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MANUAL DE SECRETARIADO
EJECUTIVO 185 HS.
RELACIONES HUMANAS
I- RELACIONES HUMANAS. FUNDAMENTOS
1.2 La comunicacin.
ESTADOS DEL YO
Definicin: Es un sistema de emociones y pensamientos
acompao de su conjunto afn de patrones de conducta.
(Berne 1964)
P A N
SE GENERA CONFLICTO
El Conflicto
Definicin de un conflicto
Una incompatibilidad entre conductas, percepciones, objetivos y/o afectos
entre individuos y grupos, que definen estas metas como mutuamente
incompatibles. Pueden existir o no una expresin agresiva de esta
incompatibilidad. Dos o ms partes perciben que todo o en parte tienen
intereses divergentes y as lo expresan.
La transformacin del conflicto est ms relacionada con los procesos de pacificacin, y que
no slo interesa eliminar o controlar el conflicto, si no describir, entender y cambiar las causas
que lo generan. Las principales caractersticas de la transformacin de conflictos podran ser
las siguientes:
Cambia las percepciones de una o uno mismo, de las otras y los otros y de los temas
que producen el conflicto. Ofrece una percepcin ms amplia y generosa de las personas
sus intenciones y la situacin.
De esta manera la transformacin del conflicto busca el crecimiento moral desde dos
dimensiones, la del empoderamiento y el reconocimiento. Es decir, la dimensin de la
recuperacin de la propia vala, las propias capacidades, el propio poder (empowerment)
en interaccin con la recuperacin del reconocimiento de la otra y el otro. Como
ste enfoque plantea tres niveles y una forma de trabajo. Los tres niveles de trabajo:
Lograr un acuerdo y una solucin al Promover procesos de cambio constructivo, que incluye - pero
El propsito
problema que ha producido la crisis. no exclusivamente - las soluciones inmediatas.
Conflictos de
Relacin
Emociones
Emociones fuertes
fuertes
Falsas percepciones
Falsas percepciones
Escasa
Escasa informacin
informacin
Conducta
Conducta negativa
negativa
Conflictos
de Informacin
Informacin
Informacin falsa
falsa
Falta
de
Falta de
Informacin
Informacin
Conflictos de valores
Puntos
Puntos de
de vista
vista
Valores
Valores y actitudes
y actitudes diferentes
diferentes
Valores
Valores cotidianos
cotidianos
Interpretacin
Interpretacin de
de
Valores de autoestima
Valores de autoestima la
la
informacin
informacin
Procedimientos
Procedimientos
diferentes
diferentes
Conflictos Estructurales
Estructura
Estructura de
de la
la Conflicto de
organizacin
organizacin Intereses
Definicin de roles
Definicin de roles dinero,
dinero, recursos
recursos
Relaciones
Relaciones
geogrficas-fsicas fsicos,
fsicos, tiempo
tiempo
geogrficas-fsicas
procedimiento
procedimiento
Desigual
Desigual poder
poder y y
autoridad
autoridad
sicolgicos
sicolgicos
Control
Control desigual
desigual dede (percepciones)
(percepciones)
recursos
recursos
1.4 EJERCITARIO
Formar grupos
Identificar y mencionar 2 situaciones de conflictos
comunes en el ambiente laboral
Representar (dramatizar) las 2 situaciones de conflictos
mencionadas y resaltar como se deben manejar y mediar
ambas situaciones para lograr la conciliacin.
2.7 EJERCITARIO
RELACIONES PBLICAS
1- Relaciones pblicas: Las RR.PP. son una funcin
directiva, de carcter continuativo y organizado, por medio de
la cual organizaciones e instituciones pblicas y privadas,
tratan de conquistar y mantener la comprensin, la simpata
el apoyo de aquellos pblicos con los que estn o debern
estar, vinculados a travs de la evaluacin de la opinin
pblica sobre la obra propia, a fin de concordar en todo lo
posible las orientaciones y procedimientos propios y obtener
por medio de una informacin amplia y difundida, una
cooperacin productiva y la realizacin ms eficaz de los
inters comunes.
Su resumen es:
Investigacin.-
Objetivos.-
Planificacin y organizacin.-
Coordinacin y control.-
Accin.-
Evaluacin.-
a) La observacin.-
b) El muestreo.-
c) La entrevista.-
d) Otros medios
5.2 La investigacin:
I- RECEPCIN
Personales
Amable y corts
Pulcro y de excelente presentacin
Puntual
Apariencia agradable
Directo
Honesto
De relaciones humanas
Buen fisonomista
Discreta en su trato
Consciente de lo que su labor representa en la imagen de la empresa
o departamento
Trato fino
Tcnicas y experiencia
Inquietos Consideracin
Impacientes Diligencias
Irrazonables Calma
b) Clientes Especiales
Tmidos Gentileza
Indecisos Decisin
c) Clientes Desagradables
Para clientes Se
necesita
Escpticos Sinceridad
Inquisitivos Conocimientos
Insultadores Autocontrol
Para clientes Se
necesita
Para clientes Se
necesita
f) El visitante difcil
a) Es reservado
b) Re raramente
c) Rara vez hablar de actividades sociales
d) No le gusta que se la apure para actuar
e) Generalmente es sensible
f) Se fija poco en la personalidad del recepcionista
g) Le agrada ms escuchar que hablar
h) Le gusta tomar sus propias determinaciones
i) Defiende fuertemente su conviccin
j) No expone su opinin delante del grupo.
EL TELEFONO
I- IMPORTANCIA
1- Recepcin de la llamada
Rapidez para descolgar
Simpata y mxima cortesa
Conversacin personalizada
2- Puesta en espera y transmisin de la llamada
Explicacin de la conexin
Permiso para poner en espera
Presentacin del interlocutor al receptor
3- Toma del mensaje
En qu puedo ayudarle?
Los mensajes claros y completos
4- Acabar la conversacin
Garanta de que lo prometido ser realizado
Agradecimiento al interlocutor por llamar y
despedida corts
El interlocutor cuelga primero
Lpiz o bolgrafo
Block de notas
Computadora encendida
Escritorio ordenado
Telfono a mano
Silencio
Posicin cmoda
Diga?
Es la empresa SOL DEL PARAN DISTRIBUIDORA?
S, dgame
D.Finalizar la conversacin
Resumir lo acordado
Antes de finalizar la conversacin, es importante volver a
formular la conclusin de la misma. As nos podremos
asegurar de que no existe ningn malentendido sobre lo
acordado.
EL LO QUE OYE
RECEPT
OR LO QUE ESCUCHA
LO QUE ENTIENDE
LO QUE RETIENE
LO QUE REPITE
Hablar claramente
Hacerse or ntidamente
Elegir las palabras adecuadas y justas
Expresar directamente el mensaje, sin rodeos
He aqu algunos detalles que deben cuidarse:
Las informaciones
a La gua de COPACO
AMBULANCIA
Primeros Auxilios
Policlnica
IPS Asegurados
BOMBEROS
De la Polica
Voluntarios
POLICIA
Robos y Accidentes
ASISTENCIAS PBLICAS
Hospital de Clnicas
Maternidad Nacional
Servicios Especiales
RECLAMOS
Servicio telefnico
SERVICIOS ESPECIALES
Centrales Privadas
Teles
Telegrama
Hora exacta
TELEFONOGRAMA
LARGA DISTANCIA
Servicio Interurbano
Servicio Internacional
SERVICIO GUA
Correccin de Gua
LUZ
ANDE
A Alicia N Natalia
B Beatriz ata
C Carolina O Ofelia
D Dorotea P Petrona
E Emilia Q C
F Francisca R Rosa
G Graciela S Sara
H Hombre T Teresa
I Ins U rsula
J Jos V Valentina
K Kilo W Washington
L Luca X Equis
M Mara Y Yolanda
Z Zapato
A Alfa N November
B Bravo O Oscar
C Charlie P Papa
D Delta Q Quebec
E Echo R Romeo
F Foxtrot S Sierra
G Golf T Tango
H Hotel U Uniform
I India V Victor
J Julliet W Whisky
K Kilo X Xray
L Lima Y Yankee
M Mike Z Zul
Ejemplos:
Origen y Destino Dgito Interurbano N Caracterstico N del Abonado
Total de N discados
A: Asuncin
a Nmero de telfono
b Ciudad o pueblo con el que desea comunicarse
c Nombre y nmero de telfono de la persona con quien
desea conferenciar
El tiempo de la comunicacin comienza a contarse desde el
momento en que la persona solicitada responda. En cualquier
caso, establzcase o no la comunicacin, se cobrar el
mencionado suplemento si la comunicacin fue perdida as. El
solicitante es informado adems por la telefonista de las
gestiones realizadas a dicho efecto y de la perspectivas que
existen para comunicarse con la persona solicitada.
002 52 55
57660700
EL FAX
Hoy en da lo hallaremos en todas las oficinas,
pero aunque hasta hace poco pareca lo ltimo
en telecomunicaciones modernas, lo cierto es
que naci hace ms de dos siglos,
concretamente, en 1863. Su nombre proviene
de Telefacasmil, que significa copia idntica a
distancia. Con el tiempo se llam telefax y,
despus, simplemente fax.
Otra ventaja del uso del correo electrnico son las mltiples
gestiones que nos permite realizar:
Conocer la llegada de nuevo mensaje con la escucha de
una seal acstica.
Realizar un recuento del nmero de correos acumulados
en el buzn.
Abrir distintas carpetas para distribuir la
correspondencia.
Separar el correo ledo del que no lo est.
ORGANIZACIN DE OFICINAS
La organizacin
Ella sirve para lograr el objetivo para el cual fue creada la
Empresa o Institucin. Toda organizacin implica funciones
combinadas, relaciones de autoridad y relaciones de
responsabilidad.
Principios de la organizacin
a) Divisin del trabajo
b) Unidad de mando
c) Delegacin
d) Autoridad y responsabilidad
D) Autoridad y responsabilidad:
En el mbito administrativo la autoridad es entendida
como un derecho. El derecho que alguien tiene a actuar
y a exigir que otros acten. Todo ello en un rea
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actualizado por: Lourdes Ordano
Estela Riego
MANUAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO 185 Hs.
especfica predeterminada de antemano. En el momento
en que la autoridad es delegada en un subordinado para
la realizacin de una tarea especfica y ste la acepta,
brota en l lo que se da en llamar responsabilidad. Esta
responsabilidad se concreta a veces, bajo la forma de
una lista de deberes.
El organigrama
La Direccin
El control
Consiste en verificar que las acciones se llevan a
cabo de acuerdo con los planes elaborados, la
a) Observacin personal.
b) Estadsticas y grficos estadsticos.
c) Cartas de Gantt, Pert, Redes de ejecucin.
d) Tcnicas de automatizacin.
La organizacin de la oficina
La expresin O.O. Organizacin de la oficina, se refiere a un
cmulo de mtodos y de tcnicas que permiten que el trabajo
de la oficina sea ms sencillo y ms rpido.
Qu es lo que se hace?
Quin lo lleva a cabo?
Cunto tiempo se necesita para hacerlo?
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MANUAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO 185 Hs.
Indica el trabajo que debe ser estudiado ms estrechamente a
travs de ka grfica de proceso y del cmputo del trabajo.
Descripcin de la tcnica
Lista de actividades
TOTAL
Descripcin de la tcnica
La informacin necesaria para describir cualquier etapa de
una actividad resultara seguramente voluminosa
especialmente cuando se hace el registro con todos los
pormenores que permitan hacer un estudio completo.
Ordinariamente, es tan abrumador el volumen de datos
prcticos que se derivan de un estudio semejante, que
inhiben el mismo propsito de anlisis.
ORGANIZACIN Y MANEJO DE
ARCHIVO
INTRODUCCIN
1 ARCHIVO:
2 ARCHIVAR:
Prestar informacin.
Evaluar resultados de meses y aos anteriores (Estadsticas)
Respaldar las gestiones realizadas
Constituye la memoria de la Institucin
Asegurar la perfecta conservacin de la informacin y la
documentacin de una empresa.
UNIDAD DE ARCHIVO:
INVERSIN:
Ejemplo:
1- el apellido o apellidos : Cceres
2- La coma :
3- El nombre de pila o primer nombre : Jos
4- El nombre intermedio Miguel
Cceres, Jos Miguel
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES:
Ejemplos:
1 Apellidos distintos
Cuando los apellidos de dos o ms personas son distintos, estos deciden
el orden alfabtico:
Ejemplos:
Nombres y apellidos Invertir Clasificar
Ernesto Cardozo
Concepcin Irala
Roco Rojas
Jorge Caete
Ricardo Roln
2- Dos apellidos
El apellido paterno y materno forman una sola unidad de archivo, vayan
o no separados por un guin.
Ejemplos:
Nombres y apellidos Invertir Clasificar
Ricardo Guanes Ayala
Ramona Gonzlez Cantero
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Estela Riego
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Jos Gonzlez Contreras
Ramona Gmez Samaniego
Anbal Guanes vila
Marta Gimnez Chvez
3- Nombre de pila o primer nombre
Cuando los apellidos de dos o ms personas son iguales, el orden
alfabtico lo determinan los nombres de pila.
Ejemplos:
Nombres y apellidos Invertir Clasificar
Soledad Amarilla
Sabina Amarilla
Silvia Amarilla
Santiago Amarilla
Sandra Amarilla
Sigfrido Amarilla
4- Nombre intermedio o Segundo Nombre
Cuando los apellidos de dos o ms personas son iguales, el orden
alfabtico lo determinan los nombres intermedios o segundos nombres.
Ejemplos:
Nombres y apellidos Invertir Clasificar
Carlos Andrs Rojas
Carlos Amrico Rojas
Carlos Antonio Rojas
Carlos Alberto Rojas
Carlos Alcides Rojas
Carlos Antero Rojas
Ejemplos:
Nombres y apellidos Invertir Clasificar
Lus Del Ro
Csar del Rosario Antnez
Victorina De los Ros
Rubn Dos Santos
Mara de Lourdes Van Humbeck
Jos de los Santos Prez
Ejercicios de aplicacin de las reglas alfabticas de
archivo:
Jorge Daz
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Carlos Dvalos
Ramn Antonio Ramrez
Ramn Arsenio Ramrez
Alba Mara Cazal
Mara de Lourdes Lpez
Jorge Dos santos Ruz
Juan de Dios Acosta
Pedro Da Fonseca
Jos Pereira Ramos
6- Iniciales
Una inicial se considera una unidad de archivo. En la comparacin de
las unidades entre s, preceden a todos los nombres que comiencen con
esa misma letra.
Ejemplos:
Nombres .y apellidos Invertir Clasificar
Mara S. Galerno
Mara Susana Galerno
M. Susana Galerno
M. Susana Galerno A.
7- Abreviaturas
Un nombre de pila o un nombre intermedio escrito en forma abreviada
se consideran como si estuviera todo escrito en la comparacin siempre
que se conozca el significado de dicha abreviatura.
Ejemplos:
Nombres y apellidos Invertir Clasificar
Flix Miranda lvarez
Fco. Miranda
Fndo. Miranda A.
Fco. Miranda lvarez
9.1 Excepciones
Si se encuentran dos nombres exactamente iguales diferenciados por el
ttulo, ste determina el orden alfabtico.
Ejemplos:
Nombres y apellidos Invertir Clasificar
Ing. Francisco Gimnez
Arq. Francisco Gimnez
Dr. Francisco Gimnez
9.2
Si hay dos o ms nombres exactamente iguales y uno de ellos va
precedido por un ttulo, se clasifica primero el que no lleva ttulo.
Ejemplos:
Nombres y apellidos Invertir Clasificar
Ing. ngel Velzquez
ngel Velzquez
Ejemplos:
Nombres y apellidos Invertir/ Referencia Clasificar
Herman Julio Daniel
Jan Lee Kim
Pierre James
Una designacin cronolgica, tal como Hijo (h) en castellano, Junior (Jr.)
en ingls o "II, "V" en nmeros romanos se considera una unidad de
archivo. Los nmeros se consideran escritos en letras, a los efectos de la
comparacin.
Ejemplos:
Nombres y apellidos Invertir Se clasifican
Carlos Martnez, Hijo
Enrique II
John Kennedy, Jr.
Enrique IV
12- Direcciones
Cuando los nombres de dos o ms personas son iguales, se determina el
orden por el nombre de la ciudad; s estos son iguales se tiene en cuenta
el nombre de las calles y s ellos fuesen a su vez iguales se deben tener
Ejemplos:
Nombres y apellidos Direcciones
Eduardo Vctor Haedo Encarnacin
Eduardo Vctor Haedo Villarrica
Eduardo Vctor Haedo Asuncin, Palma 115
Eduardo Vctor Haedo Asuncin, Palma 143
Eduardo Vctor Haedo Asuncin, Alberdi 348
Se clasifican
..
..
..
..
Ejemplos:
Nombres y apellidos Se clasifican
Farmacia El Ciervo
Ximena y Rodrigo Bazar
Liga Paraguaya de Lucha contra el Cncer
Ejemplos:
Nombres y apellidos Se clasifican
El Imperio de las Flores
La Perla Confecciones
La Rosa Silvestre
13. a Excepcin
Cuando el nombre de una firma tiene un nombre geogrfico que se
escribe con cualquiera de los artculos "el, el, el y el", se considera como
parte integrante de la unidad.
Ejemplos:
Nombres y apellidos Se clasifican
La Plata, Transportes Urbanos
La Paz, Productos Forestales
El Cairo, Materiales Elctricos
13-b Abreviaturas
Una abreviatura en el nombre de una firma, aun cuando conste de una
sola letra, se considera como si estuviera escrita la palabra completa, a
los efectos de la comparacin.
Ejemplos:
Nombres y apellidos Se clasifican
Hermgenes Cabral S.R.L.
Cabral Hnos. S.A.
Hermes Cabral y Ca.
Ejemplos:
Nombres y apellidos Se clasifican
Hugo Cano-Sosa
Ugarte Ramrez y Ca.
Rojas-Cano-Sosa, Abogados
15- Nmeros
19- Siglas
Cuando una firma o institucin es ms conocida por las siglas que por
sus nombres, se hace referencia en las siglas y los documentos se
clasifican y archivan bajo el nombre completo.
Observacin: Cuando cada letra de la sigla representa a una palabra,
esta precede a todos los nombres que comiencen con esa misma letra,
no as cuando ms de una letra representan a una palabra, como en el
caso de CORPOSANA, que CORP representa a una palabra, O a otra, SAN
a otra y A otra. Por tanto, CORPOSANA e considera como una sola
unidad de archivo.
Ejemplos:
Nombres
Servicio Nacional de Promocin Profesional
Instituto de Previsin Social
Sistema Nacional de Televisin
20- Direcciones
Se clasifican
...................................................................................................................
.
.
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Estela Riego
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Ejemplos:
Nombres
Grfica Continental, Concepcin, Chile
Grfica Continental, Concepcin, Paraguay
Grfica Continental, Concepcin, Uruguay
21- Bancos
Se aplica la regla general de los nombres comerciales que dice: "se los
considera tal como estn escritos".
Ejemplos:
Nombres
Arzobispado (de) Asuncin
Asociacin (de) productores (de) Leche
Asociacin Rural (del) Paraguay
Centro (de) Almaceneros
Centro (de) Azucareros
Club (de) Leones (de) Asuncin, Barrio Jara
Club (de) Leones (de) Asuncin, Barrio Obrero
Clubes (de) Leones (de) Asuncin
Se clasifican
Argentina Repblica
Recursos Naturales (Ministerio de)
Explotacin Petrolfera (Direccin de)
Personal (Seccin)
MATERIALES DE ARCHIVO
Muebles de Archivo
Es el mueble usado para guardar las carpetas que contienen los
documentos en forma ordenada detrs de cada gua. Los muebles ms
usados estn confeccionados de madera o acero y generalmente estn
compuestos por cuatro a cinco cajones llamados gavetas.
GUAS
Las guas son tarjetas indicadoras hechas de un cartn fuerte y
resistente. En la parte superior tienen pestaas de acero, celuloide o del
mismo material de la tarjeta, donde aparece el ttulo.
ACTUALIZACIN DE LENGUAJE
En esta materia, vamos a dedicarnos al problema de la
escritura correcta. Para ello, verificaremos primero el uso del
acento ortogrfico; en segundo lugar, el uso correcto de los
signos de puntuacin; luego, el uso de las letras maysculas.
El Diccionario de la Real Academia Espaola (RAE)
define as, algunas palabras que usaremos ms adelante:
La Gramtica:
Aa, Bb, Cc, Dd, Ee., Ff, Gg, Hh., Ii, Jj, Kk, Ll, Mm, Nn,
, Oo, Pp, Qq, Rr, Ss, Tt, Uu, Vv, Ww, Xx, Yy, Zz.
QUE ES LA SLABA
EXCEPCIONES
Subliminal: sub-li-mi-nal
Sublingual: sub-lin-gual
Subrayar : sub-ra-yar
Tlascalteca: tlas-cal-te-ca
EXCEPCIN
DIPTONGO
- Fuertes o abiertas : a, e, o,
- Dbiles o cerradas : i, u
Ai, au, ei, eu, oi, ou, ai, ua, ie, ue, io, uo, iu, ui,
Ocasin, despus
HIATO:
Llamase hiato, aceuxis o adiptongo a la separacin
de dos vocales. En los hiatos, las dos vocales no se
pronuncian dentro de una misma slaba.
CLASES DE HIATOS:
TRIPTONGOS
ATRIPTONGOS
EL ACENTO ORTOGRFICO
PRCTICA
SIGNOS DE PUNTUACIN
Adems de las letras, existen los signos, que colocados
convenientemente en el cuerpo de un escrito, dan sentido y
claridad a la idea que uno quiere expresar; a estos signos se
los llama puntuacin o signos de pausa.
La coma:
El punto:
Tipos de puntos:
CORRESPONDENCIA,REDACCIN
COMERCIAL Y OFICIAL,
DOCUMENTOS E INFORMES
La comunicacin escrita
Le sorprender, seguramente, que exista la necesidad
de estudiar la comunicacin oral. Aprender a
hablar es una de las primeras cosas que
hacemos y practicamos cada da en
nuestra vida. Puesto que gran parte
del trabajo realizado en la oficina se
hace oralmente, ser necesario que
los dilogos, mensajes, preguntas e
instrucciones, en general, toda la informacin que se
intercambia con otras personas sea clara, segura,
comprensible y corts.
1 Fallos de correspondencia
Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea en
informacin u adjetivos. Las muletillas carecen de
significado real, pero hay manera de erradicarlas.
-En respuesta a
-Prontas noticias
-Aprovechamos la ocasin
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-Quedamos a su disposicin
-En espera de
-Quedo de usted
-Nos complace
-Ponemos en su conocimiento
-Nos es grato
-Quedamos a la espera
-Tener el gusto de
-Deseando
-A sus rdenes
-Confirmndole
-Le suplicamos
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-Se sirva notificarnos
-Damos respuesta
-Rogndoles
-Les anunciamos
-Les informamos
-Nos permitimos
-A la espera
-Cumplimentando...
2 Tipos de cartas
a Cartas privadas
Estimada amiga:
Dolores Martnez
Cordialmente.
Salvador Villar
Director General de Tarjetas de Crdito Internacional de
BANAMEX
3 La carta comercial
Actualmente, la correspondencia comercial ha perdido
parte de la funcin que ejerca en pocas anteriores
como nico contacto entre una compaa y sus
clientes u otras firmas, ya que se suele acudir a
mtodos ms rpidos y directos de comunicacin,
pero no por ello hemos de creer que pierde
importancia.
- Logotipo (optativo).
- Apartado postal.
- Lemas de la empresa.
3. Direccin.
4. Localidad, Pas.
Ejemplos:
- Seor:
- Estimado cliente:
- Distinguido seor:
Saludos Oficiales:
Seor Embajador:
Seor secretario:
Honorable gobernador:
Honorable representante:
Honorable senador:
Honorable diputado:
Seor ministro:
Ciudadano presidente.
Excelencia:
Saludos Religiosos
Su santidad ilustrsima.
Reverendo padre:
Reverendsima Madre:
Santsimo padre.
Su seora ilustrsima:
Reverenda Hermana.
-Reyes y prncipes:
-Seor/Seora
-Embajadores:
-Cardenales:
-Cannigos:
-Muy atentamente
- Su ttulo o cargo
25 de enero de 2006
4 a 10 espacios
Azara 347
Asuncin, Paraguay
2 espacios
Saludo inicial
2 espacios
2 espacios
____________________________________________________________________________________________
2 espacios
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________ 2 espacios
Atentamente,
2 espacios
INDUSTRIAS CORREDOR
4 espacios
Gerente
2 espacios
SVR/ mcv
2 espacios
c. c: Dpto. Comercial
Dpto. Marketing
-a D. g. (a Dios gracias)
-afmo. (afectsimo)
-atta. (atenta)
-attmte. (atentamente)
La segunda pgina:
Los nmeros:
Normas prcticas:
- Los de mercancas
- Los de fondos
- Impuestos y retenciones
- Plazo de pago
- Peticin de crditos
- Domiciliacin de pagos
- Extractos
- Anticipos de letras
- Solicitud de transferencias
5. El memorando:
MEMORANDO N XX
Fecha: 20/05/15
ASUNTO: Capacitacin
Anexo: Horario.
direccin completa
Pas, si va al extranjero
DERECHOS Y OBLIGACIONES
LABORALES
DEL TRABAJO Y SUS GARANTIAS
CONTRATO DE TRABAJO
COTRATO
JORNADAS DE TRABAJO
El aguinaldo es inembargable.
DEL SALARIO
DE LA ASIGNACION FAMILIAR
CALIDAD
INTRODUCCION
Este manual servir para orientar, en la implementacin
(tcnicas, procedimientos y auditorias de las 5 S) y en
especial a los subdirectores y jefes de oficinas que asumirn
un rol de facilitadores al interior de sus reas de trabajo,
motivando a su personal para garantizar el xito del
programa.
En este documento se recogen los conceptos fundamentales
de lo que se ha denominado Metodologa de las 5S o 5S sin
ms.
Seiri CLASIFICACION
SEPARAR LO QUE ES NECESARIO DE LO QUE NO LO ES
Y TIRAR LO QUE
ES INUTIL!
COMO? :
Haciendo inventarios de las cosas
tiles en el rea de trabajo.
EJECUCIN DE LA CLASIFICACIN.
El propsito de clasificar significa retirar de los puestos de
trabajo todos los elementos que no son necesarios para las
operaciones de mantenimiento o de oficinas cotidianas. Los
elementos necesarios se deben mantener cerca de la accin,
mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio, donar,
transferir o eliminar.
Seiton ORGANIZAR
COLOCAR LO NECESARIO EN UN LUGAR FACILMENTE
ACCESIBLE!
COMO? :
Colocar las cosas tiles por orden segn
criterios de:
Seguridad / Calidad / Eficacia.
Seguridad: Que no se puedan caer, que
no se puedan mover, que no estorben.
Calidad: Que no se oxiden, que no se
golpeen, que no se
Puedan mezclar, que no se deterioren.
Eficacia: Minimizar el tiempo perdido.
EJECUCIN DE LA ORGANIZACIN
Orden y estandarizacin:
El orden es la esencia de la estandarizacin, un sitio de
trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar
cualquier tipo de estandarizacin.
La estandarizacin significa crear un modo consistente de
realizacin de tareas y procedimientos, a continuacin se
entregaran ayudas para la organizacin.
Seiso LIMPIEZA
MANUAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO 185 Hs. Elaborado y
actualizado por: Lourdes Ordano
Estela Riego
MANUAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO 185 Hs.
LIMPIAR LAS PARTES SUCIAS!
COMO? :
Recogiendo, y retirando lo que estorba.
Limpiando con un trapo o brocha.
Barriendo.
Desengrasando con un producto adaptado
y homologado.
Pasando la aspiradora.
Cepillando y lijando en los lugares que sea
preciso.
Rastrillando.
Eliminando los focos de suciedad.
EJECUCIN DE LA LIMPIEZA
Pretende incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo y
lograr mantener la clasificacin y el orden de los elementos. El
proceso de implementacin se debe apoyar en un fuerte
programa de entrenamiento y suministro de los elementos
necesarios para su realizacin, como tambin del tiempo
requerido para su ejecucin.
Campaa de limpieza:
Es un buen inicio y preparacin para la prctica de la limpieza
permanente. Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un
estndar de la forma como deben estar los equipos
permanentemente. Las acciones de limpieza deben ayudarnos
a mantener el estndar alcanzado el da de la jornada inicial.
Como evento motivacional ayuda a comprometer a la
direccin y funcionarios y contratistas en el proceso de
implantacin seguro de la 5 S.
Seiketsu ESTANDARIZAR
MANTENER CONSTANTEMENTE EL ESTADO DE ORDEN,
LIMPIEZA E
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MANUAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO 185 Hs.
HIGIENE DE NUESTRO SITIO DE TRABAJO!
COMO? :
EJECUCIN DE LA ESTANDARIZACIN
En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado,
aplicando estndares a la prctica de las tres primeras S.
Esta cuarta S est fuertemente relacionada con la creacin de
los hbitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas
condiciones.
Estandarizacin:
Se trata de estabilizar el funcionamiento de todas las reglas
definidas en las etapas precedentes, con un mejoramiento y
una evolucin de la limpieza, ratificando todo lo que se ha
realizado y aprobado anteriormente, con lo cual se hace un
balance de esta etapa y se obtiene una reflexin acerca de los
elementos encontrados para poder darle una solucin.
Shitsuke DISCIPLINA
ACOSTUMBRARSE A APLICAR LAS 5 S EN NUESTRO
SITIO DE TRABAJO
Y A RESPETAR LAS NORMAS DEL SITIO DE TRABAJO
CON RIGOR!
COMO? :
Disciplina:
3.2.1 CLASIFICACION:
eliminar. Implementacin:
ORDEN:
Pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde se
puedan encontrar fcilmente para su uso y nuevamente
retornarlos al correspondiente sitio.
Con esta aplicacin se desea mejorar la identificacin y
marcacin de los controles de la maquinaria de los sistemas y
elementos crticos para mantenimiento y su conservacin en
buen estado.
Permite la ubicacin de materiales y herramientas de forma
rpida, mejora la imagen del rea ante el cliente da la
impresin de que las cosas se hacen bien, mejora el control
de stock de repuestos y materiales, mejora la coordinacin
para la ejecucin de trabajos.
En la oficina facilita los archivos y la bsqueda de
documentos, mejora el control visual de las carpetas y la
eliminacin de la prdida de tiempo de acceso a la
informacin.
Implementacin:
o Indicadores de ubicacin.
o Indicadores de cantidad.
o Letreros y tarjetas.
o Nombre de las reas de trabajo.
o Localizacin de stocks.
o Lugar de almacenaje de equipos.
o Procedimientos estndares.
o Disposicin de maquinas.
o Puntos de limpieza y seguridad.
LIMPIEZA:
Pretende incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo y
la conservacin de la clasificacin y el orden de los elementos.
El proceso de implementacin se debe apoyar en un fuerte
programa de entrenamiento y suministro de los elementos
necesarios para su realizacin, como tambin del tiempo
requerido para su ejecucin.
Implementacin:
Campaa de limpieza:
Es un buen inicio y preparacin para la prctica de la limpieza
permanente. Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un
estndar de la forma como deben estar los equipos
permanentemente. Las acciones de limpieza deben ayudarnos
a mantener el estndar alcanzado el da de la jornada inicial.
Como evento motivacional ayuda a comprometer a la
direccin y operarios en el proceso de implantacin seguro de
la 5 S.
Propsito de limpieza.
3.2.4 ESTANDARIZAR:
En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado
aplicando estndares a la prctica de las tres primeras S.
Esta cuarta S est fuertemente relacionada con la creacin de
los hbitos para conservar el lugar de trabajo en condiciones
perfectas.
Implementacin:
Estandarizacin:
Se trata de estabilizar el funcionamiento de todas las reglas
definidas en las etapas precedentes, con un mejoramiento y
una evolucin de la limpieza, ratificando todo lo que se ha
realizado y aprobado anteriormente, con lo cual se hace un
balance de esta etapa y se obtiene una reflexin acerca de los
elementos encontrados para poder darle una solucin.
Disciplina: