Preserve seus documentos, tomando alguns cuidados bsicos durante sua

consulta:

Sempre manuseie documentos com as mos limpas livres de sujeira

e gorduras.
No umedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um
documento/livro. Essa prtica afeta sua sade e pode provocar o
desenvolvimento de microorganismos na documentao.
No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra, no
futuro, poder causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de
livro em papel livre de acidez.

Dicas de Organizao da Documentao

a) Controle a temporalidade de guarda dos documentos. Elabore a

Tabela de Temporalidade Documental definindo o prazo de guarda
dos documentos com base na legislao vigente e nas
particularidades da Instituio, possibilitando a adoo de critrios
para guarda e descarte dos documentos, maior confiabilidade em
aes de expurgo, reduo de custos operacionais, racionalizao
de espao fsico, materiais e recursos humanos.

b) Identificao de documento arquivstico eletrnico original. No

ambiente eletrnico, a qualidade de original dada de acordo
com a rota do documento dentro do sistema eletrnico de gesto
arquivstica. Quando um documento transmitido eletronicamente,
o original aquele que recebido, porque a transmisso
acrescenta dados que o tornam mais completo e capaz de gerar
conseqncias. Neste caso, o documento armazenado pelo
remetente considerado uma cpia.

c) Descarte de Documentos. Gerencie o descarte dos documentos,

com a implantao de termo de eliminao que instrumento em
que deve constar a relao dos documentos a serem eliminados e
a aprovao dos responsveis. Mantenha os termos no arquivo para
possveis consultas.

Defina e implante a metodologia de arquivamento dos documentos da

instituio, visando:

Localizar os documentos no instante em que solicitados.

Conservar junto, em um mesmo lugar, todos os documentos
relacionados com um determinado assunto, lugar, indivduo, firma ou
instituio.
Proporcionar lugar seguro e permanente para os documentos.

Avalie os documentos que devero ser mantidos no arquivo, considerando a

exigncia legal e a necessidade administrativa da empresa. A reduo de custos
na manuteno de arquivos provm do no-arquivamento de documentos
desnecessrios e pela eliminao dos que j perderam o valor legal ou
administrativo.

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger 83

 Utilize pastas internas para dividir os assuntos correlatos dentro das pastas
suspensas, assim voc localizar as subsees da pasta de forma mais rpida.

Para uma gesto eficaz do arquivo, implante um controle de emprstimo de

documentos. Este controle poder ser feito com o uso de divisrias de papel,
coloridas, registrando-se o nome, ramal e data de retirada. Os documentos
retirados devero ser substitudos temporariamente por estas divisrias at sua
devoluo.

Antes de arquivar um documento, leia-o, defina o assunto e avalie se sua guarda

se faz necessria. No aumente o volume de seu acervo desnecessariamente.

O sistema de arquivamento deve ser escolhido, de acordo com o tipo de

documento, o volume e a freqncia de uso. Os documentos podem ser
classificados e organizados por assuntos, nomes de pessoas, instituies, datas,
lugares, em ordem numrica ou uma combinao de todos os itens.

Para considerar um documento como original, deve-se avaliar o contexto em que

este gerado. Se o documento produzido eletronicamente, e a tramitao
feita no papel (assinatura, circulao e arquivamento), o documento em papel
considerado o original. Todavia, se o documento possuir assinatura, fluxo e
arquivamento em meio eletrnico, este que ser considerado o original. Neste
caso, o documento impresso ser considerado uma cpia. (Fonte: CONARQ)

A melhor forma de consolidar um conhecimento aplic-

lo. Aproveite o contedo deste livro e faa uma correta
implantao de arquivo no seu escritrio ou em seus
objetos pessoais. Voc vai ver que o tempo gasto com esse
planejamento ter retorno em termos de administrao de
tempo e organizao como um todo.

Na organizao de um arquivo devem ser considerados os

seguintes aspectos:

- a temporalidade dos documentos;

- a implantao de um mtodo eficiente;
- o suporte dos documentos (se em papel, em fita, em filme
etc);
- os materiais de consumo que sero necessrios para o arquivo;
- os equipamentos fsicos necessrios (caixas de papelo, gavetas em ao,
etc);
- o controle de emprstimo e consulta local;
- o espao fsico e capacidade de expanso;
- a localizao do setor do arquivo (preferncia no trreo, considere o peso).

Um mtodo eficiente aquele que permite a rpida localizao dos documentos,

e tambm, a facilidade de adaptao para os demais funcionrios de uma
determinada empresa.

84 Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

 As atividades propostas tm o objetivo de avaliar
seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao
contedo.

45) Assinale a alternativa INCORRETA quanto aos procedimentos no arquivamento

de fotografias.

a) Para se evitar a deteriorao pela umidade e acidez, as fotografias

devem ser acondicionadas em papel de pH neutro e guardadas
em pastas suspensas, com suportes de plstico.
b) Para evitar extravios as fotos devem ser marcadas com caneta
esferogrfica na cor de sua preferncia.
c) Devem ser identificadas pelo mesmo cdigo de assunto ou nmero
de registro dado ao grupo de fotos que contm e arquivadas pelo
cdigo de assunto principal ou em ordem numrica crescente.
d) Os negativos das fotos devem ser acondicionados em tiras, em
envelopes confeccionados em papel de PH neutro ou polietileno.
e) O cdigo do assunto ou o nmero de registro e o da fotografia
correspondente devem ser transcritos no envelope em que o
negativo for acondicionado.

46) NO faz parte dos cuidados que devem ser tomados para que os documentos
se mantenham inalterados:

a) No umedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um

documento/livro. Essa prtica afeta sua sade e pode provocar o
desenvolvimento de microorganismos na documentao.
b) Evite danos ao papel utilizando fixadores plsticos no arquivamento
dos documentos.
c) Utilizar fixadores de metal para facilitar a localizao dos
documentos dentro do arquivo.
d) Sempre manuseie documentos com as mos limpas livres de sujeira
e gorduras.
e) No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra, no
futuro, poder causar o rompimento do papel. Utilize marcadores
de livro em papel livre de acidez.

47) Alm da correspondncia e de outros documentos convencionais, as

empresas possuem tambm impressos e catlogos produzidos, ou no, por
elas, e que devem receber tratamento arquivstico. Qual o melhor mtodo de
arquivamento para esse tipo de documento?

a) Por ordem alfabtica, combinado por ordem cronolgica.

b) Por ordem de assunto, combinado com ordem alfabtica.
c) Por ordem cronolgica; combinado com ordem geogrfica.
d) Por ordem Geogrfica, combinado com ordem alfabtica.
e) Por ordem alfanumrica, combinado com ordem variadex.

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger 85

 48) No faz parte dos procedimentos corretos no arquivamento de recortes de
jornais:

a) O melhor mtodo para arquivamento de recortes de jornais por

assunto.
b) Um procedimento correto colar o artigo de jornal em folha de
papel.
c) Desaconselha-se a colagem do recorte em folhas de papel, pois a
cola oxida e danifica o documento.
d) Um procedimento correto colocar os recortes de jornais em
plsticos para proteger o documento.
e) Recortes de jornais exigem um arquivo especial, para esta
finalidade, pois se trata de papis sensveis.

49) No faz parte dos corretos procedimentos do arquivo:

a) Para uma gesto eficaz do arquivo deve ser implantado um

controle de emprstimo de documentos.
b) Os documentos que so retirados do arquivo devero ser
substitudos temporariamente por guias divisrias at sua devoluo.
c) Todos os documentos devem ser guardados no arquivo
indistintamente pelo prazo de cinco anos.
d) Antes de arquivar um documento, leia-o, defina o assunto e avalie
se a guarda deste se faz necessria.
e) O sistema de arquivamento deve ser escolhido de acordo com o
tipo de documento, o volume e a freqncia de uso.

86 Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger

 RETOMANDO A CONVERSA INICIAL

Voc teve contato com os conhecimentos bsicos sobre Gesto de

Documentos e Arquivstica, cabendo, daqui por diante, aprofundar esses
conhecimentos. Qualquer que seja a profisso escolhida, ser necessrio
buscar novos conhecimentos, pois vivemos um tempo em que a informao
veloz.

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger 87

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

CUNHA, Maria Alexandra V.C. da. Administrao dos Recursos de Informtica

Publica Estudo de Caso do Modelo Paranaense. EACSP FGV, 1994.

MONTE, Antonio Carlos; LOPES, Lus Felipe. A qualidade dos suportes no

armazenamento de informaes. Florianpolis: Visual Books, 2004;

PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2002.

GALVO, Ramis. Vocabulrio etimolgico, ortogrfico e prosdico das palavras

portuguesas derivadas da lngua grega. So Paulo: Garnier, 1994;

REZENDE, Denis Alcides. Tecnologia da Informao Aplicada a Sistemas de

Informao Empresariais. So Paulo: Atlas, 2008;

RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos:

uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. Rio de
Janeiro: FGV, 2005;

ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica.

Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998.

RONCAGLIO, Cynthia. Acervo documental do Arquivo Pblico do Paran: notas

sobre a aplicao da Norma ISAD(G). In: Anais Congresso Nacional de
Arquivologia: Os arquivos no sculo XXI: polticas e prticas de acesso s
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SANTOS, V.B. Gesto de documentos eletrnicos: uma viso arquivstica. Braslia:

ABARQ, 2002;

GABARITO

1) e 11) a 21) a 31) a 41) e

2) e 12) c 22) e 32) e 42) e
3) a 13) a 23) b 33) d 43) a
4) b 14) d 24) e 34) a 44) d
5) e 15) e 25) e 35) d 45) b
6) a 16) e 26) d 36) e 46) c
7) d 17) e 27) c 37) e 47) b
8) e 18) d 28) b 38) c 48) b
9) b 19) a 29) e 39) d 49) c
10) b 20) e 30) c 40) e

Gesto de Documentos e Arquivstica - Zlia Freiberger 89

 Autora

ZLIA FREIBERGER ps-graduada em Administrao de Pessoas, pela

Universidade Federal do Paran e Graduada em Secretariado Executivo Bilnge,
pela Pontifcia Universidade Catlica do Paran. Professora de Filosofia e tica,
Tcnicas Secretariais e Coordenadora do Curso Tcnico em Secretariado da
Escola Tcnica da Universidade Federal do Paran.

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