Cdigo de
tica. No lo tenemos realizado como del Concejo Cantonal.- No existe. El PEI.-
se realiz en el 2008, el registro de la entidad en el INCOP, pero no se ha
actualizado firmas ni usuarios, as como tampoco se ha realizado las
adquisiciones a travs del Portal.- no se ha podido realizar todos los
planteamientos requeridos por la falta de una contadora que sea estable, la Srta.
Alexandra Oate, ha realizado esta funcin, durante este tiempo, apoyando al
CCNA-PVM, cumpliendo las funciones de Tcnica y la contabilidad. En el
informe se ha tratado de cumplir con lo que ms se ha podido, si bien es cierto
nos faltan algunas normativas de control interno, los cuales tomaremos muy en
94
cuenta para corregir, las falencias con lo cual debemos elaborar el FODA ,
inmediatamente, ya que en realidad nos hemos concentrado ms en las
Polticas Pblicas como es la Erradicacin del Subregistro donde se ha podido
dar solucin a centenares de familias que nunca tuvieron este documento
Considerando lo expuesto por la Secretaria Ejecutiva lo comentado por Auditora

Interna se mantiene.
Al respecto:
La Ley y el Reglamento del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, la Ley de

Seguridad Social, la Norma tcnica de diseo de Reglamentos o Estatutos Orgnicos
de Gestin Organizacional por Procesos y las Normas de Control Interno, en su parte
pertinente disponen y sealan:
200 Ambiente De Control
El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y

conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del
control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida
por la alta direccin y por el resto de las servidoras y servidores, con relacin a
la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y
resultados.- La mxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema
de control interno, deber mostrar constantemente una actitud de apoyo a las
medidas de control implantadas en la institucin, mediante la divulgacin de
stas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores
habituales.- La mxima autoridad de cada entidad establecer en forma clara y
por escrito las lneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los
objetivos de la institucin de acuerdo con las disposiciones y los lineamientos
del gobierno y dems organismos, para lo cual mantendr un ambiente de
confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas;
de honestidad y de respaldo hacia el control interno; as como, garantizar el
uso eficiente de los recursos y proteger el medio ambiente
Norma Tcnica de diseo de Reglamentos o Estatutos Orgnicos de Gestin

Organizacional por Procesos

internacionales.
Art. 6 De la potestad de la autoridad nominadora.- La autoridad nominadora
dispondr al responsable de la Unidad de la Administracin de Recursos
Humanos AURHs, iniciar el proceso de reestructuracin, previo su informe
95
tcnico y sobre la base de las polticas, normas e instrumentos tcnicos
emitidos por la SENRES
300 Evaluacin del Riesgo
La mxima autoridad establecer los mecanismos necesarios para

identificar, analizar y tratar los riesgos a los que est expuesta la organizacin
para el logro de sus objetivos
Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas
art. 96.- Etapas del ciclo presupuestario.- El ciclo presupuestario es de

cumplimiento obligatorio para todas las entidades y organismos del sector
pblico
405-01 Aplicacin de los principios y normas tcnicas de Contabilidad Gubernamental
La contabilidad gubernamental tiene como misin registrar todos los hechos

econmicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que
constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir
informacin financiera sistematizada y confiable mediante estados financieros
verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios tcnicos soportados
en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables
405-02 Organizacin del sistema de Contabilidad Gubernamental
El sistema de contabilidad de las entidades pblicas se sustentar en la

normativa vigente para la contabilidad gubernamental y comprende, entre
otros, la planificacin y organizacin contables, objetivos, procedimientos,
registros, reportes, estados financieros y dems informacin gerencial y los
archivos de la documentacin que sustentan las operaciones

Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica
Art. 21.- PORTAL de COMPRASPBLICAS.- El Sistema Oficial de

Contratacin Pblica del Ecuador COMPRASPBLICAS ser de uso
96
obligatorio para las entidades sometidas a esta Ley y ser administrado por el
Instituto Nacional de Contratacin Pblica.
Art. 22.- Plan anual de contratacin.- Las Entidades Contratantes, para cumplir
con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo, sus objetivos y necesidades
institucionales, formularn el Plan Anual de Contratacin con el presupuesto
correspondiente, de conformidad a la planificacin plurianual de la Institucin,
asociados al Plan Nacional de Desarrollo y a los presupuestos del Estado. El
Plan ser publicado obligatoriamente en la pgina Web de la Entidad
Contratante dentro de los quince (15) das del mes de enero de cada ao e
interoperar con el portal COMPRASPBLICAS
406-02 Planificacin

406-03 Contratacin

Contratacin Pblica. La certificacin de la disponibilidad presupuestaria, as
como la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las
obligaciones derivadas de la contratacin a) Procedimientos precontractuales
Para la contratacin de obras, adquisicin de bienes y servicios, incluidos los
de consultora, las entidades se sujetarn a distintos procedimientos de
seleccin de conformidad a la naturaleza y cuanta de la contratacin, a los
trminos y condiciones establecidas en la Ley Orgnica del Sistema Nacional
de Contratacin Pblica, su reglamento general y las resoluciones del Instituto
Nacional de Contratacin Pblica, INCOP, respecto de cada procedimiento de
contratacin
La entidad contar con un manual que contenga la descripcin de las

tareas, responsabilidades, el anlisis de las competencias y requisitos de todos
los puestos de su estructura y organizativa. El documento ser revisado y
actualizado peridicamente y servir de base para la aplicacin de los procesos
de reclutamiento, seleccin y evaluacin del personal
407-06 Capacitacin y entrenamiento continuo
Los directivos de la entidad promovern en forma constante y progresiva la

capacitacin, entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras y
servidores en todos los niveles de la entidad, a fin de actualizar sus
conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad de su
trabajo
97
Conclusin
La falta de compromiso de la Secretaria Ejecutiva de los miembros del Concejo y el

desinters de los servidores pblicos, ocasionan que el Concejo Cantonal no haya
ejercido su autonoma de gestin financiera y administrativa como una Institucin con
personera jurdica de derecho pblico segn lo establecido en la ordenanza de
creacin.
Recomendaciones
A la Secretaria Ejecutiva, coordinar y gestionar con el Alcalde y personal Directivo

de la Municipalidad.
127. La elaboracin de un cdigo de tica en el cual se establezcan los principios y

valores ticos que rijan la conducta de su personal, orientando su integridad y
compromiso hacia la consecucin de los objetivos institucionales.
128. La elaboracin de los Planes Estratgicos, Plurianuales y Operativos,

alinendoles a las polticas y procesos municipales los cuales estarn vinculados
con el presupuesto con el propsito de concretar lo planificado en funcin de las
reales capacidades y disponibilidades de recursos.
129. La elaboracin de normativa interna que permita mantener un control ptimo

respecto a los procesos de planificacin, clasificacin, reclutamiento y seleccin
del personal, capacitacin, evaluacin del desempeo y promocin del recurso
humano.
130. La definicin una estructura orgnica, manual de funciones y clasificacin de

puestos en relacin con los procesos, subprocesos y procedimientos que
desarrollan las unidades tcnicas, administrativas y operativas.
131. La elaboracin de reglamentacin y normativa interna pertinente que permita el

financieros relacionados con controles previos, concurrentes y claves de la
entidad.
132. El establecimiento de mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos

internos y externos a los que est expuesto el patronato.
98
133. La entrega oportuna de los recursos econmicos de cada ejercicio fiscal.
134. La programacin y formulacin del presupuesto de ingresos y gastos en funcin

de las necesidades reales de cada unidad administrativa, considerando los
recursos econmicos asignados por la municipalidad y los de autogestin.
135. Los recursos necesarios y la contratacin de un contador/a, el cual ser

responsable de las actividades financieras, contables y presupuestarias que
permita registrar oportunamente las operaciones patrimoniales y presupuestarias,
con el propsito de generar informacin financiera confiable para la toma de
decisiones institucionales.
136. La elaboracin del Plan Anual de Contratacin conforme al presupuesto

institucional, y su publicacin y ejecucin en los tiempos establecidos de
conformidad con la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
137. La elaboracin de normativa interna de conformidad con leyes vigentes de

general aplicacin en el sector pblico, que permita mantener un ptimo control
interno respecto a la custodia, utilizacin, traspaso, prstamo, enajenacin, baja,
conservacin y mantenimiento, medidas de proteccin y seguridad de los bienes
que dispone la entidad para el desarrollo de sus actividades.
138. La Implementacin de polticas y procedimientos relacionados con la

responsabilidad de los funcionarios en la conservacin y buen uso de los bienes
entregados por la municipalidad.
A la Secretaria Ejecutiva
139. Establecer mecanismos de comunicacin que permitan el mejoramiento del

sistema de control interno institucional en coordinacin con los funcionarios,
motivando a que acepten su responsabilidad de acuerdo a su competencias.
140. Las adquisiciones de bienes y servicios autorizar de conformidad a los

procedimientos de contratacin establecidos tanto por rgimen general como por
rgimen especial segn lo dispone en la ley y reglamento del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica.
99
141. Dispondr a la Promotora elabore los registros que permitan evidenciar el ingreso
y egreso de los bienes que son adquiridos con recursos propios, los entregados
por la municipalidad para el cumplimiento de los proyectos y de las donaciones.
142. Prever los recursos necesarios y la contratacin de personal con la finalidad de

establecer una estructura bsica que brinde apoyo a las reas de contabilidad,
administracin general, recursos humanos, entre otras, para poder ejercer su
plena autonoma administrativa y financiera.
143. Realizar evaluaciones peridicas al rendimiento o desempeo de las o los

servidores por lo menos dos veces al ao.
144. Programar la capacitacin del personal acorde las necesidades reales

relacionadas directamente con el puesto de trabajo.
Municipio y Entidades Adscritas
Deficiente capacitacin al servidor(a) municipal y de las entidades adscritas
Los presupuestos municipales de los aos 2011 y 2012 establecieron como rubros
para capacitacin los siguientes valores:
Ao Valor USD
2011 19 500,00
2012 8 560,00
Total 28 060,00
La Direccin de Talento Humano envi al Seor Alcalde el Plan de Capacitacin 2011

y 2012, para su respectiva aprobacin con memorandos MEN-171-DTH-11 de 29 de
abril de 2011 y MEN-77-DTH-12 de 10 de abril de 2012 respectivamente, de nuestro
anlisis se verific:
La mxima autoridad no tom decisin sobre la aprobacin y ejecucin de los

planes para los aos en mencin.
100
Los objetivos generales de los planes propuestos se orientan en capacitar a todos
los servidores y servidoras municipales buscando ampliar conocimientos,
habilidades y destrezas que sern reflejados ante la ciudadana.
Se establecieron en su mayora talleres a ser dictados a los servidores, sin definir

un cronograma de ejecucin, nmero de empleados a capacitar, instructores,
valores individualizados del costo por cada curso, lugar en el que se realizar el
evento, anlisis individualizado de requerimientos reales de capacitacin.
En la evaluacin al personal no se detect y evalu las deficiencias y limitaciones

de capacitacin de cada servidor mediante la aplicacin de mallas curriculares.
Los recursos econmicos en promedio asignados a cada servidor para la

capacitacin en los aos 2011 y 2012 fueron de 168,00 USD y 75,75 USD
respectivamente.
Por iniciativa de los directores de rea y autorizacin de la mxima autoridad se

envi a capacitar a 16 servidores (as) en el ao 2011 y hasta el 31 de agosto de
2012, 17 servidoras y servidores recibieron 32 cursos/talleres en temas tributarios,
de administracin de los gobiernos descentralizados, obras pblicas, avalos y
catastros, gestin ambiental, entre otros, impartidos por el Servicio de Rentas
Internas, Banco del Estado, Asociacin de Municipalidades, Instituto Nacional de
Compras Pblicas.
Lo sealado se produjo debido a que la Mximas Autoridades del Municipio y de las

entidades adscritas, no dieron la atencin al proceso de capacitacin permanente del
personal ya que no se aprob y elabor los Planes Anuales de Capacitacin
Institucional, ocasionando que que nicamente el 15% del recurso humano Municipal
haya sido capacitado y el que el personal de las entidades adscritas no reciban ningn
curso de capacitacin durante el perodo analizado, por ende no mejoren sus
competencias, habilidades y destrezas, aspectos que inciden en su trabajo cotidiano.
Auditora Interna con oficios 011 y 016 ECI-AI-GADCPVM-2012 de 7 de marzo y 2 de

abril 2012, solicit al Gerente General de la Empresa Pblica de Agua Potable y
Alcantarillado y al Registrador de la Propiedad, respectivamente, proporcionen la
documentacin relacionada con sus planes de capacitacin; quienes con oficios 029-
101
EPMAPA-PVM-2012 y 044-RPPVM-REO-2012 de 10 de abril y 20 de junio de 2012,
respectivamente, en su parte pertinente indicaron:
Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado:
Plan anual de Capacitacin.- No disponemos
Registro de la Propiedad:
me permito puntualizar las siguientes consideraciones en lo que respecta a

los Planes estratgicos, planes plurianuales, operativos anuales, Cdigo de
tica institucional, planes de capacitacin, estructura organizacional y funcional,
plan de valoracin y mitigacin de riesgos: 1. Con fecha 5 de junio de 2.012,
mediante Resolucin MRL-2012-275, suscrita por el seor Viceministro de
Servicio Pblico, Abg. Juan Fernando Salazar G., se procede a la calificacin
de los empleados y trabajadores del Registro de la Propiedad del cantn Pedro
Vicente Maldonado, a la vez en su Disposicin General Primera indica que:
Las Unidades de Administracin de Talento Humano, o quien hiciere sus
veces, debern remitir a esta Cartera de Estado, el proyecto de Manual de
Descripcin, Valoracin y Clasificacin de Puestos Institucionales, con la
finalidad de revisar las ubicaciones dentro de la escala de remuneraciones
mensuales unificadas de las servidores o servidores que por efectos del
cambio de rgimen laboral deban sujetarse a la Ley Orgnica del servicio
Pblico, en aplicacin de la presente Resolucin 2. Para entregar la
informacin solicitada al Ministerio de Relaciones Laborales, se tienen que
adjuntar el ESTATUTO ORGNICO DE GESTIN ORGANIZACIONAL POR
PROCESOS, el cual debe ser aprobado mediante la Asesora Tcnica del
departamento de Fortalecimiento Institucional y Gestin Documental del
Ministerio de Relaciones Laborales, mediante oficio de peticin y requisitos que
constan en la pgina web institucional de esa Cartera de Estado. 3. Con la
aprobacin de la Estructura Orgnica y Funcional del Registro de la Propiedad,
poder presentar el proyecto de Manual de Descripcin, Valoracin y
Clasificacin de Puestos Institucionales, para su aprobacin por el Ministerio de
Relaciones Laborales.- En base a las consideraciones expuestas, me permito
sealar lo siguiente: Para entregar toda la documentacin resuelta y aprobada
que usted nos ha pedido, es necesario la aprobacin de los puntos 1 y 2 antes
sealados.
Lo sealado por los servidores ratifica lo comentado por auditora.
El artculo 198 Planificacin de la formacin y capacitacin, del Reglamento de la Ley

Orgnica de Servicio Pblico, dispone:
Las UATH sern responsables de la capacitacin programada anualmente,

en virtud de la programacin que establezca el Ministerio de Relaciones
Laborales. Para la elaboracin del plan de capacitacin, las UATH sern
responsables del control y seguimiento de la capacitacin en todos los
102
procesos internos; mientras que los responsables de los procesos tendrn a su
cargo la programacin y direccin de eventos de capacitacin propios de la
naturaleza y especializacin de la misin y objetivo de cada uno de ellos, con el
apoyo tcnico y logstico de las UATH.
Las Normas de Control Interno
200-03 Polticas y prcticas de talento humano, en su apartado tercero seala:
La administracin de talento humano, constituye una parte importante del

ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente
tico desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las
prcticas diarias. Esto se hace visible en la ejecucin de los procesos de
planificacin, clasificacin, reclutamiento y seleccin de personal, capacitacin,
evaluacin de desempeo y promocin y en la aplicacin de principios de
justicia y equidad, as como el apego a la normativa y marco legal que regula
las relaciones laborales
200-06 Competencia profesional, en su apartado cuarto seala:
Los directivos de la entidad, especificarn en los requerimientos de

personal, el nivel de competencias necesario para los distintos puestos y tareas
a desarrollarse en las reas correspondientes. As mismo, los programas de
capacitacin estarn dirigidos a mantener los niveles de competencia
requeridos
407-06 Capacitacin y entrenamiento continuo, es su apartado segundo seala:
Los directivos de la entidad en coordinacin con la unidad de administracin

de talento humano y el rea encargada de la capacitacin (en caso de existir
stas), determinarn de manera tcnica y objetiva las necesidades de
capacitacin del personal, las que estarn relacionadas directamente con el
puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los conocimientos y habilidades
de las servidoras y servidores, as como el desarrollo de la entidad
Conclusin
La no aprobacin y elaboracin de los Planes Anuales de Capacitacin por parte de

las Mximas Autoridades del Municipio, Registro de la Propiedad y Empresa Pblica
de Agua Potable y Alcantarillado, y la falta de atencin al proceso de preparacin
permanente, ocasion que el recurso humano Municipal y de las entidades adscritas,
no est debidamente capacitados acorde a las necesidades institucionales, por ende
103
no mejoren sus competencias, habilidades y destrezas, aspectos que inciden en su
trabajo cotidiano.
Recomendaciones
Al Alcalde
145. Aprobar con la debida oportunidad el Plan Anual de Capacitacin y su

cronograma de ejecucin con la finalidad de que el recurso humano institucional
est capacitado de acuerdo a los cargos que desempean para asegurar un
eficiente desempeo.
Al Gerente de la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado, Registrador de la

Propiedad y Al Director de Talento Humano Municipal
146. Dispondrn y elaborarn el Plan Anual de Capacitacin y su cronograma de

ejecucin, el cual se lo realizarn de manera tcnica y objetiva, acorde las
necesidades de capacitacin del personal, las que estarn relacionadas
directamente con el puesto de trabajo, documento que deber ser conocido y
aprobado por la autoridad competente.
147. Requerirn a los Contadores de las entidades adscritas y al Director Financiero

Municipal a base del Plan de Capacitacin aprobado, la asignacin de los
recursos financieros para su ejecucin.
Ausencia de normativa en delegacin de funciones
El Municipio, la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado y el Registro de la

Propiedad, no establecieron polticas y manuales internos que regulen la asignacin
de responsabilidades para los casos en los cuales las mximas autoridades y personal
directivo, deleguen sus funciones o tareas a otros servidores, actividades que no se
realizan por escrito por efecto de la subrogacin o encargos de puestos, aspecto que
repercutira en que las resoluciones administrativas que se adoptan por efecto de la
delegacin o encargo tengan legalidad y validez de la autoridad competente.
104
La designacin verbal se origin debido a que las autoridades y directores no tienen
confianza en las habilidades en su personal subalterno y no asuman stas funciones
por que no cuentan con el respaldo del personal y no son sujetos del reconocimiento
econmico que esta responsabilidad conlleva, ocasionando que los trmites y actos
administrativos no sean gestionados con la debida oportunidad y la imagen
institucional se vea afectada ante la comunidad.
Auditora Interna con oficios 011, 016 y 038 ECI-AI-GADCPVM-2012 de 7 de marzo, 2

de abril y 31 de mayo de 2012, solicit al Gerente de la Empresa Pblica de Agua
Potable y Alcantarillado, Registrador de la Propiedad y Director de Talento Humano
del Municipio, respectivamente, proporcionen la normativa interna que reglamente la
delegacin de funciones; quienes con oficios 029- EPMAPA-PVM-2012, 044-RPPVM-
REO-2012 y OFI-48-DTH-12 de 10 de abril, 20 de junio y 18 de septiembre de 2012,
respectivamente, sealaron:
Normativa Interna para delegacin de funciones.- No disponemos

105
sealados.
Municipio
No existe normativa interna para subrogacin o encargos
La Norma de Control Interno 200-05 Delegacin de autoridad, indica:
La delegacin de funciones o tareas debe conllevar, no slo la exigencia de

la responsabilidad por el cumplimiento de los procesos y actividades
correspondientes, sino tambin la asignacin de la autoridad necesaria, a fin de
que los servidores puedan emprender las acciones ms oportunas para
ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz
Conclusin
La falta de polticas y normativa interna que regulen la asignacin de

responsabilidades, ocasion que los encargos y subrogaciones se lo realicen en forma
verbal por parte de las autoridades y personal directivo; y, los trmites y actos
administrativos no sean gestionados con la debida oportunidad y la imagen
institucional se vea afectada.
Recomendacin
Al Alcalde, Gerente de la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado,

Registrador de la Propiedad
148. Dispondr al Procurador Sndico y servidores afines elaboren la normativa interna

que regule las subrogaciones y encargos de funciones y responsabilidades.
106
El Municipio y las entidades adscritas no cuentan con un plan, valoracin y
mitigacin de riesgos
Al 31 de octubre de 2012, El Municipio, la Empresa Pblica de Agua Potable y

Alcantarillado y el Registro de la Propiedad no definieron los procesos que conducen
al cumplimiento de la misin institucional, tampoco se identific los servicios y la
calidad brindados a la colectividad, no se realiz el anlisis e investigacin sobre el
grado de aceptacin que tiene la ciudadana tanto urbana y la rural respecto a la
gestin y/o administracin de las mximas autoridades as como del accionar del
personal directivo y dems servidores de la entidad, evidencindose que las entidades
no cuentan con un plan para identificar, mitigar y administrar los riesgos internos y
externos.
Esta situacin se produce debido a que el personal directivo, servidores y las mximas
autoridades del Municipio y de las entidades adscritas:
No coordinaron acciones a fin de identificar los riesgos que afectan el logro de los
objetivos misionales.
Tomaron medidas correctivas parciales y temporales para afrontar los riesgos en

cada entidad.
No disearon e implementaron un proceso permanente para evaluar los riesgos

que se generaran debido a los cambios por decisiones o polticas
gubernamentales, econmicas, regulatorias y operativas y tomar las acciones
correctivas que sean necesarias.
Los potenciales riesgos externos e internos no se los integra a sus planes

operativos y por ende su repercusin en la planificacin estratgica de la entidad.
Las entidades no cuentan con un mapa de riesgos que identifique: los objetivos
generales y particulares con la especificacin de puntos y controles claves
generados en base al anlisis de los factores internos y externos que puedan
amenazar a la gestin institucional.
107
No se consideraron como factores potenciales de alto riesgo a los programas o
actividades vinculadas con el manejo de recursos econmicos en efectivo,
crecimiento del personal en las reas operativas, el establecimiento de nuevos
servicios, sistemas de informacin independientes, crecimientos rpidos, nuevas
tecnologas entre otros.
Identificaron y valoraron los riegos sustentados en el juicio profesional y por la

experiencia personal.
No se obtiene la suficiente informacin sobre la probabilidad de ocurrencia de los

riesgos y las situaciones que permitan a las servidoras o servidores reflexionar
sobre los afectos e impactos que estos puedan tener en el logro de los objetivos.
Por lo tanto, se evidencia que la mxima autoridad y personal directivo no consideran

y le dan la importancia necesaria el establecimiento de los riesgos as como a la
definicin de un proceso o un plan para administrarlos o mitigarlos como parte de su
sistema de control interno.
Auditora Interna con oficios 011, 016 y 038 ECI-AI-GADCPVM-2012 de 7 de marzo, 2

de abril y 31 de mayo de 2012, solicit al Gerente de la Empresa Pblica de Agua
Potable y Alcantarillado, Registrador de la Propiedad y Director de Planificacin del
Municipio, respectivamente, proporcionen el plan para la valoracin y mitigacin de
riesgos; quienes con oficios 029- EPMAPA-PVM-2012, 044-RPPVM-REO-2012 y OFI-
86-DPYT-12 de 10 de abril, 20 de junio y 17 de agosto de 2012, respectivamente,
sealaron:
Plan para la valoracin y mitigacin de riesgos.- No disponemos


108
sealados.
Municipio
1. La municipalidad a la fecha no cuenta con un plan de evaluacin de

riesgos ni de contingencia sobre posibles emergencias en sus instalaciones
Las Normas de Control Interno 300 Evaluacin del Riesgo; 300-01 Identificacin de
Riesgos y 300-02 Plan de Mitigacin de Riesgos, indican:
300-01 Identificacin de riesgos Los directivos de la entidad identificarn los

riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a
factores internos o externos, as como emprendern las medidas pertinentes
para afrontar exitosamente tales riesgos. Los factores externos pueden ser
econmicos, polticos, tecnolgicos, sociales y ambientales. 300-02 Plan de
mitigacin de riesgos Los directivos de las entidades del sector pblico y las
personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos,
realizarn el plan de mitigacin de riesgos desarrollando y documentando una
estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos
que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos
Conclusin
La falta de oportunidad en la identificacin de los riesgos internos y externos as como

la determinacin de las probabilidades de su ocurrencia o no, ocasionan que las
mximas autoridades y personal directivo tomen medidas correctivas parciales y
temporales para afrontar los riesgos debido a que no se han implantado los
109
mecanismos necesarios para identificarlos, analizarlos y tratarlos con la finalidad de
mitigarlos y evitar que afecten el logro de los objetivos establecidos en su planificacin.
Recomendaciones
Al Alcalde, Gerente de la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado ,
149. Dispondrn y coordinarn con los Directores de rea se establezcan los

mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos internos y externos a los
que estn expuestos el Municipio y las entidades adscritas, que afecten en la
consecucin de sus objetivos misionales, y como producto se elaborar el
respectivo mapa de riesgos.
150. Dispondrn y coordinarn la elaboracin del Plan de Mitigacin de Riesgos

considerando para el efecto: una estrategia de gestin para su proceso de
diseo e implementacin; definiendo sus objetivos y metas; asignando
responsabilidades por reas especficas; identificando conocimientos tcnicos;
describiendo el proceso de evaluacin de riesgos y las reas a considerar;
detallando indicadores; estableciendo lineamientos para su monitoreo, reportes y
documentos a generarse.
Ausencia de seguimiento para evaluar los controles internos institucionales
El Municipio, la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado y el Registro de

la Propiedad durante los aos 2010, 2011 y al 31 de octubre de 2012 no disponen de
documentacin alguna que evidencie la realizacin de seguimiento continuo y
evaluaciones peridicas para evaluar la eficacia/eficacia del sistema de control interno.
Esto se debe a que las mximas autoridades no han visto la necesidad de mantener
un constante monitoreo respecto a los procesos y subprocesos internos, con la
finalidad de tomar correctivos oportunos y subsanar errores ocasionando que se
disponga de un sistema de control interno desactualizado, dbil, e insuficiente y no
permita disponer de controles efectivos acorde a las necesidades reales y actuales de
conformidad con leyes y normas vigentes.
Las Normas de Control Interno, en su parte pertinente seala:
110
600 Seguimiento
La mxima autoridad y los directivos de la entidad, establecern

procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones peridicas o una
combinacin de ambas para asegurar la eficacia del sistema de control
interno. Seguimiento es el proceso que evala la calidad del
funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema
reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as
lo requieran
Conclusin
La falta de monitoreo de los procesos y subprocesos internos por parte de las

mximas autoridades y directivos, ocasion que se disponga de un sistema de control
interno desactualizado, dbil, e insuficiente y no acorde a las necesidades reales y
actuales.
Recomendaciones
Al Alcalde, Gerente de la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado,

151. Coordinarn evaluaciones peridicas y seguimiento continuo del control interno

de cada entidad para mejorarla efectividad de los controles internos y tomar
decisiones oportunas.
152. Coordinarn la implementacin y actualizacin de controles internos conforme a

las leyes vigentes y a la realidad actual.
Entidades Adscritas
Ausencia de cdigos de tica en las entidades adscritas

Alcantarillado y al Registrador de la Propiedad, respectivamente, proporcionen sus
cdigos de tica debidamente aprobados, quienes con oficio 029-EPMAPA-PVM-2012
111
y 044-RPPVM-REO-2012 de 10 de abril y 20 de junio de 2012, respectivamente,
sealaron:
Cdigo de tica.- No disponemos

sealados.

Las entidades adscritas mencionadas cuentan con un cdigo de tica institucional que
precise los valores y principios que rijan la conducta del personal en cada uno de stos
entes, orientando su integridad y compromiso hacia la consecucin de los objetivos
institucionales, por ende los servidores contribuyan al buen uso de los recursos
pblicos y combate a la corrupcin.
Esto se debe principalmente a que las mximas autoridades y personal directivo no se

han comprometido en el establecimiento de mecanismos que promuevan la
112
incorporacin de valores ticos en su personal y nicamente los han trasmitido de
manera ocasional, en forma verbal, mediante reuniones oficiales e informales,
especialmente en los procesos de reclutamiento y seleccin de personal, por lo tanto
al no contar con un cdigo de tica debidamente aprobado por las mximas
autoridades ocasion que el personal de stas entidades desarrollen sus actividades
diarias bajo valores y principios particulares y personales.
La Norma de Control Interno 200-01 Integridad y valores ticos, en su parte pertinente

indica:
La mxima autoridad y los directivos establecern los principios y valores

ticos como parte de la cultura organizacional para que perduren frente a los
cambios de las personas de libre remocin; estos valores rigen la conducta de
su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la organizacin. La
mxima autoridad de cada entidad emitir formalmente las normas propias del
cdigo de tica, para contribuir al buen uso de los recursos pblicos y al
combate a la corrupcin.
Conclusin
La falta de comprometimiento en el establecimiento de mecanismos que promuevan la

incorporacin de valores ticos en su personal por parte de las mximas autoridades y
personal directivo, ocasion que la entidad no cuentan con un cdigo de tica
institucional que precise los valores y principios que rijan la conducta de su personal,
orientando su integridad y compromiso hacia la consecucin de los objetivos, al buen
uso de los recursos pblicos y combate a la corrupcin; y, el personal no desarrolle
sus actividades diarias bajo valores y principios institucionales.
Recomendaciones
Al Gerente de la Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado y Registrador de la

Propiedad
153. Coordinarn con los servidores (as) la elaboracin de un cdigo de tica en el

cual se establezcan los principios y valores ticos que rijan la conducta de su
personal, orientando su integridad y compromiso hacia la consecucin de los
objetivos institucionales.
113
154. El cdigo de tica deber ser sociabilizado con todos los niveles de la
organizacin previo a su trmite de aprobacin y vigencia.
155. Coordinarn y Programarn la realizacin de talleres con la finalidad de difundir,

motivar y sociabilizar el cdigo de tica para que los valores y principios
establecidos, sean aplicados en sus actividades diarias y se mantengan en el
tiempo.
156. Realizarn peridicamente el seguimiento y evaluacin para que los principios y

valores sean aplicados en todas las unidades administrativas y operativas.
157. Establecern mecanismos de incentivos a fin de motivar al personal en la

observancia del cdigo de tica.
158. Dispondrn que para los procesos de seleccin y reclutamiento del personal se
incorpore la evaluacin de principios y valores.
Carencia de planes estratgicos, plurianuales y operativos anuales en las

entidades adscritas
Auditora con oficios 011 y 016 ECI-AI-GADCPVM-2012 de 7 de marzo y 2 de abril

2012, solicit al Gerente General de la Empresa Pblica de Agua Potable y
Alcantarillado y al Registrador de la Propiedad, respectivamente, proporcionen
documentacin relacionada con sus planes estratgicos y operativos anuales, quienes
con oficios 029-EPMAPA-PVM-2012 y 044-RPPVM-REO-2012 de 10 de abril y 20 de
junio de 2012, respectivamente, sealaron:

Alcantarillado y al Registrador de la Propiedad, respectivamente, proporcionen sus
cdigos de tica debidamente aprobados, quienes con oficio 029-EPMAPA-PVM-2012
y 044-RPPVM-REO-2012 de 10 de abril y 20 de junio de 2012, respectivamente,
sealaron:
114
Plan Operativo Anual aos 2011 y 2012.- No disponemos.- Plan Estratgico
Institucional.- No disponemos

sealados.
Las entidades adscritas mencionadas, no desarrollaron stas herramientas de

planificacin definiendo la misin, visin y objetivos en los cuales se enmarcan el
desarrollo de sus actividades a mediano y largo plazo, tampoco elaboraron los planes
plurianuales y operativos institucionales que sirvan como base para la elaboracin y
ejecucin de los presupuestos para los aos 2011 y 2012, acorde a las directrices del
Sistema Nacional de Planificacin (SNP), las Normas del Sistema Nacional de
Inversin Pblica (SNIP) y del Sistema de Presupuesto emitidas por el Ministerio de
Finanzas.
Adems auditora interna verific que:
115
Carecen de objetivos estratgicos generales y especficos, indicadores de gestin,
estndares, polticas, valores, problemticas y responsables de su ejecucin.
No se identificaron las necesidades reales emergentes para satisfacer las

demandas presentes y futuras de los contribuyentes y/o usuarios internos y
externos as como de los recursos disponibles, ya que sus actividades las realizan
de acuerdo a los requerimientos diarios de la ciudadana as como de sus
unidades administrativas.
La informacin estadstica, los resultados logrados y los desvos a las

programaciones de aos anteriores, no fueron considerados como una
herramienta para las programaciones plurianuales y planes operativos con la
finalidad de establecer y cubrir las reales necesidades internas y los
requerimientos de la ciudadana.
Ausencia de autoevaluaciones sobre la gestin realizada en forma peridica, los

resultados obtenidos para determinar el cumplimiento de sus objetivos misionales
y el impacto causado en la comunidad.
Esta situacin se produce debido a que las mximas autoridades no gestionaron la

implementacin de sus respectivos Planes Operativos Anuales y Plurianuales,
ocasionando que las actividades realizadas no respondan a una adecuada
planificacin, carezcan de un instrumento de trabajo integrado y consistente que
permita optimizar el uso de los recursos y la consecucin de objetivos institucionales.
El artculo 2 de la Ley Orgnica de Responsabilidad, Estabilizacin y Transparencia

Fiscal, dispone:
De los planes institucionales.- Cada institucin del sector pblico no

financiero elaborar el plan plurianual institucional para cuatro aos y planes
operativos anuales que servirn de base para la programacin presupuestaria y
los remitir al Ministerio de Economa y Finanzas, con las proformas
presupuestarias correspondientes. Las instituciones cuya autonoma reconoce
la Constitucin Poltica de la Repblica, en que sus rganos de gobierno o sus
titulares son a perodo fijo, debern elaborar el plan plurianual al inicio del
respectivo perodo
La Ley Orgnica de la Contralora General del Estado en el artculo 77 numeral b, al

titular de la entidad, dispone:
116
que los responsables de las respectivas unidades administrativas
establezcan indicadores de gestin, medidas de desempeo u otros factores
para evaluar el cumplimiento de fines y objetivos, la eficiencia de la gestin
institucional y el rendimiento individual de los servidores
La Norma de Control Interno 200-02 Administracin Estratgica, seala:
Las entidades del sector pblico requieren para su gestin, la implantacin

de un sistema de planificacin que incluya la formulacin, ejecucin, control,
seguimiento y evaluacin de un plan plurianual institucional y planes operativos
anuales, que considerarn como base la funcin, misin y visin institucionales
y que tendrn consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del
Organismo Tcnico de Planificacin. La formulacin del plan operativo anual
deber coordinarse con los procesos y polticas establecidos por el Sistema
Nacional de Planificacin (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversin
Pblica (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, as como el anlisis
pormenorizado de la situacin y del entorno. Asimismo, dichas acciones se
disearn para coadyuvar el cumplimiento de los componentes de la
administracin estratgica antes mencionada
Conclusin
El no establecimiento de planes estratgicos definiendo su misin, visin y objetivos,

as como la elaboracin de los planes plurianuales y operativos anuales, vinculados
con sus presupuestos; y, de un sistema de evaluacin y control, ocasion que las
entidades adscritas no cuenten con informacin actualizada y confiable respecto a su
ejecucin que permitan evaluar el cumplimiento o no de los programas y proyectos
propuestos as como la rendicin de cuentas ante la comunidad.
Recomendaciones

Propiedad
159. Coordinarn la elaboracin de los Planes Estratgicos, Plurianuales y Operativos,

alinendoles a las polticas y procesos del Sistema Nacional de Planificacin
(SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP) y las
directrices del Sistema de Presupuesto emitidas por el Ministerio de Finanzas. en
funcin de las necesidades reales internas y de la comunidad, con el propsito de
concretar lo planificado en funcin de las reales capacidades y disponibilidades de
recursos.
117
160. Los Planes Estratgico, Plurianual y Operativos anuales los pondr en
consideracin de los respectivos Directorios y Concejos para su debida
aprobacin.
161. Dispondrn la elaboracin de normativa interna que regule la formulacin,

ejecucin, control, seguimiento y evaluacin del Plan Estratgico y Planes
Operativos Anuales; con sus respectivos indicadores de gestin.
No se consideran como herramientas financieras a la Programacin de Caja e

ndice de vencimientos
La Empresa Pblica de Agua Potable percibi por las recaudaciones en el pago del
consumo de agua potable, tasas y contribuciones ingresos por 92 300.63 USD y
realizo gastos efectivos por 118 804,36 USD; y, el Registro de la Propiedad percibi
ingresos por recaudaciones en la prestacin de servicios por un monto de 72 450.36
USD y los gastos efectivos realizados fueron de 13 328.15 USD en los meses de
noviembre de 2011 hasta abril de 2012.
Sobre los cuales no se realizaron las respectivas programaciones de caja, con el

objeto de optimizar el uso de estos recursos vinculndolos con los Planes Operativos
Anuales y presupuestos institucionales, debido a que las reas financieras y la mxima
autoridad no la consideraron como una herramienta de la programacin financiera,
para la toma de decisiones en funcin de su Flujo de Caja, ocasionando que los
requerimientos, autorizaciones del gasto se los tramite bajo la discrecionalidad de la
mxima autoridad y directores y los pagos a los beneficiarios no se realicen de
acuerdo al vencimiento de las obligaciones, las mismas que frecuentemente se
acumulan y estas no sean canceladas en las fechas convenidas en los compromisos;
y, mltiples transacciones y el pago a proveedores no estn debidamente justificados y
comprobados con los documentos de respaldo.

Alcantarillado y al Registrador de la Propiedad, respectivamente, proporcionen la
documentacin relacionada con sus programaciones de caja e ndice de vencimientos
de pago; quienes con oficios 029-EPMAPA-PVM-2012 y 044-RPPVM-REO-2012 de 10
de abril y 20 de junio de 2012, respectivamente, sealaron:
118
ndice de vencimientos para los pagos. No existe.- Programacin de caja.

No se aplica
Los literales 30, 36 y 37 de la Norma 403. No se ha realizado este

procedimiento por desconocimiento
Al respecto las Normas de Control Interno 403-08 Control previo al pago, 403-10
Cumplimiento de obligaciones y 403-11 Utilizacin del flujo de caja en la programacin
financiera, en su parte pertinente sealan que:
b) Los pagos que se efecten estarn dentro de los lmites de la

programacin de caja autorizada.-Las obligaciones contradas por una
entidad sern autorizadas, de conformidad a las polticas establecidas
para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se
establecer un ndice de vencimientos que permita que sean pagadas
oportunamente para evitar recargos, intereses y multas. Las obligaciones
sern canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que ser
controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que
permitan su clasificacin, sean stas a corto o largo plazo. Los gastos
adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora
injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, ser de responsabilidad
personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado, por accin u
omisin.- Las entidades y organismos del sector pblico, para la correcta
utilizacin de los recursos financieros, elaborarn la Programacin de Caja, en
la que se establecer la previsin calendarizada de las disponibilidades
efectivas de fondos y su adecuada utilizacin, permitiendo compatibilizar la
ejecucin presupuestaria anual en funcin de las disponibilidades.-Cada
entidad elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus
recursos. Este flujo de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los
planes estratgicos institucionales
Conclusin
El no considerar como una herramienta financiera para la toma de decisiones a la

Programacin de Caja e ndice de Vencimientos, ocasion que los ingresos
disponibles y los gastos efectuados se los realice sin la debida planificacin acorde a
sus Planes Operativos y presupuesto institucional y varios pagos a proveedores no
estn debidamente sustentados con la documentacin suficiente y pertinente.
119
Recomendaciones

Propiedad
162. Dispondrn a la Contadora la preparacin de la Programacin de Caja en forma

peridica, la misma que pondr en conocimiento de la mxima autoridad para la
toma de decisiones.
A la Contadora
163. Elaborar peridicamente el ndice de Vencimiento de Obligaciones y cancelar

las deudas pendientes que mantiene la empresa en orden cronolgico, y pondr
en conocimiento del Director Financiero mensualmente las obligaciones
pendientes de pago.
164. Mantendr un archivo secuencial numrico y cronolgico respecto a los pagos

realizados, con la documentacin de soporte suficiente y pertinente a fin de
facilitar la toma de decisiones y el control posterior.
No se contrat plizas de seguros para salvaguardar bienes institucionales
Para el desarrollo de sus actividades, la Empresa Pblica de Agua Potable y

Alcantarillado y el Registro de la Propiedad cuenta con bienes como son: muebles,
inmuebles, equipos de oficina e informtico.
Auditora Interna verific que los bienes de las entidades adscritas no se encuentran
debidamente salvaguardados, protegidos y/o asegurados, carecen del aseguramiento
respectivo mediante la contratacin de una pliza de seguro contra: dao fsico,
prdida o robo, desastres naturales (deslaves, hundimientos, inundaciones),
accidentes laborales, incendios, daos elctricos o electrnicos respecto a los bienes
relacionados con el equipo informtico (software y hardware).
Esto se produce por la falta de adopcin de polticas, estrategias y prcticas

orientadas a reducir los riesgos y minimizar sus efectos, ocasionan que la entidad
luego de ocurrido el siniestro deba reparar los daos causados, reponer los bienes o
en su defecto asumir como un gasto la perdida de los activos de la entidad.
120
Alcantarillado y al Registrador de la Propiedad, respectivamente, proporcionen los
procedimientos utilizados para salvaguardar los bienes institucionales; quienes con
oficios 029-EPMAPA-PVM-2012 y 044-RPPVM-REO-2012 de 10 de abril y 20 de junio
de 2012, respectivamente, en su parte pertinente sealaron:
pliza de seguros para bienes.- No disponemos
Se ha procedido con el proceso de contratacin de dicha garanta, dado lo

pequeo y a la vez la distante de las Aseguradoras, no se ha podido realizar. A
la vez informar que la pliza se generar en conjunto con la Pliza Blanket
Las Normas de Control Interno:
406-01 Unidad de Administracin de bienes, indica:

406-06 Unidad Identificacin y proteccin, en su parte pertinente seala:
La proteccin de los bienes incluye la contratacin de plizas de seguro

necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se
verificarn peridicamente, a fin de que las coberturas mantengan su
vigencia
Conclusin
121
Recomendacin

Propiedad
165. Dispondr a la Contadora realicen el anlisis correspondiente a fin de proveer los

recursos econmicos suficientes para contratar una pliza de seguros que cubra
todo tipo de riesgo para salvaguardar los bienes institucionales.
Con comunicaciones: 038, 039, 040, 041 Y 042 ECI-AI-GADCPVM-2012 de 28 de

mayo, 11 junio de 2012, y 6 de agosto de 2012, se dieron a conocer los resultados
provisionales de la evaluacin de control interno, as como las recomendaciones
respectivas para su implementacin, al Gerente de la Empresa Pblica de Agua
Potable y Alcantarillado, Registrador de la Propiedad, Secretaria Ejecutiva del Concejo
Cantonal de Proteccin de la Niez y Adolescencia, Presidenta del Patronato de
Inclusin y Equidad Social y Alcalde del Municipio de Pedro Vicente Maldonado.
Finalmente, con el objeto de fortalecer el sistema de control interno de la entidad,

agradecer disponer a los servidores responsables de cada una de las reas
(Empresa Pblica de Agua Potable y Alcantarillado, Registro de la Propiedad, Concejo
Cantonal de Proteccin de la Niez y Adolescencia, Patronato de Inclusin y Equidad
Social) la implementacin inmediata de las recomendaciones resultantes de la
presente evaluacin y solicitar se informe a esta Unidad de Auditora Interna, las
acciones adoptadas.
Con esta evaluacin la Unidad de Auditora Interna cumple con la responsabilidad

establecida en el artculo 12 literal e) de la Ley Orgnica de la Contralora General del
Estado, que estipula que u . la unidad de auditora interna ser responsable del
control posterior interno ante las respectivas autoridades..." contribuyendo de esta
manera, al mejoramient de la stin institucional.
Rafael Mesas Benalczar
122
ANEXO 1
FECHA DE
VALOR
SUSCRIPCIN
DESCRIPCIN DE OBRAS 2011 CONTRATADO
DEL
USD
CONTRATO
OBRAS CIVILES
08/02/2011 Construccin de la segunda etapa del Centro
Comercial 421 385,67
25/02/2011 Mantenimiento de escenarios y estructura
deportiva en el Coliseo Municipal de esta
4 228,07
ciudad
03/03/2011 Construccin de bordillos,(Mano de obra) En
el barrio Kennedy 15 416,40
09/03/2011 Adecuacin del Bar Municipal para ser
usado como oficinas 1 626,92
06/04/2011 Adecuaciones en el Balneario del Ro Caon
de esta Ciudad de Pedro Vicente M 4 325,83
10/05/2011 Construccin de tres aulas de hormign
armado ( mamo de obra) en la escuela Alma
Lojana del Recinto Celica 31 223,35
10/05/2011 Construccin de una Aula de hormign
armado, ( mano de obra) en el Jardn de
Infantes Pedro Vicente Maldonado 11 924,83
armado, ( mano de obra) en la Escuela
Fiscal del Recinto Simn Bolvar 11 924,83

armado, ( mano de obra) en el Municipio
11 924,83
PVM.
10/05/2011 Construccin de Cerramiento en el terreno
de la Cruz Roja Ecuatoriana (mano de obra) 5 567,62
10/05/2011 Construccin de una aula de Hormign
armado (Mano de Obra) en la Escuela Fiscal
11 924,83
Recinto 10 de Agosto
03/03//2011 Construccin de 2800 de bordillos,(mano de
obra) en la comunidad " San Vicente de
22 349,36
Andoas.
03/03//2011 Construccin de bordillos (Mano de Obra)
en el recinto Celica 15 416,40
21/03/2011 Construccin del sistema elctrico de Baja
Tensin e iluminacin del rea de la Playa y
vas de Acceso del Balneario Caon 4 130,80
21/03/2011 Construccin del sistema elctrico de media
tensin del Balneario Caoni de esta ciudad 4 611,92
06/05/2011 Adecuacin de las oficinas para la Comisaria
Municipal 2 716,45
30/05/2011 Construccin de un parque de recreacin y
juegos infantiles para la ciudad 225 829,28
07/06/2011 Arreglo en el camal municipal de Pedro

Vicente Maldonado 2 568,56
123
29/07/2011 Construccin de una caseta para los equipos
de la corporacin Nacional de
Telecomunicaciones en el recinto San Juan 4 528,06
de Puerto Quito
22/08/2011 Construccin de Bordillos y aceras en el
centro poblado del Recinto Celica
164 712,78
05/07/2011 Remodelacin y adecuacin de batera

sanitaria de la casa comunal de Recinto
4 762,16
Monte Olivo.
03/03/2011 Construccin de 1200 Metros de
bordillos,(mano de obra) en el recinto " San
15 416,40
Juan de Puerto Quito.
11/03/2011 Arreglos batera Sanitaria, (mano de obra)
en la escuela Municipal de esta ciudad 4 744,15
09/11/2011 Construccin de 1200 Metros de
bordillos,(mano de obra) en el barrio
15 416,40
"General Eloy Alfaro "
19/09/2011 Terminacin de Construccin de Batera
Sanitaria con tanque elevado de la escuela
Cesar Burbano del recinto Paraso 9 375,62
Escondido Bajo
22/09/2011 Adecuacin de Batera Sanitarias existentes
en el parque central de esta ciudad 8 182,72
22/09/2011 Adecuacin del Saln de Actos, para uso de
oficinas para el IESS, ubicadas en el parque
central de esta ciudad de Pedro Vicente 20 816,78
Maldonado
22/09/2011 Adecuacin de oficina para el patronato y
secretaria de la Niez y Adolescencia, en los
predios del GADM de Pedro Vicente 15 117,20
Maldonado
29/09/2011 Construccin de cerramiento del Jardn de
Infantes Pedro Vicente Maldonado,
4 698,65
Provincia de Pichincha
28/07/2011 Complementario del Alcantarillado pluvial,
aceras y adoquinado calle uno y calle
Coronel Donoso, tras la polica Nacional de 13 574,54
esta ciudad de Pedro Vicente Maldonado
28/09/2011 Fiscalizacin Construccin de Bloque de 4
aulas de Hormign armado Incluye cajn
cubre gradas para la escuela Fiscal Mixta
4 239,19
Andoas y un Bloque de Dos aulas para la
Escuela Salcedo Lindo.
28/09/2011 Construccin de Bloque de 4 aulas de
Hormign armado Incluye cajn cubre
gradas para la escuela Fiscal Mixta Andoas
92 165,81
y un Bloque de Dos aulas para la Escuela
Salcedo Lindo.
28/09/2011 Fiscalizacin Construccin de una Planta de
Tratamiento de Aguas Servidas para el
Sistema de Alcantarillado en San Vicente de 4 067,90
Andoas.
28/09/2011 Planta de Tratamiento de Aguas Servidas
para el Sistema de Alcantarillado en San
90 418,10
Vicente de Andoas.
124
24/10/2011 Readecuacin de una Aula de Audiovisual
en el Colegio Nacional Tcnico "Vicente
Anda Aguirre" de esta ciudad. 1 647,24
09/11/2011 Complementario de la obra readoquinado,
en la av. 29 de junio, tramo comprendido
entre la calle uno hasta la calle 26 de
34 153,76
septiembre de la ciudad Pedro Vicente
Maldonado.
30/11/2011 Construccin de una aula de hormign
armado, para la escuela fiscal mixta "26 de
22 581,96
Septiembre" de esta ciudad de Pedro
Vicente Maldonado
12/01/2012 Construccin de tanque elevado y sistema
de agua en la escuela fiscal mixta "La 1 803,13
Industria"
05/04/2012 Arreglo de la cabaa y de la red de alta
tensin en el balneario del ro Caon de esta 4 868,53
ciudad de Pedro Vicente Maldonado
05/04/2012 Instalacin de pasamanos con bamb
gigante en el balneario del Caoni. 2 369,73
03/0472012 Construccin Alcantarillado Sanitario desde
la Feria Ganadera hasta el Barrio Oate
5 183,97
Ramos, en esta Ciudad de Pedro Vicente
Maldonado
07/06/2012 Pintura Artstica del rea mural externa en el
Coliseo de Deportes Municipal de Pedro 2 000,00
Vicente Maldonado, Provincia de Pichincha.
01/08/2012 Adecuacin de Casa Comunal y
Construccin de Duchas en Batera Sanitaria
del Barrio "Nuevo Porvenir" Cantn Pedro 1 416,33
Vicente Maldonado. Provincia de Pichincha.
24//07/2012 Adecuacin de Vivienda para el "CIV" del
Recinto San Juan de Puerto Quito, Cantn
1 984,93
Pedro Vicente Maldonado, Provincia de
Pichincha.
01/08/2012 Trabajos de albailera a la instalacin para
Bscula de una Celda. 196,69
10/07/2012 Provisin e Instalacin de geomembrana en
la laguna Artificial de la segunda planta de
tratamiento de aguas servidas del
3 267,06
alcantarillado de San Vicente de Andoas,
Cantn Pedro Vicente Maldonado, Provincia
de Pichincha
CONSULTORAS
14/09/2011 Estudios para el Centro de Acopio de la
Asociacin Red de Economa Solidaria 4 775,00
"Mundo Verde"
07/10/2011 Evaluacin y Estudios de Rediseos y
Ampliacin del Sistema Zonal de Agua
Potable para la poblaciones de la Celica y El
Cisne; y Evaluacin y Estudios de Rediseo 126 592,50
y Ampliacin de los Sistemas de
Alcantarillado Sanitario y Pluvial de la
Poblacin de Celica.
Diseos definitivos para el mejoramiento del
13/12/2011 sistema de agua potable y Alcantarillado 47 345,00
125
Sanitario Barrios: San Carlos,13 de Marzo,
El Placer, La Isla y Los Esteros, en la ciudad
Pedro Vicente Maldonado
25/04/2011 Estudio de reforzamiento de la losa de
entrepiso del centro comercial de Pedro 3 310,00
Vicente Maldonado
08/03/2012 Fiscalizacin del Sistema Elctrico del
Centro Comercial de esta ciudad de Pedro 3 134,00
Vicente Maldonado
TOTAL 1 547 962,24
126

Eva Luac I On Integral Decontrol Inter No

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GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTN

PEDRO VICENTE MALDONADO

OFICIO No. 043-ECI-AI-GADCPVM-2012

Seccin: Unidad de Auditora Interna

Asunto: Evaluacin integral del sistema de control interno de la entidad

Pedro Vicente Maldonado,

En uso de la facultad conferida en los artculos 12 literal c) y 14 de la Ley

El propsito general de la evaluacin fue determinar el grado de confiabilidad

La evaluacin integral de control interno se realiz de acuerdo con las normas

El trabajo desarrollado consisti bsicamente en evaluar los controles

En funcin de los objetivos definidos para la evaluacin, a continuacin se

Cdigo de tica sociabilizado y aplicado parcialmente

Mediante memorando circular MEM-378-DTH-11 de fecha 26 de septiembre de 2011,

Auditora evidenci que:

Al seminario taller nicamente 53 servidores (as) equivalente al 47% asistieron y

Situacin que se origin debido a que el Alcalde, Director de Talento Humano y

La Normas de Control Interno, en su parte pertinente sealan:

200-01 Integridad y valores ticos

Los responsables del control interno determinarn y fomentarn la integridad

407-08 Actuacin y honestidad de las servidoras y servidores

La mxima autoridad, los directivos y dems personal de la entidad,

La falta de comprometimiento, integracin de motivacin, incentivos y seguimiento por

1. Dispondr al Director de Talento Humano programe la realizacin de charlas y

2. Realizar peridicamente evaluaciones respecto a la aplicacin de los principios y

3. Establecer mecanismos de incentivos a fin de motivar al personal en la

4. Como parte de los procesos de seleccin y reclutamiento del personal incorporar

Ausencia de un sistema de planificacin, seguimiento y evaluacin

Mediante memorando MEM-349-DPYT-11 de 20 de junio de 2011 el Director de

Seor Alcalde, adjunto srvase encontrar el POA 2011 de la municipalidad.-

Se elabor sin regirse a las polticas y procesos del Sistema Nacional de

No est vinculado presupuestariamente en funcin de las reales capacidades y

Las Direcciones ubicadas en el nivel de Gestin, Asesora Jurdica, Justicia

El 26 de abril de 2010 se procedi a firmar el Convenio Especfico de Cooperacin

El 10 de octubre de 2011 la municipalidad contrato una consultora para

Lo comentado se produce debido a que:

La entidad no dispone de polticas internas que rijan los procesos y fijen

No se estableci un sistema de evaluacin y control que permita verificar el

Las mximas autoridades no utilicen las herramientas de planificacin como

Ocasionando que la municipalidad no disponga con un sistema de informacin

Los artculos 41 y 43 del Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas,

Planes de Desarrollo.- Los planes de desarrollo son las directrices

El artculo 296 del Cdigo Orgnico de Organizacin Territorial, Autonoma y

Ordenamiento territorial.- El ordenamiento territorial comprende un conjunto

La Norma de Control Interno 200-02 Administracin Estratgica, seala:

Las entidades del sector pblico requieren para su gestin, la implantacin

La falta de definicin de polticas internas y establecimiento de un sistema que rija los

5. Dispondr a la Direccin de Planificacin y Territorialidad que los Planes

6. Dispondr al Director de Planificacin en su calidad de administrador del contrato

Al Director de Planificacin y Territorialidad

7. Establecer, diseara e implementar un sistema que regule la formulacin,

Inadecuado ambiente de control institucional

Con Resolucin 544-A-2010 de 13 de diciembre de 2010 y vigente a partir del 15 del

No se definieron los procesos, subprocesos as como los procedimientos a

No se identificaron e implantaron controles claves que permitan el seguimiento y el

La mxima autoridad no se comprometi de manera directa en la administracin del

Lo expuesto se produjo por la falta de compromiso de la mxima autoridad, el

La norma tcnica de diseo de Reglamentos o Estatutos Orgnicos de Gestin

Art. 5.- De los responsables de las unidades o procesos institucionales.- Los

La Normas de Control Interno, en su parte pertinente sealan:

El control interno es un proceso integral aplicado por la mxima autoridad, la

200 Ambiente de Control

El ambiente de control define el establecimiento de un entorno

200-04 Estructura Organizativa